Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna

Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna
Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki wykonania usług z zakresu przyjmowania, przetwarzania i archiwizowania
korespondencji przez firmę Inforsys S.A. Niniejszy Regulamin określa także zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub
nienależyte wykonanie zleconych usług. Regulamin obowiązuje Klientów, pracowników Inforsys oraz podmioty
współpracujące z Inforsys przy wykonywaniu usługi Poczty Odwrotnej.
§1
Definicje
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Centrum Kompleksowej Obsługi Dokumentów (CKOD) – miejsce w którym świadczona jest usługa Poczty Odwrotnej
mieszczące się pod adresem: Inforsys S.A., ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok
e-mail – list wysłany za pośrednictwem poczty elektronicznej
Formularz rejestracyjny – stanowi zgodę Użytkownika na rozpoczęcie korzystania z usługi Poczta Odwrotna, zgodnie z
niniejszym Regulaminem
Inforsys – Inforsys S.A. - spółka zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy
XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000270907, NIP: 951-19-28-021, REGON:
014976061. Wysokośd kapitału zakładowego 5.254.000 PLN – podmiot świadczący usługę Poczty Odwrotnej
Mobilne Płatności – usługa umożliwiająca opłacenie comiesięcznych rachunków za pomocą wiadomości sms
(Regulamin usługi dostępny na www.mobilneplatnosci.pl )
Panel Klienta – dostępny za pośrednictwem sieci Internet indywidualny portal klienta, umożliwiający dostęp online do
swojej korespondencji oraz modyfikację danych i haseł związanych z usługą
Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady świadczenia usługi Poczty Odwrotnej
Usługa Poczty Odwrotnej (Poczta Odwrotna) – usługa przetwarzania korespondencji papierowej klienta z formy
papierowej na postad elektroniczną, połączona z zarządzaniem dokumentacją klienta (porządkowanie, skanowanie,
indeksowanie, archiwizowanie w formie papierowej i elektronicznej, udostępnianie, kategoryzacja, brakowanie,
generowanie plików transakcyjnych umożliwiających dokonanie płatności sms oraz niszczenie dokumentów których
okres przechowywania minął, zamawianie oryginałów dokumentów), świadczona klientom indywidualnym w ramach
abonamentu oraz klientom biznesowym na podstawie zawartej umowy. Szczegółowy zakres Usługi określa § 4
niniejszego Regulaminu
Użytkownik/Klient – osoba fizyczna lub prawna oraz osoba fizyczna posiadająca status przedsiębiorcy w rozumieniu
ustawy o swobodzie działalności gospodarczej lub wykonująca wolny zawód, która poprzez wypełnienie formularza
rejestracyjnego/podpisanie umowy wyraziła zgodę na korzystanie z usługi Poczty Odwrotnej
§2
Postanowienia ogólne
1.
2.
3.
4.
Aktualny Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl .
Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z usług Poczty
Odwrotnej.
Rozpoczęcie korzystania z usług objętych Regulaminem jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią, zrozumieniem i
pełną akceptacją warunków niniejszego Regulaminu.
Każdy Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowieo niniejszego Regulaminu od chwili rozpoczęcia
korzystania z usług Poczty Odwrotnej.
§3
Warunki korzystania z usługi
1.
2.
Aby rozpocząd korzystanie z usługi Poczta Odwrotna Użytkownik musi:
a. wyrazid zgodę na świadczenie usługi poprzez wypełnienie Formularza Rejestracyjnego (klient indywidualny)
b. wyrazid zgodę na świadczenie usługi poprzez podpisanie Umowy ramowej o świadczeniu Usługi (klient biznesowy)
c. wyrazid zgodę na przekierowanie swojej korespondencji na adres Inforsys, ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok,
poprzez wypełnienie na poczcie stosownego dokumentu lub zmianę u Wystawcy dokumentów danych
korespondencyjnych, na adres Inforsys, ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok.
Każdy Użytkownik ma również możliwośd skorzystania z usługi opłacenia, za pośrednictwem wiadomości sms,
należności wynikających z dokumentów finansowych Użytkownika. W tym celu niezbędne jest wyrażenie zgody
Użytkownika na świadczenie usługi Mobilne Płatności poprzez wypełnienie Formularza Rejestracyjnego dostępnego na
stronie internetowej www.mobilneplatnosci.pl.
1
3.
Komunikacja z Użytkownikiem prowadzona w celu poprawnego wykonywania usługi prowadzona jest w sposób
elektroniczny za pomocą kontaktu e-mail lub telefonu.
§4
Opis usługi i zasady jej świadczenia
1.
2.
3.
4.
5.
Poczta Odwrotna to usługa umożliwiająca wyeliminowanie korespondencji w formie papierowej na rzecz
korespondencji elektronicznej. Usługa pozwala na otrzymywanie dokumentacji przetworzonej na postad elektroniczną
za pośrednictwem indywidualnego konta lub wiadomości e-mail.
Miejscem świadczenia usługi, a tym samym miejscem do którego przekierowana zostaje korespondencja przychodząca
jest oddział Inforsys w Białymstoku mieszczący się pod adresem: ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok.
Proces świadczenia usługi obejmuje:
3.1. Przyjęcie papierowej korespondencji klienta przez CKOD, rozpakowanie, sortowanie i przygotowanie do
przetworzenia do formy elektronicznej.
3.2. Skanowanie dokumentów, kategoryzację, indeksowanie, wersjonowanie i przyporządkowanie przetworzonej
dokumentacji do konta konkretnego Użytkownika.
3.3. Udostepnienie przetworzonej na postad elektroniczną dokumentacji za pośrednictwem e-mail lub indywidualnego
konta klienta na portalu www.pocztaodwrotna.pl.
3.4. Archiwizację przetworzonej dokumentacji w formie papierowej oraz elektronicznej.
3.5. Niszczenie dokumentacji której okres przechowywania minął, po 6 latach dokumentacja jest automatycznie
niszczona lub na życzenie klienta przekazana w formie papierowej do klienta.
3.6. Klient korzystad może z dodatkowych funkcjonalności zarządzania dokumentacją oferowanych przez aktualny
cennik usługi.
Poczta Odwrotna umożliwia także opłacenie comiesięcznych rachunków w formie papierowej, przekierowanych do
CKOD, za pośrednictwem wiadomości sms, poprzez usługę płatniczą Mobilne Płatności.
4.1. Do korzystania z możliwości opłacenia przez sms dokumentów finansowych, przekierowanych do CKOD,
konieczne jest wyrażenie zgody Klienta na aktywację usługi Mobilne Płatności, poprzez wypełnienie formularza
dostępnego na stronie internetowej www.mobilneplatnosci.pl.
4.2. Obsługa płatności należności wynikających z przetwarzanych dokumentów odbywa się zgodnie z regulaminem
usługi Mobilne Płatności, dostępnym na stronie www.mobilneplatnosci.pl
Poczta Odwrotna nie przyjmuje korespondencji w formie paczek.
§5
Reklamacje
1.
2.
3.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Inforsys obowiązków wynikających z postanowieo
niniejszego Regulaminu Użytkownik ma prawo złożyd reklamację. Reklamacja może zostad przesłana przez Klienta za
pośrednictwem indywidualnego konta klienta lub wiadomości e-mail, na adres [email protected]. Każda
reklamacja powinna zawierad przedmiot reklamacji z uzasadnieniem przyczyn jej wniesienia.
Reklamacje można wnosid w terminie 1 miesiąca od dnia zaistnienia zdarzenia stanowiącego przedmiot reklamacji.
Inforsys jest zobowiązany rozpatrzyd reklamację w ciągu 1 miesiąca od dnia jej wniesienia. Jeżeli w tym terminie
reklamacja nie może byd rozpatrzona, Inforsys zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomid o powyższym Użytkownika,
podając przewidywany termin, w którym reklamacja zostanie rozpoznana.
§6
Zawarcie umowy/Wyrażenie zgody
1.
2.
3.
Klient Indywidualny wyraża zgodę na korzystanie z usługi Poczta Odwrotna poprzez wypełnienie Formularza
Rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl. Wypełniony i podpisany Formularz
Rejestracyjny powinien zostad przesłany na adres: Inforsys S.A., ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok.
Podpisanie Formularza Rejestracyjnego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody klienta na korzystanie z usługi Poczta
Odwrotna przez okres 12 miesięcy, licząc od pierwszego pełnego miesiąca, który nastąpił po podpisaniu ww.
Formularza.
Klient Biznesowy wyraża zgodę na korzystanie z usługi Poczty Odwrotnej, na indywidualnych warunkach, poprzez
podpisanie Umowy ramowej o dotyczącej świadczenia Usługi.
2
§7
Opłaty
1.
2.
3.
Abonament miesięczny za świadczone usługi dla Klienta Indywidualnego ustalany jest według aktualnie
obowiązującego cennika Poczty Odwrotnej.
Klientowi Indywidualnemu za świadczenie usługi Poczta Odwrotna wystawiana jest faktura vat za miesiąc z góry
korzystania z usługi.
Ceny za świadczenie usługi dla Klienta Biznesowego ustalane są według indywidualnych stawek obowiązujących w
zawieranej Umowie ramowej o świadczeniu usługi.
§8
Przetwarzanie danych
1.
2.
3.
Użytkownik akceptując niniejszy Regulamin wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Inforsys w
celach niezbędnych do świadczenia usługi Poczta Odwrotna.
Użytkownik wyraża zgodę do przetwarzania treści swojej korespondencji w celu niezbędnym do świadczenia usługi
Poczty Odwrotnej – dane adresata, dane nadawcy, informacje pozwalające na przyporządkowanie dokumentu do
określonej kategoryzacji korespondencji.
Treśd korespondencji objęta jest tajemnicą pocztową.
§9
Odpowiedzialnośd
1.
Inforsys nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków umownych, o
ile niewykonanie lub nienależyte wykonanie było następstwem okoliczności niezależnych od Inforsys w szczególności
spowodowane było wystąpieniem siły wyższej.
§ 10
Poufnośd
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Klient jako administrator danych upoważnia na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych Inforsys do
przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w celu realizacji niniejszej usługi.
Inforsys zobowiązany jest do zachowania najwyższej staranności w zabezpieczeniu powierzonych im danych
osobowych oraz gwarantuje zgodnośd przetwarzania z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (DZ.U. 2002 nr. 101 poz..926 ze zm.) i Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadad urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych
osobowych.
Inforsys zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania danych osobowych, do
zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim.
W przypadku zaistnienia sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych z winy Inforsys, Klientowi przysługuje zwrot
wszelkich kosztów procesu i zastępstwa procesowego i ewentualnego odszkodowania zasądzonego na rzecz osób,
których danych dotyczyło naruszenie.
Inforsys oświadcza, że dokumentacja, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej zabezpieczona jest przed
nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
Inforsys zobowiązany jest zachowad Informacje Poufne w poufności i nie wykorzystywad ich do celów innych niż ten
określony w niniejszym Regulaminie, oraz nie dopuszczad do ich ujawnienia innym osobom lub do ich wykorzystania
przez inne osoby. Inforsys udostępnia Informacje Poufne wyłącznie pracownikom i innym przedstawicielom Inforsys i
to w zakresie, w jakim znajomośd Informacji Poufnych przez te osoby jest niezbędna do realizacji celów określonych w
niniejszym Regulaminie oraz z zastrzeżeniem, że osoby te będą związane obowiązkiem zachowania poufności
Informacji Poufnych.
§ 11
Wypowiedzenie/rozwiązanie umowy
1.
2.
Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi zostad złożone w formie pisemnej z zachowaniem jednomiesięcznego
okresu wypowiedzenia.
Rozwiązanie Umowy następuje w następujących przypadkach:
2.1. z upływem terminu wypowiedzenia Umowy przez Klienta bądź Inforsys
2.2. z chwilą uzyskania przez Inforsys wiarygodnej informacji o śmierci Klienta lub zakooczeniu przez niego działalności
albo jego likwidacji.
3
3.
Inforsys może wypowiedzied Klientowi umowę w trybie natychmiastowym, w przypadku 30 dniowego opóźnienia
Klienta w dokonywaniu płatności za usługę.
§ 12
Postanowienia koocowe
1.
2.
3.
4.
5.
Inforsys zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie oraz zawieszenia lub zakooczenia
świadczenia usługi Poczta Odwrotna w każdym czasie bez podania przyczyny.
Zmiany w Regulaminie oraz zawieszenie lub zakooczenie usługi Poczta Odwrotna nie mogą naruszad praw nabytych
przez Użytkowników.
Wszelka korespondencja dotycząca usługi Poczta Odwrotna, w tym zmiany Regulaminu, cennika, warunków
wykonywania usługi - będzie wysyłana na podany przez Użytkownika adres e-mail oraz będzie dostępna na stronie
internetowej www.pocztaodwrotna.pl.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają w szczególności przepisy Kodeksu
Cywilnego.
Inforsys zastrzega sobie prawo do zmiany nazw własnych używanych w ramach usługi Poczta Odwrotna w tym również
nazwy usługi. O wszystkich zmianach Inforsys poinformuje Użytkowników na stronie www.pocztaodwrotna.pl.
4