Zapytanie ofertowe - Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim

ZAPYTANIE OFERTOWE NA OBSŁUGĘ
GASTRONOMICZNĄ IMPREZY
„ DNI DRAWSKA 2014 Letnie granie z POLO TV 2014 ”
I.
ORGANIZATOR:
Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim
II . ORGANIZATOR ODPOWIEDZIALNY ZA WYBÓR OFERTY I ZAWARCIE UMOWY:
Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim , ul. Piłsudskiego 12, 78-500 Drawsko Pomorskie
NIP 674-121-13-60
III.
ZAKRES USŁUGI:
Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty uprawniony jest do
promocji swojego przedsiębiorstwa/działalności poprzez możliwość zapewnienia obsługi
gastronomicznej i handlowej imprezy pod nazwą Dni Drawska Letnia trasa POLO TV
2014” w terminie 20-22.06.2014r. na terenie Parku Chopina w Drawsku Pomorskim
w godzinach od 8.00 dn. 20.06 do godz. 22.00 w dniu 22.06.2014r. w postaci
poniższych działań:
1. Stoiska gastronomiczne dla około 3000 uczestników, w tym:
1) Potraw z grilla, z rożna
2) Stanowiska z piwem i napojami chłodzącymi (zgodnie z ustawą z dn. 26.10.1982 r.
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi)
3) Fast food
4) Gofry
5) Lody
6) Wata cukrowa, popcorn, kukurydza itp.
2. min. 1000 miejsc konsumpcyjnych (plenerowych) ławy, stoły, parasole
3. przygotowanie ok. 30 ciepłych posiłków dla artystów i obsługi
4. Stoiska handlowe: baloniki, loterie fantowe, kiermasze, itp.
5. Atrakcje dla dzieci: dmuchane zjeżdżalnie, zamki do skakania, automaty
zręcznościowe dla dorosłych i dla dzieci, cymbergaje itp., małe wesołe miasteczko
Uwaga! Wesołe miasteczko będzie mogło być rozstawione w dniach
16-22.06.2014r.
6. Na dystrybucję produktów, o których mowa w pkt 1 i obsługę handlowo –
rekreacyjną, o której mowa w pkt 2-5 Wykonawca otrzyma od Organizatora
wyłączność.
7. Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie podłączenie do źródła prądu
udostępnionego przez Organizatora. Wykonawca zapewnia sobie sam sprzęt
gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia
i funkcjonowania stoisk.
IV.
PROCEDURA
1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku
zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko jeden oferent.
2. Kryteria oceny ofert – najwyższa oferowana cena.
3. Termin i miejsce składania ofert- włącznie do dnia 06.06.2014r do godziny 15.00
(decyduje data wpływu oferty)
a) pocztą : na adres: Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim, ul. Piłsudskiego 12, 78-500
Drawsko Pomorskie
b) e-mailowo: na adres: [email protected]
c) osobiście: pod adresem: Centrum Kultury w Drawsku Pomorskim, ul. Dworcowa 2
4. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatorów
w zakresie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
5. W przypadku wątpliwości, co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie
możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów
w formularzu ofertowym.
6. Organizator zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania
przyczyny.
V.
PLANOWANY TERMIN ZAWARCIA UMOWY
Organizator (Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim) przewiduje zawrzeć umowę
z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę do dnia 12.06.2014r.
VI.
ZAŁĄCZNIKI
1.
2.
3.
4.
FORMULARZ OFERTOWY
KARTA ZGŁOSZENIA WYSTAWCY
REGULAMIN
MAPKA TERENU IMPREZY
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTOWY
Na obsługę gastronomiczno-handlową i rekreacyjną
Imprezy plenerowej „ DNI DRAWSKA Letnia trasa POLO TV 2014”
DANE WYKONAWCY
Nazwa/
Imię i Nazwisko
Siedziba/ Adres
NIP/REGON/PESEL
TEL/FAX
E-MAIL
I.
II.
lP
Oświadczam, iż zapoznałem się z Regulaminem Stanowisk Wystawienniczych obowiązującym podczas
„Dni Drawska Letnia trasa POLO TV 2014” i zobowiązuje się do przestrzegania określonych w nim
Obowiązków Wystawców oraz przepisów przeciwpożarowych i porządkowych.
Zobowiązuję się zapewnić obsługę gastronomiczno-handlową i rekreacyjną imprezy w następującym
zakresie:
Rodzaj stoiska
Oferowany asortyment
Ilość stoisk
Dania gorące z grilla, rozna
1.
Fast food
gofry
lody
popcorn
wata cukrowa
Inne propozycje
2.
Miejsca siedzące
…………………………………………
………………………………………...
…………………………………………
szt. miejsc siedzących
szt. parasoli
szt. stołów biesiadnych
3.
Rollbary
………………………………………….
sztuk
4.
Stoiska handlowe
5.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Atrakcje dla dzieci
Z tytułu uzyskania wyłączności na obsługę gastronomiczno – handlową i rekreacyjną
imprezy proponuję kwotę ………… ………….. PLN netto +VAT wg stawki 23%
Zobowiązuje się wpłacić 100 % kwoty określonej w pkt. III w terminie do dnia
12.06.2014r
W terminie 7 dni roboczych od otrzymania informacji o wyborze mojej oferty jako
najkorzystniejszej zobowiązuję się dostarczyć zaświadczenie Państwowego
Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Drawsku Pomorskim dotyczące wyrażenia
zgody na zorganizowanie stoisk gastronomicznych określonych w pkt II, a w terminie
5 dni od podpisania umowy pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy.
Uważam się za związanego ofertą do dnia 30.06.2014r
Do formularza załączam zgodny ze stanem faktycznym wyciąg z KRS/ewidencji
działalności gospodarczej.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wyłącznie na potrzeby
organizacji imprezy zgodnie z ustawa z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych
osobowych (Dz. U 2002 r Nr 101 poz. 426 z późn. zm.)
…………………………………………………………………..
Data i podpis osoby
uprawnionej do reprezentowania Oferenta
Załącznik nr 2
KARTA ZGŁOSZENIA WYSTAWCY
DNI DRAWSKA Letnia trasa POLO TV 2014”
Imię i nazwisko/ pełna
nazwa firmy
Adres /NIP
telefon
faks
www:
e-mail
Branża
Osoba do kontaktu:
………………………………………………………….
data, pieczęć i czytelny podpis
UWAGA:
Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie krzesła i inny sprzęt potrzebny do
ekspozycji oraz dekorację stoiska.
Wypełnioną KARTĘ ZGŁOSZENIA WYSTAWCY należy dostarczyć w nieprzekraczalnym
terminie do dnia 09 czerwca 2014r.
1.pocztą na adres: Centrum Kultury , ul. Dworcowa 2, 78- 500 Drawsko Pomorskie
2. osobiście: adres j.w
3. faxem 94 36 322 30
4. e-mailem : [email protected]
W razie pytań bądź wątpliwości, szczegółowych informacji udziela
Jolanta Pluto-Prądzyńska- Dyrektor Ośrodka Kultury Tel.:94 431 38 96 , 501 266 394
Załącznik nr 3
REGULAMIN STANOWISK WYSTAWIENNICZYCH
§1
I.
Organizatorem imprezy jest:
Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim
II.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
Imprezie- należy poprzez to rozumieć imprezę o nazwie: DNI DRAWSKA Letnia trasa
POLO TV 2014”
Terenie imprezy – należy przez to rozumieć teren wyznaczony przez Organizatora, na
którym odbywa się impreza
wystawcy – należy przez to rozumieć podmiot wystawiający swoje stoisko promocyjne
lub handlowe podczas imprezy.
§2
Stanowiska wystawiennicze i inne usługi
1. Organizator ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą zastrzega sobie
prawo wyboru Wystawców oraz rozplanowania rozmieszczenia poszczególnych
stanowisk wystawienniczych – z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne
roszczenia względem Organizatora.
2. Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcy plan rozmieszczenia stanowisk
wystawienniczych wraz z programem imprezy w terminie nie dłuższym niż 5 dni przed
planowaną imprezą.
§3
Warunki uczestnictwa
1. Pierwszeństwo udziału w charakterze Wystawcy mają osoby, które zadeklarowały
udział sponsorski w realizacji imprezy poprzez przekazanie wkładu na rzecz realizacji
imprezy lub sfinansowania wydatków związanych z realizacją imprezy lub przekazały
darowiznę na rzecz realizacji imprezy.
2. Przy wyborze Wystawców brana będzie również kolejność zgłoszeń. W przypadku
wystawcy, dla którego Organizator gwarantuje wyłączność na sprzedawane produkty
lub usługi, pod uwagę brana będzie wysokość zaproponowanej partycypacji
w kosztach organizacji imprez.
3. Rezerwacja stanowiska następuje po wpłynięciu prawidłowo wypełnionej Karty
Zgłoszenia Wystawcy/ Formularza ofert do siedziby Organizatora.
Informacja o terminach przyjmowanych zgłoszeń będzie podawana każdorazowo
w ogłoszeniu o naborze na każdą imprezę.
Karta powinna być wypełniona w języku polskim w formie pisemnej – trwałą i czytelna
technika oraz podpisana przez osobę upoważniona do zawierania umów w imieniu
wystawcy.
4. Przekazanie Organizatorowi wypełnionej Kart Zgłoszenia jest równoznaczne
z bezwzględną akceptacją niniejszego regulaminu przez Wystawcę.
5. Organizator zobowiązuje się poinformować podmioty i osoby, które przesłały
wypełnioną Kartę Zgłoszenia Wystawcy o możliwości lub braku możliwości
uczestniczenia w imprezie w charakterze Wystawcy w terminie 7 dni od dnia
zakończenia naboru kart zgłoszeniowych Wystawców.
6. Wystawca, który został zakwalifikowany do udziału w imprezie i będzie oferować na
swoim stoisku produkty spożywcze, zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie
właściwego Państwowego Inspektora Sanitarnego dotyczące wyrażenia zgody na
zorganizowanie stoiska gastronomicznego w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia listy
wystawców.
§4
Obowiązki wystawcy:
1) Wystawca zakwalifikowany do udziału w imprezie ma obowiązek przybycia w dniu
imprezy oraz przygotowania estetycznego stoiska wystawienniczego.
2) Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do wody, krzesła, stoły,
sprzęt gaśniczy i inny sprzęt oraz środki potrzebne do wystawienia stanowiska na
czas imprez – w tym zakresie Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec
Organizatora.
3) Stoisko wystawcy może zajmować tylko jeden podmiot (podmioty współpracujące
oraz inne mogą być reprezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej co
najmniej na 7 dni przed każdą planowaną imprezą z Organizatorem i wyłącznie za
zgodą Organizatora).
4) Sposoby dystrybucji materiałów promocyjnych Wystawcy należy uzgodnić z
Organizatorem.
5) Przygotowanie stoiska musi zakończyć się najpóźniej 60 minut przed
rozpoczęciem imprezy. Wszelkie samochody niesłużące bezpośrednio do
przygotowania produktu lub usługi winny być usunięte z terenu imprezy.
6) Poziom hałasu na stoisku Wystawcy nie może przeszkadzać innym Wystawcom
oraz Organizatorowi w przeprowadzeniu imprezy. Emisja muzyki lub innych
dźwięków na stoisku wystawienniczym wymaga pisemnej zgody Organizatora.
7) Zagospodarowania stoiska należy dokonać w taki sposób, aby nie spowodować
zniszczeń zarówno stoisk innych Wystawców, jak i zniszczeń terenu imprezy.
8) Na bezpośrednim stanowisku wystawienniczym obowiązuje bezwzględny zakaz
palenia tytoniu.
9) Demontaż stanowiska przed oficjalnym zakończeniem imprezy – określonym
w programie imprezy jest możliwy tylko za zgodą Organizatora.
10) Zabrania się wnoszenia i posiadania broni lub innych niebezpiecznych
przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów i substancji psychotropowych
na teren imprezy.
11) Sprzedaż i spożywanie alkoholu są możliwe tylko w miejscach wyznaczonych
przez Organizatora.
12) Wystawca, który będzie oferować na swoim stanowisku produkty spożywcze
oświadcza jednocześnie, że wszelki produkty zostaną przygotowane oraz podane
zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi z należytą starannością
i w tym zakresie Wystawca odpowiada przed właściwym Inspektorem Sanitarnym
oraz innymi uprawnionymi służbami. Wystawca ponosi pełna odpowiedzialność
wobec nabywców jego produktu.
13) Wystawca oświadcza, że sprzęt oraz wyposażenie, które jest użytkowane na
potrzeby stanowiska oraz udostępnianie uczestnikom imprezy posiada wszelkie
atesty zgodnie zobowiązującymi wymaganiami prawa zwłaszcza w kwestii
związanej z bezpieczeństwem imprezy.
14) Zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na teren imprezy oraz
prowadzenie bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej
lub innej zarobkowej na terenie imprezy.
15) Zabrania się parkowania wszelkich pojazdów na drogach ewakuacyjnych
i dojazdowych, bądź zastawiania ich jakimikolwiek przedmiotami.
16) Zabrania się zaśmiecania terenu imprezy.
17) Wystawcy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie imprez
zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych Organizatora.
§5
Obowiązki Organizatora
1) Organizator zapewni Wystawcom powierzchnię wystawienniczą w dniu odbywania
się imprez zgodnie z ustalonym planem rozmieszczenia stanowisk.
2) Organizator zapewni Wystawcom możliwość przygotowania stoiska w dniu
odbywania się imprez.
3) Organizator nie wyraża zgody na działania wystawiennicze oraz promocyjnoreklamowe firm, usług i produktów, które nie zostały wcześniej uzgodnione
z Organizatorem.
§6
Przepisy przeciwpożarowe i porządkowe
1) Przygotowanie, funkcjonowanie i demontaż stoiska muszą być wykonane zgodnie
z przepisami bhp i ppoż. Wystawcy i wykonawcy robót ponoszą osobistą
odpowiedzialność wynikającą z nieprzestrzegania w/w przepisów.
2) W czasie trwania imprez Wystawca podlega zarządzeniom Organizatora imprez.
§7
Inne postanowienia
1) Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu i miejsca planowanych imprez w
uzasadnionych przypadkach – z tego tytułu Wystawcy nie przysługuje prawo roszczeń
wobec Organizatora. Organizator zobowiązuje się niezwłocznie poinformować
Wystawcę o zmianie miejsca lub terminie imprezy.
2) Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym
Regulaminie.
§8
Dane kontaktowe
1. Podmioty i osoby zainteresowane udziałem w imprezie w charakterze Wystawcy
proszone są o złożenie wypełnionych kart zgłoszeniowych w terminie podanym
w niniejszym Regulaminie.
2. Pocztą na adres: Ośrodek Kultury w Drawsku Pomorskim, ul. Piłsudskiego 12,
78-500 Drawsko Pomorskie
3. E-mailowo na adres: [email protected]
4. Osobiście w Centrum Kultury im. E. Poniatowskiego w Drawsku Pomorskim, ul.
Dworcowa 2
5. Karty zgłoszenia mogą zostać dostarczone osobiście, poczta lub drogą
elektroniczna (skan podpisanej karty zgłoszenia).
6. Za datę złożenia karty zgłoszenia uznaje się dzień jej wpływu do Ośrodka Kultury
w Drawsku Pomorskim.