Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w

Protokół
z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu.
Kontrolę w dniach 10-14.03.2008 roku w oparciu o zarządzenie Nr 7 Starosty
Międzyrzeckiego z dnia 13 lutego 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Paweł Lachowicz – członek,
3. Patryk Przybylski – członek,
4. Czesław Toczyński – członek.
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz
pozyskiwanymi z innych źródeł.
3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
4. Udzielanie zamówień publicznych.
5. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.
6. Przestrzeganie zasad udostępniania informacji publicznej.
W toku kontroli wyjaśnień udzielali:
1. Zofia Greń – Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu,
2. Anna Szczepańska – Główna Księgowa,
3. Ryszard Napierała – Administrator, osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne.
Dane ogólne.
Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała
miejsce w dniach 26,28 i 30.03.2007 r. i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w
składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Andrzej Wański – członek.
Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych:
1. uzupełnić listę osób upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych o wzory
podpisów ujętych tam osób,
2. stosować się do zapisu § 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w
sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (poszczególne wydatki w krajowych podróżach służbowych
muszą być udokumentowane),
3. przy dokonywaniu przedpłat np. za prenumeratę prasy, za szkolenia pod polecenie
przelewu należy dołączyć dyspozycje dokonania przelewu zatwierdzoną przez Panią
Dyrektor i Głównego Księgowego,
4. stosować się do ustaleń zawartych w opracowanych i wdrożonych procedurach
dotyczących obiegu dokumentów lub dostosować zasady obiegu i kontroli
dokumentów finansowo – księgowych do potrzeb jednostki,
5. zwrócić szczególną uwagę, aby rachunki za wykonaną pracę zgodnie z zawartymi
umowami zawierały wszystkie elementy (podpisy zleceniobiorców),
6. zaprowadzić taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), aby można było w
każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej
w książce druków ścisłego zarachowania. Sposób prowadzenia książki powinien dawać
możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych,
anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem oraz stan i numerację pozostałych
czeków.
7. przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia oraz składników
majątkowych magazynu zgodnie z opracowaną i wdrożoną instrukcją inwentaryzacyjną,
8. zwrócić uwagę na prawidłowe numerowanie druków „arkuszy spisu z natury”, a także aby
zawierały wszystkie istotne elementy,
9. opracować nową procedurę dającą rękojmię właściwego przygotowania i przedstawienia
postępowań o zamówienia publiczne,
10. wnikliwie sprawdzać i oceniać dokumenty składane w postępowaniu, potwierdzające
spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
11. bezwzględnie żądać od wykonawców tylko dokumenty dopuszczone przepisami prawa,
12. do formularza ofertowego wprowadzić pozycję „stawka VAT”.
Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń:
Ad. 1
Uzupełniono listę upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych o wzory podpisów
ujętych tam osób,
Ad. 2
Zastosowano się do zapisu § 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w
sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju - poszczególne wydatki w krajowych podróżach służbowych są
udokumentowane,
Ad. 3
Przy dokonywaniu przedpłat np. za prenumeratę prasy, za szkolenia pod polecenie
przelewu dołączana jest dyspozycja dokonania przelewu zatwierdzona przez Panią
Dyrektor i Główną Księgową,
Ad. 4
Dostosowano zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych do potrzeb
jednostki,
Ad. 5
Rachunki za wykonaną pracę zgodnie z zawartymi umowami zawierają wszystkie elementy
(podpisy zleceniobiorców),
Ad. 6
Zaprowadzono taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), z której można w
każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej
w książce druków ścisłego zarachowania.
Ad. 7-8
Zobowiązano się do dołożenia należytych starań przy każdej następnej inwentaryzacji do
prawidłowego powoływania komisji i zespołów spisowych. Pouczono osobę odpowiedzialną
za prowadzenie druków ścisłego zarachowania o konieczności prawidłowego przyjmowania,
numerowania i wydawania arkuszy inwentaryzacyjnych.
Ad. 9-11
Do sposobu wykonania zaleceń w zakresie zamówień publicznych ustosunkowano się w
punkcie IV protokołu.
Ad. 12
Zweryfikowano druk „Formularza ofertowego” wprowadzając pozycję „Stawka VAT”.
I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
Zarządzeniem Nr 2/2006 z dnia 20 września 2006 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej
w Jasieńcu wprowadzono „Instrukcję obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu
Pomocy Społecznej w Jasieńcu”.
W zarządzeniu wewnętrznym Dyrektora Nr 1/2007 z dnia 14.05.2007 dokonano aktualizacji
instrukcji obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Nr 1/2008 z dnia 01.02.2008 roku w sprawie
aktualizacji załącznika nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu
Pomocy Społecznej w Jasieńcu dokonano uaktualnienia listy osób uprawnionych do kontroli
dokumentów finansowych.
Stwierdzono, że dokumenty źródłowe przedłożone do kontroli za m-ce styczeń, luty zawierały
opisy merytoryczne oraz podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej zgodnie z
załącznikiem nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Dokumenty zawierały
podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były zatwierdzone do wpłaty
przez upoważnione osoby (z wyjątkiem umów zlecenia – opisane w dalszej części protokołu).
Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków.
Zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów księgowych na fakturach za towary, które
przekazuje się do magazynu, należy umieszczać adnotację „towar wpisano do kartoteki
magazynowej”. Podczas kontroli dokumentów księgowych stwierdzono nie przestrzeganie tej
zasady, każda faktura dokumentująca zakup towarów nie zawierała w/w zapisu, przyjęcie
danego towaru do magazynu potwierdzone było dowodem PZ – magazyn przyjmie.
Dom Pomocy Społecznej w Jasieńcu wystawia wewnętrzne faktury na określone ośrodki
pomocy społecznej tytułem odpłatności za pobyt mieszkańca w DPS. Stwierdzono, że
należności wobec Domu nie były regulowane terminowo, a za opóźnienia w zapłacie nie
naliczane były odsetki za zwłokę.
Przykłady:
1. Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Drawno – FA 2/2008 z dnia
07.01.2008 r. na kwotę 1.562,04 zł za pobyt w DPS, termin zapłaty 17.01.2008 r.,
zapłaty dokonano 28.01.2008 roku,
2. Ośrodek Pomocy Społecznej Siedlisko – FA 3/2008 z dnia 07.01.2008 r. na kwotę
3.101,97 zł za pobyt w DPS, termin zapłaty 17.01.2008 r., zapłaty dokonano
26.02.2008 roku,
3. Ośrodek Pomocy Społecznej Siedlisko – FA 16/2008 z dnia 08.02.2008 r. na kwotę
3.101,97 zł za pobyt w DPS, termin zapłaty 18.02.2008 r., zapłaty dokonano
26.02.2008 roku.
Pośród dowodów księgowych, które poddano kontroli znalazły się faktury, na których
brakowało opisów merytorycznych wskazujących przeznaczenie danego produktu, celu
wykorzystania zakupionych materiałów:
1. FA BFN8000024 z dnia 18.01.2008 r. wystawiona przez „Styl Ceramika” Sulęcin na
kwotę 3.612,42 zł,
2. FA AFN80000000018 z dnia 18.01.2008 roku wystawiona przez „Styl Ceramika”
Sulęcin na kwotę 960,26 zł. za tynk mozaikowy,
3. FA BFN8000063 z dnia 05.02.2008 r. wystawiona przez „Styl Ceramika” Sulęcin na
kwotę 461,16 zł. za gres,
4. FA AFN80000000046 z dnia 07.02.2008 roku wystawiona przez „Styl Ceramika”
Sulęcin na kwotę 192,05 zł. za tynk mozaikowy,
5. FA AFN80000000051 z dnia 13.02.2008 roku wystawiona przez „Styl Ceramika”
Sulęcin na kwotę 1.728,47 zł. za tynk mozaikowy.
Stwierdzonym podczas kontroli uchybieniem jest dokonywanie przez kasjerkę w raportach
kasowych kontroli formalno-rachunkowej. Wiąże się z tym nieprawidłowość, gdyż kasjerka
dokonuje trzy czynności sama: sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym,
dokonuje wypłaty oraz dekretuje dany dokument, brak dodatkowej kontroli.
Rachunki za pracę zleconą (umowy zlecenie) wystawione przez osoby pełniące dyżury w
Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu nie poddane zostały kontroli, sprawdzeniu
dokumentów pod względem formalno-rachunkowym oraz nie dokonano zatwierdzenia do
wypłaty przez Panią Dyrektor i Główną Księgową, podobna sytuacja miała w miejsce
również w miesiącu lutym 2008.
Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg
rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków –
analityka do konta 130 – za okres od początku roku do dnia 29.02.2008 roku. Stan środków
jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym z dnia 29.02.2008 r.
Do druków ścisłego zarachowania w kontrolowanej jednostce zalicza się:
1. bloczki – kwitariusz przychodowy K-103,
2. bloczki – KP – kasa przyjmie,
3. bloczki KW – kasa wypłaci,
4. czeki gotówkowe,
5. PZ – magazyn przyjmie,
6. WZ – magazyn wyda,
7. arkusze inwentaryzacyjne.
Sprawdzenia stanu druków ścisłego zarachowania przeprowadza się nie rzadziej niż na
zakończenie każdego roku. Główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zamieszcza
w księdze druków ścisłego zarachowania klauzurę „Stwierdza się zgodność stanu druków
ścisłego zarachowania wg stanu na dzień ....” oraz umieszcza swój podpis i datę (XVI. Druki
ścisłego zarachowania § 73 instrukcji obiegu dokumentów).
Kontrolujący dokonał sprawdzenia księgi druków ścisłego zarachowania. Główna Księgowa
dokonała sprawdzenia stanu druków ścisłego zarachowania na koniec roku. Ewidencja
czeków nadal prowadzona jest do ilości przyjętych książeczek czekowych a nie blankietów
czeków. Kasjerka prowadzi oddzielną ewidencję blankietów czeków, która daje bieżącą
informację o stanie czeków zaprzychodowanych, rozchodowanych, anulowanych, osób które
pobrały gotówkę czekiem, no i ostatecznie o stanie i numeracji pozostałych blankietów
czeków.
Pomieszczenie kasy w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu nie spełnia wymogów
określonych w obowiązującej instrukcja dotycząca gospodarki kasowej w Domu Pomocy
Społecznej w Jasieńcu, zgodnie z instrukcją pomieszczenie kasy powinno spełniać
następujące wymogi: okna okratowane, drzwi wejściowe obite blachą z dwoma zamkami,
szafa pancerna.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 3/2002 z dnia 01.08.2002 roku dokonano
aktualizacji instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w DPS Jasieniec
W zarządzeniu wewnętrznym Pani Dyrektor ustaliła stały zapas gotówki w kasie w wysokości
500,00 zł.
Osoba pełniąca funkcję kasjera złożyła deklaracje o przyjęciu odpowiedzialności za
powierzone mienie, pieniądze i inne wartości, jednocześnie zobowiązała się do przestrzegania
obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za
ich naruszenie.
W objaśnieniach dotyczących sposobu i zasad wypełniania formularzy i druków kasowych w
pkt 4 i 5 określono, że raport kasowy jest drukiem ścisłego zarachowania i są
ewidencjonowane w oddzielnej na ten cel założonej ewidencji. Kontrolujący poprosił o
ewidencję druków ścisłego zarachowania – raport kasowy. Główna Księgowa poinformowała,
iż nie jest prowadzona ewidencja raportów kasowych i raport kasowy nie jest drukiem
ścisłego zarachowania, a zapis w instrukcji kasowej zostanie zmieniony.
Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora nr 1/2002 z dnia 01.01.2002 wprowadzono „Politykę
rachunkowości”. Obowiązująca w kontrolowanej jednostce polityka rachunkowości była na
bieżąco aktualizowana, ostatnia aktualizacja dokonana była 30.10.2006 roku zarządzeniem
wewnętrznym Dyrektora Nr 2/2006 z dnia 30.10.2006 i dotyczyła aktualizacji przepisów
prawnych. Na podstawie nowych aktów prawnych dokonano aktualizacji zasad (polityki)
rachunkowości w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu.
Zakładowy plan kont obowiązujący w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu winien zostać
poprawiony. Konto „131 – rachunki bieżące” służy do ewidencji stanu i obrotów środkami
pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bieżących zakładów budżetowych i gospodarstw
pomocniczych jednostek budżetowych, więc nie powinno figurować w zakładowym planie
kont jednostki budżetowej.
W roku 2007 nastąpiła zmiana na stanowisku Głównego Księgowego. Główną Księgową
została Pani A. S. Zgodnie z zakresem obowiązków Pani Dyrektor powierzyła Pani S.
obowiązki w zakresie gospodarki finansowej, lecz nie wydała stosownego upoważnienia ani
nie wskazała w regulaminie organizacyjnym Domu. W myśl art. 44 pkt. 2 ustawy o finansach
publicznych kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki
finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być
potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazane w
regulaminie organizacyjnym jednostki.
Jedną z zasad rachunkowości jest zasada dwustronnego zapisu danej operacji gospodarczej.
Kontrolowana jednostka nie zawsze przestrzega tej zasady, przykłady:
- poz. księgowa nr 55 wpłata tytułem ubezpieczenia na życie pracownika przebywającego na
urlopie macierzyńskim,
- poz. księgowa 221 WB 37 z dnia 19.02.2008 roku zwrot za prywatne rozmowy telefoniczne,
- poz. księgowa 221 – WB 37 z dnia 19.02.2008 roku wpłata pracownika tytułem
ubezpieczenie na życie,
- poz. księgowa 243 – WB 43 z dnia 27.02.2008 roku zwrot za prywatne rozmowy
telefoniczne,
- poz. księgowa 243 – WB 43 z dnia 27.02.2008 roku wpłata pracownika tytułem
ubezpieczenia na życie.
Zasada zapisu jednostronnego obowiązuje jedynie na kontach pozabilansowych.
II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi i pozyskiwanymi
z innych źródeł.
Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.01.2008 roku do 29.02.2008 roku
potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym.
Wydatki realizowano w sposób celowy.
Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w
kontrolowanym okresie. Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami oraz opisami
merytorycznymi zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego (z
wyjątkiem dowodów księgowych opisanych w punkcie I protokołu).
Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i udokumentowane. Zobowiązania z tytułu
składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i podatków regulowane były terminowo. Celowość
zaciągniętych i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń.
III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
Załącznikiem nr 5 do Zarządzenia wewnętrznego Dyrektora nr 1/2002 z dnia 01.01.2002 roku
jest instrukcja inwentaryzacyjna Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 1/INW/2007 z dnia 21.12.2007 roku zarządzono
sporządzenie spisu z natury – środków pieniężnych w kasie. Do dokonania spisu z natury
wyznaczono zespół spisowy w składzie trzy osobowym. W skład zespołu weszła p. A. S. jako
przewodnicząca zespołu. Zgodnie z zapisem § 4 pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej
przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej powinien być pracownik na stanowisku
kierowniczym, nie może to być jednak główny księgowy lub inny pracownik działu
finansowo-księgowego.
Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół z inwentaryzacji kasy Domu Pomocy
Społecznej w Jasieńcu w dniu 31.12.2007 roku. Komisja stwierdziła że:
1. stan gotówki w kasie wykazuje saldo zerowe,
2. KP od nr 104 do nr 129 zakończony na 129,
3. KP – dochody własne od nr 01 do nr 26 zakończony na nr 14,
4. KW od nr 124 do nr 149 zakończony na nr 143,
5. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku 65 8367 0000 0063 4276 6000 0001
od nr 3034822276 do nr 3034822300 zakończona na nr 3034822291,
6. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku 38 8367 0000 0063 4276 6000
od nr 3034822401 do nr 3034822425 zakończona na nr 3034822401,
7. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku 81 8367 0000 0063 4276 6000
od nr 3034822251 do nr 3034822275 zakończona na nr 3034822251,
8. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku 54 8367 0000 0063 4276 6000
od nr 3034820626 do nr 3034820650 zakończona na nr 3034820628,
9. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku 11 8367 0000 0063 4276 6000
od nr 3030452401 do nr 3030452425 zakończona na nr 3030452407,
10. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku 42 8367 0000 0063 4393 8000
od nr 3034822676 do nr 3034822700 zakończona na nr 3034822676,
11. Kwitariusz przychodowy od nr 61931 do nr 619400 zakończony na nr 619375.
0002
0004
0005
0003
0001
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 2/INW/2007 z dnia 21.12.2007 roku zarządzono
przeprowadzenie spisu z natury druków ścisłego zarachowania. Do przeprowadzenia spisu
wyznaczono zespół spisowy w składzie 3 osobowym.
Spisu dokonano w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, sporządzono protokół z
inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. W sprawozdaniu nie podano numerów
bloczków spisywanych druków ścisłego zarachowania, podano jedynie stwierdzone ilości.
Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 3/INW/2007 z dnia 21.12.2007 roku zarządzono
przeprowadzenie spisu z natury (inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej) materiałów w
magazynie gospodarczym, art. spożywczych w magazynie spożywczym. Do przeprowadzenia
spisu z natury wymienionych składników wyznaczono 3 osobowy zespół spisowy.
W przedstawionej dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji brak jest protokołu z
przeprowadzonego szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej dokonywanego przez
przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (§ 4 pkt 5 instrukcji inwentaryzacyjnej).
Spisu w magazynie gospodarczym dokonano na arkuszach spisu o numerach 01-08. Stan
materiałów w magazynie gospodarczym zinwentaryzowanych na dzień 31.12.2007 jest
zgodny z ewidencją księgową. W wyniku rozliczenia spisu z natury nie stwierdzono
nadwyżek oraz niedoborów.
Na arkuszach o numerach 09 do 13 dokonano spisu artykułów spożywczych w magazynie
spożywczym. Stan art. spożywczych w magazynie spożywczym zinwentaryzowany na dzień
31.12.2007 roku jest zgodny z ewidencją księgową. W wyniku rozliczenia spisu z natury nie
stwierdzono nadwyżek oraz niedoborów.
Na okoliczność przeprowadzenia spisu artykułów w magazynach: spożywczym i
gospodarczym, komisja inwentaryzacyjna nie sporządziła protokołu, nie złożyła żadnej
informacji o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach w toku spisu.
Na arkuszach spisu o nr 02, 04, 06, 07, 10, 11, 13 dokonywano poprawek, skreśleń –
przeprawiano liczby (ilości stwierdzonych) nie zgodnie z zasadami obowiązującymi w
rachunkowości. Błędy w arkuszach można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego
zapisu, tak aby pozostały one czytelne i wpisaniu zapisu prawidłowego. Poprawka błędu
powinna być podpisana przez osobę dokonującą spisu z natury.
Dokonano także sprawdzenia zgodności zapisów na kontach „011 – środki trwałe” i „013 –
pozostałe środki trwałe” z ewidencją analityczną prowadzoną za pomocą programu
komputerowego. Na dzień 31.12.2007 rok nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie.
IV. Udzielanie zamówień publicznych.
Kontrolę w zakresie przestrzegania procedur postępowań o zamówienie publiczne
wdrożonych przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu przeprowadził Pan Paweł
Lachowicz. Czynności kontrolne przeprowadzono w obecności Pana R. N. oraz Pani Dyrektor
Zofii Greń. Kontrolowano metodą badania dokumentów.
Dom Pomocy Społecznej posiada opracowaną i wdrożoną procedurę prowadzenia
postępowań o zamówienie publiczne. Prowadzony jest rejestr prowadzonych postępowań.
Sprawozdanie z udzielonych zamówień w roku 2007 zostało sporządzone i przesłane
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych po terminie tj. po 01.03.2008 roku. Ustawa Prawo
Zamówień Publicznych zobowiązuje do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych
zamówieniach do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy
sprawozdanie.
Skontrolowano realizację postępowań:
1. Dostaw oleju opałowego dla DPS Jasieniec,
2. Dostawa mięsa wieprzowego, wędlin dla DPS Jasieniec,
3. Dostawa artykułów spożywczych dla DPS Jasieniec,
4. Wywóz nieczystości płynnych z DPS Jasieniec.
Ad. 1
Postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego.
Przeprowadzone zostało w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej. Ogłoszenia
o wszczęciu postępowania zostały zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego oraz
na stronie portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Natomiast ogłoszenie o
wyborze Wykonawcy nie zostało zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego oraz
na stronie portalu internetowego UZP – uwaga ta dotyczy wszystkich postępowań
realizowanych w trybie przetargu nieograniczonego.
Nie ma możliwości sprawdzenia, wyjaśnienia dlaczego prowadzący te postępowania nie
realizował obowiązku zamieszczenia ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie
Zamówień Publicznych; obowiązek ten wynika z art. 95 ust. 1 ustawy Pzp. W dniu
przeprowadzenia kontroli zespół kontrolujący dowiedział się, że Pan R. O., który prowadził
dotychczas wszystkie postępowania nie żyje.
Ad. 2
Postępowanie realizowane było w trybie przetargu nieograniczonego. Wybrano wykonawcę,
który złożył ofertę najkorzystniejszą.
Ad. 3
Postępowanie realizowane było w trybie zapytania o cenę na podstawie art. 69 ustawy Pzp.
Postępowanie spełniało wszystkie wymogi stawiane dla tego rodzaju trybu postępowania.
Zapytanie skierowano do pięciu wykonawców. Wpłynęły 3 oferty. Firma PHU Jobex
Bogusław Gojdka złożyła najtańszą ofertę, jednak nie złożyła wszystkich wymaganych przez
Zamawiającego dokumentów. Zamawiający powinien skorzystać z przysługującego mu
prawa do żądania uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Nie
skorzystał z tego.
Wybrano ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
Ad. 4
Postępowanie realizowane było w trybie przetargu nieograniczonego. Wybrano wykonawcę,
który złożył ofertę najkorzystniejszą.
V. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.
Kontrolę w zakresie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych przeprowadził pan
Patryk Przybylski.
Kontrolą objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ochrony danych osobowych w Domu
Pomocy Społecznej w Jasieńcu. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do
przetwarzania danych osobowych w każdej jednostce, w której przetwarza się dane osobowe
powinna być dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki
techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych odpowiednią do
zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Na tę dokumentację składają się: polityka
bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Szczegółową treść tych
dwóch dokumentów określają odpowiednio § 4 i § 5 w/w rozporządzenia.
Stwierdzono, że w zakresie ochrony danych osobowych obowiązują w Domu Pomocy
Społecznej w Jasieńcu dwa dokumenty:
a. Instrukcja ochrony danych osobowych,
b. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania
danych osobowych w DPS w Jasieńcu.
Żaden z nich nie ma firmy zarządzenia dyrektora, nie jest opatrzony datą wydania oraz brak w
nich podstaw prawnych. W związku z tym trudno ustalić, od kiedy obowiązują w jednostce.
Poza tym zawierają szereg błędów i nie posiadają wszystkich wymaganych przez prawo
elementów.
ad. a
„ Instrukcja ochrony danych osobowych”, w założeniu prawdopodobnie polityka
bezpieczeństwa, zawiera następujące błędy:
• brak wykazu budynków, pomieszczeń tworzących obszar, w którym przetwarzane są
dane osobowe,
• brak wykazu zbioru danych osobowych wraz ze wskazaniem programów
zastosowanych do ich przetwarzania,
• brak opisu struktury danych,
• brak opisu sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami,
• środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla zapewnienia poufności i integralności
oraz rozliczalności przetwarzanych danych zostały określone w sposób
niewystarczający,
• nie został ustalony poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w
systemie informatycznym (§ 6 w/w rozporządzenia),
• nie został określony administrator bezpieczeństwa informacji (art. 36 ust. 3 w/w
ustawy),
•
poza tym jest kilka innych nieprawidłowości: niepotrzebne jest powtórzenie zapisów
innych ustaw, a w szczególności konstytucji, podobnie, a wręcz niedopuszczalne jest
umieszczanie w instrukcji przepisów karnych.
ad. b.
W przypadku instrukcji zarządzania systemem informatycznym stwierdzono następujące
nieprawidłowości:
• nie zostały określone zasady tworzenia haseł,
• nie zostały określone miejsce i czas przechowywania kopii awaryjnych,
• nie został określony sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed
działalnością złośliwego oprogramowania,
• nie zostały określone procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów
oraz nośników służących do przetwarzania danych osobowych.
W związku ze wskazanymi powyżej nieprawidłowościami nie dokonano kontroli stosowania
powyższych regulacji w praktyce, ponieważ nie miałoby tego sensu, z uwagi na ich
niewłaściwą i niezgodną z prawem treści.
W wyniku kontroli zaleca się napisanie na nowo i wdrożenie wymaganej przez prawo
dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych. We właściwym uregulowaniu
formalnych zasad przetwarzania danych osobowych w jednostce pomocne będą dwa
dokumenty znajdujące się na stronie internetowej Głównego Inspektora Ochrony Danych
Osobowych (www.giodo.gov.pl). Są to: „Wskazówki dotyczące sposobu opracowania
instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym, służącym do
przetwarzania danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów
bezpieczeństwa informacji” oraz „Wytyczne w zakresie opracowania i wdrożenia polityki
bezpieczeństwa.” W razie potrzeby pan Patryk Przybylski służy swoją pomocą w przypadku
potrzeby konsultacji nowych uregulowań.
VI. Przestrzeganie zasad udostępniania informacji publicznej.
Kontrolę w zakresie przestrzegania zasad udostępniania informacji publicznej przeprowadził
w siedzibie Starostwa w dniach 12 i 13 marca br. sprawdzając stronę Biuletynu Informacji
Publicznej Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu pan Czesław Toczyński.
Aktualna strona Biuletynu Informacji Publicznej została utworzona w dniu 7 stycznia 2005
roku. Do momentu kontroli w dniu 12 marca 2008 roku do godziny 12.40 na stronie
odnotowano 40.316 otwarć dokumentów. Najwięcej odwiedzin – 2.637 było w listopadzie
2006 roku. Największą ilość odwiedzin – 4.293 zanotował artykuł zatytułowany „Przetarg –
Przebudowa wejść z osadzeniem okien oddymiających”. Jako redaktor BIP podany jest C. C.
Mapa biuletynu przedstawia się w sposób następujący:
Status
Status
Podstawowe
dokumenty
regulujące wykonywanie zadań
Statut
Treść
Regulamin organizacyjny
Treść
Kierownictwo i oświadczenia
majątkowe
Dyrektor
Główny ksiegowy
Starszy administrator
Kierownik
terapeutycznego
działu
Majątek
Treść
Budżet
Treść
Vademecum Obywatela
Charakterystyka jednostki
Jak starać się o miejsce w DPS
Jasieniec
Zamówienia publiczne
Treść
Postępowanie
dotyczące
naboru na wolne stanowiska
urzędnicze
Treść
Oferty i ogłoszenia
Treść
Udostępnianie informacji
Treść
Informacje
Instrukcje obsługi
Niepublikowane w BIP
Statystyka
Redakcja
Licznik
odwiedzin
40316
od 07 stycznia 2005
Wyniki kontroli w kolejności menu strony są następujące:
1) W menu „Status” są 2 kategorie:
- „Status”- określono w nim, że Dom jest jednostką budżetową,
- „Podstawowe dokumenty regulujące wykonanie zadań” – wymieniono odpowiednia
przepisy prawa w tym statut i regulamin organizacyjny Domu.
2) W menu „Statut” podano jego pełny tekst.
3) W menu „Regulamin organizacyjny” podano jego pełny tekst.
4) W menu „Kierownictwo i oświadczenia majątkowe” są 4 kategorie:
- „Dyrektor” – podane dane dotyczące dyrektora, jego kompetencji oraz oświadczenia
majątkowe za 2 lata – 2004 i 2005,
- „Główny księgowy” – podane dane dotyczące osoby głównego księgowego (które są
nieaktualne) oraz jego kompetencje,
- „Starszy administrator” – podane dane dotyczące osoby starszego administratora i jego
kompetencje,
- „Kierownik działu terapeutycznego” – podane dane dotyczące osoby kierownika działu
terapeutycznego oraz jego kompetencje,
5) W menu „Majątek” podano dane dotyczące przekazania majątku oraz stan aktualny na
dzień 30 czerwca 2007 roku,
6) W menu „Budżet” podano dane dotyczące planu finansowego według stanu aktualnego na
dzień 30 czerwca 2007 roku,
7) W menu „Vademecum Obywatela” są 2 kategorie:
- „Charakterystyka jednostki” – jest mapka z zaznaczoną lokalizacją Domu oraz szczegółowe
dane dotyczące jego działalności,
- „Jak starać się o miejsce w DPS Jasieniec” – opisano te zasady, lecz nie wiadomo, czy są
one aktualne.
8) W menu „Zamówienia publiczne” podano treść jednego ogłoszenia o przetargu, które jest
już nieaktualne.
9) W menu „Postępowanie dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze” – podano 4
informacje, z których 2 dotyczą osób spełniających wymogi formalne i 2 dotyczą
rozstrzygnięcia tych naborów – upłynął już czas obowiązkowej ich publikacji.
10) W menu „Oferty i ogłoszenia” – bez artykułu.
11) W menu „Udostępnianie informacji” – opisano sposób udzielania informacji.
12) W menu „Informacje” są 4 kategorie:
- „Instrukcje obsługi” – zawiera uwagi o stronie BIP-u,
- „Niepublikowane w BIP” – puste, bez artykułu,
- „Statystyka” – puste, bez artykułu,
- „Redakcja” – zawiera dane redaktora Biuletynu – jest nim Cyprian Cichowski, który nie
jest już pracownikiem Domu.
Z informacji przekazanych Członkowi zespołu kontrolnego przez Dyrektora Domu wynika,
że w roku bieżącym i ubiegłym nie było złożonego żadnego wniosku o udostępnienie
informacji publicznej w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do
informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.).
Informacja publiczna jest udostępniana w drodze wywieszenia na tablicy ogłoszeń Domu.
Dokumenty zostały wprowadzone do Biuletynu dawniej – ostatni w dniu 12.10.2007 r. Jest
ich tylko 21, a część z nich jest już nieaktualna. Zaskakujące jest to, że od XI 2006 roku spada
ilość odwiedzin strony, co jest rzadkością w stosunku do stron BIP-u Powiatu
Międzyrzeckiego. Biuletyn zawiera pewne braki w stosunku do wymagań ustawy o dostępie
do informacji publicznej. Są nimi braki informacji dotyczących:
- kontroli (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy o dostępie do informacji publicznej),
- prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o dostępie do
informacji publicznej).
Na tym protokół zakończono.
Dyrektor jednostki Pani Zofia Greń została poinformowana o przysługującej jej, na podstawie
§ 6 4st, 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie
wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w
ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do
protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Jasieniec, dnia ....03.04.2008 rok.......
Dyrektor Domu
Pomocy Społecznej
w Jasieńcu
G łówny Księgowy
Zespó ł kontrolujący
Beata Waltrowska
1. .........................................
Zofia Greń
.................................
Anna Szczepa ńska
.....................................
Paweł Lachowicz
2. ..........................................
Patryk Przybylski
3. ..............................................
Czesław Toczyński
4. ..............................................