Podsumowanie naboru - Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy

Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy
Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni
Spotkanie z Beneficjentami projektów
Warszawa, 17 czerwca 2013
Podsumowanie naboru
•
•
•
•
Czas trwania: od 1 marca do 30 kwietnia 2013
Złożono 34 wnioski na kwotę 6 242 510,00 €
Zaakceptowano 31 wniosków na kwotę 5 881 610,00 €
Dostępna kwota 1 793 333,50 €
Najczęściej popełniane błędy:
• Podpis osoby nieuprawnionej
• Nieprawidłowa umowa partnerska (podpis, osoba do
kontaktu, numer konta uczelni partnerskiej)
• Nieprawidłowe pełnomocnictwo
• Brak jednego oryginału wniosku
• Brak uzupełnień w terminie
Zasady alokacji i kwota bazowa
• Kwota dostępna
• Kwota bazowa
Zasady alokacji
• Uczelnie z wynikiem
• Uczelnie bez wyniku
• Min.
• Max.
1 793 333,50 €
5 760 460,00 €
39% kwoty bazowej
29% kwoty bazowej
15 000,00 €
250 000,00 €
Procedura podpisania umowy „krok po kroku”
• decyzja Zarządu FRSE
• list informacyjny: kwota przyznanego dofinansowania,
instytucje wykluczone (OP)
• wypełnienie i wysłanie Ankiety Beneficjenta online (BEN)
• wydruk, podpisanie i wysłanie Ankiety do OP (BEN)
• przygotowanie umowy online (OP)
• wydruk podpisanie i wysłanie umowy wraz z załącznikami do
OP (BEN)
• osoba do kontaktu/uczelniany koordynator - aktualizacja
danych teleadresowych na bieżąco (!)
Ankieta Beneficjenta
• prawny przedstawiciel uczelni/ osoba upoważniona
• dane bankowe
• ponowna kalkulacja budżetu:
• lista instytucji partnerskich z wykluczeniem instytucji
niezaakceptowanych
• Kalkulator - zmiana waluty na PLN (!)
• 1 € = 4,1648 zł
• ankieta ewaluacyjna ex - ante
Zasady konstrukcji budżetu
• wymiany z Norwegią: min. 40% środków - konsekwencje dla
rozliczenia końcowego
• studenci/pracownicy = 80/20%
• tabele 6.5 i 7.5 z Ankiety Beneficjenta stanowią „Budżet” w
umowie
• transfer środków pomiędzy kategoriami nieuprawniony
• zmiana liczby wymian uprawniona tylko w obrębie danej
kategorii
• beneficjent zobowiązany jest do wypłaty dofinansowania
uczestnikom indywidualnym w pełnej wysokości
obowiązującego ryczałtu
Administrowanie dokumentami: online.frse.org.pl
•
•
•
•
•
wypełnić dokument (np. Ankietę Beneficjenta)
złożyć online (pdf, błędy podświetlone na czerwono)
wydrukować
podpisać
wysłać w terminie – liczy się data stempla pocztowego/
nadania przesyłki kurierskiej
• dokumenty online: wykorzystywane przez OP do
monitorowania przebiegu realizacji projektów i raportowania
do instytucji nadrzędnych – w systemie musi być wersja
końcowa dokumentu
Przygotowanie umowy on-line: do pobrania w zakładce
„Projekty”, w tabeli „zatwierdzone dokumenty”:
Załączniki do umowy
Instytucje publiczne i niepubliczne
• Zaświadczenie o numerze NIP i REGON
Instytucje niepubliczne dodatkowo:
• Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami z ZUS
• Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami z US
Instytucje niepubliczne, jeśli dotyczy:
• Weksel i deklaracja wekslowa, opublikowane na:
www.fss.org.pl
Zmiany w umowie (kiedy i jakie)
•
•
•
•
•
Karta zmian – zawsze w formie pisemnej
prawny przedstawiciel/osoba upoważniona
lista instytucji partnerskich
przesunięcia kwot między kategoriami budżetowymi
zmiany dofinansowania – redystrybucja środków po RC
Zasady merytoryczne
• uprawnione działania
• prawidłowa dokumentacja wymian studentów i pracowników
Uprawnione działania w projekcie
Studenci z Polski i Państw - Darczyńców
• okres studiów i praktyk 3 – 12 miesięcy (studenci z Państw –
Darczyńców odbywają praktyki tylko w polskich uczelniach
partnerskich)
• Kurs EILC (Erasmus Intensive Language Course) – przedłużenie
pobytu do 4 tygodni, koszt czesnego nie jest uprawniony
Pracownicy z Polski i Państw – Darczyńców
• Prowadzenie zajęć dydaktycznych od 1 dnia do 6 tygodni (min
5 godzin zajęć)
• Szkolenia, konferencje, staż towarzyszący, warsztaty
Kwota OM – Organizacja Mobilności
• ryczałt, równowartość 500 Euro, dla każdej uczelni
posiadającej ważną kartę Uczelni Erasmusa (EUC) za przyjęcie
jednej mobilności
• przeznaczenie:
– dofinansowanie kosztów realizacji wszelkich działań związanych z
przyjęciem studentów i/lub pracowników z instytucji partnerskich z
Państw - Darczyńców. Decyzję o sposobie ich wykorzystania podejmuje
uczelnia
Organizacja Mobilności – wykorzystanie
(rozdz. 7 Przewodnika Administracyjno – Finansowego dla Beneficjenta)
• działania na rzecz integracji studentów przyjeżdżających ze
środowiskiem lokalnym
• koszty prowadzenia rachunku dedykowanego projektowi
• koszty wynagrodzeń
• zakup sprzętu biurowego związanego z obsługą
przyjmowanych mobilności
• działania związane ze stosowaniem systemu ECTS oraz
narzędzi potwierdzających udział w mobilności
międzynarodowej (np. suplement do dyplomu, Europass)
• koszty podróży krajowych i zagranicznych na spotkania
poświęcone mobilności
Zasady rozliczania wymian studentów- dokumentacja
Przed wyjazdem:
• umowa o dofinansowanie
• Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement)
• Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement)
Po powrocie
• Wykaz zaliczeń (Transcript of Records)
• potwierdzenie zrealizowania założeń programowych praktyki
• zaświadczenie o okresie pobytu (uwzględniające kurs EILC)
Zasady rozliczania wymian pracownikówPrzed wyjazdem
• umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem
• indywidualny program nauczania
• indywidualny program szkolenia
Po powrocie
• dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji
partnerskiej oraz liczbę zrealizowanych godzin zajęć
dydaktycznych
• dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji
przyjmującej i zrealizowanie programu szkolenia
Zasady naboru
• kwalifikowanie odbywa się w oparciu o ogłoszone
społeczności akademickiej zasady przestrzegające
przejrzystości, sprawiedliwości i równego traktowania
• uczestnikiem może być student/pracownik uczelni, niezależnie
od obywatelstwa
• obowiązek prowadzenia wykazu wszystkich kandydatów, wraz
z opisem wyników kwalifikacji
• warunkiem rozpoczęcia wymiany jest podpisanie umowy o
współpracę z instytucją przyjmującą (akceptacja przez OP)
Zasady kwalifikacji pracowników
• możliwość wielokrotnego wyjazdu
• podstawą kwalifikacji pracownika jest ocena „Indywidualnego
programu nauczania” /„Indywidualnego programu szkolenia
• znajomość języka
• uczelniane zasady kwalifikacji pracowników powinny określać
strategię doskonalenia pracowników/plan podnoszenia ich
kompetencji zawodowych
• preferencyjne traktowanie pracowników etatowych i
wyjeżdżających po raz pierwszy
Zasady rekrutacji studentów
• stosowanie uczelnianych zasad rekrutacji, uwzględniających
wyniki w nauce, poziom znajomości języka obcego, w którym
będą prowadzone zajęcia w instytucji przyjmującej
• student, niezależnie od liczby studiowanych kierunków, liczby
uczelni macierzystych oraz źródła finansowania - Mobilność
Studentów i Pracowników Uczelni lub program Erasmus –
może zrealizować:
• jednokrotny wyjazd na studia
• jednokrotny wyjazd na praktykę
Kalendarium koordynatora projektu
Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni rok 2013
• 17 czerwca: spotkanie informacyjne przed rozpoczęciem
realizacji projektu
• 1 lipiec: rozpoczęcie projektu, początkowa data uznawalności
kosztów
• 6 listopada: spotkanie informacyjne przed złożeniem Raportu
częściowego nr 1
• 15 listopada: ostateczny termin złożenia Raportu częściowego
nr 1
Przewodnik administracyjno – finansowy dla
Beneficjenta
•
•
•
•
•
opublikowany na www.fss.org.pl
zasady merytoryczne realizacji wymian
zasady rozliczania
przykłady prawidłowej kalkulacji okresu pobytu
załączniki – kalendarium, tabele stawek, dziedziny
akademickie obowiązujące w FSS
Raport częściowy pierwszy
•
•
•
•
•
•
•
•
aktualizacja danych osoby do kontaktu
student FSS = student ERA z dofinansowaniem zerowym
podsumowanie bieżącej realizacji projektu
uaktualnienie zapotrzebowania finansowego - kalkulator
deklaracja wykorzystania funduszy
wniosek o płatność (WOP)
zasady formalne - podpisy
terminowość warunkiem udziału w redystrybucji
Pytania z ankiet
• konieczność przestrzegania kwot ilościowych w wyjazdach
studentów vs. pracowników (80%-20%), do Norwegii vs. reszty
krajów, w sytuacji gdy np. będzie się zmieniać liczba
uczestniczących studentów w trakcie projektu - czy rezygnacja
studenta pociągnie za sobą przymusową rezygnację
pracownika?
• przekwalifikowanie kosztów - podejrzewamy, że partnerzy z
Norwegii i Islandii nie zrealizują wszystkich mobilności swoich
studentów przewidzianych w projekcie. Kiedy będzie można te
środki wykorzystać dla studentów polskich?
Pytania z ankiet
• czy w przypadku wyjazdu studenta na cały rok płatności
stypendium można dokonywać w ratach 40%, 40% i 20%?
• czy studenci wyjeżdżający na studia /praktyki podlegają takim
samym zasadom ubezpieczenia jak w programie Erasmus?
• czy wydatki poniesione z kategorii koszty utrzymania i podróży
korzystają ze zwolnienia w pd. of.
• czy można być zwolnionym z wydania 10% środków na
wymiany w dziedzinie kultury?
• zasady dotyczące wykonywania płatności pomiędzy
partnerami, przewalutowania
Zapraszamy do dyskusji
Jeśli są jeszcze jakieś pytania,
z chęcią na nie odpowiemy