Rekomendacje dotyczące sporządzenia harmonogramu płatności

REKOMENDACJE WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W KRAKOWIE
DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA
HARMONOGRAMÓW PŁATNOŚCI W PROJEKTACH KONKURSOWYCH
ORAZ SYSTEMOWYCH OPS, PCPR
1. Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności obrazujący wysokości
przekazywanych transz oraz daty ich przekazania. Wzór harmonogramu stanowi załącznik nr 4 do umowy
o dofinansowanie projektu1 w ramach PO KL. Wzór został zamieszczony na stronie: www.pokl.wupkrakow.pl w zakładce Dokumenty do pobrania/ Umowy POKL – wzory dokumentów. Harmonogram należy
wypełnić na zamieszczonym wzorze i odesłać na adres [email protected]. W tytule
wiadomości proszę podać nr KSI Państwa projektu.
2. Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji w szczególności we wniosku o płatność pod warunkiem
akceptacji przez IW/IP2. Wówczas zmiana w tym trybie nie wymaga formy aneksu do umowy
o dofinansowanie projektu. Zmian można dokonywać tylko w uzasadnionych przypadkach.
3. Harmonogram powinien zawierać w kolumnie kwota transzy dofinansowania wyłącznie kwoty
dofinansowania (płatność ze środków europejskich i dotację celową z budżetu krajowego). Kolumna kwota
planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia powinna uwzględniać zarówno kwoty transzy
dofinansowania, jak i wkład własny publiczny/prywatny.
4. Okres rozliczeniowy wynosi maksymalnie trzy miesiące, co oznacza, iż Beneficjent jest zobowiązany do
składania wniosków o płatność po zakończeniu trzech miesięcy realizacji projektu. Zgodnie z zapisami
w umowie (§10 ust. 2) IW/IP2 zastrzega sobie prawo do wezwania Beneficjenta do złożenia dodatkowego
wniosku o płatność we wskazanym przez siebie terminie 2. WUP w Krakowie rekomenduje, aby okresy
rozliczeniowe nie pokrywały się z kwartałami roku kalendarzowego.
5. Zaleca się , aby okresy rozliczeniowe zamykały się w danym roku kalendarzowym tj. aby nie było wniosków
np. za okres 01.11.2011-31.01.2012, (tylko 01.11.2011 – 31.12.2011) ze względu na konieczność rozliczania
się z kwoty dotacji celowej z budżetu krajowego w danym roku kalendarzowym.
6. W przypadku wyczerpania środków w planie finansowym (zawartym w Planie Działania) na dany rok
IW/IP2 zastrzega sobie prawo negocjowania wydatków Beneficjenta na dany rok budżetowy przed
podpisaniem umowy o dofinansowanie.
Ilekroć w tekście mowa jest o umowie o dofinansowanie projektu w przypadku projektów systemowych OPS, PCPR należy rozumieć jako
umowę ramową o dofinansowanie projektu systemowego.
2
Nie dotyczy projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi
1
PRZY WYPEŁNIANIU POSZCZEGÓLNYCH WIERSZY HARMONOGRAMU NALEŻY WZIĄĆ
POD UWAGĘ NASTĘPUJĄCE KWESTIE:
1. Przekazanie pierwszej płatności (zaliczka) dokonywane jest na podstawie umowy o dofinansowanie
projektu, w związku z powyższym, w celu jej przekazania nie jest wymagane złożenie przez Beneficjenta
wniosku o płatność. Zaliczka może zostać przekazana dopiero po podpisaniu umowy i złożeniu przez
Beneficjenta wymaganego zabezpieczenia3. W przypadku projektów o wartości maksymalnie 50 000,00 zł
(których okres realizacji zamyka się w jednym roku kalendarzowym) wysokość zaliczki może wynosić 100%
wartości kwoty dofinansowania na dany projekt.
2. Termin przekazania pierwszej płatności ustala się następująco:
 w przypadku projektów, których realizacja rozpoczyna się przed zawarciem umowy - „do 20 dni
roboczych od dnia podpisania umowy i złożenia zabezpieczenia”,
 w przypadku projektów, których realizacja rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy do 1 miesiąca po
zawarciu umowy - „do 20 dni roboczych od dnia podpisania umowy i złożenia zabezpieczenia” nie
wcześniej jednak niż data rozpoczęcia realizacji projektu,
 w przypadku projektów, których realizacja rozpoczyna się później niż 1 miesiąc po zawarciu umowy pierwszą możliwą datę realizacji płatności przez BGK (wynikającą z terminarza płatności BGK)
następującą po dacie pierwszego dnia realizacji projektu. Terminarz płatności Banku Gospodarstwa
Krajowego dostępny jest na stronie internetowej banku www.bgk.com.pl . Należy śledzić na bieżąco
aktualizacje terminarza.
3. Przy przekazaniu kolejnych płatności4 zachowany zostaje termin 33 dni roboczych, na który składa się:

8 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego dla Beneficjenta na złożenie wniosku o
płatność do IW/IP2 (jeśli okres rozliczeniowy obejmuje 01. 02. 2011 – 30. 04. 2011 wniosek o płatność
powinien zostać złożony do 12. 05. 2011 r.)

20 dni roboczych dla IW/IP2 na weryfikację wniosku o płatność (od każdej złożonej wersji wniosku
o płatność);

5 dni roboczych od zatwierdzenia wniosku o płatność na przekazanie zlecenia przez IW/IP2 do Banku
Gospodarstwa Krajowego.
W przypadku wniosków o płatność, których zatwierdzenie skutkuje przekazaniem kolejnej transzy
dofinansowania ww. termin 33 dni roboczych, w udostępnionym na stronie www.pokl-wup-krakow.pl
wzorze Harmonogramu płatności, wyliczany jest w sposób automatyczny w kolumnie Data przekazania
płatności po uprzednim wskazaniu okresu rozliczeniowego oraz rodzaju przekazywanej płatności (transza) 5.
W przypadku wniosku, w którym Beneficjent nie wnioskuje o przekazanie kolejnej transzy kolumna Data
przekazania płatności odpowiada przewidywanemu terminowi zatwierdzenia wniosku o płatność i wyliczana
jest również w sposób automatyczny z zachowaniem terminu 28 dni roboczych (8 na złożenie wniosku o
płatność przez Beneficjenta i 20 na jego weryfikację przez WUP w Krakowie) po uprzednim wskazaniu
Nie dotyczy Beneficjentów, którzy są zwolnieni z obowiązku składania zabezpieczenia.
W odróżnieniu od pierwszej płatności zwanej zaliczką, kolejne numerowane są jako Transza 1, Transza 2, itd., gdzie numer transzy
odpowiada numerowi wniosku o płatność.
5
Udostępniony na stronie www Harmonogram płatności zawiera instrukcję pomocniczą dla wypełniania poszczególnych pól.
3
4
okresu rozliczeniowego oraz rodzaju przekazywanej płatności (wniosek zerowy). W przypadku wniosku o
płatność końcową termin ten stanowi sumę 30 dni kalendarzowych (na złożenie) i 20 dni roboczych (na jego
weryfikację). Podobnie jak w powyższych przypadkach termin ten wyliczany jest w sposób automatyczny, w
kolumnie Data przekazania płatności, po uprzednim wskazaniu okresu rozliczeniowego oraz rodzaju
przekazywanej płatności (wniosek końcowy).
Po otrzymaniu od Państwa wersji elektronicznej harmonogramu płatności pracownik Zespołu PKN sprawdza
w terminarzu płatności BGK w jakim okresie składania zleceń mieści się obliczona data i wskazuje datę
realizacji płatności właściwą dla danego okresu składania zleceń (tj. pierwszą możliwą datę realizacji
płatności przez BGK). Drogą mailową wysłana zostanie Państwu do akceptacji ostateczna wersja
harmonogramu płatności. Po otrzymaniu od Państwa zwrotnego potwierdzenia pracownik Zespołu PKN
dokona wydruku harmonogramu, który zostanie przedłożony Państwu do podpisu w dniu zawierania umowy.
Daty wskazane w kol.2 będą podlegały zmianie w przypadku aktualizacji terminarza płatności BGK.
4. Przy określaniu wysokości transz należy wziąć pod uwagę obowiązek rozliczania wydatków w okresach 3
miesięcznych. W związku z powyższym należy wnioskować o taką kwotę, która będzie w przynajmniej 70%
wydatkowana w ciągu pierwszych trzech miesięcy realizacji projektu6. Co do zasady Beneficjent wnioskuje
na dany rok budżetowy o kwotę przewidzianą w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie.
5. Przy ustalaniu wysokości transz kwoty dofinansowania należy mieć na uwadze zapis §10 ust. 7 Umowy
o dofinansowanie projektu wskazujący iż, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność w terminie lub
nierozliczenia 70% przekazanych środków z kwoty dofinansowania będą naliczane odsetki.
6. Przekazanie kolejnej transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność, co najmniej 70%
łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków w ramach kwoty dofinansowania tj. wykazanie przez
Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych co najmniej w tej wysokości we wniosku o płatność i ich
zatwierdzenie przez IW/IP27.
7. Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL istnieje możliwość złożenia przez Beneficjenta tzw. cząstkowego
wniosku o płatność. Za cząstkowy wniosek o płatność będzie uważany taki wniosek, w którym Beneficjent
będzie rozliczał mniej niż 70% środków dotychczas otrzymanych w ramach kwoty dofinansowania.
Zatwierdzenie cząstkowego wniosku o płatność nie uprawnia do otrzymania kolejnej transzy.
8. Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL po zakończeniu projektu wydatki poniesione po dniu wskazanym
jako dzień zakończenia realizacji projektu są kwalifikowalne, o ile wydatki te odnoszą się do zadań
realizowanych w okresie wdrażania projektu i zostały poniesione przed złożeniem wniosku o płatność
końcową.
9. Kwota transzy dofinansowania przekazana Beneficjentowi może zawierać wydatki w ramach:

cross-financingu na zakupy środków trwałych o wartości jednostkowej powyżej 3500 zł ( w tabeli
nazwane jako "zakupy inwestycyjne"),

cross-financingu na dostosowanie, adaptację budynków, pomieszczeń i miejsc pracy, których wartość
poniesiona w danym roku przekracza kwotę 3 500 zł ( w tabeli nazwane jako "inwestycje"),

na zakup wartości niematerialnych i prawnych o wartości jednostkowej powyżej 3 500 zł (w tabeli
nazwane jako "zakupy inwestycyjne").
Nie dotyczy Beneficjentów, którzy otrzymują całość dofinansowania w postaci 1 transzy.
Nie dotyczy projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi, dla których dofinansowanie wypłacane jest jedną transzą z zastrzeżeniem ust.
2 i 3 § 9 umowy o dofinansowanie projektu.
6
7
Wydatki te są rozliczane przez IW/IP2 w ramach kwoty dofinansowania sklasyfikowanej w paragrafach
6207 i 6209 należących do wydatków majątkowych (zgodnie z zał. 4 do Rozporządzenia Min. Fin. z dnia 2
marca 2010 r.. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Dz.U. 2010 nr 38 poz. 207z późn. zmianami). W związku z
powyższym w harmonogramie płatności istnieje konieczność wydzielenia wydatków dotyczących w/w
nakładów inwestycyjnych.
10. Co do zasady kwota dofinansowania na dany rok kalendarzowy przekazywana jest w 4 transzach. Wyjątek
stanowią wypłaty w Poddziałaniu 7.1.1 i Poddziałaniu 7.1.2, które będą wypłacane w 2 transzach.
Opracowanie:
Zespół Promocji Konkursów i Naboru Projektów
Data aktualizacji: 14 lutego 2014 r.