zapytanie ofertowe

Transkrypt

zapytanie ofertowe - konferencja sprzedażowa SŚ

Płock, 29.04.2016r.
COPCO Polska Sp. z o.o.
Szanowni Państwo,
ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa firmę do złożenia oferty na organizację
Konferencji Sprzedażowej dla Klientów Kluczowych Spółki ORLEN Paliwa w ramach
konkursu „Stolice Świata”.
Spółka ORLEN Paliwa poszukuje firmy, która zorganizuje konferencję sprzedażową, będącą
finałem
IV
edycji
konkursu
Świata"
"Stolice
dedykowanego
dla
Autoryzowanych
Dystrybutorów Ekoterm Plus.
Szczegóły eventu:
NAZWA: Konferencja Sprzedażowa dedykowana Autoryzowanym Dystrybutorom Ekoterm
Plus
TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: czerwiec 2016 r., czas trwania wyjazdu 3 dni (2
noclegi), ewentualnie 4 dni (3 noclegi). Preferowany wyjazd w tygodniu 13-17 czerwca. W
przypadku wyjazdu 3-dniowego wylot z Warszawy w godzinach porannych, lot powrotny
wieczorem ostatniego dnia, w przypadku wyjazdu 4-dniowego - wylot pierwszego dnia w
godzinach popołudniowych a powrót 4 dnia w godzinach porannych;
zależy nam by
maksymalnie wykorzystać czas na miejscu.
KONKRETNY TERMIN WYJAZDU: dokładna data do ustalenia po wyborze dostawcy na
podstawie złożonej oferty (preferowany termin jak powyżej)
LOKALIZACJA: stolica Katalonii - Barcelona lub stolica Gruzji - Tbilisi lub stolica Holandii Amsterdam
HOTEL: 4 lub 5* z nieograniczoną dostępnością do strefy SPA (jeśli hotel takiej nie oferuje,
to proszę zaproponować Vouchery do SPA)
STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard, na chwilę obecną dokładna struktura jest
trudna do określenia, konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie
przygotowania eventu, wstępnie proszę założyć 36 pokoi jednoosobowych przy założeniu
ewentualnej
ich
korekty
w
późniejszym
etapie
ORLEN Paliwa Sp. z o. o.
z siedzibą w Widełce
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
Adres do korespondencji
ul. Zglenickiego 44, 09-411 Płock
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy XII
Wydział Gospodarczy w Rzeszowie
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
kapitał zakładowy / kapitał wpłacony: 81.280.000,00 zł
Biuro w Warszawie
Budynek SENATOR seg. C
ul. Bielańska 12, 00-085 Warszawa
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
Biuro Sprzedaży do Klientów Kluczowych
tel. (+48 24) 256 60 39
www.orlenpaliwa.com.pl
przygotowywania
wyjazdu
Oddział Sprzedaż Regiony w Płocku
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
Oddział Biuro Obsługi Klienta w Płocku
ul. Chemików 7, 09-411 Płock
tel. (+48 24) 365 72 91
801 805 541 z telefonów stacjonarnych
Oddział Logistyka Pierwotna Gazu w Płocku
ul. Zglenickiego 46a, 09-411 Płock
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
801 100 100 (infolinia Gaz)
z telefonów stacjonarnych
ŚRODKI TRANSPORTU: samolot (preferowany lot bezpośredni z/do Warszawy, wylot w
godzinach jak powyżej, uzależniony od długości wyjazdu (3 lub 4 dni), proszę wziąć pod
uwagę, że nasi Klienci są z całej Polski i muszą mieć rano czas na dojazd na lotnisko w
Warszawie. Na miejscu: autokar lub minibusy, standard jak dla menadżera.
UCZESTNICY: Klienci spółki, Autoryzowani Dystrybutorzy Ekoterm Plus (36 osób)
ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU:
- jeśli wylot z Warszawy będzie wczesny, prosimy zaproponować poczęstunek w godzinach
rannych, lunch już za granicą (w przypadku wylotu z Warszawy możliwego tylko w godzinach
popołudniowych, prosimy zaproponować poczęstunek na lotnisku w Warszawie), pierwsza
kolacja musi być z drinkiem powitalnym (mile widziana restauracja zarezerwowana dla
grupy, podobnie podczas wszystkich kolacji), możliwy wcześniejszy check inn w hotelu (tylko
w przypadku, gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin przyjazdu)
- konferencja sprzedażowa podczas pierwszego lub drugiego dnia wyjazdu, w zależności od
możliwości czasowych uzależnionych od godzin lotu z Warszawy, czas trwania około 2
godzin, do dyspozycji rzutnik, flipchart itd. (w trakcie przerwa kawowa, ale tylko w przypadku,
gdy odstęp pomiędzy głównymi posiłkami byłby długi)
- prosimy o zaproponowanie dwóch opcji zamiennych spędzania czasu w Barcelonie.
I opcja: zwiedzanie jak największej ilości atrakcji, np. secesyjnej świątyni rzymskokatolickiej
zaprojektowanej przez słynnego architekta Antonio Gaudiego - Sagrada Familia, kolejne
dzieła słynnego mistrza - Casa Batllo, czy też Casa Mila. Zwiedzanie Katedry La Seu oraz
Muzeum Sztuki Katalońskiej. Oprócz ww. atrakcji proszę uwzględnić w harmonogramie (lub
podać jako alternatywne) jeszcze inne dodatkowe, możliwe do realizacji w trakcie pobytu w
Barcelonie, np. Stadion Olimpijski, legendarny stadion Camp Nou czy Park Guell jeden z
najbardziej niezwykłych parków publicznych na świecie.
II opcja: zwiedzanie objazdowe na crusie - proszę o przedstawienie wszystkich możliwych
atrakcji podczas takiej wycieczki. Zależy nam, by trasa była bardzo ciekawa i chcielibyśmy
optymalnie wykorzystać możliwości tego środka transportu.
- W przypadku przedstawienia oferty na Tbilisi prosimy zaproponować zwiedzanie jak
największej ilości atrakcji np. katedria Sioni, twierdza Narikała, Plac Wolności, Sobór Trójcy
Świętej, Świątynia Kaszweti, wycieczka i zwiedzanie np. Mcchety i inne odpowiednie do
grupy uczestników wyjazdu.
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
- W przypadku przedstawienia oferty na Amsterdam, również prosimy o przedstawienie jak
największej ilości atrakcji np. Plac Dam, Pałac Królewski, Begijnhof, Westerkerk, Oude Kerk,
Amserdamskie kanały, Rijksmuseum – największe Muzeum Narodowe, w którym oglądać
można między innymi pięć tysięcy obrazów, takich autorów jak Rembrandt czy Vermeer,
Gabinet figur woskowych Madame Tussaud lub inne.
- w harmonogramie powinien być przewidziany również czas wolny do własnej dyspozycji
naszych klientów (dla osób wolących pozostać w hotelu - podczas gdy reszta grupy będzie
zwiedzać okolice - proszę zaproponować
alternatywne zajęcia, np. Vouchery do SPA lub
inne)
- podczas ostatniego dnia pobytu atrakcje uzależnione od godziny wylotu powrotnego do
Polski, możliwy późniejszy check out z hotelu (tylko w przypadku, gdy czas trwania doby
hotelowej znacząco odbiega od godzin wyjazdu)
Elementy oferty:
CZĘŚĆ FORMALNA:
- aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki – KRS lub CEIDG
- akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT)
- ważna polisa ubezpieczeniowa
- podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT)
- termin ważności składanej oferty: 60 dni
CZĘŚĆ TECHNICZNA:
- szczegółowy opis wydarzenia z ramowym harmonogramem i proponowanym key visual.
- wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowana była usługa o
podobnym zakresie lub referencje (minimum 3).
- uprawnienia do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym.
- termin realizacji: czerwiec 2016r. Preferowany wyjazd w terminie 13-17 czerwca.
CZĘŚĆ HANDLOWA:
• cena całkowita przedmiotu zapytania netto oraz wycena szczegółowa z uwzględnieniem
kwot netto i brutto, która powinna uwzględniać pełen koszt wyjazdu dla 36 osób (cena netto i
brutto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie
załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia, przelotów, atrakcji, itd.):
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
- koszty przelotu dla 36 osób w obie strony, w tym koszty odprawy on-line
- koszty transferu z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko oraz koszty możliwych transferów
na miejscu (proszę uwzględnić koszty wszystkich środków transportu dla 36 osób), jeśli
wymagają tego proponowane atrakcje
- koszty noclegu (dwie lub trzy noce w zależności od przyjętego harmonogramu pobytu) w
hotelu 4 lub 5* dla 36 osób (jeśli godziny przyjazdu i wyjazdu znacząco odbiegają od doby
hotelowej, to proszę uwzględnić również koszty wcześniejszego check inn oraz późniejszego
check out)
- koszt pełnego wyżywienia dla 36 osób z wyszczególnieniem każdego posiłku - zakładamy,
że śniadania wliczone będą w cenę noclegu, w przypadku wczesnego wylotu pierwszego
dnia prośba o przedstawienie dodatkowej opcji poczęstunku przed lunchem, ewentualne
koszty przerwy kawowej (jeśli w harmonogramie będzie długa przerwa czasowa pomiędzy
głównymi posiłkami), dodatkowo koszty wody i soków dostępnych w autokarze, minibusach
lub crusie
- koszty poszczególnych zaproponowanych atrakcji (każdej z osobna)
- koszty proponowanych atrakcji hotelowych dla osób rezygnujących ze zwiedzania
Barcelony lub Tbilisi czy Amserdamu (Voucherów do SPA i innych)
- koszt wynajmu sali konferencyjnej na czas maksymalnie 2 godzin z niezbędnym sprzętem
(rzutnik, flipchart)
- koszt wynajęcia welcome desk na potrzeby zbiórki na lotnisku w Warszawie (punkt musi
być obsługiwany przez osobę, która nie będzie brała udziału w wyjeździe)
- koszt i rodzaj ubezpieczenia całej grupy (36 osób)
- koszt upominku powitalnego dla uczestników (36 sztuki)
- koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych wymienionych
powyżej (prosimy o 3 propozycje layoutu) oraz koszty proponowanego opakowania pakietu
zawierającego materiały poligraficzne i upominek powitalny
- koszt projektu agendy mailowej (wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę
wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce)
- całkowity koszt netto i brutto obsługi wyjazdu przez dwóch koordynatorów uwzględniający
koszty ich noclegu, wyżywienia, przelotów i transferów, itd., proszę oddzielnie wykazać
wszystkie poszczególne koszty (netto i brutto)
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50
• termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury. Bez zaliczki.
Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po
realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie
wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów
walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania
umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy.
Proszę o załączanie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie
zakupowej CONNECT.
Więcej informacji uzyskacie Państwo logując się na platformie zakupowej CONNECT.
Wszelkie pytania proszę kierować przez zakładkę pytania/ odpowiedzi.
Termin składania ofert: 10.05.2016r. godz. 13:00
UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej
CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/
Z poważaniem,
Natalia Bartosiewicz-Burdanowska
603 394 696
Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia
o zwrot tych kosztów.
„ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą
prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż
jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu
złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie.
ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i
odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują
żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o.
Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania
przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c.”
36-145 Widełka 869
tel. (+48 17) 867 27 00, fax (+48 17) 867 27 01
Centrala
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
pod nr: 0000126258
NIP: 814-10-19-514
Biuro w Warszawie
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 256 60 39
tel. (+48 24) 256 60 39, fax (+48 24) 367 90 55
tel. (+48 24) 365 72 91
tel. (+48 24) 201 04 00, fax (+48 24) 367 70 50

zapytanie ofertowe - konferencja sprzedażowa SŚ

Transkrypt

Podobne dokumenty

p. Mariuszem Kostrzewskim, p. Markiem Gra

Specjalista ds PR i Marketingu - oferta pracy

Punkty sprzedaz y: Informacja Turystyczna IT/DOM DARMSTADT

Płock – nasze piękne miasto

zapytanie ofertowe - ologowanie aut osobowych

zapytanie ofertowe - ubrania robocze