366_AKW_zał nr 1 do procedury zarządzania ryzykiem

Załącznik nr 1
do procedury zarządzania ryzykiem
w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle
ustalonej i wprowadzonej
zarządzeniem nr 366/AKW/2015
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle
z dnia 17 lipca 2015 r.
Wykaz procesów realizacji zadań publicznych ich celów, mierników
oraz osób odpowiedzialnych za ich realizację
Lp.
1
1
Proces / cel procesu / zadanie
2
PROCES: Organizacja przygotowania oraz
wydawania aktów prawnych przez organy gminy
CEL: zapewnienie aktualności obowiązujących
(niewycofanych w wyniku zrealizowania lub uchylenia
z obrotu prawnego) aktów prawnych gminy
ZADANIA:
- przygotowywanie i wydawanie aktów prawa
miejscowego oraz aktów kierownictwa wewnętrznego
przez organy gminy,
- przestrzeganie działań wynikających z instrukcji
kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów zakładowych,
- przygotowywanie planów działania urzędu w
zakresie projektowania i wydawania aktów
normatywnych organów gminy,
Miernik
3
Liczba obowiązujących prawomocnych i aktualnych aktów
prawnych organów gminy / Liczba wydanych
obowiązujących aktów prawnych organów gminy
* 100 = Stopień aktualności wydanych (niewycofanych z
obrotu prawnego) aktów prawnych organów gminy
Osoba odpowiedzialna
za realizację procesu
4
Kierownik Wydziału
Organizacyjnego
1
2
2
PROCES: Nadzór efektywności i skuteczności
wykonywania zadań publicznych
CEL: zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań
publicznych
ZADANIA:
- wprowadzenie systemu zapewniającego osiągnięcie
wyznaczonych celów i zadań publicznych urzędu, w
tym:
a) zapewnienie realizacji zakupów zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa,
b) nadzorowanie należytej realizacji zawartych umów
z wykonawcami i dostawcami,
c) monitorowanie zasadności wydatkowania dochodów
budżetu,
d) zapewnienie dokonywania wydatków budżetowych
z zachowaniem zasad celowości i oszczędności,
e) nadzorowanie prowadzenia sprzedaży majątku lub
jego likwidacji zgodnie z odpowiednimi przepisami
prawa,
f) przeprowadzanie sprzedaży mienia komunalnego
oraz likwidacji majątku zgodnie z wymaganiami
prawa,
g) prawidłowe prowadzenie rozliczeń finansowych,
h) zwindykowanie należności,
- wdrożenie działań naprawczych w wyniku
przeprowadzenia kontroli przez organy zewnętrzne,
- określenie skutecznego monitoringu realizacji celów i
zadań,
- zapewnienie prawidłowości oraz właściwej jakości
pracy poprzez np. zapobieganie, uchybieniom i
nieprawidłowościom skutkującym wnoszeniem skarg
na pracowników,
3
Liczba przeprowadzonych kontroli lub audytów
zakończonych stwierdzeniem nieprawidłowości / Liczba
przeprowadzonych kontroli lub audytów
* 100 = Stopień prawidłowości wykonywania zadań
publicznych
2
4
Kierownik Biura Audytu i
Kontroli – Audytor
Wewnętrzny
1
2
- realizowanie działań korygujących i
zapobiegawczych
- dążenie do braku niezgodności między
wyznaczonymi celami a stanem ich realizacji,
3
PROCES: Sprawozdawczość z wykonania zadań
publicznych
CEL: zapewnienie terminowego sporządzania
sprawozdań wymaganych przez przepisy powszechnie
obowiązującego prawa
ZADANIA:
- przygotowywanie sprawozdań finansowych, w tym
sprawozdań z realizacji budżetu
- przygotowywanie sprawozdań określonych w
przepisach o statystyce publicznej
4
3
Kierownik Wydziału
Organizacyjnego
Liczba przekroczeń wyznaczonych terminów
sprawozdawczości / Liczba sprawozdań objętych
obowiązkiem wykonania
* 100 = Stopień terminowości przygotowywania sprawozdań
wymaganych przez przepisy powszechnie obowiązującego
prawa
Kierownik Wydziału
Organizacyjnego
PROCES: Zarządzanie zasobami materialnymi i
wartościami niematerialnymi
CEL: optymalna realizacja planów wydatków na
utrzymanie i uzupełnienie zasobów materialnych i
niematerialnych
ZADANIA:
- zapewnienie terminowości realizacji umów
cywilnoprawnych oraz publicznoprawnych zawartych
przez gminę za pośrednictwem urzędu,
- prawidłowe ustanowienie i realizacja polityki
rachunkowości,
- zapewnienie celowego i oszczędnego wydatkowania
środków publicznych
4
Kwota wydatków na utrzymanie i uzupełnienie zasobów
materialnych / Kwota planowanych wydatków na utrzymanie
i uzupełnienie zasobów materialnych * 100 = Procent
realizacji planowanych wydatków na utrzymanie i
uzupełnienie zasobów materialnych
3
1
2
CEL: zapewnienie właściwego nadzoru nad mieniem
materialnym i wartościami niematerialno-prawnymi
ZADANIA:
- skuteczne nadzorowanie informacji chronionych
(niejawnych, tajemnic skarbowych, danych
osobowych) poprzez:
a) realizację postanowień polityki bezpieczeństwa
informacji, zapewniającej odpowiednie zabezpieczenie
informacji, systemów informatycznych i dokumentów,
b) zabezpieczenie systemów informatycznych przed
nieuprawnionym dostępem,
c) zabezpieczenie danych i dokumentów przed
nieuprawnionym dostępem,
d) ustanowione strefy dostępu,
- prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych oraz
publicznoprawnych zawartych przez gminę za
pośrednictwem urzędu
- sprawne zabezpieczenie fizyczne Urzędu,
- zapewnienie spełnienia wymagań prawnych poprzez
infrastrukturę techniczną urzędu
- określenie uprawnień do korzystania z zasobów
urzędu
- prawidłowo prowadzona ewidencja środków
trwałych
- nadzór nad powierzonym mieniem
5
3
Liczba terminowo przeprowadzonych inwentaryzacji mienia
materialnego i wartości niematerialno-prawnych / Liczba
inwentaryzacji objętych obowiązkiem wykonania
* 100 = Terminowość przeprowadzanych inwentaryzacji
mienia materialnego i wartości niematerialno-prawnych
Kierownik Wydziału
Organizacyjnego
PROCES: Zarządzanie zasobami ludzkimi oraz
nadzór przestrzegania zasad etycznego
postępowania
CEL: zapewnienie prawidłowości funkcjonowania
urzędu
4
Liczba zasadnych skarg pracowniczych złożonych w
skrzynce skarg i wniosków
4
1
2
ZADANIA:
- prowadzenie naboru pracowników,
- organizacja służby przygotowawczej,
- wprowadzenie nowego pracownika do pracy,
- określenie zastępstw,
- określenie odpowiedzialności i uprawnień
pracowników Urzędu, wymaganych kompetencji do
realizacji zadań publicznych,
- obsługa kadrowo-płacowa pracowników Urzędu,
CEL: zapewnienie wysokiego lub bardzo wysokiego
poziomu satysfakcji pracowników
ZADANIA:
- wartościowanie stanowisk pracy oraz prowadzenie
oceny pracowniczej,
- zapewnienie odpowiedniego środowiska pracy
- identyfikacja potrzeb w zakresie rozwoju
zawodowego oraz podnoszenia kwalifikacji i wiedzy
pracowników,
- realizacja potrzeb w zakresie podnoszenia
kwalifikacji zawodowych oraz wiedzy na
stanowiskach pracy oraz prowadzeniem oceny
skuteczności podjętych działań,
6
3
pracowniczych / Liczba skarg pracowniczych w skrzynce
skarg i wniosków pracowniczych * 100 = Prawidłowość
funkcjonowania urzędu wg pracowników
Wartość wskaźnika ogólnego satysfakcji pracowników, tj.
średnia arytmetyczna wartości ocen przypisanych przez
pracowników odpowiedzi nr 1 w kwestionariuszu pomiaru
satysfakcji pracowników, skala od 1 do 5 (zgodnie z
wytycznymi zawartymi w załączniku do zarządzenia
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle nr 973/Or/2012 z dnia
26 lipca 2012 r.) = Poziom satysfakcji pracowników
Kierownik Wydziału
Organizacyjnego
PROCES: Zarządzanie komunikacją
CEL: otrzymanie satysfakcjonującej wartości
bezpośrednich wskaźników satysfakcji klienta z usług
ZADANIA:
- osiąganie akceptowalnych wyników badania
satysfakcji klientów,
4
Wartość bezpośrednich wskaźników satysfakcji klienta z
usług, tj. średnia arytmetyczna wartości ocen przypisanych
przez klienta poziomowi satysfakcji z wykonania każdej
usługi w kwestionariuszu pomiaru satysfakcji klientów, skala
od 1 do 5 (zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku do
zarządzenia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle nr
972/Or/2012 z dnia 26 lipca 2012 r.)
5
1
2
CEL: zapewnienie wysokiego lub bardzo wysokiego
poziomu satysfakcji klientów
ZADANIA:
- brak uzasadnionych skarg i wniosków związanych z
niewłaściwą komunikacją Urzędu z klientem
CEL: zapewnienie aktualności kart opisu usług
udostępnionych w BIP/eBOI
ZADANIA:
- zapewnienie aktualnych i zgodnych z przepisami
prawa informacji zamieszczanych obowiązkowo lub
fakultatywnie na stronie internetowej Urzędu,
na stronie podmiotowej Urzędu w Biuletynie
Informacji Publicznej, na e’PUAP oraz w sieci Internet
CEL: zapewnienie skutecznego przepływu informacji
wewnętrznych
ZADANIA:
- wprowadzenie skutecznego i terminowego
wewnętrznego systemu komunikacji obejmującego
informację o aktach kierownictwa wewnętrznego oraz
poleceniach służbowych,
- wprowadzenie skutecznego systemu wymiany
informacji między Urzędem a gminnymi jednostkami
organizacyjnymi, spółkami z udziałem gminy oraz
innymi podmiotami
3
Wartość całkowitego wskaźnika poziomu satysfakcji klienta,
tj. suma wskaźników poziomu satysfakcji klienta
bezpośrednich i pośrednich, określonych na podstawie
kwestionariusza pomiaru satysfakcji klientów , zgodnie z
techniką określoną w załączniku do zarządzenia Prezydenta
Miasta Kędzierzyn-Koźle nr 972/Or/2012 z dnia 26 lipca
2012 r.; skala miernika od – 5 do + 23
Liczba aktualnych kart opisu usług udostępnionych w
BIP/eBOI / Liczba wszystkich kart opisu usług
udostępnionych w BIP/eBOI
* 100 = Stopień aktualności kart opisu usług udostępnionych
w BIP/eBOI
Liczba dokumentów umieszczonych w elektronicznym
repozytorium dokumentacji w czasie do 24 godzin / Liczba
dokumentów podlegających umieszczeniu w elektronicznym
repozytorium dokumentacji * 100 = Skuteczność przepływu
informacji wewnętrznej
6
4
1
7
2
PROCES: Zarządzanie ryzykiem
CEL: zapewnienie akceptowalnego poziomu ryzyka dla
wszystkich ryzyk zidentyfikowanych w Urzędzie
3
Wartość maksymalnego poziomu ryzyka ustalona w ramach
wyników oceny ryzyka prze pomocy metodyki Zarządzania
ryzykiem
ZADANIA:
- ustanowienie kontekstu,
- szacowanie ryzyka,
- akceptowanie ryzyka,
- postępowanie z ryzykiem,
- monitorowanie ryzyka,
- informowanie o ryzyku
Kędzierzyn-Koźle, czerwiec 2015 r.
7
4
Kierownik Biura Audytu i
Kontroli – Audytor
Wewnętrzny