SYSTEM SPRZEDAŻY AKTYN PRO

SYSTEM SPRZEDAŻY AKTYN PRO
System Sprzedaży Aktyn Pro jest uniwersalną aplikacją przeznaczoną do obsługi sprzedaży i obrotu towarowego
w firmach handlowych, usługowych, produkcyjnych. Aktyn Pro jest systemem o bogatej funkcjonalności –
wspomaga planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży, zapewnia kontrolę przepływu towarowego
i rozrachunków z kontrahentami. Bogate parametry konfiguracyjne pozwalają użytkownikowi na określanie
sposobu pracy z programem a więc dopasowanie go do zróżnicowanych wymagań, zarówno niedużych firm jak
i większych np. w strukturze wieloodziałowej - sieci sklepów lub hurtowni.
Program cechuje prosta obsługa, szybki dostęp do informacji i niezawodność działania.
Opisywana niżej funkcjonalność dotyczy wersji Quatro. Wyróżniono funkcje dostępne w dodatkowych modułach.
WSPARCIE W PLANOWANIU I PROWADZENIU POLITYKI SPRZEDAŻY
Kontrahenci
Rejestr kontrahentów – dostawców i odbiorców dostępny w programie przechowuje
dane teleadresowe, numer NIP, REGON; warunki współpracy tj. formę płatności,
limit kredytu, rabat. Program wspomaga użytkownika w określaniu warunków
współpracy np. obliczaniu limitu kredytu na podstawie obrotu za wskazany okres,
‘uczy się’ rabatów.
Możliwość posługiwania się słownikiem kategorii (typów) kontrahentów jest
przydatna przy tworzeniu raportów.
Ewidencja trasy przejazdu przypisanej do kontrahenta pozwala zoptymalizować
koszty dostaw własnym transportem.
Zapewniono szybkie wyszukiwanie kontrahenta wg kodu, nazwy, numeru NIP.
Ceny i rabaty
Prowadzenie elastycznej polityki cenowej i rabatowej zapewnia możliwość wyboru
jednej z wielu cen sprzedaży dla towaru np. detalicznej, hurtowej, netto, brutto.
Wybranemu kontrahentowi można przypisać rabat oraz jeden z dwudziestu
cenników / poziomów cen dla towaru. Rabatu można udzielić na różny sposób: dla
kontrahenta - z możliwością wyliczenia wartości rabatu w zależności od obrotu
z kontrahentem w zadanym okresie czasu, dla dokumentu czy towaru. Każdemu
kontrahentowi można przypisać tabelę rabatów odpowiadających poszczególnym
grupom towarowym.
Firmom stosującym obniżki cen w ramach promocji program daje możliwość
zastosowania dodatkowego rabatu.
Grupy rabatowe
W programie można udostępnić lub zablokować ręczną modyfikację cen czy
rabatów podczas wystawiania dokumentów. Z myślą o firmach zapewniających
sprzedawcom swobodę w modyfikowaniu cen i rabatów stworzono raport
z nadmiarowych rabatów.
RIVER Jacek Bator Sp. j.
System sprzedaży Aktyn Pro
Przeceny
Programy lojalnościowe,
Konkursy
Użytkownik może skorzystać z mechanizmów automatyzujących proces przeceny
towarów. Program pozwala na przeceny wybranej grupy towarów, zdefiniowanie
poziomu obniżki, ewentualnie podwyżki cen w procentach. W przypadku gdy ten
sam towar występuje w różnych cenach sprzedaży mechanizm przeceny można
wykorzystać do ujednolicenia cen. Takie ujednolicenie można przeprowadzić na
kilka sposobów – poprzez wyrównanie do minimalnej, maksymalnej lub średnio
ważonej ceny towarów. Proces przeceny można przeprowadzić ‘na raty’ oraz
udokumentować go odpowiednim wydrukiem.
Aktyn wspiera użytkownika w prowadzeniu działań promocyjnych mających na celu
pozyskiwanie i utrzymanie klientów. Dostępnych jest kilka wersji programów
lojalnościowych opartych na zbieraniu punktów podczas dokonywania zakupów.
Identyfikacja klienta może odbywać się za pomocą kart stałego klienta magnetycznych bądź chipowych. Firmy organizujące konkursy z nagrodami,
przeznaczone dla klientów lub własnych sprzedawców, mogą realizować
zaawansowane regulaminy promocji posługując się modułem ‘Konkursy’.
Zamówienia
W programie obsługiwane są zamówienia do dostawców i od odbiorców. System
zamówień w programie umożliwia wprowadzanie zamówień, rezerwowanie towarów,
śledzenie kompletacji zamówień, wystawianie dokumentów – jednorazowo lub „na
raty”. Zamówienia do dostawców mogą być generowane na podstawie zamówień od
odbiorców. Przy przygotowywaniu zamówień do dostawców pomocnym może być
mechanizm wyliczania ilości minimalnych i maksymalnych towarów.
Do obsługi zamówień powtarzających się służą zamówienia stałe (wzorcowe). Na
ich podstawie użytkownik może szybko wystawiać podobne faktury dla tego samego
odbiorcy.
Trasy dostaw
Przypisanie kontrahentów do tras dostaw pozwala ocenić czy zamówień na daną
trasę jest na tyle dużo aby opłacało się wysłać na nią samochód z dostawą.
Obsługa przedstawicieli
handlowych
Aktyn współpracuje z systemami sprzedaży mobilnej: eSale, Presell, EBI
Distribution. Programy zainstalowane na komputerach przenośnych typu palmtop
wspomagają pracę przedstawicieli handlowych. Po pobraniu z systemu Aktyn
danych o towarach, kontrahentach i rozrachunkach, mogą oni w terenie na
palmtopach rejestrować transakcje z klientami takie jak zamówienia, pozyskiwać
informacje o kliencie, towarze, a na koniec zarejestrowane zamówienia przesłać do
programu Aktyn.
Współpraca między systemami pomaga w skutecznym zarządzaniu siecią
przedstawicieli handlowych: usprawnia spływanie i realizację zamówień, pomaga
w skutecznym egzekwowaniu przeterminowanych należności.
WSPARCIE W PROWADZENIU EFEKTYWNEJ GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ
Ewidencja ilościowowartościowa
Program
prowadzi
pełną
ilościowo-wartościową
ewidencję
magazynu
w rzeczywistych cenach nabycia lub zakupu. Rozliczanie magazynu prowadzone
jest różnymi metodami np. FIFO, wg wskazanej dostawy. Ewidencja może
obejmować dowolną ilość magazynów.
Bogaty opis towarów
W rejestrze towarów gromadzone są informacje o: kodzie, nazwie, numerze
dokumentu przyjęcia do magazynu, numerze PKWiU, przypisaniu do grupy,
opakowaniach zbiorczych, jednostkach miar, wadze. Na nazwę i opis towaru
przeznaczono łącznie 730 znaków. Możliwość użycia kodu towarowego oraz do
trzech dodatkowych kodów, powiązanych ze sobą, pozwala na wyszukiwanie
towaru wg dowolnego kodu np. kreskowego lub producenta. Stosując dodatkowe
kody kreskowe odpowiadające opakowaniom zbiorczym można ustalać ilościowe
przeliczniki między nimi a kodem towaru. Pozwala to na automatyczne przeliczenie
liczby palet/kartonów/paczek na jednostki kodu towarowego.
RIVER Jacek Bator Sp. j.
System sprzedaży Aktyn Pro
Dostawy
Raporty
Program umożliwia dokonywanie przyjęć towarów i rejestracji faktur zakupu oraz
dodatkowych kosztów dostawy np. transportu, opłat celnych. Pozwala to na
prowadzenie ewidencji towarów zarówno w cenach zakupu jak i w cenach nabycia,
obejmujących dodatkowe koszty. W przypadku gdy towary i dokumenty zakupu nie
docierają jednocześnie umożliwiono rejestrowanie niepełnego przyjęcia – w formie:
‘dostawy niefakturowanej’ i ‘towarów w drodze’.
Dla firm prowadzących gospodarkę opakowaniami zwrotnymi np. hurtowni napojów
przeznaczono moduł ‘Opakowania zwrotne’, automatyzujący wiele żmudnych
operacji związanych z ewidencją opakowań, przeliczaniem liczby opakowań
powiązanych ze sprzedażą, wystawianiem dokumentów sprzedaży i zakupu oraz
z rozliczeniami.
Prowadzeniu efektywnej gospodarki magazynowej służą liczne raporty np. raport
z zalegających towarów, raport z braków i nadmiarów na podstawie ilości
minimalnych i maksymalnych dla towaru.
Inwentaryzacja
Program znacząco usprawnia proces inwentaryzacji m.in. poprzez sporządzanie
arkuszy spisowych oraz wydruki wykazów rozbieżności. Umożliwiono
przeprowadzanie inwentaryzacji częściowej (dla wybranej grupy towarów) lub pełnej
oraz inwentaryzacji ‘na raty’.
Obsługa firm
wielooddziałowych
Obsługę firm wieloodziałowych usprawniają mechanizmy wymiany danych pomiędzy
oddziałami a centralą firmy oraz zatowarowania oddziałów. Moduł ‘Zatowarowanie
oddziałów’ automatyzuje proces przygotowania i realizacji przesunięć między
magazynem centralnym a oddziałami.
Produkcja
Możliwość obsługi kompletacji i dekompletacji produktów, stosowania receptur dla
obu tych procesów jest przydatna dla firm produkcyjnych, stołówek, firm handlowych
zajmujących się np. „składaniem” komputerów, itd.
WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW
Rodzaje dokumentów
Program pozwala na generowanie wszystkich niezbędnych dokumentów sprzedaży
i magazynowych oraz dokumentów powiązanych np. faktur na podstawie
dokumentów WZ.
Przykłady:
Dokumenty sprzedaży: faktura VAT, paragon, faktura VAT RR (Rolnicy Ryczałtowi),
faktura MP (Mały Podatnik) oraz korekty.
Dokumenty magazynowe: PZ, PP (przyjęcia z innego magazynu), KF, WZ, PW, RW,
KD (korekta PZ).
Dokumenty powiązane
Dokumenty powiązane: dokument PZ na podstawie zamówienia do dostawcy,
faktura lub WZ na podstawie zamówienia odbiorcy, faktura na podstawie listy
dokumentów WZ. Program pozwala na sporządzanie raportu z powiązań między
dokumentami np. FV na podstawie jakich WZ-tek, jakie korekty do faktury, jakie
płatności KP do faktury.
Program może obsługiwać kilka numerów rachunków bankowych wystawiającego
fakturę. Pozwala na wystawianie kilku dokumentów sprzedaży równocześnie
(w trybie pracy z pobieraniem towarów przed wyborem kontrahenta). Możliwe jest
również prowadzenie sprzedaży ‘niemagazynowej’. Dla niektórych rodzajów
dokumentów np. PW możliwa jest edycja na raty tzw. „przedłużona edycja
dokumentu”.
RIVER Jacek Bator Sp. j.
System sprzedaży Aktyn Pro
KONTROLA NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZAŃ, MODUŁ KASOWY
Obsługa różnych form
płatności
Użytkownik programu ma możliwość stosowania różnych form płatności: gotówki,
przelewu, płatności ratalnych, kompensaty należności. Program współpracuje
z wieloma systemami bankowości elektronicznej m.in. EdiCash, MultiCash,
MiniBank.
Kasa
Program zapewnia obsługę wszystkich podstawowych operacji na dowolnej liczbie
kas: wystawiania dokumentów KP, KW, sporządzania raportów kasowych dla
wybranej kasy lub dla kasjera.
Blokady sprzedaży
Program Aktyn Pro wspomaga użytkownika w zakresie zapobiegania i odzyskiwania
tzw. trudnych należności. Użytkownik może z wykorzystaniem programu
kontrolować limit kredytowy i okres kredytowy przyznawany kontrahentom, stosować
automatyczną blokadę sprzedaży dla każdego kontrahenta zwlekającego
z dokonaniem płatności nawet o jeden dzień. Wspomaganie w zakresie windykacji
należności zapewniają m.in. wezwania do zapłaty z naliczeniem odsetek oraz
możliwość badania historii płatności i drukowanie not odsetkowych.
Noty odsetkowe
Potwierdzanie sald
Możliwość uzyskania zestawienia stanu rozrachunków na zadany dzień
z przeszłości jest przydatna do uzgadniania sald pomiędzy firmami. Program
pozwala na drukowanie potwierdzeń sald.
WSPÓŁPRACA Z WIELOMA TYPAMI URZĄDZEŃ FISKALNYCH
Drukarki fiskalne
Program Aktyn Pro obsługuje współpracę z wieloma modelami urządzeń fiskalnych.
Dostępne są moduły sprzedaży do drukarek fiskalnych - modeli: Posnet Thermal lub
innych standardu DF-300 (Posnet, Viking, Vivo, Novitus, Innova System, Emar
Duo); Elzab lub innych standardu FP-600.
Kasy fiskalne
Obsługę kas fiskalnych zapewnia program Fiskas, działający samodzielnie lub we
współpracy z programem Aktyn. Dzięki współpracy tych programów zmiany cennika
dokonywane w Aktynie np. podczas rejestracji dostawy są od razu widoczne
w Fiskasie i można je przesłać do kas fiskalnych. Z drugiej strony informacje
o sprzedaży dokonanej na kasach fiskalnych, zgromadzone w bazach Fiskasa,
mogą być przeniesione do Aktyna w celu aktualizacji stanów magazynowych,
rozrachunków.
Modele kas fiskalnych (z homologacją Ministerstwa Finansów z 2001r.) obsługiwane
przez Fiskas to: Novitus Tango, Fiesta, Rumba, System; Elzab System, Alfa, Delta;
Sharp 457.
Czytniki kodów kreskowych,
kolektory danych, wagi
metkujące
Ponadto Aktyn Pro współpracuje z wagami Dibal, Medesa, DSP 800; kolektorami
danych np. Optikon, Denso, ScanPal, terminalami sprzedaży Univex SET, PSION,
drukarkami kodów kreskowych np. Zebra, Eltron.
RIVER Jacek Bator Sp. j.
System sprzedaży Aktyn Pro
SZEROKA GAMA RAPORTÓW
Program oferuje wiele różnorodnych raportów z dostaw, ze sprzedaży, z operacji
kasowych, ze stanu magazynu, rozrachunków, rozliczenia podatku VAT. Raporty są
tworzone zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika np. dla dowolnie
wybranego okresu czasu, dla wybranego magazynu, dla określonego typu
dokumentu, dla wybranej grupy towarów czy dla wybranej grupy użytkowników.
Program posiada wbudowane zestawienia sprzedaży w formacie wymaganym przez
producentów np. Nestle, Philip Morris Polska, Carlsberg, Unilever, LU Polska,
Beiersdorf, Ahold Polska.
Dodatkowe narzędzia do
raportowania:
Dostępne są również dodatkowe narzędzia do raportowania – program Szpieg oraz
moduł Informat.
Szpieg
Program Szpieg umożliwia wykonywanie szybkich, powtarzających się analiz
danych sprzedaży dzięki możliwości zapamiętywania parametrów raportów. Daje
również możliwość graficznej prezentacji wyników oraz współpracy z arkuszem
kalkulacyjnym Excel i edytorem Word.
Informat
Moduł Informat zapewnia natychmiastowy dostęp do bieżących zestawień danych
o sprzedaży bez konieczności każdorazowego konfigurowania i wykonywania
raportów. Informat automatycznie aktualizuje dane raz w ciągu doby - uruchamia go
Harmonogram zadań Windows w czasie gdy program Aktyn nie jest używany np.
w nocy. Dynamiczny charakter zestawień pozwala łatwo i szybko wyszukiwać dane,
filtrować je, sortować i drukować.
PRZYSTOSOWANIE PROGRAMU DO INDYWIDUALNYCH POTRZEB FIRMY WYGODA I SZYBKOŚĆ PRACY
Konfiguracja
Przystosowaniu uniwersalnego programu Aktyn Pro do indywidualnych potrzeb firmy
służy moduł konfiguracji obejmujący m.in. wydruki, sprzedaż, dostawy, rodzaj
wyświetlanego menu. Dla każdego użytkownika można określić uprawnienia
dostępu do określonych funkcji np. wglądu w ceny zakupu/nabycia, odblokowywania
zadłużonego kontrahenta, ustalania/obliczania limitów kredytowych, modyfikacji
danych kontrahenta, dostępu do wybranych magazynów, itd.
Szybkość, praca w sieci
Konstrukcja programu gwarantuje, że mimo przechowywania danych za długi okres
czasu program będzie działał tak samo szybko jak w przypadku krótszej „historii”
pracy.
Linux
Program Aktyn Pro ma niewygórowane wymagania sprzętowe. Może pracować
w sieci komputerowej np. Novell, Windows NT/2000, Linux.
Integracja z systemem
finansowo-księgowym
Automatyczne przenoszenie danych do programu Aktyn Finanse-Księgowość
zapewnia program AK2FK.
Zapewniono bezpośrednie przenoszenie danych do programu Aktyn KPR.
RIVER Jacek Bator Sp. j.
System sprzedaży Aktyn Pro
PRZEGLĄD WERSJI PROGRAMU
Aktyn Pro przygotowany jest w trzech wersjach: Polo, Omega i Quatro
dostosowanych do zróżnicowanych potrzeb i możliwości klientów. W prosty sposób
można dokonać zmiany wersji programu – dzięki temu Aktyn rośnie razem
z użytkownikiem!
Polo
Omega
Quatro
RIVER Jacek Bator Sp. j.
jeden magazyn, zamówienia (jedna lista)
dodatkowo dowolna liczba magazynów, kas, list zamówień,
mechanizmy kompletacji i dekompletacji
dodatkowo wspólna lista rozrachunków pozwalająca na
uzyskanie kompleksowej informacji o stanie rozrachunków
w całej sieci placówek/stanowisk firmy, dokumenty WZ,
zaawansowane systemy rabatowe (tabela rabatowa, programy
lojalnościowe
System sprzedaży Aktyn Pro