ROZDZIAŁ 1: Lorem ipsum dolor sit amet

Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny
Urząd Gminy Słupca
Słupca, wrzesień 2011 r.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
SPIS TREŚCI:
WPROWADZENIE ................................................................................... 3
1.
Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie .................................. 3
2.
P la n
komunikacji
uczestników
wdrożenia
metody
CAF
w Urzędzie ........................................................................................ 4
2.1. Zainteresowane strony ................................................................... 4
2.2. Potrzeby informacyjne .................................................................... 5
2.3. Dostawca informacji........................................................................ 6
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu ............... 6
2.5. Metody komunikacji ........................................................................ 6
3.
Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania
w proces samooceny ...................................................................... 7
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
2
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia
metody CAF w Urzędzie Gminy Słupca
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
o
cel projektu wdrożenia metody CAF,
o
strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
o
sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu
przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców,
o
sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny.
1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest
narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu
poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji
obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie
pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na
politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie
nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF
organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich
działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej,
narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do
doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:
o
identyfikację mocnych stron,
o
identyfikację obszarów do doskonalenia,
o
opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
o
możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej
z
terenu
Polski
oraz
innych
państw
członkowskich
Unii
Europejskiej
(benchmarking),
o
przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
3
2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia
metody CAF w Urzędzie
Wzajemna komunikacja, to kluczowa strefa wszelkich przedsięwzięć w zakresie
zarządzania zmianami, a zwłaszcza podczas przeprowadzania samooceny. Podjęcie
decyzji o przeprowadzeniu i wdrożeniu metody CAF rozpoczyna cały proces
zarządzania jakością w Urzędzie Gminy Słupca.
2.1. Zainteresowane strony
Lista zainteresowanych wdrożeniem samooceny zgodnej z metodą CAF 2006 w
Urzędzie Gminy Słupca:
o
Kierownictwo Urzędu,
o
Członkowie Zespołu Samooceny,
o
pracownicy Urzędu (kierownicy Referatów),
o
klienci (obywatele),
o
Partnerstwo: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz F5 Konsulting
Sp. z o.o. (nadzorujące wdrażanie projektu we wszystkich 250 urzędach).
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
4
2.2. Potrzeby informacyjne
Lista zainteresowanych stron w projekcie wdrożenia metody CAF w Urzędzie Gminy
D
I
I
U/D
U/D
I
I
I
Kierownicy
referatów
I
I, R
U
I
I
U
U
I, R
I
I
Koordynator
CAF
I
I, R
U
U
U
U
R
N
N
R
Członkowie
grupy CAF
I
I
U
U
U
U
U
I
I
I
Pracownicy
I
I
I
I
I
I
I
R
I
I
Planowanie doskonalenia
Wyniki realizacji działań
Wyniki samooceny
I
Realizacja projektu „planu
doskonalenia”
Przeprowadzenie samooceny
I
Sporządzenie projektu „planu
doskonalenia”
Planowanie procesu
samooceny
Kierownik
Urzędu
Harmonogram samooceny
Upowszechnienie informacji o
projekcie samooceny
Sprawdzenie realizacji działań
Słupca oraz ich zaangażowanie w poszczególnych etapach projektu:
Legenda:
D – podejmowanie decyzji,
I – otrzymywanie informacji o danym etapie działań,
N – nadzór nad realizacją,
R - realizacja zaplanowanych zadań,
U – uczestnictwo w danym etapie procesu samooceny
Odrębnymi stronami zainteresowanymi projektem są klienci (obywatele) oraz firma F5
Konsulting, z którą kontakt będzie utrzymywany za pośrednictwem eksperta CAF. Do
komunikacji
z
obywatelami
będzie
służyć
strona
internetowa
Urzędu
(www.gmina.slupca.pl) informująca o aktualnych działaniach Urzędu. Umieszczono
również w budynku Urzędu plakaty informujące o działaniach poprawiających
zarządzanie.
Dla celów informowania o projekcie klientów Urzędu (obywateli) przewiduje się
zamieszczenie informacji nt. samego faktu wdrażania w Urzędzie metody CAF oraz
korzyści z tego płynących dla społeczeństwa, jak również wyników z realizacji projektu
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
5
(po jego zakończeniu) na stronie internetowej Urzędu lub/oraz na tablicy ogłoszeń w
Urzędzie – obok plakatu promującego projekt).
W przypadku pracowników Urzędu – przekazywane będą krótkie informacje nt.
podejmowanych w projekcie działań (np. streszczenie sprawozdania z wyników
samooceny). Informacje te będą przekazywane za pośrednictwem strony intranetowej
urzędu, poczty elektronicznej oraz spotkań z pracownikami.
W przypadku Kierownictwa Urzędu – przekazywanie informacji w formie pełnej
(kompletne sprawozdanie z wyników samooceny).
2.3. Dostawca informacji
Dostawcą informacji nt. projektu wdrożenia CAF jest Koordynator CAF (Kierownik
Projektu) przy wsparciu Eksperta CAF.
W
przypadku
części
komunikatów
formalnych
wpisanych
w
ramy
projektu
i przekazywanych przez MSWiA, dostawcą informacji będzie F5 Konsulting.
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Wymagania
(zakres oraz
forma informacji)
Częstotliwość/terminy
przekazywania
informacji
bezpośrednie
spotkania
inf. umieszczone w
Folderze
Publicznym
Urzędu lub e-mail
bezpośrednie
spotkania
po każdym kroku
utrzymanie
świadomości
oraz realizacja
działań
inf. umieszczone w
Folderze
Publicznym
Urzędu ew.
informacje od
kierowników
wg potrzeb
uświadomienie
działań
usprawniających
ogólne informacje
umieszczone na
stronie
internetowej
Urzędu
wg potrzeb
Odbiorca
informacji
Cel informacji
Kierownik
Urzędu
Kierownicy
referatów
nadzór nad
projektem
uczestnictwo i
prawidłowa
realizacja
Członkowie
grupy CAF
uczestnictwo
pracownicy
Klient (obywatel)
wg potrzeb
wg potrzeb
2.5. Metody komunikacji
 spotkanie z pracownikami Urzędu w ramach, mające na celu przedstawienie
informacji nt. projektu wdrożenia w Urzędzie CAF oraz informacji dotyczącej
przyjętego planu komunikacji,
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
6
 sprawozdanie za wyników samooceny zostanie przekazane w formie pisemnej
Kierownikowi Urzędu oraz w wersji elektronicznej wszystkim pracownikom
Urzędu za pośrednictwem Folderu Publicznego,
 przekazywanie informacji o postępach w realizacji projektu (po zakończeniu
samooceny oraz po ustaleniu planów usprawniających) oraz streszczenia ze
sprawozdań (w zakresie zatwierdzonym przez Kierownictwo Urzędu) wszystkim
pracownikom Urzędu za pośrednictwem Folderu Publicznego Urzędu,
 przekazywanie informacji za pośrednictwem tablic informacyjnych, dostępnych
dla wszystkich interesantów,
 prezentacja ogólnej informacji o wdrażaniu przez Urząd metody CAF (informacja
kierowana do społeczeństwa) za pośrednictwem strony internetowej Urzędu,
 spotkania bezpośrednie w przypadku pracowników zaangażowanych w proces
samooceny, z udziałem konsultanta wiodącego udzielającego wyjaśnień i
pomocy, w zakresie uzgadniania wyników samooceny oraz poszukiwania
konsensusu,
 prezentacja wyników samooceny i planu doskonalenia pracownikom Urzędu.
3. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz
zaangażowania w proces samooceny
Korzyści dla pracowników Urzędu wynikające z osobistego zaangażowania w proces
samooceny:

Dogłębne poznanie macierzystej jednostki, w tym szczegółowego zakresu jej
działania, realizowanych procesów oraz wdrażania planów usprawnień,

Oficjalna pochwała i uznanie Kierownictwa, przekazana do wiadomości ogółu
pracowników - po wykonaniu z sukcesem działań związanych z samooceną,

Dodatkowym narzędziem może być nagroda finansowa skierowana do
pracowników bezpośrednio zaangażowanych w proces samooceny w miarę
posiadanych środków finansowych,

Uzyskanie zaświadczenia o odbytym szkoleniu,

Zaangażowanie pracowników biorących udział w procesie projektowania i
wdrażania planów usprawnień, co daje pracownikom poczucie realnego wpływu
na kształtowanie organizacji.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
7