Zarządzenie nr 1 - Zarząd Dróg i Komunikacji w Tarnowie

Zarządzenie Nr 1/2011
Dyrektora Zarządu Komunikacji Miejskiej w Tarnowie
z dnia 24 stycznia 2011 roku
w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej w Zarządzie Komunikacji
Miejskiej w Tarnowie.
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz § 7 ust. 1Statutu Zarządu Komunikacji Miejskiej
w Tarnowie stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXV/411/2000 Rady Miejskiej
w Tarnowie z dnia 13 lipca 2000 r. w sprawie utworzenia zakładu budżetowego pod nazwą
Zarząd Komunikacji Miejskiej w Tarnowie, z późniejszymi zmianami, zarządzam,
co następuje:
§ 1.
Wprowadzam Regulamin kontroli zarządczej w Zarządzie Komunikacji Miejskiej
w Tarnowie, w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 24 stycznia 2011 r.
Załącznik
Do Zarządzenia Nr 1/2011
Dyrektora Zarządu Komunikacji Miejskiej w Tarnowie
z dnia 24 stycznia 2011 roku
w sprawie wprowadzenia
Regulaminu kontroli zarządczej
w Zarządzie Komunikacji Miejskiej w Tarnowie.
Regulamin Kontroli Zarządczej w Zarządzie Komunikacji Miejskiej
w Tarnowie.
§ 1.
Organizacja kontroli zarządczej
1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów
i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy – opracowany
w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących
obszarach:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skutecznego przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.
2. System kontroli zarządczej w Zarządzie Komunikacji Miejskiej w Tarnowie jest to
zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną,
3) kontrolę instytucjonalną.
3. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadania stanu faktycznego
i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
4. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się
według kryteriów, do których zalicza się:
1) poprawność organizacyjną pionu lub stanowiska pracy z punktu widzenia
realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych
rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania a także doboru środków w celu
wykonania złożonych zadań),
2) legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
3) gospodarność – ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych
z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji
a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią
uzyskanie przy najniższych nakładach optymalnych efektów,
4) celowość – zapewniająca eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu
widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe
zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym
jednostki,
5) rzetelność – zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
5. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez
pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego
Regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków
służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
6. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Zarządzie
Komunikacji Miejskiej w Tarnowie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj
wykonywanej pracy.
7. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli
zobowiązany jest:
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
8. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach,
zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania
w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowościach.
9. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych
na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji
określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli
funkcjonalnej zostały określone w zakresie czynności służbowych, bądź którzy
do wykonywania tej kontroli zastali zobligowani na podstawie innych przepisów. Cel,
zadania oraz elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy Regulamin.
10.Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez zespoły kontrolne powołane
na podstawie zarządzeń dyrektora Zarządu Komunikacji Miejskiej w Tarnowie.
§ 2.
Standardy kontroli zarządczej
Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:
1) środowiska wewnętrznego,
2) celów i zarządzania ryzykiem,
3) mechanizmów kontroli,
4) informacji i komunikacji,
5) monitorowania i oceny.
§ 3.
Środowisko wewnętrzne
1. Właściwe środowisko wewnętrzne (odpowiedzialność, świadomość i zdyscyplinowanie)
w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej.
2. Osoby zarządzające oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki,
kierują się normami i wartościami etycznymi.
3. Kierownik jednostki poprzez przykład codziennego postępowania i podejmowane decyzje
wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych.
4. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie, który pozwala
im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.
5. Proces rekrutacji prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata
na dane stanowisko pracy.
6. Kierownik jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych pracowników.
7. Struktura organizacyjna jednostki dostosowana jest do aktualnych celów i zadań.
8. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pionów organizacyjnych
jednostki oraz zakres podległości pracowników określony jest w formie pisemnej.
9. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określony jest
indywidualnie dla każdego pracownika. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez
pracownika jego podpisem.
10.
Zasady obiegu dokumentów finansowych oraz zakresy kompetencji do ich tworzenia,
sprawdzania, akceptacji i realizacji zostały określone dla poszczególnych rodzajów
dokumentów w zależności do ich rodzajów i ważności w Instrukcjach wprowadzonych
zarządzeniami kierownika jednostki.
§ 4.
Cele i zarządzanie ryzykiem
1. Misję i cel powołania Zarządu Komunikacji Miejskiej określa Statut jednostki nadany
przez Radę Miejską w Tarnowie.
2. Cel i zadania realizowane przez jednostkę określone są jasno jako zaspakajanie
zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie lokalnego transportu zbiorowego.
3. Raz w roku dokonuje się identyfikacji ryzyk w odniesieniu do ustalonych celów i zadań
jednostki.
4. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych
skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka w Zarządzie Komunikacji
Miejskiej w Tarnowie. Dyrektor określa akceptowany poziom ryzyka.
5. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie,
przeniesienie, wycofanie się, działanie).
6. Dyrektor określa działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka
do akceptowanego poziomu.
§ 5.
Mechanizmy kontroli
1. Mechanizmy (czynności) kontrolne to zasady i procedury przy pomocy których zapewnia
się realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji
celów.
2. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki
w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach
publicznych.
3. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny
celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie
i gromadzenie środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrot
środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej.
4. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych,
których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych zobowiązani są:
1) dyrektor jednostki, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym realizuje
kontrolę zarządcza gospodarki finansowej,
2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione
osoby.
5. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej
kontrolujący:
1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi z wnioskiem
o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień,
2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących
operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami,
3) zawiadamia o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje
decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiedniego do wagi
nieprawidłowości.
6. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej tj. procedury wewnętrzne, instrukcje,
wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności
pracowników i inne dokumenty wewnętrzne wprowadzane są Zarządzeniami Dyrektora.
Pracownicy zapoznają się z powyższą dokumentacją potwierdzając ten fakt podpisem.
7. Bezpośredni nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej
realizacji sprawuje dyrektor.
8. Ciągłość działania gwarantuje odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób
zastępujących.
9. Dostęp do zasobów jednostki mają osoby, którym powierzono odpowiedzialność
za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.
§ 6.
Informacja i komunikacja
1. Pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania
obowiązków i realizacji zadań w jednostce.
2. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
3. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Zarządzie Komunikacji Miejskiej w Tarnowie
umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową,
operacjami i zgodnością.
§ 7.
Monitorowanie i ocena
1. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
2. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność
poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej.
3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są również
pracownicy.
4. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania
i usprawniania systemu kontroli zarządczej dyrektorowi jednostki.
5. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez
pracowników jednostki, której wyniki zostaną udokumentowane.