Załącznik nr 2 - Lista sprawdzająca do weryfikacji administracyjnej
Transkrypt
Załącznik nr 2 - Lista sprawdzająca do weryfikacji administracyjnej
Załącznik nr 2 Minimalny zakres pytań. Lista może być rozszerzana przez KK w zależności od wymagań danego programu EWT LISTA SPRAWDZAJĄCA DO WERYFIKACJI ADMINISTRACYJNEJ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Nr wniosku o płatność Data wpływu wniosku do KK Data rozpoczęcia weryfikacji przez KK Okres objęty wnioskiem Nr projektu Tytuł projektu Nazwa beneficjenta Okres realizacji projektu Wniosek: Kwota wydatków kwalifikowalnych przyznana dla danego beneficjenta/kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona przez KK we wcześniejszych okresach sprawozdawczych /kwota …,… EUR/kwota ….,… EUR/ lp. pośredni końcowy Kwota wydatków przedstawionych przez beneficjenta w weryfikowanym wniosku pytanie źródło weryfikacji weryfikacja formalna Czy beneficjent złożył wniosek o płatność w terminie określonym Podręcznik Programu/Beneficjenta 1 w programie? Umowa o dofinansowanie Czy wniosek został złożony przez osobę upoważnioną przez 2 beneficjenta? Umowa o dofinansowanie z załącznikami Czy właściwie określono przedział czasowy, którego dotyczy wniosek? (tj. czy zapewniono ciągłość a jednocześnie nie nakładanie się 3 na okres za który został złożony poprzedni wniosek o płatność) Harmonogram realizacji projektu Wcześniejszy wniosek o płatność Czy kwota przedstawiona przez beneficjenta we wniosku jest tożsama z sumą kwot wydatków ujętych w zestawieniu 4 wydatków? Wniosek o płatność Czy został opisany postęp rzeczowy realizacji poszczególnych zadań realizowanych w Projekcie w danym okresie 5 sprawozdawczym? Wniosek o dofinansowanie Umowa partnerska Wniosek o płatność postęp rzeczowy Czy stan realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu jest 6 zgodny z wnioskiem o dofinansowanie? Wniosek o dofinansowanie Dane z systemu telefinformatycznego /jeśli dotyczy/ 7 Jeżeli NIE / Czy zostały opisane odstępstwa od realizacji projektu? Czy osiągnięte w okresie sprawozdawczym wartości wskaźników produktu są zgodne z opisem postępu rzeczowego realizacji 8 Projektu ? wniosek o dofinansowanie 9 Czy wskaźniki zostały zrealizowane prawidłowo? Czy osiągnięty narastająco stopień realizacji wskaźników produktu 10 wskazuje na zagrożenia dla prawidłowej realizacji projektu ? /kwota …,… EUR/kwota ….,… EUR/ Pracownik KK 1 /Imię i Nazwisko/ TAK/NIE/ND UWAGI/KOMENTARZE /jeżeli TAK, KK powinien zawiadomić o tym fakcie WS(T)/ Pracownik KK 2 /Imię i Nazwisko/ TAK/NIE/ND UWAGI/KOMENTARZE Załącznik nr 2 /dotyczy tylko końcowego wniosku o płatność/ Czy w związku ze zidentyfikowanym zagrożeniem ma ono wpływ na kwalifikowalność wydatków przedstawionych w 11 weryfikowanym wniosku o płatność? /jeżeli TAK, KK powinien zawiadomić o tym fakcie WS(T)/ Czy stwierdzono, że w okresie sprawozdawczym został wygenerowany dochód nie uwzględniony na etapie przyznania 12 określonej kwoty dofinansowania dla projektu? /jeżeli TAK/ Czy beneficjent wykazał cały ww. dochód we wniosku 13 o płatność? Czy kwota wydatków kwalifikowalnych została pomniejszona o 14 cały wygenerowany dochód? Kalkulacja wygenerowania dochodu postęp finansowy Czy poniesione wydatki były zaplanowane we wniosku o 15 dofinansowanie? Wniosek o dofinansowanie 16 Czy nie zostały przekroczone kategorie wydatków? Czy w ramach wniosku o płatność beneficjent przedstawił wydatki 17 dotyczące kosztów przygotowawczych? /Jeżeli dotyczy/ Czy koszty przygotowawcze zostały poniesione przez beneficjenta w okresie ich kwalifikowalności i zgodnie z 18 zasadmi programu? Wniosek o dofinansowanie Podręcznik Programu/Beneficjenta Czy kwota ryczałtowa kosztów przygotowawczych nie 19 przekroczyła kwoty określonej we wniosku o dofinansowanie? Wniosek o dofinansowanie Czy wydatki zostały poniesione w okresie realizacji Projektu? (Nie dotyczy kosztów przygotowania i zamykania Projektu, jeżeli Umowa o dofinansowanie zgodnie z zasadami programowymi mogą być one ponoszone Aneks do umowy o dofinansowanie /jeśli dotyczy/ 20 poza okresem realizacji projektu) Czy wydatki zostały poniesione w przedziale czasowym, którego 21 dotyczy wniosek o płatność? wniosek o płatność /jeżeli NIE/ Czy isnieje uzasadnienie aby wydatki sprzed okresu wykazane we poprzednie wnioski o płatność 22 wniosku o płatność mogły być przedstawione do refundacji? Informacja z wynikiem weryfikacji administracyjnej Czy wydatki objęte wnioskiem o płatność były już wcześniej przedłożone do refundacji lub są wielokrotnie ujęte w bieżącym wniosku o płatność? 23 Uwaga: szczególną uwagę należy zwrócić na wydatki, które zostały poniesione (wystawione/zapłacone) w okresie sprzed weryfikowanego wniosku o płatność. Czy wydatki w których, na podstawie innych kontroli , zostały stwierdzone uchybienia/nieporawidłowości, zostały przedstawione do refundacji w odpowiednio pomniejszonej 24 wysokości? wnioski o płatność beneficjenta Wynki innych kontroli (np. kontrola zamówien publicznych, badanie zachowania programowej zasady oferowania, kontrola na miejscu) Czy wydatki zostały zaklasyfikowane zgodnie z budżetem projektu 25 (w odpowiedniej kategorii wydatków)? wniosek o dofinansowanie Załącznik nr 2 26 Czy podatek VAT został przedstawiony do refundacji? /jeżeli tak/ Czy w związku z Oświadczeniem beneficjenta i zasadami kwalifikowalności podatek VAT może zostać uznany za 27 kwalifikowalny? Czy zsumowana wartość przedstawionych wydatków kwalifikowalnych w poprzednio zatwierdzonych oraz w obecnym wniosku o płatność nie przekracza wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych w zatwierdzonym wniosku o 28 dofinansowanie? wnioski o płatność Oświadczenie benficjenta o kwalifikowalnoścdi podatku VAT wniosek o dofinansowanie /KK powinien sprawdzić czy beneficjent dostarczył Oświadczenie o kwlaifikowalności VAT, jeśli było ono wymagane przy danym wniosku o płatność/ wniosek o dofinansowanie wniosek o płatność Czy beneficjent prawidłowo wyliczył kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych ryczałtem (według zatwierdzonej we 29 wniosku o dofinansowanie stawki ryczałtowej)? Czy suma wypłaconych i wnioskowanych wydatków objętych ryczałtem nie przekracza limitu przyznanego Beneficjentowi 30 zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Czy wniosek o płatność jest prawidłowy pod względem 31 rachunkowym? Czy wartość wydatków została przeliczona na euro z zastosowaniem właściwego kursu zgodnego z zasadami programu? 32 /w cz. uwagi należy podać zastosowany kurs/ Wniosek o dofinansowanie wniosek o płatność Program cz. szczegółowa dot. kwalifikowalności wydatków Wydatki weryfikowane na dokumentach: w 100% na próbie: Numery próby wydatków z wniosku o platność wskazanych do weryfikacji: Czy beneficjent przekazał wymagane dokumenty do wydatków 33 wskazanych do weryfikacji? Wskazana próba wydatków Czy dane dotyczące wskazanych wydatków zawarte w zestawieniu wydatków zostały potwierdzone w dokumentach źródłowych Zestawienie wydatków we Wniosku o płatność Dokumenty przekazane przez beneficjenta 34 poświadczających wydatki przekazanymi przez beneficjenta ? Czy wydatki przedstawione do poświadczenia są faktycznie 35 zapłacone przez beneficjenta? Czy dokumenty finansowe poświadczające wydatki zostały 36 oznaczone w sposób umożliwiający identyfikację z projektem? Czy w ramach próby zostały wskazane do weryfikacji wydatki poniesione w ramach kategorii wydatków - KOSZTY PERSONELU? 38 /jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ Czy pracownik ma w swoim zakresie obowiązków zadania dotyczące projektu? a Odpowiedź na pytanie na podstawie badanej próby wydatków Załącznik nr 2 b Jeżeli pracownik wykonuje także inne zadania niż dotyczące projektu czy został określony sposób obliczania kosztu jego wynagrodzenia ? d Czy w ramach kategorii Koszty personelu ujęto koszty zaangażowania osób nie będących pracownikami beneficjenta? Czy dla osób pracujących w projekcie na niepełnym etacie i bez określenia stałej liczby godzin przedstawiono ewidencję czasu pracy? e Czy zgodnie z zasadmi programu obliczono stawkę godzinową dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy z elestyczną liczbą godzin pracy w miesiącu? f Czy rzetelnie i zgodnie z zasadami programu udokumentowano koszty personelu? g Jeśli przedstawiono do refundacji koszty nagród/premii/dodatków – czy spełniono zasady ich kwalifikowalności wskazane w dokumentach programowych? h Czy obciążenia wynagrodzenia pracownika zostały w całości opłacone? i W sytuacji gdy beneficjent otrzymał ryczałt na koszty bezpośrednie personelu, czy w zestawieniu wydatków rzeczywistych nie przedstawiono wydatków bezpośrednich personelu do refundacji w ramach projektu? j Jeśli przedstawiono koszty umowy o dzieło z pracownikiem beneficjenta – czy zakres umowy o dzieło wykracza poza obowiązki pracownika wskazane w umowie o pracę? c /jeśli tak to powinny zostać przeniesione do kategorii Koszty ekspertów zewn i usług zewn./ /jeżeli dotyczy; zgodnie z zasadami danego programu/ Czy w ramach próby zostały wskazane do weryfikacji wydatki poniesione w ramach kategorii budżetowej - ROBOTY BUDOWLANE I INFRASTRUKTURA? 39 /jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ a Czy beneficjent przekazał umowę z wykonawcą? d Czy beneficjent przekazał protokół odbioru robót lub zawarł stsowną adnotacje na fakturze? Czy zakres wykonanych robót jest zgodny z umową z wykonawcą i wnioskiem o dofinansowanie? Czy zakres został wykonany w terminie wskazanym w umowie z wykonawcą i za ustaloną cenę? e Czy w przypadku nabycia nieruchomości nie zostały przekroczone limity określone w dokumentach programowych? b c Dokumenty przekazane przez beneficjenta (protokół częściowy/końcowy) Dokumenty przekazane przez beneficjenta Dokumenty przekazane przez beneficjenta Załącznik nr 2 f Czy koszty nabycia nieruchomości zostały przedstawione w projekcie w prawidłowej wysokości/proporcji? g Czy weryfikowane wydatki zostały być poniesione zgodnie z ustawą PZP? /jeżeli TAK, w uwagach/ komentarzach należy wpisać czy i kiedy została wypełniona właściwa lista sprawdzająca do kontroli zamówień ex-post oraz informację o wyniku tej weryfikacji / h Czy w przypadku gdy beneficjent zrezygnował z przeprowadzenia postępowania zgodnie z ustawą PZP, czy zrobił to w sposób uprawiony? i Czy weryfikowane wydatki zostały być poniesione zgodnie z zasadą konkurencyjności? /jeżeli TAK, do listy należy załączyć listę sprawdzjącą do badania zachowania zasady konkurencyjności/ j Czy w przypadku gdy beneficjent zrezygnował z przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności, czy zrobił to w sposób uprawiony? k Czy przypadku gdy beneficjent wprowadzał zmiany do zawartych umów/ podpisywał aneksy, czy było to zgodne z przepisami i zawartą umową z wykonawcą? operat szacunkowy, opłaty notariane Czy w ramach próby zostały wskazane do weryfikacji wydatki poniesione w ramach kategorii budżetowej - WYDATKI BIUROWE I ADMINISTRACYJNE? 40 /jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ a Czy ryczałt nie przekroczył stawki ryczałtowej zatwierdzonej we wniosku o dofinansowanie? Wniosek o dofinansowanie Stawki ryczałtowe W sytuacji gdy beneficjent otrzymał ryczałt na koszty pośrednie, czy w zestawieniu wydatków rzeczywistych nie przedstawiono b wydatków pośrednich w ramach projektu? Czy w ramach próby zostały wskazane do weryfikacji wydatki poniesione w ramach kategorii budżetowej - KOSZTY PODRÓŻY I ZAKWATEROWANIA? 41 /jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ a b Czy wyjazdy służbowe dotyczą zadań zaplanowanych w projekcie? Czy wyjazd służbowy został udokumentowany? faktura za hotel bilety ewidencja przebiegu pojazdu Załącznik nr 2 c Czy koszty wyjazdu służbowego zostały poniesione i rozliczone zgodnie z prawem krajowym i zasadami programowymi (wysokość diet/ryczałty itp.)? d Czy wybór środka transportu został dokonany zgodnie z zasadami programowymi? e /jeśli dotyczy/ Czy koszty wyjazdu służbowego poza obszar wsparcia programu są kwalifikowalne zgodnie z zasadami programu? Czy w ramach próby zostały wskazane do weryfikacji wydatki poniesione w ramach kategorii budżetowej - KOSZTY EKSPERTÓW ZEWNĘTRZNYCH I KOSZTY USŁUG ZEWNETRZNYCH? 42 /jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ a c Czy beneficjent przekazał umowę z wykonawcą? Czy zakres wykonanych usług jest zgodny z umową z wykonawcą i wnioskiem o dofinansowanie? Dokumenty przekazane przez beneficjenta Czy zakres merytoryczny został wykonany w terminie wskazanym w umowie z wykonawcą i za ustaloną cenę? Dokumenty przekazane przez beneficjenta d Czy weryfikowane wydatki zostały być poniesione zgodnie z ustawą PZP? /jeżeli TAK, w uwagach/ komentarzach należy wpisać czy i kiedy została wypełniona właściwa lista sprawdzająca do kontroli zamówień ex-post oraz informacja o wyniku tej weryfikacji/ b f Czy w przypadku gdy beneficjent zrezygnował z przeprowadzenia postępowania zgodnie z ustawą PZP, czy zrobił to w sposób uprawiony? Czy weryfikowane wydatki zostały być poniesione zgodnie z zasadą konkurencyjności? /jeżeli TAK, do listy należy załączyć listę sprawdzającą do badania zachowania zasady konkurencyjności oraz informację o wyniku tej weryfikacji/ g Czy w przypadku gdy beneficjent zrezygnował z przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności, czy zrobił to w sposób uprawiony? h Czy umowa zawarta z wykonawcą zawiera jasno określone obowiązki, czas trwania i kwotę wynagrodzenia? i Czy istnieją dowody wykonania zadania przez wykonawcę? j Czy przypadku gdy beneficjent wprowadzał zmiany do zawartych umów/ podpisywał aneksy, czy było to zgodne z przepisami i zawartą umową z wykonawcą? k Czy nieodpłatnie dystrybuowane materiały informacyjnopromocyjne nie przekraczają kwot określonych w dokumentach programowych? l Czy beneficjent przekazał dokumenty potwierdzające przeprowadzenie szkoleń/wydarzeń ? e np. lista obecności, agenda, certyfikat Załącznik nr 2 ł Czy przekazana dokumentacja potwierdza, że szkolenie/wydarzenie zostało przeprowadzone dla grupy docelowej określonej we wniosku o dofinansowanie? m Czy wykonane usługi zewnętrzne nie zostały zlecone innemu partnerowi biorącemu udział w projekcie? Czy w ramach próby zostały wskazane do weryfikacji wydatki poniesione w ramach kategorii wydatków - WYDATKI NA WYPOSAŻENIE? 43 /jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ a Czy beneficjent przekazał umowę z wykonawcą? /jeżeli wymagane/ d Czy beneficjent przekazał protokół odbioru dostaw lub zawarł stosowna adnotacje na fakturze? Dokumenty przekazane przez beneficjenta Czy zakres wykonanych dostaw jest zgodny z umową z wykonawcą i wnioskiem o dofinanasowanie? Dokumenty przekazane przez beneficjenta Czy zakres merytoryczny został wykonany w terminie wskazanym w umowie z wykonawcą? Dokumenty przekazane przez beneficjenta e Czy weryfikowane wydatki zostały być poniesione zgodnie z ustawą PZP? /jeżeli TAK, w uwagach/ komentarzach należy wpisać czy i kiedy została wypełniona właściwa lista sprawdzająca do kontroli zamówień ex-post oraz informacja o wyniku tej weryfikacji/ b c g Czy w przypadku gdy beneficjent zrezygnował z przeprowadzenia postępowania zgodnie z ustawą PZP, czy zrobił to w sposób uprawiony? Czy weryfikowane wydatki zostały być poniesione zgodnie z zasadą konkurencyjności? /jeżeli TAK, do listy należy załączyć listę sprawdzjącą do badania zachowania programowej zasady ofertowania oraz informację o wyniku tej weryfikacji/ h Czy w przypadku gdy beneficjent zrezygnował z przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności, czy zrobił to w sposób uprawiony? i Czy przypadku gdy beneficjent wprowadzał zmiany do zawartych umów/ podpisywał aneksy, czy było to zgodne z przepisami i zawartą umową z wykonawcą? j Czy rozliczenie środka trwałego następuje zgodnie z zasadami programu (zakup/rozliczenie kosztów amortyzacji/leasingu)? k /jeśli dotyczy/ Czy koszty amortyzacji zostały rozliczone w projekcie zgodnie z przepisami krajowymi? f Załącznik nr 2 l /jeśli dotyczy/ Jeśli przedstawiono koszt wyposażenia stanowiska pracy – czy wyposażenie stanowiska pracy dotyczy pracownika wykonującego na rzecz projektu pracę w wymiarze co najmniej ½ etatu? /jeżeli dotyczy/ Jeżeli beneficjent zakupił używane środki trwałe czy spełnione są zasady programowe w tym zakresie? Dokumenty przekazane przez beneficjenta ł cz. ogólna dot. kwalifikowalności wydatków Czy działania w ramach projektu podlegają ocenie oddziaływania na środowisko? 44 /tylko jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ Wniosek aplikacyjny b /jeżeli TAK/ Czy właściwy organ administracji publicznej stwierdził obowiązek sporządzenia raportu OOŚ wraz z określeniem jego zakresu? Czy działania realizowane w projekcie uzyskały decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach? c Czy działania w ramach projektu zostały zrealizowane zgodnie z decyzją o uwarunkowaniach środowiskowych? d Czy działania w ramach projektu wymagają przeprowadzenia oceny oddziaływania na obszar Natura 2000? a Czy w ramach projektu nastąpiło przyznanie pomocy publicznej? 45 / jeśli TAK należy wypełnić pytnia dot. tej sekcji/ a Dla projektów z pomocą de minimis i pomocą publiczną: Czy zachowano zgodność realizowanych działań z warunkami udzielania pomocy publicznej, określonymi w programie pomocowym? a. de minimis – czy pomoc de minimis udzielona beneficjentowi została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem? b. GBER – czy pomoc udzielona beneficjentowi została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem? b Czy beneficjent rozlicza działania zgodnie z maksymalnym poziomem dofinansowania przyjętym dla udzielonej pomocy publicznej? a. de minimis maks. do 85% b. GBER – zgodnie z dozwolonym pułapem intensywności c Czy zostały spełnione warunki udzielenia pomocy de minimis określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia ..... (programie pomocowym)? Załącznik nr 2 d Czy zostały spełnione warunki udzielenia pomocy publicznej, w odniesieniu do danej kategorii pomocy publicznej, określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia ..... (programie pomocowym)? e W przypadku udzielenia pomocy publicznej (nie dotyczy de minimis) - czy rozpoczęcie prac w projekcie nastąpiło po złożeniu wniosku o dofinansowanie? f Czy na dokumentach potwierdzających poniesienie wydatków w ramach projektu umieszczono informacje o finansowaniu wydatków z innego źródła mającego potencjalnie charakter finansowania na preferencyjnych warunkach? Czy w oparciu o dokumentację oraz opis realizacji projektu można potwierdzić, że projekt jest realizowany zgodnie z zasadami 46 równego traktowania kobiet i mężczyzn? Czy w oparciu o dokumentację oraz opis realizacji projektu można potwierdzić, że działania w ramach projektu nie wykluczają osób 47 niepełnosprawnych z grupy docelowej projektu? Czy w oparciu o dokumentację oraz opis realizacji projektu można potwierdzić, że dzialania w ramach projektu nie wykluczają z grupy docelowej osób ze względu na płeć, rasę, pochodzenie, 48 religię, światopogląd, wiek lub orientację seksualną? Czy projekt jest realizowany zgodnie z programowymi, krajowymi 49 i wspólnotowymi zasadami informacji i promocji? Czy w ramach wniosku o płatność przedstawiono wydatki 50 niekwalifikowalne określone w zasadach programowych? /wydatki niekwalifikowalne zgodnie z Rozporządzeniem delegowanym Komisji (UE) nr 481/2014/ Czy wkład niepieniężny został przedstawiony zgodnie z zasadami 51 programu? 52 Czy wkład niepieniężny został udokumentowany? Czy w przypadku gdy beneficjent rozlicza się kwotami ryczałtowymi, czy beneficjent zastosował zatwierdzoną we wniosku o dofinansowanie metodologię 53 w celu ustalenia wartości kwot ryczałtowych? Czy działania wykonane przez beneficjenta w ramach przyznanej kwoty ryczałtowej są potwierdzone dokumentami 54 potwierdzajacymi ich prawidłowość i kwalifikowalność? PODSUMOWANIE Załącznik nr 2 /dotyczy tylko końcowego wniosku o płatność/ Czy w odniesieniu do wypłaconych beneficjentowi wydatków rzeczywistych, suma wypłaconych kwot objętych ryczałtem jest zgodna z zatwierdzoną we wniosku o dofinansowanie stawką 55 ryczałtową? Czy zatwierdzone wydatki są zgodne z zasadami kwalifikowalności wydatków (zgodnie z zasadami wspólnotowymi, programowymi i 56 krajowymi)? /jeżeli NIE/ Kwota i procent wydatków niezatwierdzonych we wniosku o płatność: 57 Opis stwierdzonych wydatków nieprawidłowych Czy wniosek o płatność wymaga pomniejszenia wnioskowanej kwoty z tytułu nałożonej korekty finansowej (w szczególności dot. 58 postępowań o udzielnie zamówienia publicznego)? /jeżeli TAK/ Wartość %-towa i kwotowa nałożonej korekty finansowej, o którą 59 należy pomniejszyć wniosek o płatność? Czy wyniki ewentualnych innych kontroli zostały uwzględnione 60 przez KK przed zatwierdzeniem Wniosku o płatność? /dotyczy tylko wniosku o płatność końcową/ Czy KK wypełnił Notatkę o przeprowadzeniu kontroli kompletności 61 i zgodności na zakończenie realizacji projektu? Zatwierdzona kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność: Zatwierdzona kwota z EFRR: Podpis pracownika KK 1 oraz data: Zatwierdził, data: Podpis pracownika KK2 oraz data: