Zapytanie oferowe - pełna treść

Zapytanie ofertowe :
Budowa portalu internetowego do konsultacji on-line
Nr: RPK/POKL 542/2/2013
I.
PODSTAWA PRAWNA: art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz
zgodnie z § 4 Załącznika do Zarządzenia Nr 47/2013 Starosty Krotoszyńskiego z
dnia 02 września 2013 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych
II. ZAMAWIAJĄCY:
Powiat Krotoszyński reprezentowany przez Zarząd Powiatu Krotoszyńskiego
Ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10
63-700 Krotoszyn
NIP 621-169-40-66
III. TYTUŁ PROJEKTU
„Konsultuj z pomysłem – aktywne techniki i narzędzia dla efektywnych konsultacji w
powiecie krotoszyńskim” (PO Kapitał Ludzki, Priorytet: V Dobre rządzenie, Działanie 5.4.
Rozwój potencjału III sektora, poddziałanie 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego),
IV. CPV:
72000000-5 usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania,
internetowe i wsparcia
V. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest budowa portalu internetowego do konsultacji
on-line
2. Zakres wykonywanych zadań:
1. Opracowanie layoutu portalu internetowego
2. Opracowanie CRM umożliwiające zarządzanie bazą interesariuszy
konsultacji społecznych
3. Opracowanie CMS posiadające moduły do konsultacji on-line.
Wykonawca w okresie realizacji zamówienia będzie zobowiązany do zrealizowania
następujących działań:
1. (W ramach zadania 1) Stworzenie makiet zawartych w specyfikacji funkcjonalności portalu
do konsultacji społecznych on-line wraz z opisem realizowanych procesów:
Czas realizacji: 2 tygodnie od podpisania umowy z Zamawiającym;
Czynności wymagane w ramach zadania:
o udział w min. 2 spotkaniach z Zamawiającym przed przekazaniem wersji
finalnej;
o przygotowanie na potrzeby spotkań z Zamawiającym co najmniej dwóch
alternatywnych wersji makiet dla portalu do konsultacji społecznych on-line;
o Zamawiający zastrzega sobie możliwość wnoszenia uwag do poszczególnych
wersji makiet z opcją dokonywania wyboru elementów, które powinny znaleźć
się w wersji finalnej;
o przygotowanie opisu realizowanych procesów, w tym Wykonawca wskaże z
jakiego systemu CMS będzie korzystał oraz jakie zastosuje dodatki (pluginy).
2. (W ramach zadania 1) Stworzenie projektu graficznego nowego serwisu (tzw. layoutu):
Czas realizacji: 4 tygodni od podpisania umowy z Zamawiającym;
Czynności wymagane w ramach zadania:
o udział w min. 2 spotkaniach z Zamawiającym przed przekazaniem wersji
finalnej;
o przygotowanie trzech alternatywnych wersji layoutu dla strony głównej
i podstron;
o Zamawiający zastrzega sobie możliwość wnoszenia uwag do poszczególnych
wersji layoutu z opcją dokonywania wyboru elementów, które powinny znaleźć
się w wersji finalnej.
3: (W ramach zadania 2) Stworzenie CRM (systemu
interesariuszami) wraz z funkcjonalnościami wg załącznika nr 1:
zarządzania
relacjami
z
Czas realizacji: 8 tygodni od podpisania umowy z Zamawiającym;
Czynności wymagane w ramach zadania: przygotowanie CRM wraz z
funkcjonalnościami zgodnie z opisem wskazanym w Specyfikacji funkcjonalności
portalu e-Konsultacje w Powiecie Krotoszyńskim.
4: (W ramach zadania 3) Stworzenie CMS (systemu zarządzania treścią) wraz z pozostałymi
funkcjonalnościami wg załącznika nr 1:
Czas realizacji: 8 tygodni od podpisania umowy z Zamawiającym,
Czynności wymagane w ramach zadania: przygotowanie CMS wraz z
funkcjonalnościami zgodnie z opisem wskazanym w Specyfikacji funkcjonalności
portalu e-Konsultacje w Powiecie Krotoszyńskim.
5: (W ramach zadania 1,2,3) Wdrożenie, testowanie i poprawki do portalu do konsultacji
społecznych on-line przez Wykonawcę):
Czas realizacji: 8 miesięcy od podpisania umowy z Zamawiającym,
Czynności wymagane w ramach zadania:
o Wykonawca będzie w kontakcie mailowym i telefonicznym na etapie
wdrażania, testowania i wprowadzania poprawek do portalu,
o przeprowadzenie testów usability na 7 osobach wybranych wraz
z Zamawiającym spośród przedstawicieli organizacji pozarządowych
i pracowników Zamawiającego,
o uwzględnienie i skorygowanie wszelkich problemów w funkcjonowaniu portalu
zgłaszanych przez Zamawiającego w ciągu 2 dni roboczych.
Wykonawca po zakończeniu prac zobowiązany jest do:
przekazania dokumentacji opisującej portal do konsultacji społecznych on-line;
podpisania protokołów zdawczo-odbiorczych ze zrealizowania poszczególnych
zadań.
Płatność za realizację usługi została podzielona na 3 etapy:
1 etap: po zrealizowaniu 50 % zadania i po podpisaniu protokołów zdawczoodbiorczych z częściowego wykonania zadania
2 etap: po zrealizowaniu i po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych
z realizacji Zadania 2
3 etap: po zrealizowaniu i po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych
z realizacji Zadania 3.
VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWIANIU:
Wykonawca powinien wykazać:
portfolio wykonanych portali, w szczególności realizowanych dla jednostek
samorządu terytorialnego – min. 3 wykonane portale (w tym jeden portal zawierający
takie funkcjonalności jak kalendarz, formularz zgłoszeniowy)
doświadczenie w zakresie współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego
- usługi realizowane dla jednostek samorządu terytorialnego w obszarze rozwiązań
IT;
doświadczenie kadrowe w zakresie programowania – Wykonawca powinien
przedstawić CV co najmniej 2 osób wskazujące na minimum 3-letnie doświadczenie
każdej z osób w zakresie realizacji zleceń na potrzeby jednostek samorządu
terytorialnego, obejmujących tworzenie portali internetowych;
doświadczenie kadrowe koordynatora prac programistycznych – Wykonawca
powinien przedstawić CV co najmniej 1 osoby wskazujące na minimum 3-letnie
doświadczenie tej osoby/osób w zakresie koordynowania realizacji zleceń
na potrzeby jednostek samorządu terytorialnego oraz umiejętności opisywania
i makietowania procesów IT;
doświadczenie kadrowe grafika – Wykonawca powinien przedstawić CV co najmniej
1 osoby wskazujące na minimum 3-letnie doświadczenie tej osoby/osób w zakresie
realizacji zleceń na potrzeby jednostek samorządu terytorialnego, obejmujących
tworzenie layoutów i makiet portali internetowych.
VII. OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. Wykonawca udziela 24 miesięcy gwarancji na wykonany przedmiot zamówienia.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za błędy w prawidłowym funkcjonowaniu
serwisu www.
3. W ramach tej odpowiedzialności Wykonawca gwarantuje istnienie, oraz poprawne
działanie w serwisie
www uzgodnionych z Zamawiającym wszystkich
funkcjonalności programu.
4. Ewentualne usterki serwisu www powstałe w okresie gwarancyjnym będą
zgłaszane przez Zamawiającego na adres email Wykonawcy i usuwane przez
Wykonawcę w terminie 24 godzin od chwili otrzymania.
5. W przypadku jeżeli usunięcie błędu wymaga uzasadnionego nakładu pracy
przekraczającego 24 godziny, w takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest
powiadomić Zamawiającego w celu wspólnego określenia terminu usunięcia
błędu.
VIII. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJACEGO
1. Zapewnienie, miejsca, warunków i środków odpowiednich do realizacji przedmiotu
zamówienia
2. Zapewnienie dostępu do dokumentacji niezbędnej do
realizacji przedmiotu
zamówienia
IX. WYMAGANE DOKUMENTY
1. Oferta, zgodna w treści z załącznikiem nr 1 i nr 2 niniejszego zapytania
2. Kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje,
X.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Termin związania ofertą wynosi 14 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem
terminu składania ofert.
KRYTERIA WYBORU OFERT
Cena ryczałtowa, niezmienna przez cały okres realizacji umowy - 100 pkt.
Cena obliczona wg wzoru:
XI.
Cena oferty z najniższą ceną
---------------------------------- x100 x 100%
Cena oferty badanej
1. Oferent zobowiązany jest do podania wartości zamówienia w kwocie brutto,
oddzielnie dla każdego zadania – zgodnie z Załącznikiem Nr 2.
2. Ocenie podlegać będzie wartość brutto za całość przedmiotu zamówienia (3 zadania)
3. Cena oferty musi obejmować wszystkie elementy wymienione w rozdziale V – Opis
przedmiotu zamówienia
4. Cena podana w ofercie
powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne
do zrealizowania zamówienia
musi odzwierciedlać całkowity koszt, który będzie
poniesiony przez Zamawiającego
XII.
MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Termin składania ofert upływa w dniu 15 stycznia 2014 o godzinie 14.00
2. Oferty należy składać osobiście (w punkcie informacyjnym – pok. Nr 12)
lub listownie na adres
Starostwo Powiatowe w Krotoszynie
ul. 56 Pułku piechoty Wlkp.
10 63-700 Krotoszyn
z dopiskiem
„OFERTA NA BUDOWĘ PORTALU DO KONSULTACJI ON-LINE”
3. Osoba do kontaktu: Marzena Wiśniewska, tel. 62 725 42 56 w. 342,
[email protected]
XIII.
INFORMACJA O WYBORZE OFERTY
Przesłana zostanie kandydatom, którzy ofertę złożyli, za pośrednictwem poczty
lub droga elektroniczną.
Załączniki:
1. Specyfikacja funkcjonalności portalu ekonsultacji
2.
Formularz ofertowy