wiêcej

Starostwo Powiatowe
Słupsk
PROTOKÓŁ
kontroli gospodarki finansowej, obowiązków wynikających z kontroli zarządczej oraz
prawidłowości wydawania decyzji administracyjnych
Nazwa jednostki kontrolowanej
Zarząd Dróg Powiatowych w Słupsku
ul. Słoneczna 16e
76-200 Słupsk
Kierownik jednostki
Mariusz Ożarek
Główny księgowy jednostki
Małgorzata Tejc
Osoba przeprowadzająca kontrolę
Kontrolę przeprowadziły Joanna Harasimiuk i Magdalena Osman – inspektorzy ds. kontroli
w
Wydziale
Organizacyjnym,
na
podstawie
upoważnienia
Starosty
Słupskiego
Nr
OR.III.077.1.42.2011 z dnia 29 września 2011 r. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 4.10 do
7.10.2011 r.
Przedmiot i zakres kontroli
Przedmiotem kontroli był sposób gospodarowania środkami publicznymi, zarządzania
majątkiem oraz przestrzeganie przyjętych przez jednostkę procedur. Przeanalizowane zostały
działania podejmowane dla zapewnienia realizacji celów statutowych jednostki, w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrolą objęto rok 2011.
Wynik poprzedniej kontroli
Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach od 18 – 21.10.2010 r.
i dotyczyła realizacji planu dochodów i wydatków oraz prawidłowości gospodarowania mieniem
w 2010 r. W wyniku jej przeprowadzenia wydano zalecenia pokontrolne znak OR.IX.0913-16/10
z dn. 30.11.2010 r. Dyrektor jednostki udzielił odpowiedzi na zalecenia pismem nr ZDP.I.090-
3/2010/2011 z dn. 07.01.2011 r. (wpłynęło do Starostwa Powiatowego w dn. 10.01.2011 r.).
Zgodnie z § 35 ust. 2 Zarządzenia nr 32/2010 Starosty Słupskiego z dn. 6 maja 2010 r. w sprawie
ustalenia trybu i zasad wykonywania działalności kontrolnej przez Starostwo Powiatowe
w Słupsku, kierownik jednostki kontrolowanej udziela informacji w terminie 30 dni od daty
otrzymania zaleceń. Odpowiedź Dyrektora na zalecenia udzielona została po terminie bez podania
przyczyny powstałego opóźnienia. W piśmie Dyrektor informował o wprowadzaniu zaleceń
pokontrolnych w 2011 r. oraz o zwrocie w miesiącu grudniu 2010 r. przez pracownika nienależnie
otrzymanego dodatku stażowego.
W trakcie kontroli sprawdzono realizację zaleceń pokontrolnych:
1.
Przeprowadzona analiza płatności za faktury pozwoliła ustalić, że w dalszym ciągu zdarzają się
przypadki regulowania zobowiązań za zakupione artykuły i usługi po terminie. Zaniedbywanie
obowiązków płacenia zaciągniętych zobowiązań po terminie stanowi czyn wymieniony w art.
16 ust. 2 ustawy z dn. 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz. U. z 2005 Nr 14, poz. 114 ze zm.).
2.
Badana
jednostka
pobiera
wynagrodzenie
należne
płatnikowi
składek
wynikające
z Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagradzania
płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu Państwa (Dz. U. Nr 240, poz.
2065).
3.
Nie została przeprowadzona okresowa ocena pracowników zatrudnionych na stanowiskach
urzędniczych, o której mowa w ustawie z dn. 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.). Opis w dalszej części protokołu.
4.
Jednostka księguje operacje gospodarcze na kontach wskazanych w Rozporządzeniu Ministra
Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 128, poz. 861).
5.
Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie przeprowadzana jest zgodnie z ustawą z dn. 29
września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 ze zm.) - dalej: „uor”.
6.
W dn. 28.12.2010 r., za zgodą pracownicy Pani […]*, potrącona została z listy płac nr
I/ADM/10/12 kwota 443,47 zł, tytułem nadpłaconego dodatku stażowego.
2
7.
Nie został zmieniony Regulamin wynagradzania, stanowiący załącznik nr 1 do Zarządzenia
Dyrektora Nr 20/2009 z dn. 10.06.2009 r. w punkcie dotyczącym wynagradzania pracowników
za pracę w godzinach nadliczbowych. Opis w dalszej części protokołu.
Dyrektor informował o planowanym zrealizowaniu zaleceń w 2011 r. Przeprowadzone
czynności kontrolne pozwoliły ustalić, że do dnia kontroli, na siedem punktów zaleceń
pokontrolnych zostało zrealizowanych w badanej jednostce w całości cztery. Nie wykonanie
w pełni
polecenia
Starosty Słupskiego
stanowi
naruszenie
obowiązków
pracowniczych
wynikających z § 100 ust. 1 KP oraz art. 25 ust. 1 ustawy z dn. 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) - dalej: „ups”, który mówi, że obowiązkiem
pracownika samorządowego jest sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego.
Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu
Zarząd Dróg Powiatowych w Słupsku (zwany dalej „ZDP”) został powołany Uchwałą Nr
III/17/98 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 29 grudnia 1998 r. Jest jednostką organizacyjną powiatu
słupskiego działającą w formie jednostki budżetowej. ZDP funkcjonuje w oparciu o Statut, stanowiący
załącznik do Uchwały Nr XXXX/241/2006 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 27 czerwca 2006 r. oraz
Regulaminu organizacyjnego.
Podstawą działania ZDP są w szczególności poniższe akty prawne:

Ustawa z dn. 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007, Nr 19, poz. 115 ze
zm.);

Ustawa z dn. 20 czerwca 1997 r. prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2005, Nr 108, poz. 908
ze zm.);

Ustawa z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)
– dalej: „ufp”;

Statut.
Głównym zadaniem jednostki jest zarządzanie drogami Powiatu Słupskiego zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. ZDP swoją działalność prowadzi za pomocą
dwóch obwodów drogowych:
- Obwód drogowy nr 1 w Słupsku,
- Obwód drogowy nr 2 w Główczycach.
Funkcję Dyrektora jednostki od dn. 11.09.2006 r. pełni Pan Mariusz Ożarek. Stanowisko
zostało mu powierzone na mocy Uchwały Nr 381/2006 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn.
8.09.2006 r.
3
Zarząd Powiatu Słupskiego Uchwałą Nr 8/2006 z dn. 18.12.2006 r. udzielił Panu
Mariuszowi Ożarkowi pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych
z kierowaniem bieżącą działalnością ZDP. Uchwałą Nr 417/2006 z dn. 01.12.2006 r. upoważniono
Dyrektora do załatwiania w imieniu Zarządu Powiatu spraw indywidualnych z zakresu
administracji publicznej, w szczególności poprzez wydawanie decyzji administracyjnych
przewidzianych
ustawą
o
drogach
publicznych.
Pełnomocnictwo
do
przygotowania
i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zostało udzielone Panu
Mariuszowi Ożarkowi Uchwałą nr 360/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 19.11.2009 r.
Działania jednostki regulowane są poprzez zarządzenia wewnętrzne Dyrektora i regulaminy:
1. Zarządzenie nr 32/2010 z dn. 21.09.2010 r. w sprawie zmiany regulaminu pracy.
2. Zarządzenie nr 21/2009 z dn. 10.06.2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu pracy Zarządu
Dróg Powiatowych w Słupsku
3. Zarządzenie nr 20/2009 z dn. 10.06.2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania
pracowników ZDP.
4. Zarządzenie 24/2010 z dn. 25.06.2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu udzielania
zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14 tys. euro.
5. Zarządzenie nr 26/2010 z dn. 01.07.2010 r. w sprawie procedury kontroli wydatków
dokonywanych ze środków publicznych w ZDP.
6. Zarządzenie nr 25/2010 z dn. 25.06.2010 r. w sprawie procedur kontroli finansowej i obiegu
dokumentów oraz zasad rachunkowości w zakresie wykorzystania środków na
dofinansowanie projektów budowy dróg Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach RPO WP na lata 2007 – 2013.
7. Zarządzenie nr 45/2010 z dn. 31.12.2010 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.
8. Zarządzenie nr 18/2010 z dn. 10.05.2010 r. w sprawie procedury kontroli wydatków ze
środków publicznych.
9. Zarządzenie nr 41/2010 z dn. 08.11.2010 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania
kontroli zarządczej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Słupsku.
Badana jednostka nie publikuje wydanych zarządzeń w Biuletynie Informacji Publicznej.
Sposób wdrożenia kontroli zarządczej w Zarządzie Dróg Powiatowych
Informacja Dyrektora ZDP o sposobie funkcjonowania kontroli zarządczej wpłynęła do
Starostwa Powiatowego w Słupsku w dn. 20.12.2010 r., za pośrednictwem faxu.
4
Zarządzeniem nr 41/2010 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych z dn. 08.11.2010 r.
(Zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania) ustalona została organizacja i zasady
funkcjonowania kontroli zarządczej w ZDP, tj. 6 miesięcy po wprowadzeniu Zarządzenia
nr 31/2010/A z dn. 6.05.2010 r. Starosty Słupskiego w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania
kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Słupsku oraz jednostkach organizacyjnych
powiatu.
W zarządzeniu tym, w § 9 ust. 2 Starosta zobowiązał kierowników jednostek
organizacyjnych powiatu do wprowadzenia w formie pisemnej i aktualizowania procedur kontroli
zarządczej, z uwzględnieniem ogłoszonych przez Ministra Finansów standardów kontroli
zarządczej. Co prawda dokładny termin wprowadzenia procedury nie został określony, jednak
z uwagi na termin wejścia w życie ustawy o finansach publicznych od dn. 1.01.2010 r.,
opracowanie
i
wdrożenie
zasad
związanych
z
funkcjonowaniem
kontroli
zarządczej
w jednostce, powinno nastąpić w możliwie najkrótszym terminie.
W dokumencie jednostka ujęła pojęcie systemu kontroli zarządczej w ZDP, wskazała etapy
funkcjonującej kontroli zarządczej, scharakteryzowała jej elementy w pięciu obszarach: środowisko
wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, czynności/mechanizmy kontrolne, informacja i komunikacja,
monitorowanie i ocena. Pracownicy ZDP własnoręcznym podpisem potwierdzili fakt zapoznania
się z Zarządzeniem. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzono Kierownikowi Sekcji
Administracji i Zaplecza Technicznego.
Treść § 12 Organizacji i zasad kontroli zarządczej w ZDP poświęcona jest ogólnym
zagadnieniom związanym z zarządzaniem ryzykiem w jednostce. Zgodnie z oświadczeniem Pana
Mariusza Ożarka, pierwsza identyfikacja zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego
z poszczególnymi celami i zadaniami ZDP nastąpi w listopadzie br.
Zarządzenie nr 41/2010 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych z dn. 08.11.2010 r.
w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w ZDP w Słupsku stanowi
załącznik nr 1 do protokołu.
Ponadto Zarządzeniem nr 24/2010 z dn. 25.06.2010 r. został przyjęty Regulamin udzielania
zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14 tys. euro w ZDP. W zakresie
kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w Zarządzie Dróg, Zarządzeniem nr
18/2010 r. z dn. 10.05.2010 r. wprowadzony został wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania
dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i zgodności
przestrzegania przyjętych procedur kontroli wewnętrznej, zgodności z ustawą Prawo zamówień
publicznych oraz zatwierdzenie do wypłaty.
5
W związku realizacją przez ZDP projektów dofinansowywanych ze środków UE, Dyrektor
jednostki Zarządzeniem 25/2010 z dn. 25.06.2010 r. wprowadził procedury kontroli finansowej
i obiegu dokumentów oraz zasad rachunkowości w zakresie wykorzystania środków na
dofinansowanie projektów budowy dróg Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
RPO WP na lata 2007 – 2013.
Realizacja planu wydatków i dochodów w 2011 r.
Kwota wydatków i dochodów na 2011 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr
III/15/2010 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 28.12.2010 r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na
2011 r., ze zmianami.
Plan oraz wykonanie na dzień 31.08.2011 r. wydatków oraz dochodów jednostki
przedstawia tabela:

Wydatki
Dział Rozdział Paragraf
600
60014
4210
4260
4270
4300
4520
4590
6050
6057
6059
60095
3020
4010
4040
4110
4120
4140
4210
4260
4270
4280
4300
4350
4360
4370
Wydatki
Wykonanie
planu (%)
Plan
Wykonanie
77,92
18 473 536,00 14 395 084,45
77,52
16 983 964,00 13 165 217,15
93,24
967 299,00
901 956,70
55,58
2 500,00
1 389,60
96,02
530 000,00
508 886,07
96,61
2 312 725,00
2 234 324,36
100,00
15 058,00
15 058,00
37,54
4 942,00
1 855,06
53,20
7 795 799,00
4 147 351,36
99,97
4 552 295,00
4 551 050,00
100,00
803 346,00
803 346,00
1 489 572,00
56 000,00
709 774,00
77 910,00
168 899,00
27 163,00
14 670,00
49 720,00
45 000,00
10 000,00
1 500,00
125 364,00
2 800,00
14 000,00
5 200,00
6
1 229 867,30
49 841,50
634 750,18
73 749,75
100 910,53
13 848,95
5 655,00
33 515,28
30 492,42
8 475,48
672,00
108 438,38
2 163,18
11 377,28
3 778,46
82,57
89,00
89,43
94,66
59,75
50,98
38,55
67,41
67,76
84,75
44,80
86,50
77,26
81,27
72,66
4410
4430
4440
4480
4500
4520
4610
4700

3 000,00
119 800,00
33 248,00
20 800,00
1 100,00
124,00
500,00
3 000,00
2 544,90
106 716,00
25 000,00
14 040,00
1 090,00
123,99
406,18
2 277,84
84,83
89,08
75,19
67,50
99,09
99,99
81,24
75,93
Dochody
Dział Rozdział
Dochody
Należności
Wykonanie
1 243 663,00 1 181 465,87
1 243 663,00 1 181 465,87
332 299,00
332 298,83
800 000,00
762 204,20
20 364,00
20 325,59
35 000,00
18 657,40
1 000,00
515,46
55 000,00
47 464,39
Paragraf
600
60014
0580
0690
0750
0870
0920
0970
758
75814
0920
Razem:
1 800,00
1 800,00
1 800,00
603,43
603,43
603,43
1 245 463,00
1 182 069,30
Sprawozdania Rb-28S, Rb-27S za sierpień 2011 r. przekazane zostały w wymaganym terminie
(09.09.2011 r.). W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniach wydatki były
zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną. Suma wydatków i zobowiązań nie przekroczyła planu
finansowego. Kopia sprawozdania Rb-28S i Rb-27S na dzień 31.08.2011 r. oraz wydruk
zestawienia obrotów i sald za sierpień 2011 r. stanowią załącznik nr 2 do protokołu.
Gospodarka środkami finansowymi
Badając zagadnienia związane z gospodarką środkami finansowymi sprawdzono
prawidłowość dokonywania, dokumentowania i ewidencjonowania wydatków. Zarządzeniem
Dyrektora nr 45/2010 z dn. 31.12.2010 r. przyjęte zostały nowe zasady (polityka) rachunkowości,
a nr 18/2010 z dn. 10.05.2010 r. procedury kontroli wydatków ze środków publicznych.
Wyrywkowej kontroli poddano wymienione w tabeli wydatki:
7
§
Data
wpływu do
księgowości
1
4300
01.07
0
6
4210
06.07
14.07
0
0
4300
06.01
30.07
29.07
1
0
4210
06.07
1.512,30
13.07
13.07
0
0
4270
30.06
733,20
08.07
07.07
1
0
4210
30.06
797,91
14.07
14.07
0
0
3020
07.07
143,91
11.07
08.07
3
0
4300
07.07
1.104,42
01.07
04.07
0
3
4210
01.07
8.673,96
16.07
20.07
0
4
4210
22.06
14.937,23
30.06
08.07
0
8
4300
13.06
509,49
22.06
29.06
0
7
4210
14.06
32.519,90
01.07
13.07
0
13
4300
14.06
Tusz do drukarek
571,49
05.07
30.06
5
0
4210
22.06
Pompa
Remont
przepustu
487,01
06.07
30.06
6
0
4210
22.06
11.316,00
16.06
05.07
0
19
4270
07.06
rodzaj wydatku
Remont ZDP dr. Pow. 1147G Darnowo
Materiały do
remontu
45/2011
Lemar
Niezabyszewo
55/06/2011
Tab Łabień
5680/2011
ZUP
Główczyce
936/2010
Oktan Słupsk
259/2011
Trafic Słupsk
1190/2011
4144/11/0605
Budżel Słupsk
Olej napędowy,
benzyna
Konserwacja i
naprawa
sygnalizacji
Krata wpustu
Integra Słupsk
Środki czystości
115/100/06
ZETO Koszalin
21/06/2011
7/0611LE
FS 36/2011
1045/2011
38/2011
Comserwis
Słupsk
Pol-dróg
Lębork
Lemar
Niezabyszewo
Budżel Słupsk
Lemar
Niezabyszewo
1084/06/201
Rodan Słupsk
1
20/11/06
Agroma Słupsk
Moster Nowa
10/2011
Wieś Lęborska
Za ścieki
Serwis
oprogramowania
Przedłużenie
licencji
Masa asfaltowa
Usługa
Art. remontowe
Usługi
transportowe
termin
zapłaty
zapłata
18.984,28
27.07
28.07
0
278,00
07.07
13.07
49,60
14.07
15.249,75
kwota
terminie
(dni)
firma
zapłata
przed
terminem
(dni) po
zapłata
nr f-ry
Stwierdzono nieprawidłowości, polegające na regulowaniu zaciągniętych zobowiązań po terminie
płatności. Zgodnie z wyjaśnieniami Głównej Księgowej, nieprawidłowość ta spowodowana jest
błędnym wystawieniem faktur przez kontrahentów. Podpisane umowy przewidywały, że płatność
za faktury następuje 30 dni od daty ich doręczenia wraz z dokumentami rozliczeniowymi,
podpisanymi przez inspektora nadzoru. Wyjaśnienie Głównej Księgowej oraz kopie umowy nr
15/D/2010 i 7/Z/2011 stanowią załącznik nr 3 do protokołu. Uznając wyjaśnienia zaznaczyć należy,
że nieterminowe płatności dotyczą również drobnych, doraźnych zakupów, do których nie stosuje
się umów.
Ponadto stwierdzono, że ZDP kwalifikuje wydatek związany z przedłużeniem licencji na
oprogramowanie w § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, winno być w § 4300 - zakup usług
pozostałych. Kopia f-ry nr 21/06/2011 firmy Comserwis ze Słupska stanowi załącznik nr 4 do
protokołu.
8
Analizując realizację procedur kontroli wydatków ze środków publicznych, zgodnie
z zarządzeniem Dyrektora nr 18/2010, stwierdzono nieprawidłowości:
- niektóre faktury min. dotyczące zakupu środków BHP, prenumeraty prasy, pod względem
zgodności
z ustawą
pzp
podpisuje
Pani
[…]*
Kierownik
Sekcji
organizacyjno
-
administracyjnej, brak jest upoważnienia w procedurach kontroli,
- listy płac poddane kontroli pod względem formalnym i rachunkowym podpisuje Pani […]*
Specjalista ds. zatrudnienia i płac, brak jest upoważnienia w procedurach kontroli.
Kopia Zarządzenia nr 18/2010 stanowi załącznik nr 5 do protokołu.
Inwentaryzacja
Badana
jednostka
posiada
opracowaną
instrukcję
w
sprawie
przeprowadzania
inwentaryzacji rzeczowych składników majątku w ZDP, stanowiącą załącznik nr 8 do Zarządzenia
Nr 45/2010 z dn. 31.12.2010 r.
Za rok 2010 ZDP przeprowadził inwentaryzację na podstawie Zarządzenia nr 43/2010 z dn.
06.12.2010 r. W Zarządzeniu powołana została komisja do przeprowadzenia inwentaryzacji
rocznej, na dzień 31.12.2010 r. środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów
w magazynie od dn. 07.12.2010 do 15.01.2011 r. Zarządzenie nie wskazuje imienne osób
odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji.
Ogólne wskazanie w tym temacie zawiera instrukcja inwentaryzacyjna. Kopia Zarządzenia nr
43/2010 stanowi załącznik nr 6 do protokołu.
Spis przeprowadzono na polach spisowych:
1. Zarząd Dróg Powiatowych w Słupsku na arkuszu spisu nr 1 w dn. 30.12.2010 r.
2. Kasa ZDP w Słupsku - sporządzono protokół z inwentaryzacji kasy w dn. 31.12.2010 r.
Wykazano stan gotówki 0.
3. Obwód Drogowy nr 1 w Słupsku, na arkuszach spisu od nr 2 do 8/2010 w dn.
30.12.2010 r. i 03.01.2011 r.
4. Obwód Drogowy Nr 2 w Główczycach, na arkuszach spisu od nr 09 do 20/2011
w dniach od 05 do 06.01.2011 r.
Nie stwierdzono nieprawidłowości z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych.
Arkusze spisowe są kompletne, czytelne, wycenione przez Głównego Księgowego jednostki. W
aktach osób odpowiedzialnych materialnie znajdują się oświadczenia o odpowiedzialności
materialnej za powierzone mienie. Do wszystkich spisów dołączone zostały oświadczenia osób
odpowiedzialnych
materialnie
po
przeprowadzonej
9
inwentaryzacji.
Sporządzone
zostało
zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Różnic w stanie ewidencyjnym środków trwałych
a zidentyfikowanych podczas spisu nie stwierdzono.
Komisja, sporządzone sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji przekazała do działu
księgowości w dn. 10.01.2011 r.
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że jednostka nie przeprowadziła
inwentaryzacji paliwa znajdującego się w samochodach. Na dzień 31.12 2010 r. rozliczenie paliwa
w samochodach sporządziła Pani […]* – Kierownik sekcji administracji i zaplecza. Rozliczenie
ilościowe zostało sporządzone w dn. 27.01.2011 r. na podstawie raportów pracy sprzętu i kart
drogowych. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje takiego sposobu rozliczenia materiałów
zaliczonych w koszty w momencie ich zakupu. Kierownik jednostki może podjąć decyzję,
dotyczącą odpisywania wartości zakupionych materiałów bezpośrednio w koszty, rezygnując
z prowadzenia bieżącej ewidencji na koncie 310, jednak zgodnie z art. 17, ust 2 pkt. 4 uor ich
wycena oraz korekta kosztów powinna zostać przeprowadzona na dzień bilansowy. Nieprawidłowy
jest, więc też termin sporządzenia rozliczenia. Jednostka winna przeprowadzić inwentaryzację
paliwa znajdującego się w samochodach na dzień 31.12.2010 r. Kopia rozliczenia paliwa do
samochodów stanowi załącznik nr 7 do protokołu.
Na podstawie kontroli gospodarki środkami rzeczowymi oraz ujmowania tych składników
majątkowych w księgach rachunkowych ustalono, że księgowa ewidencja syntetyczna środków
trwałych nie obejmuje wartości dróg. Badana jednostka nie prowadzi też ewidencji szczegółowej
dróg z wyszczególnieniem ich numerów, miejsca położenia i wartości ewidencyjnej, co narusza
obowiązek prowadzenia kont dla wszystkich środków trwałych wynikający z rozporządzenia
Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128,
poz. 861). Ponadto, kontrolowana jednostka nie posiada ewidencji dróg, której obowiązek
prowadzenia wynika z art. 10 ust. 11 oraz art. 20 pkt 9 w związku z art. 19 ust. 2 pkt 3 ustawy
z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 19, poz. 115 ze zm.), a także
z przepisów wykonawczych do ustawy, zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia
16 lutego 2005 r. w sprawie sposobu numeracji i ewidencji dróg publicznych, obiektów
mostowych, tuneli, przepustów i promów oraz rejestru numerów nadanych drogom, obiektom
mostowym i tunelom (Dz. U. Nr 67, poz. 582). Dyrektor ZDP oświadczył, że jednostka jest
w trakcie zakładania ewidencji dróg i mostów zgodnie z w/w Rozporządzeniem. Brak jest jednak
ewidencji dróg do celów księgowych
10
Zamówienia publiczne
W badanej jednostce sprawdzono prawidłowość stosowania przepisów ustawy z dn.
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.): dalej
– „pzp”.
Za rok 2010 badana jednostka sporządziła roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach
publicznych i przekazała do Urzędu Zamówień Publicznych w dn. 08.02.2011 r. Na rok 2011
sporządzony został plan zamówień publicznych. Stwierdzono również, że na bieżąco prowadzony
jest rejestr podpisanych umów. Kopia planu zamówień na 2011 r. oraz rejestru umów stanowi
załącznik nr 8 do protokołu.
Problematykę zamówień publicznych w badanej jednostce regulują zarządzenia Dyrektora:
1.
Zarządzenie nr 1/1/2010 z dn. 29 stycznia 2010 r. w sprawie powołania komisji przetargowej
i wprowadzenia Regulaminu Pracy Komisji Przetargowych do przeprowadzania postępowań
o udzielenie zamówień publicznych.
2.
Zarządzenie nr 24/2010 z dn. 25 czerwca 2010 r. w sprawie określenia zasad udzielenia
zamówień publicznych o wartości szacunkowej do 14.000 Euro w ZDP w Słupsku.
Podczas czynności kontrolnych sprawdzone zostało po jednej procedurze udzielenia zamówienia
publicznego:
- na podstawie art. 66 ust. 1 pzp - zamówienie z wolnej ręki,
- rozeznania rynku na dostawy i usługi o wartości nie przekraczającej 14.000 Euro.
1.
Zamówienie z wolnej ręki
Zamówienie udzielone zostało na podstawie art. 67, ust. 1 pkt. 6 pzp dotychczasowemu
wykonawcy usługi Firmie Lemart Leszek Bigus 77-132 Niezabyszewo 73 c, który wygrał
przetarg nieograniczony na wykonie zadania pn. „Remont nawierzchni bitumicznych dróg
powiatowych zarządzanych przez ZDP Słupsk”. Zamawiający w SIWZ przewidział możliwość
udzielenia zamówienia uzupełniającego w trybie zamówienia z wolnej ręki do 50% wartości
zamówienia podstawowego. W wyniku przeprowadzonego przetargu podpisana została dn.
16.05.2011 r. umowa nr 6/D/2011 o wartości 584.156,03 zł brutto.
Pismo nr ZDP III 343-8-1/2011 z dn. 17.05.2011 r. zapraszało w/w firmę do negocjacji
w sprawie udzielenia zamówienia publicznego z wolnej reki. W zaproszeniu informowano
o zakresie niezbędnych prac do wykonania. Za niewłaściwe należy uznać umieszczenie
informacji, iż projekt umowy (załącznik nr 2 do zaproszenia) jest wiążący i niepodległa
żadnym negocjacjom. Zgodnie z art. 68 ust. 1, na tym etapie postępowania przekazuje się
ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Szczegóły wykonania zamówienia uzgodnione
11
zostały na spotkaniu w dn. 20.05.2011 r. i w jego wyniku podpisana została umowa nr
7/D/2011.
Roboty wykonane zostały w terminie i z odbioru robót budowlanych sporządzony został dn.
03.06.2011 r. protokół odbioru ostatecznego z ogólną oceną dobrą.
Kopia umowy nr 6/D/2011, 7/D/2011, zaproszenie nr ZDP III 343-8-1/2011 oraz protokół nr
ZDP III 343-8-2/2011 stanowią załącznik nr 9 do protokołu.
2.
Procedury zakupów do 14.000 euro
Badana jednostka dokonuje zakupów dostaw i usług o wartości szacunkowej od 2.001 do
14.000 euro w oparciu o Zarządzenie Dyrektora nr 24/2010, przeprowadzając rozeznanie rynku
i wysyłając zaproszenia do składania ofert przynajmniej dwóm wykonawcom.
W ten sposób została zakupiona usługa pn. „Wykonanie usługi przy użyciu równiarki oraz
walca, polegających na profilowaniu wraz z wałowaniem dróg powiatowych na terenie
obwodu Drogowego nr 2 w Główczycach”. Oszacowania wartości zamówienia dokonał Pan
[…]* w dn. 06.04.2011 r. Wartość zamówienia wyniosła 4.949,21 euro. Wniosek do Dyrektora
o wyrażenie zgody na rozpoczęcie postępowania o udzielnie zamówienia o wartości od 2.001
euro sporządził również Pan Jędrek Sitnik w dn. 13.04.2011 r. Kopia załącznika nr 1 stanowi
załącznik nr 10 do protokołu.
Formularz ofertowy przesłany został dn. 06.04.2011 r. do firm:
- Usługi transportowe „Zimar” w Bytowie - data sporządzenia oferty 10.04.2011 r.,
- Usługi Ziemno-Transportowe „Trans-Kop” z Damnicy - data sporządzenia oferty
09.04.2011 r.
Zgodnie z §4 w/w procedury, przeprowadzenie postępowania rozpoczyna się z chwilą
zaakceptowania przez Kierownika Zamawiającego wniosku stanowiącego załącznik nr 1 do
Regulaminu. Z zapisów dat na dokumentach wynika, że wniosek o przeprowadzenie procedury
został sporządzony już po przeprowadzeniu postępowania. Kopie formularzy ofertowych
stanowią załącznik nr 11 do protokołu.
Korzystniejsza oferta złożona została przez firmę „Trans-Kop” z Damnicy. Z firmą została
podpisana dn. 13.04.2011 r. umowa nr 3/Z/2011 z przewidzianym terminem wykonania usługi
31.12.2011 r.
Firma Trans - Kop wystawiła do wykonanej usługi f-rę nr 9/2011 z dn. 21.06.2011 r., która
została uregulowana w terminie. Osoba odpowiedzialna za kontrolę dokumentów pod
względem zgodności z pzp błędnie wskazała art. 40 ust. 1 jako podstawę prawną zrealizowanej
usługi. Kopia f-ry Trans-Kop nr 9/2011 stanowi załącznik nr 12 do protokołu.
12
Analiza dokumentacji znajdującej się w jednostce pozwoliła ustalić, że sporządzane umowy nie są
kontrasygnowane przez Głównego Księgowego jednostki. Konieczność kontrasygnaty umów
wynika z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.
1240 ze zm.) i świadczy o dokonaniu wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych
i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych
operacji. Kopia umowy nr 3/Z/2011 stanowi załącznik nr 13 do protokołu.
Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia i BHP
Wg stanu na dzień 30.09.2011 r. ZDP zatrudniał 31 pracowników, w tym:

dział administracji – 13 osób,

obwód drogowy nr 1 – 8 osób,

obwód drogowy nr 2 – 10 osób.
Lista zatrudnionych pracowników stanowi załącznik nr 14 do protokołu.
Sprawy wynikające ze stosunku pracy reguluje Zarządzenie nr 21/2009 z dn. 10.06.2009 r.
wprowadzające Regulamin Pracy, oraz Zarządzenie nr 20/2009 z dn. 10.06.2009 r. wprowadzające
Regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w ZDP. Wyrywkowej kontroli poddano
akta osobowe i naliczenie wynagrodzeń pracowników:
1.
[…]* – zatrudniony od dn. 01.06.2010 r. na czas nieokreślony, na stanowisku Główny Inżynier.
Osoba zatrudniona na tym stanowisku, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dn. 18
marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398
ze zm.), winna legitymować się 6 letnim stażem pracy. Jednak zgodnie z §4 cytowanego
rozporządzenia, w uzasadnionych przypadkach wymagany staż pracy może zostać skrócony.
Pracownikowi 6 lat pracy minęło 30.09.2010 r. W aktach znajduje się m.in.:
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP dla kadry kierowniczej z dn. 04.02.2011 r.,
- zaświadczenie lekarskie ważne do dn. 08.06.2013 r.,
- upoważnienie z dn. 10.06.2010 r. do podpisywania bieżącej korespondencji, bieżącego
kierowania sprawami jednostki organizacyjnej podczas nieobecności Dyrektora ZDP.
- upoważnienie do prowadzenia pojazdów służbowych osobowych z dn. 08.06.2010 r.,
Podstawa prawna udzielonych upoważnień dotyczy uprawnień starosty a nie kierowników
jednostek organizacyjnych. Nie jest więc możliwe udzielenie upoważnienia pracownikowi do
wykonania określonych czynności w zastępstwie kierownika jednostki na podstawie art. 38 ust.
1 i 2 ustawy z dn. 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz.
1592 ze zm.).
13
2.
[…]* – zatrudniona w okresie od 07.12.2009 r. do 31.03.2010 r. na zastępstwo, a następnie w
wyniku przeprowadzonego naboru od dn. 01.04.2010 r. na czas określony, na czas
nieokreślony od 01.06.2010 r. na stanowisku starszego specjalisty. W aktach znajdują się m.in.:
- ukończenie szkolenia bhp z dn. 27.08.2010 r.,
- zaświadczenie o odbytej służbie przygotowawczej z dn. 28.05.2010 r. z wynikiem
pozytywnym,
- upoważnienie do prowadzenia pojazdów służbowych osobowych z dn. 05.01.2010 r.,
- zaświadczenie lekarskie ważne do dn. 10.12.2012 r.
Brak jest aktualnej oceny pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku urzędniczym oraz
zapytania o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.
3.
[…]* – zatrudniony na czas nieokreślony od dn. 01.01.1999 r. na stanowisku: Główny
Księgowy. W aktach znajdują się m.in. dokumenty:
- ocena pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowniczym z dn. 09.10.2007 r.,
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia bhp kadry kierowniczej z dn. 12.09.2008 r.,
- upoważnienie nr 16/2009 z dn. 05.11.2009 r. oraz z dn. 25.05.2010 r. do reprezentowania,
udzielania wyjaśnień w trakcie kontroli, podpisywania bieżącej korespondencji, udostępniania
oraz podpisywania dokumentów podczas nieobecności Dyrektora ZDP,
- badania lekarskie ważne do 14.01.2013 r.
W aktach brak jest oceny z 2009 r. oraz aktualnej oceny pracownika zatrudnionego na
stanowisku kierowniczym (cztery lata bez oceny pracy na stanowisku kierowniczym
urzędniczym!).
Ponownie zastosowano błędną podstawę prawną do udzielonych głównemu księgowemu
upoważnień dotyczących zarządu zwykłego, podczas nieobecności Dyrektora jednostki.
Ponadto brak jest informacji z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności oraz odrębnego
imiennego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki do prowadzenia gospodarki
finansowej ZDP. Zakres czynności Głównego Księgowego nie został opatrzony datą przyjęcia
przez pracownika do stosowania. W orzecznictwie sądów taki sposób powierzenia głównemu
księgowemu jednostki sektora finansów publicznych, odpowiedzialności za prowadzenie
gospodarki finansowej jest nieskuteczny. Złożony podpis jest jedynie potwierdzeniem odbioru
ustalonego zakresu czynności (pisma) bez zaznaczenia daty, kiedy to zostało poczynione.
Kopia zakresu czynności Głównego Księgowego stanowi załącznik nr 15 do protokołu.
4.
[…]* – zatrudniona na czas nieokreślony w ZDP od dn. 10.01.2008 r., na stanowisku: robotnik
gospodarczy - robotnik drogowy.
14
5.
[…]* – zatrudniona w ZDP od dn. 03.03.2008 r., na czas nieokreślony od dn. 08.05.2009 r., na
stanowisku: pomoc biurowa. W aktach znajdują się m. in. dokumenty:
- umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych w formach szkolnych z dn. 01.02.2011 r.,
- badania lekarskie ważne do dn. 14.02.2014 r.,
- upoważnienie do prowadzenia pojazdów służbowych osobowych z dn. 06.05.2009 r.,
- oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
6.
[…]* – zatrudniony w ZDP od dn. 01.03.2006 r. na stanowisku pomocy biurowej technicznej.
Od dn. 01.10.2006 r. zastępca kierownika w obwodzie drogowym nr 2. Zaznaczyć należy, że
obowiązujące w tym okresie Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 2 sierpnia 2005 r. w
sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach
organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.) nie
przewidywało zatrudnienia w zarządach dróg powiatowych, pracowników na stanowiskach
zastępcy kierownika bazy sprzętu i transportu.
Następnie od dn. 01.06.2007 r. pracownik zatrudniony na czas nieokreślony, na stanowisku
Kierownika obwodu drogowego nr 2 w Główczycach. Zgodnie z cytowanym rozporządzeniem
osoba zatrudniona na stanowisku kierownika bazy sprzętu i transportu winna legitymować się
wykształceniem minimum średnim oraz 5 letnim stażem pracy. Staż pracy pracownika
w chwili zatrudnienia na w/w stanowisko wynosił 4 lata i 10 miesięcy. Możliwe jednak było
skrócenie wymaganego stażu pracy na podstawie §4 cytowanego Rozporządzenia. W aktach
znajdują m.in. się dokumenty:
- umowa o odpowiedzialności materialnej z dn. 09.11.2006 r.,
- zapytanie o udzielenie informacji o sobie z dn. 09.02.2007 r. z adnotacją: nie figuruje
kartotece karnej krajowego rejestru karnego.
- upoważnienie do prowadzenia pojazdów służbowych osobowych z dn. 25.06.2007 r.,
- ocena pracy z dn. 09.10.2007 r.,
- umowa o skierowaniu na naukę z dn. 15.05.2008 r.,
- badanie lekarskie ważne do dn. 20.07.2013 r.
7.
[…]* – zatrudniony na czas nieokreślony od dnia 04.05.1999 r., na stanowisku: robotnik
wykwalifikowany - operator sprzętu drogowego.
8.
[…]* - zatrudniony na czas nieokreślony w ZDP od dn. 01.04.2006 r. Od dnia 01.03.2010 r. do
dn. 31.08.2010 r. powierzone zostały obowiązki majstra w Obwodzie Drogowym nr 1 w
Słupsku. W aktach znajdują się m.in. dokumenty:
- zaświadczenie lekarskie, ważne do dn. 13.05.2012 r.,
- zaświadczenie o ukończonym szkoleniu bhp dla osób kierujących ludźmi z dn. 04.02.2011 r.
15
W artykule 24 ust. 2 ups, wpisane zostały obowiązki pracownika samorządowego. W
punkcie pierwszym ustawodawca przewidział, że w sposób szczególny powinna być przestrzegana
Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej i inne przepisy prawa. Konsekwentne niewykonywanie
obowiązku przez Kierownika jednostki wynikającego z art. 27 ust. 2 ups dotyczące
przeprowadzenia oceny pracy podległych pracowników stanowi naruszenie obowiązków
pracownika samorządowego, któremu ustawodawca w ups powierzył obowiązek szczególnej
dbałości o przestrzeganie przepisów.
Kopie dokumentów potwierdzone są za zgodność z oryginałem. W dokumentach jednostki
znajdują się zgody pracowników na przekazanie wynagrodzenia na indywidualne konto bankowe
oraz dokonywanie przez zakład pracy potrąceń z wynagrodzenia innych zobowiązań pracowników.
Naliczone za miesiąc wrzesień 2011 r. kwoty wynagrodzeń zasadniczych, dodatków funkcyjnych
i stażowych w/w pracowników, zgodne są z dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych
oraz Regulaminem wynagradzania.
Kontrolę wynagrodzeń pracowników przeprowadzono na podstawie list płac z m-ca
września 2011 r. Listy płac sporządzane są w programie Płace i Kadry PIK v.13.00c.
Zestawienie list płac za wrzesień 2011 r.:
Nr listy
Nazwa listy
E-zasiłek/PUP/11/9 Lista płac, wynagrodzenia pracowników
brutto
127,56
E/ADM/11/9
Lista płac, wynagrodzenie pracowników
45.021,07
E/STR/11/9
Lista płac, wynagrodzenie pracowników
32.263,09
I/NADG/STR/11/9 Listy płac, nadgodziny
283,27
Nagroda/ADM/11/9 Lista płac, nagroda
5.100,00
Nagroda/STR/11/9 Lista płac, nagroda
3.730,00
Stwierdzono, że za przepracowany ponad ustalony w umowie wymiar czasu pracy, ZDP
wypłaca pracownikom dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych na zasadach określonych
w KP. Na nieprawidłowość tą zwrócono już uwagę w protokole kontroli z dn. 17.11.2010 r. Art. 42
ust. 4 ustawy z dn. 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458
ze zm.) nie przewidują takiego sposobu rekompensowania pracownikom samorządowym pracy
w godzinach nadliczbowych. Wg Regionalnych Izb Obrachunkowych i Państwowej Inspekcji Pracy
stosowanie tych ustawowych zasad jest konieczne bowiem są to przepisy szczególne w stosunku
do regulacji KP, który stosuje się jedynie w zakresie nieuregulowanym w ustawie. Pomimo
16
wyraźnych wskazań w wystosowanych do kierownika jednostki, zaleceniach pokontrolnych (znak:
OR.IX.0913-16/10 z dn. 30.11.2010 r.) tj. konieczności dostosowania Regulaminu wynagradzania
do przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, jednostka w dalszym ciągu stosuje
sprzeczne z ustawą przepisy o wypłacie dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Kopia
załącznika do list płac za wrzesień 2011 r. stanowi załącznik nr 16 do protokołu.
Świadczenia wynikające z obowiązku stosowania przepisów BHP
Rodzaj i ilość należnych pracownikom świadczeń związane z realizacją przepisów BHP
zapisana została w przepisach wewnętrznych wydanych na podstawie Kodeksu pracy
i rozporządzeń:
1.
Regulamin BHP w ZDP z dn. 15.03.2003 r.,
2.
Zarządzenia nr 8/2008 z dn. 12.02.2008 r. w sprawie zmian stawek refundacji zakupu
okularów,
3.
Zarządzenie nr 9/2008 z dn. 12.02.2008 r. w sprawie zmian norm przydziału odzieży roboczej
i ochronnej na niektórych stanowiskach robotniczych.
Niezbędną ilość środków ochrony indywidualnej pracodawca określił na podstawie Rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów
bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 Nr 169, poz. 1650 ze zm.) - dalej: „Rozporządzenie
ogólne”, natomiast należne pracownikom posiłki profilaktyczne na podstawie Rozporządzenia Rady
Ministrów z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60,
poz. 279) - dalej: „Rozporządzenie o posiłkach i napojach”.
Zapisy w załączniku nr 2 do Regulaminu przewidują normy przydziału środków higieny
osobistej wg grupy zatrudnienia. Wątpliwości budzi zapis: „Do grupy IV zalicza się stanowiska
pracy, na których zachodzi konieczność mycia rąk. Do grupy tej zalicza się pracowników
administracyjno-biurowych. Pracownicy zatrudnieni na tych stanowiskach otrzymują miesięcznie:
a) 100 g mydła toaletowego,
b) rocznie jeden ręcznik o wymiarach 50x70 (100) cm.”
Przepisy Rozporządzenia ogólnego przewidują jedynie konieczność zapewnienia pracownikom
środków higieny osobistej, których ilość i rodzaj powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia
zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach. Ponieważ pracodawca zapewnił pracownikom
administracyjnym mydło i ręczniki jednorazowe w dozownikach w toaletach, warunek ten
należałoby uznać za spełniony.
Podobnie sprawa dotyczy przyznania pracownikom administracyjnym napoi gorących jak
herbata, herbata ziołowa, wywar z mięty, kawa zbożowa itp. niesłodzone w ciągu całego roku.
17
Pracownikom na stanowiskach nierobotniczych w ilości 100 g na każdy miesiąc. Ponieważ
podstawą prawną wydania Zarządzenia było Rozporządzenie o posiłkach i napojach, stwierdzić
należy, że zgodnie z §1 Rozporządzenia dotyczy ono pracowników zatrudnionych w warunkach
szczególnie uciążliwych. Praca administracyjna w pomieszczeniach biurowych nie należy do takiej
kategorii prac. Kopia listy pracowników pobierających herbatę i środki czystości za II kwartał
2011 r. stanowi załącznik nr 17 do protokołu.
Zwracając uwagę na celowość dokonywania w/w wydatków należy kierować się zasadą
wpisaną w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2010 r.
Nr V SA/Wa 739/10 zgodnie, z którą dozwolone (w zakresie wydawania środków publicznych) jest
to, co prawo wyraźnie przewiduje.
Prawidłowość wydawania decyzji administracyjnych
Zakres działania Zarządu Dróg Powiatowych w Słupsku określa § 5 Statutu, przyjętego
Uchwałą Nr XXXXI/241/2006 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 27.06.2006 r.
Regulamin Organizacyjny ZDP przyjęty został Uchwałą Zarządu Powiatu Słupskiego
Nr 1/99 z dn. 04.01.1999 r. Podczas kontroli jednostka przedstawiła także projekt Regulaminu
Organizacyjnego, który oczekuje na uchwalenie przez Zarząd Powiatu w jednostce nadrzędnej.
Szczegółowo zadania zarządcy dróg określa art. 20 ustawy o z dn. 21.03.1985 r. o drogach
publicznych (Dz. U. z 2007 Nr 19, poz. 115 ze zm.), zwana dalej ustawą o drogach.
W Zarządzie Dróg Powiatowych wydania decyzji administracyjnej wymagają następujące
zadania:
1. Uzgodnienie lokalizacji umieszczenia urządzenia obcego w pasie drogowym.
2. Prowadzenie w pasie drogowym robót i umieszczania w nim urządzeń infrastruktury
technicznej nie związanej w potrzebami zarządzania drogami powiatowymi.
3. Lokalizacja zjazdu z drogi powiatowej.
4. Budowa i przebudowa zjazdu z drogi powiatowej.
5. Umieszczenie reklamy w pasie drogi powiatowej.
6. Lokalizowanie w pasie drogi powiatowej tzw. „ogródków konsumpcyjnych” lub innych
stoisk handlowych.
Kontrolującej przedstawiono spisy prowadzonych spraw w okresie od stycznia 2011 r., do dnia
rozpoczęcia kontroli:
- nr teczki 4251 – Zjazdy z dróg powiatowych – spis zakończony na poz. 39,
18
- nr teczki 435 – Lokalizacja w pasie drogowym urządzeń – spis zakończony na poz. 142,
- nr teczki 437 – Zajęcie pasa drogowego – spis zakończony na poz. 105.
Z
teczki
nr
437
analizie
kontrolnej
wyrywkowo
poddano
dziesięć
decyzji
administracyjnych:
 ZDP III-437/01/2011 z dn. 14.01.2011 r., na wniosek Hotelu „Azoty” Sp. z o.o.,
ul. Wczasowa 25, 76-200 Ustka, z dn. 21.12.2010 r., w sprawie umieszczenia reklamy
w pasie drogowym;
 ZDP III-437/11/2011 z dn. 09.02.2011 r., na wniosek Pana Sławomira Nawrota, zam.
ul. Portowa 2/2, 76-200 Ustka, z dn. 03.02.2011 r. w sprawie zajęcia pasa drogowego pod
przystanek dla ciuchci turystycznej;
 ZDP III – 437/21/2011 z dn. 28.03.2011 r. na wniosek EkoEnergy Sp. z o.o., ul. Główna
1c/1, 76-251 Kobylnica, z dn. 18.02.2011 r., w sprawie zajęcia pasa drogowego w celu
umieszczenia linii SN i światłowodowej pod drogą powiatową;
 ZDP III – 437 – I/44/2011 z dn. 18.04.2011 r. (zezwolenie na zajęcie pasa drogowego)
i ZDP III-437-II/44/2011 z dn. 18.04.2011 r. (zezwolenie na umieszczenie sieci
teletechnicznej w pasie drogi powiatowej), na wniosek Telekomunikacji Polskiej S.A.
Departament Realizacji i Wsparcia Inwestycji, ul. Nowolipie 30, 80-172 Gdańsk, w sprawie
umieszczenia sieci teletechnicznej w pasie drogi powiatowej. Po analizie dokumentacji
w sprawie stwierdzono, że obie decyzje zostały wydane i odebrane przez stronę
(co potwierdziła własnoręcznym podpisem) dzień przez złożeniem wniosku w siedzibie
jednostki (zgodnie z datą wpływu). Kserokopia wniosku oraz ww. decyzji stanowi załącznik
nr 18 do protokołu;
 ZDP III – 437/51/2011 z dn. 11.05.2011 r. – na wniosek Pani […]*, zam. ul. […]*, 76-200
Słupsk z dn. 11.05.2011 r., w sprawie zajęcia pasa drogowego drogi powiatowej w celu
budowy zjazdu na działkę;
 ZDP III – 437 – I/66/2011 z dn. 06.06.2011 r. (zezwolenie na zajęcie pasa) i ZDP III –
437 – II/66/2011 z dn. 06.06.2011 r. (zezwolenie na umieszczenie przyłącza kablowego
i opłata roczna), na wniosek Wydziału Usług Sieciowych w Lęborku Energa – Operator
S.A. Oddział w Słupsku, z dn. 03.06.2011 r., w sprawie zajęcia pasa drogowego drogi
powiatowej w celu budowy przyłącza kablowego. Podczas czynności kontrolnych
stwierdzono, że protokoły z przekazania/przejęcia terenu przed i po zakończeniu robót
(załącznik nr 19 do protokołu) nie zostały podpisane przez upoważnioną osobę ze strony
wnioskodawcy, co jest niezgodne z art. 68 § 2 ustawy z dn. 14.06.1964 r. Kodeks
19
postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000, Nr 98, poz. 1071 ze zm.) – dalej KPA,
bowiem „Złożenie podpisu pod protokołem oznacza, że strona zgadza się z jego treścią
i że miała możliwość zaznajomienia się z treścią protokołu” – wyrok WSA w Łodzi z dn.
13.07.2010 r., II SA/Łd 350/10);
 ZDP III-437-I/91/2011 z dn. 02.08.2011 r. (zezwolenie na zajęcie pasa drogowego)
i ZDP-III-437-II/91/2011 z dn. 02.08.2011 r. (zezwolenie na umieszczenie przyłącza
kablowego i opłata roczna), na wniosek Energa Operator S.A. Oddział w Słupsku
z dn. 01.08.2011 r.
Z teczki nr 435 do kontroli losowo wybrano 10 decyzji administracyjnych:
 ZDP III 435/21/2011 z dn. 04.02.2011 r., na wniosek Pana […]*, 76-200 Krępa z dn.
27.01.2011 r., w sprawie uzgodnienia lokalizacji oświetlenia solarnego drogowego w ciągu
drogi powiatowej;
 ZDP III 435/29/2011 z dn. 18.02.2011 r., na wniosek Przedsiębiorstwa Budownictwa
Elektroenergetycznego „Enbud” Sp. z o.o. z dn. 15.02.2011 r. w sprawie uzgodnienia
projektowanej trasy linii kablowej 15 kV;
 ZDP III 435/30/2011 z dn. 24.02.2011 r., na wniosek Eviva Drzeżewo Sp. z o.o.,
ul. Borchardta 79, 76-200 Słupsk, z dn. 16.02.2011 r., w sprawie uzgodnienia projektu linii
elektroenergetycznej 110 kV;
 ZDP III 435/41/2011 z dn. 15.03.2011 r., na wniosek Przedsiębiorstwa Produkcji Usług
i Handlu TEXTEL Sp. z o.o., ul. Budowlanych 2, 84-200 Wejherowo, w sprawie
uzgodnienia lokalizacji kabli telekomunikacyjnych z dn. 09.03.2011 r.;
 ZDP III 435/50/2011 z dn. 11.04.2011 r., na wniosek Przedsiębiorstwa Produkcji Usług
i Handlu TEXTEL Sp. z o.o., ul. Budowlanych 2, 84-200 Wejherowo, w sprawie
uzgodnienia lokalizacji kabli telekomunikacyjnych z dn. 18.03.2011 r.;
 ZDP III 435/61/2011/61/2011 z dn. 17.05.2011 r., na wniosek Pana […]*, 60-185
Skórzewo, z dn. 19.04.2011 r. (data wpływu do Starostwa Powiatowego w Słupsku,
wniosek w dn. 29.04.2011 r. został przekazany wg kompetencji do ZDP), w sprawie
uzgodnienia lokalizacji linii telekomunikacyjnej w ciągu drogi powiatowej;
 ZDP III 435/72/2011 z dn. 19.05.2011 r., na wniosek inż. […]*, 64-920 Piła z dn.
21.04.2011 r., w sprawie uzgodnienia lokalizacji sieci kanalizacji sanitarnej w ciągu drogi
powiatowej;
20
 ZDP III 435/81/2011 z dn. 10.06.2011 r., na wniosek Pana […]*, 76-200 Słupsk z dn.
08.06.2011 r., w sprawie uzgodnienia lokalizacji sieci wodno – kanalizacyjnej w ciągu drogi
powiatowej;
 ZDP III 435/91/2011 z dn. 04.07.2011 r., na wniosek Pana […]*, 76-231 Damnica z dn.
14.06.2011 r., w sprawie uzgodnienia lokalizacji przyłącza kanalizacji sanitarnej i
kanalizacji deszczowej w ciągu drogi powiatowej;
 ZDP III 435/101/2011 z dn. 03.08.2011 r., na wniosek Przedsiębiorstwa Budownictwa
Elektroenergetycznego „Enbud”, ul. Grunwaldzka 14, 76-200 Słupsk z dn. 02.08.2011 r.,
w sprawie uzgodnienia lokalizacji przyłącza kablowego 0,4 kV w ciągu drogi powiatowej;
Z teczki nr 4251 analizie kontrolnej poddano 10 ostatnich decyzji administracyjnych:
 ZDP III 4251/29/2011 z dn. 30.06.2011 r. na wniosek Pani […]*, 76-200 Słupsk, z dn.
29.06.2011 r., w sprawie wydania zezwolenia na lokalizację zjazdu indywidualnego z drogi
powiatowej;
 ZDP III 4251/30/2011 z dn. 30.06.2011 r., na wniosek Pana […]*, 76-270 Ustka z dn.
24.06.2011 r., w sprawie wydania zezwolenia na lokalizację zjazdu indywidualnego z drogi
powiatowej;
 ZDP III 4251/31/2011 z dn. 30.06.2011 r. na wniosek Spółki ALPLAN Sp. j., ul.
Pomorska 53, 70-812 Szczecin, z dn. 22.06.2011 r., w sprawie wydania zezwolenia na
lokalizację zjazdu publicznego z drogi powiatowej. W trakcie czynności kontrolnych
stwierdzono brak w dokumentacji sprawy pełnomocnictwa do reprezentowania inwestora
przez Sp. j. ALPLAN;

ZDP III 4251/32/2011 z dn. 14.07.2011 r. na wniosek Pana […]*, 76-270 Ustka z dn.
12.07.2011 r., w sprawie wydania zezwolenia na lokalizację zjazdu indywidualnego z drogi
powiatowej;

ZDP III 4251/34/2011 z dn. 08.08.2011 r. na wniosek Pana […]*, 76-220 Główczyce z
dn. 02.08.2011 r. , w sprawie wydania zezwolenia na lokalizację z zjazdu indywidualnego z
drogi powiatowej;
 ZDP III 4251/35/2011 z dn. 17.08.2011 r. na wniosek Pana […]*, 76-200 Słupsk z dn.
30.08.2011 r., w sprawie wydania zezwolenia na lokalizację zjazdu publicznego z drogi
powiatowej;
21
 ZDP III 4251/36/2011 z dn. 09.09.2011 r. na wniosek […]*, 76-200 Słupsk z dn.
01.09.2011 r., w sprawie wydania zezwolenia na lokalizację zjazdu indywidualnego z drogi
powiatowej;
 ZDP III 4251/37/2011 z dn. 21.09.2011 r. na wniosek Pani […]*, 76-270 Ustka z dn.
19.09.2011 r. w sprawie wydania zgody na lokalizację zjazdu indywidualnego z drogi
powiatowej.
 ZDP III 4251/38/2011 z dn. 29.09.2011 r. na wniosek Pana […]*, 76-200 Słupsk, o
wydanie zezwolenia na lokalizację zjazdu indywidualnego z drogi powiatowej. Podczas
kontroli dokumentacji w sprawie stwierdzono brak pełnomocnictwa do reprezentowania
inwestora przez P. […]* – rzeczoznawcę występującego w imieniu inwestora.
Podczas czynności kontrolnych ustalono, że:
 decyzje będące przedmiotem kontroli zawierają składniki określone w § 107 KPA, ponadto
nie stwierdzono naruszenia terminów, o których mowa w art. 35 KPA;
 wydane przez ZDP zezwolenia na zajęcie pasa drogowego w formie decyzji
administracyjnej zwierały wymagane informacje określone w § 2 rozporządzenia z dn.
1.06.2004 r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa
drogowego (Dz. U. z 2004 Nr 140, poz. 1481);
 jednostka stosuje druk oświadczenia, w którym wnioskodawca deklaruje, iż nie będzie
odwoływał się od wydanej decyzji dotyczącej warunków i opłat pieniężnych z tytułu zajęcia
pasa drogi powiatowej. Z dniem podpisania takiego oświadczenia decyzja staje się
prawomocna. Informacja Kierownika Sekcji Utrzymania dróg i Mostów na temat
stosowania formularzy oświadczeń została załączona do protokołu pod pozycją nr 20;
 za wydanie decyzji ustalającej zjazd publiczny pobierana jest opłata skarbowa, zgodnie
z załącznikiem do ustawy z dn.16.11.2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635
ze zm.) część III ust. 44 pkt 2. Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dn. 28.09.2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330)
„Wydając wnioskodawcy lub dokonującemu zgłoszenia dokument potwierdzający dokonanie
czynności urzędowej (…), organ zamiesza w nim adnotację (…), w której określa wysokość
uiszczonej opłaty – w przypadku gdy dokonano zapłaty opłaty skarbowej”. Zastosowana
przez jednostkę adnotacja o treści „Wydanie decyzji podlega opłacie skarbowej zgodnie
z załącznikiem do ustawy z dn. 16.11.2006 r. o opłacie skarbowej (…)” nie wyczerpuje
22
dyspozycji wskazanej w akcie wykonawczym do ustawy. Decyzja nr ZDP III 4251/35/2011
stanowi załącznik nr 21 do protokołu;
 wskazane jest uzupełnienie podstawy prawnej decyzji zezwalających na lokalizację zjazdu
z drogi powiatowej o § 78 lub § 79 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki
Morskiej z dn. 2.03.1999 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać
drogi publiczne i ich usytuowanie (Dz. U. z 1999 r. Nr 43 poz. 430), w zależności od
rodzaju zjazdu, tym bardziej, że w treści wydanych decyzji Organ powołuje się na zapisy
ww. rozporządzenia.
Na tym kontrolę zakończono.
Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Poinformowano Dyrektora jednostki o prawie do
odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność pisemnego wyjaśnienia
i żądania ponownego przebadania tematu.
Poinformowano także Dyrektora badanej jednostki o prawie do zgłoszenia pisemnych
wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykaz załączników:
1.
Zarządzenie nr 41/2010 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych z dn. 08.11.2010 r.
w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w ZDP w Słupsku.
2.
Kopia sprawozdania Rb-28S i Rb-27S na dzień 31.08.2011 r. oraz wydruk zestawienia obrotów
i sald za sierpień 2011 r.
3.
Wyjaśnienie Głównej Księgowej oraz kopie umowy nr 15/D/2010 i 7/Z/2011.
4.
Kopia f-ry nr 21/06/2011 firmy Comserwis ze Słupska.
5.
Kopia Zarządzenia Dyrektora nr 18/2010.
6.
Kopia Zarządzenia Dyrektora nr 43/2010.
7.
Kopia rozliczenia paliwa do samochodów na koniec 2010 r.
23
8.
Kopia planu zamówień na 2011 r. oraz rejestru umów.
9.
Kopia umowy nr 6/D/2011, 7/D/2011, zaproszenie nr ZDP III 343-8-1/2011 oraz protokół nr
ZDP III 343-8-2/2011.
10.
Kopia załącznika nr 1 do procedury zakupów do 14.000 euro.
11.
Kopie formularzy ofertowych do zadania „Wykonanie usługi przy użyciu równiarki oraz walca,
polegających na profilowaniu wraz z wałowaniem dróg powiatowych na terenie obwodu
Drogowego nr 2 w Główczycach”.
12.
Kopia f-ry Trans-Kop nr 9/2011.
13.
Kopia umowy nr 3/Z/2011.
14.
Lista zatrudnionych pracowników wg stanu na dzień 30.09.2011 r.
15.
Kopia zakresu czynności Głównego Księgowego.
16.
Kopia załącznika do list płac za wrzesień 2011 r.
17.
Kopia listy pracowników pobierających herbatę i środki czystości za II kwartał 2011 r.
18.
Kserokopia wniosku oraz decyzji ZDP III – 437 – I/44/2011 z dn. 18.04.2011 r. i ZDP III-437II/44/2011 z dn. 18.04.2011 r.
19.
Protokoły z przekazania/przejęcia terenu przed i po zakończeniu robót do decyzji nr ZDP III
– 437 – I/66/2011 z dn. 06.06.2011 r. i ZDP III – 437 – II/66/2011 z dn. 06.06.2011 r.
20.
Informacja Kierownika Sekcji Utrzymania dróg i Mostów na temat stosowania formularzy
oświadczeń.
21.
Decyzja nr ZDP III 4251/35/2011.
Słupsk dnia 25.11.2011 r.
ZARZĄDDRÓGPOWIATOWYCH
76-200 Słupsk
ul. Słoneczna 16 e
DYREKTOR
/-/
mgr inż. Mariusz Ożarek
INSPEKTOR
DS. KONTROLI
INSPEKTOR
DS. KONTROLI
Joanna Harasimiuk
Magdalena Osman
/-/
…………………….….
/-/
……………..…………….
jednostka kontrolowana
kontrolujący
/* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.)].
24