Zaproszenie do złożenia oferty - Górnośląskie Przedsiębiorstwo

ZI/025/
/2014
Katowice, dn. 20-10-2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
Górnośląskie Przedsiębiorstwo Wodociągów SA ul. Wojewódzka 19, 40-026 Katowice
zaprasza do złoŜenia oferty handlowej na:
„Przeprowadzenia audytu oraz wykonania projektu optymalizacji
floty urządzeń przetwarzania obrazu”
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Definicje:
GPW – Górnośląskie Przedsiębiorstwo Wodociągów S.A.
Koszt wyprodukowania dokumentu – koszt kopii/wydruku uwzględniający nabycie
urządzenia lub usługi, cenę transakcyjną oraz pozostałe koszty związane z nabyciem
(transport, opłaty, montaŜ itp.), koszty w cyklu Ŝycia produktu (głównie eksploatacji,
serwisu, naprawy, itp.)
TCO (Total Cost of Ownership) - całkowity koszt posiadania nabytego dobra lub usługi,
obejmujący zarówno koszty wyprodukowania dokumentu jak i pozostałe składowe
obejmujące m.in. koszty/przychody ze zbycia nabytej kategorii (o ile występują), koszty
osobowe obsługi itd.
Oprogramowanie monitorujące (zwane dalej Oprogramowaniem) - aplikacja
instalowana w celu zbierania danych na temat sieci, do której podłączono urządzenie
obrazujące, lub drukarki lokalne.
Środowisko wydruku (zwane dalej Środowiskiem) - UŜytkownicy, Urządzenia,
Infrastruktura IT, Oprogramowanie do zarządzania wydrukiem i inne zasoby generujące
koszty i wywierające oddziaływanie na procesy wydruku, kopiowania i skanowania
Lokalizacja – centrala, oddziały, zakłady, posterunki, biura itp. miejsca, będące
jednostkami organizacyjnymi Spółek, posiadające swój adres pocztowym w których
istnieje Środowisko wydruku
Oprogramowanie do zarządzania wydrukiem (zwane dalej Softwarem) - systemem,
którego celem jest kontrola kosztów związanych z drukowaniem i kopiowaniem,
monitorowanie statusu wykonywanych prac oraz ułatwienie dostępu do niektórych opcji
urządzeń jak np. skanowanie, wydruk poufny, wydruk podąŜający.
Urządzenie – wszystkie urządzenia peryferyjne w postaci drukarek, urządzeń
wielofunkcyjnych MFP (bez dotykowego ekranu, uniemoŜliwiający bezpośrednie
zainstalowanie oprogramowania do zarządzania wydrukiem – konieczny terminal) ,
urządzeń wielofunkcyjnych iMFP (z dotykowym wyświetlaczem umoŜliwiający
zainstalowanie oprogramowania do zarządzania wydrukiem), kserokopiarek, skanerów
i faksów, eksploatowanych przez Zamawiającego.
Urządzenia lokalne - Urządzenia peryferyjne bezpośrednio podłączone do komputera /
komputerów nie pracujące w sieci lokalnej (LAN)
2. Cel.
Celem audytu jest osiągnięcie przez Zamawiającego maksymalnej funkcjonalności przy
zachowaniu minimalnych kosztów funkcjonowania Urządzeń objętych audytem poprzez
wskazanie sposobów usprawnienia realizacji prac na Urządzeniach Zamawiającego
oraz dopasowanie Urządzeń do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.
Wykonawca powinien w ramach audytu dokonać dokładnej analizy infrastruktury
drukowania, rzeczywistych potrzeb Zamawiającego w tym zakresie oraz wskazać drogi
optymalizacji przy zachowaniu jakości i komfortu pracy uŜytkowników.
3. Zakres audytu.
1. Przeprowadzenie w Lokalizacjach GPW (wykaz lokalizacji podany jest na stronie
internetowej Zamawiającego pod adresem: http://www.gpw.katowice.pl/kontakt.php),
pełnego audytu Środowiska polegającego na:
o Monitoringu Środowiska w okresie minimum 1 miesiąca w zakresie:
identyfikacji Urządzeń
ilości produkowanych przez Urządzenia dokumentów z podziałem na rodzaj skan/kopia/wydruk, A4/A3, mono/kolor (monitoring przy wykorzystaniu
Oprogramowania oraz fizyczne spisanie- liczników)
zastosowanego modelu uŜytkowania i rozliczania kosztów Urządzeń (nabycie własność, leasing, dzierŜawa; nabycie + usługa; usługa -„koszt za kopię")
zainstalowanych Softwarów na Urządzeniach
zdarzeń nieplanowanych i krytycznych na Urządzeniach (zacięcie, awaria, itp.)
wymiany materiałów eksploatacyjnych w Urządzeniach
potrzeb uŜytkowników (kwestionariusz, wywiad)
oceny technicznej Urządzeń
o Przedstawieniu wyników audytu w szczególności:
Raportu z przeprowadzonego badania potrzeb uŜytkowników (kwestionariusz,
wywiady)
tabelarycznego oraz graficznego (na planach) zestawienia Urządzeń, (marka,
model, rok produkcji, zuŜycie Urządzenia, lokalizacja, koszty serwisu, ilość
uŜytkowników korzystających z urządzenia, ilości wydruków i koszty w podziale
na skan/kopia/wydruk/A4/A3/mono/kolor) oraz zainstalowanych Softwarów ze
wskazaniem w jakim zakresie i na których Urządzeniach jest uŜywany.
Określenia średniego kosztu wyprodukowania dokumentu
Określenia kosztów TCO dla kaŜdej lokalizacji
o Przedstawienie rekomendacji w zakresie:
Polityki rozmieszczania Urządzeń – grupy funkcjonalne
Zakupu nowych Urządzeń, (w tym wskazanie klasy oraz parametrów Urządzeń –
do postępowania zgodnie PZP)
Zakupu i instalacji Oprogramowania (wskazania i parametrów Oprogramowania –
do postępowania zgodnie z PZP)
Alokacji bądź likwidacji posiadanych Urządzeń
Planów lokalizacyjnych Urządzeń
Szacowanego poziomu oszczędności (po składowych TCO)
Modelu finansowania i eksploatacji Urządzeń - zakup, leasing, dzierŜawa;
nabycie + usługa; usługa -„koszt za kopię" – (analiza finansowa opłacalności
poszczególnych modeli)
Warunków SLA
Szacowanego kosztu wdroŜenia (nakłady na Urządzenia, Oprogramowanie,
terminale)
Harmonogramu wdroŜenia
Polityki drukowania
2. Wymagania dotyczące oprogramowania monitorującego:
• Automatyczne wyszukanie wszystkich urządzeń sieciowych we wskazanych
zakresach adresów IP
• MoŜliwość zbierania informacji o nakładzie na drukarkach podłączonych do sieci z
wielu podsieci
• Zbieranie informacji o stanie licznika przy wykorzystaniu protokółu SNMP
• Zbieranie danych na urządzeniach sieciowych bez konieczności instalacji
dodatkowych komponentów na stacjach roboczych uŜytkowników.
• Automatyczne zebranie następujących informacji: nazwa urządzenia, stan ogólny,
miesięczny licznik stron, numer seryjny, adres IP, lokalizacja, ostatnia data
aktywności
• MoŜliwość zamieszczania Map (forma: jpg, gif, png, bmp, tiff lub wmf.) lokalizacji
których dotyczy analiza z moŜliwością rozmieszczenia urządzeń wykrytych podczas
skanowania podsieci.
• Wskazywanie informacji o braku komunikacji z urządzeniem w okresie powyŜej 24h
• Komunikacja dostawcy z wewnętrznym serwerem wyłącznie przez VPN. W
przypadku zastosowania zewnętrznego serwera, kontrolowana transmisja danych
poprzez bezpieczne łącze (VPN, szyfrowana komunikacja po porcie 443)
• Wymagany dostęp do aplikacji z poziomu przeglądarki WWW
• Wymagane konto dostępowe dla zlecającego usługę analizy
• Wymagane przedstawienie listy obsługiwanych modeli urządzeń
Typy zbieranych przez oprogramowanie monitorujące informacji:
• Adres IP (moŜe być maskowany)
• Opis urządzenia
• Numer seryjny
• Odczyty licznika
• Identyfikacja urządzeń monochromatycznych/kolorowych
• Odczyty LCD
• Stan urządzenia
• Kody błędów
• Poziom toneru
• Numer seryjny kasety z tonerem
• Stan zestawu konserwacyjnego
• Stan materiałów eksploatacyjnych (innych niŜ toner)
• Numer urządzenia
• Lokalizacja
• Adres MAC
• Producent
• Firmware
3. Wykaz danych udostępnianych przez Zamawiającego:
• Miesięczne raporty zuŜycia papieru ksero po adresach dostaw (za okres 1 roku)
• Miesięczne raporty zuŜycia materiałów eksploatacyjnych do druku po adresach
dostaw (za okres 1 roku)
• Wykaz uŜytkowników Środowiska
• Plany pomieszczeń w lokalizacjach (wersje papierowe schematu dróg
ewakuacyjnych P.PoŜ)
• Dane kosztowe dot. usług serwisu Urządzeń
• Dane kosztowe dot. zakupu/dzierŜawy Urządzeń oraz Software
Oferta winna zawierać co najmniej:
> Nazwę i adres Wykonawcy
> Wartość oferty netto / wartość oferty brutto- tylko w złotych polskich
> Termin realizacji zamówienia - 60 dni
> Wymagany termin waŜności oferty - 30dni
> Termin płatności wymagany przez Zamawiającego 30 dni po otrzymaniu faktury
> Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, jeŜeli odrębne przepisy wymagają wpisu do
rejestru lub zgłoszenia do
ewidencji
działalności
gospodarczej,
wystawionego
nie
wcześniej niŜ 3 miesiące przed upływem terminu składania
ofert.
> Szczegółowy proponowany przez Wykonawcę harmonogram audytu.
Oferta winna być sporządzona na papierze firmowym Wykonawcy lub opatrzona pieczątką
firmową, posiadać datę jej sporządzenia oraz powinna być podpisana przez upowaŜnionego
przedstawiciela Wykonawcy.
Oferta winna być przesłana na adres: Górnośląskie Przedsiębiorstwo Wodociągów SA
ul. Wojewódzka 19, 40-026 Katowice, Wydział Informatyki pokój 44 (III piętro)
Termin złoŜenia ofert upływa w dniu 27-10-2014r., godz.9:00
Oferty moŜna dostarczyć ;
1. Za pośrednictwem poczty
2. Kurierem
3. Osobiście
Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:
• Maciej Surowiec, tel. 32 60 38 746
Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert alternatywnych, niezgodnych z przedmiotem
zapytania ofertowego oraz częściowych.
Wybór oferty nastąpi w oparciu o kryterium ceny - waga 100%
Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie skorzystania z Ŝadnej ze złoŜonych ofert, bez
podania przyczyny, jak równieŜ nie powiadamiania pisemnie Wykonawców o wyniku
postępowania.
Informacja o wyborze Wykonawcy zostanie umieszczona na stronie internetowej
Górnośląskiego
Przedsiębiorstwa Wodociągów S.A. www.qpw.katowice.pl