KanbanNet Informacja, Komunikacja, Kontrola

KanbanNet Informacja, Komunikacja, Kontrola
Kontrola wizualna
Mówi się że jeden obraz jest wart 1000 słów. Słowo KANBAN pochodzi z japońskiego i
wolnym tłumaczeniu można je oddać jako "widoczny spis" a wizualna kontrola jest jedną
z podstawowych technik zarządzania zwanych w ogólności jako Lean Manufactoring
czyli produkcja (ale też usługi, biuro etc.) odchudzona.
W naszym programie nie chodzi o to żeby napisać GDZIEŚ co jest do zrobienia albo co zostało lub nie zostało zrobione – chodzi o to aby
zapisać to w miejscu które będzie dla wszystkich WIDOCZNE. Aby nikt nigdy nie mógł powiedzieć „ja nie wiedziałem”.
Nie jest to jakaś rewolucyjna idea. W większości firm zobaczymy tablice z informacjami produkcyjnymi i administracyjnymi, w wielu
firmach nadal na stanowiskach roboczych dostępne są zeszyty w których pracownicy opisują co robili albo czego nie zrobili.
Obieg informacji w sieci
Kiedy pracownik zapisze cos w zeszycie, opisze w nim jakieś zdarzenie, każdy zainteresowany może to przeczytać.
Może, ale nie przeczyta. Bo komu by się chciało iść tak daleko….
Wiemy już czemu Kanban. A Net dlatego że wszystko dzieje się w sieci. Sieci LAN a nawet przez Internet.
Nie trzeba nigdzie iść aby odczytać co też do powiedzenia ma nasz pracownik – starczy kilka ruchów myszą.
KanbanNet jest systemem bazodanowym, wszystkie informacje są w bazie danych na komputerze serwerze SQL
a dostęp do nich można uzyskać z dowolnego komputera w zakładowej sieci LAN.
Ponieważ nasz program ma również zadania kontrolne to architektura klient – serwer niesie za sobą jeszcze jedną cenna właściwość.
Każda operacja, każdy zapis, znakowana jest czasem serwera a nie czasem lokalnego komputera. Nie przejdzie więc taki numer że cofnę
czas komputera o kilka godzin aby coś tam „wyprostować”. Ponadto zgromadzone dane nie tak łatwo usunąć – może to zrobić tylko
administrator.
Program licencjonowany jest na instancję baz danych – kupujemy tyle licencji ile baz danych chcemy mieć. Na ogół będzie to jedna baza
ale czasami możemy chcieć mieć oddzielne bazy dla różnych działów. W ramach bazy nie ma żadnych ograniczeń ilości stanowisk.
Dostępne narzędzia
Program jest zbiorem kilku niezależnych narzędzi, poczynając od tablicy wirtualnych kart na komunikatorze mini mail czy pasku
informacyjnym kończąc. Ideą wszystkich narzędzi była maksymalna prostota i uniwersalność. Nie gromadzą one danych takich jak ilości
wykonane czy czas pracy – to powinno być domeną innego oprogramowania (ERP i MES). Gromadzą i publikują informacje o
charakterze ogólnym, często w myśl zasady: „zrobiłeś – zapisz, masz problem – opisz go”.
Dostępne narzędzia są opcjonalnie, co oznacza że możemy wyłączyć te które uważamy za zbędne w ogóle albo zbędne dla konkretnej
kopi programu, np. karty kanban na jednej hali mogą być dostępne (widoczne) a na innej nie.
Karty Kanban
Tablica Kanban ( a w zasadzie tablice, bo może być ich dowolna ilość)
to wirtualna tablica do której można „przypiąć” wirtualne karty. Może
to być karta zadania, informacji lub karta pytania.
Tablica ma wirtualne kieszenie – 10 kolumn po 10 wierszy. Wierszom
można nadawać nazwy co pozwala przypisać np. dany wiersz do danej
maszyny albo stanowiska.
Każda karta ma miejsce na umieszczenie krótkiej notatki, ponadto
karta zadania ma status który określa czy zadanie jest zaplanowane,
realizowane, zrealizowane czy z jakiegoś względu zawieszone. Karta
zadania może mieć pasek postępu i określony termin wykonania.
Ważne w kartach jest to że do kart można dodawać komentarze.
Przykładowo umieszczamy kartę z zadaniem realizacji jakiegoś zadania
a pracownik dopisuje komentarz że z takiego to a takiego powodu nie
może tego zadania wykonać. Komentarz sygnowany jego nazwiskiem i
jak wcześniej wspomniano oznaczony czasem serwera.
Powie ktoś: no dobrze – ale ja mam już zlecenia w systemie ERP, przekazuje pracownikom wydruki ze zleceniami, po co mam jeszcze
robić sobie dodatkową pracę i wieszać jakieś kartki na jakiejś tablicy, nawet jeśli jest to tablica wirtualna? Po to właśnie aby one tam
„wisiały” a nie leżały gdzieś w stercie papierów, po to aby przerwane lub nierozpoczęte z jakiś przyczyn zlecenie kłuło w oczy
czerwonym kolorem. Po to aby każdy mógł dopisać do tej kartki swój komentarz, komentarz który też dla wszystkich będzie widoczny.
PPHU Neuron – Wojciech Mazurek al.Wojska Polskiego 9/10 83-200 Starogard Gdański www.neuron.com.pl [email protected] Tel. 608 260 530
Strona 1
KanbanNet Informacja, Komunikacja, Kontrola
Obraz dnia
Technika zwana też fotografią dnia. Technikę opisywania
godzina po godzinie tego co się działo, co się robiło próbowała
wprowadzić niejedna firma. Najczęściej bez powodzenia.
Głównie dla tego że wszyscy proszeni o opisywanie swojej
pracy podchodzili do tego ze skrajną niechęcią i szybko
zarzucali prowadzenie takiego dziennika wiedząc że i tak nikt
tego nie czyta.
Obraz dnia to tabela odzwierciedlająca jeden dzień gdzie każdy
wiersz to jedna godzina. Dla poszczególnych godzin można
dodawać dowolne, krótkie notatki a sama tabela może być
tabelą ogólną lub być przypisana do konkretnego pracownika.
Jak korzystać z tego narzędzia? Może to być obraz pracy jakiegoś stanowiska pracy, np. linii produkcyjnej gdzie zapiszemy krótkie
notatki typu „brak materiału” czy „koniec zlecenia”. Może to być opis dnia pracownika który będzie zwięźle opisywał co robił.
Pamiętajmy jednak aby używać tego narzędzia z umiarem. Można oczywiście nakazać pracownikowi aby pisał kiedy poszedł „siusiu” a
kiedy na papierosa ale wtedy skończy się to tak jak z papierowymi wersjami tego narzędzia. Naszym celem powinno być pozyskiwanie
informacji które są dla nas i dla całego procesu istotne, informacji które mogą pomóc nam rozstrzygnąć kwestie sporne gdyby takie po
jakimś czasie wystąpiły, informacji które mają służyć nie tylko kontroli ale też ciągłemu doskonaleniu.
Wpisy w obrazie dnia są nieedytowalne i nieusuwalne - można usunąć cały obraz z listy wraz z wszystkimi wpisami, ale trzeba mieć ku
temu stosowne uprawnienia.
Zdarzenia
Narzędzie to nazwaliśmy zdarzenia bo jest to miejsce gdzie
możemy (mogą nasi pracownicy) opisywać wszystko to co
się wydarzyło. Ale może to być miejsce gdzie umieszczać
będzie się
wszelkiego rodzaju uwagi czy wnioski a nawet opisywać
rozwiązania drobnych problemów.
Kiedy jeden pracownik dokona jakiego kol wiek wpisu, inny
pracownik może go skomentować.
Tablice informacyjne
Każdy zna ten widok – korkowa tablica wisząca gdzieś na hali
albo w gdzieś w przejściu. Na niej informacje o urlopach, o
zebraniach, informacje o osiągach danego wydziału, ilości
wypadków, materiały szkoleniowe.
W programie też jest taka tablica. Możemy na niej
„wywiesić” dowolną informację którą możemy wkleić z
Worda a do każdej dodać 4 grafiki,
np. zrobić zrzut ekranu z Excela z wykresem ilości wypadków
w bieżącym roku.
Kontakty
Narzędzie kontakty to jak nazwa wskazuje …. książka kontaktowa.
Numery telefonów, ewentualnie adresy mailowe które mogą być potrzebne
pracownikom w różnych sytuacjach.
Dodatkowo zapisać i udostępnić w sposób szczególnie widoczny możemy
wszystkie istotne telefony alarmowe.
PPHU Neuron – Wojciech Mazurek al.Wojska Polskiego 9/10 83-200 Starogard Gdański www.neuron.com.pl [email protected] Tel. 608 260 530
Strona 2
KanbanNet Informacja, Komunikacja, Kontrola
Death Line
Ile czasu zostało do zakończenia jakiegoś projektu? Ile czasu do
odbioru przez klienta?
Niby wszyscy zainteresowani wiedzą ……
Death Line to tabelka która wyświetla ważne terminy i co najważniejsze – czas jaki został do końca. Albo czas o jaki termin został
przekroczony. Po co? Oczywiście po to aby wszyscy widzieli, aby uświadomić wszystkim zainteresowanym że to już niedługo, aby
uświadomić upływ czasu.
Pasek informacyjny (baner)
Każdy zna paski z telewizji informacyjnej. W naszym programie też dostępny jest taki pasek. Pozwala on szybko opublikować krótkie
informacje które natychmiast będą wyświetlane w pasku w oknie programu. Może to być powiadomienie o ważnym zebraniu, albo
informacja o wynikach firmy albo świąteczne życzenia dla załogi. Wprowadzony komunikat może mieć termin ważności – informację
o zebraniu o godzinie 14 oznaczymy jako ważną do godziny 15 i o 15 zostanie ona automatycznie usunięta.
Mini Mail
MiniMail to bardzo prosty komunikator pozwalający na przesyłanie krótkich wiadomości do innych użytkowników.
Nie zawsze chcemy na ogólnodostępnych komputerach udostępniać Internet, a co za tym idzie nie zawsze chcemy / możemy
udostępnić klasyczną pocztę elektroniczną. Dzięki temu prostemu narzędziu każdy uprawniony pracownik może wysłać krótką
wiadomość skierowaną np. do przełożonego lub do kolegi z następnej zmiany.
PPHU Neuron – Wojciech Mazurek al.Wojska Polskiego 9/10 83-200 Starogard Gdański www.neuron.com.pl [email protected] Tel. 608 260 530
Strona 3