Załącznik Nr 1 OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG

Załącznik Nr 1
OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe Urzędu Gminy w Śliwicach prowadzone są w Referacie Księgowości
w Urzędzie Gminy w Śliwicach, ul. Ks. Dr St. Sychowskiego 30, 89-530 Śliwice
2. Określenie roku obrachunkowego oraz okresów sprawozdawczych
Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do
31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których
sporządza się:
- deklarację ZUS,
- sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia
3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2010 r Nr 20 poz.
103):
Księgi rachunkowe prowadzi się języku polskim i walucie polskiej przy zastosowaniu
technik ręcznych i komputerowych.
Za okresy miesięczne sporządza się:
sprawozdanie Rb 28 S
sprawozdanie Rb 27 S
inne
Za okresy kwartalne sporządza się:
sprawozdanie Rb 28 S
sprawozdanie Rb 27 S
sprawozdanie Rb N
sprawozdanie Rb Z
sprawozdanie Rb 27ZZ
sprawozdanie Rb 50D
sprawozdanie Rb 50W
sprawozdanie Rb NDS
inne
Za okresy półroczne sporządza się:
sprawozdanie Rb 28 S
sprawozdanie Rb 27 S
sprawozdanie Rb N
sprawozdanie Rb Z
sprawozdanie Rb 27ZZ
sprawozdanie Rb 50D
sprawozdanie Rb 50W
sprawozdanie Rb NDS
sprawozdanie Rb PDS
inne
Za rok składa się:
sprawozdanie Rb 28 S
sprawozdanie Rb 27 S
sprawozdanie Rb 30 S
sprawozdanie Rb N
sprawozdanie Rb Z
sprawozdanie Rb27ZZ
sprawozdanie Rb 50D
sprawozdanie Rb 50W
sprawozdanie Rb NDS
sprawozdanie Rb PDS
sprawozdanie Rb ST
sprawozdanie Rb WS
sprawozdanie Rb WN
sprawozdanie Rb WZ
sprawozdanie Rb WN
sprawozdanie Rb ZN
bilans
inne
Bilans z wykonania budżetu według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do rozporządzenia
w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont.
Łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek
budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków zysków i strat
samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
Łączne zestawienie zmian w funduszu, obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w
funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego według wzoru stanowiącego
załącznik nr 10 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz
planów kont.
3. Wykaz ksiąg rachunkowych i technika ich
prowadzenia
Księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera.
Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które
tworzą:
1) dziennik,
2) konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
3) konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna),
4) zestawienie obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
5) wykaz składników aktywów i pasywów.
Dziennik służy do ewidencji w porządku chronologicznym, danych o operacjach
gospodarczych i finansowych według poszczególnych operacji. Zapisy w dzienniku
podlegają
kolejnej numeracji, a obroty liczeniu w sposób ciągły w skali całego roku. Sposób zapisu
umożliwia jego jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami
księgowymi. Obroty dziennika powinny być zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald
kont księgi głównej. W przypadku prowadzenia dzienników cząstkowych, grupujących
operacje według ich rodzajów, sporządza się zestawienie obrotów z tych dzienników za każdy
miesiąc.
Konta księgi głównej służą do ewidencji syntetycznej operacji gospodarczych w porządku
systematycznym i chronologicznym, z uwzględnieniem ich treści ekonomicznej. Systematyka
kont syntetycznych jest ustalona w zakładowym planie kont. Chronologia zapisów oznacza
księgowanie operacji gospodarczych i finansowych kolejno datami tj. w dniu, w którym
operacja wystąpiła.
Na konta księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda
początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje się za kolejne miesiące zapisów,
zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku.
W księdze głównej, co miesiąc podsumowuje się obroty każdego konta syntetycznego
i wylicza się salda końcowe. Jeżeli księga główna jest prowadzona oddzielnie od dziennika,
wówczas należy uzgodnić zgodność sumaryczną obrotów każdego konta.
Konta ksiąg pomocniczych służą do uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów kont
syntetycznych księgi głównej.
Konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne) prowadzi się w porządku systematycznym w
postaci wyodrębnionych ksiąg, kartotek, zbiorów danych do wybranych kont syntetycznych
księgi głównej (suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych powinna
stanowić salda początkowe i obroty odpowiedniego konta syntetycznego),.
Konta ksiąg pomocniczych ( analityczne) prowadzi się w szczególności dla:
konto 011 środki trwałe - w postaci książki środków trwałych (księga znajduje się w
Referacie Księgowości w Urzędzie Gminy w Śliwicach)
konto 013 pozostałe środki trwałe w użytkowaniu- księga inwentarzowa w jednostceewidencja ilościowo-wartościowa
konto 020 wartości niematerialnych i prawnych – księga inwentarzowa w jednostce
ewidencja ilościowo-wartościowa
konto 071 umorzenie środków trwałych - tabele umorzenia środków trwałych
konto 072 umorzenie pozostałych środków trwałych - księga inwentarzowa w jednostceewidencja ilościowo-wartościowa
konto 080 inwestycje - ewidencja szczegółowa dla poszczególnych zadań
inwestycyjnych
konto 130 rachunek bieżący jednostki - według klasyfikacji budżetowej
konto 133 rachunek budżetu - według ewidencjonowanych i wykorzystanych rachunków
konto 140 środki pieniężne w drodze – według środków pieniężnych
konto 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - według rozrachunków z
poszczególnymi kontrahentami
konto 221 należności z tytułu dochodów budżetowych - według dłużników
i podziałek klasyfikacji budżetowej
konto 223 rozliczenie wydatków budżetowych - według jednostek organizacyjnych
konto 224 rozrachunki budżetu - według otrzymywanych wpływów
konto 225 rozrachunki z budżetami- według poszczególnych rodzajów podatków
konto 229 pozostałe rozrachunki publicznoprawne- według poszczególnych tytułów
i podmiotów rozrachunków oraz rodzajów zobowiązań
konto 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń- imienne karty wynagrodzeń dla
poszczególnych pracowników według składników istotnych z tytułu ubezpieczenia
społecznego oraz podatków, według rodzaju pracowników,
konto 240 pozostałe rozrachunki - według tytułów rozrachunków i rozliczeń oraz
instytucji z którymi dokonywane są rozliczenia
konto 290 odpisy aktualizujące należności - według dłużników, od których należności
dokonano odpisu aktualizującego
konto 310 materiały – według rodzajów materiałów,
konto 720 przychody z tytułów budżetowych- według rodzaju dochodów
konto 901 dochody budżetu - według poszczególnych rodzajów wszystkich dochodów
ewidencjonowanych w budżecie i źródeł dochodów
Zestawienie obrotów i sald księgi głównej sporządzane jest na podstawie zapisów na kontach
księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, tj. na koniec każdego miesiąca.
Zestawienie obrotów i sald księgi głównej
zawiera:
- symbole i nazwy kont syntetycznych,
- salda kont i sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- obroty i sumę obrotów za miesiąc,
- obroty narastające i ich sumę od początku roku obrotowego,
- salda kont i sumę sald na koniec miesiąca,
- obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia
obrotów dzienników częściowych.
Zestawienie obrotów i sald wszystkich ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień
zamknięcia ksiąg rachunkowych, natomiast na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienie
sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych.
Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno - kontrolną. Zdarzenia na nich
rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach
pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem
ani inny urządzeniem ewidencyjnym.
Ujmowane są w nich:
· zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego,
· zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat,
· plan finansowy wydatków budżetowych
· wydatki strukturalne,
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić:
1) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald,
2) wydruki ksiąg rachunkowych w formie kolejno ponumerowanych stron,
z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, sumowane na kolejnych stronach w sposób
ciągły w roku obrotowym, nie później niż na koniec roku obrotowego, przy czym za
równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny
komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie
krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych,
3) niedostępność zbioru do modyfikacji poza wprowadzeniem, w razie potrzeby,
dowodów korekt księgowych.
4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych
Sposoby i terminy przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania
i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz
zakładowej instrukcji inwentaryzacji - znajdującej się w siedzibie każdej obsługiwanej
jednostki opracowanej na potrzeby tej jednostki.
W Urzędu Gminy w Śliwicach występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji:
1) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników
majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie
różnic inwentaryzacyjnych
2) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych
kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich
stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie
ewentualnych różnic,
3) porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi
dokumentami a realnej wartości tych składników
Za przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z terminami, powołanie komisji
inwentaryzacyjnej, wydanie arkuszy spisowych odpowiedzialni jest wójt jednostki
poprzez wydanie stosownych zarządzeń.
Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają rzeczowe składniki
aktywów obrotowych, takie jak: materiały oraz towary określone wart. 17 ust 2 pkt 4 ustawy,
tj. te, które zgodnie z decyzją kierownika jednostki obciążają koszty w dniu ich zakupu,
natomiast na dzień bilansowy ustalany jest stan tych składników w drodze spisu i
dokonywana jest ich wycena. Wartość tych składników wprowadzana jest na odpowiednie
konto: 640 "Rozliczenie międzyokresowe kosztów:, oraz korygowane są koszty w wartości
tego stanu.
Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek,
powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie
tego spisu wysłać należy do jednostki będącej ich właścicielem.
Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego
potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach bankowych, stanie należności i
stanie aktywów powierzonych innym jednostkom. Potwierdzenie zgodności stanu podpisuje
kierownik jednostki.
Uzgodnienie stanu dotyczy:
- aktywów pieniężnych na rachunkach bankowych,
- należności od kontrahentów,
- należności z tytułu udzielonych pożyczek,
- wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów; potwierdzenie
powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć : nazwy i rodzaju składnika,
jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej.
Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym z
tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne
jednostki uzgadniane są przez pisemne wysyłanie informacji i pisemne potwierdzanie lub
zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.
Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do:
- należności spornych i wątpliwych,
- należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,
- należności od pracowników,
- należności z tytułów publiczno prawnych,
- innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub
uzgodnienie przyczyn nie było możliwe.
Porównywanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu
wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów nie
podlegających spisowi z natury i jego uzgodnieniu.
Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.:
- wartości niematerialnych i prawnych,
- środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń,
- materiałów,
- należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz
publiczno prawnych,
- należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,
- aktywów i pasywów wymienionych wart. 26 ust. 1 pkt 1-2, jeżeli przeprowadzenie ich
spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,
- funduszy własnych i funduszy specjalnych,
- rezerw i przychodów przyszłych okresów,
- innych rozliczeń międzyokresowych.
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu:
- weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania
poszczególnych tytułów praw majątkowych,
- sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza
zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o
podatku dochodowym.
Grunty i budynki wykazywane w aktywach bilansu jednostki budżetowej pod warunkiem, że
zostały jej przekazane w trwały zarząd, tzn. że jednostka posiada odpowiednie dokumenty w
postaci decyzji organu wykonawczego o przekazaniu w trwały zarząd, protokołów zdawczo
odbiorczych potwierdzających przekazanie nieruchomości jednostce, potwierdzenia wpisu do
ksiąg wieczystych.
Inwentaryzacja rozliczeń międzyokresowych przychodów polega na weryfikacji ich stanu
księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów
tych przychodów w oparciu o zawarte umowy i decyzje w przypadku długoterminowych
należności z tytułu dochodów budżetowych. Należności długoterminowe to należności,
których termin płatności przypada na następny rok budżetowy i lata kolejne.
Inwentaryzacja rezerw na zobowiązania polega na weryfikacji stanu księgowego z
odpowiednimi dokumentami, np. rezerwy z tytułu przeznaczenia środków dochodów
własnych jednostki budżetowej na inwestycje na podstawie planu finansowego dochodów
własnych i wydatków nimi finansowanych.
Terminy inwentaryzowania składników majątkowych
1) Ustala się następujące terminy inwentaryzowania składników majątkowych:
a) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i
urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
b) co 2 lata: zapasy materiałów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i
objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
c) co rok: pozostałe składniki aktywów i pasywów.
2) Ustala się z uwzględnieniem częstotliwości określonej w punkcie 1), następujące
terminy inwentaryzacji:
a) na dzień bilansowy każdego roku:
- aktywów pieniężnych,
- materiałów, towarów, które bezpośrednio z zakupu obciążają koszty
działalności,
- składników aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji;
b) w ostatnim kwartale roku:
- środków trwałych w budowie,
- materiałów w magazynie,
- stanu należności,
- aktywów będących własnością innych jednostek;
c) zawsze:
- w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej minie,
- w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których
nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.