docRaport końcowy – Załącznik 2 - Regionalny Program Operacyjny
download 
Reklamacja Transkrypt
Raport końcowy – Załącznik 2 - Regionalny Program Operacyjny
Raport końcowy – Załącznik 2 Studia przypadków Grudzień 2009 Spis treści Studia przypadków – JST ............................................................................................... 5 1. Studium przypadku: Gmina Miasto Olsztyn ............................................................. 6 1.1. Opis Beneficjenta ...................................................................................................... 6 1.2. Charakterystyka projektów ........................................................................................ 6 1.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 10 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 10 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 11 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 11 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 11 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 12 1.4. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 12 2. Studium przypadku: Gmina Miasto Ełk .................................................................. 13 2.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 13 2.2. Charakterystyka projektów ...................................................................................... 14 2.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 19 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 19 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 19 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 19 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 21 Podpisanie umów o dofinansowanie ......................................................................... 23 2.4. Realizacja i zakończenie projektów ........................................................................... 23 2.4.1. 2.4.2. Realizacja projektów .............................................................................................. 23 Ocena projektów przez Beneficjenta ........................................................................ 24 2.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 24 3. Studium przypadku: Gmina Morąg ........................................................................ 26 3.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 26 3.2. Charakterystyka projektów ...................................................................................... 27 3.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 30 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 30 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 30 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 31 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 31 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 32 3.4. Realizacja i zakończenie projektu ............................................................................. 33 3.4.1. 3.4.2. Realizacja projektu ................................................................................................. 33 Zamknięcie projektu ............................................................................................... 33 3.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 34 Studia przypadków - JO JST i NGO............................................................................... 35 4. Studium przypadku: Ekologiczny Związek Gmin „Działdowszczyzna” .................. 36 4.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 36 4.2. Charakterystyka projektu ........................................................................................ 38 4.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 39 2 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 40 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 40 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 41 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 41 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 42 4.4. Realizacja i zakończenie projektu ............................................................................. 42 4.4.1. 4.4.2. Realizacja projektu ................................................................................................. 42 Ocena projektu przez Beneficjenta ........................................................................... 43 4.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 44 5. Studium przypadku: Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe Województwa Warmińsko-Mazurskiego ............................................................... 45 5.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 45 5.2. Charakterystyka projektu ........................................................................................ 46 5.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 47 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 47 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 47 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 48 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 48 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 48 5.4. Realizacja i zakończenie projektu ............................................................................. 48 5.4.1. 5.4.2. Realizacja projektu ................................................................................................. 48 Ocena projektu przez Beneficjenta ........................................................................... 49 5.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 49 6. Studium przypadku: Mazurskie Centrum Zdrowia Zakład Opieki Zdrowotnej w Ełku - „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. ............................................ 51 6.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 51 6.2. Charakterystyka projektu ........................................................................................ 51 6.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 53 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 53 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 53 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 53 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 54 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 55 6.4. Realizacja i zakończenie projektu ............................................................................. 55 6.4.1. 6.4.2. Realizacja projektu ................................................................................................. 55 Ocena projektu przez Beneficjenta ........................................................................... 56 6.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 56 Studia przypadków - Przedsiębiorcy ............................................................................ 58 7. Studium przypadku: PREFABET Ełk ....................................................................... 59 7.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 59 7.2. Charakterystyka projektów ...................................................................................... 60 7.3. Ścieżka ubiegania się o dotacje ................................................................................ 62 7.3.1. 7.3.2. 7.3.3. 7.3.4. 7.3.5. Powstanie pomysłów na projekty ............................................................................. 62 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 63 Przygotowanie wniosków o dofinansowanie .............................................................. 63 Ocena wniosków o dofinansowanie .......................................................................... 64 Podpisanie umów o dofinansowanie ......................................................................... 64 3 7.4. Realizacja i zakończenie projektów ........................................................................... 64 7.4.1. Realizacja projektów .............................................................................................. 65 7.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 65 8. Studium przypadku: Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o. o. ...................................... 66 8.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 66 8.2. Charakterystyka projektów ...................................................................................... 67 8.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 69 8.3.1. 8.3.2. 8.3.3. 8.3.4. 8.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 69 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 69 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 70 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 70 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 71 8.4. Realizacja i zakończenie projektu ............................................................................. 71 8.4.1. 8.4.2. Realizacja projektu ................................................................................................. 71 Ocena projektu przez Beneficjenta ........................................................................... 72 8.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 72 9. Studium przypadku: Lecznica „ESKULAP” ............................................................. 73 9.1. Opis Beneficjenta .................................................................................................... 73 9.2. Charakterystyka projektów ...................................................................................... 74 9.3. Ścieżka ubiegania się o dotację ................................................................................ 76 9.3.1. 9.3.2. 9.3.3. 9.3.4. 9.3.5. Powstanie pomysłu na projekt ................................................................................. 76 Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania .............................. 76 Przygotowanie wniosku o dofinansowanie ................................................................ 77 Ocena wniosku o dofinansowanie ............................................................................ 77 Podpisanie umowy o dofinansowanie ....................................................................... 78 9.4. Realizacja i zakończenie projektu ............................................................................. 78 9.4.1. 9.4.2. 9.4.3. Realizacja projektu ................................................................................................. 78 Zamknięcie projektu ............................................................................................... 79 Ocena projektu przez Beneficjenta ........................................................................... 79 9.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta ................................. 80 4 Studia przypadków – JST 5 1. Studium przypadku: Gmina Miasto Olsztyn Tytuł projektu 1.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 2.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” 7.2.1. Usługi i aplikacje dla obywateli Gmina Miasto Olsztyn Olsztyn 2 599 791,61 1 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 2 091 604,87 PLN Od 16.06.2008 do 14.11.2011 2 „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemicznoekologicznych” 6.2.2. Bezpieczeństwo ekologiczne Gmina Miasto Olsztyn Miasto Olsztyn, powiat olsztyński 2 000 000,01 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 1 600 000,01 PLN Od 20.03.2009 do 15.06.2010 1.1. Opis Beneficjenta Gmina Miasto Olsztyn położona jest w powiecie grodzkim Olsztyn. Gmina liczy 163 575 mieszkańców. Powierzchnia, na terenie której znajduje się Gmina jest równa 88,33 km2. Od 1 stycznia 1999 roku jest stolicą administracyjną województwa warmińsko-mazurskiego, nie posiadającą administracyjnego podziału na dzielnice. W granicach administracyjnych miasta znajdują się 22 osiedla. Olsztyn jest głównym ośrodkiem gospodarczym, kulturowym i edukacyjnym regionu. W Olsztynie zlokalizowane są przedsiębiorstwa przemysłu m.in. oponiarskiego, drzewnego, meblarskiego, spożywczego, a także odzieżowego. Miasto dysponuje licznymi przedszkolami i szkołami, kształcącymi na wszystkich poziomach edukacji, w tym 6 szkołami wyższymi. Na uwagę zasługuje rola Olsztyna jako ważnego ośrodka turystyczno-rekreacyjnego ze względu na dogodne położenie, malowniczy krajobraz oraz liczne zabytki architektoniczne. Od marca 2009 roku Prezydentem Miasta Olsztyn jest Pan Piotr Grzymowicz, którego zastępują: Pani Halina Zaborowska-Boruch oraz Pan Jerzy Szmit. W skład Rady Miasta wchodzi przewodniczący, 3 wiceprzewodniczących oraz 21 radnych. Urząd Miasta Olsztyn mieści się przy Placu Jana Pawła II w Olsztynie. W Urzędzie Miasta Olsztyn zatrudnionych jest 590 osób. 1.2. Charakterystyka projektów Urząd Miasta, oprócz projektów rozpatrywanych w trybie konkursowym, o których piszemy w niniejszym studium przypadku, realizuje również projekty kluczowe, finansowe ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Wśród projektów 1 2 Wydatki kwalifikowalne projektu wynoszą 2 460 711,61 PLN Termin finansowego zakończenia realizacji projektu to 12.12.2011 r. 6 znajdujących się na Liście Indykatywnej RPO WiM 2007-2013 znajdują się dwa projekty realizowane przez Gminę Miasto Olsztyn: 1. Budowa Wodnego Centrum Rekreacyjno-Sportowego. Projekt o wartości ok. 123,4 mln PLN realizowany jest w ramach Poddziałania 2.1.4. „Infrastruktura sportoworekreacyjna”. Planowany obiekt będzie składał się z części sportowej z widownią na 1501 osób, części rekreacyjnej oraz części służącej do odnowy biologicznej. 2. Budowa, rozbudowa i unowocześnienie bazy szkolnictwa zawodowego, gastronomiczno- hotelarskiego, z uwzględnieniem dostosowania do standardów unijnych w Zespole Szkół Gastronomiczno-Spożywczych w Olsztynie. Projekt finansowany jest ze środków Działania 3.1. „Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną”, którego koszt całkowity wynosi ok. 18,9 mln PLN. W zakresie projektowanej rozbudowy budynku Zespołu Szkół Gastronomiczno-Spożywczych w Olsztynie planuje się adaptację pomieszczeń w istniejącym budynku pracowni technologicznych i wybudowanie łącznika oraz nowej bryły, w której znajdować się będą pomieszczenia wymagane w programie kształcenia. Projekt 1 „Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” Projekt realizowany jest przy wsparciu środków pochodzących z Priorytetu 7 „Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego” RPO WiM, a konkretnie z Działania 7.2. „Promocja i ułatwianie dostępu do usług teleinformatycznych”, Poddziałania 7.2.1. „Usługi i aplikacje dla obywateli”. Instytucją wdrażającą jest Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko – Mazurskiego. W ramach projektu Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej przewidziane zostały działania związane z budową i wdrożeniem infrastruktury organizacyjno-technicznej Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn, która jest częścią krajowej infrastruktury informacji przestrzennej. Celem głównym projektu jest usprawnienie funkcjonowania administracji samorządowej Miasta Olsztyn w zakresie zarządzania przestrzenią Miasta przez zwiększenie stopnia informatyzacji Urzędu Miasta oraz wdrożenie nowych usług publicznych. Dla projektu przyjęto następujące cele szczegółowe: Usprawnienie do 2012 roku procesu planistycznego przez zwiększenie jakości (wiarygodności) danych, wprowadzenie systematyki (standaryzacji) zapisu i prezentacji planów zagospodarowania przestrzennego, budowę usługi publicznej rejestru planów oraz wspomaganie procesów: konsultacji społecznych i uzgadniania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Usprawnienie do 2012 roku procesów administracyjnych z zakresu obsługi mienia komunalnego, planowania przestrzennego, procesów inwestycyjnych oraz prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego przez skrócenie o 5% czasu realizacji określonej kategorii spraw. Upowszechnienie do 2012 roku dostępu do informacji publicznej w zakresie gospodarki przestrzennej przez wdrożenie rozwiązań organizacyjno-technicznych, w tym internetowego portalu mapowego zapewniającego dostęp do wiarygodnej i aktualnej informacji przestrzennej dotyczącej Miasta. Wdrożenia do 2012 roku nowych jakościowo usług publicznych związanych z elektroniczną bazą informacji przestrzennej, obejmujących zagadnienia obsługi mienia komunalnego, planowania przestrzennego, procesów inwestycyjnych oraz prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Projekt obejmuje działania związane z budową i wdrożeniem infrastruktury organizacyjno7 technicznej Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn. W ramach projektu zostanie zakupiona infrastruktura systemowa (sprzętowa), w tym serwery, półka do macierzy dyskowej, szafy komputerowe, UPS, komputer GPS polowy; poza tym zostanie zakupione oprogramowanie, tj.: systemowe, bazodanowe, narzędziowe GIS (serwery mapowe), licencje Desktop GIS, licencja do inwentaryzacji prac. Ponadto nabyta zostanie dokumentacja systemu: projektowa, użytkownika oraz administratora. Po zakończeniu realizacji projektu, zarządzaniem i eksploatacją powstałego majątku projektu zajmować się będzie Pracownia Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej wchodząca w skład Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta Olsztyn. Tabela 1. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Liczba uruchomionych on-line usług na 24 poziomie 1 - informacja Liczba uruchomionych on-line usług na 8 Wskaźniki Raporty menadżera poziomie 2 - interakcja szt. produktu projektu Liczba uruchomionych on-line usług na 7 poziomie 4 - transakcja Liczba zakupionych serwerów 5 Raporty z monitorowania Wskaźniki Liczba korzystających z usług oferowanych liczby zgłoszonych drogą osoby 35 000 rezultatu w sieci elektroniczną kart usług Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu. „Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” Projekt jest komplementarny w stosunku do zrealizowanego w latach 2006-2007 projektu „Interaktywny Urząd w Olsztynie” (inaczej e-Urząd). Projekt dofinansowany był ze środków EFRR w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR). Realizacja projektu obejmowała kompleksową obsługę indywidualnego i instytucjonalnego klienta zewnętrznego Urzędu, usprawnienie zewnętrznego i wewnętrznego obiegu dokumentów, jak również dostępu do informacji. Zostały wdrożone zintegrowane serwisy informacyjne i komunikacyjne, umożliwiające zainicjowanie i załatwienie sprawy, udostępnienie oraz publikowanie informacji opisowej i graficznej. Projekt 2 „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych” Koszt zakupu zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych pokryty zostanie w znacznej części z budżetu Poddziałania 6.2.2. „Bezpieczeństwo ekologiczne” w ramach Działania 6.2. „Ochrona środowiska przez zanieczyszczeniami i zniszczeniami” Osi Priorytetowej 6 „Środowisko przyrodnicze” RPO WiM. Instytucją wdrażającą jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Głównym celem projektu jest poprawa bezpieczeństwa ekologicznego w powiecie olsztyńskim ziemskim oraz olsztyńskim grodzkim poprzez zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych. Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych przyczyni się do wzrostu poziomu bezpieczeństwa mieszkańców i środowiska naturalnego powiatu olsztyńskiego i miasta Olsztyna. Nowy specjalistyczny sprzęt sprawi, że działania jednostki ratowniczo-gaśniczej będą skuteczniejsze. Dzięki takim cechom nowego sprzętu jak niezawodność i bezawaryjność, możliwe będzie efektywniejsze zabezpieczenie obszaru objętego projektem przed skutkami klęsk żywiołowych i katastrof ekologicznych. Akcje ratownicze będą prowadzone szybciej i skuteczniej, co z pewnością wpłynie na zmniejszenie negatywnego oddziaływania skutków ww. zdarzeń na środowisko naturalne. 8 Na zestaw kontenerowy do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych składa się: samochód pożarniczy wyposażony w pompy, pojemniki na substancje toksyczne i żrące, węże atestowane do przepompowywania określonych związków i pierwiastków chemicznych oraz kombinezony gazoszczelne. Omawiany sprzęt wykorzystywany będzie do ograniczania szkód w środowisku naturalnym powstałych m.in. na skutek wypadków z niebezpiecznymi środkami chemicznymi, działania substancji radioaktywnych czy zakażeń biologicznych. Warto wspomnieć, że wyposażenie pojazdu stanowi również zestaw do dekontaminacji masowej oraz kontener kwatermistrzowsko-socjalny, dzięki któremu możliwa będzie praca grup ratowniczych w różnego rodzaju trudnych warunkach przez długi okres czasu. Ochroną przed występującymi zagrożeniami powodziowymi, pożarowymi, chemicznymi i ekologicznymi zostanie objętych 289 tys. mieszkańców Olsztyna i powiatu olsztyńskiego. Tabela 2. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych” Jednostk Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych Docelowa wartość a miary Liczba specjalistycznego sprzętu (o wartości powyżej 3 500 PLN) do Wskaźniki prowadzenia akcji ratowniczych Protokół odbioru szt. 1 produktu i usuwania skutków katastrof – wozy pożarnicze. Dane Urzędu Wskaźniki Liczba osób zabezpieczonych przed Statystycznego w osoby 289 000 rezultatu katastrofą w wyniku realizacji projektu. Olsztynie Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemicznoekologicznych” Inwestycja jest komplementarna do innych przedsięwzięć realizowanych przez Gminę Miasto Olsztyn. Stanowi uzupełnienia do projektów infrastrukturalnych realizowanych na terenie miasta Olsztyna, tj.: dofinansowanych z Programu pomocowego PHARE: trzy etapy projektu „Modernizacja drogi nr 16 w Olsztynie”, „Modernizacja Placu Bema ze skrzyżowaniem ulic Kętrzyńskiego i Kościuszki, dofinansowanych ze Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR): „Przebudowa ulicy Synów Pułku”, „Dokończenie budowy ulicy Tuwima” dofinansowanych z Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW): „Modernizacja i rozwój zintegrowanego systemu transportu zbiorowego w Olsztynie”. Projekt jest komplementarny z projektem Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Olsztynie „Ochrona głównych szlaków komunikacyjnych przed zagrożeniami i skutkami katastrof drogowych na terenie województwa warmińsko-mazurskiego”, który otrzymał dofinansowanie ze środków RPO WiM, z Poddziałania 5.1.6. „Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój regionalny” Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Zakupiony zestaw kontenerowy do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych zostanie przekazany przez Gminę Miasto Olsztyn w użyczenie na okres 5 lat Komendzie Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Olsztynie. 9 1.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 1.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Działania zaplanowane w ramach projektu „Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” wynikają ze „Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego do 2020 roku” w zakresie doskonalenia administracji oraz tworzenia społeczeństwa informacyjnego. Strategia zakłada m.in. podnoszenie jakości oferowanych informacji i doskonalenie formy przekazu oraz wspierania poszerzania możliwości korzystania poprzez Internet z usług informacyjnych, edukacyjnych, medycznych oraz administracyjnych. Z inicjatywą realizacji projektu wyszły wspólnie dwa wydziały: Wydział Informatyki oraz Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. Oba Wydziały dokładnie sprecyzowały swoje potrzeby w zakresie usprawnienia funkcjonowania administracji samorządowej - powiedział Pan Andrzej Jurkowski, zastępca Dyrektora Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich w Urzędzie Miasta Olsztyn. Aby pokazać drogę powstawania pomysłu na projekt należy zacząć od przedstawienia systemu „e-Urząd” oraz systemu STRATEG. System „e-Urząd” zapewnia rozwiązania w zakresie obsługi elektronicznego obiegu dokumentów oraz usług publicznych dla Miasta Olsztyn. Poza tym rozwiązań w zakresie informatycznego systemu zarządzania Miastem Olsztyn dostarcza system STRATEG, na który składa się wiele niezależnych programów odpowiedzialnych za prowadzenie tematycznych baz danych. Na podstawie zidentyfikowanych uwarunkowań otoczenia projektu dostrzeżono potrzebę m.in. wspomagania procesu planowania przestrzennego, procesu inwestycyjnego, procesu monitorowania i ochrony środowiska, wspomagania procesu budżetowego, wspomagania zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa publicznego, usprawnienia obsługi interesantów czy usprawnienia dostępu do informacji publicznej. Natomiast pomysłodawcą projektu pt. „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych” była Komenda Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Olsztynie. Komenda Miejska PSP złożyła zapytanie do Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich czy zechcielibyśmy uczestniczyć w ubieganiu się o dotacje. Po uzyskaniu naszej akceptacji, znaleźliśmy wspólnie źródło finansowania projektu - wyjaśnia Pan Jurkowski. Od powstania pomysłu do przygotowania i złożenia wniosku o dofinansowanie minęło kilka miesięcy. Z inicjatywą realizacji projektu wyszła Komenda Miejska PSP - dodaje Pan Marek Malinowski, dyrektor Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich w Urzędzie Miasta Olsztyn. Warto zwrócić uwagę na to, że projekt będzie realizowany na terenie dwóch powiatów (miasto Olsztyn i powiat olsztyński), które położone są na obszarze „Zielonych Płuc Polski”. Tereny chronione stanowią ok. 70% łącznej powierzchni powiatów, z czego większość to lasy iglaste, które zalicza się do średniego i dużego zagrożenia pożarowego. Kolejnymi czynnikami poważnie ingerującymi w środowisko i bezpieczeństwo ludzi są zagrożenia chemiczne i ekologiczne, które występują w dużym nasileniu ze względu na stosukowo duży udział przemysłu na terenie Miasta Olsztyn. O ile eliminacja wszystkich wymienionych zagrożeń jest niemożliwa, o tyle ich ograniczanie i niwelowanie skutków poprzez wyposażenie jednostek ratowniczych w nowoczesny sprzęt gwarantujący podjęcie sprawnej i szybkiej akcji ratowniczej jest jak najbardziej uzasadnione. Projekt polegający na zakupie samochodu ratowniczo-gaśniczego do likwidacji zagrożeń chemiczno-ekologicznych jest projektem dość prostym. Pomysł na ten projekt nie ulegał zmianom - mówi Pan Jurkowski. 10 1.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Pracownicy Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich bardzo dobrze znają Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Personel Wydziału na bieżąco śledzi informacje pojawiające się na stronie internetowej www.rpo.warmia.mazury.pl - mówi Pan Jurkowski. Kadra zarządzająca oraz pracownicy Wydziału oceniają pozytywnie stronę internetową RPO Warmia i Mazury, informacje na niej umieszczone są wystarczające i zrozumiałe - ocenia Pan Malinowski. 1.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Wniosek o dofinansowanie projektu „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych” przygotowywali pracownicy Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich. Jak poinformował nas Pan Andrzej Jurkowski: …każda z zatrudnionych osób w Wydziale ma w zakresie swoich obowiązków ubieganie się i realizację projektów dofinansowanych z funduszy unijnych. Zdaniem Pana Marka Malinowskiego, dyrektora Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich w Urzędzie Miasta Olsztyn: Samo złożenie wniosku, mając pełną dokumentację, m.in. studium wykonalności, nie stanowi problemu i zajmuje zaledwie kilka dni. Pracownicy Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich Urzędu Miasta Olsztyn, w razie pojawienia się pytań i wątpliwości kontaktują się z pracownikami poszczególnych Biur Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego - mówi Pan Jurkowski. W skład Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego wchodzą: Biuro Koordynacji, Biuro Promocji i Informacji, Biura Projektów: Przedsiębiorczość, Turystyka, Infrastruktura Społeczna, Rewitalizacja, Transport, Informatyzacja, Biuro Płatności i Rozliczeń, Biuro Kontroli, Biuro Monitoringu, Biuro Budżetu i Pomocy Technicznej. Zespół osób zatrudnionych w Wydziale ceni sobie pomoc wszystkich Biur, z którymi kontaktował się podczas opracowywania dokumentacji projektowej. Warto zauważyć, że personel Wydziału Obsługi Funduszy Europejskich ma za zadanie przygotowanie wniosku i doprowadzenie go do etapu podpisania umowy o dofinansowanie. W momencie, kiedy projekt ma zapewnione finansowanie, zostaje przekazany do odpowiednich wydziałów merytorycznych, które zajmują się jego realizacją. W przypadku pojawienia problemów podczas jego realizacji, bądź w sytuacji braku odpowiedniej liczby pracowników w jednym z wydziałów merytorycznych, Wydział Obsługi Funduszy Europejskich chętnie pomaga w rozwiązywaniu napotkanych trudności oraz angażuje się w realizację projektu. 1.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Za ocenę wniosku „Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej” odpowiedzialny był Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Do oceny formalnej wniosek został przekazany w dniu 22 kwietnia 2009 r. Podczas oceny formalnej okazało się, że wniosek jest niekompletny i zawiera niewielkie uchybienia formalne, m.in.: brak opisu produktów i rezultatów projektu przy wykorzystaniu danych liczbowych, błędnie określony rok 0 i bazowy projektu. Wnioskodawca uzupełnił zapisy oraz dokonał zmian we wskazanych punktach. W czerwcu 2009 roku Beneficjent otrzymał informacje, że wniosek pomyślnie przeszedł ocenę 11 formalną i jednocześnie został przekazany do oceny merytorycznej. W wyniku oceny merytorycznej przeprowadzonej przez członków Komisji Oceny Projektów, projekt otrzymał 65 punktów, co stanowiło 81,25% maksymalnej liczby punktów. Następnie we wrześniu 2009 r., projekt został przekazany pod obrady Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Ostatecznie projekt uzyskał 79,33 pkt, czyli 79,33% oceny końcowej i tym samym został wybrany do dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WiM. Ocenę wniosku „Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemicznoekologicznych” przeprowadzał Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Zarejestrowany przez Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych w Olsztynie wniosek został przekazany do oceny formalnej dnia 22 maja 2009 roku. Podczas oceny okazało się, że wniosek jest niekompletny i zawiera uchybienia formalne, m.in. wybrano błędną kategorię interwencji, jedno z pól we wniosku nie zostało wypełnione - stwierdził Pan Jurkowski. W czerwcu 2009 roku wniosek przeszedł pozytywnie ocenę formalną i został poddany ocenie merytorycznej, podczas której otrzymał 15,20 pkt. Dwa miesiące później, 19 sierpnia, Beneficjent został poinformowany, że wniosek przez niego złożony do dofinansowania przeszedł ocenę strategiczną. Zarząd Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie przyznał dodatkowych 17 punktów (na 20 punktów możliwych do uzyskania w ramach oceny strategicznej). Tym samym wniosek został umieszczony na liście projektów do realizacji i otrzymał łącznie 32,20 pkt z oceny merytorycznej i strategicznej. Według Pana Jurkowskiego kryteria wyboru projektów były jasne i właściwe. 1.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie Dnia 29 października 2009 roku podpisano umowę o dofinansowanie projektu Zakup zestawu kontenerowego do usuwania skutków skażeń chemiczno-ekologicznych z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Natomiast 6 listopada 2009 roku została zawarta umowa o dofinansowanie projektu Rozwój Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn i Modernizacja Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z Urzędem Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego. 1.4. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta Określ cel projektu. Przed przystąpieniem do realizacji projektu należy mieć jasno sprecyzowany cel i potrzebę jego realizacji. Wcześniej zadbaj o dokumentację. Niezbędna dokumentacja powinna być przygotowana z dużym wyprzedzeniem. Uzyskanie części dokumentów koniecznych do złożenia wniosku o dofinansowanie jest czasochłonne. Dlatego takie dokumenty jak ocena oddziaływania na środowisko, studium wykonalności, dokumentacja budowlana itp. muszą być sporządzone przed ogłoszeniem naboru wniosków do danego konkursu. Bardzo ważna jest kolejność, zgodna z logiką projektową - najpierw pomysł, a potem poszukiwania źródeł finansowania. Na początku trzeba mieć pomysł na projekt, jaki będzie jego zakres oddziaływania, grupy docelowe, wartość, termin realizacji itp., a dopiero później należy szukać odpowiedniego dla danego przedsięwzięcia źródła finansowania. 12 2. Studium przypadku: Gmina Miasto Ełk Tytuł projektu 1.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 2.: „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” 6.2.1. Wykorzystanie odnawialnych źródeł energii Gmina Miasto Ełk Ełk 939 933,32 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 469 966,66 PLN od 30.01.2008 3 do 30.11.2009 4 Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Zagospodarowanie turystyczne terenu przy promenadzie nad jez. Ełckim” 2.1.4. Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna Gmina Miasto Ełk Ełk 599 969,01 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 509 973,66 PLN od 21.06.2009 do 30.11.2009 5 Tytuł projektu 3.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” 2.1.4. Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna Gmina Miasto Ełk Ełk, Wypitki 653 093,59 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 367 038,60 PLN od 30.06.2009 do 30.10.2009 6 Tytuł projektu 4.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Kompleksowa modernizacja obiektów sportowo-rekreacyjnych przy MOSIR w Ełku dla rozwoju turystyki” 2.1.3. Infrastruktura sportowo-rekreacyjna Gmina Miasto Ełk Ełk, Wypitki 5 838 943,26 PLN. w tym dofinansowanie z EFRR 3 965 921,18 PLN. od 22.08.2009 do 30.09.2011 7 Tytuł projektu 5.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Wyposażenie szkół samorządowych w Ełku w pomoce naukowe” Działanie 3.1. Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną Gmina Miasto Ełk Ełk, Wypitki 342 620,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 264 664,50 PLN od 22.09.2009 do 31.12.2009 2.1. Opis Beneficjenta 3 4 5 6 7 Data podpisania pierwszej umowy z wykonawcą. Termin finansowego zakończenia realizacji projektu Termin finansowego zakończenia realizacji projektu Termin finansowego zakończenia realizacji projektu Termin finansowego zakończenia realizacji projektu to to to to 28.12.2009 28.12.2009 30.11.2009 10.11.2011 r. r. r. r. 13 Gmina Miasto Ełk zajmuje powierzchnię 2 105 ha i zamieszkiwana jest przez ok. 56,5 tys. mieszkańców. Organami Miasta Ełku są Prezydent oraz Rada Miasta. Funkcję Prezydenta Miasta Ełk pełni Pan Tomasz Andrukiewicz, natomiast funkcję jego Zastępców pełnią Panowie: Włodzimierz Szelążek oraz Artur Urbański. W Radzie Miasta Ełku zasiada 23 członków. Ełk jest liczącym się ośrodkiem przemysłu elektrotechnicznego, motoryzacyjnego i spożywczego. Od 1 września 1996 r. na terenie miasta zlokalizowana jest część Suwalskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej. Ełk jest również ośrodkiem edukacyjnym, na który składa się: siedem szkół średnich, siedziba Wyższego Seminarium Duchownego, liczne pomaturalne szkoły państwowe i prywatne oraz 3 filie szkół wyższych. Warto wspomnieć, że Ełk jest ważnym węzłem komunikacyjnym: drogowym i kolejowym. Gmina Miasto Ełk jest często wyróżniana i nagradzana w prestiżowych konkursach samorządowych. W 2008 roku Gmina zajęła 29 miejsce w skali kraju (a 1 miejsce w województwie warmińsko-mazurskim) w Rankingu Samorządów „Rzeczpospolitej”, w kategorii Najlepsza Gmina Miejska. W roku 2007 i 2008 Gmina została również laureatem konkursu dla samorządów „Gmina Fair Play” – Certyfikowana Lokalizacja Inwestycji. Konkurs organizowany jest przez Instytut Badań nad Demokracją i Przedsiębiorstwem Prywatnym. Gmina jest również laureatem ogólnopolskiego konkursu Państwowej Agencji Informacji i Inwestycji Zagranicznych „Grunt na Medal”. Wśród przykładów innych ważnych nagród i wyróżnień są: Laur Edukacji Samorządowej za podnoszenie kwalifikacji pracowników (wyróżnienie w 2007 r. oraz III miejsce w 2008 r. w województwie warmińsko-mazurskim), Warmińsko-Mazurska Nagroda Jakości dla Urzędu Miasta w Ełku w 2007 r. oraz tytuł Samorządowego Lidera Zarządzania w zakresie oświaty – wyróżnienie przyznane w 2007 r. przez Związek Miast Polskich, Związek Powiatów Polskich i Związek Gmin Wiejskich RP. Niewątpliwie problemem miasta Ełk jest niewykorzystany potencjał turystyczny regionu. Istniejące warunki do rozwoju turystyki nie są w pełni wykorzystywane. 2.2. Charakterystyka projektów Projekt 1 „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” Projekt realizowany przy wsparciu środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, w ramach Priorytetu 6 „Środowisko przyrodnicze”, Działanie 6.2. „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami”, Poddziałanie 6.2.1. „Wykorzystywanie odnawialnych źródeł energii”. Rozpoczęcie realizacji projektu nastąpiło w dniu 15 czerwca 2009 r. Jego rzeczowe zakończenie wyznaczono na dzień 30 listopada, a finansowe na 28 grudnia 2009 r. Celem projektu jest wzrost produkcji energii elektrycznej i cieplnej ze źródeł odnawialnych w obiektach użyteczności publicznej Gminy Miasta Ełku poprzez wykorzystanie energii słonecznej przy ogrzewaniu budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku oraz przy zasilaniu energią elektryczną. W wyniku realizacji projektu budynek będzie samowystarczalny energetycznie. Do celów szczegółowych projektu należą: • zwiększenie udziału energii odnawialnej w bilansie energetycznym regionu i kraju, • ograniczenie emisji szkodliwych gazów i płynów do atmosfery. Wartością dodaną projektu „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” będzie wzrost świadomości społecznej, osiągnięty poprzez edukację dzieci, młodzieży i dorosłych w zakresie racjonalnego wykorzystania energii, popularyzację odnawialnych źródeł energii oraz promocję dobrych 14 doświadczeń i innowacyjnych rozwiązań w tym obszarze. Projekt jest komplementarny z innymi działaniami realizowanymi w Ełku: Zmniejszenie emisji spalin poprzez likwidację lokalnych kotłowni, projekt finansowany z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska. Budowa I, II i V etapu obwodnicy miasta Ełk, projekt zrealizowany przy wsparciu środków z Programu PHARE. Modernizacja oczyszczalni ścieków w Nowej Wsi Ełckiej, projekt zrealizowany z udziałem środków z Programu PHARE. Poprawa gospodarki wodno-ściekowej aglomeracji Ełk, projekt gotowy do realizacji, źródłem finansowania jest Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów Komunalnych wraz ze składowiskiem odpadów w Siedliskach k/Ełku, projekt gotowy do realizacji ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Tabela 3. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” Źródło Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika danych miary wartość Powierzchnia jednostek wytwarzania energii cieplnej/elektrycznej przy wykorzystaniu energii m2 64,89 promieniowania słonecznego Łączna liczba jednostek wytwarzania energii cieplnej/elektrycznej przy wykorzystaniu energii szt. 36 Wskaźniki Protokół promieniowania słonecznego produktu odbioru robót Liczba jednostek wytwarzania energii cieplnej przy szt. 20 wykorzystaniu energii promieniowania słonecznego Liczba jednostek wytwarzania energii elektrycznej przy szt. 16 wykorzystaniu energii promieniowania słonecznego Ilość energii wytworzonej z odnawialnych źródeł energii MWh/rok 58,32 w wyniku realizacji projektów Centrum Łączna dodatkowa moc zainstalowana w instalacjach MW/rok 0,03 Wskaźniki Edukacji opartych o odnawialne źródła energii rezultatu Ekologicznej Dodatkowa moc zainstalowana w instalacjach opartych o w Ełku MW/rok 0,03 odnawialne źródła energii – promieniowanie słoneczne Łączna liczba utworzonych miejsc pracy (brutto) szt. 1 Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” Projekt 2 „Zagospodarowanie turystyczne terenu przy promenadzie nad jez. Ełckim” Projekt „Zagospodarowanie turystyczne terenu przy promenadzie nad jez. Ełckim” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 2 „Turystyka”, Działanie 2.1. „Wzrost potencjału turystycznego”, Poddziałanie 2.1.4. „Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna”. Realizacja projektu rozpoczęła się z dniem 19 sierpnia 2009 roku, zakończenie rzeczowe realizacji projektu zaplanowano na 30 listopada 2009 r., natomiast finansowe zakończenie przewidziano na 28 grudnia 2009 r. Celem strategicznym projektu jest wzrost potencjału turystycznego Ełku poprzez odpowiednie zagospodarowanie półwyspu nad jeziorem Ełckim oraz istniejących szlaków turystycznych. Dzięki turystycznemu zagospodarowaniu terenu przy promenadzie nad jeziorem Ełckim zwiększy się efektywność i rentowność wykorzystania już istniejącej infrastruktury turystycznej. Poza tym projekt ma za zadanie zagospodarowanie brzegu i półwyspu jeziora Ełckiego poprzez stworzenie centrum dystrybucji i obsługi ruchu turystycznego. Celem projektu jest również zaoferowanie turystom atrakcyjnych warunków wypoczynku i rekreacji. 15 W ramach projektu zagospodarowany został teren o powierzchni 1,27 ha, położony nad jeziorem Ełckim przy promenadzie ełckiej. Zostały przeprowadzone m.in. następujące roboty: budowa drewnianej ażurowej altanki, renowacja miejsca na ognisko i grill, odbudowa pomostu nad jeziorem ełckim z miejscem do cumowania kajaków, instalacja fontanny na istniejącym kanale łączącym jezioro Ełckie z rzeką Ełk, tablice informujące o szlakach i atrakcjach turystycznych Ełku i okolic. Poza tym w ramach projektu wybudowano ciągi komunikacyjne pieszo-rowerowe połączone z istniejącą promenadą, podjazdy dla osób niepełnosprawnych, zadbano o budowę parkingów dla rowerów. Ponadto dzięki realizacji projektu możliwe było oświetlenie terenu, podświetlenie fontanny, wybudowanie systemu nawadniania oraz studni głębinowej służącej do zasilania instalacji do automatycznego podlewania ziemi rekreacyjnej. Projekt jest komplementarny w stosunku do innych działań realizowanych przy wsparciu środków zewnętrznych w mieście Ełk: Zagospodarowanie turystyczne brzegu Jeziora Ełckiego zrealizowany przy wsparciu środków PHARE Struder, (Plaża Miejska), projekt Budowa II etapu promenady miejskiej w Ełku dla rozwoju turystyki w mieście, projekt zrealizowany m.in. ze środków ZPORR, Adaptacja zabytkowej kamienicy na potrzeby szkoły artystycznej, projekt zrealizowany m.in. z Programu ZPORR i Promesy Ministra Kultury, „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” (promenada dochodzi do Centrum). Tabela 4. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Zagospodarowanie turystyczne terenu przy promenadzie nad jez. Ełckim” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Liczba zmodernizowanych obiektów Protokół odbioru robót turystycznych i rekreacyjnych (z wyłączeniem szt. 1 Wskaźniki Zespołu Inwestycji przy przebudowanych) produktu Urzędzie Miejskim w Długość wybudowanych ciągów rowerowoEłku km 0,72 pieszych Liczba stworzonych ofert turystycznych szt. 2 (zaplanowane działania) Wskaźniki Centrum Edukacji rezultatu Ekologicznej w Ełku Liczba utworzonych miejsc pracy dla mężczyzn szt. 1 (brutto) Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Zagospodarowanie turystyczne terenu przy promenadzie nad jez. Ełckim” W 2010 roku, kiedy to powstała w ramach projektu infrastruktura zacznie obsługiwać ruch turystyczny zostanie zatrudnionych dwóch pracowników na pół etatu do obsługi ruchu turystycznego na zagospodarowanym terenie. Projekt 3 „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” Wybudowana w 1911 r. Ełcka Kolei Wąskotorowa (EKW) jest atrakcją turystyczną unikalną w skali całego kraju, lecz w chwili obecnej nie odgrywa znaczącej roli w obsłudze turystów. Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej przyczyni się do podniesienia jakości świadczonych usług w obiektach EKW, zwiększenia dotychczasowych miejsc pracy, podniesienia poziomu zabezpieczenia obiektów, wzrostu liczby turystów w Ełku oraz dopełnienia oferty turystycznej Ziemi Ełckiej. Projekt „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 2 „Turystyka”, Działanie 2.1. „Wzrost potencjału turystycznego”, Poddziałanie 2.1.4. „Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna”. Realizacja projektu rozpoczęła się 30 czerwca 2009 roku i potrwa do 30 października br. Natomiast termin finansowego zakończenia projektu został wyznaczony na 30 listopada 2009 roku. 16 Zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jej zakończeniu, zarząd nad EKW będzie sprawował Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Ełku, będący jednostką budżetową miasta. Celem bezpośrednim projektu jest wzrost potencjału turystycznego miasta Ełk, jak również atrakcyjności turystycznej i zainteresowania nie tylko miastem Ełk, ale również całym regionem Warmii i Mazur. Aby zrealizować tak zdefiniowany cel, należy też osiągnąć cele pośrednie: • poprawa stanu technicznego obiektów EKW: toaleta na stacji w Ełku oraz na stacji w Sypitkach, ogrodzenie obiektów EKW zarówno w Ełku, jak i w Sypitkach, ścieżki dojścia na dworcu w Ełku, wiaty rekreacyjne na przystanku w Sypitkach, • poprawa atrakcyjności oferty EKW: • o zorganizowanie na stacji w Sypitkach atrakcyjnej przystani pełniącej rolę rekreacyjną – peronu kolejowego w stylu retro składającego się z: wiaty z grillem i kamiennym blatem roboczym, czterech wiat ustawionych na torach, stylizowanych na wagoniki kolejowe z ławami oraz wiaty scenicznej, o zapewnienie infrastruktury na stacji w Sypitkach do organizacji wydarzeń kulturalnych, poprawa oznakowania obiektów EKW: tablice opisujące szlak, historię EKW oraz zabytkowe obiekty i tabor. Projekt jest komplementarny do następujących projektów zrealizowanych przez Beneficjenta: Budowa I, II, V etapu obwodnicy miasta Ełk, projekt finansowany z Programu PHARE. Modernizacja oczyszczalni ścieków w Nowej Wsi Ełckiej, projekt finansowany m.in. ze środków EkoFunduszu. Zagospodarowanie turystyczne brzegu Jeziora Ełckiego (Plaża Miejska), projekt zrealizowany przy wsparciu środków PHARE Struder. Budowa II etapu promenady miejskiej w Ełku dla rozwoju turystyki w mieście, projekt zrealizowany m.in. ze środków ZPORR, Adaptacja zabytkowej kamienicy na potrzeby szkoły artystycznej, zrealizowany m.in. z Programu ZPORR i Promesy Ministra Kultury, Modernizacja ulicy Mickiewicza (I etap), projekt finansowany ze środków ZPORR. projekt Tabela 5. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Protokół odbioru robót Liczba zmodernizowanych obiektów Wskaźniki Zespołu Inwestycji przy turystycznych i rekreacyjnych szt. 2 produktu Urzędzie Miejskim (z wyłączeniem przebudowanych) w Ełku Liczba stworzonych ofert turystycznych szt. 1 (zaplanowane działania) Wskaźniki Miejski Ośrodek Sportu rezultatu i Rekreacji w Ełku Liczba utworzonych miejsc pracy dla szt. 1 mężczyzn (brutto) Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” Wskaźnik rezultatu w postaci liczby utworzonych miejsc pracy dla mężczyzn zostanie osiągnięty po zakończeniu realizacji projektu, tj. w 2010 roku, ze względu na to, że powstała w ramach projektu infrastruktura zacznie obsługiwać ruch turystyczny właśnie w 2010 roku. 17 Projekt 4 „Kompleksowa modernizacja obiektów sportowo-rekreacyjnych przy MOSIR w Ełku dla rozwoju turystyki” Projekt pt. „Kompleksowa modernizacja obiektów sportowo-rekreacyjnych przy MOSIR w Ełku dla rozwoju turystyki” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 2 „Turystyka”, Działanie 2.1. „Wzrost potencjału turystycznego”, Poddziałanie 2.1.3. „Infrastruktura sportowo-rekreacyjna”. Rozpoczęcie realizacji projektu nastąpiło w dniu 22 sierpnia 2008 r. natomiast jego rzeczowe zakończenie wyznaczono na dzień 30 września 2011, a finansowe zakończenie – 10 listopada 2011 r. Celem projektu jest wzrost potencjału turystycznego Miasta Ełku poprzez rozwój wielofunkcyjnej, całorocznej infrastruktury sportowo-rekreacyjnej. Zagospodarowanie sportowo-rekreacyjne terenu przy Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ełku na potrzeby turystyki pozwoli: • zapewnić atrakcyjne warunki do uprawiania sportów oraz rozwoju turystyki aktywnej w Mieście Ełk; • wydłużyć sezon turystyczny poprzez stworzenie całorocznej infrastruktury sportoworekreacyjnej; • poprawić stan bezpieczeństwa publicznego obiektów sportowo-rekreacyjnych przy Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ełku; • zaktywizować instytucje, organizacje pozarządowe, stowarzyszenia oraz szkoły z terenu Miasta Ełku do inicjowania i podejmowania działań w zakresie wymiany kulturalnej dzieci i młodzieży, organizowania imprez i zawodów sportowych oraz turystycznych; • podnieść konkurencyjność Miasta Ełku, a tym samym zwiększyć transgraniczną i krajową turystykę przyjazdową do Miasta Ełku. Przedmiotem projektu jest zagospodarowanie terenu pod cele rekreacyjno-sportowoturystyczne wokół obiektu pływalni. Teren pod cele sportowo-rekreacyjne podzielony został na dwie, niezależnie funkcjonujące części: ogólnodostępną z funkcjami rekreacyjno-sportowymi o charakterze otwartym, która będzie realizowana w ramach niniejszego projektu (ETAP I) oraz dostępną na potrzeby imprez rekreacyjno-sportowych zorganizowanych (ETAP II). Na terenie ogólnodostępnym przeznaczonym pod zagospodarowanie sportowo-rekreacyjne powstaną następujące obiekty: • boisko piłkarskie dla młodzieży o nawierzchni syntetycznej, • nawierzchnia syntetyczna wykorzystywana w okresie letnim jako 2 korty tenisowe, a w okresie zimowym jako plac pod rozstawienie sezonowego lodowiska 30mx20 m, • budynek zaplecza lodowiska z funkcjami: sanitariatu, szatni - przebieralni, wypożyczalni łyżew ze stanowiskiem kasowym oraz barem, • plac zabaw dla dzieci młodszych, • boisko wielofunkcyjne gier zespołowych dzieci młodszych (do lat 12), • teren rekreacyjny ze stolikami do szachów terenowych, wyznaczonym miejscem do gry w kule (boule) oraz lokalizacją stanowisk minigolfa. W ramach projektu powstaną obiekty, które będą mogły być wykorzystywane przez cały rok. Projektuje się obiekty niezadaszone oraz zadaszone. Obiektem zadaszonym będzie kryte lodowisko sezonowe, które będzie rozstawiane w sezonie zimowym na kortach tenisowych. Projekt 5 „Wyposażenie szkół samorządowych w Ełku w pomoce naukowe” Projekt „Wyposażenie szkół samorządowych w Ełku w pomoce naukowe” dofinansowany jest ze 18 środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 3 „Infrastruktura społeczna”, Działanie 3.1 „Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną”. Rozpoczęcie realizacji projektu nastąpiło w dniu 22 września 2009 roku natomiast jego rzeczowe i finansowe zakończenie wyznaczono na dzień 31 grudnia 2009 r. Celem projektu jest poprawa warunków do edukacji poprzez wyposażenie szkół w Mieście Ełku w sprzęt i pomoce naukowe z zastosowaniem nowoczesnych technologii optymalizujących procesy kształcenia. Projekt polega między innymi na utworzeniu 5 pracowni językowych w gimnazjach i Liceum Ogólnokształcącym w Ełku na bazie istniejących pomieszczeń szkolnych przeznaczonych do nauki języków obcych poprzez wyposażenie ich w odpowiedni sprzęt i pomoce naukowe (pracownie językowe z kabinami do nauki języków obcych). W ramach projektu utworzonych zostanie także 14 pracowni multimedialnych w szkołach podstawowych, 8 pracowni w gimnazjach oraz 2 pracownie w Liceum Ogólnokształcącym na bazie istniejących bądź adaptowanych pomieszczeń szkolnych (izb lekcyjnych, pracowni komputerowych i bibliotek szkolnych). Pracownie wyposażone zostaną w odpowiedni sprzęt i pomoce naukowe (zestawy interaktywne). 2.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 2.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Projekty składane przez Urząd Miasta Ełk wynikają z dokumentów strategicznych i programowych, które powstają w Wydziale Strategii i Rozwoju, kierowanym przez Pana Marka Chojnowskiego. W 2000 r. opracowano pierwszą wersję Strategii Promocji Miasta Ełku, natomiast w kolejnych latach powstał „Program Rewitalizacji Ełku do roku 2016” oraz „Strategia Zrównoważonego Rozwoju Miasta Ełk”. Do tworzenia tych dokumentów zostali zaproszeni przedstawiciele różnych środowisk, odbywały się konsultacje społeczne, które pozwoliły uwzględnić potrzeby ogółu mieszkańców miasta. Strategie te są aktualizowane co kilka lat. Inwestycje Urzędu Miasta Ełk wynikają z tych dokumentów, jedynie kolejność ich realizacji zależy od decyzji radnych miasta mówi Pan Chojnowski. 2.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Przedstawiciele Urzędu Miasta Ełk uczestniczyli w konsultacjach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, więc pracownicy przygotowujący i realizujący projekty współfinansowane ze środków UE dysponują wiedzą na jakie projekty można uzyskać dofinansowanie unijne. Poza tym pracownicy Wydziału Strategii i Rozwoju stale monitorują Internet i media, czekając na ogłoszenie konkursów skierowanych do administracji samorządowej. 2.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Projekty w Urzędzie Miasta Ełk przygotowywane są przez pracowników Wydziału Strategii i Rozwoju, nad których pracą czuwa Pan Marek Chojnowski. Wydział ten istnieje od ok. 3 lat. Wcześniej, w 2004 r. powstało stanowisko Pełnomocnika Prezydenta ds. pozyskiwania funduszy unijnych, które po 2 latach zmieniono w komórkę najpierw 2-, potem 3-osobową, a następnie kilkuosobowy wydział. Wydział podzielony jest na 3 komórki, z których jedna zajmuje się 19 projektami inwestycyjnymi, druga nieinwestycyjnymi, a trzecia pełni rolę biura planowania strategicznego. Pracownicy Wydziału przygotowują zarówno wnioski jak i studia wykonalności. Wcześniej, jak pracowałem na 1-osobowym stanowisku Pełnomocnika Prezydenta ds. pozyskiwania funduszy unijnych to zlecaliśmy opracowywanie studium wykonalności na zewnątrz - wspomina Pan Chojnowski. Nie zawsze jednak efekty prac firmy konsultingowej zadowalały Urząd. W tej chwili do pracy nad każdym wnioskiem powoływany jest zespół projektowy złożony z: • koordynatora, który przygotowuje projekt, • osoby, która zajmuje się analizami finansowo-ekonomicznymi oraz • osoby odpowiedzialnej za przygotowanie części dotyczącej programów i strategii. Ponadto, w przypadku, gdy realizowane są projekty sportowe czy kulturalne, często dołącza się do zespołu jeszcze osoby, które pracują w instytucjach działających w obszarze zgodnym z tematyką projektu - mówi Prezydent Andrukiewicz. Przygotowując projekt pracownicy Wydziału korzystają głównie z dokumentów programowych RPO oraz ogłoszenia konkursowego, zawierającego konkretne wymagania w danej rundzie aplikacyjnej. Szczególną wagę przywiązują do wskaźników i kwalifikowalności wydatków. Konsultujemy się też w tym zakresie z Urzędem Marszałkowskim - dodaje Pan Chojnowski. Naczelnik wysyła swoich pracowników na szkolenia, choć podkreśla, że nie potrzebują oni już szkoleń z zakresu przygotowania wniosków o dofinansowanie i konstrukcji budżetów. Dzieje się tak, ponieważ w Wydziale od 3 lat nie ma rotacji pracowników - mówi Pan Andrukiewicz. Pracownicy są u nas dobrze motywowani do pracy - z jednej strony odpowiednim wynagrodzeniem, a z drugiej systemem nagród za skuteczność w aplikowaniu o środki. Poza tym, nie bez znaczenia jest też pewność pracy w administracji, znacznie większa niż w prywatnej firmie. Pracownicy Wydziału to ludzie, którzy potrafią zdobywać pieniądze zarówno z programów unijnych jak i ze źródeł krajowych - chwali swoich podwładnych Pan Andrukiewicz. Przydałyby się jednak szkolenia na temat najczęściej popełnianych błędów formalnych i na takie informacje liczą pracownicy Wydziału, uczestnicząc w spotkaniach organizowanych przez Instytucję Zarządzającą i Pośredniczącą. Najczęściej osoba koordynująca przygotowanie projektu czuwa nad nim także w trakcie jego realizacji, szczególnie na etapie przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, współpracuje z biurem zamówień publicznych i z biurem inwestycji, które następnie przejmuje inwestycje do realizacji. Nawet mając doświadczonych i kompetentnych pracowników Urząd nie może ustrzec się przed zewnętrznymi trudnościami, wynikającymi np. z przyczyn własnościowych, w przypadku gruntów czy sieci nie stanowiących własności Gminy, lecz będących własnością państwa, a zarządzanych przez zakłady energetyczne czy gazownie. Przy większych projektach problem stanowią także długotrwałe procedury związane z oceną oddziaływania na środowisko. Skompletowanie wszystkich załączników w wymaganej przez Instytucję Zarządzającą formie bywa zadaniem dość żmudnym i czasochłonnym. Dzieje się tak w przypadku indywidualnej interpretacji dotyczącej kwalifikowalności podatku VAT dla danej inwestycji, o którą trzeba występować do Izby Skarbowej w Bydgoszczy lub uchwały budżetowej, w której wszystkie informacje mają być identyczne jak we wniosku o dofinansowanie. W razie jakichkolwiek rozbieżności, Gmina musi powoływać nadzwyczajne posiedzenia Rady Miasta i uchwalać poprawki. Natomiast koordynacja działań dotyczących aplikowania w obrębie urzędu odbywa się sprawnie, a ewentualne trudności rozwiązywane są w zespole. Jeśli pojawia się problem na jakimś odcinku, wówczas zwoływana jest narada robocza pod przewodnictwem moim lub któregoś z moich zastępców, na której ustalane są zasady przepływu informacji i współdziałania, tak żeby w odpowiednim terminie przygotować dokumentację - mówi Pan Andrukiewicz. Urząd Miasta Ełk może się pochwalić dużą skutecznością aplikowania o środki z RPO Warmia i Mazury. Ze wszystkich projektów, które składaliśmy, 6 zostało przyjętych do dofinansowania, 1 20 został odrzucony, a 1 jest na liście rezerwowej - mówi Pan Andrukiewicz. Z 6 projektów przyjętych do dofinansowania 5 ma już podpisane umowy o dofinansowanie. 2.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Dzięki wysokim kwalifikacjom pracowników i dobrej organizacji pracy zespołów projektowych wnioski Urzędu o dofinansowanie projektów nie zawierały poważnych błędów. To były drobne błędy, najczęściej w studiach wykonalności i w większości przypadków nieistotne - uważa Pan Prezydent. Ubolewa on też nad koniecznością drukowania całego studium wykonalności, nawet wtedy, jeśli korekta dotyczy jednej strony. Ocena wniosku o dofinansowanie w opinii Pana Andrukiewicza trwa zbyt długo. Zdajemy sobie sprawę, że to jest potrzebny czas na procedury, ale proszę popatrzeć z punktu widzenia beneficjenta, który też jest związany budżetem rocznym - wskazuje problem Pan Prezydent. Na etapie konsultacji RPO WiM, samorządy wnosiły swoje uwagi i spostrzeżenia, przez co przyczyniły się do ustanowienia istniejących kryteriów wyboru projektów. Kryteria oceny wniosków są dla nas zrozumiałe, wiemy ile punktów i za co możemy otrzymać - ocenia Pan Prezydent Andrukiewicz. Wniosek o dofinansowanie projektu „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” został przekazany do oceny formalnej w październiku 2008 roku. Po dokonaniu poprawek i uzupełnieniu wniosku o następujące dokumenty: Formularz OOŚ, Zaświadczenie odnośnie programu Natura 2000, Decyzja umarzająca postępowanie w sprawie wydania decyzji środowiskowej, wniosek został przekazany do oceny merytorycznej (w grudniu 2008 roku). W styczniu 2009 r. członkowie Komisji Oceny Projektów zwrócili wniosek do pierwszego uzupełnienia. Uwagi dotyczyły m.in. braku wyliczenia wskaźnika B/C 8 w ekonomicznej analizie, nie uwzględnienia w Rachunku zysków i strat w pozycji „inne przychody operacyjne” odpisów amortyzacyjnych w części sfinansowanych ze środków dotacji, zminimalizowania rozbieżności w podanych odległościach Miasta Ełk od obszaru Natura 2000. 26 lutego 2009 r. Beneficjent otrzymał pisemną informację, że wniosek uzyskał 65,43 pkt, co stanowi 80,77% maksymalnej liczby punktów. W marcu 2009 r. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie przekazał informację, że wniosek przeszedł ocenę strategiczną, w wyniku której uzyskał 14 dodatkowych punktów. Ostatecznie, projekt otrzymał 79,43 pkt, czyli 98,05% oceny końcowej. W sierpniu 2008 roku wniosek o dofinansowanie projektu „Zastosowanie odnawialnych źródeł energii na potrzeby ogrzewania budynku Centrum Edukacji Ekologicznej w Ełku” przeszedł ocenę formalną, w wyniku której stwierdzono m.in. następujące uchybienia: brak pieczęci gminy pod oświadczeniami, nie wyjaśniono jakie ciągi będą realizowane w ramach projektu oraz nie uzasadniono ich celowości, nie wskazano produktów i rezultatów projektu przy wykorzystaniu danych liczbowych spójnych z danym punktem we wniosku i studium wykonalności. Po dokonaniu uzupełnień i poprawek we wrześniu 2008 roku wniosek został przekazany do oceny merytorycznej. Następnie w październiku 2008 r. Urząd Marszałkowski zwrócił się do prośbą o dostarczenie załącznika nr 2a - Formularz wniosku o dofinansowanie w zakresie OOŚ oraz załącznika nr 2b – Ocena wpływu na obszary Natura 2000 oraz dokumentów potwierdzających przeprowadzenie procedury oceny oddziaływania na środowisko. W odpowiedzi na prośbę, w dniu 21 listopada 2008 roku, wymagane dokumenty zostały dostarczone przez Beneficjenta. W grudniu 2008 r. Urząd Marszałkowski poinformował Prezydenta Miasta Ełk, że wniosek został przekazany do oceny merytorycznej członkom Komisji Oceny Projektów. Podczas oceny m.in. okazało się, że należy przedstawić czytelną mapę, w odpowiedniej skali, z podziałem na działki, na których będzie realizowana inwestycja i naniesionymi obiektami „projektowanymi”, trzeba wyjaśnić niespójność danych punktów 8 Wskaźnik B/C (Benefits to Costs ratio) - wskaźnik mający służyć efektywnej ewaluacji projektów inwestycyjnych. Wskaźnik ten oblicza się jako stosunek korzyści do kosztów ekonomicznych. 21 pomiędzy wnioskiem a dokumentacją techniczną, a także przedstawić oświadczenie oraz dokumenty o prawie dysponowania terenem na cele budowlane. Wszystkie dokumenty zostały uzupełnione przez Beneficjenta. Jednak w styczniu 2009 r. Komisja Oceny Projektów zwróciła się ponownie z prośbą o uzupełnienie brakujących informacji. Uwagi dotyczyły braku odpisów amortyzacyjnych, braku wyliczenia wskaźnika B/C w analizie ekonomicznej oraz niespójności w kilku punktach między wnioskiem a studium wykonalności. Ostatecznie, w lutym 2009 roku, w wyniku przeprowadzonej oceny merytorycznej projekt otrzymał 70,5 pkt, co stanowiło 88,13% maksymalnej liczby punktów. Z takim wynikiem wniosek został przekazany pod obrady Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Zarząd Województwa przyznał dodatkowe punkty dla projektu i finalnie projekt uzyskał 85,5 pkt, czyli 85,50% oceny końcowej. Projekt „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” został przekazany do oceny formalnej w czerwcu 2008, w ramach której zidentyfikowano błędy dotyczące m.in. błędnie wyliczonego źródła finansowania projektu oraz powołania się na ustawę Prawo Ochrony Środowiska, która w czasie przeprowadzania oceny formalnej podlegała zmianom z uwagi na jej niezgodność z przepisami UE. Ponadto w niektórych miejscach brakowało np. imiennej pieczątki, czytelnego podpisu osoby upoważnionej czy numeracji stron. Na skutek uzupełnienia wniosku i załączników, we wrześniu 2008 r. wniosek został przekazany do oceny merytorycznej. Na początku listopada 2008 r. Komisja Oceny Projektów wskazała na uchybienia, wśród nich były m.in.: analiza finansowa przygotowana niezgodnie z metodologią, błędnie obliczone wskaźniki FNPV i FIRR. Poza tym nie dostarczono pełnej dokumentacji technicznej projektu, a projekt naruszał horyzontalne polityki wspólnoty w zakresie konkurencji oraz zamówień publicznych. Zarówno w grudniu 2008 r., jak i w styczniu 2009 r. Komisja Oceny Projektów zwracała się z prośbami i uzupełnienie brakujących informacji. Po przesłaniu odpowiednich wyjaśnień i wprowadzeniu wymaganych poprawek, w dniu 30 stycznia 2009 r. Beneficjent został poinformowany, że jego projekt pozytywnie przeszedł ocenę merytoryczną. Wniosek otrzymał 66 punktów, co stanowiło 82,50% maksymalnej liczby punktów. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego przyznał dodatkowo 11 punktów i w rezultacie wniosek „Modernizacja Ełckiej Kolei Wąskotorowej na potrzeby turystyki” uzyskał łącznie 71 punktów, czyli 71% oceny końcowej. Projekt „Kompleksowa modernizacja obiektów sportowo – rekreacyjnych przy MOSIR w Ełku dla rozwoju turystyki” został złożony do konkursu, zamkniętego na początku grudnia 2008 r. Po ocenie formalnej projekt wymagał dwukrotnie uzupełnień – pod koniec stycznia i w połowie lutego 2009 r. Pierwsze uwagi dotyczyły m.in. tytułu projektu, który nie odpowiadał zakresowi przedmiotowemu projektu, braku odwołania do dokumentów zawierających strategiczną ocenę oddziaływania na środowisko, braku dat otrzymania środków ze źródeł zewnętrznych, niepoprawnego opisu sposobu monitorowania projektu, odwołań do nieaktualnej ustawy o ochronie środowiska i nieobowiązującego rozporządzenia. Za drugim razem poprawki dotyczyły m.in. dodania odnośnika do strony, na której znajduje się prognoza oceny oddziaływania na środowisko dokumentu Strategii Rozwoju Województwa WarmińskoMazurskiego do roku 2020; załączenia drugiego egzemplarza upoważnienia dotyczącego podpisania wniosku o dofinansowanie i załączników; usunięcia wykazu projektów zrealizowanych przed 1999 r. Po dokonaniu poprawek formalnych projekt po połowie lutego 2009 r. został przekazany do oceny merytorycznej, podczas której Wnioskodawca był dwukrotnie wzywany do uzupełnień (w marcu i kwietniu 2009 r.). Za pierwszym razem poprawki dotyczyły zarówno wniosku jak i studium wykonalności. W wyniku uzupełnień dodano zapis o finansowaniu projektu po zakończeniu jego realizacji oraz rozdział z wyliczeniem luki finansowej. W studium wykonalności dokonano poprawek w analizie finansowo–ekonomicznej, w której zabrakło m.in. wyjaśnienia, w jaki sposób zostaną pokryte występujące w rachunku przepływów pieniężnych ujemne wielkości, czy wykazania kosztów społecznych planowanej inwestycji. Drugie wezwanie do uzupełnień dotyczyło tylko studium wykonalności, w którym błędnie wpisano kwotę bieżącego utrzymania placówki oraz wzięto pod uwagę nieprawidłową liczbę turystów. Pod koniec maja 2009 r. Gmina została poinformowana, że w wyniku przeprowadzonej oceny merytorycznej projekt uzyskał 80 pkt (75% maksymalnej liczby 22 punktów) i został przekazany pod obrady Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego. W drugiej połowie czerwca 2009 r. Beneficjent otrzymał informację o uzyskaniu 80 pkt (80%) w ocenie końcowej i uzyskaniu dofinansowania. Dnia 29 lipca 2009 r. została podpisana umowa o dofinansowanie projektu pomiędzy Województwem Warmińsko-Mazurskim a Gminą Miastem Ełk. Projekt „Wyposażenie szkół samorządowych w Ełku w pomoce naukowe” został złożony do konkursu 29 stycznia 2009 r. Dnia 9 marca 2009 r. Beneficjent został poinformowany o konieczności naniesienia poprawek zarówno do wniosku jak i załączników. Błędy we wniosku dotyczyły m.in. braku uzasadnienia wybranego rozwiązania technicznego, braku wartości innych realizowanych projektów i okresów ich realizacji, błędnie opisanego sposobu monitorowania projektu, braku odniesienia do odpowiednich ustaw i rozporządzeń wskazanych w instrukcji wypełniania wniosku. Ponadto, nie dostarczono bilansu i rachunku zysków i strat, dane z załączników nie były spójne z danymi z wniosku, kolejność załączników była nieprawidłowa. Poprawiony wniosek został jeszcze raz sprawdzony pod względem formalnym i dn. 6 kwietnia 2009 r. Beneficjent otrzymał kolejne uwagi na temat niedociągnięć formalnych. Poprawki dotyczyły wpisania we wniosku odnośnika do strony internetowej, gdzie zamieszczono strategiczną ocenę oddziaływania na środowisko, z której wynika konieczność realizacji inwestycji; uszczegółowienia opisów kategorii kosztów zakupu i uspójnienia ich ze studium wykonalności; opisania procedury wyboru wykonawców zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz instrukcją wypełniania wniosku. Ponadto nie załączono wyciągu z dokumentacji technicznej. Po zaakceptowaniu wprowadzonych poprawek wniosek został dnia 24 kwietnia 2009 r. przekazany do oceny merytorycznej, w wyniku której otrzymał 67 pkt (83,75% maksymalnej ilości punktów). Tym samym projekt trafił pod obrady Zarządu Województwa i uchwałą z dn. 22 lipca 2009 r. został wybrany do dofinansowania. 2.3.5. Podpisanie umów o dofinansowanie Dotąd Gmina Miasto Ełk podpisała 5 umów o dofinansowanie projektów z RPO WiM, a 1 projekt czeka na podpisanie umowy. Na 2 z tych projektów (dotyczące kolejki wąskotorowej i odnawialnych źródeł energii) przyznane dotacje były mniejsze niż pierwotnie zakładano ze względu na wymogi konkursowe. Podpisywanie umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach RPO Warmia i Mazury przebiegało najczęściej sprawnie i bez problemów czy negatywnych zaskoczeń. Zarząd Województwa ogłasza decyzję o przyznaniu dofinansowania i od tego momentu Urząd czeka na informację o stawieniu się do podpisania umowy. Niemniej, zdarzało się, że od momentu decyzji do momentu podpisania umowy upływa czasem 3 miesiące - mówi Pan Andrukiewicz - co jest dla mnie zupełnie niezrozumiałe. Zdaniem Prezydenta Ełku, niekonieczny jest przyjazd i podpisywanie umów w Olsztynie. Umowę można przesłać pocztą, co jest bardziej oszczędnym rozwiązaniem. 2.4. Realizacja i zakończenie projektów 2.4.1. Realizacja projektów W realizację projektów zaangażowany jest każdorazowo zarówno koordynator przygotowujący projekt, jak i zespół inwestycyjny, który realizuje projekt, przygotowuje wnioski o płatność i monitoruje projekt. By usprawnić pracę przy projektach, przy każdym takim projekcie wydaję zarządzenie w sprawie podziału obowiązków, kto za co odpowiada - mówi Pan Prezydent Andrukiewicz. Zarówno Pan Andrukiewicz, jak i Pan Chojnowski uważają, że brakuje szkoleń organizowanych 23 przez Instytucję Zarządzającą RPO Warmia i Mazury, które dotyczyłyby monitorowania, zarządzania i rozliczania projektu. Dla mnie ważniejsza od szkoleń jest wymiana doświadczeń, coś w rodzaju konferencji. To było ciekawsze i pożyteczniejsze - stwierdza Pan Chojnowski. Część projektów dofinansowanych z RPO Warmia i Mazury jest już w trakcie realizacji, część zaplanowana jest dopiero na przyszły rok. W projekcie dotyczącym odnawialnych źródeł energii przetarg został już rozstrzygnięty i zakupione urządzenia mają być zamontowane do końca listopada 2009 r. Natomiast projekt dotyczący II etapu modernizacji ulicy Mickiewicza rozpocznie się dopiero w przyszłym roku (2010 r.) Na razie w żadnym z projektów nie pojawiły się poważniejsze problemy. Urząd nie miał trudności z przetargami, gdyż pracownicy mają duże doświadczenie w ich organizowaniu. Pewne komplikacje związane z długotrwałym uzgadnianiem specyfikacji pojawiły się w projekcie dotyczących Centrum Edukacji Ekologicznej. Opóźnienia w tym projekcie wpływają na przesunięcie terminu rozpoczęcia realizacji drugiego projektu związanego z Centrum. W trakcie realizacji projektów czasem okazuje się, że należy podjąć dodatkowe działania, wykraczające poza pierwotne założenia. I tak, w projekcie Centrum Edukacji Ekologicznej należy od nowa zbudować schody, do których dochodzi budowana ścieżka spacerowa. Prezydent Andrukiewicz nie miał wątpliwości wynikających z zapisów w umowach o dofinansowanie projektów w RPO Warmia i Mazury. Teraz, kiedy zrealizowaliśmy i realizujemy nadal dużo projektów, to te wszystkie wątpliwości nas nie dotyczą. Umowa jest standardowa i jest dla nas zrozumiała - mówi Pan Andrukiewicz. Do każdej z umów są już aneksy. Najczęściej dotyczą zmian wartości projektów, ponieważ po przetargach umowy są aneksowane. Dodatkowo, każda z umów ma aneks wprowadzający możliwość prefinansowania projektu. Na razie Urząd nie korzysta z możliwości zaliczkowania, ale chce skorzystać z niej w projekcie dotyczącym stadionu, ponieważ wpłynie to pozytywnie na płynność finansową gminy. Inne projekty finansowane są ze środków własnych, obligacji i kredytów. 2.4.2. Ocena projektów przez Beneficjenta Zarówno Pan Prezydent Andrukiewicz, jak i Pan Chojnowski mają duże doświadczenie w realizacji projektów unijnych i uważają, że jeśli można pozyskać środki zewnętrzne na inwestycje w gminie, to trzeba to wykorzystać w jak najszerszym zakresie. Dlatego, mając już na koncie 6 dofinansowanych projektów z RPO WiM będą sięgać po kolejne środki. Są już nawet konkretne plany dotyczące przygotowania projektu na III etap promenady. Ponadto, złożyliśmy do RPO projekt na promocję oferty turystycznej miasta, w którym zapisany jest szereg imprez związanych z koleją wąskotorową, z wykorzystaniem jeziora i z Centrum Edukacji Ekologicznej na ponad 1 mln PLN - mówi Pan Chojnowski. Projekt został złożony do konkursu w sierpniu 2009r. Gmina ubiega się i realizuje również projekty w ramach innych programów operacyjnych, m.in. PO Rozwój Polski Wschodniej, PO Kapitał Ludzki i PO Infrastruktura i Środowisko. Są to projekty realizowane zarówno samodzielnie, jak i w partnerstwie. 2.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta • Bardzo ważne jest, by zespół osób, które przygotowują projekty czuł się należycie zmotywowany do pracy. Należy zadbać o ludzi, którzy zajmują się opracowywaniem projektów, a następnie ich zarządzaniem - podkreśla Prezydent Andrukiewicz. • Warto dołożyć starań do wyszkolenia zespołu przygotowującego projekty, żeby samodzielnie opracowywał zarówno wnioski o dofinansowanie, jak i studia wykonalności. Prezydent Andrukiewicz obserwuje, że osoby przygotowujące całość 24 projektu wykazują większe zaangażowanie w jego realizację, w odróżnieniu od osób, które odpowiedzialne były jedynie za napisanie wniosku o dofinansowanie, a studium wykonalności zlecone było zewnętrznej firmie konsultingowej. • Prezydent Andrukiewicz radzi gminom, żeby nie obawiały się zaciągać kredytów pod inwestycje współfinansowane z Unii Europejskiej, ponieważ takie możliwości nie powtórzą się i należy z oferowanych dotacji korzystać jak najszerzej. • Pan Naczelnik Chojnowski podkreśla, żeby przy konstruowaniu samego wniosku o dofinansowanie projektu przyłożyć wiele uwagi do wypełnienia kryteriów merytorycznych i starać się tak skonstruować założenia projektu, żeby we wszystkich kryteriach zdobyć maksymalną liczbę punktów. • Istotne jest dopytywanie u źródła, czyli w Instytucji Pośredniczącej lub Zarządzającej, jeśli jakaś kwestia dla przygotowujących projekt nie jest zrozumiała lub zbyt ogólnie ujęta w dokumentacji programowej i konkursowej. My zawsze konsultujemy się przy tworzeniu projektu. Pytamy, doprecyzowujemy różne informacje - mówi Pan Chojnowski. 25 3. Studium przypadku: Gmina Morąg Tytuł projektu 1.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 2.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 3.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 4.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno w Gminie Morąg” 6.2.2. Bezpieczeństwo ekologiczne Gmina Morąg Morąg 283 320,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 102 549,10 PLN 30.06.2008 – 28.08.2008 9 „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa technicznoekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg” 6.2.2. Bezpieczeństwo ekologiczne Gmina Morąg Morąg 710 400,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 497 280,00 PLN 31.03.2010 – 30.06.2010 10 „Urządzenie terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg” 2.1.4. Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna Gmina Morąg Morąg 1 305 334,34 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 1 109 534,19 PLN 27.04.2009 – 30.06.2010 11 „Unowocześnienie bazy dydaktycznej optymalizującej procesy kształcenia szkół podstawowych i gimnazjalnych w Gminie Morąg” 3.1. Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną Gmina Morąg Morąg 491 985,58 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 349 137,68 PLN 02.01.2009 – 11.12.2009 12 3.1. Opis Beneficjenta Gmina Morąg to gimna miejsko-wiejska położona w powiecie ostródzkim w zachodniej części województwa warmińsko-mazurskiego. Miasto i gmina Morąg zajmują obszar 31 006 ha. Morąg ma 15,5 tys. mieszkańców, natomiast miejscowości wiejskie położone na terenie gminy zamieszkuje 11 tys. mieszkańców. Miasto spełnia rolę ośrodka administracyjno–usługowego dla sąsiadujących gmin (Łukta, Małdyty i Miłakowo), stanowi także centrum regionalnego szlaku turystyki zmotoryzowanej. Atutem miasta jest jego atrakcyjne położenie i zadbane ośrodki wypoczynkowe. 9 Zakończenie finansowe realizacji projektu: 20.07.2009 r. Zakończenie finansowe realizacji projektu: 17.08.2010 r. 11 Zakończenie finansowe realizacji projektu: 30.07.2010 r. 12 Zakończenie finansowe realizacji projektu: 31.12.2009 r. 10 26 Jednostką organizacyjną Beneficjenta jest Urząd Miejski w Morągu, który zatrudnia 76 osób. Funkcję Burmistrza Miasta Morąg sprawuje Pan Tadeusz Sobierajski, jego zastępcą jest Pan Andrzej Kikoła. Gmina Morąg posiada zlokalizowane w obrębie miasta wolne tereny inwestycyjne. Potencjalnym inwestorom proponowane są dogodne warunki rozwoju obejmujące m.in. atrakcyjny system ulg podatkowych. Działalność inwestycyjną w znacznym stopniu ułatwiają także miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego. Gmina Morąg może służyć tu przykładem dla innych gmin do tej pory takimi planami objęto 2 570 ha, co stanowi ok. 60% powierzchni gminy po wyłączeniu gruntów rolnych, lasów i gruntów leśnych oraz wód. Szczególną uwagę władze gminy zwracają na rozwój infrastruktury technicznej poprzez budowę, rozbudowę i modernizację sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, co stwarza warunki do zrównoważonego rozwoju gminy oraz zapewnia podniesienie standardu usług świadczonych dla mieszkańców i turystów. O wysokim tempie rozwoju Gminy Morąg w latach 2002-2008 zdecydowała skuteczność władz w pozyskiwaniu zewnętrznych pieniędzy. W tym okresie ze środków pomocowych Unii Europejskiej pozyskano ponad 13 mln PLN, realizując 15 projektów inwestycyjnych współfinansowanych przez Unię Europejską. 3.2. Charakterystyka projektów Projekt 1 „Zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno w Gminie Morąg” Projekt pt. „Zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno w Gminie Morąg” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 6 „Środowisko przyrodnicze”, Działania 6.2. „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami”, Poddziałania 6.2.2. „Bezpieczeństwo ekologiczne”. Instytucją Wdrażającą jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Realizacja projektu rozpoczęła się 30 czerwca 2008 r. Rzeczowe zakończenie realizacji nastąpiło 28 sierpnia 2008 r., a zakończenie finansowe 20 lipca 2009 r. Głównym celem projektu jest poprawa poziomu bezpieczeństwa mieszkańców oraz środowiska przyrodniczego Gminy Morąg w zakresie ochrony przeciwpożarowej. Cele te mają być osiągnięte dzięki poprawie wyposażenia w sprzęt gaśniczy jednostek ochotniczych straży pożarnej. Przedmiotem projektu był zakup dwóch lekkich samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP w Łącznie i Strużynie do prowadzenia akcji ratowniczych i usuwania skutków katastrof na terenie Gminy Morąg. Tabela 6. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu„Zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno w Gminie Morąg” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Liczba specjalistycznego sprzętu (o wartości Urząd Miejski w Morągu, Wskaźniki powyżej 3 500 PLN) do prowadzenia akcji protokół zdawczo szt. 2 produktu ratowniczych i usuwania skutków katastrof – odbiorczy wozy pożarnicze. Urząd Miejski w Morągu, Wskaźniki Liczba osób zabezpieczonych przed katastrofą 24 725 dane statystyczne Gminy osoby rezultatu w wyniku realizacji projektu. Morąg Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno w Gminie Morąg” Całkowita wartość 102 549,10 PLN. projektu wyniosła 283 320,00 PLN. Kwota dofinansowania to 27 Projekt był pierwszym projektem Gminy Morąg z zakresu bezpieczeństwa publicznego z udziałem środków UE. Projektem komplementarnym będzie Projekt pt. „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa techniczno-ekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg”, którego realizacja rozpocznie się w marcu 2010 r. Oba projekty są powiązane z planami inwestycyjnymi dotyczącymi podniesienia standardów wyposażenia jednostek OSP na terenie Gminy Morąg. Kontynuacją tych działań będzie planowany projekt pt. „Doposażenie w sprzęt ratownictwa techniczno-ekologicznego i drogowego jednostek OSP w Rusi, Bogaczowie, Chojniku, Jurkach i Bramce w Gminie Morąg”. Projekt 2: „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa technicznoekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg” Projekt pt. „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa techniczno-ekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg” realizowany będzie przy wsparciu środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 6 „Środowisko przyrodnicze”, Działania 6.2. „Ochrona środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami”, Poddziałania 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne”. Instytucją Wdrażającą jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Realizacja projektu rozpocznie się 31 marca 2010 r. Przewidywany termin rzeczowego zakończenia realizacji projektu to 30 czerwca 2010 r., a termin finansowego zakończenia określono na dzień 17 sierpnia 2010 r. W ramach projektu planuje się zakup jednego średniego samochodu ratowniczo-gaśniczego oraz specjalistycznego wyposażenia zgodnego z obowiązującymi wymogami w tym zakresie. Tabela 7. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa techniczno-ekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Liczba specjalistycznego sprzętu (o wartości Wskaźniki powyżej 3 500 PLN) do prowadzenia akcji Urząd Miejski w Morągu, szt. 1 produktu ratowniczych i usuwania skutków katastrof – protokół odbioru wozy pożarnicze Urząd Miejski w Morągu, Wskaźniki Liczba osób zabezpieczonych przed katastrofą 24 788 dane statystyczne Gminy osoby rezultatu w wyniku realizacji projektu Morąg, ewidencja ludności Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa techniczno-ekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg” Całkowita wartość projektu wynosi 710 400,00 PLN, w tym kwota dofinansowania to 497 280,00 PLN. Projekt 3 „Urządzenie terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg” Projekt pt. „Urządzenie terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 2 „Turystyka”, Działania 2.1. „Wzrost potencjału turystycznego”, Poddziałania 2.1.4. „Publiczna infrastruktura turystyczna i okołoturystyczna”. Instytucją Wdrażającą jest Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Realizacja projektu planowana jest w okresie od 27 kwietnia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. Przewidywana data finansowego zakończenia projektu to 30 lipca 2010 r. Celem projektu jest wzrost potencjału turystycznego poprzez rozwój infrastruktury turystycznej i okołoturystycznej w województwie. Zakłada się, że dzięki realizacji projektu zainteresowanie turystyką i wypoczynkiem na półwyspie Kretowiny wzrośnie o 500 osób rocznie, począwszy od 2010 r. Konsekwencją wzrostu aktywności branży turystycznej będzie 28 utrzymanie dotychczasowych i powstanie nowych miejsc pracy. Realizacja projektu będzie miała także pozytywny wpływ na rozwój oferty kulturalnej gminy. Przedmiotem projektu jest budowa obiektów infrastruktury turystycznej ogólnodostępnej w postaci ciągów pieszo-rowerowych z oświetleniem, ławkami i koszami na śmieci oraz slipu 13 dla jednostek pływających. Tabela 8. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Urządzenie terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Wskaźniki Długość wybudowanych ciągów rowerowoUrząd Miejski w Morągu, km 1,56 produktu pieszych protokół zdawczo - odbiorczy Wskaźniki Liczba stworzonych ofert turystycznych Urząd Miejski w Morągu, szt. 2 rezultatu (zaplanowane działania) protokół zdawczo-odbiorczy Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Urządzenie terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg” Całkowita wartość projektu wynikająca z umowy dofinansowania wynosi 1 305 334,34 PLN, w tym dofinansowanie w wysokości 1 109 534,19 PLN. Projektami komplementarnymi do planowanego przedsięwzięcia są następujące projekty zrealizowane przez Gminę Morąg w latach 2004–2006: • „Restauracja i rewitalizacja XIV-wiecznego ratusza w Morągu”. Projekt zrealizowano przy wsparciu finansowym EFRR w ramach ZPORR (kwota dofinansowania to 1 564 150,20 PLN). • „Budowa kanalizacji sanitarnej oraz sieci wodociągowej wraz z przyłączami BogaczewoKretowiny”. Celem projektu było zapewnienie odpowiedniego poziomu infrastruktury technicznej dla mieszkańców i sektora turystycznego oraz ochrona wód jeziora Narie. • Budowa I etapu ścieżki pieszo-rowerowej na odcinku 2 km (Morąg – Dury), której drugim etapem będzie w przyszłości budowa ścieżki rowerowej z Dur do Kretowin. Inwestycja umożliwi powstanie dogodnego połączenia rowerowego Morąga i oddalonych od niego o 9 km Kretowin. • Wyznaczenie i oznakowanie szlaków rowerowych na terenie gminy w ramach programu LEADER + „Kraina Drwęcy i Pasłęki”, którego Gmina Morąg jest partnerem. Projekt 4 „Unowocześnienie bazy dydaktycznej optymalizującej procesy kształcenia szkół podstawowych i gimnazjalnych w Gminie Morąg” Projekt pt. „Unowocześnienie bazy dydaktycznej optymalizującej procesy kształcenia szkół podstawowych i gimnazjalnych w Gminie Morąg” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 3 „Infrastruktura”, Działania 3.1. „Inwestycje w infrastrukturę edukacyjną”. Instytucją Wdrażającą jest Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Realizacja projektu rozpoczęła się 2 stycznia 2009 r. Przewidywany termin rzeczowego zakończenia projektu to 11 grudnia 2009 r., a termin finansowego zakończenia to 31 grudnia 2009 r. Celem projektu jest poprawa jakości kształcenia na poziomie podstawowym i gimnazjalnym. Inwestycja zakłada kompleksowe unowocześnienie bazy dydaktycznej szkół w Gminie Morąg, poprawę atrakcyjności programów nauczania, zwiększenie zaangażowania uczniów w nauce i udostępnienie im nowoczesnych metod nauczania, a także poprawę sprawności psychoruchowej uczniów. 13 Slip – urządzenie nabrzeżne służące do spuszczania na wodę i wyciągania na ląd małych jednostek pływających. 29 Projekt realizowany będzie w 8 szkołach podstawowych i 3 gimnazjach zlokalizowanych na terenie Gminy Morąg. W ramach przedsięwzięcia planowany jest zakup pomocy dydaktycznych takich jak: tablice dydaktyczne wraz z oprzyrządowaniem, multimedialne programy edukacyjne obejmujące różne obszary i poziomy nauczania, sprzęt audiowizualny i informatyczny oraz multimedialny, plansze interaktywne, plansze dydaktyczne, mapy, modele, mikroskopy, foliogramy, sztalugi, globusy, syntezatory, programy do diagnozy i terapii logopedycznej, instrumenty muzyczne i inne. Tabela 9. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Unowocześnienie bazy dydaktycznej optymalizującej procesy kształcenia szkół podstawowych i gimnazjalnych w Gminie Morąg” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Łączna liczba wspartych jednostek edukacyjnych szt. 11 Urząd Miejski w Morągu, Wskaźniki protokół zdawczo Liczba wspartych jednostek edukacyjnych – inne szt. 11 produktu odbiorczy, (niesklasyfikowane powyżej) protokoły przekazania Liczba zakupionego sprzętu szt. 929 Liczba uczniów korzystających z infrastruktury Wydział Oświaty i Wskaźniki wspartej w wyniku realizacji projektów (osoby Kultury UM w Morągu, osoby 2772 rezultatu bezpośrednio korzystające z efektów projektu) księgi uczniów szkół Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Unowocześnienie bazy dydaktycznej optymalizującej procesy kształcenia szkół podstawowych i gimnazjalnych w Gminie Morąg” Całkowita wartość projektu wynosi 491 985,58 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR równe jest 349 137,68 PLN. Projekt 4 jest związany z innymi projektami realizowanymi przez Gminę Morąg. Należy do nich m.in. projekt pt. „Modernizacja budynków i zagospodarowanie terenu SP Nr 3 w Morągu”, zrealizowany dzięki wsparciu finansowemu EFRR. Inne przykłady przedsięwzięć komplementarnych do projektu to inwestycje zrealizowane w 2006 r. z udziałem środków z EFOGR w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004–2006”. Należą do nich projekty modernizacji i wyposażenia świetlic wiejskich w Bogaczewie, Maliniaku, Chojniku, Słoneczniku i Żabim Rogu. Elementem strategii rozwoju infrastruktury edukacyjnej w gminie jest ponadto planowana na 2009 r. inwestycja dotycząca modernizacji budynku oraz rozbudowy i zagospodarowania terenu SP Nr 4 w Morągu, a także budowa sali gimnastycznej wraz z biblioteką i pracownią multimedialną przy SP w Łącznie. Przedsięwzięcia te będą realizowane ze środków własnych. 3.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 3.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Większość pomysłów wynikała z opracowanych przez gminę dokumentów strategicznych oraz wieloletnich zamierzeń inwestycyjnych określonych w wieloletnim planie inwestycyjnym Gminy Morąg. Realizacja projektów wynikała również ze zidentyfikowanych potrzeb i niedoborów w infrastrukturze niezbędnej do realizacji zadań własnych gminy nałożonych Ustawą o samorządzie gminnym. Impulsem do podjęcia działań do przygotowania i złożenia dokumentacji aplikacyjnej w ramach RPO WiM była możliwość realizacji zamierzeń z udziałem środków UE i ogłoszenia konkursów na przedstawione typy projektów. 3.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania 30 Informacje na temat dostępnych źródeł finansowania pochodziły głównie ze strony internetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Ponadto cennym źródłem informacji były kontakty z pracownikami poszczególnych Biur Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego, a także prasa regionalna. Koordynator projektów unijnych, Pan Tomasz Faraś, ocenia materiały dostępne na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej (IZ) jako wystarczająco zrozumiałe. Istotną zaletą tego źródła informacji jest fakt, że jest ono stale aktualizowane. Pan Faraś pozytywnie odnosi się także do kontaktów telefonicznych z pracownikami Biur DZPRR, którzy wszelkie niejasności starali się wyjaśniać bezpośrednio, oddzwaniali lub prosili zadzwonić za jakiś czas. 3.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Gmina Morąg nie korzysta z pomocy firm zewnętrznych w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie i załączników. Dokumentację opracowuje pracownik Urzędu Miejskiego w Morągu, Pan Tomasz Faraś, pełniący samodzielne stanowisko ds. rozwoju lokalnego. Jest on także odpowiedzialny za nadzór nad realizacją projektu oraz jego realizację i koordynację. Pan Faraś problematykę funduszy unijnych zna doskonale, gdyż zajmuje się nią od 2003 r. Posiada duże doświadczenie w ubieganiu się o środki w ramach programów przedakcesyjnych i strukturalnych. W przypadku pytań i wątpliwości na etapie konstruowania projektu, przeprowadzano pisemne i telefoniczne konsultacje z pracownikami IZ. W wątpliwych kwestiach zazwyczaj osiągano porozumienie. Poza sporadycznymi trudnościami wynikającymi głównie z błędów wykonawców dokumentacji technicznych w procesie projektowania inwestycji, Pan Faraś stwierdza, że na etapie przygotowania projektu nie było większych problemów. 3.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Pierwszym etapem oceny była weryfikacja wniosków pod względem formalnym. Mimo, że zdaniem Pana Farasia dostępne instrukcje są dość precyzyjne, na tym etapie były przypadki zapisów czy uwag, które trzeba było jeszcze skonsultować z pracownikiem Instytucji Zarządzającej czy Pośredniczącej. Obu stronom wielokrotnie udawało się wspólnie wypracować rozwiązanie problemu. W wyniku oceny formalnej wniosek o dofinansowanie projektu pt. „Zakup samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno w Gminie Morąg” został odesłany do poprawy pod koniec sierpnia 2008 r. W przeprowadzonej 3 miesiące później 2008 r. ocenie merytorycznej projekt zdobył 26 punktów na 36 możliwych (72,22%), zaś w ocenie strategicznej przyznano mu 6 punktów na 20 (30%). Decyzją Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z dnia 26 listopada 2008 r. po łącznej ocenie wniosek znalazł się na liście rezerwowej. Według Burmistrza Morąga, Pana Tadeusz Sobierajskiego, negatywna decyzja wynikała ze specyfiki projektu. Przedmiotem inwestycji był zakup wozów pożarniczych typu lekkiego, których usprzętowienie różni się od samochodów typu średniego czy ciężkiego. Być może uznano, że znaczenie tych wozów dla ochrony środowiska przyrodniczego czy nawet z punktu widzenia ochrony przeciwpożarowej nie jest tak duże domyśla się Pan Sobierajski. Beneficjentowi zaproponowano ponowne zgłoszenie projektu do konkursu w następnym naborze, tj. w I kwartale 2009 r., jednak ze względu na potrzeby lokalnych jednostek OSP gmina zdecydowała się na zakup sprzętu. Informacja o przyznaniu dofinansowania z listy rezerwowej pojawiła się już po realizacji przedsięwzięcia. Padło pytanie, czy zgadzamy się na dofinansowanie w niższej wysokości, ze względu na brak środków – wspomina Pan Sobierajski i dodaje – oczywiście, i tak kupiliśmy wozy, więc chcieliśmy dostać cokolwiek. 31 Pozostałe wnioski pomyślnie przeszły procedurę oceny. Na początku sierpnia 2008 r. Beneficjent otrzymał pismo informujące o konieczności poprawy uchybień formalnych we wniosku o dofinansowanie projektu pt. „Urządzenie terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg”. Błędy te dotyczyły m.in. rozbieżności między wersją elektroniczną i papierową wniosku, niewłaściwie określonych i obliczonych wskaźników celów projektu oraz nieprawidłowo wyliczonych źródeł finansowania. Pod koniec sierpnia wniosek odesłano do ponownej poprawy uchybień takich jak brak spójności wskaźników produktu, niekompletna dokumentacja planu zagospodarowania przestrzennego i brak dokumentu potwierdzającego własność działki. Po skorygowaniu błędów wniosek przekazano do oceny merytorycznej, w której zdobył 56,5 punktu (70,63%). 2 lutego 2009 r. otrzymano informację o przekazaniu projektu pod obrady Zarządu Województwa WarmińskoMazurskiego. W ocenie końcowej przeprowadzonej dzień później projektowi przyznano 66,5 pkt (66,50%), tym samym kwalifikując go do realizacji. Projekt pt. „Unowocześnienie bazy dydaktycznej optymalizującej procesy kształcenia szkół podstawowych i gimnazjalnych w Gminie Morąg” został odesłany do poprawy uchybień formalnych na początku marca 2009 r. Wśród błędów wskazano m.in. brak spójności w określeniu produktów projektu, powołanie się na nieaktualne Rozporządzenie Rady oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego, niewłaściwy opis procedury wyboru wykonawcy studium wykonalności, niepełne uzasadnienie potrzeby zastosowania planowanego do zakupu wyposażenia czy niewłaściwe określenie kategorii środków kwalifikowanych. Pod koniec marca Beneficjent otrzymał kolejną informację o konieczności poprawy uchybień formalnych, m.in. niezaktualizowanego wskaźnika dotyczącego liczby zakupionego sprzętu, nieprawidłowo wyliczonej kwoty dofinansowania i niewłaściwego przedstawienia źródeł finansowania i planowanych zakupów. Weryfikacja formalna projektu zakończyła się w kwietniu 2009 r. Pismo informujące o przyznaniu wnioskowi 65,10 pkt (81,38%) i przekazaniu go do Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego Beneficjent otrzymał 9 lipca 2009 r. Projekt pt. „Zakup średniego specjalistycznego pojazdu ratownictwa techniczno-ekologicznego i drogowego dla OSP Żabi Róg w Gminie Morąg” złożono 18 maja 2009 r. Informacja o pozytywnej weryfikacji formalnej pojawiła się 10 dni później. Na początku lipca 2009 r. w wyniku przeprowadzonej oceny merytorycznej Komisja Oceny Projektów zwróciła wniosek do uzupełnienia odnosząc się do kryterium „Wykonalność techniczna i zasadność zaproponowanych rozwiązań technologicznych w projekcie”. 10 sierpnia 2009 r. Zarząd Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie dokonał oceny strategicznej wniosku, przyznając mu 15 punktów na 20 możliwych (75%). W każdym z przedstawionych projektów poszczególne etapy oceny zostały przeprowadzone bez większych problemów. Mimo że czas procedury był zgodny z tym przewidzianym w ogłoszeniu konkursowym, zdaniem Pana Sobierajskiego cały proces trwa zdecydowanie za długo: Wszystko się gmatwa – budżety i środki, które trzeba zabezpieczać, plany, które trzeba układać na najbliższe lata. Odległe terminy rodzą nieporozumienia i pretensje. W takiej sytuacji odpowiedzialność za składanie niespełnionych obietnic najczęściej spada na władze gminy, a tymczasem, jak komentuje Pan Sobierajski, prawda leży gdzieś pośrodku. Najbardziej uciążliwe są jednak zmieniające się zasady i wytyczne oraz interpretacje IZ. Zawsze jest niepewność, co z tym wnioskiem będzie - podsumowuje Burmistrz Morąga. 3.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie Podpisanie umowy o dofinansowanie omawianych projektów odbyło się bez opóźnień. Przyznane dotacje nie pokrywały się z kwotami wnioskowanymi. W przypadku projektu dotyczącego zakupu 2 samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno otrzymane dofinansowanie stanowiło powstałe oszczędności poprzetargowe z listy rankingowej – była to kwota niższa od wnioskowanej. Pozytywnym zaskoczeniem była dla Beneficjenta zmiana zasad dotyczących wnoszenia 32 zabezpieczenia na kwotę przyznanej dotacji. Pierwotnie zabezpieczenie takie miało być wniesione w terminie 30 dni od podpisania umowy. Przepis był obowiązujący w stosunku do jednostek samorządu terytorialnego oraz umów podpisywanych na początku wdrażania RPO WiM. Obecnie IZ zwolniła jednostki samorządu terytorialnego z tego wymogu. 3.4. Realizacja i zakończenie projektu 3.4.1. Realizacja projektu W ramach każdego z projektów powstał zespół składający się z pracowników Urzędu Miejskiego w Morągu. Pracę zespołów nadzorował i koordynował Pan Tomasz Faraś. Dodatkowo w każdym zespole wyznaczono osoby odpowiedzialne za zamówienia publiczne, monitoring oraz promocję. Zakres obowiązków, w razie wyboru danego projektu do realizacji, był wszystkim pracownikom dobrze znany. Osoby odpowiedzialne za rozliczenie projektów biorą udział we wszelkiego rodzaju szkoleniach i spotkaniach organizowanych przez Instytucję Zarządzającą i Instytucję Pośredniczącą. Według Pana Farasia szkolenia są merytorycznie bardzo dobrze przygotowane. Myślę, że to dzięki procedurze przetargowej, w której wyłaniane są dobre firmy zatrudniające dobrych trenerów mówi. Sama tematyka szkoleń odpowiada potrzebom ich uczestników, ale czasem się z nimi rozmija – przede wszystkim dlatego, że szkolenie jest organizowane jak już są problemy, zamiast trochę je wyprzedzać. Wzory umów bywają zmieniane, dlatego istotne jest uważne czytanie każdej z nich. Pan Faraś nie miał problemów ze zrozumieniem umów o dofinansowanie przedstawionych projektów, ich zapisy nie budziły żadnych wątpliwości. Wszystkie projekty finansowane z funduszy europejskich gmina realizuje samodzielnie. Nie korzystano z usług firm zewnętrznych, zlecane zostały jedynie studia wykonalności. Jak mówi Pan Sobierajski, współpraca z partnerami zewnętrznymi układa się pomyślnie, gdyż gmina ma duże doświadczenie w realizacji projektów unijnych. Jedyną zmianą, jaką wprowadzono w trakcie realizacji projektów, było nieznaczne przesunięcie w harmonogramie projektu dotyczącego urządzenia terenów ogólnodostępnych na półwyspie Kretowiny w Gminie Morąg. Przesunięcia dokonano z uwagi na sezon turystyczny – teren inwestycji jest intensywnie wykorzystywany turystycznie, a wszelkie prace budowlane zakłóciłyby wypoczynek osób korzystających z walorów Kretowin. Utrzymanie płynności finansowej do czasu wypłacenia dofinansowania nie stanowiło dla Gminy Morąg żadnych problemów. W realizacji projektu dotyczącego zakupu samochodów ratowniczogaśniczych dla OSP Strużyna i OSP Łączno korzystano z finansowania zewnętrznego w formie dotacji z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) oraz dotacji z Urzędu Marszałkowskiego w Olsztynie. 3.4.2. Zamknięcie projektu Na etapie rozliczenia projektu pojawiły się niewielkie problemy. Najważniejszym z nich były niejasności w używaniu NIP nadanego Gminie i Urzędowi Miejskiemu w dokumentach finansowo-księgowych. W ostatnim momencie IZ odwołała komunikat, w którym nakładała na beneficjentów wymóg stosowania NIP nadanego wyłącznie Gminie. Składane wnioski o płatność i sprawozdania zawierały błędy typu nieprawidłowa data, niepełny opis faktur, brak wyciągów bankowych potwierdzających poniesienie danych wydatków, niespójność z harmonogramem rzeczowo-finansowym czy brak interpretacji indywidualnej w sprawie kwalifikowalności podatku VAT. Jak przyznaje Pan Faraś, zdarzały się błędy ważne, ale i mało istotne uchybienia. Wynikały one ze zmian instrukcji, wytycznych i interpretacji IZ. 33 Zdaniem Pana Farasia same instrukcje dotyczące wypełniania wniosków i sprawozdań są wystarczające, natomiast głównym problemem był brak szkoleń z tego zakresu, zanim gminy przystąpiły do rozliczania pierwszych projektów. Przy realizacji projektów istotną rolę odegrała pomoc ze strony Instytucji Zarządzającej. Pan Faraś jest zadowolony ze współpracy z IZ, ale zwraca uwagę na to, że w niektórych sytuacjach jej pracownicy nie byli w stanie udzielić odpowiedzi niezwłocznie podczas rozmowy. Dlatego właśnie dobrym rozwiązaniem mogłoby być uruchomienie forum internetowego, na którym pracownicy IZ odpowiadaliby na pytania beneficjentów logując się z podaniem podstawowych danych personalnych (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa biura). Forum stanowiłoby bazę danych na temat spornych zagadnień i znacznie usprawniłoby kontakt z IZ. Obecnie kontakt ten jest utrudniony ze względu na ustalone dla beneficjentów godziny konsultacji – od 12.00 do 14.00. Do tej pory zrefundowano część wydatków w ramach jednego z projektów. Kolejny projekt jest w trakcie weryfikacji wniosku o płatność końcową. Według Pana Farasia zadania inwestycyjne w składanych wnioskach mogłyby być realizowane także w razie braku dotacji, ale wówczas stałoby się to w znacznie późniejszym terminie. Te bardziej kosztowne zadania mogłyby wcale nie doczekać się realizacji bez wsparcia zewnętrznego. Poza dotacjami unijnymi, gmina szuka innych źródeł sfinansowania inwestycji. Inwestycje planowane na najbliższe lata to m. in. projekty z zakresu rewitalizacji, takie jak: budowa bezprzewodowego systemu monitoringu wizyjnego miasta, przebudowa dróg wewnętrznych i chodników oraz rewitalizacja i zagospodarowanie parku miejskiego w Morągu. 3.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta • Należy uważnie śledzić strony internetowe poświęcone funduszom unijnym w celu znalezienia najaktualniejszych informacji w tym zakresie. Cennym źródłem informacji są Punkty Informacyjne prowadzone przez Instytucję Wdrażającą. • Wszelkie poważne przedsięwzięcia trzeba planować z dużym wyprzedzeniem. Należy opracować strategię rozwoju społeczno-gospodarczego oraz miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego, które upraszczają znacznie procedurę administracyjną stwarzając tym samym dogodne warunki dla rozwoju przedsiębiorczości na danym obszarze. • Przed złożeniem wniosku należy mieć przygotowaną koncepcję oraz komplet dokumentów – tak, aby nic Projektodawcy nie zaskoczyło - radzi Burmistrz Sobierajski. • Wstępną wykonalność projektu należy sprawdzać patrząc przez pryzmat kwalifikowalności wydatków w ramach danej Osi lub Działania. W ten sposób można uniknąć sytuacji, w której opracowaną dokumentację techniczną „odstawia się na półkę”. • Wykonanie dokumentacji technicznej powinno się powierzać jedynie sprawdzonym, rzetelnym firmom. Jest to ważne zwłaszcza w odniesieniu do uzgodnień, uwarunkowań własnościowych oraz zakresu inwestycji, gdyż tego typu błędy zidentyfikowane po złożeniu projektu mogą przysporzyć problemów. • Kluczową sprawą jest przygotowanie merytoryczne pracowników zajmujących się pozyskiwaniem funduszy unijnych. Trzeba mieć wykwalifikowaną, przeszkoloną kadrę, nie żałować czasu ani środków na podnoszenie kwalifikacji - przekonuje Pan Sobierajski. 34 Studia przypadków - JO JST i NGO 35 4. Studium przypadku: „Działdowszczyzna” Tytuł projektu: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Ekologiczny Związek Gmin „Stacja przeładunkowa odpadów wraz z sortownią w Działdowie przy ul. Przemysłowej” 6.1.1. Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Ekologiczny Związek Gmin „Działdowszczyzna” Działdowo 22 762 889,01 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 14 439 754,51 PLN od 15.07.2009 do 30.08.2011 14 4.1. Opis Beneficjenta Ekologiczny Związek Gmin „Działdowszczyzna” został zarejestrowany w roku 1998. Związek prowadzi działalność na terenie 10 samorządów z powiatów działdowskiego, nidzickiego, iławskiego i nowomiejskiego o łącznej powierzchni 1526 km2, zamieszkanym przez 94 tys. mieszkańców. Członkami EZG „Działdowszczyzna” są następujące gminy: Miasto Działdowo, Miasto Lidzbark, Działdowo, Iłowo-Osada, Płośnica, Rybno, Kozłowo, Janowiec Kościelny, Lubawa, Grodziczno. Związek planuje przyjąć w przyszłym roku dwóch kolejnych członków: miasto Nidzicę i gminę Janowo. Kolejne gminy same się do nas zgłaszały, bo widziały efekty działalności Związku, z naszego krajobrazu zniknęły dzikie wysypiska - podkreśla Przewodnicząca Zgromadzenia Związku, Pani Majorowska. Inicjatorami założenia Związku byli wójt gminy Działdowo, burmistrz Działdowa, wójt Iłowa i wójt Płośnicy, którzy dostrzegli w 1997 r. potrzebę budowy nowego składowiska. Pojedynczych gmin nie stać na realizację kapitałochłonnych projektów - stwierdza Przewodniczący Zarządu Związku, Pan Kordecki. Ponadto, łatwiej jest dostać pieniądze na działania, które obejmują nie jedną, lecz kilka gmin - dodaje Pan Kordecki. – Takie projekty są bardziej wiarygodne niż projekty jednostkowe. Zrzeszone w Związku samorządy, powierzyły mu zadanie stworzenia kompleksowego systemu gospodarki odpadami, spełniającego zasady zrównoważonego rozwoju, jak również zgodnego z prawem krajowym i unijnym w zakresie ochrony środowiska. System oparty jest na dwóch filarach: 1. Edukacja ekologiczna realizowana przez Działdowskie Centrum Edukacji Ekologicznej, obejmująca promowanie i kształtowanie postaw proekologicznych i rozwiązań w tym zakresie wśród dzieci, młodzieży i dorosłych. Związek uczy i wychowuje już od małego dbać o ekologię - mówi z dumą Pani Majorowska. 2. Działania inwestycyjne i systemowe zmierzające do budowy kompleksowego systemu gospodarki odpadami. Związek ma na celu zarówno integrację gmin - uczestników Związku na rzecz ochrony środowiska i przyrody, rozwoju ekologicznego i edukacji ekologicznej społeczeństwa oraz gospodarki wodnej, rekreacji i turystyki, jak i wspomaganie realizacji zadań własnych gmin uczestników Związku w wyżej wymienionych zakresach. Działalność inwestycyjna dotyczy w szczególności prowadzenia wspólnej działalności dotyczącej budowy i eksploatacji obiektów, 14 Zakończenie finansowe realizacji projektu: 31.01.2012 r. 36 służących składowaniu i utylizacji odpadów komunalnych oraz organizacji systemu selektywnej zbiórki odpadów oraz ochrony przed degradacją wód obszaru zlewni rzek Wel, Drwęca i Wkra. Organami EZG „Działdowszczyzna” są: • Zgromadzenie Związku, w skład którego wchodzą wójtowie i burmistrzowie gmin uczestniczących w EZG „Działdowszczyzna” lub ich zastępcy. Gminy reprezentowane są ponadto przez dodatkowego przedstawiciela wywodzącego się z Rady Gminy. Łącznie Zgromadzenie liczy 20 osób. Zajmuje się ono sprawami finansowymi Związku i podejmowaniem zobowiązań. Zgromadzenie wybiera ze swego grona Przewodniczącego Zgromadzenia i jego zastępcę. Obecnie funkcję Przewodniczącego Zgromadzenia pełni Pani Teresa Majorowska. • Zarząd Związku jest organem wykonawczym EZG „Działdowszczyzna”. Zadaniem Zarządu jest prowadzenie i realizacja bieżących zadań Związku. W Zarządzie zasiada 11 osób, a wśród nich Przewodniczący Zarządu, którą to funkcję pełni obecnie Pan Kazimierz Kordecki. Kadencja Zgromadzenia i Zarządu Związku trwa 4 lata i jest równa kadencji rad gmin. Obsługę techniczno-organizacyjną Związku i wykonywanie czynności administracyjnych związanych z realizacja zadań Związku zapewnia Biuro Związku, w skład którego wchodzą: Pan Kazimierz Kordecki (Przewodniczący Zarządu Związku), Pani Irena Roda (Główna Księgowa) oraz Pani Aneta Przyborska (Podinspektor). Ekologiczny Związek Gmin „Działdowszczyzna” jest jedną z ważniejszych instytucji aktywnie działających na terenie Powiatu Działdowskiego w zakresie realizacji zadań wynikających z Krajowego Programu Gospodarki Odpadami. Program ochrony środowiska oraz zasady zrównoważonego rozwoju wdrażane przez Związek są zgodne ze strategią rozwoju gmin należących do Związku, strategią rozwoju powiatu i województwa, jak również z wojewódzkim i powiatowym Programem Ochrony Środowiska i Planem Gospodarki Odpadami. Za swoje osiągnięcia Związek został wielokrotnie wyróżniony i nagrodzony dyplomami oraz nagrodami finansowymi. Związek bardzo sobie chwali współpracę ze Starostwem Powiatowym w Działdowie. Z powiatowego funduszu dofinansowywane są co roku różne zadania Związku m.in. rekultywacja, zakupy związane z uzupełnieniem infrastruktury lub wyposażenia Związku. „Działdowszczyzna” współpracuje również z Urzędem Marszałkowskim i z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie (dalej zwanym w skrócie Funduszem) na poziomie pozyskiwania środków finansowania zewnętrznego, a także realizacji polityki ekologicznej w województwie (m.in. w takich inicjatywach jak Sprzątanie Warmii i Mazur czy działalność edukacyjna). Ponadto, Departament Ochrony Środowiska Urzędu Marszałkowskiego, powierza Związkowi różne zadania podczas organizacji spotkań m.in. na temat tworzenia związków i promocji technologii ochrony środowiska. Związek utrzymuje ponadto kontakty z Abrysem Technika Poznań oraz innymi firmami projektowymi. Współpracuje także z Abrysem Sp. z o.o., który wydaje miesięczniki dotyczące ochrony środowiska oraz organizuje Międzynarodowe Targi Ochrony Środowiska POLEKO. Partnerem Związku jest również Działdowska Agencja Rozwoju S.A. Plan dochodów Związku w 2008 roku wynosił 1 143 668 PLN, a wykonanie 1 157 079,66 PLN. Analogicznie, plan wydatków na 2008 r. to 1 852 140 PLN, a wykonanie 1 464 671,34 PLN. 37 4.2. Charakterystyka projektu Projekt pt. „Stacja przeładunkowa odpadów wraz z sortownią w Działdowie przy ul. Przemysłowej” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze”, Działanie 6.1. „Poprawa i zapobieganie degradacji środowiska poprzez budowę, rozbudowę i modernizację infrastruktury ochrony środowiska”, Poddziałania 6.1.1. „Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi”. Instytucja Pośrednicząca dla Osi Priorytetowej VI „Środowisko przyrodnicze” w RPO WiM jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Realizacja projektu rozpoczęła się 15 lipca 2009 r. Planowany termin rzeczowego zakończenia realizacji projektu to 30 sierpnia 2011 r., natomiast przewidywany termin finansowego zakończenia realizacji projektu określono na dzień 31 stycznia 2012 r. Celem projektu jest zwiększenie ilości wytworzonych odpadów poddanych odzyskowi na terenie realizacji projektu w 10 lat po zakończeniu wdrażania inwestycji o 80% w stosunku do stanu na 2007 r. Na działce o powierzchni 3,3 ha będącej własnością Związku, która została przekazana przez samorząd miasta Działdowo na ten cel inwestycyjny, zostaną wybudowane: • sortownia odpadów komunalnych zmieszanych i pochodzących z selektywnej zbiórki o mocy przerobowej docelowej 28 tys. ton na jedną zmianę w ciągu roku, • hala demontażu sprzętu wielkogabarytowego i elektronicznego o mocy przerobowej 5,5 tys. ton na rok, • teren do tymczasowego gromadzenia azbestu o powierzchni 500 m2, • hale i wiaty do gromadzenia surowców wtórnych po procesie konfekcjonowania, • warsztat i garaże do obsługi zakładu, • waga elektroniczna o nośności 60 ton, • parkingi i place manewrowe, • ogrodzenie obiektu oraz urządzenie zielonej strefy izolacyjnej. Tabela 9. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Stacja przeładunkowa odpadów wraz z sortownią w Działdowie przy ul. Przemysłowej” Jednostka Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary Liczba nowo wybudowanych instalacji w ramach Protokół przekazania ZUO 15 Wskaźniki zakładu do eksploatacji, szt. produktu pozwolenie na Liczba nowo wybudowanych instalacji w ramach użytkowanie ZUO – sortownie Moc przerobowa ZUO Karty przyjęcia odpadów tony/rok Odpady wytworzone poddane odzyskowi (odsetek Ewidencja przyjętych odpadów komunalnych poddawanych odzyskowi w odpadów oraz % zakładach zagospodarowania odpadów wspartych sprawozdania z realizacji Wskaźniki w ramach RPO WiM) PGO rezultatu Liczba utworzonych miejsc pracy dla kobiet Liczba utworzonych miejsc pracy dla mężczyzn Ewidencja zatrudnienia szt. Łączna liczba utworzonych miejsc pracy Docelowa wartość 1 1 17 500 80 1 1 2 Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Stacja przeładunkowa odpadów wraz z sortownią w Działdowie przy ul. Przemysłowej” 15 Zakład Utylizacji Odpadów 38 Projekt jest częścią kompleksowego systemu gospodarki odpadami wdrażanego przez Związek. „Działdowszczyzna” wszystkie swoje inwestycje realizuje przy udziale środków zewnętrznych m.in. z Phare, Eko-Funduszu, SAPARD i ZPORR. Projekt realizowany w ramach RPO WiM jest ściśle powiązany z następującymi innymi projektami Związku: • System selektywnej zbiórki odpadów komunalnych „u źródła” Projekt został podzielony na dwa etapy. W ramach pierwszego etapu przeprowadzono kampanię informacyjno-szkoleniową, której celem było uświadomienie mieszkańcom, jakie korzyści może przynieść segregacja odpadów. Wśród szkół został ogłoszony konkurs propagujący selektywną zbiórkę odpadów oraz wyłoniono plakat przewodni zachęcający mieszkańców do segregacji odpadów. W drugim etapie projektu zakupiono specjalistyczne pojemniki, worki do selektywnej zbiórki oraz niezbędne wyposażenia sortowni odpadów segregowanych w miejscowości Kurki. W ramach systemu umożliwiono mieszkańcom nieodpłatne segregowanie odpadów w gospodarstwach domowych. Selektywnie zbierane są następujące rodzaje odpadów: plastik, papier, szkło, bioodpady, baterie i akumulatorki małogabarytowe, przeterminowane leki oraz sprzęt elektryczny i elektroniczny. Źródło finansowania: EkoFundusz, Brytyjski Fundusz Know-How, Starostwo Powiatowe w Działdowie oraz środki własne członków Związku. • Kompostownia Osadów Ściekowych i Odpadów Organicznych w Zakrzewie Kompostownia, którą oddano do użytku w 2002 r., przetwarza osad powstający w oczyszczalniach ścieków w produkt w postaci substratu humusowego, który jest doskonałym składnikiem do przygotowania podłoży dla upraw warzywnych, kwiatowych, a także może być stosowany jako naturalny komponent organiczny w rolnictwie, sadownictwie, ogrodnictwie oraz przy zakładaniu terenów zielonych. Źródło finansowania: Phare PL99, budżet Państwa, środki własne członków Związku. • Składowisko w Ciechanówku W 2004 r. Związek przystąpił do budowy składowiska odpadów komunalnych w miejscowości Ciechanówko. W ramach projektu została wybudowana kwatera o pojemności 72 000 m3 z pełną infrastrukturą oraz rekultywacja starej kwatery. Składowisko pozwoliło zagospodarować odpady gminom z północnej części Związku. Źródło finansowania: Program SAPARD • Składowisko w Zakrzewie W 2006 r. dokonano modernizacji i rozbudowy rejonowego składowiska odpadów komunalnych w Zakrzewie, które obsługuje gminy leżące w południowej części Związku. Do użytku oddano kwaterę o pojemności 60 500 m3. Źródło finansowania: ZPORR Projekt będący przedmiotem studium przypadku, który otrzymał dofinansowanie ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 jest ostatnim elementem tworzenia kompleksowego systemu gospodarki odpadami. 4.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 39 4.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Projekt realizowany przez Związek przy udziale dotacji RPO stanowi kontynuację linii programowej, którą Związek obrał na początku swojego funkcjonowania. Związek został powołany w celu wybudowania dla sąsiadujących ze sobą gmin brakujących składowisk odpadów. Następnie w latach 2002-2004 klarowała się koncepcja systemu opartego na selektywnej zbiórce odpadów u źródła. Wybudowano składowiska spełniające wszystkie wymogi UE i prawodawstwa polskiego, zorganizowano system selektywnej zbiórki odpadów wraz z odpowiednią logistyką. Powstała również kompostownia osadów i odpadów organicznych. Związek dysponuje też pomieszczeniami do sortowania odpadów, lecz jak przyznaje Pan Kordecki, są to pomieszczenia bardzo prymitywne, w dodatku w wydzierżawionych budynkach, a segregacja odpadów odbywa się ręcznie. Kolejnym krokiem była zatem budowa sortowni mechanicznej oraz hali demontażu odpadów wielkogabarytowych. Już w 2006 r. opracowano koncepcję tych inwestycji. W następnym roku można już było przystąpić do kompletowania dokumentacji, która umożliwiłaby finansowanie inwestycji ze środków zewnętrznych oraz opracowanie dokumentacji technicznej. Przygotowano również studium wykonalności oraz przeprowadzono procedurę środowiskową. Na jesieni 2007 r. Związek złożył do starosty powiatowego wniosek, dotyczący wydania decyzji o budowie zakładu na działce, którą wcześniej Rada Miasta Działdowa nieodpłatnie przekazała Związkowi. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji pozyskano pozwolenie na budowę. Tak przygotowani pracownicy Związku przystąpili do przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu. Pierwsza wersja projektu różni się od tej, która została złożona do konkursu o dotację unijną w ramach RPO. Pierwotnie zakładano, że w ramach projektu unijnego zrealizowana będzie cała inwestycja zapisana w dokumentacji projektowej, trzeba było jednak zrezygnować z części projektu ze względu na ograniczoną alokację w konkursie. Zdecydowano, że z projektu wyeliminowany zostanie budynek administracyjno-socjalny, który Związek wybuduje ze środków własnych. W trakcie wyłaniania wykonawcy zmieniła się też wartość projektu, który po przetargu zostanie zrealizowany za ok. 15 mln PLN, zamiast planowanych ponad 22 mln PLN. 4.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Koncepcja projektu i dokumentacja potrzebna do rozpoczęcia realizacji projektu były gotowe na rok przed przystąpieniem Związku do konkursu w ramach RPO. My przygotowujemy projekty na min. 2 lata na przód - mówi Pan Kordecki. - Tak było też i w tym przypadku. Gdy został ogłoszony konkurs w ramach RPO, mieliśmy już pozwolenia na budowę i dokumentację techniczną. Związek czekał na ogłoszenie konkursu od momentu opublikowania RPO i przez ten czas przygotowywał się do złożenia wniosku. Informacje na temat RPO, pracownicy przygotowujący wniosek czerpali przede wszystkim z Internetu oraz spotkań informacyjnych. Korzystaliśmy głównie z informacji zawartych na stronie internetowej Funduszu - mówi Pani Przyborska. Poza tym, Urząd Marszałkowski robi różnego rodzaju spotkania, konferencje, na których promowano RPO, a my jesteśmy na nie zapraszani i bierzemy w nich udział - dodaje Pan Kordecki. Przedstawiciele Związku wzięli również udział w szkoleniu dotyczącym przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, które oceniają jako bardzo przydatne. Najlepszym źródłem informacji na temat RPO jest według Pana Kordeckiego i Pani Przyborskiej Internet oraz szkolenia. Inne źródła informacji mogą stanowić wstęp do zapoznania się z RPO, tak jak broszury dotyczące RPO, które pokazują kierunek, ogólnie informując o możliwości ubiegania się o dofinansowanie określonych projektów - ocenia Pan Kordecki. – Mogą być przydatne, żeby kogoś „zarazić”, żeby sięgnął po głębszą informację. Ale, żeby przygotować wniosek, to trzeba znać zasady sporządzania projektów. Przedstawiciele Związku uczestniczyli w 3 rodzajach szkoleń dotyczących RPO: dużych spotkaniach, na które zapraszani są wójtowie, burmistrzowie, przewodniczący związków, 40 dotyczące ogólnych informacji na temat możliwości ubiegania się o środki z RPO; 2-3 dniowych szkoleniach, na które przyjeżdżają urzędnicy z Ministerstwa Środowiska i mówią o prawodawstwie dotyczącym polityki ekologicznej państwa; spotkaniach dotyczących konkretnego tematu związanego z przygotowaniem lub realizacją projektów np. zamówień publicznych. Szkolenia, szczególnie te ostatnie, są bardzo przydatne na etapie przygotowania wniosku. W ich trakcie można wyjaśnić szereg szczegółów, które pojawiają się, gdy człowiek czyta instrukcję i nie wszystko jest zrozumiałe - mówi Pani Przyborska, natomiast na szkoleniach takie „niuanse” są wyjaśniane. Urzędnicy wskazują też, gdzie i w jaki sposób należy wpisać ważne informacje. Poza tym, dla Wnioskodawcy istotne jest, jak instytucja weryfikująca wniosek interpretuje poszczególne zapisy - dodaje Pan Kornecki; a o to również można zapytać na szkoleniu. 4.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Projekt przygotowywany został wspólnie przez Pana Przewodniczącego Zarządu Związku Kazimierza Kordeckiego oraz zatrudnioną w Związku na stanowisku podinspektora Panią Anetę Przyborską. Pan Kordecki i Pani Przyborska współpracują zarówno przy przygotowaniu projektu, jak i przy jego realizacji. Za monitoring projektu odpowiedzialna jest Pani Przyborska. Do opracowania studium wykonalności wynajęto firmę zewnętrzną, która najpierw przygotowała koncepcję, a potem również dokumentację techniczną. Pan Kordecki zajmuje się sporządzaniem projektów unijnych od 2000 r. Przez ten czas uczestniczył już w wielu kursach i szkoleniach dotyczących przygotowywania projektów. Przewodniczący Zarządu Związku wysoko ocenia również umiejętności Pani Przyborskiej w sporządzaniu wniosków o dofinansowanie projektów. Mimo doświadczenia w sporządzaniu i realizacji projektów unijnych przygotowujący projekt zwracali się kilkukrotnie z zapytaniami do Funduszu w sprawie zapisów, które budziły ich wątpliwości. Pracownicy Funduszu zawsze starali się pomóc i znaleźć odpowiedź na problem, z którym zwrócił się do nich Związek. Współpracę z pracownikami Funduszu Pan Kordecki ocenia jako dobrą, zważywszy na fakt, że Fundusz po raz pierwszy jest Instytucją Pośredniczącą dla funduszy unijnych. Przewodniczący Związku zwraca uwagę na fakt, że pracownicy Funduszu są bardzo obciążeni pracą i często jedna osoba zajmuje się kilkoma dziedzinami. Wydaje mi się, że w Funduszu zatrudnionych jest za mało pracowników w stosunku do liczby realizowanych projektów - zauważa Pan Kordecki. Większych problemów z przygotowaniem projektu Związek nie miał, ponieważ opierał się on na wcześniej przygotowanej dokumentacji technicznej. Wystarczyło trzymać się instrukcji. Co prawda, instrukcja zmieniła się w trakcie przygotowania wniosku, przez co trzeba było drugi raz drukować cały wniosek, ale pracownicy Związku nie postrzegają tego jako trudności. Poza tym, mieliśmy problem z wyliczeniem procentowym dofinansowania, ale to był błąd w systemie, który źle wyliczał dofinansowanie - przypomina sobie Pani Przyborska. 4.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie O dofinansowanie w ramach konkursu ubiegało się 4 wnioskodawców, w tym Ekologiczny Związek Gmin „Działdowszczyzna”, jednak tylko projekt Związku został po weryfikacji formalnej dopuszczony do oceny merytorycznej i strategicznej. W pierwszej kolejności wniosek został zweryfikowany pod względem formalnym. Po ocenie formalnej Związek dostał pismo dotyczące drobnych poprawek, które należało nanieść, żeby wniosek został przekazany do dalszego etapu oceny. Poprawki dotyczyły niewielkiego błędu w wyliczeniach, niewłaściwej skali załączonej mapki oraz nieuprawnionego skreślenia z dokumentacji budynku socjalnego, który wg Wnioskodawcy miał zostać wyłączony z projektu objętego dofinansowaniem. 41 Wniosek Związku przeszedł ocenę merytoryczną uzyskując 49 punktów na 69 możliwych (71%) oraz ocenę strategiczną zdobywając 16 punktów na 20 możliwych (80%). Te oceny dawały wnioskowi dobrą pozycję w rankingu - mówi Pan Kordecki. Kryteria strategiczne dotyczyły wpisywania się projektu w program wojewódzki gospodarki odpadami, a projekt Związku – jak mówi pan Kordecki - wpisywał się idealnie, bo wypełniał całą formułę stworzenia rejonu gospodarki odpadami. Ponadto, projekt jest spójny z głównymi celami województwa w zakresie minimalnego poziomu odzysku odpadów wynikającego z przepisów prawa oraz wielkości populacji, która skorzysta na jego realizacji. Ocena nie była dla Wnioskodawcy uciążliwa, lecz trwała zbyt długo. Wniosek został złożony do konkursu 28 lipca 2008 r. Ocenę formalną wniosku zakończono 24 września 2008 r. Weryfikacja merytoryczna została zakończona 16 stycznia 2009 r. i wniosek został przekazany do oceny strategicznej, która trwała do dnia 4 marca 2009 r. Jednak, jak zauważa Pan Kordecki, czas oceny, mimo że wydawał się dość długi, był zgodny z procedurą, w której określone są okresy trwania poszczególnych etapów weryfikacji projektu. Długi czas oceny wniosku wpłynął na przesunięcie planowanego terminu rozpoczęcia realizacji projektu i terminu podpisania umowy, która mogła zostać zawarta dopiero w maju 2009 r., a myśmy mieli założenie w harmonogramie wstępnym, że w maju 2009 rozpoczniemy już prace budowlane - wspomina Pan Kordecki. Mimo że proces oceny nie był dla Związku szczególnie uciążliwy, ponieważ wymagane korekty formalne były niewielkie i łatwe do poprawienia, to Pan Kornecki wskazuje na pewną uciążliwość i nieekologiczność procedury: Gdy jest jakaś uwaga do wniosku, to ona nie wymaga wymiany 1 strony z wniosku, lecz trzeba na nowo drukować cały wniosek. Według Przewodniczącego Zarządu Związku ewentualne korekty do wniosku powinno się nanosić tylko w wersji elektronicznej. 4.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu Ekologicznego Związku Gmin „Działdowszczyzna” w ramach RPO Warmia i Mazury odbyło się 14 maja 2009 r. Projekt Związku jako jedyny spośród wszystkich złożonych do tego konkursu uzyskał dofinansowanie, wyczerpując alokację przeznaczoną na konkurs. Kwota wnioskowana przez „Działdowszczyznę” pokryła się z kwotą dotacji. Związek uzyskał dofinansowanie na poziomie 63,51% (można było uzyskać maksymalnie 75%) właśnie ze względu na wielkość alokacji. Gdyby alokacja była większa, moglibyśmy zrealizować nasz projekt w całości, łącznie z budynkiem socjalno-biurowym, który będziemy realizować już tylko z własnych środków - mówi Pan Kordecki. Wyłączenie budynku administracyjno-socjalnego miało wpływ na ocenę wniosku Związku, ponieważ wraz z nim wykreślono z projektu element edukacji ekologicznej i podnoszenia poziomu świadomości społecznej. W tym budynku administracyjno-socjalnym zaprojektowane są bowiem pomieszczenia przeznaczone dla Działdowskiego Centrum Edukacji Ekologicznej. Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu było dla przedstawicieli Związku miłym zaskoczeniem. Miało ono miejsce podczas X Forum Ekologicznego województwa warmińsko– mazurskiego i nadano mu bardzo uroczysty charakter. Równocześnie podpisywanych było ponad 10 innych umów o dofinansowanie projektów z RPO WiM, ale warto podkreślić, że projekt Związku był największą inwestycją finansowaną ze środków unijnych. 4.4. Realizacja i zakończenie projektu 4.4.1. Realizacja projektu 42 Projekt jest obecnie na etapie realizacji. 5 października 2009 r. Korporacja Budowlana „Doraco” z Gdańska, która w wyniku postępowania przetargowego została wyłoniona jako generalny wykonawca, weszła na plac budowy. W realizację projektu zaangażowane jest prawie całe biuro Związku, czyli Pan Przewodniczący Zarządu Kazimierz Kordecki oraz Pani Podinspektor Aneta Przyborska. Zamierzają zatrudnić jeszcze jedną osobę do pomocy w projekcie przy sprawach finansowo-księgowych. Wydelegowani przez gminy przedstawiciele członków Związku tworzą natomiast zwoływaną w razie potrzeb komisję przetargową. Przewodniczący Zarządu Związku i Pani Podinspektor brali udział w zorganizowanym przez Fundusz szkoleniu dotyczącym sporządzania wniosku o płatność. Na szkoleniu każda pozycja we wniosku o płatność była wyjaśniana, poza tym można się było dopytać o interpretację niezrozumiałych zapisów. Po takim szkoleniu Beneficjent uzyskuje nie tylko wiedzę na temat wypełniania wniosku o płatność, ale też wie, do kogo w Funduszu może się w przyszłości zwrócić z konkretnym problemem. Tę zaletę szkoleń i spotkań osobistych z urzędnikami z Funduszu podkreślają obie osoby reprezentujące Związek. W związku z realizacją projektu wprowadzono w biurze Związku specjalne procedury. Wyznaczono Panią Anetę Przyborską do realizacji projektu; zapewniono na potrzeby projektu obsługę prawną (radca prawny); uruchomiono stronę internetową zgodnie z obowiązkami informacyjnymi dotyczącymi projektów; zostało wyodrębnione konto projektowe; właściwie zabezpieczona dokumentacja jest przechowywana w jednym miejscu, segregatory są odpowiednio oznaczone. Związek przestrzega wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WiM w zakresie archiwizacji dokumentów projektowych, przykładając dużą wagę do przestrzegania wymaganych procedur. Związek jest bardzo zadowolony ze współpracy z Funduszem. Jako przykład profesjonalizmu i dbania o interes Beneficjenta przez Fundusz, Pan Kordecki przytacza sprawę specyfikacji w procedurze przetargowej, która wymagała akceptacji Instytucji Pośredniczącej. Problem musiał zostać rozwiązany, jak to ujął Pan Kordecki, „na wczoraj”. Ku wielkiemu zadowoleniu Beneficjenta sprawa została bardzo szybko wyjaśniona i zatwierdzona. W takich sytuacjach, gdy Beneficjent wymaga szybkiego działania, szybkiej pomocy – Fundusz staje na wysokości zadania - ocenia Pan Kordecki. Prace budowlane rozpoczęły się zgodnie z harmonogramem - 5 października na plac budowy wjechały maszyny, przygotowujące teren pod sortownię i budynek warsztatowy. Nad inwestycją czuwa nadzór inwestorski, prowadzony przez Przedsiębiorstwo Usługowo - Budowlane „INSPEC” Sp. z o.o. z Olsztyna. Nadzór plus odpowiednie zapisy w umowie dotyczące kar za opóźnienia są gwarantem realizacji projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Obecnie Związek korzysta z pożyczki z Funduszu na uzupełnienie środków własnych. Mimo, że Beneficjent nie ma trudności z otrzymaniem kredytu z banku, liczy na otrzymanie zaliczki. Zaliczka jest według Pana Korneckiego lepszym rozwiązaniem niż kredyt, ponieważ eliminuje koszty obsługi kredytu i wynikające z niego odsetki. Jedynym minusem zaliczki jest konieczność złożenia dodatkowego wniosku rozliczającego zaliczkę. 4.4.2. Ocena projektu przez Beneficjenta Dotacja z RPO WiM jest dla Związku bardzo istotna, ponieważ bez niej projekt nie mógłby zostać zrealizowany ani w tak dużym zakresie, ani w tak krótkim czasie, jak to jest teraz możliwe. Ponadto, w ramach wszystkich gmin zrzeszonych w Związku można byłoby wybudować składowiska, lecz samorządy mają dużo innych wydatków i grzechem byłoby nie skorzystać z możliwości wykorzystania środków unijnych - wyjaśnia Pan Kornecki. Realizacja niedofinansowanego projektu przedłużyłaby się na wiele lat. Trzeba byłoby zrezygnować z części inwestycji: zastanawialibyśmy się, czy wybudować zakład demontażu odpadów wielkogabarytowych, czy wybudować samą sortownię - mówi Pan Kordecki. Niektóre elementy projektu z pewnością nie zostałyby zrealizowane np. plac do tymczasowego gromadzenia 43 azbestu. Związek ma już kolejne plany dotyczące inwestycji ekologicznych i na pewno będzie się ubiegał o kolejne środki z RPO m.in. na rekultywację 3 składowisk, modernizację lub budowę nowej kompostowni. Związek chętnie dokupiłby też samochód i wyposażenie do selektywnej zbiórki odpadów, jeśli będą możliwości pozyskania na to środków z RPO. 4.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta • W celu pozyskania środków zewnętrznych, gminy powinny działać wspólnie, ponieważ związek gmin stanowi gwarancję, że środki zostaną dobrze i ekonomicznie wykorzystane. Przewodniczącym związku nie powinien być ani wójt, ani burmistrz, którzy mają dużo obowiązków związanych z kierowaniem własną gminą. Na to stanowisko powinna być powołana osoba, która skupi się tylko na działalności związku. Ponadto, w związku powinny też pracować osoby merytorycznie przygotowane do pozyskiwania środków na określony cel. • Przed przystąpieniem do aplikowania o środki z RPO należy mieć przygotowaną koncepcję i dokumentację techniczną oraz uzyskać wszystkie niezbędne do realizacji inwestycji pozwolenia. Wnioskodawca powinien też dysponować analizą wariantową inwestycji. Gdy to wszystko jest przygotowane, składając projekt do konkursu, Wnioskodawca zapewnia sobie dobry start. • Najważniejsze jest we wniosku, żeby projekt dobrze opisać i pokazać uzasadnienie, motywację, dlaczego chcemy to robić, jakie to będzie miało wymierne efekty - tłumaczy Pan Kordecki. Błędem jest skupianie się tylko na problemie technicznym czy infrastrukturalnym. Należy się też odnieść do problemów społecznych, z których rozwiązaniem bądź załagodzeniem związana jest realizacja projektu. • Dobrą praktyką jest według Pana Kordeckiego powołanie w podmiocie ubiegającym się o środki unijne wydzielonego stanowiska lub działu, w którym będą pracować osoby zajmujące się jedynie przygotowaniem i prowadzeniem projektów współfinansowanych ze środków unijnych. • Projekt powinien się wpisywać we wszystkie dokumenty planistyczne w gminie, powiecie, województwie i musi być kompatybilny z pozostałymi dokumentami, które wynikają z prawodawstwa unijnego - radzi pan Kordecki. Należy się powoływać we wniosku na określone środowiskowych. dyrektywy unijne, szczególnie dotyczy to dyrektyw • Korzystając z informacji dostępnych w Internecie można napisać dobry projekt - • Ważne jest restrykcyjne przestrzeganie instrukcji wypełniania wniosku w trakcie opracowywania dokumentacji projektu. Poza tym, projekt powinien być napisany zdaniami krótkimi, niezłożonymi, komunikatywnymi - doradza pan Kordecki. przekonuje Pan Kordecki. Na przykład na stronach samorządów zamieszczane są opisy realizowanych przez nie projektów, co może stanowić inspiracje dla innych projektodawców. 44 5. Studium przypadku: Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe Województwa Warmińsko-Mazurskiego Tytuł projektu: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Doposażenie grupy operacyjnej Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w sprzęt specjalistyczny do ratownictwa ekologicznego na wodach otwartych” 6.2.2. Bezpieczeństwo ekologiczne Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe Województwa WarmińskoMazurskiego Olsztyn 340 320,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 272 256,00 PLN od 02.05.2009 do 30.11.2009 r. 5.1. Opis Beneficjenta Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe (WOPR) zostało powołane do istnienia 11 kwietnia 1962 r. Do roku 2002 było to stowarzyszenie kultury fizycznej, a następnie zostało przemianowane na specjalistyczne stowarzyszenie ratujące życie i zdrowie ludzkie, przechodząc jednocześnie pod opiekę Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. MSWiA sprawuje nadzór zarówno nad Wodnym Ochotniczym Pogotowiem Ratunkowym, jak i Tatrzańskim Ochotniczym Pogotowiem Ratunkowym oraz Górskim Ochotniczym Pogotowiem Ratunkowym. Zarząd główny WOPR ma swoją siedzibę w Warszawie, ponadto w każdym województwie utworzone są jednostki wojewódzkie, które sprawują pieczę nad podległymi im jednostkami terenowymi. Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe woj. warmińsko-mazurskiego jest właśnie taką jednostką wojewódzką i zarządza 15 jednostkami terenowymi. WOPR jest stowarzyszeniem, opierającym swoją działalność na pracy społecznej członków. Jednocześnie może też zatrudniać pracowników. Dochód z prowadzonej przez WOPR działalności gospodarczej służy realizacji celów statutowych. Pracami warmińsko-mazurskiego oddziału Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego kieruje Prezes Sławomir Gicewicz. W oddziale zatrudniony jest również wiceprezes Bogusław Kowalewski. Ponadto, z WOPR współpracuje 3 000 ochotników. Rocznie szkolonych jest przez oddział ok. 500 osób i ok. 400 osób odchodzi z WOPR – najczęściej jest to bowiem młodzież, która kończy szkoły średnie lub studia - wyjaśnia Pan Gicewicz. – Czasem wyjeżdżają do innego województwa i zasilają szeregi wolontariuszy tamtejszego oddziału wojewódzkiego. Głównym celem WOPR jest, jak zapisano w statucie organizacji, organizowanie pomocy oraz ratowanie osób, które uległy wypadkowi lub narażone są na niebezpieczeństwo utraty życia lub zdrowia na wodach. Cel ten jest realizowany m.in. poprzez: • • • • organizowanie wodnej służby ratowniczej, współdziałanie z organami władzy rządowej i samorządowej w zakresie bezpieczeństwa i porządku na wodach i ochronie środowiska wodnego, udział w akcjach ratowniczych podczas zagrożeń, katastrof i awarii na wodach, prowadzenie szkoleń dotyczących umiejętności ratowniczych. 45 Działalność WOPR jest współfinansowana ze środków MSWiA, które sprawuje również nadzór merytoryczny nad pracą organizacji. Ponadto WOPR współpracuje ze służbami związanymi z MSWiA, tj. policją, lotniczym pogotowiem ratunkowym. Współpracujemy także ze stowarzyszeniami, takimi jak Związek Harcerstwa Polskiego (ZHP), Polski Czerwony Krzyż (PCK), Ochotnicze Straże Pożarne, ponieważ mają pokrewne zadania statutowe - dodaje Pan Sławomir Gicewicz. 5.2. Charakterystyka projektu Projekt pt. „Doposażenie grupy operacyjnej Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego województwa warmińsko-mazurskiego w sprzęt specjalistyczny do ratownictwa ekologicznego na wodach otwartych” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 6 „Środowisko przyrodnicze”, Działanie 6.2 „Ochrona Środowiska przed zanieczyszczeniami i zniszczeniami”, Poddziałanie 6.2.2 „Bezpieczeństwo ekologiczne”. Instytucją Pośredniczącą dla Priorytetu VI „Środowisko przyrodnicze” RPO WiM jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie (dalej nazywany Funduszem). Realizacja projektu rozpoczęła się 2 maja 2009 r. Planowany termin rzeczowego i finansowego zakończenia realizacji projektu to 30 listopada 2009 r. Poprzez doposażenie WOPR woj. warmińsko-mazurskiego w sprzęt specjalistyczny do ratownictwa ekologicznego na wodach otwartych zostanie podniesione bezpieczeństwo i zwiększona ochrona zdrowia ludzkiego oraz skuteczność interwencji w przypadku zagrożenia środowiska naturalnego. Wyposażenie zakupione w tym projekcie pozwala na szybkie dotarcie do poszkodowanych lub na miejsce zagrożenia, udzielenie pomocy, a także zabezpieczenie akwenu w przypadku plam olejowych. Zakupiony w ramach projektu zestaw do ratownictwa ekologicznego na wodach otwartych obejmuje: • Łódź hybrydową z przyczepą podłodziową i zestawem rękawów sorbentowych; • Samochód terenowy wyposażony w nadbudowę, hak, wyciągarkę z płytą, kuwetę, lampę zespoloną, megaflesz, lampy obrotowe orurowanie 60, opony zimowe. Tabela 10. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Doposażenie grupy operacyjnej Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego województwa warmińsko-mazurskiego w sprzęt specjalistyczny do ratownictwa ekologicznego na wodach otwartych” Jednostka Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych Docelowa wartość miary Liczba osób Urząd Statystyczny w Olsztynie zabezpieczonych przed (turyści przebywający w osoby 970000.00 katastrofą w wyniku województwie w miesiącach realizacji projektu lipiec-sierpień) Wskaźniki Wielkie Jeziora Mazurskiedodatkowe Liczba akwenów 48 600 ha, w tym: j. Śniardwy zabezpieczonych przez 11 360ha, j. Jeziorak-4360ha; GUS ha zestaw ratownictwa j. Drwęckie-880,8ha; j. Krzyweekologicznego 412ha; j. Pluszne-908ha; Szlak Iława-Ostróda-46km Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Doposażenie grupy operacyjnej Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego województwa warmińsko-mazurskiego w sprzęt specjalistyczny do ratownictwa ekologicznego na wodach otwartych” 46 Projekt realizowany przez WOPR przy współudziale środków RPO WiM jest komplementarny z działalnością prowadzoną przez WOPR w zakresie ochrony zdrowia ludzkiego, w tym w szczególności z działaniami profilaktycznymi i szkoleniowymi dotyczącymi ratownictwa medycznego. Ten projekt jest pierwszym, na którego realizację WOPR ubiegał się o środki unijne. 5.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 5.3.1. Powstanie pomysłu na projekt WOPR jest organizacją powołaną w głównej mierze w celu pomocy i ratowania osób przebywających na wodach, których zdrowie lub życie narażone są na niebezpieczeństwo. Ochrona środowiska wodnego jest również częścią misji WOPR. Od 1962 r. zajmujemy się ratowaniem zdrowia i życia ludzkiego na wodach. Przy tej okazji bliskie są nam sprawy ekologii wodnej. Staramy się usuwać wszelkiego rodzaju zanieczyszczenia np. puszki po farbach, olejach, lodówki pływające w wodzie. W naszym statucie wpisane są działania ekologiczne - podkreśla Pan Gicewicz. Warmińsko-mazurski oddział WOPR zdecydował się zrealizować projekt dotyczący zakupu samochodu terenowego i łodzi hybrydowej z zestawem rękawów sorbentowych, ponieważ pojawiły się możliwości, żeby sfinansować te zakupy i należało z tego skorzystać - wyjaśnia Pan Kowalewski. - Skoro i tak jesteśmy na wodzie, to możemy przy pomocy zakupionego sprzętu doposażyć grupę, żebyśmy mogli zareagować w przypadkach zagrożenia ekologicznego. Gdy zdarzy się wywrotka łodzi, czy awaria sprzętu motorowego, a przy tym wyciek oleju, my możemy natychmiast zestawem rękawów sorbentowych tę plamę objąć i zabezpieczyć. Dalszej pomocy udzielają strażacy i inne siły fachowe. WOPR może dzięki sprzętowi zabezpieczyć powstały wyciek, tak żeby plama się nie rozprzestrzeniała. Przy okazji obecności na wodzie do celów ratowniczych, możemy przy okazji pełnić funkcję ochronną jeśli chodzi o ekologię - podkreśla Pan Kowalewski. Projekt od początku dotyczył zakupu łodzi hybrydowej z zestawem rękawów sorbentowych i samochodu terenowego. Prezesi chcieli zrealizować większy projekt i wyposażyć oddział w większą liczbę sprzętu, jednak ze względów finansowych zdecydowano się na zakup tylko 2 sprzętów. Projekt został przygotowany przez Pan Kowalewskiego i Pana Gicewicza w ok. miesiąc, ponieważ tyle minęło od powstania pomysłu i decyzji do złożenia wniosku w Funduszu. 5.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Pan Gicewicz i Pan Kowalewski o możliwości pozyskania dotacji na zakup samochodu i łódki dowiedzieli się z mediów. Najwięcej szczegółowych informacji uzyskali z Internetu. Pan Kowalewski uczestniczył w szkoleniu organizowanym przez Fundusz, dotyczącym podstawowych informacji na temat Poddziałania 6.2.2, co było bardzo pomocne do przygotowania wniosku. Opracowując projekt korzystano najczęściej ze strony internetowej Urzędu Marszałkowskiego i Funduszu. Na stronie Urzędu jest praktycznie wszystko - ocenia Pan Kowalewski. Jeśli nie znaleziono poszukiwanej informacji na witrynach internetowych dotyczących RPO WiM, Pan Kowalewski kontaktował się z Punktem Konsultacyjnym telefonicznie lub poprzez e-mail i tam zawsze uzyskiwał wyczerpującą informację. Również Pan Gicewicz wysoko ocenia kompetencje pracowników Funduszu. Dużą wagę przygotowujący projekt przywiązywali do instrukcji wypełniania wniosku oraz kryteriów wyboru projektów. Przygotowując projekt braliśmy pod uwagę kryteria oceny projektów – punkt po punkcie sprawdzaliśmy, co powinniśmy wpisać do projektu - wspomina Pan Gicewicz. Początkowo Pan Gicewicz musiał się przyzwyczaić do terminologii unijnej, która 47 wydawała się trudna i obca, ale dzięki wyjaśnieniom Pana Kowalewskiego niebawem przywykł do nowego słownictwa. 5.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Przygotowaniem projektu zajmowali się prezes Gicewicz i wiceprezes Kowalewski, którzy opracowali zarówno wniosek, jak i studium wykonalności. Wspólnie pracowaliśmy nad tym wnioskiem - opowiada Pan Gicewicz, który zajmował się techniczną stroną projektu. Natomiast Pan Kowalewski przygotowywał sam wniosek. Podział prac był uzasadniony doświadczeniem Wiceprezesa w sporządzaniu projektów unijnych oraz kompetencjami Pana Gicewicza w sporządzaniu dokumentacji technicznej. Zarówno Pan Gicewicz, jak i Pan Kowalewski zostawali po godzinach pracy, żeby przygotować ten projekt. Nie korzystano z pomocy żadnej firmy doradczej ze względu na brak środków na taki cel. To jest generalnie problem większości organizacji pozarządowych, które nie mają środków w budżecie na opłacenie firmy, która przygotowałaby taki projekt. A z drugiej strony, przy tak małym zatrudnieniu, nie stać ich na to, żeby taki wniosek przygotować - tłumaczy Pan Kowalewski. Po upływie około miesiąca czasu pracy, projekt został złożony do konkursu - dnia 8 września 2008 r. 5.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Projekt złożony we wrześniu został dość szybko oceniony przez Fundusz, lecz w wyniku oceny strategicznej znalazł się początkowo na liście rezerwowej na 6 miejscu z oceną końcową 79,26% (26,00 pkt). Jednakże 16 lutego 2009 r. WOPR otrzymał informację o możliwości otrzymania dofinansowania do projektu, gdyż w wyniku oszczędności poprzetargowych innych projektów realizowanych w ramach konkursu, pojawiły się dodatkowe środki w wysokości kwotowo pokrywającej wartość wniosku WOPRu. Fundusz zwrócił się do wszystkich którzy byli przed nami, ale to były większe projekty i odmówili - wspomina Pan Kowalewski. Przyznana dotacja pokryła się z wnioskowaną kwotą. 5.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie Podpisanie umowy odbyło się zgodnie z zapowiedzią ze strony Funduszu. Wyznaczony przez Fundusz termin okazał się dogodny z punktu widzenia wcześniej zakładanego harmonogramu realizacji projektu. W tym samym czasie kilka innych podmiotów również podpisywało umowy o dofinansowanie projektów. Zorganizowano uroczyste podpisanie umów z kilkunastoma podmiotami, które również otrzymały dofinansowanie do swoich projektów. 5.4. Realizacja i zakończenie projektu 5.4.1. Realizacja projektu Projekt nie zmieniał się w trakcie realizacji, a jego realizacja postępuje zgodnie z harmonogramem. Obecnie połowa projektu jest już zrealizowana – zakupiono samochód terenowy, a w najbliższym czasie zostanie rozstrzygnięty także drugi przetarg na zakup łodzi hybrydowej. 48 W realizację projektu zaangażowani są obydwaj prezesi warmińsko-mazurskiego WOPRu. Sami przygotowywali wniosek o płatność, co nie przysporzyło im większych trudności, gdyż dotyczył on tylko jednej faktury. Nie zdecydowali się nawet na uczestnictwo w szkoleniu na temat rozliczania projektu. Przygotowany przez WOPR wniosek o płatność został za pierwszym razem zaakceptowany i po 1,5 miesiąca wypłacono refundację. Umowa o dofinansowanie stanowi, że refundacja jest dokonywana do 3 miesięcy od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność, jednak dla organizacji pozarządowej, jaką jest WOPR, również oczekiwanie 1,5-miesięczne stanowiło problem, ponieważ zostało zablokowane wydawanie pieniędzy na koniec miesiąca, kiedy są wszystkie płatności - wyjaśnia Pan Gicewicz. Zarząd warmińsko-mazurskiego WOPR podzielił się sprawiedliwie pracą w projekcie: Pan Gicewicz zajmuje się kwestiami przetargowymi, natomiast Pan Kowalewski przygotowuje dokumentację, w tym wnioski o płatność. Jestem wiceprezesem Zarządu Głównego WOPR ds. sprzętu i biznesu. Dla całego WOPRu przeprowadzam przetargi na sprzęt, centralne przetargi na sprzęt zakupowany w Polsce - wyjaśnia Pan Sławomir Gicewicz. To wyjaśnia brak problemów przy prowadzeniu przetargów w projekcie. Do pierwszego przetargu zgłosiła się jedna firma, która wygrała go i dostarczyła samochód terenowy. Do drugiego przetargu zgłosiło się natomiast 3 oferentów. Dużą wagę obaj Prezesi przywiązują do szczegółowego zapoznania się z umową o dofinansowanie projektu. Nie wszystko z początku było w niej zrozumiałe, dlatego zwracano się o wyjaśnienie do Funduszu. Pan Gicewicz i Pan Kowalewski utrzymują kontakt telefoniczny oraz mailowy z Funduszem i są bardzo zadowoleni ze współpracy z tą Instytucją. Jedną z kwestii, poruszanych w rozmowach z Funduszem, była możliwość skorzystania z zaliczkowania projektu, na którą liczył WOPR. Jednak już w trakcie realizacji projektu Fundusz otrzymał od Urzędu Marszałkowskiego informację, że dla projektów o wartości dofinansowania nieprzekraczającej 500 000 PLN nie przewiduje się wnioskowania o płatność zaliczkową. Środki na realizację pierwszej części projektu pożyczone zostały z centrali WOPRu. 5.4.2. Ocena projektu przez Beneficjenta Pan Kowalewski przyznaje, że warmińsko-mazurskie WOPR nie zdecydowałoby się na kupno samochodu terenowego i łodzi hybrydowej z zestawem rękawów sorbentowych, gdyby nie otrzymało dotacji unijnej. Prezesi WOPR liczą także na to, że w przyszłości będą mogli skorzystać z dofinansowania do kolejnych zakupów, choć zastrzegają, że będą się uważnie przyglądać warunkom, na jakich udzielane będzie wsparcie. Obaj uważają, że procedura i wymagana dokumentacja powinna być dostosowane do typu i wielkości projektu oraz rodzaju wnioskodawcy. Na pewno nie będziemy składali na drobne rzeczy - zapewnia Pan Gicewicz. – Tylko realizacja dużych projektów w naszym przypadku ma rację bytu. Dla takich organizacji jak WOPR, które jest stowarzyszeniem i nie obraca dużymi pieniędzmi, istotne jest też zaliczkowanie projektu. 5.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta • Ważne jest, żeby dopytywać Instytucję Wdrażającą dane Poddziałanie programu w niezrozumiałych i niejasnych kwestiach. Trzeba zadawać pytania w takich strategicznych sprawach jak np. przekazywanie środków, okresu oczekiwania na środki. Trzeba być bardzo dociekliwym - podkreśla Pan Kowalewski. • Uważnie należy przestudiować również dokumenty udostępnione przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. Dokumenty związane z wypełnianiem wniosku należy przeczytać „od A do Z”. Istotne jest to, jak wniosek będzie oceniany, co będzie we wniosku oceniane i w jakiej kolejności, ponieważ to jest pierwszy próg - wskazuje Pan Gicewicz. Wniosek należy przygotowywać odnosząc się do kryteriów oceny projektów 49 oraz ściśle przestrzegać zapisów zawartych w instrukcji wypełniania wniosku. • Warto też być przewidującym i kalkulować, w jaki sposób instytucja może sobie pozwolić na realizację projektu i zgromadzenia niezbędnych na ten cel środków. 50 6. Studium przypadku: Mazurskie Centrum Zdrowia Zakład Opieki Zdrowotnej w Ełku - „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. Tytuł projektu: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Wyposażenie Mazurskiego Centrum Zdrowia ZOZ w Ełku – „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. w nowoczesną aparaturę do diagnostyki obrazowej 3.2.1. Infrastruktura ochrony zdrowia Mazurskie Centrum Zdrowia Zakład Opieki Zdrowotnej w Ełku – „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. Ełk 1 435 455,54 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR 1 148 364,43 PLN Od 03.07.2009 r. do 30.11.2009 r. 6.1. Opis Beneficjenta Mazurskie Centrum Zdrowia Zakład Opieki Zdrowotnej w Ełku - „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. (zwane dalej MCZ w Ełku) zostało powołane do istnienia uchwałą Rady Powiatu Ełckiego 12 lipca 2000 r. i jest spółką o charakterze użyteczności publicznej. Spółka następnie uchwaliła powołanie Zakładu Opieki Zdrowotnej, który jest zakładem niepublicznym. W tej chwili właścicielem Spółki jest w 100% Miasto Gmina Ełk. Władze spółki składają się ze: Zgromadzenia Wspólników, na którego czele stoi Prezydent Miasta Gminy Ełk, pan Tomasz Andrukiewicz; Rady Nadzorczej, którego przewodniczącym jest Pan Wojciech Jassak; Zarządu, którego prezesem jest Pan Andrzej Bujnowski, pełniący również funkcję Dyrektora MCZ w Ełku. MCZ w Ełku działa w publicznym systemie ochrony zdrowia na terenie powiatu ełckiego. Z usług zdrowotnych MCZ w Ełku korzystają również mieszkańcy innych mazurskich powiatów. MCZ w Ełku działa jako szpital oraz zespół specjalistycznych poradni, skupiając się na kardiologii, chirurgii, rehabilitacji leczniczej w tym kardiologicznej i neurologicznej, onkologii, kompleksowej opiece nad matką i dzieckiem oraz opiece długoterminowej. Szpital Pro-Medica posiada status szpitala akredytowanego, nadany przez Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia. MCZ w Ełku stale doskonali swoje możliwości diagnostyczne, dynamicznie rozwija zabiegi w zakresie chirurgii, ortopedii, ginekologii małoinwazyjnej, dzięki którym pacjenci odczuwają znikome dolegliwości bólowe i bardzo szybko opuszczają po zabiegach szpital. Przeniesienie MCZ w Ełku do nowego budynku kosztowało 14 mln PLN, co w całości pokrył samorząd. W ciągu następnych 5 lat MCZ w Ełku będzie uzupełniać bazę diagnostyczną o aparaturę najnowszej generacji pozwalającą na szybką i pewną diagnozę; doskonalić i rozszerzać spektrum zabiegów i operacji przy użyciu technik małoinwazyjnych; rozwijać i uzupełniać wyposażenie do radiologii interwencyjnej i innych dziedzin. 6.2. Charakterystyka projektu 51 Projekt pt. „Wyposażenie Mazurskiego Centrum Zdrowia ZOZ w Ełku – „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. w nowoczesną aparaturę do diagnostyki obrazowej” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 3 „Infrastruktura społeczna”, Działanie 3.2. „Wysoki poziom zabezpieczenia i dostępności medycznej i opiekuńczej”, Poddziałanie 3.2.1. „Infrastruktura ochrony zdrowia”. Instytucją wdrażającą Oś Priorytetową „Infrastruktura społeczna” jest Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Realizacja projektu rozpoczęła się 3 lipca 2009 r. Planowany termin rzeczowego i finansowego zakończenia realizacji projektu to 30 listopada 2009 r. Celem projektu jest zapewnienie mieszkańcom Mazur wysokiej jakości diagnostyki obrazowej, która umożliwi otrzymanie i przekazywanie cyfrowego obrazu badań. Dzięki realizacji projektu Mazurskiego Centrum Zdrowia ZOZ w Ełku – „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. zostanie doposażone w nowoczesny sprzęt: • Uniwersalny zestaw RTG zdalnie sterowany do fluoroskopii, radiografii i zdjęć płucnych oraz kostnych do szpitala przy ul. Baranki 24; • Zestaw RTG do przychodni specjalistycznej przy ul. Konopnickiej, przystosowany do zdjęć płucnych i kostnych; • Aparat USG z funkcją Dopler kolor, Dopler spektralny pulsacyjny, Power Dopler z oznaczeniem kierunku przepływu; • System pośredniej radiografii cyfrowej. Tabela 11. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Wyposażenie Mazurskiego Centrum Zdrowia ZOZ w Ełku – „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. w nowoczesną aparaturę do diagnostyki obrazowej” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu Liczba doposażonych instytucji ochrony zdrowia 1 Mazurskiego Centrum Zdrowia w Ełku Wskaźniki Liczba specjalistycznego sprzętu medycznego szt. produktu dostępnego w regionalnych i ponadlokalnych 3 Ewidencja środków placówkach opieki zdrowotnej trwałych Mazurskiego Liczba zakupionego sprzętu/aparatury Centrum Zdrowia w Ełku 47 medycznej Rejestr Usług Potencjalna liczba specjalistycznych badań Medycznych, ewidencja Wskaźniki medycznych przeprowadzonych sprzętem wykonanych badań w szt/rok 7625 rezultatu zakupionym w wyniku realizacji projektu Mazurskim Centrum Zdrowia w Ełku Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Wyposażenie Mazurskiego Centrum Zdrowia ZOZ w Ełku – „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. w nowoczesną aparaturę do diagnostyki obrazowej” Projekt jest wynikiem wdrożenia kompleksowej strategii poprawy usług diagnostycznych i leczniczych w MCZ w Ełku poprzez zakup nowoczesnej aparatury oraz podniesienie kwalifikacji personelu medycznego. Jest on komplementarny z projektem dotyczącym podniesienia jakości diagnostyki endoskopowej, który został zrealizowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego/Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Projekt ten był pierwszym realizowanym przez MCZ w Ełku projektem współfinansowanym ze źródeł zewnętrznych. Projekt „Mazurskie Centrum Zdrowia Zakład Opieki Zdrowotnej w Ełku - „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o.” był składany do jednego konkursu i za pierwszym razem udało się uzyskać dotację na jego realizację. Osobą kierującą pracami w projekcie jest Pan Tomasz Formejster, specjalista ds. zamówień publicznych zatrudniony w Dziale Zaopatrzenia MCZ w Ełku. 52 6.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 6.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Inwestycja w wymianę RTG była planowana jeszcze przed ogłoszeniem konkursu. Projekt MCZ w Ełku dotyczy, przytaczając słowa Pana Tomasza Formejstera, wymiany przestarzałego sprzętu RTG i USG na nowy. Dotychczas używany sprzęt RTG był wyeksploatowany i liczył 19 lat, natomiast USG – 10 lat. Sanepid przy każdej kontroli zalecał wymienienie tego sprzętu na nowy - wspomina Pan Tomasz Formejster. MCZ w Ełku nie miało jednak na ten cel wystarczających środków. Rozmiar inwestycji przekraczał możliwości finansowe spółki - mówi Pan Andrzej Bujnowski. Okazją do uzyskania dofinansowania zakupu tych urządzeń stało się ogłoszenie konkursu w ramach Poddziałania 3.2.1 RPO WiM. Dzięki konkursowi i możliwościom jakie stworzył, oprócz wymiany sprzętu RTG, zdecydowano się rozszerzyć projekt o wymianę aparatu USG. Zakupiony sprzęt jest nowoczesny i obecnie wiele jednostek medycznych w regionie dysponuje urządzeniami o zbliżonych parametrach technicznych. Zakres projektu zmieniał się jeszcze w trakcie przygotowywania wniosku. Początkowo planowano realizację dodatkowego modułu dotyczącego przesyłania danych, a w jego ramach zakupu serwerów i baz danych. Moduł ten polegał na stworzeniu możliwości przesyłania danych z dwóch pracowni RTG do wspólnego serwera, a potem przekazywanie ich także innym placówkom. Jednak w trakcie konkursu wystąpiliśmy z zapytaniem do Urzędu Marszałkowskiego o ten moduł i okazało się, że będzie on kosztem niekwalifikowanym - opowiada Pan Tomasz Formejster. Do Urzędu Marszałkowskiego zwrócono się w pierwszej kolejności telefonicznie, a potem pisemnie i otrzymano informację wskazującą punkt w regulaminie wykluczający ten wydatek z dofinansowania. MCZ w Ełku jest zdecydowane zrealizować ten moduł we własnym zakresie. 6.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Szukając zewnętrznych źródeł finansowania planowanych inwestycji pracownicy MCZ w Ełku natknęli się na informacje prasowe dotyczące konkursu w ramach Poddziałania 3.2.1. Infrastruktura ochrony zdrowia w RPO Warmia i Mazury. Jako bardzo pomocne ocenia Pan Tomasz Formejster również portale internetowe poświęcone środkom unijnym, zarówno ogólny Portal Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (www.funduszeeuropejskie.gov.pl), jak i stronę internetową RPO WiM, stworzoną przez Urząd Marszałkowski (www.rpo.warmia.mazury.pl). Pan Andrzej Bujnowski zwraca uwagę na przejrzystość witryny RPO WiM. Większość informacji, których poszukiwaliśmy, udało nam się znaleźć na stronie internetowej Urzędu - dodaje Pan Bujnowski, co jest bardzo dużym plusem. Dopiero w kwestiach szczegółowych MCZ w Ełku kontaktowało się z Urzędem Marszałkowskim, który skutecznie rozwiewał wątpliwości pytających. 6.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Początkowo prace nad przygotowaniem wniosku o dofinansowanie projektu miał wykonać Urząd Miasta, lecz już w trakcie konkursu okazało się, że MCZ w Ełku musi samo sporządzić projekt, więc zdecydowano się na pomoc firmy doradczej. Ze względu na zaistniałą sytuację firma 53 miała mało czasu na przygotowanie projektu, a prace trwały jeszcze na dzień przed złożeniem wniosku - wspomina Pan Formejster. Krótki okres czasowy na przygotowanie wniosku miał niestety negatywny wpływ na jakość przygotowanej dokumentacji, co przełożyło się na problemy w realizacji projektu, a wynikało z drobnych omyłek pisarskich, przy opisie parametrów urządzeń. MCZ w Ełku współpracę z firmą doradczą ocenia jako wzorową, zważywszy na fakt, że na 3 złożone z pomocą tej firmy projekty, wszystkie 3 dostały dofinansowanie: z Mechanizmu Finansowego EOG, z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 oraz z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. MCZ w Ełku zdecydowało się na współpracę z firmą doradczą ze względu na bardzo dobre warunki finansowe i organizacyjne zaoferowane przez nią. Firma jest skuteczna i niedroga - podkreśla Pan Andrzej Bujnowski. Prezes wyklucza możliwość stworzenia zespołu do pozyskiwania środków unijnych i realizacji projektów, ponieważ warunki finansowe nam nie pozwalają na stałe utrzymywanie pracownika na takim stanowisku przy niedużej liczbie projektów, jaką realizujemy - podkreśla Pan Bujnowski. Zastrzega jednak, że przy większej liczbie projektów zdecydowałbym się na zatrudnienie kogoś na stałe. Firma doradcza sporządziła studium wykonalności i wniosek. W zakres jej obowiązków weszło również przygotowanie wszelkich ewentualnych uzupełnień i poprawek, których zażądać mogła Instytucja Zarządzająca (Urząd Marszałkowski). Natomiast ze strony MCZ w Ełku, nad przygotowaniem projektu czuwała wyznaczona osoba, która dostarczała firmie potrzebne do sporządzenia dokumentacji informacje, zbierane m.in. od diagnostyków obrazowych, działu kadr, księgowych i prezesa. W tej chwili projekt jest realizowany samodzielnie przez Beneficjenta, ale MCZ w Ełku zagwarantowało sobie ten komfort, że w razie problemów może zwrócić się o pomoc do firmy doradczej, która przygotowywała projekt. Mimo dużej pomocy ze strony firmy doradczej, Pan Formejster, który nadzorował pracę nad wnioskiem, także angażował się w przygotowanie projektu. Sprawdzał informacje i aktualności związane z konkursem na stronie internetowej RPO WiM, kontaktował się również telefonicznie i poprzez e-mail z Urzędem Marszałkowskim. Obie formy pozyskiwania informacji ocenia jako efektywne. Pan Formejster bardzo chwali jakość portalu RPO WiM, na którym zawsze znajdował poszukiwane informacje. Jako dobre źródło informacji ocenia Newsletter portalu RPO WiM, w którym publikowane są wszystkie informacje o nowościach i aktualnościach w serwisie. Zarówno Pan Formejster, jak i Pan Bujnowski uczestniczyli w szkoleniach organizowanych przez Urząd Marszałkowski i dobrze je oceniają. Szkolenia dawały ogólny ogląd możliwości wykorzystania środków finansowych z UE - dodaje Pan Bujnowski. 6.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Wniosek został złożony do konkursu 26 września 2008 r. Dnia 27 października 2008 r. zakończono weryfikację formalną wniosku. Projekt oceniono jako niekompletny i zawierający możliwe do poprawienia uchybienia formalne, dotyczące zarówno wniosku, jak i załączników: nie został złożony w formie trwale spiętej, niewłaściwie zostały określone produkty i rezultaty projektu oraz wskaźniki, nie załączono oświadczenia zobowiązującego do przeprowadzenia procedury oceny oddziaływania na środowisko, aktualnego odpisu KRS, nie uzasadniono braku możliwości odzyskania podatku VAT, błędnie ponumerowano strony w załącznikach. Poza tym, według oceniających poszczególne punkty we wniosku nie były ze sobą spójne. Po dokonaniu poprawek formalnych projekt skierowano do weryfikacji merytorycznej, która została zakończona 5 stycznia 2009 r., a w jej wyniku projekt otrzymał 75,50 pkt (94,37% maksymalnej liczby punktów). Dnia 14 stycznia Beneficjent otrzymał informację, że projekt 54 zdobył 90,50 pkt (90,50 %) oceny końcowej i został wybrany do dofinansowania. 6.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie Informacja o przyznaniu dofinansowania została przekazana MCZ w Ełku przez Urząd Marszałkowski w połowie stycznia 2009 r., a podpisanie umowy o dofinansowanie projektu odbyło się bez opóźnień w lutym. Jednakże w dniu podpisywania umowy pojawiły się drobne trudności związane z koniecznością dostarczenia aktualnego odpisu z KRS, co zostało szybko uzupełnione przez Pana Andrzeja Bujnowskiego. 6.4. Realizacja i zakończenie projektu 6.4.1. Realizacja projektu Realizacją projektu zajmują się przede wszystkim 2 osoby: Pan Formejster, który zarządza projektem i osoba z księgowości, która sprawdza wnioski o płatność od strony finansowej. Osoba ta jest przygotowana do pełnienia swojej roli w projekcie przez uczestnictwo w stosownych szkoleniach i seminariach dotyczących rozliczania projektu. Beneficjent w sprawie realizacji projektu kontaktuje się w Urzędzie Marszałkowskim z 3 osobami, z których jedna zajmuje się kontrolą, druga rozliczaniem, a trzecia ogólnie projektami z tego Działania. Pan Formejster ocenia działania Urzędu jako bardzo profesjonalne i rzetelnie wykonywane, choć przyznaje, że czasem ma trudności z dodzwonieniem się do Urzędu. Nawet jeśli ktoś z Urzędu miał jakieś wątpliwości w kwestii, o którą pytałem, to dowiadywał się, jak daną trudność rozwiązać, konsultując problem w szerszym gronie - mówi Pan Formejster. Pan Formejster, jako koordynator projektu, brał udział w kilku szkoleniach na temat RPO, zorganizowanych przez Urząd Marszałkowski. Były to zarówno szkolenia ogólne dotyczące konkursu w ramach RPO WiM, jak i szkolenia z zamówień publicznych, realizacji projektów i płatności. Jakość szkoleń ewoluowała w czasie - ocenia Pan Formejster. - Początkowo szkolenia były bardzo ogólnikowe, przekazywane informacje nie były jasne, dużo osób wychodziło z wieloma wątpliwościami. Ale już szkolenie dotyczące płatności było lepsze – było na nim to, czego uczestnicy oczekiwali, czyli przykłady postępowania. Omówiono na nim jak krok po kroku należy wypełnić wniosek o płatność. Pan Formejster przeczytał umowę o dofinansowanie projektu w interesujących go fragmentach, lecz twierdzi, że jest ona zbyt skomplikowana. Tym niemniej podkreśla, że umowę należy dokładnie przeczytać przed podpisaniem. Do umowy o dofinansowanie projektu MCZ w Ełku zawarto już aneksy. Jeden z nich dotyczy zmiany rozporządzenia odnośnie początku realizacji projektu (rozpoczęcie okresu kwalifikowalności kosztów w projekcie), drugi aneks odnosi się do sposobów przesyłania płatności (tylko w wersji elektronicznej, bez papierowej), a trzeci aneks dotyczył wydłużenia terminu realizacji projektu - mówi Pan Formejster. Beneficjent przedłużył realizację projektu do 15 listopada 2009 r. (finansowe zakończenie: 30 listopada 2009 r.). MCZ w Ełku jak dotąd złożyło jedynie wniosek o płatność obejmujący koszt przygotowania projektu. Urząd Marszałkowski zgłosił uchybienia do wniosku i obecnie jest on już po raz trzeci poprawiany przez MCZ w Ełku. Za pierwszym razem poprawki dotyczyły błędnego opisu faktury, nieprawidłowego wypełnienia kolumny w Zestawieniu dokumentów i Postępie rzeczowofinansowym realizacji projektu, niepoprawnej daty oraz błędnego nr NIP w protokole odbioru prac. Poprawiony wniosek MCZ w Ełku przesłało do Urzędu, jednak znowu otrzymała pismo 55 z poprawkami do wniosku. Tym razem dotyczyły one jedynie nieprawidłowego opisu faktury. Faktura została opisana zgodnie z wymogami i wraz z nową wersją wniosku przesłana do Urzędu. Kolejne poprawki dotyczące wniosku o płatność były również niewielkie: brak potwierdzenia faktury za zgodność z oryginałem i brak podpisu jednego z dyrektorów pod wnioskiem o płatność. Przetarg na zakup planowanych w projekcie urządzeń nie został jeszcze rozstrzygnięty. Beneficjent nie korzysta z zaliczek. Do czasu refundacji projekt będzie finansowany z kredytu, ponieważ MCZ w Ełku nie dysponuje dostatecznymi środkami własnymi na pokrycie całości wydatków. W tej chwili Projekt jest od 2,5 miesiąca na etapie kontroli dokumentów przetargowych względem studium wykonalności. Wątpliwości Urzędu Marszałkowskiego budzą nieścisłości, które zdaniem Pana Formejstera dotyczą przede wszystkim błędów pisarskich popełnionych w dokumentacji projektowej, przygotowywanej w niezwykle szybkim tempie. 6.4.2. Ocena projektu przez Beneficjenta MCZ w Ełku zbiera doświadczenia z realizacji projektów dofinansowanych z różnych programów unijnych i nadal chce kontynuować finansowanie inwestycji przy ich wsparciu. Dzięki wysokiej skuteczności firmy doradczej, która przygotowuje MCZ w Ełku wnioski o dofinansowanie i studia wykonalności oraz jej pomocy na etapie oceny projektów, MCZ w Ełku może się już pochwalić 3 zdobytymi dotacjami i planuje ubieganie się o następne: Chcielibyśmy pozyskać dofinansowanie również na działalność zabiegową - mówi Pan Andrzej Bujnowski. 6.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta . • Im większe zaangażowanie potencjalnego Beneficjenta w prace nad projektem przygotowywanym w głównej mierze przez firmę doradczą, tym szanse uzyskania dotacji są większe. Ważne jakimi danymi zasilimy firmę doradczą - dodaje Pan Formejster - ponieważ jakość tych danych jest bardzo ważna dla jakości projektu. • Pan Formejster, kierujący realizacją projektu uważa, że jedna osoba jest w stanie poradzić sobie z monitorowaniem realizacji projektu, sprawozdawczością i rozliczaniem, pod warunkiem, że mogłaby się zajmować wyłącznie tym i nie miała nic więcej w zakresie swoich obowiązków. • Dyrektor MCZ w Ełku, Pan Andrzej Bujnowski podkreśla dodatkowe korzyści wynikające z angażowania się w realizację projektów unijnych: Gdy zaczęliśmy realizować projekt z EOG, to zmieniło się nam podejście do zarządzania inwestycjami, upodobniając się do podejścia do zarządzania projektami. Czyli jest jedna osoba główna, która pilnuje wszystkich rzeczy i krąg osób, dla których rozpisane są konkretne zadania. Takie podejście do inwestycji jest zdaniem dyrektora MCZ w Ełku bardzo efektywne. Warunki realizowania kolejnych projektów wymusiły na nas tę zmianę, którą w tej chwili oceniam jako pozytywną - dodaje Pan Bujnowski. • Dyrektor spółki MCZ w Ełku przestrzega przed wpadnięciem w pułapkę zbyt szczegółowego opisania przedmiotu projektu poprzez zawężenie parametrów urządzenia opisywanego w przedmiocie zamówienia. W obszarze urządzeń służących ratowaniu zdrowia jest, jak mało gdzie, wielka różnorodność parametrów opisujących dane urządzenie, tak że kierując się samymi/pojedynczymi parametrami nie do końca można stwierdzić, że dany sprzęt jest najlepszy - mówi Pan Bujnowski. 56 -Dopiero zespół parametrów daje tę możliwość. 57 Studia przypadków - Przedsiębiorcy 58 7. Studium przypadku: PREFABET Ełk Tytuł projektu 1.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 2.: Działanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Termomodernizacja budynków produkcyjnych” 1.1.5. Wsparcie MŚP – promocja produktów i procesów przyjaznych dla środowiska Prefabet Ełk Sp. z o.o. Ełk 6 903 847,67 PLN, dofinansowanie z EFRR i Budżetu Państwa 935 945,77 PLN 10.09.2008 – 30.11.2009 16 „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” 1.1.7. Dotacje inwestycyjne dla mikroprzedsiębiorstw i sektora MŚP w zakresie innowacji i nowych technologii Prefabet Ełk Sp. z o.o. Ełk 1 921 500,00 PLN, dofinansowanie z EFRR i Budżetu Państwa 691 665,00 PLN 28.05.2009 – 17.12.2009 17 7.1. Opis Beneficjenta Prefabet Ełk Spółka z o.o. rozpoczęła działalność 20 stycznia 1997 r. Początkowo firma dzierżawiła budynki produkcyjne i niezbędny teren od syndyka masy upadłościowej Przedsiębiorstwa Przemysłu Betonów Prefabet-Ełk. W czerwcu 1997 r. zakupiono budynki produkcyjne i pomocnicze na własność, a teren o wielkości 6 ha przejęto w wieczyste użytkowanie. Spółka Prefabet Ełk zajmuje się produkcją prefabrykowanych elementów dla budownictwa mieszkalnego, przemysłowego, użyteczności publicznej, drogownictwa i systemów kanalizacji. Produkuje się tu też beton towarowy (ok. 30 % produkcji) oraz zbrojenia. Ponadto firma zajmuje się montażem elementów bezpośrednio na placach budów i prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Zakupiony zakład był mocno zdewastowany i wymagał ogromnych nakładów inwestycyjnych. W okresie rozruchu przedsiębiorstwo wytwarzało kilka sztuk prefabrykatów dziennie, obecnie są to setki elementów. Rozwój ten możliwy był przede wszystkim dzięki determinacji załogi i systematycznym inwestycjom w maszyny i urządzenia produkcyjne, remontom, a także ciągłemu doskonaleniu kadry inżynieryjnej i produkcyjnej. Kondycja finansowa firmy jest dobra. Zachowana jest płynność finansowa, zaś zatrudnienie i średnia płaca rosną z roku na rok. Na wizerunek firmy pracuje obecnie ponad 120 osób. Swoją pozycję na rynku prefabrykatów Spółka zawdzięcza wysokim kwalifikacjom pracowników, dbałości o jakość i sprawną realizację zamówień, jak również ciągłym inwestycjom w nowoczesny park maszynowy. Produkowane wyroby posiadają certyfikaty uprawniające do oznaczania ich znakiem bezpieczeństwa „B” oraz Znak Zgodności z Polską Normą i niezbędne aprobaty techniczne. Spółka współpracuje z licznymi organizacjami branżowymi, m.in. ze Stowarzyszeniem Producentów Betonów w Warszawie, którego jest członkiem, Naczelną Organizacją Techniczną w Warszawie i Centralnym Ośrodkiem Badawczo-Rozwojowym Przemysłu Betonów "CEBET" 16 17 Zakończenie finansowe realizacji projektu: 31.12.2009 r. Zakończenie finansowe realizacji projektu: 31.12.2009 r. 59 w Warszawie. W ramach tej współpracy uczestniczy w szkoleniach i kursach w kraju oraz za granicą, a także realizuje projekty naukowe w zakresie nowych zastosowań betonu. Prefabet Ełk jest ponadto członkiem Olsztyńskiej Izby Budowlanej. Wśród klientów przedsiębiorstwa największą grupę stanowią firmy działające w centrum kraju – 55%. Kolejne 40% to firmy działające w regionie. Ostatnią grupą są klienci indywidualni (osoby fizyczne) – 5 %. Prezesem Zarządu Spółki jest Pani Krystyna Jelska, natomiast wiceprezesem jest Pan Franciszek Żełtok. 7.2. Charakterystyka projektów Projekt 1 „Termomodernizacja budynków produkcyjnych” Projekt pt. „Termomodernizacja budynków produkcyjnych” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 1 „Przedsiębiorczość”, Działania 1.1 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw”, Poddziałania 1.1.5 „Wsparcie MŚP – promocja produktów i procesów przyjaznych dla środowiska”. Instytucją Pośredniczącą II stopnia jest Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Realizacja projektu rozpoczęła się 10 września 2008 r. Planowany termin rzeczowego zakończenia realizacji projektu to 30 listopada 2009 r., natomiast przewidywany termin finansowego zakończenia określono na dzień 31 grudnia 2009 r. Celem projektu jest przebudowa gospodarki cieplnej przedsiębiorstwa poprzez ograniczenie energochłonności budynków produkcyjnych i wykorzystanie odnawialnych źródeł energii. Realizacja projektu ma się przyczynić do osiągnięcia celów szczegółowych, takich jak: • zdobycie istotnej pozycji na rynku poprzez podwyższenie konkurencyjności i poprawę wizerunku firmy, • rozwój firmy dzięki realizacji zamówień również w okresie zimowym, • obniżenie kosztów działalności firmy, • poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników, • zmniejszenie zanieczyszczenia środowiska (redukcja emisji dwutlenku siarki, tlenku azotu, pyłów, dwutlenku węgla oraz zmiana ilości wytwarzanych odpadów w postaci szlaki). W ramach projektu przewidziano budowę nowej kotłowni przy budynkach produkcyjnych oraz docieplenie budynków zakładu, tj. hali produkcyjnej, zbrojarni, węzła betoniarskiego, warsztatów i części socjalnej z laboratorium. Projekt obejmuje poza tym zmniejszenie powierzchni okien oraz montaż okien nowej generacji o małym współczynniku przepuszczalności, wymianę wrót, montaż solarów słonecznych na dachach obiektów produkcyjnych do podgrzania wody do celów technologicznych i socjalnych, jak również budowę instalacji rozprowadzającej. Dzięki realizacji projektu Prefabet Ełk będzie emitować o 2394,65 ton zanieczyszczeń mniej oraz wytworzy 195 ton mniej odpadów. Tabela 12. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu„Termomodernizacja budynków produkcyjnych” Jednostka Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary Wskaźniki produktu Liczba MŚP, które otrzymały wsparcie na promocję produktów i procesów przyjaznych środowisku Wskaźniki rezultatu Zmiana emisji głównych zanieczyszczeń powietrza: dwutlenku siarki, tlenku azotu, pyłów, dwutlenku węgla Zmiana ilości wytworzonych odpadów Umowa projektu szt. Obliczenia własne tony Obliczenia własne tony Docelowa wartość 1 2394,65 195,00 Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu„Termomodernizacja budynków produkcyjnych” 60 Całkowita wartość projektu wynosi 6 903 847,67 PLN, z czego wydatki kwalifikowane to 1 871 891,54 PLN. Kwota dofinansowania w formie dotacji rozwojowej wynosi 935 945,77 PLN. Projekt 2 „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” Projekt pt. „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” dofinansowany jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Osi Priorytetowej 1 „Przedsiębiorczość”, Działania 1.1 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw”, Poddziałania 1.1.7 „Dotacje inwestycyjne dla mikroprzedsiębiorstw i sektora MŚP w zakresie innowacji i nowych technologii”. Instytucją Pośredniczącą II stopnia jest Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Realizacja projektu rozpoczęła się 28 maja 2009 r. Planowany termin rzeczowego zakończenia realizacji projektu to 17 grudnia 2009 r., natomiast przewidywany termin finansowego zakończenia to 31 grudnia 2009 r. Celem projektu jest ograniczenie zużycia surowców naturalnych oraz zmniejszenie ilości odpadów. Efekt ten ma być uzyskany poprzez uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu powstającego w trakcie wytwarzania prefabrykatów. Część linii przeznaczona będzie do recyklingu wody i kruszywa uzyskanych z płukania betonowni i betonowozów oraz pomp do podawania betonu. Projekt będzie miał wpływ na wzrost konkurencyjności gospodarki - w wyniku realizacji projektu zatrudnienie w firmie zwiększy się o 6 stanowisk. Natomiast poprawa jakości środowiska przełoży się w dłuższym okresie na wyższą atrakcyjność województwa jako miejsca pracy i życia. Wreszcie, zmniejszenie ilości używanych surowców przyczyni się do obniżenia kosztów działalności firmy i poprawy jej wizerunku, a w konsekwencji przełoży się na długofalowy, zrównoważony rozwój. Tabela 13. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu„Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” Jednostka Docelowa Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych miary wartość Liczba projektów z zakresu bezpośredniego Podpisana umowa z wsparcia inwestycyjnego dla przedsiębiorstw – szt. 1 WMARR SA średnie przedsiębiorstwa Wskaźniki produktu Wartość zakupionych środków trwałych/ Podpisane umowy z wartości niematerialnych i prawnych służących PLN 1 383 330 dostawcami wdrożeniu projektu Dokumentacja Zmiana materiałochłonności wewnętrzna zużywanych kg 3 960 000 kruszyw Dokumentacja zakładowej Wskaźniki Liczba nowych produktów/ usług szt. 1 kontroli jakości rezultatu Liczba utworzonych miejsc pracy dla kobiet 3 Sprawozdanie ZUA i DRA Liczba utworzonych miejsc pracy dla mężczyzn szt. 3 składane do ZUS Łączna liczba utworzonych miejsc pracy 6 Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” Całkowita wartość projektu wynosi 1 921 500,00 PLN, z czego wydatki kwalifikowane to 1 383 330,00 PLN. Kwota dofinansowania w formie dotacji rozwojowej wynosi 691 665,00 PLN. Oba projekty są zgodne ze Strategią Rozwoju Województwa Warmińsko-Mazurskiego do 2020 roku, której celem głównym jest spójność ekonomiczna, społeczna i przestrzenna Warmii i Mazur z regionami Europy. Nawiązanie do Strategii widoczne jest w dwóch obszarach działań. W ramach priorytetu strategicznego „Otwarte społeczeństwo” realizowany jest cel operacyjny 61 „Poprawa jakości i ochrony środowiska”, co jest zasadniczą kwestią w obu projektach. Ponadto w zakresie przedmiotowym Projektu 2 mieści się wzrost liczby miejsc pracy, czyli cel operacyjny priorytetu strategicznego „Konkurencyjna gospodarka”. Redukcja zanieczyszczenia powietrza, wód i gleby to także jedno z założeń Strategii Zrównoważonego Rozwoju Ełku. Osiągnięcie tego celu wymaga wprowadzenia zmian technologicznych zapobiegających powstawaniu odpadów oraz zapewniających ich wykorzystanie w procesach produkcji firm działających na terenie powiatu. Omawiane projekty bezpośrednio przyczyniają się do realizacji tych działań. Ponadto projekty nawiązują do celów Programu Rozwoju Lokalnego Ełku na lata 2004-2016, zakładającego podniesienie walorów przyrodniczych miasta dzięki likwidacji zagrożeń środowiska naturalnego, w tym ograniczeniu ilości odpadów i ich gospodarczemu wykorzystaniu. 7.3. Ścieżka ubiegania się o dotacje 7.3.1. Powstanie pomysłów na projekty Potrzeba wykonania termomodernizacji istniała od początku działalności firmy. Budynki zakładu zostały zakupione od syndyka masy upadłościowej Przedsiębiorstwa Przemysłu Betonów „Prefabet-Ełk” w stanie, który Pani Prezes Zarządu Krystyna Jelska określa jako „tragiczny”. Zakład wyglądał jak muzeum realnego socjalizmu - żartuje Pani Jelska. Na hali i w zbrojarni brakowało 80% szyb, wszystkie dachy przeciekały. W pierwszej kolejności przeprowadzono modernizację węzła betoniarskiego. Przez okres funkcjonowania Spółki uzupełniono szyby, a dachy ocieplono i pokryto papą termozgrzewalną. Ocieplono także budynek administracyjny oraz wymieniono w nim okna i drzwi. Przed realizacją projektu ściany w budynkach produkcyjnych były w 80% przeszklone pojedynczą szybą, natomiast pozostałe 20% to była płyta betonowa o grubości 10 cm. Ze względu na zbyt wysokie koszty, produkcja w okresie obniżonych temperatur była minimalizowana. Przestarzały system ogrzewania był nieprzyjazny dla środowiska. Dodatkowe koszty wynikały ze strat ciepła dostarczanego z kotłowni oddalonej od budynków produkcyjnych o ok. 70 metrów. Mieliśmy założone cele na poszczególne lata. Jednym z celów była budowa nowej kotłowni, bo budynek tej starej był w stanie tragicznym. Wymagał kapitalnego remontu, a to się zupełnie nie opłacało jeśli nie dokonano by prac termomodernizacyjnych. (…) Budynek powstał w 1968 r. i wymagał bezwzględnej interwencji - wspomina Pani Jelska. W ramach modernizacji zakład rozpoczął samodzielną budowę nowej kotłowni, a w czerwcu 2008 r. wystąpiono z wnioskiem o dotację z EkoFunduszu w Warszawie na instalację solarów. Przed rozpoczęciem realizacji projektu przygotowano także dokumentację termomodernizacji wszystkich budynków produkcyjnych i warsztatowych oraz uzyskano pozwolenie na budowę. Projekt pt. „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” jest kontynuacją działań związanych ze wzrostem konkurencyjności współfinansowanych ze środków pomocy przedakcesyjnej. W 2001 r. Spółka otrzymała dotację ze środków Programu PHARE 2001 – Rozwój MŚP – Fundusz Dotacji Inwestycyjnych na zakup i uruchomienie maszyn do produkcji elementów architektury drogowej w ramach projektu pt. „Uruchomienie produkcji betonowych elementów architektury drogowej o podwyższonej widoczności”. Na wzrost konkurencyjności firmy miał także wpływ projekt związany z certyfikacją bezpieczeństwa produktów pt. „Przeprowadzenie procesu certyfikacji celem uzyskania prawa do oznaczania produkowanych wyrobów znakiem bezpieczeństwa B”, dofinansowany z dotacji PHARE 2001 – Krajowy Program Rozwoju MŚP – Wstęp do jakości. Dotację Spółka uzyskała również na realizację projektu „Przygotowanie kadry Firmy Prefabet Ełk Spółka z o.o. do zarządzania jakością – zaprojektowanie, wdrożenie i certyfikacja Systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001:2000”. 62 Pomysł wykorzystania betonu powstałego w recyklingu zrodził się na spotkaniach Spółki z partnerskimi organizacjami branżowymi. Już wcześniej zakład rozpoczął badania betonu przy współpracy Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Przemysłu Betonów "CEBET". Mamy dobrze wyposażone laboratorium, gdzie możemy przeprowadzać szereg badań we własnym zakresie - mówi Pani Jelska. Na podjęcie decyzji dotyczącej realizacji projektu miał wpływ fakt, że na terenie województwa warmińsko-mazurskiego nie ma przedsiębiorstw wykorzystujących odpady betonowe i popłuczyny do produkcji nowego produktu. Wyboru rozwiązania technologicznego dokonano po konsultacjach z instytucjami branżowymi oraz obserwacji światowych tendencji w recyklingu. Wybrano wariant najlepiej dostosowany do wielkości i specyfiki produkcji firmy. Firma posiada opracowany program rozwoju, który przewiduje, że zaspokojenie wszystkich potrzeb zakładu wymaga wielu lat pracy oraz ogromnych nakładów finansowych a dofinansowane w ramach RPO WiM projekty są znaczącymi elementami tego planu. 7.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Spółka Prefabet Ełk poszukiwała źródeł dofinansowania od początku swojej działalności. Jesteśmy zakładem, który bez przerwy poszukuje środków finansowych, w związku z tym zawsze śledziliśmy możliwości pozyskania środków zewnętrznych – z PHARE, Urzędu Pracy, Funduszu Niepełnosprawnych - opowiada Pani Jelska. Pani Prezes miała pewne doświadczenie w pozyskiwaniu funduszy na inwestycje miejskie, ale jak przyznaje, uzyskanie dotacji w firmie prywatnej jest znacznie trudniejsze. Informacje na temat konkursu czerpano przede wszystkim z prasy oraz strony internetowej Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego i Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 7.3.3. Przygotowanie wniosków o dofinansowanie Zarówno w przypadku projektu termomodernizacji, jak i recyklingu wniosek o dofinansowanie przygotowali pracownicy działu marketingu i sprzedaży. Autorzy wniosków zdobyli potrzebną wiedzę na szkoleniach i mają obowiązek śledzenia wszystkich aktualności dotyczących funduszy unijnych - mówi wiceprezes, Pan Franciszek Żełtok. Firma opracowuje wszystkie projekty samodzielnie. Zdaniem Pani Jelskiej jest to najbardziej optymalne rozwiązanie, gdyż najlepiej przygotuje projekt osoba, która wie, o co chodzi i zna temat. Co z tego, że przedłożymy informacje firmie, która przygotuje projekt, jeśli nie jest ona zaznajomiona z daną dziedziną? Na etapie przygotowania wniosków nie było większych zmian w projektach. Jedyna istotna modyfikacja dotyczyła poprawy nietrafnie oszacowanego kosztu zakupu urządzeń, który zmienił się wraz z kursem walutowym. Częścią projektu, której nie uwzględniono w kosztach kwalifikowanych był zakup solarów. Prefabet Ełk ubiegał się o dotację na solary z EkoFunduszu i osoby przygotowujące wniosek były przekonane, że nie mogą jednocześnie wnioskować o środki na ten sam cel z różnych źródeł. Ostatecznie firma nie uzyskała spodziewanej dotacji z EkoFunduszu. We wnioskach pojawiły się drobne błędy formalne, np. brak podpisu czy przecinka. Wynikały one z problemów technicznych związanych z programem Generator Wniosków. Według Pana Żełtoka takie drobne uchybienia nie powinny blokować oceny merytorycznej wniosku, która powinna odbywać się równolegle z poprawkami formalnymi wnoszonymi przez Wnioskodawcę. W ten sposób, skróciłby się czas oceny wniosków, który z punktu widzenia przedsiębiorców jest zbyt długi. Wszelkie pytania i wątpliwości kierowano do Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego (Instytucja Pośrednicząca II stopnia – IP II) głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pani Jelska pozytywnie ocenia współpracę z WMARR. Jej zdaniem komunikacja przebiegała szybko i sprawnie, ale nie powinna opierać się wyłącznie na kontakcie mailowym. 63 Życzylibyśmy sobie, aby była możliwość wyjaśnienia wątpliwości osobiście lub przynajmniej telefonicznie - mówi Pani Jelska. Podczas opracowywania dokumentacji projektowej konsternację wzbudziła liczba wymaganych załączników. Czy informacja z planu zagospodarowania jest potrzebna, jeśli mamy pozwolenie na budowę? Mija się to z celem - ocenia Pan Żełtok, dodając - Generalnie jest za dużo niepotrzebnych załączników. Cała procedura jest nie tylko czasochłonna, ale i kosztowna, gdyż za każdy załącznik trzeba płacić i poświęcić na jego zdobycie trochę czasu - zauważa Pani Jelska. 7.3.4. Ocena wniosków o dofinansowanie Projekt pt. „Termomodernizacja budynków produkcyjnych” złożono do konkursu 19 czerwca 2008 r. Pod koniec lipca 2008 r. wniosek został odesłany do poprawy uchybień formalnych, takich jak brak nawiązania do Strategii Rozwoju Województwa Warmińsko-Mazurskiego, błędnie określone wskaźniki rezultatu, rozbieżności między zapisami we wniosku i w biznesplanie czy brak dat na załącznikach. W drugiej połowie sierpnia Beneficjent dostał informację o zakończeniu weryfikacji formalnej i przekazaniu wniosku do dalszej oceny. Na etapie oceny merytorycznej w październiku 2008 r. Komisja Oceny Projektów poprosiła o dodatkowe wyjaśnienia odnośnie możliwości utrzymania dotychczasowych miejsc pracy w związku z realizacją projektu oraz o przysłanie opinii jednostki naukowej bądź stowarzyszenia technicznego lub branżowego o innowacyjności projektu w skali regionu. Miesiąc później wniosek przekazano do oceny strategicznej. W wyniku końcowej oceny projekt uzyskał łącznie 81,63% punktu i został zatwierdzony do dofinansowania na początku grudnia 2008 r. Na etapie weryfikacji formalnej projektu „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością”, pod koniec lipca 2008 r., wskazano na konieczność poprawy uchybień takich jak m.in. błędne określenie formy prawnej Wnioskodawcy, wprowadzenie zapisów niezgodnych z Instrukcją Wypełniania Wniosku, niespójności między opisem rezultatów, wskaźnikami rezultatu i biznesplanem, nieprawidłowe określenie wydatków kwalifikowanych oraz brak wyciągu z dokumentacji technicznej. We wrześniu 2008 r. wniosek został ponownie odesłany do korekty drobnych uchybień formalnych – niewłaściwie podpisanej opinii o innowacyjności oraz błędnie zatytułowanego oświadczenia o możliwości odzyskania podatku VAT. Dwa tygodnie później Beneficjent otrzymał informację o zakończeniu oceny formalnej, natomiast na początku grudnia 2008 r. zamknięto ocenę merytoryczną i przystąpiono do oceny strategicznej. Po kilku dniach Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego zatwierdził wniosek do dofinansowania. Proces oceny nie był dla Beneficjenta uciążliwy, ale trwał zbyt długo. Wątpliwości budziły kryteria brane pod uwagę przy wyborze projektów współfinansowanych ze środków publicznych. Zdaniem Pana Żełtoka niektóre kryteria oceny nie odpowiadają wymogom projektu. Dotyczy to np. projektu recyklingu, w którym zwracano uwagę przede wszystkim na promocję zatrudnienia. Jak zauważa Pan Żełtok, do obsługi urządzeń potrzebna jest określona liczba osób, dlatego liczby tej nie można ustalić odgórnie, w oderwaniu od specyfiki projektu. 7.3.5. Podpisanie umów o dofinansowanie Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu „Termomodernizacja budynków produkcyjnych” oraz projektu „Zakup i uruchomienie linii technologicznej recyklingu betonu w Prefabet Ełk Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością” odbyło się 29 grudnia 2008 r. Kwoty wnioskowane przez Spółkę pokryły się z przyznanymi kwotami dotacji. Koszty zakupu potrzebnych maszyn i urządzeń zostały zdefiniowane jeszcze w ramach prac badawczych prowadzonych przy współpracy CEBET-u. 7.4. Realizacja i zakończenie projektów 64 7.4.1. Realizacja projektów Osoby odpowiedzialne za realizację i rozliczenie projektów brały udział w szeregu spotkań informacyjnych oraz szkoleń organizowanych przez Warmińsko-Mazurską Agencję Rozwoju Regionalnego. Pani Jelska wysoko ocenia przydatność tych szkoleń, zwłaszcza, że firma realizuje oba projekty samodzielnie. W związku z realizacją projektów firma nie musiała wprowadzać dodatkowych procedur, gdyż podstawowe zasady związane z zawieraniem umów w ramach projektu, ponoszeniem kosztów i ich dokumentowaniem czy dokonywaniem płatności wynikały ze standardów ISO. Projekty realizowano zgodnie z pierwotną koncepcją. Zmiany wymagał jedynie harmonogram termomodernizacji, przesunięcie terminu wynikało z braku dotacji z EkoFunduszu na zakup solarów. Spółka miała przejściowe problemy z utrzymaniem płynności finansowej, które jednak udało jej się rozwiązać. Koszt solarów pokryto z niskooprocentowanej pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska, natomiast trudności finansowe związane ze spadkiem sprzedaży w sezonie zimowym 2008/2009 rozwiązano zaciągając kredyt krótkoterminowy w banku. 7.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta Planując inwestycje warto śledzić uważnie wszelkie możliwości pozyskania środków zewnętrznych. Należy znać różne źródła dofinansowania i sposoby zdobycia funduszy. Projekt powinien wpisywać się w strategię rozwoju przedsiębiorstwa. Etap przygotowania projektu przebiega sprawniej, jeśli nawiązuje on do zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć. Firma przygotowująca wniosek samodzielnie zna dokładnie dany projekt, jego założenia, czy kolejność planowanych działań. Jak podkreśla jednak Pani Jelska, opracowanie wniosku we własnym zakresie rodzi często szereg problemów. Bardzo pomocne są wówczas szkolenia organizowane przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Warto jest brać w nich aktywny udział. Trzeba być dobrym słuchaczem, żeby przenieść wiedzę zdobytą na szkoleniu do etapu prac nad wnioskiem - mówi Pani Prezes. 65 8. Studium przypadku: Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o. o. Tytuł projektu 1.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 2.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” 1.1.7. Dotacje inwestycyjne dla mikroprzedsiębiorstw i sektora MŚP w zakresie innowacji i nowych technologii Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o.o. Nowe Miasto Lubawskie 5 200 860,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR i Budżetu Państwa 1 999 773,30 PLN od 08.2008 do 12.2011 „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” 1.1.9. Inne inwestycje w przedsiębiorstwa Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o.o. Nowe Miasto Lubawskie 4 132 750,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR i Budżetu Państwa 1 499 985,00 PLN od 08.2008 do 12.2011 8.1. Opis Beneficjenta Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o.o. została utworzona w grudniu 2006 roku jako kolejne przedsiębiorstwo wchodzące w skład Grupy Meblowej SZYNAKA. Fabryka, mająca swoją siedzibę w Nowym Mieście Lubawskim, zajmuje się produkcją mebli dla szwedzkiego koncernu IKEA. Obecnie w firmie zatrudnionych jest 142 osób. Docelowo w zakładzie zatrudnionych zostanie ok. 400 pracowników. Główną firmą Grupy jest SZYNAKA-MEBLE Sp. z o.o. z siedzibą w Lubawie. Do Grupy zaliczają się również następujące przedsiębiorstwa: Mazurskie Meble Szynaka Interline, MM Szynaka Living Iława, Wolsztyńska Fabryka Mebli, Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o.o. w Nowym Mieście Lubawskim oraz PPUH SZYNAKA. PPUH SZYNAKA jest przedsiębiorstwem założonym przez ojca obecnego właściciela firmy SZYNAKA-MEBLE, Pana Jana Szynakę seniora. Obecnie myślimy o stworzeniu centrum logistycznego dla całej Grupy Meblowej SZYNAKA, co pozwoli przede wszystkim zmniejszyć koszty magazynowania zapasów, jak również usprawni proces sprzedaży - mówi Prezes Grupy SZYNAKA-MEBLE, Pan Jan Szynaka. Firma SZYNAKA-MEBLE zajmuje czołowe miejsce w gronie producentów mebli w Polsce. Produkuje meble mieszkaniowe, kuchenne, biurowe i sklepowe. Firma istnieje nieprzerwanie od 1957 r. Po upływie ponad pół wieku, właścicielem Firmy w dalszym ciągu jest rodzina Szynaka, a jej siedzibą pozostaje Lubawa, położona w powiecie iławskim. W całej Grupie pracuje łącznie około 2500 osób. Obecnie firma SZYNAKA-MEBLE, dzięki sieci 8 salonów firmowych oraz 250 sklepów partnerskich, dociera do klientów nie tylko w całej Polsce, ale również za granicą. Towary eksportowane są m.in. do Niemiec, Austrii, Czech, Szwajcarii, Rosji, Łotwy, Słowacji, na Ukrainę i do USA. Wszystkie fabryki Grupy SZYNAKA to nowoczesne zakłady produkcji mebli, dostosowane pod względem wymogów produkcyjnych do warunków i wysokich standardów Unii Europejskiej 66 deklaruje Pan Jan Szynaka. O jakości produkowanych mebli i pozycji Firmy świadczyć może kilkadziesiąt zdobytych nagród w wielu konkursach i rankingach. Wśród nagród przyznanych Firmie w ostatnim czasie, znajduje się Szabla im. J. Kilińskiego - nagroda przyznawana przez Związek Rzemiosła Polskiego. Firma zdobyła nagrodę Polwood za Inwestycję Roku 2008 w Przemyśle Drzewnym, którą przyznała Kapituła Konkursu Polwood 2009. Ponadto Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) oraz Business Centre Club (BCC) nadała Firmie w 2009 roku tytuł Ambasadora Polskiej Gospodarki. SZYNAKA-MEBLE zajęła III miejsce w Rankingu Diamenty Forbesa woj. warmińskomazurskiego. Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. przyznała tytuł Innowacyjnej Firmy, a według miesięcznika branżowego „Meble Plus” SZYNAKA-MEBLE została Firmą Roku 2008. Wróćmy jednak do opisu Beneficjenta przedmiotowych projektów dofinansowanych z RPO WiM. W 2007 roku rozpoczął się etap budowy jednego z najbardziej nowoczesnych zakładów w branży meblarskiej w skali kraju. Hala produkcyjna zajmuje powierzchnię 15 tys. m2 wraz z budynkiem biurowym, zapleczem socjalnym dla nowo zatrudnionych pracowników, kotłownią i trafostacją. Łączny koszt inwestycji wyniósł 21 mln PLN. Po zakończeniu procesu budowy nowoczesnej hali produkcyjnej w Nowym Mieście Lubawskim, w kwietniu 2008 roku, rozpoczął się kolejny etap rozwoju Fabryki, mianowicie etap wyposażania hali w park maszynowy do produkcji mebli i elementów meblowych. 3 lipca 2008 roku odbyło się uroczyste otwarcie nowo powstałej Fabryki. 8.2. Charakterystyka projektów Fabryka Mebli SZYNAKA Sp. z o.o., ze względu na krótki czas prowadzenia działalności gospodarczej, nie aplikowała wcześniej o dofinansowanie ze środków UE. Doświadczenie w ubieganiu się o dotacje unijne posiadają natomiast Panie: Halina Zabłotna i Joanna Czałpińska, zatrudnione w Dziale Ekonomicznym firmy SZYNAKA-MEBLE. W ubiegłych latach spółka SZYNAKA-MEBLE kilkukrotnie otrzymała dofinansowanie na wymianę majątku produkcyjnego, ze środków programów unijnych, tj.: • Program PHARE, w roku 2000, 2002 i 2003 firma uzyskała dofinansowanie na zakup m.in. urządzeń bezpośrednio produkcyjnych, wózka widłowego, podnośników; • Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw (SPO WKP), w 2005 i 2006 roku, spółce przyznano wsparcie finansowe na zakup maszyn produkcyjnych i ciągu technologicznego. Poza tym SZYNAKA-MEBLE Sp. z o.o., w 2006 r. otrzymała dotację ze środków Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) na doskonalenie umiejętności oraz kwalifikacji kadry zarządzającej i pracowników. W procesie tworzenia Grupy pomocne było dofinansowanie ze środków unijnych, z którego korzystamy już od 7 lat - informuje Pan Jan Szynaka. - Środki Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 wykorzystujemy do wyposażenia nowej hali produkcyjnej w fabryce w Nowym Mieście Lubawskim. Realizacja obu projektów rozpoczęła się w sierpniu 2008 r. i potrwa do grudnia 2011 r. Projekty realizowane są w nowo utworzonej fabryce mebli w Nowym Mieście Lubawskim. Projekt 1 „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” Projekt realizowany jest w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 1 „Przedsiębiorczość”, Działanie 1.1. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw”, Poddziałanie 1.1.7. „Dotacje inwestycyjne dla mikroprzedsiębiorstw i sektora MŚP w zakresie innowacji i nowych technologii”. 67 Celem projektu jest poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku producentów mebli poprzez pozyskanie innowacyjnych technologii, które pozwoliły rozpocząć proces produkcyjny w nowo powstałej Fabryce Mebli SZYNAKA Sp. z o. o. w Nowym Mieście Lubawskim. W ramach projektu zaplanowano zakup innowacyjnych technologii – 5 maszyn, które razem stworzą ciąg technologiczny. Projekt dotyczy pozyskania wysokowydajnej linii technologicznej przeznaczonej do produkcji formatek meblowych. Formatki stanowią wielokrotność elementów meblowych, są również półproduktem wykorzystywanym do produkcji gotowych elementów meblowych. Dzięki produkcji opartej o technologię produkcji wielokrotnych formatek, istnieje możliwość uzyskania bardzo dużej wydajności, ważnej w przypadku wieloseryjnej produkcji. Na zestaw 5 urządzeń składają się: kątowa piła do rozkroju płyt z automatycznym załadunkiem i rozładunkiem; rębak z systemem transportu odpadów z rozkroju; linia formatowania i oklejania krawędzi; wiertarka przelotowa; automat do ostrzenia pił. Wszystkie urządzenia przyczynią się do stworzenia innowacyjnego i wysoce wydajnego ciągu technologicznego. Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu do zarządzania procesem produkcji, możliwe jest m.in.: zachowanie powtarzalności każdej produkowanej serii wyrobów, zapewnienie bardzo wysokiej jakości produkowanych formatek meblowych, zastosowanie w praktyce automatycznej kontroli jakości, generowanie z poziomu maszyny szeregu raportów, zestawień, sprawozdań. Zakupione w ramach projektu technologie są innowacyjne w skali regionu, znane i stosowane w momencie składania wniosku krócej niż 1 rok. Tabela 14. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych Jednostka Docelowa miary wartość Wskaźniki Liczba projektów z zakresu bezpośredniego Faktura szt. 1 produktu wsparcia inwestycyjnego dla przedsiębiorstw Mikroprzedsiębiorstwa Liczba wspartych przedsiębiorstw szt. 1 Liczba wdrożonych technologii szt. 5 Wartość zakupionych środków trwałych / wartości PLN 4 263 000,00 niematerialnych i prawnych służących wdrożeniu projektu Wskaźniki Łączna liczba utworzonych miejsc pracy (brutto) Umowa o pracę szt. 20 rezultatu Liczba utworzonych miejsc pracy dla mężczyzn szt. 20 Liczba nowych produktów / usług Oferta szt. 4 przedsiębiorstwa Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” Projekt 2 „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” Realizacja projektu odbywa się w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 1 „Przedsiębiorczość”, Działanie 1.1. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw”, Poddziałanie 1.1.9. „Inne inwestycje w przedsiębiorstwa”. Projekt ma na celu poprawę pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa na rynku producentów mebli poprzez pozyskanie technologii, które pozwolą Beneficjentowi rozpocząć proces produkcyjny w nowo utworzonej fabryce w Nowym Mieście Lubawskim. Projekt dotyczy pozyskania wysokowydajnej linii technologicznej, przeznaczonej, podobnie jak Projekt 1, do produkcji formatek meblowych. Projekt zakłada zakup urządzeń, dobranych pod kątem uzyskania maksymalnej wydajności oraz jakości obrabianych elementów: linia formatowania i oklejania krawędzi; formatyzerka panelowa; okleiniarka jednostronna; dwie wiertarki przelotowe; automat załadunkowy i rozładunkowy na piłę. 68 W przypadku tego projektu wykorzystywane jest również specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania procesem produkcji. Tabela 15. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło Jednostka Docelowa danych miary wartość Wskaźniki Liczba projektów z zakresu bezpośredniego wsparcia Faktura szt. 1 produktu inwestycyjnego dla przedsiębiorstw Mikroprzedsiębiorstwa Liczba wspartych przedsiębiorstw szt. 1 Wskaźniki Łączna liczba utworzonych miejsc pracy (brutto) Umowa o szt. 20 rezultatu pracę Liczba utworzonych miejsc pracy dla mężczyzn szt. 20 Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” 8.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 8.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Sytuacja na rynku meblarskim oraz potrzeby klientów, zarówno ówczesnych, jak i potencjalnych sprawiły, że Pan Jan Szynaka podjął decyzję o konieczności specjalizacji poszczególnych zakładów produkcyjnych. Pan Jan Szynaka uważa, że warunkiem nawiązania współpracy z bardzo znaczącym odbiorcą mebli lub elementów meblowych jest specjalizacja produkcji i dysponowanie bardzo dużymi zdolnościami produkcyjnymi. Firma SZYNAKA-MEBLE nawiązała owocną współpracę z sieciami handlowymi, prowadzącymi sprzedaż mebli nie tylko w Polsce, ale również na całym świecie. Wówczas niezbędnym stało się powołanie nowego zakładu produkcyjnego, który skoncentrowałby się na obsłudze i realizacji umów zawartych z takimi firmami jak IKEA, Swedwood - dodaje Pan Szynaka. Ze względu na ograniczenia terenów przemysłowych w Lubawie, zapadła decyzja o budowie od podstaw nowej fabryki mebli w Nowym Mieście Lubawskim, na działce, które leży w Warmińsko-Mazurskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej (W-M SSE) - stwierdziła Pani Halina Zabłotna, reprezentująca Dział Ekonomiczny firmy SZYNAKA-MEBLE. Grunty objęte granicami W-M SSE przeznaczone są pod nową zabudowę. Tereny oferowane inwestorom są w znacznej mierze uzbrojone i dogodnie położone pod względem komunikacyjnym. Przedsiębiorcy działający na terenie W-M SSE w ramach zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Warmińsko-Mazurskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej mają prawo do korzystania z pomocy publicznej w postaci zwolnienia z podatku dochodowego. W momencie zakończenia budowy fabryki pojawiło się ogłoszenie o mających się wkrótce rozpocząć naborach wniosków do konkursów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Stąd pomysł na dofinansowanie zakupu wyposażenia fabryki mebli ze środków unijnych - wyjaśnia Pani Zabłotna. Od momentu pojawienia się pomysłu na projekt do jego złożenia minęło niewiele czasu. Na początku roku 2008, ukazała się informacja, że zostanie uruchomiony nabór wniosków do konkursów dla przedsiębiorców w ramach Poddziałań 1.1.7. i 1.1.9. - wspomina Pani Joanna Czałpińska, pracownik Działu Ekonomicznego przedsiębiorstwa SZYNAKA-MEBLE. Wówczas rozpoczęliśmy proces przygotowywania dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosków. Wnioski zostały złożone 16 czerwca 2008 roku - dopowiada Pani Czałpińska. 8.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania 69 Podstawowym źródłem informacji i wiedzy na temat dotacji unijnych jest Internet, o czym świadczą słowa Pani Czałpińskiej: informacje na temat możliwości pozyskania dofinansowania czerpiemy ze strony internetowej Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego. Poza tym uzyskujemy informacje bezpośrednio w Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego - dodaje Pani Czałpińska. Ponadto wzmianki na temat konkursów pojawiały się w lokalnej prasie i radiu. Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego organizowała również spotkania informacyjne dotyczące poszczególnych Poddziałań w ramach RPO WiM. Jak poinformowała nas Pani Zabłotna: Braliśmy udział zarówno w spotkaniu informacyjnym dotyczącym Poddziałania 1.1.7., jak i Poddziałania 1.1.9.. Ogólnie, pozytywnie oceniam prowadzone spotkania informacyjne. Jedyną kwestią, która według mnie jest zauważalna na tego typu spotkaniach, to różny poziom wiedzy i doświadczenia przyszłych Wnioskodawców. Dlatego też osoby, które mają mniejsze doświadczenie w aplikowaniu o fundusze unijne, nie wiedzą dokładnie jakie pytania zadawać - mówi Pani Czałpińska i proponuje - Być może dobrym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie dwóch szczebli takich spotkań informacyjnych. W pierwszym etapie spotkanie miałoby charakter wprowadzający i informujący o zasadach udzielania wsparcia, a dopiero po jakimś czasie, uczestnicy spotkania informacyjnego zapraszani byliby do drugiego etapu, podczas którego wyjaśniane byłyby wszelkie wątpliwości Wnioskodawców, na przykładzie konkretnych dokumentów. 8.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Wnioski o dofinansowanie projektów: „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” oraz „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” przygotowywane były przez Panią Joannę Czałpińską i Panią Halinę Zabłotną. Osoby przygotowujące wnioski posiadają doświadczenie w składaniu wniosków o dofinansowanie unijne i w późniejszej realizacji dofinansowanych projektów. Nie korzystaliśmy z usług firm zewnętrznych specjalizujących się w pozyskiwaniu dotacji unijnych, w razie wątpliwości zwracaliśmy się z zapytaniem do Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego - mówi Pani Zabłotna. Bardzo często telefonicznie kontaktowaliśmy się z WMARR i za każdym razem w sposób kompetentny, szybki i uprzejmy udzielano nam odpowiedzi - przyznaje Pani Czałpińska. Generalnie Beneficjent nie dostrzegł problemów na etapie przygotowania wniosków o dofinansowanie. Jedyną trudność w opracowaniu dokumentacji projektowej stanowił czas potrzebny na otrzymanie promesy kredytowej z banku - stwierdziła Pani Czałpińska. 8.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Oba projekty zostały złożone do konkursu w połowie czerwca 2008 r., a w połowie sierpnia Beneficjent otrzymał informacje, że oba wnioski kwalifikują się do wsparcia w ramach Działań 1.1.9 i 1.1.7. RPO WiM, a tym samym zostały przekazane do oceny formalnej. Podczas weryfikacji formalnej projektu pt. „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” okazało się, że brakuje jednego z załączników – promesy leasingowej, poza tym wskaźniki nie zostały poddane narastająco. Po dokonaniu wymaganych poprawek i uzupełnień, we wrześniu 2008 r. wniosek pozytywnie przeszedł ocenę formalną. Następnie wniosek oceniany był pod kątem kryteriów merytorycznych. Etap oceny merytorycznej również zakończył się sukcesem i wniosek czekał już ostatni etap, czyli ocena strategiczna. 5 grudnia 2008 roku wniosek pomyślnie przeszedł i tę ocenę, a tym samym decyzją Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego został wybrany do dofinansowania. 70 Ocena drugiego projektu „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim”, składanego do konkursu w ramach Poddziałania 1.1.9. RPO WiM wyglądała podobnie do powyżej opisanego projektu. W trakcie oceny formalnej okazało się, że do wniosku również nie została załączona promesa leasingowa, a wskaźniki nie zostały podane w sposób narastający. W dniu 1 października 2008 roku, wniosek pozytywnie przeszedł ocenę formalną i został przekazany do dalszej oceny. 10 grudnia Beneficjent został poinformowany, że wniosek przeszedł pomyślnie także ocenę merytoryczną. Wyniki ostatniej z ocen, oceny strategicznej były korzystne i 24 grudnia 2008 r. przyznano dofinansowanie na realizację projektu. Zdaniem Beneficjenta, kryteria oceny projektów były jasne i zrozumiałe, lecz nie do końca obiektywne. Potwierdzeniem jest opinia Pani Zabłotnej: dyskusyjne były kryteria związane z utrzymaniem bądź zwiększeniem zatrudnienia. W naszym przypadku, czyli w przypadku nowo utworzonego przedsiębiorstwa Fabryka Mebli SZNAKA Sp. z o.o., spełnienie takich kryteriów nie wiązało się z żadnymi trudnościami, a nawet otrzymaliśmy maksymalną liczbę punktów za ich spełnienie. Jednakże należy mieć na uwadze sytuację wielu innych firm istniejących na rynku, dla których to nie było proste, zwłaszcza w czasie kryzysu gospodarczego. 8.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie W grudniu 2008 roku zostały podpisane umowy o dofinansowanie projektów: „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie ciągu innowacyjnych maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim” oraz „Uruchomienie działalności w nowo utworzonym przedsiębiorstwie poprzez pozyskanie maszyn do zakładu w Nowym Mieście Lubawskim”. Podpisanie umów odbyło się bez problemów i opóźnień. 8.4. Realizacja i zakończenie projektu 8.4.1. Realizacja projektu Na dzień złożenia wniosków w Fabryce Mebli SZYNAKA Sp. z o.o. zatrudnione były 2 osoby, natomiast w dniu 30 września 2009 roku liczba pracowników osiągnęła poziom 142 osób. Wśród zatrudnionych największą grupę stanowią pracownicy bezpośrednio produkcyjni. Poza tym zatrudnieni zostali m.in. księgowi, technolodzy, magazynierzy, zaopatrzeniowcy. Kadra pracownicza jest bardzo dokładnie dobierana do zajmowanych stanowisk, zarówno pod względem kwalifikacji zawodowych, jak również posiadanych doświadczeń i stażu pracy. Wśród zatrudnionych osób w większości są osoby młode, zdolne i ambitne, ale nie brakuje też osób z wieloletnim stażem pracy, bogatym doświadczeniem zawodowym i ogromną fachową wiedzą - mówi Pan Jan Szynaka. Do realizacji projektu zaangażowani zostali właściciele nowo powstałej spółki. Dokumentacją finansową projektu zajmuje się Dział Księgowości Fabryce Mebli SZYNAKA Sp. z o.o., natomiast za rozliczenie wniosków, składanie wniosków o płatność odpowiedzialny jest Dział Ekonomiczny w firmie SZYNAKA-MEBLE. Pani Joanna Czałpińska, zajmująca się rozliczaniem projektów, uczestniczyła w szkoleniach organizowanych przez Warmińsko-Mazurską Agencję Rozwoju Regionalnego. Wiedza zdobyta podczas szkoleń z pewnością będzie przydatna przy wypełnianiu wniosków o płatność - uznaje Pani Czałpińska. Dodatkową korzyścią z udziału w tego typu szkoleniach jest możliwość spotkania innych Beneficjentów i wymiana doświadczeń z realizacji projektów - dodaje Pani Czałpińska. Realizacja obu projektów odbywa się zgodnie z przyjętym planem i harmonogramem. Jedyna zmiana wprowadzona do projektów, dotyczyła sposobu ich finansowania. Źródłem finansowania 71 jednej z maszyn były środki własne, a nie jak pierwotnie założono leasing. Beneficjent nie dostrzega problemów z utrzymaniem płynności finansowej w trakcie realizacji projektów. 8.4.2. Ocena projektu przez Beneficjenta Zadania objęte projektem nawet bez dotacji zostałyby zrealizowane. Zostały zakupione urządzenia, w które już znacznie wcześniej planowaliśmy wyposażyć Fabrykę - mówi Pani Zabłotna. Z pewnością jednak otrzymana dotacja przyśpieszyła realizację planów i skróciła czas wyposażania Fabryki Mebli SZYNAKA Sp. z o.o. - przyznaje Pani Zabłotna. Firma deklaruje chęć ubiegania się o następne dotacje unijne ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 na zakup kolejnych maszyn i urządzeń do produkcji mebli i elementów meblowych. Prezes, Pan Jan Szynaka zapytany czy w przyszłości planuje starać się o dotacje unijne, odpowiada: Jeśli będzie ku temu okazja, to z całą pewnością tak. Doświadczenie z funduszami pokazuje, że taka praktyka przynosi wymierne korzyści. Dotacja na zakup np. ciągu technologicznego do produkcji powiększyła majątek przedsiębiorcy i spowodowała wzrost zatrudnienia. 8.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta • Podstawowa rada to taka, aby nie poprzestać tylko na zainteresowaniu się funduszami, ale podjąć szybkie działania zmierzające do otrzymania tej formy dofinansowania. To są środki dla nas – przedsiębiorców – więc trzeba po nie sięgać - radzi Pan Jan Szynaka i dodaje - Jeśli my tego nie zrobimy, zrobi to konkurencja, a środki w którymś momencie się wyczerpią. • Osoby zainteresowane ubieganiem się o dotacje koniecznie powinny zapoznać się z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie. Instrukcja wypełniania wniosków jest dość obszernym zbiorem przepisów, ale zaznajomienie się z nią jest niezbędne do prawidłowego wypełnienia wniosku - doradza Pani Czałpińska. • Należy uważnie śledzić informacje umieszczane na stronie internetowej Instytucji, która ogłasza konkurs. • Wnioskodawcy powinni wykazać dużo cierpliwości podczas aplikowania o środki unijne. Zdaniem Pani Zabłotnej: ze względu na stosunkowo długi okres oceny wniosków, ubieganie się o dofinansowanie projektów, które w krótkim czasie muszą być zrealizowane, jest bezcelowe. Poza tym Wnioskodawcy powinni być przygotowani, że będą musieli poczekać kilka miesięcy na refundację poniesionych kosztów. Podsumowując, dotacje są na sfinansowanie strategicznych, długofalowych projektów inwestycyjnych, a nie po to, żeby zakupić brakującą maszynę, która się nagle zepsuła. 72 9. Studium przypadku: Lecznica „ESKULAP” Tytuł projektu 1.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: Tytuł projektu 2.: Poddziałanie: Beneficjent: Lokalizacja: Wartość projektu: Okres realizacji: „Dywersyfikacja działalności poprzez wdrożenie usług radiologicznych przez Lecznicę ESKULAP” 1.1.9. Inne inwestycje w przedsiębiorstwa Lecznica Chirurgiczno-Ortopedyczna „ESKULAP” Spółka cywilna Kołtun Witold, Orłowska-Kołtun Danuta Olsztyn 168 097,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR i Budżetu Państwa 84 048,50 PLN od 28.08.2008 do 30.06.2009 „Poprawa jakości usług medycznych poprzez zakup aparatu do znieczuleń i waporyzatora przez Lecznicę ESKULAP” 1.1.9. Inne inwestycje w przedsiębiorstwa Lecznica Chirurgiczno-Ortopedyczna „ESKULAP” Spółka cywilna Kołtun Witold, Orłowska-Kołtun Danuta Olsztyn 141 775,00 PLN, w tym dofinansowanie z EFRR i Budżetu Państwa 70 887,50 PLN od 01.03.2009 do 28.02.2010 9.1. Opis Beneficjenta Lecznica Chirurgiczno-Ortopedyczna „ESKULAP” s.c. istnieje od sierpnia 1992 roku. Została założona przez małżeństwo: Panią Danutę Orłowską-Kołtun i Pana Witolda Kołtuna. Wspólnicy są wysoce kompetentnymi lekarzami o bogatym doświadczeniu i autorytecie. Właścicieli Lecznicy cechuje również determinacja w dążeniu do realizacji swojego powołania, jakim jest świadczenie kompleksowych i wysokospecjalistycznych usług medycznych dla szerokiej grupy pacjentów. Warto zaznaczyć, że celem stworzenia Lecznicy jest promowanie nowych standardów opieki medycznej, obejmującej szeroki wachlarz usług: począwszy od promocji zdrowia, przez diagnostykę i zabiegi, po rehabilitację i rekonwalescencję. Realizacja celu wymaga stworzenia placówki, która po pierwsze będzie dobrze wyposażona w specjalistycznych sprzęt, a po drugie będzie obsługiwana przez wysoko wykwalifikowany personel medyczny. Lecznica ESKULAP świadczy usługi lekarskie w zakresie chirurgii dziecięcej, ortopedycznej, traumatologii i ultrasonografii. W pierwszych latach działalności lecznica oferowała głównie usługi dla dzieci, natomiast po przeprowadzce do nowego obiektu, usługi zostały rozszerzone o leczenie dorosłych pacjentów. Pełen zakres leczenia obejmuje: chirurgię urazowo-ortopedyczną dla dzieci, chirurgię urazowo-ortopedyczną dla dorosłych, poradnię preluksacyjną z USG, chirurgię jednego dnia z leczeniem i diagnostyką artroskopową stawów, poradnię ultrasonograficzną narządów ruchu, poradnię chirurgii dziecięcej. Część usług prowadzona jest w ramach umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia, a część jako usługi w pełni płatne przez pacjentów. W maju 2003 roku przychodnia przeniosła swoją działalność do nowego obiektu, mieszczącego się przy ul. Brzozowej 14 w Olsztynie, dostosowanego do nowych standardów obsługi 73 pacjentów. Malownicze położenie Lecznicy nad jeziorem Sukiel, miła atmosfera oraz profesjonalna opieka lekarska sprawiają, że przychodnię ESKULAP chętnie odwiedzają zarówno dorośli, jak i dzieci. Pracownicy Przychodni otaczają specjalną opieką pacjentów, zwłaszcza tych najmłodszych. W poczekalni utworzono przyjemny kącik zabaw dla dzieci - poinformowała nas Pani Małgorzata Licznerska, reprezentująca firmę doradczą „Euro Ekspert” Doradztwo Finansowe Sp. z o.o., która przygotowywała wnioski o dofinansowanie omawianych projektów. Lecznica ESKULAP ma status mikroprzedsiębiorstwa. Obecnie w przychodni w ramach umów zlecenia, poza właścicielami, zatrudnionych jest: sześciu lekarzy ze specjalnością II stopnia, dwie pielęgniarki z uprawnieniami anestezjologicznymi oraz jedna pielęgniarka z wykształceniem ogólnym. Doposażenie placówki powoduje, że zatrudnienie personelu wzrasta. Wysokospecjalistyczny sprzęt wymaga zatrudnienia specjalisty do jego obsługi - wyjaśnia Pani Danuta Orłowska-Kołtun, kierownik placówki. Na pytanie, jakie plany na przyszłość ma Lecznica, Pani Danuta Orłowska-Kołtun odpowiada: Śmiało można byłoby zainwestować w rehabilitację, ze względu na to, że tego typu placówek na terenie Olsztyna i okolic jest mało. Nie sztuką jest tylko zoperować pacjenta, trzeba go również poddać rehabilitacji tak, aby efekt operacji był na miarę naszych i pacjentów oczekiwań. Ze względu na to, że najczęściej pacjent ma więcej niż jedno schorzenie, placówka medyczna nie może prowadzić działalności samodzielnie. Musimy opierać się o konsultacje w innych instytucjach. Cześć badań, zwłaszcza tych drogich, wykonywana jest przez zaledwie kilka punktów w Olsztynie. Lecznica ESKULAP ma zawartą umowę o współpracę z Wojewódzkim Specjalistycznym Szpitalem Dziecięcym w Olsztynie, z Wojewódzkim Szpitalem Specjalistycznym w Olsztynie, z Miejskim Szpitalem Zespolonym w Olsztynie, z Wojewódzkim Szpitalem Rehabilitacyjnym dla Dzieci w Ameryce k. Olsztynka, poza tym z innymi prywatnymi firmami, do których pacjenci kierowani są na rehabilitację. Współpracujemy również z firmami, które posiadają sprzęt ortopedyczny - dodaje Pani Orłowska-Kołtun. Przychody Lecznicy w 2008 roku wyniosły 491 688,51 PLN. 9.2. Charakterystyka projektów Oba projekty dofinansowane są ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 1 „Przedsiębiorczość”, Działanie 1.1. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw”, Poddziałanie 1.1.9. „Inne inwestycje w przedsiębiorstwa”. Pomimo dużej konkurencji, Beneficjent otrzymał dofinansowanie na omawiane projekty, m.in. dlatego, że zadeklarował zatrudnienie dodatkowego personelu, a także dlatego, że projekty wpisywały się w cele RPO Warmia i Mazury. Inwestycje wpłynęły na poprawę spójności ekonomicznej (poprzez wzrost w obszarze usług dla ludności sprzyjający zmniejszeniu dystansu rozwojowego w stosunku do innych regionów kraju i Europy) oraz spójności społecznej (poprzez tworzenie nowych miejsc pracy i poprawę szeroko rozumianych warunków życia ludności). Realizacja inwestycji jest poza tym zgodna z celami Strategii Rozwoju Olsztyna na lata 2006-2020 dzięki działaniom na rzecz poprawy jakości opieki zdrowotnej poprzez podniesienie standardu usług medycznych i zwiększenie dostępności do nich. Warto dodać, że Beneficjent nigdy wcześniej nie aplikował o środki unijne. Omawiane projekty są pierwszymi projektami Lecznicy współfinansowanymi z UE. Uzyskanie statusu renomowanej, bezpiecznej i przyjaznej pacjentowi placówki wymaga poniesienia znacznych wydatków na zakup specjalistycznego sprzętu, dlatego Lecznica ESKULAP zdecydowała się ubiegać o wsparcie na zakup aparatu rentgenowskiego wraz z automatem do wywoływania zdjęć, stołu operacyjno-zabiegowego oraz sprzętu anestezjologicznego i operacyjnego, w tym waporyzatora. 74 Projekt 1 „Dywersyfikacja działalności poprzez wdrożenie usług radiologicznych przez Lecznicę ESKULAP” Celem projektu jest poprawa pozycji konkurencyjnej Lecznicy poprzez wprowadzenie nowego rodzaju usług – badań radiologicznych. Realizacja tego celu na poziomie produktu została osiągnięta poprzez zakup przenośnego aparatu rentgenowskiego z ruchomym ramieniem,aparatu do wywoływania zdjęć oraz stołu operacyjno-zabiegowego. Natomiast cele na poziomie rezultatu to: wzrost zatrudnienia o jedną osobę, rozszerzenie zakresu świadczonych usług oraz wzrost wartości sprzedaży usług. Aparat będzie stosowany nie tylko w obszarze diagnostyki, ale również podczas przeprowadzania zabiegów artroskopii i innych zabiegów chirurgicznych. Do głównych zalet aparatu należą m.in.: mobilność urządzenia, umożliwiająca łatwe przemieszczanie urządzenia pomiędzy różnymi pomieszczeniami Lecznicy (między gabinetami zabiegowymi a salą operacyjną), poza tym łatwość w ustawianiu w żądanej pozycji, dzięki doskonale zrównoważonemu ramieniu lampy rentgenowskiej, jak również szybkie i proste ustawienie odpowiedniej projekcji, dzięki regulowanemu kolimatorowi i markerowi świetlnemu. Tabela 16. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Dywersyfikacja działalności poprzez wdrożenie usług radiologicznych przez Lecznicę ESKULAP” Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych Jednostka Docelowa miary wartość Wskaźniki Liczba projektów z zakresu bezpośredniego wsparcia Umowa o szt. 1 produktu inwestycyjnego dla przedsiębiorstw – dofinansowanie Mikroprzedsiębiorstwa Wskaźniki Łączna liczba utworzonych miejsc pracy (brutto) Umowa o pracę, szt. 1 rezultatu deklaracja ZUS Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Dywersyfikacja działalności poprzez wdrożenie usług radiologicznych przez Lecznicę ESKULAP” Projekt 2 „Poprawa jakości usług medycznych poprzez zakup aparatu do znieczuleń i waporyzatora przez Lecznicę ESKULAP” Projekt ma na celu poprawę pozycji konkurencyjnej Lecznicy poprzez zakup nowoczesnych urządzeń anestezjologicznych i operacyjnych - aparatu do znieczuleń i waporyzatora. Projekt obejmuje zakup aparatu do znieczuleń marki FABIUS TIRO firmy Druger, którego cena wynosi ok. 136 tys. PLN oraz zakup generatora do elektrochirurgii bipolarnej (waporyzatora) o wartości ok. 22 tys. PLN. Aparat do znieczuleń pozwala zwiększyć bezpieczeństwo pacjenta w czasie zabiegu oraz pozwala na obniżenie ryzyka pooperacyjnego, występującego po znieczuleniu metodą tradycyjną. Wprowadzone unowocześnienia przyczynią się do poprawy warunków przeprowadzania zabiegów i bezpieczeństwa pacjenta. Zastosowanie „inteligentnego” oprogramowania umożliwia prowadzenie pełnego monitoringu pacjenta w trakcie operacji i po jej zakończeniu. Gwarantuje ono optymalizację dozowania środków medycznych i śledzenie m.in. pracy serca oraz parametrów oddechowych. Waporyzator natomiast pozwala na odparowywanie tkanki podczas zabiegu, osuszanie tkanki oraz termiczne obkurczanie tkanek z kontrolą temperatury. Tabela 17. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu „Poprawa jakości usług medycznych poprzez zakup aparatu do znieczuleń i waporyzatora przez Lecznicę ESKULAP” Wskaźniki Nazwa wskaźnika Źródło danych Jednostka Docelowa miary wartość 75 Wskaźniki produktu Wskaźniki rezultatu Liczba projektów z zakresu bezpośredniego wsparcia inwestycyjnego dla przedsiębiorstw – Mikroprzedsiębiorstwa Łączna liczba utworzonych miejsc pracy (brutto) Umowa o dofinansowanie szt. 1 Umowa o pracę, deklaracja ZUS szt. 1 Źródło: Wniosek o dofinansowanie projektu „Poprawa jakości usług medycznych poprzez zakup aparatu do znieczuleń i waporyzatora przez Lecznicę ESKULAP” 9.3. Ścieżka ubiegania się o dotację 9.3.1. Powstanie pomysłu na projekt Pomysł na projekty wynikał z filozofii działania Lecznicy ESKULAP, która polega na zapewnieniu pacjentom kompleksowej obsługi obejmującej: • działania prewencyjne i w zakresie promocji zdrowia, • diagnostykę i leczenie zachowawcze, • zabiegi operacyjne, • zabiegi rehabilitacyjne i rekonwalescencję. Chęć realizacji zaplanowanych w projekcie działań wynikła z potrzeby wyposażenia sprzętowego Lecznicy. Realizacja zabiegów operacyjnych, m.in. w zakresie artroskopii, ortopedii oraz chirurgii, wymagała zakupu specjalistycznego sprzętu. Medycyna wymaga stałego doposażenia i częstej wymiany sprzętu na urządzenia nowszej generacji - twierdzi Pani Danuta Orłowska-Kołtun, kierownik placówki. - Nowy sprzęt jest mniej inwazyjny dla pacjenta oraz staje się bardziej precyzyjny w diagnostyce. Zdaniem Pani Małgorzaty Licznerskiej Pani Orłowska-Kołtun miała wyraźnie sprecyzowane potrzeby. Ja tylko przedstawiłam ofertę i możliwości sfinansowania zakupu sprzętu medycznego. Niewiele czasu minęło od powstania pomysłu do przygotowania potrzebnej dokumentacji projektów. Pierwsze pomysły na projekty powstały jesienią 2007 roku. Długo jednak czekaliśmy na możliwość złożenia wniosków o dofinansowanie projektów. Nabór wniosków został uruchomiony 16 czerwca 2008 roku. W pierwszym dniu uruchomienia konkursu złożyliśmy dwa wnioski o dofinansowanie projektów. Same pomysły na projekty powstają podczas indywidualnych spotkań z klientem. Natomiast przygotowanie wniosków rozpoczyna się z chwilą ogłoszenia konkursu - wyjaśnia Pani Małgorzata Licznerska. 9.3.2. Pozyskiwanie informacji nt. możliwości uzyskania dofinansowania Pani Licznerska mówi: Dosyć długo czekaliśmy na konkurs. Promocja funduszy europejskich w Polsce jest bardzo silna. Polskich przedsiębiorców wyróżnia bardzo duża świadomość możliwości skorzystania z dotacji unijnych. Informacje na temat konkursu Beneficjent czerpał z Internetu, z prasy, z telewizji, a także z radia. Zdaniem Pani Danuty Orłowskiej-Kołtun informacje przekazywane przez media są powierzchowne, przedstawiają fundusze europejskie jako prosty sposób dofinansowania inwestycji. Tymczasem w praktyce okazuje się, że to nie jest takie łatwe. Według Pani Małgorzaty Licznerskiej, dostępne źródła informacji na temat możliwości pozyskania wsparcia ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 są wystarczające. Moim zdaniem są one przydatne i zrozumiałe, dodaje Pani Licznerska. Beneficjent ocenia szkolenie organizowane przez Warmińską-Mazurską Agencję Rozwoju Regionalnego dotyczące Poddziałania 1.1.9., w którym brał udział, jako bardzo pomocne i prawidłowo przeprowadzone. 76 9.3.3. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektów zostało zlecone firmie zewnętrznej – „Euro Ekspert” Doradztwo Finansowe Sp. z o.o., w której Pani Małgorzata Licznerska jest wspólnikiem. Firma w pełnym zakresie brała udział w przygotowaniu dokumentacji, tzn. opracowywała koncepcję projektu, przygotowała wniosek oraz załączniki do wniosku. Poza tym pomagała zdobywać odpowiedzi na pytania i wątpliwości Beneficjenta. W momencie pojawienia się wątpliwości lub pytań, Beneficjent przyznał, że kontaktował się z Instytucją Pośredniczącą II stopnia, której zadania wypełnia Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego. Pomoc Instytucji była wystarczająca i jednocześnie rozczarowująca. Zdarzało się, że pewne kwestie budziły moje obiekcje, np. obowiązek skorzystania z kredytu pomimo posiadania środków własnych na realizację projektu. Kolejnym nonsensem jest występowanie do Izby Skarbowej o pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego stwierdzającego możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu - mówi Pani Licznerska i dodaje - Lecznica ESKULAP świadczy usługi w zakresie służby zdrowia, która nie podlega opodatkowaniu VAT. W związku z tym, nie przysługuje jej pełne odliczenie. VAT jest kosztem kwalifikowalnym. W taki sposób przychodnia rozlicza się od lat. Natomiast w procedurach wniosku o płatność wskazano, że Państwo Kołtunowie powinni wystąpić o interpretację Izby Skarbowej, że w przypadku Lecznicy, VAT nie podlega zwrotowi. W żaden sposób nie krytykuję pracowników Urzędu Marszałkowskiego, ani WarmińskoMazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego. Te osoby po prostu wypełniają instrukcje, które zostały stworzone - mówi Pani Małgorzata Licznerska. Na etapie opracowywania dokumentacji projektowej nie wystąpiły żadne trudności. 9.3.4. Ocena wniosku o dofinansowanie Wnioski o dofinansowanie projektów: „Dywersyfikacja działalności poprzez wdrożenie usług radiologicznych przez Lecznicę ESKULAP” oraz „Poprawa jakości usług medycznych poprzez zakup aparatu do znieczuleń i waporyzatora przez Lecznicę ESKULAP” zostały złożone w ramach RPO WiM dnia 16 czerwca 2009 roku. Podczas ubiegania się o dotacje zostały popełnione błędy formalne. Po dokonaniu poprawek formalnych i uzupełnieniu dokumentów, obydwa wnioski pozytywnie przeszły ocenę formalną. Podczas oceny formalnej stwierdzono m.in. następujące uchybienia: brak oświadczenia o ocenie oddziaływania na środowisko, brak pieczątek imiennych i dat na kopiach PIT-ów, nieprawidłowo podane źródło danych wskaźników. Następnie wnioski zostały przekazane do oceny merytorycznej. W grudniu 2008 roku, Beneficjent otrzymał informację, że oba wnioski zostały zweryfikowane pod względem spełnienia kryteriów merytorycznych i przeszły do ostatniego etapu oceny, czyli do oceny strategicznej. Zdaniem Pani Małgorzaty Licznerskiej proces oceny wniosków był uciążliwy, trwał zbyt długo, występowały opóźnienia na poszczególnych etapach oceny. Kryteria formalne i merytoryczne, według Pani Licznerskiej, były jasne i właściwe. W ramach oceny merytorycznej obowiązywały następujące kryteria: czy projekt przyczynia się do zwiększenia liczby miejsc pracy? Jaka jest efektywność ekonomiczna i finansowa projektu? Czy projekt przyczynia się do utrzymania liczby miejsc pracy? Czy projekt dotyczy jednej z dziedzin wyszczególnionych w RPO: szeroko rozumianego przemysłu lub usług: sanatoryjnych, odnowy biologicznej, rehabilitacji, zdrowotnych, socjalnych dla ludzi starszych, logistycznych, rachunkowych i finansowych? Nie do końca uzasadnione było dla mnie skoncentrowanie oceny na zatrudnieniu. Wydaje mi się, że bez spełnienia kryteriów dotyczących utrzymania bądź zwiększenia liczby miejsc pracy, 77 projekt nie miał szans na uzyskanie dotacji. 9 punktów można było uzyskać za utrzymanie zatrudnienia, a 12 punktów, jeśli zadeklarowało się przyrost zatrudnienia w wyniku realizacji projektu - mówi Pani Licznerska. Należy wziąć pod uwagę, że obecnie przedsiębiorcy najczęściej kupują nowoczesne urządzenia, które co do zasady ograniczają przyrost zatrudnienia - dodaje Pani Danuta Orłowska-Kołtun. Poza tym wydaje mi się, że niewłaściwe było rozłożenie ogólnej punktacji na ocenę merytoryczną i strategiczną. Przy 36 punktach oceny merytorycznej, która jest oceną wymierną, 20 punktów było zarezerwowanych dla oceny strategicznej. Kryteria oceny strategicznej były mniej jasne w stosunku do kryteriów merytorycznych - wyjaśnia Pani Licznerska i dodaje Kryteria strategiczne były w dużym stopniu uznaniowe. Podczas oceny strategicznej oceniany był wpływ projektu na: wzrost konkurencyjności gospodarki, wyższą konkurencyjność województwa jako miejsca pracy i życia, wzrost liczby i jakości powiązań sieciowych (wyrażonych za pomocą celów operacyjnych „Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województwa warmińsko-mazurskiego do roku 2020”). 9.3.5. Podpisanie umowy o dofinansowanie Jak poinformowała nas Pani Licznerska: podpisanie umowy o dofinansowanie co prawda odbyło się z pewnym opóźnieniem, ale to zrozumiałe, że przygotowanie około 300 umów dla przedsiębiorców jest trudne pod względem organizacyjnym. Dotacja, o którą wnioskował Beneficjent pokryła się w kwotą wnioskowaną. Wynosiła ona 50% kosztów kwalifikowalnych w obydwu projektach. Umowy o dofinansowanie projektów zostały podpisane 31 grudnia 2008 r. Pani Danuta Orłowska-Kołtun stwierdziła, że nic ją nie zaskoczyło ani w sensie pozytywnym, ani w sensie negatywnym na etapie podpisywania umów o dofinansowanie projektów. 9.4. Realizacja i zakończenie projektu 9.4.1. Realizacja projektu W realizację projektu zaangażowali się przede wszystkim wspólnicy Lecznicy, czyli Pani Danuta Orłowska-Kołtun i Pan Witold Kołtun oraz firma „Euro Ekspert” Doradztwo Finansowe Sp. z o.o. Przy czym po stronie Klienta, jakim była Lecznica ESKULAP, pozostaje wysłanie zapytań ofertowych, następnie zapewnienie wyboru najkorzystniejszej oferty oraz sprowadzenie przedmiotu zamówienia. Natomiast za wszystkie pozostałe kwestie, m.in. dotyczące złożenia wniosku o płatność, odpowiada firma doradcza - dodaje Pani Licznerska. Wszyscy pracownicy Lecznicy ESKULAP wiedzieli o realizacji projektów - przyznaje Pani Orłowska-Kołtun. Pani Licznerska, która jest odpowiedzialna za rozliczenie przyznanego dofinansowania, brała udział w szkoleniu organizowanym przez Warmińsko-Mazurską Agencję Rozwoju Regionalnego. Szkolenie odbyło się latem 2009 roku. Szkolenia cieszyły się bardzo dużym zainteresowaniem ze strony przedsiębiorców i były bardzo pomocne - ocenia Pani Licznerska. Beneficjent po zapoznaniu się z treścią umowy o dofinansowanie, zwrócił się do Instytucji Pośredniczącej II stopnia o wyjaśnienie wątpliwości dotyczących terminu zatrudnienia pracowników. Nie wiedziałam czy już mogę zatrudnić dodatkowe osoby czy powinnam jeszcze zaczekać - mówi Pani Danuta Orłowska-kołtun. Na potrzebę realizacji projektów Beneficjent musiał wyszukać bank, który podjąłby z nim współpracę. Okazało się, że to nie jest takie proste. Banki nie mają pełnej wiedzy na temat zasad rozliczania dotacji unijnych - przyznaje Pani Orłowska-Kołtun. Kolejnym problemem, na który zwraca uwagę Pani Licznerska był fakt, że banki generalnie wycofały się z udzielania promes kredytowych, wcześniej udzielonych na 6 miesięcy. 78 Przedłużająca się ocena projektów spowodowała wygaśnięcie udzielonych promes. Dodatkowo, z kryzysem gospodarczym, zaostrzyły się procedury bankowe. Nawet te banki, które same promowały swoje usługi i docierały z ofertą do potencjalnych klientów, nie miały już możliwości udzielenia kredytu. Realizacja projektów przebiegała pomyślnie. Charakter obydwu projektów, polegający na zakupie specjalistycznego sprzętu, nie był skomplikowany. Najpierw złożyliśmy zapytania ofertowe do kilku producentów tego typu urządzeń, wybraliśmy odpowiednie dla nas oferty i zgłosiliśmy zamówienia. Na aparat rentgenowski czekaliśmy około 2 tygodni, natomiast od momentu złożenia zamówienia na sprzęt anestezjologiczny i waporyzator do jego dostarczenia, minęło około 6 tygodni - poinformowała Pani Danuta Orłowska-Kołtun. Warto dodać, że zakup, a potem instalacja sprzętu medycznego wymaga spełnienia szeregu przepisów i obostrzeń. Projekty realizowane są zgodnie z przyjętym harmonogramem. Podczas ich realizacji nie było problemów z utrzymaniem płynności finansowej do czasu wypłacenia dofinansowania. Jedynym problemem finansowym była sytuacja na rynku walutowym. Wzrost kursu euro spowodował, że za taką samą ilość złotych, znacznie mniej można było kupić - oznajmiła Pani Orłowska- Kołtun. Beneficjent wiedział o możliwości otrzymania zaliczki. Jednak warunki jej uzyskania nie odpowiadały Lecznicy. W naszym regionie pierwsze informacje o zaliczkach pojawiły się w czerwcu 2009 r. Zaliczki przeznaczone są dla projektów, których wartość przekracza 1 mln PLN, czyli jest stworzona możliwość zaliczkowania wyłącznie dla projektów o wartości dofinansowania powyżej 500 tys. PLN. Konkretne wytyczne dotyczące przyznawania zaliczek pojawiły się we wrześniu 2009 r. - powiedziała Pani Licznerska. 9.4.2. Zamknięcie projektu Firma „Euro Ekspert” Doradztwo Finansowe Sp. z o.o. uczestniczy w rozliczaniu projektu. Natomiast podczas wizyt kontrolnych obecna jest Pani Nina Matuszewska, zatrudniona w sekretariacie Lecznicy ESKULAP. Do tek pory przeprowadzono 3 wizyty kontrolne, mówi Pani Orłowska-Kołtun. Wizyty kontrolne organizowane są po złożeniu wniosku o płatność - dodaje Pani Licznerska. Składane wnioski o płatność zawierały błędy. Najwięcej problemów przysparzało rozliczenie zakupu urządzeń, których płatność dokonywana była w walucie obcej (euro). W przypadku Lecznicy ESKULAP, sytuacja była dodatkowo skomplikowana, bo każde urządzenie wyposażone było w kilka dodatkowych urządzeń. Wówczas wymagana była specyfikacja całego osprzętu. Zdaniem Beneficjenta zapisy zawarte w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność i sprawozdań z realizacji projektów nie we wszystkich punktach są wystarczające, by prawidłowo wypełnić wspomniane dokumenty. Niektóre zapisy są inaczej interpretowane przez różnych urzędników, mówi Pani Licznerska. Ponadto w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność jest informacja o konieczności wystąpienia z prośbą o pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej. Nie spodziewałam się, że w takim miejscu będą dodatkowe uwagi - dodaje Pani Licznerska. 9.4.3. Ocena projektu przez Beneficjenta Pani Danuta Orłowska-Kołtun przyznaje, że nawet bez dotacji zadania objęte projektem zostałyby zrealizowane. Niewątpliwie prostszą formą finansowania przy niedużych zakupach jest leasing. W przypadku leasingu nie ma zobowiązania zatrudnienia dodatkowego personelu. Firmy dystrybuujące sprzęt medyczny oferują bardzo korzystne warunki sprzedaży, wystarczy wpłacić 10% wartości sprzętu 79 i można go już użytkować - twierdzi Beneficjent. 9.5. Podsumowanie: główne czynniki sukcesu i porady Beneficjenta • Potencjalny Beneficjent powinien na samym początku dokładnie określić swoje potrzeby, wyznaczyć wielkość i zakres projektu. • Z doświadczenia uważam, że dobrym rozwiązaniem, które polecam, jest skorzystanie z usług fachowców w pozyskiwaniu funduszy unijnych - mówi Pani Orłowska-Kołtun. Firma zewnętrzna jest bardzo pomocna w oszacowaniu szans Beneficjenta na otrzymanie dofinansowania oraz w dokonaniu wyboru najlepszego dla danej inwestycji źródła finansowania. Wydaje mi się, że dotacje unijne stanowią najlepsze źródło finansowania dla dużych inwestycji - twierdzi Pani Orłowska-Kołtun. • Do dotacji należy się przygotowywać z pewnym wyprzedzeniem - oznajmia Pani • Trzeba być bardzo skrupulatnym przy wypełnianiu wszelkich dokumentów i uważnie czytać zapisy w instrukcji wypełniania wniosku oraz w umowie o dofinansowanie projektu. Małgorzata Licznerska. 80
