55 załącznik nr 7 do SIWZS część 15

Załącznik nr 3 do umowy
Część 15
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Obsługa odpłatnej konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego organizowanej w dniach
01-02 czerwca 2017 r. przez Oddział Terenowy UDT w Łodzi, w tym:



wynajem sali konferencyjnej;
zapewnienie usług noclegowych wraz z usługą parkingową;
kompleksowa obsługa gastronomiczna wraz z usługami dodatkowymi;
1) Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 01-02 czerwca 2017 r.
2) Liczba uczestników – 70 osób:
a) Podana ilość uczestników ma charakter orientacyjny i została określona w celu skalkulowania ceny
oferty przez Wykonawcę.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości uczestników. O ostatecznej liczbie
uczestników wydarzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed
planowaną konferencją.
3) Wstępna agenda wydarzenia (może ulec zmianie):
I dzień – 01.06.2017 r.
08:00 – 09:30 przyjazd uczestników, rejestracja i zakwaterowanie
09:30 - 18:00 konferencja/wykłady
08:30 – 18:00 przerwa kawowa ciągła
12:30 – 14:00 lunch bufetowy
18:00 – 19:30 czas wolny dla uczestników
19:30
kolacja o rozszerzonym menu
II dzień – 02.06.2017 r.
07:00 – 09:00 śniadanie
09:00 – 15:30 konferencja/wykłady
08:30 – 13:30 przerwa kawowa ciągła
13:30 – 15:30 obiad w formie bufetu
16:00
zakończenie pobytu, rozdanie zaświadczeń
Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług gastronomicznych, o czym
poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed planowaną konferencją.
4) Lokalizacja obiektu hotelarskiego:
a) Obiekt konferencyjno – hotelowy (zwany dalej obiektem hotelarskim) usytuowany na terenie
województwa łódzkiego.
b) Obiekt hotelarski nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub
w miejscu o natężonym hałasie.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 1 z 6
c) Obiekt hotelarski powinien znajdować się w cichej i atrakcyjnej okolicy, w otoczeniu zieleni/
jeziora/ stawów/ parku.
5) Standard i ogólne wymagania Zamawiającego w stosunku do zaoferowanego obiektu hotelarskiego:
a) Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie hotelarskim o standardzie minimum trzech
gwiazdek, tzn. zapewniony obiekt hotelarski musi spełniać kryteria określone dla hoteli co
najmniej trzygwiazdkowych – *** zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w
których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169 z pózn.zm.),
b) Obiekt hotelarski powinien być oddany do użytku lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat
przed dniem opublikowania niniejszego postępowania,
c) Obiekt hotelarski nie może być w trakcie prac remontowych w czasie realizacji usług, tj. w czasie
konferencji,
d) Jeśli w obiekcie hotelarskim, w terminie realizacji przedmiotu zamówienia, będzie jednocześnie
organizowana inna impreza/konferencja, nie może ona w jakikolwiek sposób kolidować lub
wpływać na przebieg konferencji Zamawiającego, komfort uczestników, identyfikację konferencji
Zamawiającego, czy w inny sposób powodować np. hałas, mieszanie się uczestników, połączenie
oznaczeń, stoisk czy punktów rejestracji uczestników itp.
e) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usługi konferencyjnej i gastronomicznej oraz
noclegowej w tym samym obiekcie (dopuszczalne jest kilka budynków pod tym samym adresem z
dogodnym przejściem z jednego budynku do drugiego),
f) Na terenie obiektu – bar/restauracja do skorzystania przez uczestników konferencji we własnym
zakresie (zakup napoi zimnych, gorących, alkoholowych, przekąsek).
6) Wykonawca zapewni obiekt hotelarski spełniający poniższe szczegółowe wymagania:
a) Odpowiednia ilości pokoi do ułożenia grupy max 70 osób, w tym co najmniej 36 osób do ułożenia
w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania
(WAŻNE) oraz odpowiednio 34 osób do ułożenia w pokojach dwuosobowych, tj. do 17 pokoi
dwuosobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami (WAŻNE).
Wszystkie pokoje posiadające standard minimum *** - zgodnie z załącznikiem nr 1 do
Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr. 22,
poz. 169, z późn. zm.)
b) Sala konferencyjna:
-
swobodnie mieszcząca grupę 70 osób w ustawieniu szkolnym lub w podkowę (ustawienie sali
w każdym dniu do uzgodnienia z Zamawiającym);
-
wyposażona w nagłośnienie, mównicę, stół prezydialny dla 6 osób, rzutnik multimedialny,
ekran, co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe, tablicę (papierową lub tablicę białą sucho
ścieralną), markery do tablicy; ekran jest dobrze widoczny z każdego miejsca sali;
-
wskazane jest, by sala miała dwa wyjścia - z przodu i z tyłu;
-
z dostępem do światła dziennego, możliwością zaciemnienia (WAŻNE) oraz możliwością
regulacji oświetlenia sztucznego,
-
sala klimatyzowana z możliwością regulacji temperatury;
-
każdego dnia konferencji Zamawiający korzysta z tej samej sali/sal w obiekcie,
-
na sali konferencyjnej obecna obsługa techniczna z obiektu hotelarskiego przez cały czas
trwania obrad podczas konferencji; obsługa techniczna odpowiada między innymi za sprawne
działanie sprzętu multimedialnego, oświetlenia, klimatyzacji, nagłośnienia.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 2 z 6
c) Sala bankietowo/restauracyjna swobodnie mieszcząca grupę 70 osób przy stolikach bankietowych
okrągłych (miejsca zasiadane dla wszystkich uczestników jednocześnie), z wydzieloną strefą
taneczną/rozrywkową, w tym odpowiednia infrastruktura techniczna, m.in. nagłośnienie
dostosowane do wielkości sali.
d) Pomieszczenie biurowo – administracyjne dla opiekunów szkolenia (pracowników UDT)
wyposażone w stolik, krzesło, Wi-Fi.
e) Przechowalnia bagażu do czasu możliwości zakwaterowania oraz w dniu wykwaterowania.
f) Parking samochodowy, umożliwiający zaparkowanie co najmniej 40 aut dla uczestników
Zamawiającego korzystających z noclegu (opłata za usługę parkingową ujęta w cenie),
g) miejsce recepcji – Wykonawca umożliwi Zamawiającemu rozstawienie na terenie obiektu punktu
rejestracji – stoiska informacyjnego UDT, w miejscu widocznym i ogólnodostępnym, w pobliżu
sali konferencyjnej,
h) Miejsce prezentacji ofert branżowych – od 2 do 4 stolików (rozmiar szkolny) z krzesłami w miejscu
uzgodnionym z Zamawiającym (np. holl, przy wejściu na salę konferencyjną, przy punkcie
rejestracji uczestników); lokalizacja może być zmieniana podczas trwania konferencji,
i) Obiekt powinien posiadać sprawny system klimatyzacji, z regulowaną temperaturą, w części
ogólnodostępnej obejmującej salę konferencyjną, salę bankietowo/restauracyjną.
j)
Bezpłatny dostęp do Internetu (Wi-Fi) dla uczestników konferencji na terenie całego obiektu
hotelarskiego,
k) Obiekt zapewni możliwość korzystania z atrakcji obiektu w cenie pobytu (np. basen, sauna, strefa
SPA) (z wyjątkiem odpłatnych zabiegów).
7) Kompleksowa obsługa gastronomiczna konferencji w dniach 01-02.06.2017 r.:
a) Wymagania ogólne:
-
Zastawa stołowa, w tym serwis kawowy – naczynia porcelanowe lub porcelano-podobne,
lub ceramiczne, zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw, napoi
oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń, jednolity wzór, w
kolorze białym lub innym jasnym jednolitym;
-
Bemary do serwowania zup i dań ciepłych w formie bufetu – srebrne, oznaczone nazwami dań
w języku polskim, utrzymujące stale ciepło potraw;
-
Ilość stanowisk gastronomicznych, w tym wyposażenia gastronomicznego zapewniona
w liczbie odpowiedniej do jednoczesnego wyserwowania posiłku dla całej grupy uczestników,
bez powodowania zastojów; powyżej 50 osób – minimum po dwa punkty wydawania każdej
z potraw;
-
naczynia szklane na napoje – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju
napoi oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń, jednolity wzór
i rodzaj szkła;
-
sztućce metalowe – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw,
napoi oraz sposobu serwisu, jednolity wzór, gatunek i zdobienia;
-
papierowe serwetki (min 2 szt./os.), w kolorze jednolitym;
-
stoły (bankietowe okrągłe podczas kolacji), zapewnione w odpowiedniej ilości, wystarczającej
do jednoczesnego wyserwowania/konsumpcji posiłków przez wszystkich uczestników
konferencji;
-
stoły nakryte obrusami – wykonanymi z materiału o jednolitym kolorze, przykrycie całkowite;
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 3 z 6
-
obrusy, serwetki, skirtingi – bezwzględnie czyste/wyprane, wyprasowane, estetyczne
i wykonane z naturalnych włókien, np. bawełna, len.
b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską, w tym:
-
osoby, o kwalifikacjach wymaganych przez prawo, w szczególności spełniających wymogi
określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia
(Dz.U.2015.594 – tekst jednolity);
-
wyposażenie osób w stosowną odzież zapewniającą schludny wygląd (jednolite uniformy,
estetyczne, nieuszkodzone, kompletne, czyste);
-
ilość osób dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników,
-
osoby z wysoką kulturą osobistą (postawa i sposób zachowania);
-
osoby bezwzględnie przestrzegające zasady higieny.
8) Menu dla 70 osób:
a) Przerwa kawowa w pierwszym i drugim dniu serwowana w sposób ciągły (serwowana w
w godzinach określonych w agendzie wydarzenia) – uzupełniana wg bieżących potrzeb:
-
jednoporcjowe wypieki, tj.: ciasto domowe (minimum 2 rodzaje), kruche ciasteczka (minimum
3 rodzaje),
-
owoce sezonowe,
-
napoje zimne, tj.: soki (minimum 3 rodzaje),
-
woda gazowana i niegazowana,
-
napoje gorące, tj.: świeżo parzona gorąca kawa i herbata,
-
dodatki do gorących napojów: mleko, cytryna, cukier.
b) Lunch bufetowy:
-
przystawki: sałat mieszanych z dodatkami (co najmniej 3 rodzaje w ilości około 150g na
osobę),
-
co najmniej dwie zupy do wyboru,
-
trzy dania gorące główne (dwa mięsne oraz jedno rybne – z wykluczeniem ryby panga),
-
dodatki skrobiowe (co najmniej trzy rodzaje do wyboru, np. ryż, ziemniaki pieczone, kluski,
kasze, itp.)
-
dodatki warzywne (warzywa z grilla, z wody lub blanszowane, itp.),
-
desery (co najmniej 2 rodzaje do wyboru w ilości co najmniej 1 porcja na osobę),
-
napoje zimne i gorące (kawa, herbata, soki owocowe - przynajmniej 2 rodzaje) wraz
z dodatkami typu mleko, cukier, cytryna.
c) Kolacja bufetowa – rozszerzone menu:
-
przystawka serwowana,
-
trzy dania główne (mięsne i rybne, jarskie do wyboru),
-
bufet zimny, w tym: 5 rodzajów przekąsek (np. sery, tartinki, koreczki, sałatki, wybór mięs
i wędlin, ryby, itp.), min. 4 sosy (np. winegret, oliwa, jogurtowy, ocet balsamiczny), wybór
pieczywa, masło zwykłe i smakowe,
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 4 z 6
-
napoje: napoje gazowane, soki owocowe (minimum 2 rodzaje), woda mineralna gazowana
i niegazowana, świeżo parzona kawa oraz wybór herbat,
-
„open bar” (serwis napojów bez ograniczeń przez min. 5 godz.): wódka (min. 2 rodzaje), wino
białe i czerwone, musujące, piwo; napoje alkoholowe serwowane do stołów w butelkach
(wino, wódka) oraz podawane z dystrybutora bądź w butelkach (piwo); obiekt zapewni
możliwość zakupu do kolacji dodatkowych napojów alkoholowych we własnym zakresie przez
uczestników konferencji po zakończeniu „open baru” do kolacji.
Uwaga: Bufet dań gorących oraz bufet zimny uzupełniany przez 4 h w trakcie trwania kolacji.
Posiłki każdego dnia powinny być różnorodne i będą ustalone z Zamawiającym po wcześniejszym
przesłaniu przez Wykonawcę propozycji menu do akceptacji.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 rodzaje/zestawy menu kolacji do wyboru.
d) Pozostałe wymagania – wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą:
-
być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami i wymaganiami
HACCP;
-
odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej tego
rodzaju;
-
być bezwzględnie świeże;
-
być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd;
-
być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości;
-
posiłki muszą posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe.
UWAGA: Wykonawca zapewnia serwis sprzątający w trakcie i po zakończeniu każdego posiłku.
Wymagana jest wymiana naczyń na czyste – na bieżąco (dotyczy również przerw kawowych).
9) Usługi dodatkowe w trakcie kolacji w dn. 01.06.2017 r.:
a) Wykonawca zapewni: oprawę muzyczną przez min. 5 h, tj. obsługa DJ-a lub prezentera
muzycznego oraz odtwarzacz z nagłośnieniem,
b) Wykonawca zorganizuje dla uczestników konferencji:
Działania uatrakcyjniające np. warsztaty regionalne, piwowarskie, konkursy z elementami rywalizacji
lub inną rozrywkę, np. prowadzoną na min. 3 stołach kasynowych przy udziale profesjonalnych
krupierów. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w ofercie trzy działania uatrakcyjniające podczas
kolacji, spośród których Zamawiający wybierze jedną propozycję.
Proponowane działania muszą mieć odmienny charakter.
Opłatę za powyższą usługę należy skalkulować w kosztach usługi gastronomicznej.
Za działania uatrakcyjniające Zamawiający nie uzna, zaoferowania dostępu do zaplecza rekreacyjnego
hotelu, do którego dostęp jest bezpłatny na podstawie niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.
Uwaga: W przypadku pojawienia się wątpliwości ze strony Zamawiającego, dotyczących
zaproponowanego przez Wykonawcę w ofercie miejsca świadczenia usług (obiektu hotelarskiego),
Zamawiający może dokonać faktycznej oceny obiektu hotelarskiego podczas wizytacji, w celu
potwierdzenia spełnienia wszystkich wymogów postawionych przez Zamawiającego w Szczegółowym
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 5 z 6
Opisie Przedmiotu Zamówienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający może odrzucić
ofertę. W celu wizytacji Zamawiający, zwróci się do Wykonawcy na piśmie o wyznaczenie osoby
odpowiedzialnej za oprowadzenie po pomieszczeniach obiektu hotelarskiego. Wyznaczenie osoby i
godziny (w zakresie od 9:00 do 13:00), odbędzie się następnego dnia roboczego, po otrzymaniu wezwania
przez Wykonawcę, a dniem wizytacji będzie kolejny dzień roboczy.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 6 z 6