55 załącznik nr 7 do SIWZS część 16

Załącznik nr 3 do umowy
Część - 16
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Obsługa odpłatnej konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego pt. „Elektrownie wiatrowe
- bezpieczeństwo i eksploatacja” organizowanej w dniach 11 – 13.10.2017 r. przez OUDT Koszalin,
w tym:

wynajem sali konferencyjnej;

zapewnienie usług noclegowych wraz z usługą parkingową;
 kompleksowa obsługa gastronomiczna wraz z usługami dodatkowymi;
1) Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 11 – 13.10.2017 r.
2) Liczba uczestników – 150 osób:
a) Podana ilość uczestników ma charakter orientacyjny i została określona w celu skalkulowania
ceny oferty przez Wykonawcę.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości uczestników. O ostatecznej liczbie
uczestników wydarzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed
planowaną konferencją.
3) Wstępna agenda wydarzenia (może ulec zmianie):
I dzień
16.00 – przyjazd uczestników i zakwaterowanie
17.00 – 18.30 sala szkoleniowa/konferencyjna mieszcząca 150 osób (min. 250 m2)
18.30 – 20.30 kolacja w formie bufetu
II dzień
08.00 – 09.00 śniadanie
09.30 – 17.30 sala konferencyjna mieszcząca 150 osób (min. 250 m2)
10.00 – 17.30 przerwa kawowa ciągła
12.45 – 14.00 obiad w formie bufetu
20.00 – kolacja bufetowa – rozszerzone menu
III dzień
08.30 – 09.30 śniadanie
09.45 – 12.45 sala konferencyjna mieszcząca 150 osób ( min. 250 m2)
10.30 – 10.45 przerwa kawowa
13.00 – 14.00 obiad w formie bufetu
14.00 – zakończenie pobytu
Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług gastronomicznych,
o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed planowaną konferencją.
4) Lokalizacja obiektu hotelarskiego:
a) Obiekt konferencyjno – hotelowy (zwany dalej obiektem hotelarskim) usytuowany:
w województwie zachodniopomorskim
powiat: kołobrzeski
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 1 z 5
b) Obiekt hotelarski nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub
w miejscu o natężonym hałasie.
c) Obiekt hotelarski powinien znajdować się bezpośrednio przy plaży w pasie nadmorskim.
5) Standard i ogólne wymagania Zamawiającego w stosunku do zaoferowanego obiektu
hotelarskiego:
a) Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie hotelarskim o standardzie min pięciu
gwiazdek, tzn. zapewniony obiekt hotelarski musi spełniać kryteria określone dla hoteli
pięciogwiazdkowych – ***** zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169
z pózn.zm.)
b) Obiekt hotelarski powinien być oddany do użytku lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat
przed dniem opublikowania niniejszego postępowania.
c) Obiekt hotelarski nie może być w trakcie prac remontowych w czasie realizacji usług,
tj. w czasie konferencji.
d) Jeśli w obiekcie hotelarskim, w terminie realizacji przedmiotu zamówienia, będzie
jednocześnie organizowana inna impreza/konferencja, nie może ona w jakikolwiek sposób
kolidować lub wpływać na przebieg konferencji Zamawiającego, komfort uczestników,
identyfikację konferencji Zamawiającego, czy w inny sposób powodować np. hałas, mieszanie
się uczestników, połączenie oznaczeń, stoisk czy punktów rejestracji uczestników itp.
e) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usługi konferencyjnej i gastronomicznej oraz
noclegowej w tym samym obiekcie.
f) Na terenie obiektu – bar/restauracja do skorzystania przez uczestników konferencji we
własnym zakresie (zakup napojów zimnych, gorących, alkoholowych, przekąsek).
6) Wykonawca zapewni obiekt hotelarski spełniający poniższe szczegółowe wymagania:
a) Odpowiednia ilości pokoi do ułożenia grupy max 150 osób, w pokojach jednoosobowych lub
dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.
Pokoje posiadające standard minimum ***** (pięciogwiazdkowy) - zgodnie z załącznikiem nr
1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr.
22, poz. 169, z późn. zm.).
Uwaga :
Zamawiający może, w uzgodnieniu z Wykonawcą, zamówić usługi noclegowe w dobie
hotelowej poprzedzającej dzień rozpoczęcia konferencji, lub dobie następującej po ostatnim
dniu konferencji, w miarę dostępności pokoi w obiekcie hotelarskim. Sumaryczna liczba
noclegów w ramach realizowanych usług nie przekroczy 150.
b) Sala konferencyjna:
- swobodnie mieszcząca grupę 150 osób w ustawieniu szkolnym (ustawienie sali w każdym
dniu konferencji do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz umożliwiająca postawienie stoisk
wystawienniczych.
- sala konferencyjna nie może znajdować się w tym samym miejscu co sala restauracyjna.
- wyposażona w nagłośnienie, mównicę, stół prezydialny dla 5 osób, rzutnik multimedialny,
ekran, co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe, tablica (papierowa lub tablica biała sucho
ścieralna), markery do tablicy; ekran jest dobrze widoczny z każdego miejsca sali;
- wskazane jest, by sala miała dwa wyjścia z przodu i z tyłu;
- z dostępem do światła dziennego, możliwością zaciemnienia (WAŻNE) oraz możliwością
regulacji oświetlenia sztucznego;
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 2 z 5
-
sala klimatyzowana z możliwością regulacji temperatury;
każdego dnia konferencji Zamawiający korzysta z tej samej sali w obiekcie;
na sali konferencyjnej obecna obsługa techniczna z obiektu hotelarskiego przez cały czas
trwania obrad podczas konferencji; obsługa techniczna odpowiada między innymi za
sprawne działanie sprzętu multimedialnego, oświetlenia, klimatyzacji, nagłośnienia.
Uwaga:
Zamawiający dokona wyboru sali konferencyjnej po podpisaniu umowy. Zamawiający
potwierdzi wybór bądź zmieni salę najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem konferencji
w miarę dostępności innych sal konferencyjnych w obiekcie.
Sala powinna być dopasowana do liczby uczestników – pojemność sali maksymalnie do 150%
liczby uczestników w wybranym ustawieniu.
c) Sala bankietowo/restauracyjna swobodnie mieszcząca grupę 150 osób przy stolikach
bankietowych okrągłych (miejsca zasiadane dla wszystkich uczestników jednocześnie),
z wydzieloną strefą taneczną/rozrywkową, w tym odpowiednia infrastruktura techniczna,
m.in. nagłośnienie dostosowane do wielkości sali.
d) Pomieszczenie biurowo – administracyjne dla opiekunów szkolenia (pracowników UDT)
wyposażone w stolik, krzesła, Wi-Fi, ulokowane w pobliżu sali konferencyjnej; Zamawiający
korzysta z tego samego pomieszczenia biurowo – administracyjnego każdego dnia konferencji;
pomieszczenie jest udostępnione Zamawiającemu najpóźniej na 4 godziny przed rozpoczęciem
rejestracji uczestników lub dzień wcześniej, jeśli konferencja zaczyna się w godzinach
porannych.
e) Przechowalnia bagażu do czasu możliwości zakwaterowania.
f) Parking samochodowy bezpośrednio przy hotelu, umożlwiający zaparkowanie co najmniej 100
aut dla uczestników Zamawiającego korzystających z noclegu (opłata za usługę parkingową
ujęta w cenie)
g) miejsce recepcji – Wykonawca umożliwi Zamawiającemu rozstawienie na terenie obiektu
punktu rejestracji – stoiska informacyjnego UDT, w miejscu widocznym i ogólnodostępnym,
w pobliżu sali konferencyjnej.
h) Miejsce prezentacji ofert branżowych – od 2 do 4 stolików (rozmiar szkolny) z krzesłami
w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym (np. holl, przy wejściu na salę konferencyjną, przy
punkcie rejestracji uczestników); lokalizacja może być zmieniana podczas trwania konferencji.
i) Obiekt powinien posiadać sprawny system klimatyzacji, z regulowaną temperaturą, w części
ogólnodostępnej obejmującej salę konferencyjną, salę bankietowo/restauracyjną.
j) Bezpłatny dostęp do Internetu (Wi-Fi) dla uczestników konferencji na terenie całego obiektu
hotelarskiego,
k) Zaplecze rekreacyjne w postaci np. basenu, sauny, strefy fitness (z wyjątkiem odpłatnych
zabiegów) udostępnione wszystkim uczestnikom w cenie pobytu.
7) Kompleksowa obsługa gastronomiczna konferencji w dniach 11 – 13.10.2017 r.:
a) Wymagania ogólne:
- Zastawa stołowa, w tym serwis kawowy – porcelanowe lub porcelano-podobne,
lub ceramiczne, zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw,
napojów oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń,
jednolity wzór, w kolorze białym lub innym jasnym jednolitym;
- Bemary do serwowania zup i dań ciepłych w formie bufetu – srebrne, oznaczone nazwami
dań w języku polskim, utrzymujące stale ciepło potraw;
- Ilość stanowisk gastronomicznych, w tym wyposażenia gastronomicznego zapewniona
w liczbie odpowiedniej do jednoczesnego wyserwowania posiłku dla całej grupy
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 3 z 5
uczestników, bez powodowania zastojów: powyżej 70 osób – minimum po dwa punkty
wydawania każdej z potraw;
- naczynia szklane na napoje – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników,
rodzaju napojów oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń
jednolity wzór i rodzaj szkła;
- sztućce metalowe – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju
potraw, napojów oraz sposobu serwisu, jednolity wzór, gatunek i zdobienia;
- papierowe serwetki (min 2 szt./os.), w kolorze jednolitym;
- stoły (bankietowe okrągłe), zapewnione w odpowiedniej ilości, wystarczającej do
jednoczesnego wyserwowania/ konsumpcji posiłków przez wszystkich uczestników
konferencji;
- Podczas posiłków obsługa sali kieruje uczestników do punktów pobrań posiłków,
w szczególności gdy powstaje zastój lub tworzy się kolejka.
b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską, w tym:
- osoby, o kwalifikacjach wymaganych przez prawo, w szczególności spełniających wymogi
określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia
(Dz.U.2015.594 – tekst jednolity);
- wyposażenie osób w stosowną odzież zapewniającą schludny wygląd (jednolite uniformy,
estetyczne, nieuszkodzone, kompletne, czyste);
- ilość osób dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników.
8) Menu dla 150 osób:
a) Przerwa kawowa w pierwszym i drugim dniu serwowana w sposób ciągły (w godzinach
określonych w agendzie wydarzenia) – uzupełniana wg bieżących potrzeb:
- jednoporcjowe wypieki, tj.: ciasto domowe, kruche ciasteczka,
- owoce sezonowe,
- napoje zimne, tj.: soki (minimum 3 rodzaje),
- woda gazowana i niegazowana,
- napoje gorące, tj.: świeżo parzona gorąca kawa i herbata,
- dodatki do gorących napojów: mleko, cytryna, cukier.
b) Lunch bufetowy:
- przystawki: sałat mieszanych z dodatkami (co najmniej 2 rodzaje w ilości około 150g na
osobę),
- co najmniej dwie zupy do wyboru,
- trzy dania gorące główne (dwa mięsne oraz jedno rybne – z wykluczeniem ryby panga) oraz
danie wegetariańskie,
- dodatki skrobiowe (co najmniej dwa rodzaje do wyboru, np. ryż, ziemniaki pieczone, kluski,
kasze, itp.)
- dodatki warzywne (warzywa z grilla, z wody lub blanszowane, itp.),
- deserów (co najmniej 2 rodzaje do wyboru w ilości co najmniej 1 porcja na osobę),
- napoje zimne i gorące (kawa, herbata, soki owocowe - przynajmniej 2 rodzaje) wraz
z dodatkami typu mleko, cukier, cytryna.
c) Kolacja bufetowa / rozszerzone menu:
- przystawka serwowana,
- trzy dania główne (mięsne i rybne, wegetariańskie do wyboru),
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 4 z 5
-
-
-
bufet zimny, w tym: 5 rodzajów przekąsek (np. sery, tartinki, koreczki, sałatki, wybór mięs
i wędlin, ryby, itp.), min. 4 sosy (np. winegret, oliwa, jogurtowy, ocet balsamiczny), wybór
pieczywa, masło zwykłe i smakowe,
napoje: napoje gazowane, soki owocowe (min. 2 rodzaje), woda mineralna gazowana
i niegazowana, świeżo parzona kawa oraz wybór herbat,
"open bar" (II dzień) - w godz. od 20:00 do 24:00: wódka (min. 2 rodzaje), wino białe
i czerwone, piwo; napoje alkoholowe serwowane do stołów w butelkach (wino, wódka) oraz
podawane z dystrybutora bądź w butelkach (piwo).
Obiekt zapewni każdego dnia możliwość zakupu do kolacji napoi alkoholowych, we własnym
zakresie przez uczestników konferencji podczas kolacji.
Uwaga: Bufet dań gorących oraz bufet zimny uzupełniany przez min. 4 h w trakcie trwania
kolacji.
Posiłki każdego dnia powinny być różnorodne i będą ustalone z Zamawiającym po
wcześniejszym przesłaniu przez Wykonawcę propozycji menu do akceptacji.
Wykonawca przedstawi Zmawiającemu 3 rodzaje/zestawy menu kolacji do wyboru.
d) Pozostałe wymagania – wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą:
być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami
i wymaganiami HACCP;
odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej
tego rodzaju;
być bezwzględnie świeże;
być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd;
być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości;
- posiłki muszą posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe.
UWAGA: Wykonawca zapewnia serwis sprzątający w trakcie i po zakończeniu każdego posiłku.
Wymagana jest wymiana naczyń na czyste – na bieżąco (dotyczy również przerw kawowych).
9) Usługi dodatkowe w trakcie kolacji w dn. 12.10.2017 r.:
a) Wykonawca zorganizuje dla uczestników konferencji działania uatrakcyjniające w postaci np.,
warsztatów regionalnych, piwowarskich, konkursów z elementami rywalizacji lub inną
rozrywkę o charakterze integracyjnym. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w ofercie co
najmniej trzy działania uatrakcyjniające podczas kolacji, spośród których Zamawiający
wybierze jedną propozycję. Proponowane działania muszą mieć odmienny charakter (opłatę
za powyższą usługę należy skalkulować w kosztach usługi gastronomicznej). Za działania
uatrakcyjniające Zamawiający nie uzna, zaoferowania dostępu do zaplecza rekreacyjnego
hotelu, do którego dostęp jest bezpłatny na podstawie niniejszego opisu przedmiotu
zamówienia.
Uwaga: Zamawiający może dokonać faktycznej oceny obiektu hotelarskiego podczas wizytacji, w celu
potwierdzenia spełnienia wszystkich wymogów postawionych przez Zamawiającego w Szczegółowym
Opisie Przedmiotu Zamówienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający może odrzucić
ofertę. W celu wizytacji Zamawiający, zwróci się do Wykonawcy na piśmie o wyznaczenie osoby
odpowiedzialnej za oprowadzenie po pomieszczeniach obiektu hotelarskiego. Wyznaczenie osoby i
godziny (w zakresie od 9:00 do 13:00), odbędzie się następnego dnia roboczego, po otrzymaniu
wezwania przez Wykonawcę, a dniem wizytacji będzie kolejny dzień roboczy.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 5 z 5