Poczta elektroniczna – suplement

Poczta elektroniczna – suplement
Wbrew pozorom korzystanie z poczty elektronicznej wcale nie jest taką trywialną umiejętnością i choć
każdemu świadomemu użytkownikowi Internetu wydaje się, że umie z niej korzystać to może jednak warto
usystematyzować tą wiedzę i zasady którymi należy się kierować.
Wówczas dopiero ta czynność stanie się trywialna.
Oto kilka tych zasad:
1. Poczta elektroniczna zasadniczo nie służy do przesyłania plików.
Praktyka jest jednak inna. Często krytycznie inna. Próbujemy przesłać pocztą prawie wszystko.
Z autopsji znam przypadek w którym jeden z pracowników próbował przesłać plik 180 MB ! Dopiero po
klęsce zwrócił uwagę na rozmiar przesyłanego pliku.
Jak to jest z tym rozmiarem i sprawnością. Zasada jest dość prosta. Pomijając ograniczenia można
zaryzykować tezę że czas dostarczenia poczty rośnie w przybliżeniu wykładniczo do jej rozmiaru.
Oznacza to że poczta o dużym rozmiarze może bardzo długo docierać to adresata. Wynika to ze
specyfiki technologii dostarczania poczty a właściwie pokawałkowanych jej fragmentów scalanych na
serwerze pocztowym odbiorcy i to w odpowiedniej kolejności.
Powinniśmy głęboko się zastanowić czy przesyłać pliki o rozmiarze z pogranicza 5 MB.
Powód jest prosty – spora część serwerów pocztowych odrzuci taką pocztę bo tak zostały ustawionej
dla niej limity.
W krytycznych sytuacjach pocztowe serwery korporacyjne w ogóle nie pozwalają na wysyłanie i
obieranie poczty z załącznikami. Szczególnie w firmach zachodnich gdzie poziom elektronizacji,
digitalizacji osiągnął trudny do porównania z naszym poziom. Powód jest oczywisty. Dopuszczenie do
niekontrolowanego, czy nawet kontrolowanego ruchu pocztowego może spowodować wyciek
istotnych dla firmy danych. Równie w Polsce jest wiele firm które nie pozwalają wysyłać załączników
oraz ich nie przyjmują, lub ograniczone jest to dla kilku wybranych kont w firmie.
2. Jeśli już musimy wysłać załącznik to zwróćmy uwagę na kilka elementów:
a. Rozmiar.
O nim było już wyżej. Przyjmijmy jako zasadę, że nie przekraczamy 4-5 MB.
b. Rozszerzenie pliku załącznika.
W plikach załącznika, a przynajmniej w niektórych jego typach mogą być wirusy, robale,
infekcje które mogą nam przysporzyć problemów to utraty wszystkich danych włącznie. Stad
też najczęściej zabronione jest wysyłanie załączników o rozszerzeniu .exe, .pif, .bat, .dll i wielu
innych.
Nie jest zalecane również załączanie plików .doc(x), .xls(x), plików prezentacji. Z tych samych
zresztą co wyżej powodów. W plikach Worda, Excela, mogą kryć się robale.
W żadnym wypadku nie powinniśmy otwierać dokumentów np. wordowskich otrzymanych z
dziwnych a nawet niedziwnych adresów jeśli nie zostały one w jakiś sposób przez nas
zamówione.
Nasz serwer pocztowy – taka pocztę z załącznikami kieruje do obszaru kwarantanny i żąda
świadomej naszej czynności pobrania takiego pliku. Powiemy sobie o tym nieco później.
c. Ilość załączników.
Warto przyjąć zasadę że poczta powinna zawierać co najwyżej jeden załącznik.
1
Co więc zrobić jak mamy np. 3 pliki ?? Odpowiedz jest oczywista. Powinniśmy jest spakować1)
w archiwum np. .zip (jest to standard) i załączyć jeden plik. Korzyści jest sporo:
i. na ogół znacznie mniejszy rozmiar (nawet do 10% oryginalnej poczty). Wyjątkiem
mogą
być
pliki
już
wstępnie
skompresowane
np.
.jpg,
.pdf.
Tu zysk nie będzie porywający. Ale .doc, xls – w nich będzie istotny,
ii. akceptowalne rozszerzenie.
Format .zip jest na ogół akceptowany przez serwery które akceptują załączniki,
iii. łatwość otwarcia wprost z programów w powłoce systemu operacyjnego.
3. Zawsze umieszczajmy treść w temacie poczty. To nie powinien być bezsensowny ciąg znaków ale
skrócony do maksimum opis treści poczty
4. Jeśli zamierzamy przekazać adresatowi pliki, zwłaszcza o większych rozmiarach skorzystajmy z serwera
FTP urzędu. Więcej informacji znajdziecie w Bazie Wiedzy na naszym serwerze wewnętrznym
http://www.info.um.jaslo.pl/?page_id=612 . Zapewniam, że to najlepsze i najszybsze rozwiązanie.
Wymagające jednak pewnego minimum świadomej wiedzy, którą można uzyskać z przywołanego
materiału.
Jak korzystać z poczty urzędowej
Zdalnie (z domu – lokalizacji poza urzędem odbieramy i wysyłamy pocztę poprzez Web Mail –
szczegółowy opis znajduje się na naszym portalu wewnętrznym – w Bazie wiedzy:
http://www.info.um.jaslo.pl/?page_id=499 ) lub odpowiednio konfigurując naszego domowego
klienta pocztowego (opis również w lokalizacji ja wyżej).
W urzędzie zdecydowanie zalecamy Microsoft Outlook. Nie wszyscy jednak go mają, wówczas
pozostaje Outlook Express lub FireBird, odpowiednio skonfigurowany.
Poniżej na kilku ekranach zwrócę Państwa uwagę na pewne, istotne elementy naszego systemu
pocztowego. Systemu w którym już nie możemy bardziej zliberalizować bezpieczeństwa
antyspamowego i antywirusowego. Bo o ile bezpieczeństwo antywirusowego jest dość proste i
niezależne od konfiguracji (po prostu jest) o tyle z ochrona antyspamową nie jest prosto i ciągle
wymaga dostrajania.
Warto sobie uzmysłowić sobie skale problemu na następujących przykładach:
a) Jeśli poczta przez nas wysyłana dochodzi do odbiorcy X1, X2, X99 , … a nie odbiera ja odbiorca
X100 to w czym jest problem,
b) Jeśli odbieramy pocztę od adresata A1, A2, A3, … a nie odbieramy od adresata A100 to w czym
jest problem.
Te dwa proste przykłady obrazują skale problemów systemów pocztowych i ich zabezpieczeń. Bo
odpowiedzi na powyższe pytania, choć się narzucają, wcale nie są oczywiste, a wstępne diagnozy nie
muszą być trafione. Nie to jest jednak przedmiotem niniejszego tekstu.
1
Szczegółowy opis pakowania znajduje się na naszym lokalnym serwerze w Bazie Wiedzy:
http://www.info.um.jaslo.pl/?page_id=612
2
Mamy zatem Microsoft Outlook (w innych klientach jest podobnie).
Poczta docierająca po Państwa trafia do skrzynki odbiorczej – to sytuacja wymarzona ale jak to z
marzeniami bywa – dość rzadko idealnie się spełniają. W swojej konfiguracji Outlooka powinniście
mieć również folder BULK do którego trafia poczta z którą serwer pocztowy nie bardzo może sobie
poradzić w kwestii jej „oceny”: spam czy nie spam. Koniecznie powinniśmy sprawdzać ten folder bo
tam może być najczystsza poczta na którą oczekujemy. Jeśli takiego foldera nie posiadamy to mamy
trzy wyjścia:
- albo samemu spróbować ten folder przywołać – trzeba prawym klawiszem myszy kliknąć na
skrzynce i wybrać Foldery IMAP. Otrzymamy ekran jak niżej
3
Klikamy na Wyszukaj i w sekcji Subskrybuj musimy wskazać folder BULK. Akceptujemy i już. To prawie
wszystko. Prawie – ponieważ mogą czasem wystąpić problemy. Pomożemy go rozwiązać :{)
- poinformować informatyków o braku folderu – oni go znajdą :{|.
- trzecia ewentualność jest najbardziej interesująca i obywa się BEZ PRZYWOŁYWANIA FOLDERA
BULK. Proszę zauważyć że często – na ogół codziennie otrzymujecie pocztę od
[email protected] . Jeśli ją otworzymy to otrzymamy ekran jak niżej:
I jeśli się bliżej przyjrzymy tabelarycznej zawartości to dostrzeżemy ze to codzienna porcja poczty która trafiła
do naszego BULK’a. Co więc zrobić ?
W kolumnie Email Actions wybieramy (lub nie) akcje. Jeśli chcemy by dana poczta trafiła do naszej Skrzynki
Odbiorczej klikamy na Relase no i to prawie wszystko. Otworzy nam się okno jak niżej
Wybieramy Wyślij i zostanie ona wysłana do naszej Skrzynki Odbiorczej.
I to by było na tyle . Proponuje przemyśleć niniejszy dokument i porównać go z waszym klientem
pocztowym. Każda umiejętność wymaga przećwiczenia i zrozumienia inaczej narzędzie będzie tylko
przeszkadzać.
4