Struktura dokumentu tekstowego, cz. I

Edward Czarnecki
St ruk tu ra d ok u me ntu tek stow e go , cz . I
Przy sporządzaniu długich tekstów niezwykle ważne jest zaprojektowanie struktury logicznej tekstu. W niniejszej części opracowania zaprezentowano zasady tworzenia struktury tekstu funkcjonujące w praktyce. Stosowanie tych zasad, może początkowo dość kłopotliwe, pozwoli na znaczne ułatwienie pracy oraz na automatyzację
wstawiania i modyfikowania stałych elementów tekstu.
1. Wprowadzenie
Podstawową zasadą, którą należy stosować przy pisaniu długiego tekstu np. pracy dyplomowej jest oddzielenie
treści pracy od układu i wyglądu tekstu. Autor pracy powinien jedynie zajmować się treścią pracy, a o wygląd
tekstu powinien dbać program (edytor tekstu). Aktualnie używane popularne edytory tekstu (MS Word we
wszystkich wersjach, OpenOffice.org Writer i inne) doskonale wykonują to zadanie. Należy pamiętać, że edytor tekstu to nie jest maszyna do pisania, czyli narzędzie jedynie wprowadzania ciągu znków alfanumerycznych.
Edytor tekstu to narzędzie do tworzenia i zarządzania tekstem. Tekst zapisany w edytorze ma swój układ i swój
specyficzny zapis. Te własności edytorów należy wykorzystywać przy pisaniu długich tekstów1.
Podstawowym zadaniem wstępnym przy pisaniu pracy jest określenie jej układu logicznego. W skład układu
logicznego wchodzą:
1. Konspekt pracy.
2. Format akapitu i innych elementów pracy.
3. Przypisy.
4. Spis treści.
5. Spisy ilustracji, tabel, wykresów i innych obiektów wstawionych do tekstu.
6. Bibliografia.
7. Indeksy.
Wszystkie te elementy edytor tworzy automatycznie, jeśli od początku pisania zastosujesię właściwy układ
logiczny, który będzie konsekwentnie używany. Dla stworzenia takiego szkieletu logicznego należy posługiwać
się stylami2. Korzystanie ze stylów oznacza, że określanie parametrów tekstu wykonuje się przez zaprojektowanie stylu. Do późniejszych zmian wyglądu tekstu nigdy nie należy używać atrybutów tekstu dostępnych w
menu lub paskach narzędzi, lecz należy zmieniać styl. Zachowanie tej zasady daje nam dwie istotne korzyści:
1. Zachowanie porządku kompozycyjnego tekstu.
2. Łatwa i szybka zmiana wyglądu całego tekstu.
Każdy edytor posiada wbudowany pewien (nawet bardzo bogaty) zestaw stylów standardowych. Jednakże
standardowe style mogą nie całkiem odpowiadać koncepcji pracy, czy wrażeniom estetycznym piszącego. Potrzebna będzie modyfikacja stylów. Wygodnie jest stworzyć własny zestaw stylów, który będzie używany do
napisania pracy dyplomowej, a także innych prac. Własny zestaw stylów będzie dodatkowym znakiem rozpoznawczym autora tekstów. Z życia wiemy, jak ważny jest własny styl…
Na etapie wstępnym pisania tekstu najważniejszym zadaniem jest zaprojektowanie własnego układu pracy.
Projekt musi być dostosowany do treści pracy. Jeśli na przykład w pracy występuje dużo list, wyliczeń, zestawień to należy zaprojektować kilka list kolejno zagłębianych oraz tabel. Projektowanie układu jest zadaniem
odpowiedzialnym i niestety trudnym na początkowym etapie pisania. Autor nie zawsze wie co w pracy zostanie
zawarte i jaka będzie kompozycja pracy.
By zaprojektować układ pracy w sposób zadowalający dobrze byłoby przejrzeć kilka prac z tego samego zakresu (dostępne w bibliotece, zarówno w wersji papierowej i elektronicznej) oraz przejrzeć książki naukowe
wydane przez dobre wydawnictwa pod kątem układu treści i sposobu kompozycji. Istnieje też wiele publikacji
na temat pisania prac naukowych3.
Prawidłowe zaprojektowanie układu przed rozpoczęciem pisania jest bardzo ważne, bo chociaż można zmieniać układ na każdym etapie pracy, jednak należy tego unikać, gdyż takie ręczne manipulowanie przy układzie
pracy nie całkiem jest bezpieczne i może doprowadzić do chaosu.
1
Grover Ch., Word 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik, Wydawnictwo Helion, 2007.
Pojęciem stylu określa się zapis formatu tekstu w postaci parametrycznej. Obszary tekstu sformatowane według tego samego stylu mogą
być zmieniane przez zmianę parametrów stylu.
3
Na przykład: Krajewski M., Piszemy prace naukowe. Vademecum dla studentów i doktorantów, Dom Wydawniczy „Verbum”, Rypin,
2004.
2
1
2. Treść pracy
Podstawowym zadaniem piszącego pracę naukową z wykorzystaniem techniki komputerowej jest właściwe
zaprezentowanie zasadniczej treści pracy. W tym celu należy przede wszystkim właściwie zaprojektować wygląd tekstu podstawowego oraz stworzyć odpowiedni konspekt pracy. Szczególnie istotny jest konspekt pracy,
gdyż od właściwego zaprojektowania zależeć będą inne elementy pracy, m.in. spis treści.
2.1. Styl akapitu
Tworzenie zestawu stylów dokumentu należy zacząć od utworzenia własnego stylu akapitu. Czynność ta jest
dość skomplikowana w edytorze OpenOfficeWriter.org oraz starszych wersjach edytora MS Word. Natomiast
w edytorze MS Word 2007 jest znacznie uproszczona. Wystarczy bowiem za pomocą standardowych przycisków atrybutów tekstu i wyglądu akapitu określić parametry tekstu a następnie za pomocą dostępnej funkcji:
Zapisz zaznaczenie jako nowy szybki styl… zapisać w zestawie stylów.
Projektując styl akapitu należy określić:
1. Formatowanie znaków:
• krój czcionki,4
• rozmiar czcionki.
2. Wygląd akapitu:
• interlinia,
• wyrównanie wiersza na stronie,
• wyróżnianie akapitu w tekście.
3. Inne elementy wyglądu akapitu (wdowy, sieroty, szewcy).
W przypadku prac dyplomowych parametry tekstu częściowo określone są w wymaganiach edytorskich pracy. Oczywiście wymagi edytorskie pracy nie określają wszystkich elementów stylu. W przypadku innych prac
naukowych styl akapitu określa sam autor.
Na etapie wstępnym projektowania stylu tekstu nie
warto zbyt dużo uwagi poświęcać doborowi wartości parametrów, gdyż w trakcie pracy, a
głównie na etapie ostatecznej
redakcji tekstu można będzie
zmieniać je bez większych
trudności. Prawidłowo zaprojektowany układ tekstu pozwoli dokonywac tych zmian szybki i skutecznie, tzn. zmiana
zostanie wykonana automatycznie w całym tekście.
Po sformatowaniu przykładowego akapitu należy formatowanie zapisać jako styl akapitu. Najprościej można zrobić
to następująco.
Na karcie Narzędzia głów- Rys. 1. Style wbudowane w MS Word 2007 — galeria stylów (źródło: zrzut ekranowy)
ne należy rozwinąć blok Style.
W wyniku tego otrzymamy przedstawiony obok (Rys. 1) wykaz tzw. szybkich stylów.
Z dolnej części okna wybieramy: Zapisz zaznaczenie jako nowy szybki styl… Pojawia się skrzynka dialogowa, w której możemy wpisać nazwę stylu. Powinna to być nazwa unikalna, zrozumiała dla autora i niezbyt
długa (okno stylu jest dość wąskie i pełna nazwa może się nie mieścić). W niniejszym przykładzie użyto nazwy
Akapit PD.
Jest to najprostsza metoda tworzenia nowego stylu. Niekiedy tworzenie stylu tą metodą może być niewystarczające. Należy wtedy zastosować tworzenie stylu za pomocą okna dialogowego Tworzenie nowego stylu na
podstawie formatowania. Zostanie to omówione w dalszej części niniejszego opracowania.
4
Słowo czcionka oznacza metalowy nośnik pojedynczego znaku drukarskiego odlany z odpowiedniego stopu, używany do składaniu tekstu.
Natomiast cyfrowy zapis kształtu wszystkich znaków jednego kroju nazywa się fontem. Czcionka i font są to różne pojęcia, lecz w języku
potocznym na ich określenie używane jest to samo słowo czcionka. Zatem używając pojęcia np.: czcionka Verdana będziemy mieli na
myśli typ kroju znaków drukarskich nazywany Verdana. W niniejszym opracowaniu słowo czcionka używane jest w znaczeniu font.
2
2.2. Konspekt pracy
Pisanie długiego tekstu (pracy dyplomowej) należy zacząć od wykonania konspektu. Wynika to zarówno z wymagań formalnych (pracę należy zaprezentować na seminarium dyplomowym) jak również z zasad tworzenia
tekstów przy użyciu edytora.
Konspekt pracy jest najważniejszym elementem struktury logicznej pracy. Należy wykonać go bardzo staranie i dokładnie, gdyż od niego zależy wiele innych elementów struktury logicznej tekstu, a popełnione błędy w
układzie konspektu trudno będzie usunąć w dalszej pracy. Oczywiście nie dotyczy to treści konspektu, tę można
zmieniać na każdym etapie pracy poprzez zmianę treści nagłówków, a także ich dodawanie i usuwanie.
Przedstawiony obok (Rys. 2) przykładowy konspekt składa się z następujących elementów:
1. Rozdziałów, numerowanych: Rozdział 1, Rozdział 2,....
2. Rozdziałów nienumerowanych, np.
Wstęp, Zakończenie, itp.
3. Podrozdziałów I rzędu, numerowanych: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2,....
4. Podrozdziałów II rzędu, numerowanych: 1.1.1, 1.1.2, 2.1.1,....
Jak widać konspekt ma postać listy wielopoziomowej. W istocie jest to element
bardziej skomplikowany niż lista, ponieważ
pozycje konspektu są również nagłówkami,
które w dalszej pracy będą pozycjami spisu
treści.
Konspekt można zacząć pisać na drugiej
stronie. Co najmniej jedną pustą stronę dobrze jest zostawić, by potem łatwiej wstawiać inne wymagane składniki pracy, np.
stronę tytułową, spis treści. Aby przejść do
następnej strony można użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+Enter. Na początku pierwszej strony dobrze jest wstawić parę pustych
akapitów (Enter), by nie przenosił się format
konspektu na stronę pierwszą.
2.3. Rozdziały
Tworzenie konspektu pracy. Tworzenie konspektu należy zacząć od wpisania
treści konspektu czyli nagłówków rozdziałów i podrozdziałów. Treść można wpisywać Rys. 2. Wygląd konspektu pracy (źródło: opracowanie własne)
dowolnym krojem pisma i nie należy wstawiać numerowania. Numerowanie jest zadaniem programu.
Po zaznaczeniu tytułu pierwszego rozdziału należy w karcie Narzędzia główne wybrać przycisk Lista wielopoziomowa —
. Otrzymuje się okno tworzenia i modyfikowania list wielopoziomowych. W oknie tym
znajdują się trzy poziomy:
• Bieżąca lista
• Listy w bieżących dokumentach
• Menu dokonywania zmian.
Dwa pierwsze poziomy pozwalają wybierać listy spośród istniejących, trzeci pozwala na tworzenie nowych.
Aby utworzyć nową listę należy wybrać: Definiuj nową listę wielopoziomową…. Pojawia się okno dialogowe
Definiowanie nowej listy wielopoziomowej (Rys. 3) pozwalające zdefiniować od początku do końca nową listę
wielopoziomową.
Aby otrzymać okno o treści pokazanej na rysunku należy rozwinąć prawą jego część przez uderzenie w przycisk
Więcej >> (w pokazanym przykładzie przycisk zamienił się na <<Mniej — zamykanie prawej części okna).
3
2.3.1. Definiowanie nagłówka poziomu 1
Definiowanie listy zacząć należy od poziomu 1. Lista poziomów znajduje się w lewym górnym rogu. W ramce
znajduje się uproszczony schemat listy, w którym definiowany aktualnie poziom jest wyróżniony.
Następnie należy określić następujące parametry listy:
• format numeracji poziomu pierwszego — w polu numeracji znajduje się numer, numer wprowadzany jest automatycznie, użytkownik może dodać znaki dodatkowe lub napisy, np. „Rozdział”,
„Chapter”, itd. Ponadto może zmienić znaki interpunkcyjne, np. usunąć nawias, wstawić kropkę,
dwukropek, itd. Można też zmienić czcionkę numeracji,
• początkowy numer listy — w polu Rozpocznij od: można zmienić początkowy numer listy,
• styl numeracji — można wybrać z rozwijanej listy (liczby arabskie, rzymskie, małe i wielkie litery,
punktory, elementy graficzne, itd.),
• sposób wyrównania liczb numeracji — w polu Wyrównanie liczb: można zmienić wyrównanie liczb
w numerze (do lewej, do prawej, po środku), ma to szczególne znaczenie przy stosowaniu numeracji
liczbami rzymskimi,
• wyrównanie tekstu — w polu: Wyrównanie: określa się odległość liczby numeracji od lewego marginesu,
• wcięcie tekstu — określa się odległość od lewego marginesu kolejnych wierszy tego samego punktu.
Rys. 3. Okno definiowania nowej listy wielopoziomowej (poziom 1) (źródło: zrzut ekranowy)
Po prawej stronie okna można wybrać:
• przypisanie stylu do poziomu — można wybrać wbudowany styl z rozwijanej listy stylów, należy
wybierać poziom „Nagłówek” o numerze takim jak poziom listy,
• poziom pokazania w galerii — wybrany styl zostanie automatycznie ukazany w galerii szybkich stylów, co potem ogromnie ułatwia stosowanie go w tekście. Należy określić, na którym poziomie znajdzie się ten styl w galerii. Nie musi to być poziom wysoki, gdyż styl ten będzie używany okazjonalnie, przy modyfikacji konspektu lub modyfikacji stylu,
• nazwa list pola ListNum — można nadać własną nazwę dla listy pola (w tym, prostym przypadku
nie jest to konieczne),
• zmienić odległość tekstu od znaku numeracji — w polu Po znaku numeracji: można zmienić odległość tekstu od znaku numeracji. Standardowo ustawiony jest znak tabulacji. Nie zawsze wygląda to
ładnie gdyż te odległości mogą być różne. Można wybrać np. „Odstęp”, wybranie tej opcji jest korzystne.
4
Można jeszcze dokonać kilku innych wyborów, których znacznie jest mniejsze. Dokonane wybory zatwierdza się uderzając w standardowy przycisk OK. Na tym etapie można również określić również inne parametry
stylu jak format znaków, rozmiar itp. Nie jest to konieczne, gdyż zmiany te możemy wykonać w każdym etapie
przez dokonanie modyfikacji stylu. Na aktualnym etapie zadaniem podstawowym jest właściwe zaprojektowanie
logicznego układu pracy — konspektu.
2.3.2. Definiowanie nagłówków drugiego i dalszych poziomów
Nieco odmiennie wygląda projektowanie nagłówków drugiego i dalszych poziomów. Będą to oczywiście
elementy list zagłębionych. W tym samym oknie wybrać z pionowej listy poziom 2. (Rys. 4). W oknie definiowania nowej listy wielopoziomowej uaktywnią się pola, które dla pierwszego poziomu nie miały znaczenia a
mianowicie: Dołącz numer poziomu z: oraz Ponownie rozpocznij listę po:.
Rys. 4. Okno definiowania nowej listy wielopoziomowej (poziom 2) (źródło: zrzut ekranowy)
Podobnie jak poprzednio należy wprowadzić:
• format numeracji poziomu — podobnie jak poprzednio można dodać lub usunąć różne znaki lub
napisy, a ponadto dodać numer poziomu poprzedniego, jeśli chcemy numerować podrozdziału wielokrotnymi liczbami — jak w przykładzie (Rys. 2). Aby dołączyć numer z poprzednich poziomów należy wstawić kursor w odpowiednie miejsce w polu Wprowadź formatowanie numeracji: następnie w
polu Dołącz numer poziomu z: wybiera się poziom, z którego numerację chcemy dołączyć. W przykładzie dołączono numerację ze wszystkich poziomów wyższych rozpoczynając od poziomu 1. Numery z poszczególnych poziomów zapisane są na szarym tle (są to pola, w które wartości wstawiane
są automatycznie). Numery te należy separować kropkami lub spacjami;
• sposób numerowania styl numeracji, położenie numerów i napisów, odległość tekstu po znaku numeracji, itp. — wybiera się podobnie jak dla poziomu 1,
• poziom nagłówka wartości w polach: Przypisz styl do poziomu: („Nagłówek” o numerze takim jak
poziom listy) i Poziom do pokazania w galerii: — wybiera się podobnie jak dla poziomu 1,
• określenie sposobu numerowania, tzn. określenie ponownego rozpoczynania numeracji — w polu:
Ponownie rozpocznij listę po: należy wybrać poziom o jeden niższy niż aktualnie projektowany poziom listy. Jest to często sugerowane jako wartość domyślna. Po takim wyborze numery podrozdziałów będą zaczynać się od 1 dla każdego nowego rozdziału.
W ten sposób należy zdefiniować każdy z poziomów listy wielopoziomowej. Dla lepszej czytelności w przykładzie zaprezentowano tylko 3 poziomy. Oczywiście liczba poziomów może być większa i zależy od głęboko-
5
ści konspektu. System przewiduje możliwość definiowania 9 poziomów listy. Jest to wartość w zupełności wystarczająca dla większości prac dyplomowych czy naukowych.
Przy definiowaniu konspektu można natrafić na spore trudności. Niekiedy pojawiają się błędy w konspekcie
(niewłaściwy format numeracji, kontynuowanie numeracji podrozdziałów z rozdziału poprzedniego, itp.). Trudno jest poprawiać te błędy, ponieważ program ciągle powtarza ten sam błąd. Najlepiej w takim przypadku jest
rozpocząć pracę od nowa. Jest to czasami dość uciążliwe, ale trud ten zdecydowanie się opłaca, gdyż porządek w
układzie logicznym pracy daje szereg wymiernych korzyści na dalszych etapach pisania i ostatecznego redagowania pracy.
Tak zdefiniowany konspekt może być wielokrotnie modyfikowany zarówno pod względem treści poszczególnych nagłówków jak również układu (dodawanie, usuwanie nagłówków, zmienianie poziomu). Oczywiście
może być modyfikowany format nagłówków poszczególnych poziomów.
Do zmiany poziomu listy można używać standardowych przycisków z kart Narzędzia główne:
• Zmniejsz wcięcie
—
• Zwiększ wcięcie
—
Dalszą czynnością jest nadanie poszczególnym poziomom listy (nagłówkom rozdziałów i podrozdziałów)
odpowiedniego formatu. Można to zrobić przy wykorzystaniu standardowych przycisków znajdujących się na
karcie Narzędzia główne lub menu kontekstowego. Po nadaniu odpowiedniego formatu każdemu poziomowi
listy należy format ten zapisać w formie stylu . Można zrobić to na dwa sposoby:
• przez utworzenie nowego szybkiego stylu,
• przez modyfikację stylu, na podstawie którego nagłówek utworzono.
Ten drugi sposób jest bardziej korzystny ponieważ modyfikacja dotyczyć będzie tylko bieżącego dokumentu
(zatem nie wprowadzi bałaganu w zestawie stylów wbudowanych) oraz w czasie wszelkich modyfikacji konspektu taki układ będzie zachowywał się bardziej stabilnie. W przypadku utworzenia nowego stylu mogą zdarzać się powroty do formatowania według stylu wyjściowego, co nie jest specjalnie kłopotliwe do korekty, ale
dosyć irytujące. Modyfikację stylu wykonuje się wybierając z menu kontekstowego otworzonego na zaznaczonym nagłówku opcję: Style→Aktualizuj Nagłówek 1 (2, 3, itd.) zgodnie z zaznaczeniem.
Aby utworzyć nowy styl, co też bywa korzystne, bo pozwala stosować w tym samym dokumencie różne style), należy zaznaczyć dany nagłówek, otworzyć menu kontekstowe i wybrać: Style→Zapisz zaznaczenie jako
nowy szybki styl… Pojawi się okno dialogowe przedstawione obok (Rys. 5). W oknie tym w zasadzie wystarczy wpisać nową nazwę stylu. Nazwa ta powinna być oryginalna, zrozumiała dla piszącego nawet po pewnym
czasie oraz dość krótka, ponieważ okno stylów jest zazwyczaj wąskie i może nie mieścić się w nim cała nazwa.
W przykładzie dla określenie stylu nagłówków I, II i dalszych rzędów użyto nazw: Nagł 1 PD, Nagł 2 PD, itd.
W pokazanym oknie można również
zapisywany styl modyfikować. Wybranie przycisku Modyfikuj spowoduje
otwarcie okna przedstawionego w dalszej treści (Rys. 7) pozwalającego modyfikować styl.
Należy jeszcze utworzyć nowy styl
nagłówka bez numerowania. Będzie to
styl o identycznych parametrach fontu i
akapitu lecz bez numerowania. Najprościej można wykonać to następująco.
Nadać tytułowi danego nagłówka (np.
„Wstęp”) styl nagłówka poziomu 1 (w
przykł. Nagł 1 PD), a następnie usunąć Rys. 5. Okno tworzenie nowego stylu na podstawie formatowania (źródło:
numerowanie (np. klawiszem Backspa- zrzut ekranowy)
ce). Dalej wystarczy już tylko zapisać
go jako nowy szybki styl według procedury opisanej powyżej. W przykładzie użyto Nagł 1 PD bn jako nazwy
dla stylu nagłówka bez numeracji. Tak utworzony styl nadaje się wszystkim nagłówkom, które nie są merytorycznymi rozdziałami pracy, np. Wstęp, Bibliografia, itp. W tym przypadku konieczne jest utworzenie nowego
stylu, gdyż styl nagłówka nienumerowanego jest oczywiście inny niż nagłówka numerowanego.
Po zaprojektowaniu układu listy wielopoziomowej (konspektu) można nadawać dowolnym napisom właściwości poszczególnych elementów listy. Można to robić przez zaznaczenie elementu listy i nadanie mu stylu
wybranego z galerii szyblich stylów karty Narzędzia główne lub przez przenoszenie stylu z jedngo nagłówka na
inny za pomocą narzędzia Malarz formatów. Można również zmieniac poziom konsepktu dla każdego nagłówka za pomocą przycisków Zmniejsz wcięcie oraz Zwiększ wcięcie. Przy wykonywaniu operacji zwiększania lub
zmniejszania wcięcia może pojawiać się zjawisko powrotu do stylu wyjściowego jeśli został utworzony nowy
styl.
6
2.4. Definiowanie nowego stylu listy
Innym, być może nawet prostszym sposobem tworzenia listy wielopoziomowej (konspektu) definiowanie nowego stylu listy.
Aby zdefiniować nowy styl listy należy wybrać przycisk Lista
wielopoziomowa —
. Następnie z rowniniętego menu wybrać Definiuj nowy styl listy….
Otrzymuje się okno dialogowe
Definiowanie nowego stylu listy… przedstawione poniżej (Rys.
6). W polu Nazwa należy wpisac
nazwę stylu listy (w tym przykładzie ListaWielopoz PD). W polu
Zatosuj formatowanie do: wybiera
się poziom konspektu (listy), np.
„Poziom pierwszy”, „Poziom
drugi”, „Poziom trzeci”, itd. Wybrany poziom zaznaczany jest
przez zaczernienie linii w środkowym polu przedstawiającym
schemat listy. Nie zawsze określone parametrry stylu zostaną
przeniesione do projektowanej
listy. Zachodzi potrzeba ponownego ich określenia. Za pomocą Rys. 6. Okno dialogowe definiowania nowego stylu listy (źródło: zrzut ekranowy).
standardowych przycisków w
środku pola można określić podstawe parametry stylu (krój i rozmiar znaków, atrybuty znaków, kolor, sposób
wyrównania, rodzaj numeracji, wielkości wcięcia. Sposób numerowania listy można określić ponownie określić
otwierając przycisk Formatuj (lewy dolny róg okna dialogowego) i wybierając funkcję Numerowanie….
Otrzymuje się okno dialogowe przedstawione w rozdziale 2.3 (Rys. 3 i Rys. 4). W oknach tych należy ponownie
dokonać wyborów opisanych w rozdziale 2.3. Jedyna różnica polega na tym, że w polu Przypisz styl do poziomu: należy wstawiać nazwy utworzonych własnych stylów („Nagł 1 PD”, „Nagł 2 PD”, „Nagł 3 PD”, itd.).
Po określeniu parametrów stylu należy zmodyfikować style nagłówków przez otwieranie menu kontekstowego na nagłówku odpowiedniego poziomu i wybieranie: Aktualizuj (nazwa stylu) zgodnie z zanaczeniem.
2.5. Modyfikowanie stylów akapitu i nagłówków
Dokonane wybory na początku pisania pracy wcale nie muszą być najlepsze. Niekiedy (a nawet często) zachodzi
potrzeba modyfikowania określonych parametrów stylu. Modyfikowanie takie można przeprowadzić przez zaznaczenie fragmentu tekstu, którego styl ma być zmieniany, a następnie prawym przyciskiem myszy w oknie
stylu w galerii szybkich stylów należy otworzyć menu kontekstowe i wybrać Modyfikuj…. Pojawi się okno
dialogowe Modyfikowanie stylu (Rys. 7).
W oknie tym można dokonać zmian porządkowych, na przykład nazwy stylu. Zmiana nazwy stylu może być
uzasadniona na przykład w przypadku, gdy stosuje się go tylko do określonego dokumentu. W takim przypadku
należy zaznaczyć pole wyboru Tylko w tym dokumencie.
Sprawą dość istotną jest zmiana w polu Styl następnego akapitu:. Pole to określa, jaki styl będzie przypisany
następnemu akapitowi po użyciu klawisza Enter. Oczywiście w przypadku akapitu stylem następnego akapitu
będzie również ten sam akapit (w przykładzie Akapit PD). W przypadku stylu dowolnego nagłówka stylem
następnego akapitu będzie styl określony dla tekstu, czyli też akapitu (w przykładzie Akapit PD).
W środkowej części okna można dokonać modyfikacji formatu znaków, wyrównania wiersza na stronie, wartości interlinii oraz poziomu listy. Bardziej zaawansowane funkcje formatowania dostępne są w menu rozwijanym przyciskiem Formatuj. Za pomocą tego przycisku można formatować znaki, wygląd akapitu, ustawienie
tabulatora, obramowania, tła, numerowanie listy, zmianę języka. Ponadto można danemu stylowi przypisać skrót
klawiaturowy. Może to być wygodny przy częstym korzystaniu z danego stylu.
Zaznaczenie pola wyboru Dodaj do listy szybkich stylów powoduje pojawienie się okna stylu w galerii szybkich stylów kart Narzędzia główne. Zaznaczenie pola Automatycznie aktualizuj powoduje automatyczną aktualizację stylu po każdej zmianie formatowania dokonanej przy użyciu standardowych przycisków lub menu.
Opcja ta domyślnie jest odznaczona, gdyż zaznaczenie jej może sprawić pewne kłopoty i należy jej używać
7
ostrożnie. Następnie można określić, czy styl ten będzie lokalny, tzn. używany tylko w tym dokumencie (pole
Tylko w tym dokumencie, czy globalny, tzn. we wszystkich nowych dokumentach (pole W nowych dokumentach
na podstawie tego szablonu). Domyślnie zaznaczone jest użycie stylu lokalne, ponieważ nie wnosi to zamieszania do zestawu standardowych stylów wbudowanych do edytora. Dobrze jest ten wybór pozostawić bez zmian.
Rys. 7. Okno modyfikowania stylu (źródło: zrzut ekranowy)
W przypadku MS Word 2007 zmiana nazwy stylu nie jest konieczna, a nawet niezalecana, wystarczy modyfikacja stylu standardowego. Nie wprowadzi to bałaganu w stylach, ponieważ ten zmodyfikowany styl może być
dostępny tylko w tym dokumencie. W każdym nowo otwieranym dokumencie będzie dostępny standardowy
zestaw stylów. Przeniesienia stylu z dokumentu do dokumentu można dokonać za pomocą narzędzi Malarz
formatów albo przez kopiowanie fragmentu tekstu z dokumentu do dokumentu. Zmiana nazwy może natomiast
spowodować kłopot przy wprowadzaniu w tekście odwołań do danego nagłówka (patrz część II opracowania)
2.6. Zarządzanie stylami w starszych wersjach MS Word oraz OppenOffice
W przypadku starszych wersji MS Word oraz OppenOffice.org Writer tworzenie konspektu jest tworzeniem
nowego stylu. Kolejność postępowania jest nieco odwrócona.
MS Word. Po zaznaczeniu tytułu rozdziału należy z menu głównego wybrać: Format→Style i formatowanie... Po prawej stronie okna programu pojawia się okno stylów. Należy wybrać przycisk styl Nagłówek 1.
Jeśli ten styl nie jest wyświetlony w oknie należy w pasku Pokaż: wybrać „Wszystkie style”. Format tytułu
zmieni się na standardowy format nagłówka I rzędu. Jeśli format ten nie odpowiada piszącemu należy utworzyć
nowy styl.
Aby utworzyć nowy styl należy uderzyć w przycisk Nowy styl.... Pojawi się okno prawie identyczne z
przedstawionym w poprzednim punkcie (Rys. 7). W oknie tym należy wpisać:
• w pasku Nazwa: nazwę swojego stylu: np. Nagł 1 PD,
• w pasku Typ stylu: pozostawić sugerowany wybór („Akapit),
• w pasku Styl na podstawie: wybrać z listy stylów styl Nagłówek 1,
• w pasku Styl następnego akapitu: wybrać z listy stylów wcześniej utworzony styl własnego akapit,
ponieważ po nagłówku zazwyczaj znajduje się treść rozdziału więc nie trzeba będzie za każdym razem zmieniać stylu w trakcie pisania.
8
Kolejne zadanie to określenie atrybutów stylu. Zasady doboru wartości
omówiono w drugiej części opracowania.
Najważniejszą zadaniem tego etapu
tworzenia struktury jest określenie
sposobu numerowania rozdziałów.
Z menu otwartego przyciskiem
Format należy wybrać Numerowanie.... Następnie wybrać zakładkę
Konspekty numerowane (Rys. 8).
Aby nagłówki oznaczać numeracją
cyfrową wielorzędową należy wybrać
zaznaczony układ. Aby dostosować
wybrany układ do potrzeb należy otworzyć przyciskiem Dostosuj... o k no
Definiowanie nowej listy wielopoziomowej. Pojawi się nowe okno prawie identyczne z przedstawionym
wyżej (Rys. 3). W oknie tym należy
dokonać wyborów identycznych jak
opisane wyżej dla edytora w wersji
Rys. 8. Wybór sposobu numerowania konspektu (źródło: zrzut ekranowy)
2007.
Po dokonaniu wyborów należy zatwierdzić je przyciskami OK. Po zamknięciu okien, przy zaznaczonej treści nagłówka należy wybrać w oknie
Style i formatowanie utworzony styl Nagł 1 PD. W ten sposób napisowi nadaje się nowo utworzony styl.
Przy tworzeniu stylów nagłówków dalszych rzędów postępuje się identycznie, pamiętając o zmianie wybieranych wartości.
OpenOffice.org Writer. Tworzenie konspektu jest nieco inne, ale też
niezbyt skomplikowane. Procedura jest podobna jak w starszych wersjach MS
Word, lecz nieco inaczej wykonywane są poszczególne czynności. Podobnie jak
poprzednio należy zdefiniować nowy styl i nadać go poszczególnym nagłówkom.
Po zaznaczeniu napisu należy rozwinąć roletę pola stylów (Rys. 9) i wybrać
Więcej. Pojawi się okno Style i formatowanie. By utworzyć styl nagłówka
rzędu 1 należy otworzyć menu kontekstowe na napisie „Nagłówek 1” i wybrać
Nowy…. Pojawi się okno, w którym należy wpisać dane identyfikacyjne stylu
(Nazwa, Następny styl, Połączony z, Kategoria) oraz za pomocą odpowiednich
zakładek określić atrybuty stylu (czcionka, akapit, numeracja, itd.) Czynności te
są proste i nie wymagają specjalnego omówienia. Następnie należy wybory zatwierdzić przyciskiem OK. Nowo utworzony styl pojawi się na liście stylów w
oknie Style i formatowanie. Aby nadać ten styl napisowi należy zaznaczyć
nazwę stylu i zatwierdzić klawiszem Enter.
Tworzenie stylu nagłówków dalszych rzędów jest identyczne. Kłopot może
pojawić się przy wyborze sposobu numerowania. Niestety nie można zaprojektować własnego formatu numerowania. Format numerowania można wybierać z
listy formatów („Numeracja 1”, …, „Numeracja 5”).
Innym sposobem utworzenia konspektu pracy jest wykorzystanie funkcji
Wyliczanie i numerowanie z opcji Format. Jest to bardzo prosty sposób tworzenia konspektu, ponieważ taka lista uwzględniana jest przy tworzeniu spisu
Rys. 9. Okno stylów w Opetreści. Problemem jest konieczność indywidualnego określania formatu (rodzaj,
nOffice.org Writer (źródło:
rozmiar znaków) dla każdego elementu listy numerowanej. Nie spełnia to zasazrzut ekranowy)
dy, że przy pisaniu autor dba tylko o treść, o format dba program i może to doprowadzić do pewnego chaosu.
Dokładne omówienie zasad tworzenia konspektów w OpenOffice.org Writer przekracza ramy niniejszego
opracowania. Potrzebne informacje można znaleźć w popularnych podręcznikach obsługi tego edytora5.
5
Biernat M., OpenOffice 2. Podręcznik, Amistad Wydawnictwo, 2005.
Dziewoński M., OpenOffice 2.0 PL. Oficjalny podręcznik, Helion, 2005.
9