Zasady postępowania reklamacyjnego / Claims Rules at DSV

Zasady prowadzenia postępowania
reklamacyjnego przez DSV Road Sp. z o.o.
(zwane dalej „Zasadami”)
Claims Rules at DSV Road Sp. z o.o.
(hereinafter the “Rules”)
1. Niniejsze Zasady określają tryb i warunki 1. These Rules sets out the procedure and conditions
rozpatrywania przez DSV Road Sp. z o.o. (dalej
of handling claims at DSV Road Sp. z o.o.
„DSV”) reklamacji z tytułu niewykonania lub
(hereinafter “DSV”) relating to non-performance
nienależytego wykonania usług świadczonych
or improper performance of DSV services
przez DSV (dalej „Usługi”) i wnoszonych przez
(hereinafter the “Services”) which are brought by
podmioty, które nie są konsumentami w
entities not being consumers as understood in the
rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
Polish Civil Code.
2. Reklamacje z tytułu niewykonania lub 2. Claims for the non-performance or improper
nienależytego wykonania Usługi może wnieść
performance of Services may only be lodged by a
jedynie osoba, która zleciła DSV wykonanie
person who has contracted such Services with
Usługi (dalej „Klient”) lub odbiorca towaru.
DSV (hereinafter the “Customer”) or the
Jeżeli reklamację wnosi inna osoba niż Klient
consignee. If a person other than the Customer or
lub odbiorca towaru, to osoba taka powinna
the consignee files a claim, such person must
dołączyć do wnoszonej reklamacji dowód
enclose a proof of the transfer of rights or a
przelewu praw lub pełnomocnictwo udzielone
power of attorney from the Customer or from the
przez Klienta lub odbiorcę towaru.
consignee to their claim.
3. W przypadku stwierdzenia utraty, ubytku lub 3. If a loss, shortage or damage is found in the
uszkodzenia przesyłki odbiorca towaru
shipment, the consignee should state their
powinien wnieść stosowne zastrzeżenia na
objections, as appropriate, in the transport
dokumencie przewozowym oraz sporządzić w
document and draw up a damage report in the
obecności
kierowcy
protokół
szkody
presence of the driver, describing the cause of
określający
przyczynę
szkody,
stan
damage, the condition of the packaging and the
opakowania i szacunkową wartość szkody
estimated value of damage and accompanying
oraz dokumentację zdjęciową potwierdzającą
photographs supporting the statements in the
zapisy w protokole. Sporządzenie protokołu
report. Executing a damage report is not
szkody nie jest jednoznaczne z wniesieniem
synonymous with lodging a claim.
reklamacji.
4. Roszczenia z tytułu nienależytego wykonania 4. Any claims in respect of improper performance of
Usługi wygasają wskutek przyjęcia przesyłki
Services shall expire once the consignee has
przez odbiorcę bez zastrzeżeń, chyba że
accepted the shipment without objections unless
szkodę w przesyłce nie dającą się z zewnątrz
damage to the shipment, which is not
zauważyć odbiorca stwierdził po przyjęciu
immediately visible on the outside, is found by the
przesyłki i w terminie 7 dni zażądał ustalenia
consignee after the shipment has been accepted
jej stanu, pod warunkiem, że Klient
and the consignee requested, within 7 days, that
udowodnił, że szkoda powstała w czasie
the damage condition be determined, provided
między przyjęciem przesyłki do przewozu a jej
that the Customer has proven that such damage
wydaniem.
occurred in the period between accepting the
shipment for carriage and its delivery.
Status obowiązujący – zatwierdzone przez Zarząd DSV Road Sp. z o.o.
This document is in force – accepted by the Management Board of DSV Road Sp. z o.o
Strona 1 z 5
5. Wszelkie
reklamacje
związane
z 5. Any claims concerning non-performance of the
niewykonaniem
Usługi,
nienależytym
Service, improper performance of the Service,
wykonaniem
Usługi,
opóźnieniem,
delay, loss of, damage to or shortage in a
zagubieniem, uszkodzeniem lub ubytkiem
shipment shall be lodged to DSV in writing or
przesyłki należy wnieść do DSV w formie
electronically,
immediately
following
the
pisemnej lub elektronicznej, niezwłocznie po
occurrence of such an event but no later than by
zaistnieniu zdarzenia, lecz nie później niż w
the date determined in Section 9 of these Rules.
terminie określonym w pkt 9 niniejszych
For claims filed electronically, the Customer or the
Zasad.
W przypadku, gdy reklamacja
consignee is obliged to provide, at DSV’s request,
wniesiona jest w formie elektronicznej, Klient
the original copy of the letter of claim and original
lub odbiorca towaru na żądanie DSV jest
or certified copies of other documents specified
zobowiązany przedłożyć w terminie 14 dni
by DSV within 14 days.
oryginał pisma reklamacyjnego oraz oryginały
lub poświadczone kopie innych dokumentów
wskazanych przez DSV.
6. Reklamacja może być wniesiona przy użyciu 6. A claim may be lodged using the claims form
formularza reklamacyjnego załączonego do
enclosed to these Rules.
niniejszych Zasad.
7. Pismo reklamacyjne powinno zawierać:
7. The letter of claim should include the following:
 datę sporządzenia reklamacji,
 date of claim;
 imię i nazwisko (nazwę) i adres do
 name and correspondence
korespondencji (siedziby) osoby
address (registered office) of the
składającej reklamację,
claimant;
 tytuł oraz uzasadnienie reklamacji,
 description of the claim;
 kwotę roszczenia (oddzielnie dla
 amount of the claim (separately
każdego dokumentu przewozowego),
for each transport document);
 wykaz załączonych dokumentów,
 list of enclosures;
 podpis osoby uprawnionej do
 signature of the person
wniesienia reklamacji.
authorised to lodge a claim.
8. Do reklamacji powinny być dołączone, 8. The claim should be supported by following
odpowiednio do przedmiotu roszczenia:
documents, appropriately to the subject of a
claim:
 dokumenty potwierdzające zlecenie
DSV wykonanie Usługi, kopia
 documents confirming the
dokumentu
przewozowego
(w
contracting of DSV to perform the
szczególności:
dowód
nadania
Service; a copy of the transport
towaru, list przewozowy), dokumenty
document (especially: a proof of
związane z rodzajem i wysokością
dispatch or a consignment note);
roszczenia (w szczególności: kopia
documents confirming the
faktury zakupu przedmiotu szkody
amount of claim (especially: a
lub faktura za naprawę i szczegółowy
copy of a purchase invoice of the
kosztorys naprawy, w przypadku, gdy
subject of damage or an invoice
naprawa została wykonana).
for a repair and a detailed cost
estimation of the repair if such a
 protokół szkody lub inny dokument
Status obowiązujący – zatwierdzone przez Zarząd DSV Road Sp. z o.o.
This document is in force – accepted by the Management Board of DSV Road Sp. z o.o
Strona 2 z 5

potwierdzający powstanie i zakres
szkody,
informacja czy przesyłka była
ubezpieczona cargo.
repair has been carried out);
 damage report or other
document confirming the
occurrence and extent of damage;
 information whether the
shipment was covered by cargo
insurance.
9. The Customer or the consignee is obliged to
lodge a claim to DSV within following time
limits:
9.1. claims for shortage of or damage of
the goods, not later than within 30 days from
the time that the goods were placed at the
disposal of the consignee
9.2. claims for delay in performance of
Services:
- in international transport,
within 21 days from the time that
the goods were placed at the
disposal of the consignee;
- in domestic transport: within 2
months from the time that the
goods were placed at the disposal
of the consignee
9.3. claims for non-performance of
Services: within 14 days of the date on which
DSV was supposed to commence the
Services;
9. Klient lub odbiorca towaru zobowiązany jest
złożyć do DSV reklamację z zachowaniem
poniższych terminów:
9.1.
w przypadku reklamacji z tytułu
ubytku lub uszkodzenia towarunie później niż w terminie 30 dni
od daty dostawy towaru,
9.2.
w przypadku reklamacji z tytułu
opóźnienia w wykonaniu Usługi :
- w przypadku transportu
międzynarodowego – w terminie
21 dni od daty faktycznej
dostawy towaru,
- w przypadku transportu
krajowego – w terminie 2
miesięcy od daty faktycznej
dostawy towaru.
9.3.
w przypadku reklamacji z tytułu
niewykonania Usługi – w terminie
14 dni od dnia, w którym DSV
miał rozpocząć wykonywanie
Usługi,
9.4.
w przypadku reklamacji z tytułu
9.4. claims for loss of goods: from the 45
utraty towaru – w terminie 45 dni
days after the expiry of the agreed time-limit
od upływu terminu przewozu
towaru.
10. Jeżeli wniesiona reklamacja nie spełnia 10. If the claim does not meet the requirements
warunków, o których mowa w punktach od 2
described in Sections 2 to 7 of these Rules, DSV
do7 niniejszych Zasad, DSV wezwie osobę
shall request the claimant
to remedy the
składającą reklamację, aby usunęła braki w
deficiencies within 14 days of receipt of the
terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania.
notice. Then the date of claim shall be the date of
Wówczas za datę wniesienia reklamacji
receipt by DSV of a corrected claim. If the
przyjmuje się datę otrzymania przez DSV
claimant fails to remedy those deficiencies within
uzupełnionej
reklamacji.
Jeżeli
osoba
that time, the claim shall be left unprocessed.
składająca reklamację nie usunie w tym
terminie braków złożonej reklamacji, to DSV
pozostawi reklamację bez rozpoznania.
11. W celu prawidłowego rozpatrzenia reklamacji,
11. To handle claims properly, DSV may at any
DSV może w każdym czasie zażądać
time request additional documents which
Status obowiązujący – zatwierdzone przez Zarząd DSV Road Sp. z o.o.
This document is in force – accepted by the Management Board of DSV Road Sp. z o.o
Strona 3 z 5
12.
13.
14.
15.
16.
przedstawienia dodatkowych dokumentów
mogących mieć wpływ na rozpatrzenie
reklamacji.
Niedostarczenie
kompletu
wymaganych
dokumentów
może
być
podstawą do odrzucenia roszczenia.
Reklamacje w formie pisemnej należy
przesyłać na adres siedziby DSV. Reklamacje w
formie elektronicznej należy przesyłać na
adres e-mail spedytora odpowiedzialnego za
realizację Usługi
lub należy przesyłać
bezpośrednio na adres Działu Zarządzania
Ryzykiem i Bezpieczeństwem DSV, tj:
[email protected].
Wniesienie
reklamacji drogą elektroniczną oznacza zgodę
reklamującego na porozumiewanie się z DSV
drogą elektroniczną, w tym na otrzymywanie
od DSV wezwań oraz odpowiedzi na
reklamację drogą elektroniczną.
W przypadku zajścia zdarzenia będącego
podstawą do wniesienia reklamacji należy
zabezpieczyć przesyłkę do czasu ewentualnych
oględzin rzeczoznawcy i nie podejmować
żadnych działań zmierzających do utylizacji
towaru bez uprzedniego uzgodnienia tych
działań z DSV.
Reklamacje zgłoszone po terminie, o którym
mowa w punkcie 9 niniejszych Zasad,
reklamacje niekompletne lub reklamacje
wniesione przez osobę nieuprawnioną
traktuje się jak reklamacje niewniesione.
Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 30
dni od daty otrzymania przez DSV reklamacji
spełniającej wymogi określone w niniejszych
Zasadach, chyba że do rozpatrzenia reklamacji
wymagane jest uzyskanie opinii rzeczoznawcy
– w takim przypadku DSV rozpatrzy
reklamacje w terminie 14 dni od dnia
otrzymania opinii rzeczoznawcy.
Niniejsze
Zasady
postępowania
reklamacyjnego mają zastosowanie, o ile
bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa
nie stanowią inaczej.
17. Niniejsze Zasady zostały przygotowane w
języku polskim i angielskim. W przypadku
rozbieżności pomiędzy polską i angielską
Status obowiązujący – zatwierdzone przez Zarząd DSV Road Sp. z o.o.
might affect the examination of the
complaint. Failure to deliver a complete set of
the required documents may be grounds for
rejecting the claim.
12. Claims in written form shall be sent to the
address of the registered office of DSV.
Electronic claim shall be sent to the e-mail
address of the forwarder responsible for
completing the Services or shall be sent
directly to the e-mail address of the Risk and
Security
Management
Department,:
[email protected]. By lodging a claim via
e-mail the claimant agrees to communicate
with DSV electronically, including receiving
notices and responses to the claim from DSV
by e-mail.
13. If an event providing grounds for making a
complaint occurs, the shipment must be
secured until an expert inspection, if any, and
no actions intended to dispose of the goods
may be taken without prior arrangement of
such actions with DSV.
14. Any claim lodged after the date determined in
Section 9 of these Rules, incomplete or filed
by an unauthorised person shall be treated as
not lodged.
15. Claims shall be considered within 30 days of
receipt by DSV of a claim which meets the
requirements set out in these Rules unless an
expert opinion is required to handle the claim.
In such a case, DSV shall consider the claim
within 14 days of receipt of an expert opinion.
16. These Claims Rules applies unless otherwise
provided in other binding laws.
17. These Rules were made in Polish and in
English. In the event of any discrepancies
between the Polish and the English version,
This document is in force – accepted by the Management Board of DSV Road Sp. z o.o
Strona 4 z 5
wersją językową, pierwszeństwo zastosowania
ma polska wersja językowa.
18. Niniejsze Zasady obowiązują od dnia
15 stycznia 2016 r.
Piotr W. Krawiecki
Prezes Zarządu
DSV Road Sp. z o.o.
Status obowiązujący – zatwierdzone przez Zarząd DSV Road Sp. z o.o.
the Polish version shall apply.
18. These Rules shall come into full force and
effect as of 15 January 2015.
Piotr W. Krawiecki
CEO / President of the Management Board
DSV Road Sp. z o. o.
This document is in force – accepted by the Management Board of DSV Road Sp. z o.o
Strona 5 z 5