Dyspozycja nr 7/08 z dnia 20.05.2008 r.

Dyspozycja Nr 7/08
Prezydenta Miasta Wałbrzycha
z dnia 20 maja 2008 roku
w sprawie przestrzegania zasad dotyczących obiegu aktów prawnych i pism pomiędzy komórkami
organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.
Celem usprawnienia i uporządkowania przepływu, opracowywanych przez komórki organizacyjne
Urzędu Miejskiego projektów aktów prawnych i pism, wszystkie komórki Urzędu Miejskiego
zobowiązuję do ścisłego przestrzegania, ustalonych w aktach normatywnych oraz w niniejszej
dyspozycji zasad.
§1
1. Tworzenie, ewidencjonowanie, obieg i przechowywanie dokumentów w Urzędzie Miejskim
reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn.
zm.), natomiast zasady opracowywania projektów aktów prawnych Prezydenta Miasta i projektów
uchwał Rady Miejskiej zawarte są w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca
2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. Nr 100, poz. 908).
2. Przy opracowywaniu projektów uchwał, zarządzeń i dyspozycji należy przestrzegać reguł
ustalonych w ww. rozporządzeniach oraz w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego
w Wałbrzychu.
§2
1. Ustalam następujący wewnętrzny obieg projektów aktów prawnych i innych pism w Urzędzie
Miejskim:
1) projekty uchwał RM:
a) właściwe merytorycznie komórki organizacyjne przekazują do dnia 10 każdego miesiąca
do Biura Obsługi Rady Miejskiej (BORM) komplet projektów uchwał składający się z:
- wykazu uchwał, które proponują wprowadzić pod obrady Rady Miejskiej (RM) ze wskazaniem
osób referujących poszczególne uchwały na komisjach oraz na sesji Rady Miejskiej,
- 5 egzemplarzy projektów uchwał zaopiniowanych pod względem formalno-prawnym przez
radcę prawnego, zaakceptowanych przez Prezydenta, Zastępcę Prezydenta, Skarbnika lub
Sekretarza, w tym 1 egzemplarz opatrzony pieczątką „Projekt Prezydenta Miasta” oraz
zaparafowany pod względem merytorycznym przez naczelnika wydziału lub jego zastępców
(kierownika biura),
b) w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach uchwały mogą być przekazane w terminie
późniejszym, uwzględniającym konieczność omówienia ich na posiedzeniach właściwych Komisji
Rady Miejskiej. Zgody na późniejsze przekazanie uchwały udziela Sekretarz Miasta.
c) wersję elektroniczną dokumentów określonych w pkt.1a) komórki organizacyjne przekazują
na adres poczty elektronicznej: uchwał[email protected] z podaniem nazwy komórki
organizacyjnej w tytule,
d) w przypadku konieczności wprowadzenia autopoprawki do uchwały, będącej przedmiotem
obrad sesji, BORM w uzgodnieniu z właściwą komórką organizacyjną dokonuje stosownej
zmiany w uchwale,
e) uchwały podjęte na sesji, przekazywane są, po uprzedniej rejestracji, przez BORM,
do właściwych organów (Wojewoda, RIO) celem nadzoru i ewentualnej publikacji zgodnie
1
z obowiązującymi uregulowaniami oraz merytorycznym komórkom celem realizacji. Komplet
uchwał podjętych na sesji Biuro Obsługi Rady Miejskiej przekazuje również do Działu
Organizacyjnego i Jakości do wiadomości oraz pocztą elektroniczną celem publikacji w BIP,
f) gminne jednostki organizacyjne opracowują uchwały przy współudziale merytorycznych
komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego,
g) w przypadku podjętych w stosunku do uchwał w trybie nadzoru rozstrzygnięć nadzorczych
i sygnalizacji, zobowiązuje się BORM do niezwłocznego przekazywania ich do Biura Prawnego,
właściwych komórek organizacyjnych oraz Działu Organizacyjnego i Jakości, który dokonuje
aktualizacji odnośnych informacji w BIP.
2) Zarządzenia i dyspozycje Prezydenta Miasta:
a) projekty zarządzeń i dyspozycji Prezydenta opracowane przez merytoryczne komórki
organizacyjne, parafowane są pod względem merytorycznym przez naczelników wydziałów lub
ich zastępców (kierowników biur),
b) po podpisaniu projektu zarządzenia pod względem formalno – prawnym przez radcę
prawnego, przedkładane są one do Działu Organizacyjnego i Jakości, który dla każdego projektu
zarządzenia prowadzi tzw. metryczkę, na której odnotowuje:
- datę wpływu projektu zarządzenia lub dyspozycji do Działu Organizacyjnego i Jakości,
- datę przekazania przez DOiJ do Kancelarii Prezydenta Miasta, która przekazuje projekt aktu
prawnego Prezydentowi Miasta do podpisu,
c) po podpisaniu aktu prawnego Prezydenta (zarządzenia, dyspozycji), Kancelaria Prezydenta
przekazuje go niezwłocznie do Działu Organizacyjnego i Jakości, gdzie następuje jego rejestracja
oraz przekazanie do komórki merytorycznej odpowiedzialnej za jego realizację,
d) właściwe komórki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zarządzeń i dyspozycji
przekazują je osobom zainteresowanym.
3) Interpelacje, wnioski i zapytania:
a) interpelacje, wnioski i zapytania ewidencjonowane są w BORM, do którego należy
niezwłoczne przekazywanie ich do merytorycznych komórek organizacyjnych z wiadomością
do – Kancelarii Prezydenta,
b) naczelnicy wydziałów i kierownicy biur przygotowują projekty odpowiedzi, które
po zaparafowaniu przedkładają do podpisania przez resortowych Zastępców Prezydenta,
Sekretarza lub Skarbnika,
c) po podpisaniu odpowiedzi merytoryczne komórki organizacyjne przedkładają je do BORM
oraz do Działu Organizacyjnego i Jakości,
d) treść odpowiedzi na wskazane przez Kierownika Kancelarii Prezydenta interpelacje, wnioski
i zapytania przed ich przekazaniem zainteresowanym, winna być z nim uzgadniana,
e) termin przekazania odpowiedzi na interpelacje radnych wynosi 21 dni,
f) termin przekazania odpowiedzi na wnioski i zapytania radnych wynosi 14 dni.
4) Skargi i wnioski mieszkańców :
a) skargi i wnioski skierowane bezpośrednio do właściwych komórek organizacyjnych,
naczelnicy wydziałów lub kierownicy biur winni niezwłocznie zarejestrować w centralnym
rejestrze skarg w Dziale Organizacyjnym i Jakości,
b) zasady postępowania w sprawach przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
mieszkańców szczegółowo omówione są w Dziale II Rozdziale IV Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Miejskiego,
c) treść odpowiedzi na wskazane przez Kierownika Kancelarii Prezydenta skargi przed ich
przekazaniem zainteresowanym, winna być z nim uzgadniana.
2
5) Upoważnienia i pełnomocnictwa:
a) przygotowywane są na wniosek komórek organizacyjnych, przez Dział Organizacyjny
i Jakości, który prowadzi rejestr upoważnień i pełnomocnictw podpisanych przez Prezydenta,
b) kopię udzielonego upoważnienia lub pełnomocnictwa oraz dokument o ich cofnięciu włącza się
do akt osobowych pracownika,
c) Biuro Spraw Pracowniczych zobowiązane jest do udzielania Działowi Organizacyjnemu
i Jakości informacji o zmianie stanowiska pracy osoby, której zostało udzielone upoważnienie lub
pełnomocnictwo oraz o jej zwolnieniu lub przeniesieniu.
6) Pisma wychodzące na zewnątrz wymagające podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców
Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika przygotowują merytoryczne komórki organizacyjne i wraz
z zaparafowaną przez naczelnika bądź kierownika kopią, przekazują do podpisu przez
resortowego przełożonego, a po podpisaniu zobowiązane są przekazać je adresatowi.
7) Obieg pism z klauzulą „poufne” odbywa się według odrębnych zasad.
8) Zamówienia na publikacje książkowe:
a) zamawianie publikacji książkowych odbywa się za pośrednictwem Działu Organizacyjnego
i Jakości na uzasadniony wniosek właściwej komórki organizacyjnej, w którym należy podać
tytuł, autora publikacji, ilość egzemplarzy i pełen adres wydawnictwa,
b) wniosek, o którym mowa wyżej winien być podpisany przez naczelnika lub kierownika
właściwej komórki organizacyjnej,
c) zamówienie na publikacje książkowe sporządza Dział Organizacyjny i Jakości, przekazując do
podpisania Sekretarzowi i Skarbnikowi Miasta, następnie po uzyskaniu akceptacji składa
zamówienie w wydawnictwie,
d) z chwilą zrealizowania zamówienia przez wydawnictwa, po zarejestrowaniu w ewidencji,
książki są przekazywane na stan właściwej komórki organizacyjnej.
§3
Naczelników wydziałów oraz kierowników biur, zobowiązuję do poinformowania wszystkich
pracowników o obowiązku ścisłego przestrzegania obowiązujących w tym zakresie zasad.
§4
Nadzór nad obiegiem korespondencji tworzonej w Urzędzie Miejskim powierzam Sekretarzowi
Miasta Wałbrzycha.
§5
Traci moc Dyspozycja Nr 13/07 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 3 października 2007 roku
w sprawie przestrzegania zasad dotyczących obiegu aktów prawnych i pism pomiędzy komórkami
organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu.
§6
Dyspozycja wchodzi w życie z dniem podpisania.
3