Wystąpienie pokontrolne Starostwo Powiatowe w Wołominie z dnia

Warszawa, 31 maja 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WG-S.431.4.2015
Pan
Kazimierz Rakowski
Starosta Wołomiński
ul. Prądzyńskiego 3
05-200 Wołomin
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Wołominie
przekazuję Panu Staroście Wystąpienie Pokontrolne.
Zastrzeżenia do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 12 stycznia 2016 r.
nr WG-S.431.4.2015 zgłoszone, zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej1, pismem z dnia 25 stycznia 2016 r. znak WOK.1710.1.2.6.2015,
w którym wystąpiono o:
1. uzupełnienie punktu 1.1. wystąpienia pokontrolnego o informację, iż w poprzedniej
kadencji funkcję Wicestarosty Wołomińskiego pełnił oprócz wymienionego Pana Rafała
Pazio również Pan Konrad Szymon Rytel,
2. rozdzielenie oceny realizacji zadania polegającego na prowadzeniu powiatowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego pod kątem poprawności wykonywanych działań
z podziałem na zgodność z przepisami obowiązującymi przed i po 12 lipca 2014 r.,
nie zostały uwzględnione przez Kierownika komórki do spraw kontroli.
Kierownik komórki do spraw kontroli działając na podstawie art. 42 i art. 45 ww. ustawy
o kontroli w administracji rządowej w piśmie z dnia 11 kwietnia 2016 r. nr WG-S.431.4.2015
przedstawił stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem, wskazując iż:
1
Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092
WG-S.431.4.2015
1. uzupełnienie wystąpienia pokontrolnego o przekazaną w piśmie z dnia 25 stycznia 2016 r.
Nr
WOK.1710.1.2.6.2015
informację
dotyczącą
Wicestarosty
Wołomińskiego
Pana Konrada Szymona Rytla nie znajduje uzasadnienia, gdyż zgodnie z art. 6a. ust. 1 pkt 2
lit. b oraz ust. 3 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne2,
Starosta pełniąc funkcję organu administracji geodezyjnej i kartograficznej wchodzącej
w skład Służby Geodezyjnej i Kartograficznej wykonuje zadania z zakresu administracji
rządowej przy pomocy Geodety Powiatowego; rozdzielenie organizacyjne zadań pomiędzy
Wicestarostów Starostwa Powiatowego w Wołominie zgodnie z zapisami Regulaminu
Organizacyjnego nie zmienia faktu, iż odpowiedzialność za prawidłowość wykonywania
zadań z zakresu geodezji i kartografii wynikająca z przepisów prawa spoczywa na Staroście;
ponadto wskazać należy, iż podczas prowadzonej kontroli przedłożono na potrzeby kontroli
wyłącznie potwierdzoną za zgodność kopię Uchwały Nr I–4/2014 z dnia 22 grudnia 2014 r.
w sprawie wyboru Starosty Wołomińskiego Pana Kazimierza Rakowskiego oraz kopię
Uchwały Nr I–3/2010 z dnia 1 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Starosty Wołomińskiego
Pana Michała Uścińskiego,
2. rozdzielenie łącznej oceny realizacji zadania polegającego na prowadzeniu powiatowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia
31 grudnia 2014 r. na ocenę zadań wykonywanych przed 12 lipca 2014 r. na podstawie
przepisów sprzed nowelizacji ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ocenę zadań
wykonywanych po 12 lipca 2014 r. na podstawie przepisów po nowelizacji ustawy Prawo
geodezyjne i kartograficzne nie znajduje uzasadnienia, gdyż szczegółowa ocena
z podziałem na ww. okresy została zawarta i omówiona w poszczególnych punktach
projektu wystąpienia pokontrolnego; ponadto, pomimo zmiany przepisów ww. ustawy,
ocena prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dotyczyła całego
okresu objętego kontrolą.
Wobec powyższego ustalenia zawarte w projekcie wystąpienia pokontrolnego z dnia
12 stycznia 2016 r. Nr WG-S.431.4.2015 zostały podtrzymane.
Na podstawie art. 6a ust.1 pkt 1 lit. b i ust.2 oraz art. 7b ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 17 maja
1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne3, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej4, art. 28 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm.
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm.
4 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092
2
3
2
WG-S.431.4.2015
i administracji rządowej w województwie5 z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego
Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, pani Magdalena Suwara inspektor
wojewódzki w Oddziale Geodezji Delegatury Placówki Zamiejscowej w Siedlcach Mazowieckiego
Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz pani Ewelina Kułakowska inspektor wojewódzki
w Oddziale Geodezji Delegatury Placówki Zamiejscowej w Siedlcach Mazowieckiego Urzędu
Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach od 5 maja 2015 r. do 29 maja 2015 r.
kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Wołominie. /akta kontroli karta nr 1-7/
Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących
prawidłowości
prowadzenia
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i
kartograficznego,
ze
szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12,
12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne.
Kontrolą objęto dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym
i kartograficznym od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r. – w zakresie przestrzegania
przepisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne6 oraz dokumenty
zgromadzone od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. – w zakresie przestrzegania
przepisów po nowelizacji ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne wprowadzonych zmianą
ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji7.
Starosta Wołomiński upoważnił do udzielania wyjaśnień zespołowi kontrolującemu:
 Pana Marcina Sosińskiego – Geodetę Powiatowego,
 Pana Piotra Głębickiego – Naczelnika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej.
Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
1.
Ustalenia formalno - organizacyjne.
1.1.
Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą.
Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Wołominie z siedzibą przy ul. Prądzyńskiego 3,
05-200 Wołomin jest Pan Kazimierz Rakowski wybrany Uchwałą Nr I-4/2014 Rady Powiatu
Wołomińskiego z dnia 22 grudnia 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Wołomińskiego.
Dz. U. z 2015 poz.525
Dz. U. z 2010 r. Nr 193 poz.1287 ze zm.
7 Dz. U. z 2014 r. poz. 897
5
6
3
WG-S.431.4.2015
Wicestarosta Wołomiński Pan Adam Zdzisław Łossan został wybrany Uchwałą Nr I-5/2014 Rady
Powiatu Wołomińskiego z dnia 22 grudnia 2014r. w sprawie wyboru Wicestarosty Wołomińskiego.
W poprzedniej kadencji funkcję Starosty Wołomińskiego pełnił Pan Piotr Michał Uściński
wybrany Uchwałą Nr I-3/10 Rady Powiatu Wołomińskiego z dnia 1 grudnia 2010 r. w sprawie
wyboru Starosty Wołomińskiego, funkcję Wicestarosty Wołomińskiego pełnił od dnia 27 grudnia
2010 r. Pan Rafał Piotr Pazio wybrany Uchwałą Nr II-8/10 Rady Powiatu Wołomińskiego z dnia
20 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Wicestarosty Wołomińskiego. /akta kontroli karta nr 34-36/
1.2.
Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej.
Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Wołominie regulują:

Statut Powiatu Wołomińskiego stanowiący Załącznik do Obwieszczenia Rady Powiatu
Wołomińskiego z dnia 31 maja 2007 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu Statutu
Powiatu Wołomińskiego, stanowiącego Załącznik Nr 1 do Uchwały Nr VIII-54/07 Rady
Powiatu Wołomińskiego z dnia 31 maja 2007 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu
Statutu Powiatu Wołomińskiego, zm. Uchwałą Nr XLV-341/10 Rady Powiatu Wołomińskiego
z dnia 31 sierpnia 2010 r.,

Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Wołominie stanowiący Załącznik
do Uchwały Nr XXIII-258/2012 Rady Powiatu Wołomińskiego z dnia 29 listopada 2012 r.
w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wołominie,
zm. Uchwałą Nr XXX-339/2013 z dnia 26 czerwca 2013 r., zm. Uchwałą Nr II-13/2015
z dnia 7 stycznia 2015 r., zm. Uchwałą Nr V-51/2015 z dnia 19 marca 2015 r., wraz
ze Schematem Organizacyjnym stanowiącym Załącznik do ww. Regulaminu.
/akta kontroli karta nr 37-65/
Z zapisów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego – zwanego dalej RO wynika, iż:

zgodnie z § 10 ust. 1 i ust. 6 RO Starosta odpowiada jednoosobowo za funkcjonowanie
starostwa i sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą, między innymi, Wicestarosty,

zgodnie z § 11 ust. 4 RO Wicestarosta sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą, między innymi,
Powiatowego
Ośrodka
Dokumentacji
Geodezyjnej
i
Kartograficznej
oraz
Geodety
Powiatowego, natomiast zgodnie z § 43 ust. 2 RO Geodeta Powiatowy pełni nadzór nad pracą,
między innymi, Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej,

w § 21 RO wyszczególniono jednostki organizacyjne wchodzące w skład starostwa: zgodnie
z § 21 pkt 20 Geodetę Powiatowego, zgodnie z § 21 pkt 14 Powiatowy Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej, funkcjonujący wg § 37 ust. 2 RO na zasadach wydziału,
4
WG-S.431.4.2015
Funkcję Geodety Powiatowego sprawuje Pan Marcin Sosiński na podstawie „Umowy o pracę”
z dnia 1 czerwca 2011 r. Pan Marcin Sosiński spełnia wymagania określone w § 4 rozporządzenia
Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni
odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci
województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni8, posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz
uprawnienia zawodowe Nr 20608 zakres 1, 2. /akta kontroli karta nr 66-77/
1.3.
Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi
zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywania materiałów
i informacji powstałych w wyniku tych prac do powiatowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego.
W jednostce kontrolowanej brak jest dokumentów wydanych w formie zarządzeń
regulujących zasady prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
W pisemnym oświadczeniu Pan Piotr Głębicki Naczelnik PODGiK poinformował, iż:
„I.
W
i kartograficznego
PODGiK
w
Wołominie
wykorzystywana
jest
do
ewidencjonowania
aplikacja
GmwConsole
zasobu
geodezyjnego
firmy
Geo-System.
Oprogramowanie umożliwia rejestrację zleceń na materiały zasobu (teczka 6642) oraz rejestrację
zgłoszeń prac geodezyjnych (teczka 6640). W przypadku zgłoszeń geodezyjnych, wykorzystywane
oprogramowanie, podczas rejestracji=generowania rekordu nadaje numer Id łącząc go z geometrią
deklarowanego zakresu pracy, asortymentem, firmą oraz geodetą uprawnionym. Na tym etapie
weryfikowane są zakresy uprawnień geodety z zadeklarowanym asortymentem. W wyniku
pozytywnej weryfikacji zgłoszenie zostaje zarejestrowane a system automatycznie uzupełnia datę
utworzenia=data zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia za pośrednictwem usług sieciowych system
przed nadaniem Id roboty generuje Licencję i DOO po zakończeniu przez Zgłaszającego etapu
„uzgodnień” co do zakresu żądanych danych. Po dokonaniu transakcji opłacenia za zadeklarowane
materiały system rejestruje zgłoszenie i „generuje dane dla zamawiającego”. Ze względu na ich
ilość, czas dokonania zgłoszenia/opłaty/ (system działa 24h/d), po przygotowaniu paczki danych
w GmwConsole odnotowywana jest automatycznie „data wydania danych”. Status pracy ustawia
się automatycznie na „zgłoszona”. W przypadku zgłoszeń rejestrowanych przez pracowników
PODGiK bezpośrednio w siedzibie, data zgłoszenia i nadanie Id roboty jest równoznaczna z datą
zakończenia uzgodnień z wykonawcą. Jest zarazem datą wystawienia DOO i Licencji
na uzgodnione dokumenty i datą pobrania naliczonej opłaty. Dostępne są następujące statusy
opracowania: a-Zgłoszona, b-Wymaga uzupełnień, c-W trakcie opracowania, d-Materiały
8
Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz. 2498
5
WG-S.431.4.2015
przygotowane, e-Wpłynęła do ODGiK, f-W kontroli, g-W opracowaniu, h-Do zwrotu, i-Zwrócona
geodecie, j-Gotowa do, k-Przyjęta do bazy.
Po złożeniu dokumentacji wynikowej do PODGiK, zmienia się status opracowania na
wymieniony wyżej w pkt „e” i automatycznie odnotowywana jest „data wpływu”. Obieg
dokumentacji, zgodnie z w/w znacznikami odnotowywany jest w zakładce „Historia operatu” gdzie
poszczególne statusy/etapy powiązane są z datami i poszczególnymi operatorami (pracownikami)
systemu. Oprogramowanie ponadto umożliwia generowanie „Protokołu weryfikacji” opracowania,
gdzie zapisywana jest jego kopia w formacie pdf, a system odnotowuje informacje kto i kiedy
go sporządził. Jednocześnie system automatycznie wysyła do geodety uprawnionego/firmy,
na zadeklarowany adres informację o statucie opracowania i kopię protokołu. Po zakończeniu
procedury przyjęcia istnieje możliwość podpięcia do programu zeskanowanej kopii operatu
przyjętego do zasobu.
2. Dokumenty związane z obsługą zgłoszenia (zgłoszenie, wykaz materiałów do wykorzystania,
kopia udostępnionych materiałów – plik z bazy danych, dane z bazy EGiB, dane z bazy punktów
osnowy, także kopia DOO i Licencji przy zgłoszeniu internetowym) przechowywane są i cyklicznie
archiwizowane na dyskach serwerowych.” /akta kontroli karta nr 21-23, 31-33/
1.4.
Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą.
Stanowisko Naczelnika PODGiK objął z dniem 1 lipca 2011 r. Pan Piotr Głębicki
„Porozumieniem zmieniającym” Starosty Wołomińskiego z dnia 22 czerwca 2011 r., przenoszącym
Głównego Specjalistę na stanowisko Naczelnika PODGiK. /akta kontroli karta nr 78-85/
Z imiennego zestawienia pracowników sporządzonego na dzień 25 maja 2015 r. przez
Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK wynika, iż:
- obsługę interesanta, tj. rejestrację zgłoszeń/zleceń, przygotowanie materiałów, wystawianie
DOO i Licencji oraz wydawanie decyzji dotyczących opłat - realizuje 3 pracowników,
- przygotowanie materiałów oraz wystawianie DOO - realizuje 3 pracowników,
- prowadzenie narad koordynacyjnych usytuowania projektowanych sieci terenu – 1 pracownik,
- obsługę techniczną narad koordynacyjnych usytuowania projektowanych sieci terenu oraz
wystawianie DOO - realizuje 2 pracowników,
- aktualizację bazy mapy zasadniczej numerycznej – realizuje 9 osób: 7 pracowników
zatrudnionych na umowę o pracę oraz 2 osoby w ramach umowy zlecenia,
- weryfikację opracowań geodezyjnych – realizuje 5 osób: Naczelnik PODGiK, 3 pracowników
(w tym 1 pracownik w zastępstwie) oraz 1 osoba w ramach umowy zlecenia,
6
WG-S.431.4.2015
- ewidencjonowanie materiałów przyjmowanych do zasobu – realizują 3 osoby: Naczelnik
PODGiK oraz 2 pracowników (w tym 1 pracownik w zastępstwie),
- archiwizację dokumentacji - realizuje 2 pracowników.
/akta kontroli karta nr 15, 21-23, 31-33/
Analiza Zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności - zwanych dalej ZOUO wykazała:
- ZOUO dla pracowników prowadzących pzgik zostały wydane bezpośrednio przez Starostę
Wołomińskiego - z § 15 ust. 6 pkt 4 RO wynika, iż Naczelnicy wydziałów wdrażają zasady
racjonalnej organizacji pracy oraz ustalają zakresy obowiązków służbowych, odpowiedzialności
i uprawnień pracowników im podległych, z § 18 ust. 3 RO wynika, iż zakresy czynności
dla pracowników wydziałów ustala starosta w oparciu o propozycję naczelnika wydziału,
- występowały przypadki, iż ZOUO nie były adekwatne do realizowanych zadań,
- dla 1 pracownika nie wyszczególnionego w zestawieniu pracowników z 25.05.2015 r.
przedłożono na potrzeby kontroli kopie dokumentów: ZOUO z dnia 28.09.2012 r.
Nr WOK.220.71.2012, Upoważnienie Starosty z dnia 5.09.2012 r. Nr WOK.077.115.2012
do kontroli opracowań i włączania ich do PZGiK oraz Upoważnienie Starosty z dnia 14.07.2014
Nr WOK.077.219.2014 do weryfikacji o której mowa w art. 12b. ust. 1 ustawy Pgik,
- dla 1 pracownika posługującego się pieczęcią „z up. Starosty Inspektor Kontroli Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej … imię, nazwisko” (np. pieczęć w Protokole kontroli z dnia
10.07.2014 r. op. nr KERG 021-804/14) nie przedłożono na potrzeby kontroli kopii
upoważnienia. Ww. pracownik nie został wyszczególniony w zestawieniu pracowników
sporządzonym na dzień 25 maja 2015 r.
/akta kontroli karta nr 66-163/
1.5. Wydane przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej dla pracowników
upoważnienia do załatwiania spraw w imieniu organu w ustalonym zakresie czynności.
Analiza przedłożonych na potrzeby kontroli Upoważnień Starosty Wołomińskiego udzielonych
pracownikom prowadzącym powiatowy zasób do realizacji zadań w imieniu Organu wykazała, iż:
- Upoważnienia Starosty zostały wydane: dla kilku pracowników wyłącznie na podstawie
art. 268a. ustawy K.p.a., dla kilku pracowników na podstawie art. 268a ustawy K.p.a. oraz
przepisów ustawy Pgik dot. obowiązków wymienionych w upoważnieniu, z pominięciem
art. 7d ustawy Pgik, wg którego, do zadań Starosty należy prowadzenie, między innymi, pzgik,
- do
udostępniania
kopii
materiałów
zasobu
Starosta
upoważnił
przed
12.07.2014:
Naczelnika PODGiK oraz 3 pracowników – brak ww. obowiązku w ZOUO u 2 pracowników,
7
WG-S.431.4.2015
- do wystawiania licencji, o których mowa w art. 40c. ustawy Pgik, Starosta upoważnił
w dniu 14.07.2014: Naczelnika PODGiK oraz 8 pracowników – dla 3 pracowników
przedłożono ZOUO z dnia 18.08.2014 dostosowane do znowelizowanej ustawy Pgik,
- do wystawiania i przyjmowania faktur Starosta upoważnił przed 12.07.2014: Naczelnika
PODGiK oraz 3 pracowników - brak ww. obowiązku w ZOUO,
- do obliczania należnych opłat i wystawiania DOO Starosta upoważnił w dniu 14.07.2014:
8 pracowników - dla 3 pracowników przedłożono zaktualizowane ZOUO z dnia 18.08.2014,
- do wydawania decyzji administracyjnych dotyczących opłaty za udostępniane materiały
Starosta upoważnił w dniu 14.07.2014: 3 pracowników - ZOUO z 18.08.2014 zaktualizowane,
- do kontroli opracowań geodezyjnych Starosta upoważnił przed 12.07.2014: Naczelnika
PODGiK (brak ww. obowiązku w ZOUO) oraz 3 pracowników (ponadto przedłożono
upoważnienie dla 1 pracownika nie wymienionego w zestawieniu pracowników z 25.05.2015);
nie przedłożono upoważnienia dla Geodety Powiatowego wykonującego ww. obowiązek
(wyszczególniony w ZOUO); nie przedłożono upoważnienia oraz ZOUO dla 1 osoby
realizującej ww. obowiązek (pieczęć i podpis np. w Protokole Kontroli z 10.07.2014 nr KERG
021-804/14) nie wymienionej w zestawieniu pracowników z 25.05.2015; nie przedłożono
upoważnienia Starosty dla osoby wykonującej ww. obowiązek w ramach umowy zlecenia;
- do weryfikacji, zgodnie z art. 12b ust. 1 ustawy Pgik, Starosta upoważnił w dniu 14.07.2014:
Geodetę Powiatowego, Naczelnika PODGiK oraz 4 pracowników (ponadto przedłożono
upoważnienie dla 1 pracownika nie wymienionego w zestawieniu pracowników z 25.05.2015)
- nie przedłożono ZOUO dostosowanych do znowelizowanej ustawy Pgik; nie przedłożono
upoważnienia Starosty dla osoby wykonującej ww. obowiązek w ramach umowy zlecenia,
- do włączania opracowań geodezyjnych do PZGiK Starosta upoważnił przed 12.07.2014:
Naczelnika PODGiK (brak ww. obowiązku w ZOUO) oraz 3 pracowników (ww. obowiązek
w ZOUO); ponadto przedłożono upoważnienie dla 1 pracownika nie wymienionego
w zestawieniu z 25.05.2015 (ww. obowiązek w ZOUO),
- do przyjmowania dokumentacji geodezyjnej do zasobu oraz uwierzytelniania dokumentów,
zgodnie z art. 12b. ust. 5 ustawy Pgik, Starosta upoważnił w dniu 27.08.2014: 2 pracowników nie przedłożono ZOUO dostosowanych do znowelizowanej ustawy Pgik (u 1 pracownika brak
ww. obowiązku w ZOUO sprzed 12.07.2014); nie przedłożono ww. upoważnienia oraz ZOUO
dostosowanego do znowelizowanej ustawy Pgik dla Naczelnika PODGiK,
- Upoważnienia Starosty udzielone po 12.07.2014 r. zostały wydane przed datą sporządzenia
ZOUO dostosowanych do znowelizowanej ustawy Pgik,
8
WG-S.431.4.2015
- zapisy dokumentów określających zakres realizowanych przez pracowników obowiązków nie
w pełni pokrywały się z obowiązkami wymienionymi w zestawieniu pracowników z 25.05.2015
/akta kontroli karta nr 66-163/
Ponadto, nie przedłożono na potrzeby kontroli „Upoważnień do przetwarzania danych osobowych”
dla osób wykonujących obowiązki w ramach umowy zlecenia: 1 osoby realizującej weryfikację
opracowań oraz 2 osób realizujących aktualizację bazy mapy numerycznej.
1.6.
Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca prowadzenie
powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
W pisemnym oświadczeniu Pan Piotr Głębicki Naczelnik PODGiK poinformował,
iż w PODGiK wykorzystywane są systemy informatyczne:
1) GmwConsole firmy Geo-System Sp. z o.o. – do rejestracji zgłoszeń prac geodezyjnych,
prowadzenia rejestru zgłoszeń, obiegu dokumentów, itp.,
2) eGEOMAP firmy Geo-System Sp. z o.o. - moduł do elektronicznego zgłaszania prac,
udostępniania materiałów niezbędnych do wykonania prac oraz obliczania i generowania DOO,
3) Excel (pakiet Office) – do generowania DOO za materiały udostępniane do zgłoszeń złożonych
w formie papierowej oraz za dokumenty uwierzytelniane,
4) EGB V firmy GeoBaza Sp. z o.o. – do prowadzenia bazy Ewidencji Gruntów i Budynków,
5) Geo-Map firmy Geo-System Sp. z o.o. – do prowadzenia mapy zasadniczej,
6) Osnowa firmy Geo-System Sp. z o.o. – do prowadzenia bazy osnowy geodezyjnej.
/akta kontroli karta nr 31-33/
2.
Ustalenia szczegółowe.
2.1.
Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych przez podgik
w okresie od 1 stycznia do 11 lipca 2014 r.
2.1.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych.
Kontrola 50 losowo wybranych zgłoszeń prac geodezyjnych pod względem poprawności
opracowania oraz potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, wykazała, iż:
1) zgłoszenia prac geodezyjnych opracowane były na formularzu niezgodnym z wzorem
określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych
i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających
bazy danych, a także ogólnych warunków umów o udostępnianie tych baz9, tj. stwierdzono:
9
WG-S.431.4.2015
w części I zgłoszenia brak pkt 5 „Upoważnienie do wystawienia przez ośrodek faktury VAT
bez podpisu” oraz pkt 8 „Osoba wyznaczona do kartowania i kreślenia na mapie zasadniczej”,
treść pkt 7 „Osoba upoważniona do odbioru materiałów dla zleceniodawcy” zmieniono
na „Osoba upoważniona do odbioru zaewidencjonowanych materiałów”, w części II zgłoszenia
treść pkt 9 „Załącznik*): szkic lokalizacji pracy w skali…” zmieniono na „Data zgłoszenia”,
w części III zgłoszenia brak pkt 3 „Kwalifikacja do grupy asortymentowej”,
2) przyjęte zgłoszenia zawierały informacje wymagane w ww. zmodyfikowanych punktach,
3) na zgłoszeniach nie odnotowywano kwalifikacji do grupy asortymentowej – brak pozycji,
4) zgłoszenia prac geodezyjnych wpływały przede wszystkim w aplikacji GmwConsole,
5) datę potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia rejestrował i oznaczał na zgłoszeniu w aplikacji
GmwConsole „Automat Obsługi Zgłoszeń” w dniu wpływu zgłoszenia lub w dniu następnym,
generując „Wykaz materiałów do wykorzystania”, zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia.
/akta kontroli karta nr 170, 278-280 - Załącznik Nr 1. Kontrola zgłoszeń prac geodezyjnych/
2.1.2. Procedura udostępniania wykonawcom informacji i materiałów niezbędnych
do wykonania pracy.
W zakresie kontroli procedury udostępniania wykonawcom informacji i materiałów
niezbędnych do wykonania pracy w terminie 10 dni roboczych, tj. przestrzegania § 5 ust. 3
rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych, ustalono, iż:
1) aplikacja GmwConsole obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych działa przez 24 godziny 7 dni
w tygodniu, wobec powyższego materiały udostępniane są na bieżąco,
2) uzgodnienie materiałów dokonywane było: w aplikacji GmwConsole samodzielnie przez
wykonawcę prac geodezyjnych w oparciu o „Wykaz materiałów do wykorzystania”;
w przypadku prac zgłaszanych w formie papierowej oraz prac prawnych - przez pracownika
sporządzającego „Wykaz materiałów do wykorzystania”, wykonawca prac nie dokonywał
pisemnego uzgodnienia materiałów i nie potwierdzał pisemnie odbioru materiałów,
3) charakterystykę techniczną udostępnianych materiałów stanowiły: w „Wykazach materiałów
do wykorzystania” sporządzonych przez „AOZ” - nr KERG pracy, rodzaj pracy, wykonawca
i nr tif operatu; w „Wykazach materiałów” sporządzonych przez pracowników podgik
– nr operatu oraz informacja, co zawiera operat, np. współrzędne punktów granicznych,
4) w „Wykazach materiałów do wykorzystania” sporządzonych przez „AOZ” podawane były
informacje o innych pracach realizowanych aktualnie na obszarze zgłoszonej pracy.
/akta kontroli karta nr 21-23, 31-33, 171-174/
9
Dz. U. z 2001 r. Nr 78, poz. 837
10
WG-S.431.4.2015
2.1.3. Obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych.
Obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych w nagłych wypadkach, określonych w § 3 ust. 3
ww. rozporządzenia, nie podlegała ocenie zespołu kontrolującego z uwagi na fakt, iż z pisemnego
oświadczenia Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK wynika, iż nie były zgłaszane
ww. prace geodezyjne, podczas prowadzonej kontroli nie stwierdzono przypadku pracy geodezyjnej
rozpoczętej przed wpływem zgłoszenia do podgik. /akta kontroli karta nr 31-33/.
2.1.4. Etapowe udostępnianie materiałów pzgik.
Etapowe udostępnianie materiałów pzgik przy zgłoszeniach wymagających dużej ilości materiałów,
określone w § 5 ust. 4 ww. rozporządzenia:
- z pisemnego oświadczenia Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK wynika,
iż w przypadku znacznej ilości materiałów zawsze uzgadniany jest z wykonawcą harmonogram
udostępniania materiałów, materiały w postaci numerycznej udostępniane są natychmiast
/akta kontroli karta nr 31-33/,
- w skontrolowanych zgłoszeniach rubryki: w II cz. zgłoszenia pkt 6 „Propozycja etapowania
pracy …” oraz w III cz. zgł. pkt 2 „Uzgodnienie etapowania prac” były niewypełnione
/akta kontroli karta nr 278-280 - Załącznik Nr 1. Kontrola zgłoszeń prac geodezyjnych/.
2.2.
Procedura
przyjmowania
dokumentacji
wynikowej
do
powiatowego
zasobu
geodezyjnego i kartograficznego w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r.
2.2.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych.
Kontrola 50 wniosków o przyjęcie dokumentacji do pzgik, wykazała, iż:
- wnioski zawierały informacje wymagane w § 7 ust. 3 ww. rozporządzenia: o przekazywanych
materiałach, o ilości i rodzaju materiałów dla zamawiającego oraz o ilości jednostek rozlicz.,
- na wnioskach dokumentowane były w formie pieczęci „Powiatowy Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej w Wołominie – data - WPŁYNĘŁO” daty wpływu opracowań
geodezyjnych do podgik w celu aktualizacji bazy mapy numerycznej, daty ponownego wpływu
opracowań do podgik po usunięciu usterek, ponadto, daty wpływu opracowań do Inspektorów
Kontroli działających w jednostce organizacyjnej Geodeta Powiatowy; przy ww. pieczęciach
brak było informacji czego dotyczą; występowały przypadki, iż ww. daty nie pokrywały się
z datami poszczególnych czynności związanych z kontrolą opracowań.
/akta kontroli karta nr 166, 176/
11
WG-S.431.4.2015
2.2.2. Procedura udostępniania wykonawcom informacji i materiałów niezbędnych do
wykonania pracy.
Uzgadnianie przez wykonawcę prac z organem prowadzącym zasób, na etapie zgłaszania pracy
geodezyjnej, przekazywania dokumentacji do podgik etapowo, wg § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.:
- z pisemnego oświadczenia Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK wynika,
iż zadeklarowanie etapowania pracy geodezyjnej wymagane jest na etapie rejestracji zgłoszenia,
- w skontrolowanych opracowaniach nie stwierdzono etapowego przekazywania materiałów.
/akta kontroli karta nr 31-33/
2.2.3. Kontrola prac geodezyjnych i kartograficznych.
Kontrola przestrzegania § 9 ww. rozporządzenia, tj. realizacji czynności kontrolnych dokumentacji
geodezyjnej przekazywanej do powiatowego zasobu wykazała, iż:
- kontrola dokumentacji geodezyjnej, jak wynika z pisemnego oświadczenia Pana Piotra
Głębickiego
Naczelnika
PODGiK,
realizowana
była
przez
dwie
jednostki
organizacyjne/wydziały: na podstawie § 8 pkt 2 ww. rozporządzenia (brak terminu realizacji)
pracownicy PODGiK kontrolowali kartometryczność zbiorów danych przekazywanych
w formie cyfrowej oraz aktualizowali bazę mapy numerycznej, następnie, na podstawie
§ 9 ust. 1 i ust. 4 ww. rozporządzenia (termin 6 dni realizacji) Inspektorzy Kontroli w jednostce
organizacyjnej Geodety Powiatowego realizowali kontrolę opracowań geodezyjnych,
- w celu udokumentowania przepływu dokumentacji geodezyjnej pomiędzy ww. jednostkami
organizacyjnymi oraz uniknięcia zarzutu przewlekłości właściwej kontroli wprowadzono „Kartę
obiegu opracowania”, w której stemplowano daty wpływu opracowania do pracowników
PODGiK i Inspektorów Kontroli oraz daty realizacji czynności przez ww. pracowników,
- usterki stwierdzone podczas kontroli kartometryczności zbiorów danych nie były spisywane
w formie dokumentu przez pracowników PODGiK aktualizujących bazę mapy numerycznej
i potwierdzane przez Inspektorów Kontroli oraz załączane przy Protokołach Kontroli; wynik
kontroli kartometryczności potwierdzany był przez pracowników PODGiK datą, pieczęcią
i podpisem w „Karcie obiegowej” w rubryce „dane poprawne” lub „dane niepoprawne”,
- kontrola terminowości realizacji czynności kontrolnych 37 skontrolowanych prac zgłoszonych
i zakończonych przed 12.07.2014 r. wykazała, iż: kontrolę kartometryczności realizowano
w terminie 0-39 dni rob., przepływ dokumentacji z PODGiK do Geodety Powiatowego wynosił
0-12 dni, w sumie kontrolę dokumentacji od dnia wpływu wniosku do dnia kontroli realizowano
w terminie 0-45 dni rob., czynności kontroli powtórnej realizowano w terminie 0-17 dni rob.,
12
WG-S.431.4.2015
- pozytywny wynik kontroli dokumentowany był na wniosku o przyjęcie dokumentacji do zasobu
w formie pieczęci wraz z datą i podpisem Inspektora Kontroli, bez żadnej adnotacji,
- określony w § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia wymóg posiadania przez pracowników
dokonujących kontroli „Upoważnień Starosty” do ww. czynności oraz wymóg dostosowania
ZOUO do wykonywanych obowiązków, nie był w pełni realizowany (pkt 1.4, pkt 1.5.);
ponadto, kontrola kartometryczności treści mapy numerycznej dokonywana przez pracowników
PODGiK (brak upoważnień Starosty do ww. kontroli) nie podlegała potwierdzeniu przez
pracowników upoważnionych do ww. czynności przez Starostę,
- pracownicy upoważnieni przez Starostę do kontrolowania opracowań posiadali uprawnienia
zawodowe o których mowa w art. 43 ustawy Pgik, zgodnie z § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia.
Kontrola przestrzegania § 10 ust. 1 oraz § 11 ust. 1 ww. rozporządzenia wykazała, iż:
- pozytywny wynik kontroli odnotowywany był na wnioskach o przyjęcie dokumentacji
do zasobu: w przypadku dokumentacji geodezyjnej nie zawierającej usterek oraz w przypadku
dokumentacji, w której usunięto usterki wyszczególnione w „Protokole kontroli”,
- „Protokoły kontroli” zawierały informacje określone w § 11 ww. rozporządzenia, lecz kolejność
poszczególnych punktów protokołu nie pokrywała się z ww. przepisem; ponadto, w treści
protokołów wyodrębniono miejsce na: „Oświadczenie wykonawcy o usunięciu usterek” oraz
„Stwierdzono usunięcie usterek. Dokumentacja nadaje się do przyjęcia do zasobu.”
/akta kontroli karta nr 66-163, 165, 167-168, 281-286 – Załącznik Nr 2. Kontrola dotrzymywania
terminów zakończenia prac, realizacji czynności kontrolnych i włączenia dokumentacji do pzgik/
2.3.
Przekazywanie materiałów i informacji, powstałych w wyniku prac geodezyjnych
do zasobu, a wykonawcy w części przeznaczonej dla zamawiającego – wykonawcy.
Kontrola 50 operatów geodezyjnych przyjętych do zasobu wykazała, iż:
- materiały przeznaczone dla zamawiającego przyjmowano do zasobu oraz po opatrzeniu
klauzulami określonymi w odrębnych przepisach zwracano wykonawcy pracy geodezyjnej
niezgodnie z § 10 ust. 2 i ust. 3 ww. rozporządzenia: w terminie od 0 do 7 dni roboczych po
pozytywnej kontroli - średnio w terminie 3 dni; w 18 przypadkach - w terminie powyżej 3 dni
/akta kontroli karta nr 281-286 – Załącznik Nr 2. Kontrola dotrzymywania terminów
zakończenia prac, realizacji czynności kontrolnych i włączenia dokumentacji do pzgik/,
- materiały zasobu wpisane do ewidencji materiałów zasobu opatrzone zostały klauzulami
zgodnymi z Wzorem klauzuli, którą opatruje się materiał zasobu wpisany do ewidencji
materiałów zasobu określonym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji
13
WG-S.431.4.2015
i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego10. /akta kontroli karta nr 195/
Klauzule
stosowane
na
materiałach
przeznaczonych
dla
zamawiającego
były
zgodne
z Wzorem klauzuli, którą opatruje się dokumenty będące rezultatem geodezyjnych pomiarów
sytuacyjnych oraz wysokościowych, określonym w Załączniku Nr 5 ww. rozporządzenia. /karta 195/
3.1.
Procedura obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych przez powiatowy
ośrodek w okresie dnia od 12 lipca 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r.
3.1.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych.
Kontrola 59 zgłoszeń prac geodezyjnych przyjętych po 12 lipca 2014 r. wykazała, iż:
a) zgłoszenia prac geodezyjnych pierwotne wpływają w znacznej większości w aplikacji
GmwConsole, zgłoszenia uzupełniające składane są głównie w formie papierowej (pkt 1.3.),
b) Identyfikatory zgłoszeń prac geodezyjnych nadawane były zgodnie z hasłem klasyfikacyjnym
JRWA, posiadały oznaczenie „6640.X-nr zgłoszenia.2014”,
c) kontrola poprawności sporządzenia 59 zgłoszeń prac geodezyjnych wykazała, iż:
- 16 zgłoszeń zostało przyjętych do podgik na formularzach niezgodnych z wzorem
określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia
8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac
kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników
do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego11,
- zgłoszenia przyjęte do podgik nie zawierały wszystkich informacji, do podania których
zobowiązany był podmiot zgłaszający pracę, tj.: w 3 zgłoszeniach w rubryce jako „Adresat
zgłoszenia” wpisano „PODGiK”; w 6 zgłoszeniach uzupełniających nie wpisano „Adresata
zgłoszenia”; w 11 zgłoszeniach nie wypełniono rubryk „Imię i nazwisko/Nazwa
wykonawcy” i „Adres siedziby”, lecz zamieszczono pieczęć jednostki wykonawstwa
geodezyjnego; w 4 zgłoszeniach brak „Identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych”;
w 41 zgłoszeniach niepełne „Dane identyfikujące osoby, którym przedsiębiorca lub
kierownik
jednostki
organizacyjnej
powierzył
samodzielne
wykonanie
czynności
składających się na zgłaszane prace lub funkcję kierownika tych prac”, w tym:
w 29 zgłoszeniach niepełna nazwa zakresów uprawnień wg „art. 43 … ustawy Pzgik”
- numery wg zaświadczeń; w 3 zgłoszeniach uzupełniających brak zakresów uprawnień;
w 1 zgłoszeniu nr zakresu uprawnień podany przez wykonawcę nieodpowiedni w stosunku
10
11
Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
14
WG-S.431.4.2015
do rodzaju
pracy;
w 38 zgłoszeniach
brak
zakresu
powierzonych
czynności;
w 2 zgłoszeniach niezgodność nazwy celu zgłaszanych prac z nazwą wyszczególnioną
w załączniku nr 1 do wzoru zgłoszenia pracy geodezyjnej; w 4 zgłoszeniach w tym
w 3 zgłoszeniach uzupełniających brak celu zgłaszanych prac; w 2 zgłoszeniach
niezgodność nazwy rodzaju zgłaszanych prac z nazwą wyszczególnioną w załączniku nr 2
do wzoru zgłoszenia pracy geodezyjnej; w 10 zgłoszeniach brak rodzaju zgłaszanych prac;
w 7 zgłoszeniach uzupełniających brak informacji o podmiocie na którego zamówienie
realizowane będą zgłaszane prace; w 9 zgłoszeniach uzupełniających niepełne „Dane
określające położenie obszaru/obszarów, które będą objęte zgłaszanymi pracami
geodezyjnymi”, brak sposobu określenia położenia obszaru i charakteru obiektu położonego
na obszarze zgłoszenia; w 30 zgłoszeniach brak Identyfikatora ewidencyjnego materiału
zasobu, w 3 zgłoszeniach brak kodu materiału zasobu oraz nazwy materiału zasobu;
w 2 zgłoszeniach uzupełniających brak podpisu wykonawcy prac geodezyjnych,
d) sposób przechowywania zgłoszeń prac geodezyjnych: zgłoszenia przechowywane są
i cyklicznie archiwizowane na dyskach serwerowych; dokumenty w formie papierowej
dotyczące obsługi zgłoszonych prac kompletowane są w siedzibie PODGiK w segregatorach,
według narastającego w danym roku numeru Identyfikatora zgłoszenia pracy geodezyjnej.
/akta kontroli karta nr 31-33, 181, 184, 289-292 – Załącznik Nr 4. Poprawność treści przyjętych
zgłoszeń prac geodezyjnych/
3.1.2. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych.
Z przedłożonych na potrzeby kontroli wydruków zrzutów ekranowych „Informacji
o pracy nr …” wynika, iż rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych nie zawiera wszystkich informacji
wymaganych w § 8 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu. /akta kontroli karta nr 18/
3.1.3. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych
lub kartograficznych w okresie objętym kontrolą.
a) ogólna liczba zarejestrowanych zgłoszeń: z zestawienia sporządzonego w dniu 26 maja 2015 r.
przez Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK wynika, iż w okresie od 1.01.2014 do
12.07.2014 zgłoszono 6268 prac, w tym 4988 prac zakończono do 12.07.2014; w okresie od
12.07.2014 do 31.12.2014 zgłoszono 5252 prace, w tym 3824 prac zakończono do 31.12.2014,
b) z ww. zestawienia prac, w którym wyszczególniono „Cele prac” wynika, iż prace rejestrowano
niezgodnie z Katalogiem Obiektów Klasa: PZG_CelPracy do ww. rozporządzenia w sprawie
15
WG-S.431.4.2015
prowadzenia zasobu; liczba oraz udział procentowy prac w poszczególnych celach nie był
możliwy do jednoznacznego wyliczenia.
/akta kontroli karta nr 15-16, 31-33, 287-288 - Załącznik Nr 3. Dane statystyczne-cel pracy geod./
3.1.4. Kontrola obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych:
a) zakres oraz sposób dokumentowania uzgodnień materiałów niezbędnych do wykonania pracy
dokonanych przez organ z wykonawcą: w aplikacji GmwConsole wykonawca prac
samodzielnie
dokonuje
uzgodnienie
materiałów
w
oparciu
o
„Wykaz
materiałów
do wykorzystania”; w przypadku prac zgłaszanych w formie papierowej pracownik podgik
„uzgadnia materiały” sporządzając „Wykaz materiałów do wykorzystania”, wykonawca prac
nie dokonywał pisemnego uzgodnienia materiałów (pkt 1.3., pkt 2.1.2.),
b) terminowość dokonania uzgodnień i udostępniania kopii materiałów wykonawcy prac:
w aplikacji GmwConsole (znaczna większość prac) uzgodnienie materiałów realizowane jest
na bieżąco 24h/d, w terminie od 0 do 1 dnia, zespół kontrolujący nie stwierdził przekroczenia
terminu 10 dni roboczych określonego w art. 12 ust. 3 ustawy Pgik,
c) tryb i terminowość naliczenia opłaty za materiały udostępniane: w aplikacji GmwConsole
naliczenie opłaty oraz wygenerowanie DOO i Licencji realizowane jest automatycznie
po „uzgodnieniu materiałów” przez wykonawcę; w przypadku prac zgłaszanych w formie
papierowej naliczenie opłaty oraz wystawienie DOO i Licencji dokonywane jest przez
pracowników podgik bezpośrednio po nadaniu Id roboty i sporządzeniu „Wykazu materiałów”,
d) kontrola 50 losowo wybranych Dokumentów Obliczenia Opłaty wykazała, iż: DOO
sporządzone były na formularzu zgodnym ze wzorem określonym w Załączniku Nr 9
do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie
udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania
licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty12 i były wypełnione prawidłowo,
e) tryb pozyskiwania informacji o wniesionej opłacie za materiały udostępnione: w aplikacji
GmwConsole transakcja opłaty potwierdzana była w DOO w rubryce 9 „Dodatkowe
informacje” wpisem np. „Identyfikator płatności w serwisie ePODGiK: 286829”, w przypadku
prac geodezyjnych zgłoszonych w formie papierowej wniesienie opłaty dokumentowane było
przez pracowników poprzez wpisanie w DOO w rubryce 9 numeru wpłaty, np. „2014/04656”,
f) forma i termin odbioru kopii udostępnianych materiałów zasobu: w aplikacji GmwConsole
odbiór materiałów wykonawcy prac realizują bezpośrednio po dokonaniu „uzgodnień
12
Dz. U. z 2014 r. poz. 917
16
WG-S.431.4.2015
materiałów” oraz dokonaniu płatności internetowej; w przypadku prac zgłaszanych w formie
papierowej nie dokumentowano daty odbioru „uzgodnionych materiałów” przez wykonawcę,
g) sposób i tryb wydawania licencji dla wykonawców prac geodezyjnych: opisano w pkt 3.1.4.c),
h) kontrola nadawania numerów licencji w oparciu o § 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c
ww. rozporządzenia wykazała, iż: numery 50 skontrolowanych licencji wygenerowanych
w aplikacji GmwConsole nadane były zgodnie z ww. przepisem i oznakowane
np. „6640.6035.2014_1434_K05”; numery 6 skontrolowanych licencji wygenerowanych
w podgik podczas obsługi zgłoszeń złożonych w formie papierowej nadane były niezgodnie
z ww. przepisem i oznakowane np. „PODK 6640.6035.2014”,
i) terminowość wydawania licencji i zgodność ze wzorem:
- licencje wydawane były wraz z DOO (pkt 3.1.4.c),
- kontrola 56 licencji wykazała, iż licencje sporządzone były na formularzu zgodnym
z Wzorem licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych do wykorzystywania
udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych objętych obowiązkiem
zgłoszenia określonym w Załączniku nr 7 do ww. rozporządzenia,
- kontrola prawidłowości wypełnienia formularza licencji wykazała, iż: w rubryce
„Określenie obszaru/obiektu, do którego odnosi się licencja” wpisywano „Identyfikator
TERYT gminy” - niezgodnie z wyjaśnieniem „1)” do „Wzoru licencji”, wg którego
„określenie obszaru może nastąpić poprzez wskazanie: np. nazwy i identyfikatora TERYT
miejscowości”; brak Identyfikatorów punktów osnowy geodezyjnej i punktów granicznych,
j) kontrola klauzul stosowanych na kopiach materiałów zasobu udostępnianych w formie
papierowej wykazała, iż klauzule były zgodne z Wzorem klauzuli, którą opatruje się materiał
zasobu, w tym kopie dokumentów, które wchodzą w skład operatów technicznych wpisanych
do ewidencji materiałów zasobu określonym w Załączniku nr 4 do ww. rozporządzenia, zespół
kontrolujący nie miał możliwości skontrolowania klauzul stosowanych na materiałach
udostępnianych w aplikacji GmwConsole.
/akta kontroli karta nr 31-33, 181-186, 195, 196-277, 305-308 – Załącznik Nr 8. Terminowość
uzgadniania listy materiałów zasobu i udostępniania ich kopii, 309-312 – Załącznik Nr 9.
Poprawność sporządzenia DOO i Licencji/
3.2.
Procedura przekazywania wyników prac geodezyjnych lub prac kartograficznych
do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
3.2.1. Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi
powiatową część zasobu o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub kartograficznych.
17
WG-S.431.4.2015
a) zawiadomienia o wykonaniu prac wpływają do podgik w formie papierowej,
b) sposób rejestracji wpływu zawiadomień o wykonaniu prac geodezyjnych: po wpływie
zawiadomienia wraz z dokumentacją do podgik w systemie prowadzenia zasobu zmieniany jest
status pracy na „Wpłynęła do ODGiK” i automatycznie odnotowywana jest data wpływu
zawiadomienia oraz na zawiadomieniu stemplowana jest data wpływu (pkt. 1.3.),
c) stosunek ilości prac zgłoszonych i zakończonych w okresie od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r.
(8812 prace) do wytypowanej do kontroli próby zgłoszonych prac (100 prac) wyniósł 0,011,
d) poprawność sporządzenia i zgodność z wzorem „Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac”:
-
zawiadomienia sporządzone były na formularzu zgodnym z wzorem określonym
w Załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie formularzy,
-
kontrola wypełnienia formularzy 49 zawiadomień wykazała, iż: w 9 zawiadomieniach jako
nazwę organu prowadzącego pzgik wpisano „Powiatowy Ośrodek Dokumentacji
Geodezyjnej i Kartograficznej w Wołominie”, w 19 zawiadomieniach nie podano informacji
o wykonawcy pracy - umieszczono pieczątkę wykonawcy, w 7 zawiadomieniach nie podano
Identyfikatora wykonawcy prac, w 3 zawiadomieniach jako nazwę ośrodka do którego
złożono zgłoszenie pracy geodezyjnej wpisano „Starostwo Powiatowe w Wołominie”,
w
1
zawiadomieniu
nie
podano
Identyfikatora
zgłoszenia
prac
geodezyjnych,
w 3 zawiadomieniach nie podano informacji o zakresie wykonanych prac, w 11
zawiadomieniach brak wykazu zbioru danych zmodyfikowanych lub zweryfikowanych,
w 9 zawiadomieniach nieprawidłowo określony zbiór danych, np. ”mapa zasadnicza”,
-
na zawiadomieniach dokumentowane były daty wpływu opracowań geodezyjnych
do podgik w celu aktualizacji bazy mapy numerycznej, daty ponownego wpływu opracowań
do podgik po usunięciu usterek; ponadto, daty wpływu opracowań do Inspektorów Kontroli
działających w j.o. Geodeta Powiatowy; przy ww. pieczęciach brak było informacji czego
dotyczą; występowały przypadki, iż ww. daty nie pokrywały się z datami poszczególnych
czynności związanych z kontrolą opracowań (analogicznie, jak w pkt 2.2.1.),
e) sposób i miejsce przechowywania zawiadomień: w segregatorach, wraz z innymi dokumentami
dotyczącymi zgłoszonej pracy geodezyjnej,
f) w skład skontrolowanych operatów technicznych przekazanych do zasobu wchodziły
dokumenty określone w § 71 ust. 2 pkt 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych
wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania
i
przekazywania
wyników
tych
pomiarów
do
państwowego
zasobu
geodezyjnego
18
WG-S.431.4.2015
i kartograficznego13, w skład operatów nie wchodziły pliki danych wygenerowane z roboczej
bazy danych określone w § 71 ust. 2 pkt 6 ww. rozporządzenia,
g) dokumenty przekazywane były do powiatowego zasobu w formie papierowej,
h) kontrola formatu plików wygenerowanych z roboczej bazy danych przekazywanych do PZGiK
(GML lub inny) nie była możliwa do realizacji z uwagi na fakt, iż wykonawcy prac nie
przekazywali do zasobu ww. plików wsadowych (pkt 3.2.1.f), zbiory danych przekazywane
były w postaci plików tekstowych zawierających pikiety.
/akta kontroli karta nr 21-23, 31-33, 175, 187, 313-315 – Załącznik Nr 10. Poprawność
sporządzenia Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/
3.2.2. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do pzgik.
Kontrola weryfikacji 50 zbiorów danych oraz innych materiałów przekazanych do pzgik wykazała:
a) wymóg posiadania przez osoby dokonujące weryfikacji dokumentacji „Upoważnień Starosty”
do ww. czynności oraz wpisania obowiązku weryfikacji w ZOUO, nie jest w pełni realizowany
(pkt 1.4., pkt 1.5., pkt 2.2.3),
b) kontrola 50 Protokołów weryfikacji pod względem prawidłowości sporządzenia wykazała, iż:
- 22 protokoły weryfikacji sporządzono na formularzach niezgodnych z wzorem określonym
w Załączniku nr 4 do ww. rozporządzenia w sprawie formularzy,
- kontrola prawidłowości wypełnienia formularzy „Protokołów weryfikacji” wykazała, iż:
22 protokoły zatytułowano „Protokół Kontroli weryfikacji …”, w 3 protokołach w pkt 1
data przekazania dokumentacji była niezgodna z datą wpływu materiałów do pzgik,
w 23 protokołach brak Identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych, w 4 protokołach
w pkt 4 dotyczącym kompletności dokumentów wyszczególniono usterki dotyczące pkt 5
- zgodności wykonania pracy z przepisami oraz nie podano naruszonego przepisu prawa,
- w przypadku przekazania przez wykonawcę dokumentacji do podgik przed 12.07.2014 r.,
kontrolowanej i przyjmowanej do zasobu po 12.07.2014 r., stosowano się do przepisów
obowiązujących przed 12.07.2014 r.; nie sporządzano „Protokołów weryfikacji”
zawierających
pozytywny
wynik
weryfikacji
-
pozytywny
wynik
weryfikacji
dokumentowano na wniosku w formie pieczęci Inspektora Kontroli wraz z datą i podpisem,
bez żadnej adnotacji,
- usterki stwierdzone podczas weryfikacji kartometryczności zbiorów danych nie były
spisywane w formie dokumentu przez pracowników PODGiK aktualizujących bazę mapy
numerycznej i potwierdzane przez Inspektorów Kontroli oraz załączane przy „Protokołach
13
Dz. U. z 2011 r. Nr 263 poz.1572
19
WG-S.431.4.2015
weryfikacji” (pkt 2.2.3.); pracownicy PODGiK potwierdzali wynik kontroli datą, pieczęcią
i podpisem w „Karcie obiegowej” w rubryce „dane poprawne” lub „dane niepoprawne”,
c) kontrola przestrzegania art. 12b. ust 1 ustawy Pgik, tj. niezwłocznej weryfikacji zbiorów
danych, na podstawie 50 skontrolowanych dokumentacji, wykazała, iż: aktualizację bazy mapy
numerycznej realizowano w terminie 0 - 21 dni roboczych - średni termin 9 dni rob.,
weryfikację dokumentacji realizowano w terminie 0 - 24 dni rob., średni termin 11 dni; w sumie
weryfikację dokumentacji od dnia wpływu zawiadomienia wraz z opracowaniem do dnia
weryfikacji realizowano w terminie 0 - 34 dni rob. - średni termin 17 dni; czynności weryfikacji
powtórnej realizowano w terminie 0 - 26 dni rob. - średni termin 9 dni;
d) data wykonania weryfikacji zakończonej wynikiem pozytywnym jest zgodna z datą odnotowaną
w rejestrze zgłoszeń (pkt 1.3.),
e) ilość przypadków weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych
do zasobu zakończonej wynikiem negatywnym: 22 dokumentacje z 50-ciu skontrolowanych,
f) sposób zawiadomienia wykonawcy prac i zwrotu przekazanych zbiorów lub innych materiałów
wraz z negatywnym protokołem weryfikacji: system automatycznie wysyła do geodety
uprawnionego/firmy na adres e-mail informację o statucie opracowania i kopię „Protokołu
weryfikacji” w formacie PDF (pkt 1.3.),
g) terminy zwrotu dokumentacji, tj. ilość dni pomiędzy datą weryfikacji dokumentacji a datą
zwrotu odnotowaną w rejestrze zgłoszeń: data zwrotu dokumentacji jest odnotowywana
w rejestrze zgłoszeń (pkt 1 3.), wykonawca prac odbiera dokumentację do poprawy wraz z 1
egzemplarzem „Protokołu weryfikacji” w formie papierowej w dowolnym terminie,
na części „Protokołów weryfikacji” wykonawcy poświadczyli datę odbioru dokumentacji,
h) stosowanie się do wyjaśnienia „**)” do „Wzoru protokołu weryfikacji” określonego
w Załączniku Nr 4 do ww. rozporządzenia w sprawie formularzy, nie było w pełni realizowane:
w poz. 6 „Informacje dodatkowe” protokołów weryfikacji wpisywano: w części protokołów
sformułowanie
„protokół
zawiera
wyniki
weryfikacji
usunięcia
nieprawidłowości
stwierdzonych we wcześniejszym protokole weryfikacji” bez daty protokołu negatywnego
którego dotyczy, w części protokołów ww. sformułowanie wraz z datą protokołu negatywnego,
i) ustosunkowanie się na piśmie wykonawców prac do negatywnego wyniku weryfikacji:
w oświadczeniach Pana Marcina Sosińskiego Geodety Powiatowego realizującego kontrolę
dokumentacji geodezyjnej na podstawie § 43 ust. 7 „RO” oraz Pana Piotra Głębickiego
Naczelnika PODGiK brak jednoznacznych informacji, czy ww. przypadki zaistniały,
j) decyzje administracyjne o odmowie przyjęcia do zasobu zbiorów danych lub innych
materiałów: analogicznie, jak w pkt 3.2.2.i,
20
WG-S.431.4.2015
k) sposób przechowywania protokołów weryfikacji, wystąpień wykonawców zawierających
odrębne stanowisko w sprawie wykazanych w protokole weryfikacji uchybień, wydanych
decyzji o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu zbiorów danych lub innych materiałów:
sposób przechowywania protokołów weryfikacji opisano w pkt 1.3., pkt 3.1.1.d.
/akta kontroli karta nr 21-23, 30, 31-33, 66-163, 177-179, 188-190, 192, 293-298 – Załącznik Nr 5.
Terminowość weryfikacji i przyjmowania dokumentów do pzgik, 299-302 – Załącznik nr 6.
poprawność sporządzania protokołów weryfikacji/
3.2.3. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych
prac
geodezyjnych
lub
kartograficznych
do
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego.
a) system PZGiK, o którym mowa w § 7 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu,
funkcjonuje od 2005 r. w formie aplikacji GmwConsole firmy Geo-System Sp. z o.o.,
b) kontrola „Identyfikatorów ewidencyjnych materiałów zasobu” wykazała, iż identyfikatory
są nadawane zgodnie z wymogami § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu,
c) kontrola klauzul stosowanych na materiałach przyjmowanych zasobu wykazała, iż klauzule są
zgodne z Wzorem klauzuli, którą opatruje się materiał zasobu wpisany do ewidencji materiałów
zasobu określonym w Załączniku nr 3 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu,
d) kontrola 49 dokumentacji pod względem przestrzegania § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia
w sprawie prowadzenia zasobu, zgodnie z którym, materiały zasobu wpisuje się do ewidencji
materiałów zasobu w przypadku dokumentacji objętej rejestrem zgłoszeń niezwłocznie po
odnotowaniu pozytywnego wyniku kontroli tej dokumentacji, wykazała, iż: przyjęcie
materiałów zasobu realizowano: w terminie 0 - 19 dni roboczych, w tym 33 materiały przyjęto
w terminie 0 - 3 dni, średni termin - 4 dni.
/akta kontroli karta nr 21-23, 31-33, 180, 195, 293-298 - Załącznik Nr 5. Terminowość weryfikacji
i przyjmowania dokumentów do pzgik/
3.3.
Opatrzenie klauzulami dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego.
a) Kontrola poprawności sporządzenia i zgodności z wzorem wniosków o uwierzytelnienie
dokumentów
na
potrzeby
postępowań
administracyjnych,
sądowych
lub
czynności
cywilnoprawnych wykazała, iż:
- wnioski sporządzono zgodnie z wzorem określonym w Załączniku do rozporządzenia
Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu
21
WG-S.431.4.2015
uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów
na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych14,
- kontrola 40 wniosków o uwierzytelnienie dokumentów w zakresie wypełnienia, wykazała,
iż: w 5 wnioskach nie określono daty i miejsca sporządzenia wniosku, w 5 wnioskach jako
adresata wniosku wpisano „Starostwo Powiatowe w Wołominie” lub „Powiatowy Ośrodek
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wołominie”, w 12 wnioskach w miejscu
przeznaczonym na dane określające wnioskodawcę umieszczono pieczątkę wnioskodawcy,
w 27 wnioskach brak pełnych informacji o dokumentach których dotyczy wniosek,
b) kontrola przedłożonych na potrzeby kontroli 12 Dokumentów Obliczenia Opłaty pod względem
terminowości wystawienia, wykazała, iż: 11 DOO wystawiono w dniu przyjęcia dokumentacji
do zasobu, w przypadku 1 DOO stwierdzono rozbieżność dat pomiędzy przyjęciem materiału
do zasobu i wystawieniem DOO,
c) tryb pozyskiwania informacji czy opłata została uiszczona: wniesienie opłaty za materiały
uwierzytelnione dokumentowane było przez pracowników podgik poprzez wpisanie w DOO
w rubryce 9 „Dodatkowe informacje” numeru wpłaty, np. „2015/01695”,
d) kontrola terminowości uwierzytelnienia dokumentów, tj. przestrzegania § 4 ust. 1
ww. rozporządzenia w sprawie uwierzytelniania, wg którego uwierzytelnienie dokumentów
następuje z chwilą przyjęcia dokumentacji do zasobu, nie podlegała ocenie zespołu
kontrolującego z uwagi na brak danych dotyczących uwierzytelnienia oraz informacji
dotyczącej ww. zagadnienia w oświadczeniu Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK,
e) podczas kontroli stwierdzono przypadki, o których mowa w § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia
w sprawie uwierzytelniania, tj. uwierzytelniania dokumentów na podstawie wniosków
złożonych do podgik niezależnie od przekazanej dokumentacji,
f) kontrola poprawności stosowanej klauzuli, którą opatruje się dokumenty uwierzytelniane
wykazała, iż: klauzula jest zgodna z Wzorem klauzuli, którą opatruje się dokumenty będące
rezultatem
geodezyjnych
pomiarów
sytuacyjnych
oraz
wysokościowych
określonym
w Załączniku nr 5 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu.
/akta kontroli karta nr 21-23, 31-33, 191, 195, 293-298 - Załącznik Nr 5. Terminowość
weryfikacji i przyjmowania dokumentów do pzgik oraz wystawienia DOO za uwierzytelnienie,
303-304 - Załącznik Nr 7. Poprawność sporządzenia Wniosków o uwierzytelnienie/
14
Dz. U. z 2014 r. poz. 914
22
WG-S.431.4.2015
W wyniku analizy przedłożonych dokumentów oraz Załączników Nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10,
sporządzonych na podstawie ww. dokumentów, podpisanych w dniu 29 maja 2015 r. przez
Pana Piotra Głębickiego Naczelnika PODGiK oraz stanu faktycznego zespół kontrolujący ustalił:
1. W zakresie ustaleń formalno – organizacyjnych:
a) niespójność zapisów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wołominie oraz
niedostosowanie organizacji pracy organu administracji geodezyjnej i kartograficznej
stanowiącej Służbę Geodezyjną i Kartograficzną do art. 6a. ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Pgik,
według którego, Starosta wykonuje zadania przy pomocy Geodety Powiatowego
wchodzącego w skład starostwa powiatowego (wg § 11 ust. 4 RO Wicestarosta sprawuje
bezpośredni nadzór nad pracą: ….. Wydziału Ewidencji Gruntów i Budynków, …,
Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, Geodety Powiatowego,
… , stanowiących wg § 21 pkt 3, 14 i 20 RO odrębne jednostki organizacyjne; natomiast
wg § 43 ust. 2 RO … Geodeta Powiatowy pełni nadzór nad pracą … Powiatowego Ośrodka
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej),
b) sporządzenie wyłącznie dla trzech pracowników Zakresów obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności dostosowanych do znowelizowanej ustawy Pgik,
c) pominięcie art. 7d ustawy Pgik w podstawie prawnej wydanych pracownikom przez organ
administracji geodezyjnej i kartograficznej, tj. Starostę Wołomińskiego, Upoważnieniach do
realizowania czynności w imieniu Organu,
d) rozbieżność pomiędzy faktycznie wykonywanymi przez pracowników czynnościami
w zakresie obsługi państwowego zasobu geodezyjnego, Upoważnieniami Organu
do wykonywania przez pracowników konkretnych czynności oraz czynnościami
wyszczególnionymi w Zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
e) brak (lub nie przedłożenie na potrzeby kontroli) Upoważnień Organu do wpisywania
przekazywanych zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac
geodezyjnych
do
ewidencji
materiałów
powiatowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego - dla Naczelnika PODGiK wykonującego ww. czynność,
f) brak (lub nie przedłożenie na potrzeby kontroli) Upoważnień Organu do weryfikacji
- dla dwóch osób realizujących ww. czynność w ramach umowy zlecenia,
g) brak (lub nie przedłożenie na potrzeby kontroli) Upoważnień do przetwarzania danych
osobowych dla trzech osób wykonujących obowiązki w ramach umowy zlecenia.
2. W zakresie procedury obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych:
a) przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych w aplikacji GmwConsole oraz w formie
papierowej: przed 12 lipca 2014 r. - na formularzach niezgodnych z wzorem określonym
23
WG-S.431.4.2015
w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa
z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych,
ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych,
a także ogólnych warunków umów o udostępnianie tych baz15, po 12 lipca 2014 r.
– w znacznej ilości przypadków na ww. formularzach, gdy obowiązywał formularz
określony w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia
8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac
kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników
do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego16,
b) przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych nie zawierających wszystkich informacji,
do podania których zobowiązany był podmiot zgłaszający pracę lub zawierających
informacje nieprawidłowe, przed 12 lipca 2014 r. - niezgodnie z Załącznikiem nr 1
do rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac, po 12 lipca 2014 r. – niezgodnie z Przypisami
i Wyjaśnieniami do Załączników nr 1 lub nr 2 do rozporządzenia w sprawie formularzy,
c) nie rejestrowanie w Rejestrze Zgłoszeń wszystkich informacji wymaganych w § 8 pkt 1 - 14
rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie
organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego17,
w szczególności rejestrowanie celów prac geodezyjnych niezgodnie z Katalogiem Obiektów
Klasa: PZG_CelPracy do ww. rozporządzenia,
d) brak dokonywania przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej z wykonawcą
prac oraz dokumentowania w formie pisemnej uzgodnień listy materiałów niezbędnych lub
przydatnych do wykonania pracy w przypadku prac zgłaszanych poza aplikacją
GmwConsole,
e) wypełnianie formularzy Licencji (sporządzonych zgodnie z Załącznikiem Nr 7
do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie
udostępniania
materiałów
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego,
wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty18) nie w pełni zgodnie
z Wyjaśnieniem 1) do ww. Załącznika Nr 7,
f) nadawanie numerów Licencjom wygenerowanym poza aplikacją GmwConsole niezgodnie z
§ 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c ww. rozporządzenia w sprawie udostępniania materiałów,
Dz. U. z 2001 r. Nr 78, poz. 837
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
17 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
18 Dz. U. z 2014 r. poz. 917
15
16
24
WG-S.431.4.2015
3. W zakresie przekazywania zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac
geodezyjnych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego:
a) przyjmowanie Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych
nie zawierających wszystkich informacji, do podania których zobowiązany był podmiot
przekazujący pracę lub zawierających informacje nieprawidłowe – niezgodnie z Przypisami
i Wyjaśnieniami do Załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie formularzy.
4. W zakresie weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych
do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego:
a) występowanie przypadków nie zrealizowania wymogu posiadania przez osoby dokonujące
weryfikacji Upoważnień Organu do ww. czynności oraz wpisania obowiązku weryfikacji
w Zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
b) rozdzielenie wstępnej kontroli (przed 12 lipca 2014 r.) lub wstępnej weryfikacji (po 12 lipca
2014 r.) zbiorów danych w bazie mapy numerycznej realizowanej przez pracowników
PODGiK od kontroli lub weryfikacji realizowanej przez Inspektorów Kontroli
upoważnionych przez Organ do ww. czynności, tj. brak dokumentowania w Protokołach
Weryfikacji wyników wstępnej kontroli lub weryfikacji i potwierdzania wyników wstępnej
kontroli lub weryfikacji przez Inspektorów Kontroli oraz brak w Protokołach Kontroli lub
Weryfikacji informacji o pracowniku PODGiK realizującym wstępną weryfikację,
c) sporządzanie protokołów weryfikacji w formie papierowej w jednym egzemplarzu,
przechowywanie kopii protokołów weryfikacji w formacie pdf w aplikacji GmwConsole,
d) sporządzanie przed 12 lipca 2014 r. Protokołów Kontroli niezgodnie z § 11 rozporządzenia
w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych,
e) stosowanie się po 12 lipca 2014 r. do uchylonego z dniem 12.07.2014 r. rozporządzenia
w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych - w przypadku zbiorów danych lub innych
materiałów przekazanych przed 12 lipca 2014 r. i weryfikowanych po 12 lipca 2014 r.,
tj. sporządzanie Protokołów Kontroli i odnotowywanie pozytywnego wyniku kontroli
na Wnioskach o przyjęcie dokumentacji do państwowego zasobu,
f) występowanie przypadków po 12 lipca 2014 r. nadawania tytułów „Protokół kontroli
weryfikacji …” niezgodnie z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia w sprawie formularzy,
g) wypełnianie formularzy Protokołów Weryfikacji nie w pełni zgodnie z Wyjaśnieniami
do Załącznika Nr 4 do rozporządzenia w sprawie formularzy,
h) występowanie przypadków przekroczenia ustawowych terminów, tj. przed 12 lipca 2014 r.
nie przestrzeganie § 9 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych
- realizowanie kontroli w terminach przekraczających 6 dni roboczych od dnia złożenia
25
WG-S.431.4.2015
dokumentacji do kontroli oraz po 12 lipca 2014 r. nie przestrzeganie art. 12b. ust. 1 ustawy
Pgik, wg którego weryfikacja winna być realizowana niezwłocznie.
5. W zakresie przyjmowania zbiorów danych i innych materiałów stanowiących wynik prac
geodezyjnych lub kartograficznych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego:
a) występowanie przypadków przekroczenia ustawowych terminów, tj. nie przestrzegania
przed 12 lipca 2014 r. - § 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych,
wg którego wniosek, o którym mowa w § 7 ust. 3, z adnotacją o pozytywnym wyniku
kontroli stanowi podstawę włączenia dokumentacji do zasobu oraz opatrzenia materiałów
przeznaczonych dla zamawiającego klauzulami określonymi w odrębnych przepisach oraz
nie przestrzegania po 12 lipca 2014 r. - § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia
zasobu, wg którego materiały zasobu wpisuje się do ewidencji materiałów zasobu
w przypadku dokumentacji objętej rejestrem zgłoszeń niezwłocznie po odnotowaniu
pozytywnego wyniku kontroli,
6. W zakresie opatrywania klauzulami dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego:
a) występowanie przypadków przekroczenia ustawowych terminów, tj. nie przestrzeganie
przed 12 lipca 2014 r. - § 10 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych,
wg którego materiały przeznaczone dla zamawiającego, po opatrzeniu klauzulami
określonymi w odrębnych przepisach, ośrodek zwraca wykonawcy nie później niż w ciągu
3 dni roboczych od zakończenia czynności kontroli, brak możliwości oceny terminowości
uwierzytelnienia dokumentów po 12 lipca 2014 r.,
b) przyjmowanie Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów nie zawierających wszystkich
informacji, do podania których zobowiązany był Wnioskujący lub zawierających informacje
nieprawidłowe – niezgodnie wymogami Wzoru wniosku o uwierzytelnienie dokumentów
na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych
określonego w Załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia
8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby
Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych,
sądowych lub czynności cywilnoprawnych19.
Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności, informuję, że realizację
zadania polegającego na prowadzeniu powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
w zakresie:
19
Dz. U. z 2014 r. poz. 914
26
WG-S.431.4.2015

poprawności sporządzenia Zgłoszeń prac geodezyjnych przyjętych przed 12 lipca 2014 r.
/ po 12 lipca 2014 r. – oceniono pozytywnie z uchybieniami,

poprawności
i
kompletności
wydanych
Licencji
-
oceniono
pozytywnie
z nieprawidłowościami,

poprawności i terminowości sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty - oceniono
pozytywnie,

poprawności sporządzenia Wniosków o przyjęcie dokumentacji do zasobu / Zawiadomień
o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych - oceniono pozytywnie z uchybieniami,

poprawności i terminowości sporządzenia Protokołów kontroli / Protokołów weryfikacji
zbiorów danych lub innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego – oceniono negatywnie,

poprawności i terminowości włączania dokumentacji po powiatowego zasobu /
przyjmowania
zbiorów
danych
lub
innych
materiałów
powstałych
w
wyniku
zrealizowanych prac geodezyjnych do państwowego zasobu geodezyjnego - oceniono
negatywnie,

poprawności sporządzenia Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla
podmiotu, na rzecz którego wykonawca prac zrealizował prace geodezyjne – oceniono
pozytywnie z uchybieniami,

poprawności i terminowości opatrzenia klauzulami i zwrotu materiałów przeznaczonych
dla zamawiającego / uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców
prac geodezyjnych – oceniono negatywnie.
Nawiązując do powyższych ustaleń, w związku z nieuwzględnieniem zgłoszonych zastrzeżeń,
zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych
w trakcie kontroli nieprawidłowości, poprzez:
1) Dostosowanie
zapisów
Regulaminu
Organizacyjnego
Starostwa
Powiatowego
w Wołominie, dotyczących podziału zadań i odpowiedzialności z zakresu administracji
geodezyjnej i kartograficznej, do zapisów art. 6a. ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z dnia 17 maja
1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne20.
2) Dostosowanie Upoważnień wydanych przez Starostę oraz Zakresów obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności do zapisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo
geodezyjne i kartograficzne21 znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r.; jak również do
faktycznie wykonywanych czynności.
20
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm.
27
WG-S.431.4.2015
3) Dokonywanie starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego
państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac
geodezyjnych i kartograficznych, tj. Zgłoszeń prac geodezyjnych oraz Zawiadomień
o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych, w zakresie prawidłowości
sporządzenia i wypełnienia tych dokumentów zgodnie z Załącznikami Nr 1 i 2 oraz
Załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy
dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu
tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i
kartograficznego22, jak również Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych
przez wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w zakresie prawidłowości
sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r.
w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i
Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub
czynności cywilnoprawnych23.
4) Prowadzenie Rejestru Zgłoszeń zgodnie z wymogami § 8 rozporządzenia z dnia 5 września
2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego24 oraz rejestrowanie celów prac geodezyjnych zgodnie z Katalogiem
Obiektów Klasa: PZG_CelPracy ww. rozporządzenia.
5) Przestrzeganie przepisów wynikających z art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne
i kartograficzne w zakresie udokumentowania uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów
zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy.
6) Wpisywanie wszystkich informacji określonych w wzorze Licencji stanowiącym Załącznik
nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów
państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru
Dokumentu Obliczenia Opłaty25, jak również nadawanie Licencjom wygenerowanym poza
aplikacją GmwConsole numerów zgodnie z wymogami § 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c
ww. rozporządzenia.
7) Sporządzanie
Protokołów
weryfikacji
zbiorów
danych
oraz
innych
materiałów
przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zgodnie
z wzorem określonym w Załączniku Nr 4 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w
Dz. U. z 2015 r. poz. 520 z późn. zm.
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
23 Dz. U. z 2014 r. poz. 914
24 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183
25 Dz. U. z 2014 r. poz. 917
21
22
28
WG-S.431.4.2015
sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych,
zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego
zasobu geodezyjnego i kartograficznego26.
Ponadto informuję, że z uwagi na nowy stan prawny obowiązujący od dnia 12 lipca 2014 r.
w odniesieniu do stwierdzonych nieprawidłowości w stosowaniu przepisów w okresie od dnia 1
stycznia 2014 r. do dnia 11 lipca 2014 r. określonych w:
 § 4 ust. 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca
2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania
systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych
warunków umów o udostępnianie tych baz27 uchylonego z dniem 12 lipca 2014 r.,
tj. przyjmowania Zgłoszeń prac geodezyjnych sporządzonych niezgodnie z wzorem
określonym w Załączniku nr 1, 1) do ww. rozporządzenia,
 § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych, tj. nie potwierdzania
w pkt 4 III części zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia, w przypadku zgłoszeń złożonych
w postaci papierowej - brak pozycji w zgłoszeniach,
 § 9 ust. 4 ww. rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych, tj. wykonywania
czynności kontrolnych w terminie przekraczającym 6 dni roboczych od dnia złożenia
dokumentacji do kontroli,
 § 10 ust. 2 i ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych,
tj. włączania dokumentacji do zasobu, opatrywania klauzulami oraz zwrotu wykonawcy
materiałów przeznaczonych dla zamawiającego w terminie przekraczającym 3 dni robocze
od zakończenia czynności kontroli,
 § 11 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych, w zakresie
sporządzania Protokołów Kontroli,
odstąpiono od zaleceń pokontrolnych.
Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku
o kontroli w administracji rządowej28, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki
odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę do przekazania w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo
o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Dz. U. z 2014 r. poz. 924
Dz. U. z 2001 r. Nr 78, poz. 837
28 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092
26
27
29
WG-S.431.4.2015
z up. Wojewody Mazowieckiego
Aneta Konieczna
Dyrektor Wydziału Geodezji
30