Zaproszenie - Moventum Sp. z oo

Zaproszenie do składania ofert
Na realizację usług gastronomicznych, hotelarskich oraz wynajmu sali szkoleniowej
świadczonych w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego prowadzonym przez
Atlantic Fund Services Sp. z o.o.
w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Działanie 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie”
Poddziałanie 8.1.1. „Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla
przedsiębiorstw”
„Ufunduj sobie przyszłość – doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund
Services”
Warszawa, dnia 17 sierpnia 2012 roku
1
I.
ZASADY KONKURSU
Zamawiający - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją
przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie firmy
odpowiedzialnej za realizację usług gastronomicznych, hotelarskich i wynajmu sali
szkoleniowej podczas 1 szkolenia 2-dniowego na terenie województwa mazowieckiego
(nie obejmuje Warszawy) w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w dniach 5-6 października 2012 roku.
Opis projektu:
Regionalny zamknięty projekt ”Ufunduj sobie przyszłość – doskonalenie kompetencji
pracowników Atlantic Fund Services” zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K
i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services
posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego.
Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości
obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz
osobistych pracowników Atlantic Fund Services.
Okres realizacji projektu: 01.2012-12.2013
Tryb udzielenia zamówienia:
1. Ogłoszenie zapytania i umieszczenie go na stronie www projektu
2. Wysyłka zapytań ofertowych, do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców
3. Zebranie ofert
4. Wybór Wykonawcy/Wykonawców
5. Poinformowanie Oferentów o wyniku konkursu i ewentualnym wyborze
Oferenta do realizacji przedmiotu/części przedmiotu zamówienia.
Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania do 14 września
2012r.
Zamawiający zastrzega, że termin podania informacji o wynikach oceny może
ulec przesunięciu o czym zobowiązany jest poinformować Oferentów.
6. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w podrozdziale
3.1.3.1 ’Zasada konkurencyjności’ Wytycznych w zakresie kwalifikowania
2
wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia
15.12.2011.
7. Kod wspólnego słownika zamówień (CPV):
a. 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
b. 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych
niż mieszkalne
c. 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
d. 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu
detalicznego
Opis przedmiotu Zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest realizacja (zgodnie ze Wspólnym Słownikiem
Zamówień CPV):
1. Wynajem sali szkoleniowej dla 13 osób (każdego dnia 12 osób + trener). Sala powinna
posiadać powierzchnię wystarczającą do komfortowego pomieszczenia grup szkoleniowych
do 15 osób przy założeniu, że stoły ustawione są w kształcie litery „U” (prosimy o padanie
wymiarów sali) oraz mieć możliwość ułożenia stołów w kształcie litery „U” - stoły nie
powinny być na stałe przymocowane do podłogi dając możliwość swobodnego ustawienia
w zależności od potrzeb, np. w pracy w grupach.
Sale powinny zawierać niezbędny sprzęt szkoleniowy tj. posiadać flipchart wraz
z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora. Prosimy
o podanie ceny uwzględniającej wynajem sprzętu za dzień.
Ponadto powinna posiadać klimatyzację i ogrzewanie, dostęp światła dziennego i otwierane
okna, być dostępna, przez co najmniej 10 godzin dziennie, w godzinach od 8 do 18, być
dostępna w okresie planowanej realizacji usługi - szczegółowe terminy do ustalenia oraz
posiadać dogodną lokalizację i możliwość dojazdu komunikacją miejską.
Prosimy o podanie ceny brutto/netto uwzględniającej wynajem sali szkoleniowej wraz
z wyposażeniem za 1 dzień szkoleniowy( co najmniej 10 godzin w godz. 8-18).
2. Całodniowe wyżywienie dla uczestników oraz trenera (łącznie 13 osób) tj. śniadanie (jeśli
nie jest wliczone w cenę noclegu), lunch, kolacja (jedynie w pierwszym dniu szkolenia) oraz
przerwy kawowe.
Lunch powinien obejmować, co najmniej 2 dania np. zupę i danie główne. Przerwa kawowa
powinna obejmować, co najmniej kawę, herbatę, mleko, cukier, wodę gazowaną
i niegazowaną, soki, owoce i ciasteczka. Kolacja powinna obejmować co najmniej jedno
danie ciepłe oraz napoje do posiłków.
Prosimy o podanie ceny jednostkowej brutto/netto od osoby za lunch, kolację i osobno za
przerwy kawowe.
3
3. Wynajem pokoi dla uczestników szkolenia i trenera pomiędzy dniami szkoleniowymi
(jeden nocleg) – prosimy o przesłanie galerii zdjęć pokoi (cena za 1 osobowy pokój, cena
za 2 osobowy pokój; cena jednostkowa brutto/netto za dzień).
Noclegi: dostęp odpowiedniej liczby pokoi jednoosobowych (ok 3 pokoje) oraz
dwuosobowych (ok 5 pokoi) dla zakwaterowania grupy w podanym terminie szkolenia.
Liczba i rodzaj pokoi uzależniona jest od liczby kobiet i mężczyzn, którzy będą uczestniczyć
w szkoleniu. Preferowany podział pokoi to pokoje 2-osobowe dla uczestników oraz jedynka
dla trenera. Jeżeli liczba kobiet/mężczyzn nie będzie parzysta zakwaterowanie następi w
pokojach 1 osobowych.
Zamawiający potwierdzi dokładną listę uczestników szkolenia na tydzień przed
planowanym terminem realizacji.
KRYTERIA DOSTĘPU
W celu zapewnienia odpowiedniej jakości Zamawianych usług oraz dokonania prawidłowego
wyboru Wykonawcy, ustala się następujące kryteria dostępu:
1. Sala szkoleniowa: mieszcząca się na terenie hotelu, dostęp do światła dziennego,
możliwość swobodnego wietrzenia sali (otwierane okna), klimatyzacja z możliwością
regulacji temperatury, stoły niezamocowane na stałe z możliwością ich przestawienia
i ustawienia w „podkowę”, powierzchnia sali min. 30 m kw. (przy czym jedna ściana
nie może być krótsza niż 5 metrów), sala przygotowana do przeprowadzenia
prezentacji multimedialnej.
2. Wyżywienie:
- lunch (pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki)
podany w ustalonej godzinnej przerwie i składający się z dania pierwszego (zupa lub
krem), dania drugiego (porcja mięsa lub ryby, warzywa lub surówka lub sałatka,
makaron lub ziemniaki lub kasza), deseru oraz jednego napoju ciepłego lub zimnego,
- przerwa kawowa (pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i
trenera/ki) podana i uzupełniana zgodnie z harmonogramem szkolenia, złożona
z herbaty, kawy, mleka/śmietanki, cukru, wody, ciasteczek kruchych;
- kolacja (tylko pierwszego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki)
podana zgodnie z ustaleniami dokonanymi przed szkoleniem. Kolacja powinna
obejmować co najmniej jedno danie ciepłe oraz napoje do posiłków.
3. Noclegi: dostęp do odpowiedniej liczby pokoi jednoosobowych (ok 3 pokoje) oraz
dwuosobowych (ok 5 pokoi) dla zakwaterowania grupy w podanym terminie
szkolenia.
4. Standard hotelu/Sali szkoleniowej: hotel minimum trzygwiazdkowy zlokalizowany na
terenie województwa mazowieckiego (nie obejmuje Warszawy), z dogodnym
dojazdem z Warszawy.
5. Pozostałe:
- dostępność ośrodka w okresie planowanej realizacji usługi,
- posiłki serwowane w restauracji hotelowej mieszczącej się na terenie hotelu/na
terenie wynajmowanej sali,
- faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na
poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT.
4
- wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym ani kapitało ani osobowo.
Kryterium będzie weryfikowane na postawie przesłanego Oświadczenia
stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia
- spełnienie wymogów formalnych - dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie
z powyższymi kryteriami dostępu oraz podpisanego oświadczenia Oferenta
(załącznik nr 1 niniejszego zaproszenia do składania ofert).
Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej
Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń, mapek dojazdu oraz
wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie, której jednoznacznie
będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów.
Kryteria oceny oferty:
A.
Cena
W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób:
1. 1/0 pkt.: oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu (kwota netto za
szkolenie) / oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu (kwota netto za
szkolenie).
Zamawiający dopuszcza możliwość podjęcia negocjacji z Oferentem/Oferentami, których
oferty uzyskają w toku oceny najwyższą liczbę punktów, ale których cena przekroczyła kwoty
przeznaczone przez Zamawiającego na wykonanie zamawianych usług.
2. Ranking wg cen usług – w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie
otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd.
B. Standard świadczenia usługi gastronomicznej, hotelowej i wynajmu sali ze
sprzętem
W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem:
1. Ranking wg jakości oferty posiłków, przerw kawowych oraz sal
szkoleniowych– stwierdzone na podstawie nadesłanych propozycji menu,
opisów sali i zdjęć sali oraz pokoi;
W przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów,
a kolejne n-1, n-2, itd.
Uwaga. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizytacji sal dwóch firm, których oferty
zdobędą najwyższą liczbę punktów w celu sprawdzenia standardu oferowanych usług.
C. Doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS
W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób:
- 1 punkt - oferta spełnia kryterium i posiada doświadczenie w świadczeniu usług w ramach
projektów EFS z Poddziałania 2.1.1 lub 8.1.1 z ostatnich dwóch lat licząc od dnia ogłoszenia
niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne
wyżywienie oraz udostępnianie sal szkoleniowych).
- 0 punktów - oferta nie spełnia kryterium i nie posiada doświadczenia w świadczeniu
podobnych usług w ramach projektów EFS z Poddziałania 2.1.1 lub 8.1.1 z ostatnich dwóch
5
lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni
szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie oraz udostępnianie sal szkoleniowych).
Uwaga. Kryterium będzie
w składanej ofercie.
weryfikowane
na
podstawie
informacji
zamieszczonych
D. Dotychczasowa dobra współpraca z Zamawiającym
W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób:
1. 0-1 pkt.: spełnia/nie spełnia – dotyczy zakresu świadczonych usług
udokumentowanych oświadczeniem wskazującym czego dotyczyła współpraca i
terminu wykonania usługi.
.
Atlantic Fund Services zastrzega sobie prawo wizytacji hoteli i uwzględnienia w
ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert.
Prosimy o przesyłanie ofert sporządzonych w sposób czytelny i uporządkowany - w oparciu
o kryteria dostępu oraz kryteria oceny ofert.
WYKAZ MINIMALNEGO ZAKRESU INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ SIĘ W
OFERCIE ZAWIERA ZAŁACZNIK DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia – pod warunkiem spełnienia kryterium
dostępu – uzależniona jest od liczby ofert (n), jakie wpłyną w odpowiedzi na zapytanie
ofertowe.
Wzór przyznawania punktacji maksymalnej – max 2*n+ 2 punkty
Wzór przyznawania punktacji minimalnej – min 2 punkty
Oferent o największej liczbie punktów zostanie zaproszony do współpracy (tabela
przyznawania punktacji w załączeniu).
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na uzyskanie
tej samej punktacji przez więcej niż jednego oferenta Zamawiający przeprowadzi negocjacje
z Oferentami.
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty/ofert zostanie przekazana w formie pisemnej
(elektronicznej) – w zależności od formy złożenia oferty.
Zamawiający zobowiązuje się do zachowania tajemnicy handlowej. Oferentom zostanie
przekazana informacja o zakończeniu i wyniku postępowania, natomiast nie będą
przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, mogące
mieć wpływ na ujawnienie szczegółów złożonych ofert.
Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy:
Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.
6
Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zmawiający nie może udzielić
zamówienia.
Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim
osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do
zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami
wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą,
polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta
pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wizytacji ośrodków i uwzględnienia
w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert.
Zawartość oferty
Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych
kryteriów dostępu i oceny ofert.
Dane Oferenta
Opis potwierdzający spełnienie wszystkich kryteriów dostępu
Ceny brutto/netto na poszczególne części Przedmiotu Zamówienia
Opis proponowanych sal szkoleniowych (dodatkowo zdjęcie)Opis
proponowanego wyżywienia (ewentualnie dodatkowo zdjęcie)
Opis proponowanych pokoi (dodatkowo zdjęcia)
Opis doświadczenia
Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (załącznik nr 1)
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta oraz
załączone do niej Oświadczenia musi zostać podpisana zgodnie z zasadami
reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta
reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez
osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji.
Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby
podpisującej ofertę.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania, jak również
po jego zakończeniu udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez
Oferentów- o ile nie wpływa to na zmianę danych z Kryterium dostępu oraz Kryterium
oceny ofert, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty
należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania.
7
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, tzn. brane będą pod uwagę
tylko oferty złożone zarówno na wynajem sal jak i zapewnienie wyżywienia
uczestnikom i trenerowi.
Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia
i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom
żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o.
Z Oferentem, którego oferta uzyska największą liczbę punktów, zostanie podpisana Umowa
o współpracy.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego
określonego działania.
Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty
w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany.
Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani
osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o.
faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji.
Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent.
Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia.
Termin składania ofert:
Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną
na adres mailowy: [email protected] lub pocztą zwykłą na nazwisko
Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 31 sierpnia 2012
roku.
Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą
mailową na adres [email protected] do dnia 24 sierpnia 2012 roku.
Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie
w ciągu 3 dni od wpłynięcia zapytania.
Dane zamawiającego:
Atlantic Fund Services Sp. z o.o.
ul. Cybernetyki 21
02-677 Warszawa
NIP: 527-103-37-87
8
ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta:
Oświadczenie
Oświadczamy, że ………..pełna nazwa Oferenta………
1.
Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych,
2.
Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji,
postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego,
3.
Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały
skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań,
przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi
i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu,
karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub
popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
4.
Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert
5.
Posiada niezbędny potencjał techniczny,
6.
Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
Zamówienia.
7.
Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art.
24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
8.
Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między
Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą,
polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta
pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do
drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
……………………………………
Podpis i pieczątka Oferenta
9
ZAŁĄCZNIK
MINIMALNY ZAKRES INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ
SIĘ W OFERCIE
1. Opis sali szkoleniowej zgodnie z podanymi w zapytaniu kryteriami (zdjęcia)
oraz określenie jej dostępności w podanym terminie
2. Propozycje wyżywienia uczestników szkolenia w podziale na śniadanie, lunch,
kolacje i przerwy kawowe w restauracji mieszczącej się na terenie ośrodka
3. Określenie dostępności pokoi dla uczestników szkolenia oraz trenera zgodnie
z zamieszczonymi
wytycznymi
(przesłane
zdjęcia potwierdzające ich
standard)
4. Określenie standardu ośrodka/hotelu (gwiazdki)
5.
Podanie cen netto/brutto wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym
elementów (sala szkoleniowa, wyżywienie, pokoje)
6. Opisanie dotychczasowego doświadczenia- jeśli Oferent takowego posiada w realizacji usług dla projektów dofinansowanych z EFS
7. Oświadczenie Oferenta o braku powiazań osobowych i kapitałowych
z Zamawiającym - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. (ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór
oświadczenia oferenta)
W ofercie należy zastrzec, że oferta jest ważna do 31.12.2013.
Oferta, jak również załączone Oświadczenie powinna zostać podpisana
zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze
lub ewidencji.
10