ZARZ_42_11

Zarządzenie nr 42 /2011
Wójta Gminy Chorkówka
z dnia 8 sierpnia 2011 r.
w sprawie przyjęcia Planu Komunikacji Projektu samooceny CAF w Urzędzie Gminy w Chorkówce
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( Dz. U. Nr 142,
poz. 1591 ze zm. )
Zarządzam, co następuje :
§1
W celu zapewnienia prawidłowego wdrożenia metody samooceny CAF w Urzędzie Gminy
Chorkówka przyjmuje się Plan Komunikacji Projektu samooceny CAF w Urzędzie Gminy w Chorkówce
w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
Andrzej Koniecki
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
Projekt „Poprawa zdolności zarządczych w urzędach administracji rządowej” jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny
Urząd Gminy w Chorkówce
Chorkówka, 4 sierpnia 2011 r.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
2
SPIS TREŚCI:
WPROWADZENIE ............................................................................................... 4
1.
Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie.................................................. 4
2.
Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Urzędzie ............ 5
2.1. Zainteresowane strony.................................................................................... 5
2.2. Potrzeby informacyjne ................................................................................... 6
2.3. Dostawca informacji ...................................................................................... 7
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu .................................. 7
2.5. Metody komunikacji ...................................................................................... 8
3.
Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces samooceny
........................................................................................................................ 9
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
3
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia
metody CAF w Urzędzie Gminy w Chorkówce.
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
 cel projektu wdrożenia metody CAF,
 strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
 sposób, forma i częstotliwość informacji na
przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców,
temat
realizowanego
projektu
 sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny.
1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest
narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu
poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów
doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie
pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na
politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie
nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF
organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich
działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej,
narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do
doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:
 identyfikację mocnych stron,
 identyfikację obszarów do doskonalenia,
 opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
 możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej
z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking),
 przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
4
2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia
metody CAF w Urzędzie
Głównym celem metody CAF jest wzmocnienie potencjału administracji samorządowej.
W przedmiotowym dokumencie zostanie określony plan komunikacji dla projektu wdrożenia
metody CAF w urzędzie.
Plan komunikacji obejmuje komunikację pomiędzy bezpośrednimi uczestnikami projektu
wdrożenia metody CAF w Urzędzie Gminy w Chorkówce, jak również pomiędzy
uczestnikami projektu a jego otoczeniem.
2.1. Zainteresowane strony
W poniższej tabeli przedstawieni zostali wszyscy zainteresowani i zaangażowani
w realizację projektu CAF w Urzędzie Gminy Chorkówka (adresaci działań, dostawcy
informacji), wraz z określeniem potrzeb informacyjnych każdej z grup w postaci przypisania
im realizowanych wobec nich celów komunikacyjnych projektu (określających potrzeby
informacyjne).
Zainteresowani projektem
Kierownictwo
Koordynator, osoba wspierająca
Grupa samooceny,
Przewodniczący grupy
Zespoły projektowe
(opracowujące plany usprawnień)
Wszyscy pracownicy urzędu
Potrzeby
Konsulting sp. z o.o.
MSWiA
1,2,3,4,5
1,2,3,4
komunikacji
1. Informowanie o celach i
zasadach CAF,
2. Informowanie o przebiegu
1,3,4,5
realizacji CAF w urzędzie,
w tym poszczególnych
1,2,3,4
1,2,3,4,5
etapów projektu,
3. Mobilizacja do aktywnego
udziału,
4. Zapewnienie właściwego
2,4,5
2,5
obiegu informacji –
efektywności wdrażania,
5. Budowanie wizerunku UG
Opinia publiczna, w
szczególności klienci urzędu
szczegółowe cele
informacyjne
Zewnętrzni partnerzy
Konsultant z ramienia F5
Potrzeby informacyjne –
w Chorkówce jako
1,2,5
profesjonalnego, wciąż
dokonalącego się urzędu.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
5
2.2. Potrzeby informacyjne
Kierownictwo
urzędu
będzie
otrzymywało
wszelkie
informacje
o
planowanych
i realizowanych działaniach na spotkaniach z Ekspertem oraz z Koordynatorem CAF.
Członkowie grupy samooceny materiały związane z wdrażaniem projektu samooceny będą
otrzymywali za pośrednictwem poczty e-mail.
Pozostali pracownicy urzędu będą informowani o planowanych i podejmowanych działaniach
podczas spotkań z kierownictwem urzędu, koordynatorem oraz osobą wspierającą
koordynatora CAF.
Na stronie urzędu www.chorkowka.pl, w kwartalniku „Głos Chorkówki” oraz na tablicy
ogłoszeń urzędu gminy będą zamieszczane informacje dla mieszkańców Gminy Chorkówka.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
6
2.3. Dostawca informacji
Informacje dla kierownictwa, członków grupy samooceny, pozostałych pracowników oraz
klientów urzędu będzie przygotowywał i przekazywał koordynator projektu.
W obiegu informacji użyte zostaną m.in. następujące narzędzia:

rozmowy bezpośrednie (spotkania robocze),

telefon wewnętrzny,

poczta elektroniczna,

udostępnione zasoby sieciowe,

tablice ogłoszeń,

baner z informacją o wdrażaniu metody CAF na stronie internetowej urzędu.
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Plan Komunikacji projektu CAF jest szczególnym spisem form i zakresu informacji,
zmierzających do osiągnięcia założonych celów. Precyzyjnie określa, do której grupy dana
aktywność będzie skierowana, jakie cele realizuje to działanie (jakie potrzeby informacyjne
zaspakaja), jakie narzędzia i materiały zostaną wykorzystane oraz kto jest odpowiedzialny
za realizację i kiedy ma być podjęte działanie.
Kierownictwo
urzędu
Odbiorca
informacji
Wymagania (zakres oraz
forma informacji)
Cel informacji
 informacja o realizacji
projektu
 bezpośrednie spotkania z
Koordynatorem
CAF
i
zespołem samooceny
 informacja na temat
wyników samooceny
 sporządzenie
sprawozdania
 wdrożenie projektu
 raport
z
projektu
Częstotliwość/ter
miny
przekazywania
informacji
 na bieżąco
 po
przeprowadzeniu
samooceny
zakończenia
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
 po zakończeniu
projektu
7
 spotkanie z kierownikami
referatów oraz
pracownikami
zatrudnionymi na
samodzielnych
stanowiskach
 informacje na temat
realizacji projektu
 informacje e-mail
 informacja na temat
wyników samooceny
 prezentacja
 po zakończeniu
samooceny
 przybliżenie
mieszkańcom celu i
zakładanych korzyści
z realizacji programu
 strona www.chorkowka.pl
 na bieżąco przez
okres
trwania
projektu
Mieszkańcy
gminy
Pracownicy urzędu
 informacja na temat
projektu, wdrażania go
oraz przyjęciu planu
komunikacyjnego
 artykuł w kwartalniku „Głos
Chorkówki”
 jednorazowo
 na bieżąco
2.5. Metody komunikacji
Metody komunikacji uzależnione będą od rodzaju przekazywanych informacji oraz stron
zainteresowanych projektem. I tak:
Spotkania bezpośrednie:
 spotkania eksperta z kierownictwem
urzędu, koordynatorem
oraz zespołem
samooceny w ramach zaplanowanych warsztatów,
 spotkania grupy samooceny podczas realizacji projektu.
Poczta elektroniczna:
 przesyłanie do
pracowników drogą
e-mail informacji dotyczących
postępów
w realizacji projektu, planu działania.
Sprawozdania:
 Sprawozdanie informujące o postępach w realizacji metody CAF uwzględniające
poszczególne działania zrealizowane oraz opis planowanych do realizacji zadań ze
wskazanym terminem, które przedłożone zostanie kierownictwu urzędu,
 Sprawozdanie zawierające wyniki samooceny jak również informację o planie
doskonalenia.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
8
Strona internetowa (www.chorkowka.pl)
 W
specjalnie
utworzonej
zakładce
„Przygotowanie
jednostek
samorządu
terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody CAF” bieżąca informacja na temat
wdrażania projektu, etapów jego realizacji.
Tablica informacyjna, kwartalnik „Głos Chorkówki”
 Informacje dotyczące przystąpienia do projektu i jego realizacji.
3. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz
zaangażowania w proces samooceny
Pracownicy urzędu, którzy będą zaangażowani w proces samooceny:
 zdobędą
wiedzę
o
nowoczesnych
technikach
zarządzania
oraz
systemach
zarządzania jakością w administracji,
 uzyskają większy wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku Urzędu,
 dogłębnie poznają zakres działania urzędu, w tym realizowanych procesów oraz
mechanizmów kontroli zewnętrznej,
 otrzymają wsparcie kierownictwa urzędu w procesie samooceny oraz zbierania
dowodów dokumentujących mocne strony organizacji,
 zostaną oficjalnie pochwaleni po
wykonaniu z sukcesem działań związanych
z samooceną .
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
9