Mamy system ERP. Czy potrzebujemy EAM? .

VETASI WHITE PAPER
MAMY SYSTEM ERP. CZY POTRZEBUJEMY EAM?
Wdrożenie systemu ERP to dla wielu przedsiębiorstw wieloletni cel strategiczny. Planując
dalszy rozwój tego systemu firmy często rozważają uwzględnienie potrzeb działu utrzymania
ruchu.
Niniejszy artykuł prezentuje argumenty pozwalające odpowiedzieć na dwa pytania związane z
powyższą tematyką:

Czy mając już wdrożony system ERP, potrzebujemy dodatkowo funkcjonalności
EAM?

Czy mając system ERP powinniśmy go rozbudować o moduł EAM, czy też kupić
oddzielny system EAM?
oraz
Ostatnie kilkanaście lat spowodowało upowszechnienie systemów ERP na polskim rynku. W
chwili obecnej nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale również średnie organizacje mogą korzystać
z dobrodziejstw zintegrowanych systemów informatycznych.
Z reguły wdrożenie systemu ERP skupia się na głównych modułach pakietu:
Produkcja
Gospodarka
magazynowa
Zaopatrzenie
Kontroling
ERP
Budżetowanie
Zarządzanie
zasobami ludzkimi
Finanse
Rys.1.
Funkcje oferowane przez zaawansowany system EAM zostały przedstawione na schemacie
poniżej.
VETASI Sp. z o.o, Equator II, Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warsaw, Poland
T: +48 22 275 57 26 E: [email protected]
VETASI W HITE PAPER
Rys.2.
Należy zwrócić uwagę, że pomimo identycznych nazw, procesy Gospodarki magazynowej i
Zaopatrzenia w systemie EAM są ograniczone tylko do obsługi utrzymania ruchu. System ERP
obsługuje te procesy na poziomie całej firmy.
Z porównania funkcji obydwu systemów otrzymujemy odpowiedź na pierwsze pytanie: systemy
ERP nie dostarczają funkcjonalności potrzebnej działom utrzymania ruchu czyli: szczegółowego
rejestru majątku, obsługi awarii, ani planowania czynności konserwacyjnych.
O ile brak obsługi awarii i konserwacji jest oczywisty (podstawowe moduły systemów ERP nie
posiadają takich funkcji), to niekiedy próbuje się polemizować z pierwszą częścią powyższego
stwierdzenia. Przyjmuje się argument, że w systemach ERP funkcjonuje rejestr środków
trwałych, co powinno zaspokoić potrzeby informacyjne w zakresie rejestru majątku. Jest to tylko
częściowo prawda, ponieważ w wielu organizacjach rejestr ŚT jest bardzo ogólny i np. środkiem
trwałym jest cała linia produkcyjna podczas, gdy z punktu widzenia utrzymania konieczne jest
rozbicie linii na poszczególne maszyny oraz idąc dalej na elementy składowe typu silnik,
pompa. Nawet jeśli technicznie system ERP byłby przygotowany na taką szczegółowość
danych, to użytkownicy tej części – księgowość – nie są w stanie wprowadzić potrzebnych
informacji, ani ich utrzymywać. Jest to podstawowy argument, aby uwzględnić w planach firmy
wdrożenie systemu EAM.
Rozbudować system ERP o funkcjonalność EAM, czy też zakupić dedykowany system? Aby
przeanalizować drugą część pytania zawartego w temacie artykułu należy przede wszystkim
ustalić kto jest sponsorem wdrożenia systemu wspomagającego utrzymanie ruchu: dział
techniczny czy też IT. Dla działu utrzymania ruchu istotna jest funkcjonalność systemu, a nie
cechy techniczne. Z kolei dział IT dba o zapewnienie jednolitej infrastruktury informatycznej. Z
powyższego wynika, że dział IT może optować za rozbudową systemu ERP bez inwestowania
w oddzielny system EAM. Rozwiązanie dedykowane może wymagać oddzielnych serwerów,
może korzystać z innej technologii niż system ERP (inna baza danych, inny serwer aplikacyjny).
Skutkuje to często innymi kompetencjami wymaganymi od pracowników IT w zakresie
utrzymania nowego systemu – całkowity koszt utrzymania (TCO) może być wyższy od
rozwijania systemu ERP.
Od strony technologicznej zarówno moduł systemu ERP jak i dedykowany system EAM oferują
podobne możliwości. Z reguły są to produkty korzystające z nowoczesnej architektury
informatycznej pozwalającej na rozbudowę systemu, dostęp do systemu możliwy jest przez
2
VETASI Sp. z o.o, Equator II, Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warsaw, Poland
T: +48 22 275 57 26
E: [email protected]
VETASI W HITE PAPER
przeglądarkę internetową. Obecnie dostępne na rynku, wiodące systemy EAM, mają wszystkie
cechy narzędzi „enterprise”. Cechuje je:

Niezależności od systemu i sprzętu

Dostępność z każdego miejsca

Niezawodność i spójność danych

Poufność i bezpieczeństwo danych

Elastyczność

Przyjazna obsługa

Rozwojowość
Rozważając wybór pomiędzy modułem systemu ERP, a oddzielnym systemem, należy
uwzględnić koszt licencji dla użytkowników. Z reguły mówimy o kosztach:

Licencji związanej z serwerem aplikacji

Licencji bazy danych

Licencji dla użytkowników, którzy mogą wyłącznie zgłaszać usterki, problemy
(często ten rodzaj licencji jest bezpłatny)

Licencji dającej pełny dostęp do systemu

Licencji dla użytkowników rozwiązań mobilnych
Podejmując decyzję o wyborze konkretnego rozwiązania należy porównać koszty w obydwu
modelach zarówno ceny z cennika (tzw. list price) oraz ceny z upustami dla konkretnego klienta,
które mogą zaoferować dostawcy. Często dostawcy systemu ERP są w stanie obniżyć
znacząco ceny licencji w module utrzymania ruchu dla klientów korzystających już z systemu
ERP.
System EAM/CMMS powinien być przyjazny w obsłudze dla pracowników utrzymania ruchu.
Rozumiemy przez to: ułatwioną nawigację w systemie, dostęp do najczęściej wykorzystywanych
funkcji systemu oraz jednolity interfejs użytkownika, niezależnie od funkcji czy modułu.
Dedykowane systemy EAM są z reguły bardziej spójne w tym obszarze od systemów ERP. Te
drugie często ewoluują w ten sposób, że funkcjonalność branżowa jest dodawana poprzez
wykupienie firmy oferującej konkretne rozwiązanie. Nowo zakupiony system jest następnie
integrowany z pozostałymi częściami systemu ERP, ale nadal może wyglądać i działać inaczej
w porównaniu do innych modułów.
Z punktu widzenia użytkownika istotną cechą systemu komputerowego jest możliwość
precyzyjnego, szybkiego i wygodnego wyszukiwania informacji. Na przykład: nie wystarczy
wyszukiwanie indeksów magazynowych według opisu lub kodu. Dla służb utrzymania ruchu,
które operują na 20 czy 40 tysiącach części zamiennych ważne jest, aby móc je opisać
specyficznymi atrybutami np. średnicą wewnętrzną i zewnętrzną. Systemy EAM oferują
możliwość wyszukiwania części na podstawie ich parametrów technicznych usprawniając
obsługę.
Elastyczność i możliwość dalszego rozwoju to cecha systemu informatycznego, która określa w
jakim stopniu narzędzie będzie rozwijało się wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Ta cecha nie
wynika wyłącznie z tego jak łatwo można modyfikować istniejący system poprzez dodawanie
nowych pól , ekranów czy możliwości wpływania na logikę. To przede wszystkim zestaw
najlepszych praktyk dostarczanych razem z oprogramowaniem dla utrzymania ruchu. Te dobre
praktyki oraz rozwiązania zawarte w narzędziu mogą być wdrażane wraz ze wzrostem
3
VETASI Sp. z o.o, Equator II, Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warsaw, Poland
T: +48 22 275 57 26
E: [email protected]
VETASI W HITE PAPER
świadomości firmy. W tym zakresie dedykowane rozwiązania EAM wyprzedzają wbudowane
moduły w ERP. Świadczy o tym chociażby ilość dodatków oferowanych do rozwiązań EAM,
szybkość reakcji świata EAM na potrzeby. Systemy ERP nadrabiają te funkcjonalne zaległości z
obszaru utrzymania ruchu z pewnym opóźnieniem.
Warto również zwrócić uwagę na szybkość wprowadzania zmian do systemu. W przypadku
dużych systemów ERP wprowadzanie nowych funkcji odbywa się stosunkowo rzadko np. 2 razy
do roku. W dziale utrzymania ruchu konieczność zmiany działania może pojawiać się częściej
(związana np. ze zmianą przepisów). Wtedy oddzielny system EAM będzie ułatwiał ich
wprowadzenie, bez oczekiwania na najbliższe okno wprowadzenia zmian w systemie ERP.
Kluczowym czynnikiem wpływającym na decyzję o wyborze rozwiązania są odmienne potrzeby
użytkowników. W przypadku systemu ERP użytkownikami są: księgowi, magazynierzy,
pracownicy działu zakupów, kontroling, kierownictwo firmy – mówiąc w uproszczeniu osoby
zorientowane na dane ekonomiczne. W przypadku systemu EAM/CMMS użytkownikami są
inżynierowie i służby techniczne. Wymaga to innego podejścia do wprowadzania danych. W
systemach ERP naturalny jest miesięczny cykl pracy: dokumenty księgowe wprowadza się po
zakończeniu okresu rozliczeniowego, uzgadnia salda, stany magazynowe, kontroluje budżet.
System EAM z kolei pracuje na danych bieżących, ponieważ dane o urządzeniach, postęp prac
dla określonych instalacji, akcje remontowe są realizowane i nadzorowane w trybie ciągłym. Z
tego punktu widzenia rozdzielenie obydwu systemów jest konieczne, ponieważ jak wspomniano
wcześniej: wdrożenie systemu ERP z reguły obejmuje główne obszary typu: finanse i
księgowość, kontroling – wymagania dla tych modułów definiują użytkownicy z tych obszarów.
Późniejsze dodanie modułu do utrzymania ruchu może być ograniczone funkcjonalnie istniejącą
konfiguracją.
Należy pamiętać, że inwestycja w system informatyczny dla służb utrzymania ruchu to
narzędzie na kolejne 5, 10 czy 15 lat. Planując wdrożenie warto mieć na uwadze możliwy
rozwój przedsiębiorstwa.
Systemy informatyczne dla służb utrzymania ruchu operują na danych technicznych. Dane te
mogą zostać wprowadzone do systemu ręcznie, ale zaleca się integrację systemu EAM z
systemami technicznymi typu SCADA, MES w celu przyspieszenia pobierania danych oraz
zapewnienia ich spójności. Możliwości integracyjne są więc kolejnym kryterium wyboru
pomiędzy rozbudową systemu ERP, a zakupem dedykowanego systemu EAM. Nowoczesne
systemy EAM / CMMS posiadają narzędzia ułatwiające integrację z ww. systemami, Są to
dedykowane szyny integracyjne, gotowe moduły pozwalające na połączenie ze światem
zewnętrznym (również z wykorzystaniem szyny danych o ile taka funkcjonuje w organizacji).
Mówiąc o integracji dedykowanego systemu EAM z innymi programami należy wspomnieć o
możliwości integracji z systemami ERP. Wynika to z faktu, że część funkcjonalności obydwu
systemów pokrywa się, m.in. w zakresie zakupów, gospodarki magazynowej. Istotne jest, że
wymiana danych może odbywać się dwukierunkowo: system dla utrzymania ruchu odbiera
informacje o indeksach materiałowych, stanach magazynowych i wysyła do ERP gotowy
dokument zapotrzebowania. Dzięki takiemu podejściu system utrzymania ruchu staje się
częścią systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Możliwych scenariuszy jest wiele, poniższy
rysunek przedstawia jeden z wariantów połączenia EAM – ERP:
4
VETASI Sp. z o.o, Equator II, Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warsaw, Poland
T: +48 22 275 57 26
E: [email protected]
Obiekty kosztowe,
elementy WBS, GL
Transakcje
Księga główna
Stany mag.
Indeksy materiałowe,
magazyny
Rezerwacje w mag.
Rezerwacje mag.
Wydania mag.
Wydania mag.
Zapotrzebowania
Zapotrzebowania zak.
Zamówienia
Zlecenia zak.
Dostawy
Dostawy
Faktury
Faktury, księgowanie
Dostawcy
Dostawcy
Zlecenia pracy
Zlecenia wewn.
(kontrolingowe)
Zasoby ludzkie
Stawki godzinowe
Koszty robocizny
Księgowanie
rzecz.kontrolingu
ERP
EAM
VETASI W HITE PAPER
Konta
Rys.3.
Integrując system ERP i EAM należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

Określenie, które elementy i procesy są realizowane przez działy utrzymania ruchu

Kwestie posiadanych licencji dla ERP

Określenie miejsca akceptacji dokumentów

Określenie potrzeb sprawozdawczości przedsiębiorstwa
Zasadniczą korzyścią połączenia systemów ERP i EAM jest podział licencji, który nie wymusza
nabywania licencji systemów ERP dla służb technicznych. Integracja pomiędzy dedykowanym
systemem EAM, a ERP stanowi jedno z najlepszych rozwiązań, ponieważ przedsiębiorstwo
może w ten sposób skorzystać z najlepszych w swojej klasie rozwiązań (best-of-breed).
Decyzja o tym czy należy wdrożyć funkcjonalność EAM jest naszym zdaniem oczywista –
wszystkie organizacje posiadające rozbudowany park maszynowy powinny dysponować
odpowiednimi narzędziami do zarządzania nimi. Oddzielną kwestią jest wybór rozwiązania:
wdrożenie oddzielnego systemu EAM lub rozbudowanie istniejącego systemu ERP o
specjalizowany moduł. Podejmując decyzję należy wziąć pod uwagę:

Porównanie funkcjonalności

Koszty zarządzania zmianą dla rozwiązania dedykowanego oraz pakietu ERP

Możliwość zarządzania dokumentacją techniczną

Wymagań technologicznych i architektonicznych
5
VETASI Sp. z o.o, Equator II, Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warsaw, Poland
T: +48 22 275 57 26
E: [email protected]
VETASI W HITE PAPER

Koszt licencji

Koszty dostosowania systemu do potrzeb przedsiębiorstwa

Koszty ewentualnych integracji z już pracującymi systemami
Na koniec należy podkreślić, że niezależnie od wybranego rozwiązania, sam system
informatyczny nie wystarczy. Wdrożenie powinno objąć swoim zasięgiem również:

przeszkolenie użytkowników,

zapewnienie odpowiedniej ilości licencji, aby dane były wprowadzane w miejscu ich
powstawania,

ujednolicenie procedur wewnętrznych w ramach całego przedsiębiorstwa i
wszystkich komórek,

zapewnienie współpracy innych działów, ponieważ z uwagi na zmieniającą się
technologię, system EAM/CMMS jest wykorzystywany nie tylko przez dział
utrzymania ruchu, ale również operatorów maszyn, którzy wykonują zadania z
zakresu UR.
Wsparcie oferowane przez narzędzia EAM wydają się oczywiste dla działów UR. Liczymy, że
przestawione zagadnienia będą stanowić dobry początek dla szczegółowych rozważań w
temacie „ERP i co dalej”, oraz, że
zwiększą świadomość obecnych oraz przyszłych
użytkowników.
Rafał Karasiewicz
[email protected]
http://www.vetasi.com/poland
Słownik pojęć
ERP (ang. Enterprise Resource Planning): system do planowania zasobów przedsiębiorstwa.
CMMS (ang. Computerised Maintenance Management System): określenie dla klasy systemów
informatycznych odpowiedzialnych za gospodarkę remontową i utrzymanie ruchu w
przedsiębiorstwie.
EAM (ang. Enterprise Asset Management): kolejna generacja systemów CMMS, obejmuje
całościowe zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa zorientowane na aspekty finansowe, a
zwłaszcza na maksymalizację ROA (eng. Return of Assets – zwrot z inwestycji). Obejmuje to
poprawę wykorzystania i efektywności zasobów, a także obniżanie kosztów kapitałowych i
operacyjnych oraz zarządzanie cyklem życia maszyn i urządzeń.
MES (ang. Manufacturing Execution System): system śledzenia i nadzorowania produkcji
SCADA (ang. Supervisory Control And Data Acquisiiton): system nadzorowania
technologicznych
procesów
6
VETASI Sp. z o.o, Equator II, Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warsaw, Poland
T: +48 22 275 57 26
E: [email protected]