Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM), Biuro w

Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) realizująca projekt
„Zwiększanie efektywności zarządzania migracjami w Polsce” współfinansowany przez
Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi państwami
członkowskimi UE
zaprasza do składania ofert na:
Organizację eventu pod hasłem: „W stronę integracji” promującego
ideę integracji imigrantów ze społeczeństwem polskim w formie
biegu zakończonego piknikiem
1) Opis przedmiotu zamówienia:
Organizacja eventu promującego integrację imigrantów ze społeczeństwem polskim oraz
międzynarodową kampanię #IamMigrant i jej polską odsłonę #JestemMigrantem w formie
biegu zakończonego piknikiem. Grupą docelową wydarzenia jest społeczeństwo polskie, w
szczególności mieszkańcy Warszawy, migranci, organizacje migranckie oraz organizacje
działające na rzecz migrantów w Polsce, w tym członkowie Krajowej Platformy na rzecz
Integracji.
Wydarzenie organizowane jest w ramach Krajowej Platformy na rzecz Integracji.
2) Szczegóły zamówienia:
Wykonawca zobowiązany jest do: realizacji eventu dla około 800-1000 gości
(uczestnicy biegu + widzowie) według poniższych wskazówek, w szczególności do:
 organizacji eventu na terenie Warszawy,
 zaproponowanie miejsca eventu, w miejscu widocznym, jednak w taki
sposób, aby organizacja eventu nie wymagała zamknięcia głównych ulic,
musi być to otwarta przestrzeń, nie może być to miejsce zamknięte,
 zaproponowania terminu w pierwszej połowie października (sobota lub
niedziela), w taki sposób, aby nie kolidował on z innymi sportowymi
wydarzeniami w Warszawie
 należytego zaplanowania wydarzenia trwającego od około godziny 12:00 do
około godziny 17:00 (przedstawienie scenariusza wydarzenia),
 organizacji biegu w dwóch kategoriach: dla amatorów i dla profesjonalistów,
np. na 5 kilometrów i na 10 kilometrów, trasa biegu dla profesjonalistów
powinna kończyć się w tym samym miejscu, co trasa dla amatorów,
wyznaczenie, zabezpieczenie i oznakowanie trasy, budowa startu i mety,
zapewnienie pomiaru czasu, zapewnienie zaplecza dla uczestników (toalety,
przebieralnie, depozyty, itp.)
 osbługa biura zawodów: zapewnienie sprawnego mechanizmu rejestracji
uczestników biegu i dystrybucji koszulek + bransoletek w dniu biegu,
opracowanie regulaminu biegu
 organizacja pikniku na mecie biegu,
 zapewnienie poczęstunku w formie napojów i przekąsek dla ok. 1000 gości,
menu powinno być zróżnicowane kulturowo, powinno zawierać dania ciepłe
oraz zimne, mięsne i wegetariańskie, należy również zapewnić kubki,
talerzyki i sztućce jednorazowe + serwetki,
 zapewnienie infrastruktury umożliwiającej wydawanie ciepłych posiłków
(dostęp do prądu i do wody),
 zapewnienia stołów, ławek i parasoli (ogródek gastronomiczny),
 zapewnienia infrastruktury umożliwiającej ustawienie około 10 stoisk
wystawienniczych (każde stoisko składa się z namiotu, stołu i 2 krzeseł),
 na jednym ze stoisk wystawienniczych zapewnienie telewizora z głośnikami w
celu prezentacji filmów zrealizowanych w ramach kampanii
#JestemMigrantem, filmy dostępne są na kanale YouTube IOM Warsaw oraz
w trybie offline,
 zapewnienia odpowiedniego nagłośnienia oraz oprawy muzycznej w postaci
DJa oraz mikrofonu bezprzewodowego,
 zapewnienia nagród dla zwycięzców biegów w obu kategoriach (nagrodzone
powinny zostać pierwsze trzy miejsca w każdej kategorii), nagrody muszą
zostać zatwierdzone przez IOM,
 zapewnienia fotografa, który przygotuje dokumentację zdjęciową z
wydarzenia,
 zaprojektowanie i produkcja koszulek i numerów startowych (numerki
przypinane do koszulek),
 produkcji gadżetów (1000 silikonowych granatowych bransoletek z białym
nadrukiem, 1000 koszulek dla uczestników biegów: unisex, rozmiarówka:
30% x S, 30% x M, 30% x L, 10% x XL), IOM zatwierdzi jakość wszystkich
gadżetów na podstawie dostarczonych próbek, IOM dostarczy wszelkie
niezbędne logotypy oraz teksty, po przygotowaniu wizualizacji konieczna
będzie akceptacja IOM,
 zapewnienia dostępu do toalety,
 zapewnienia bezpieczeństwa, w tym ochrony, opieki medycznej,
ubezpieczenia NNW i OC,
 uzyskania wszelkich zgód, pozwoleń i dopełnienia wszelkich formalności
związanych z organizacją eventu,
 zapewnienia rozwiązania pozwalającego na realizację wydarzenia podczas
deszczu lub innych niekorzystnych warunków atmosferycznych,
 zaprojektowanie i wydrukowanie ulotki promującej wydarzenie, w formacie
A6, dwustronnej, dwujęzycznej (jedna strona w języku polskim, druga w
języku angielskim).
3) Oferta:
W skład oferty powinny wejść:










Propozycja terminu eventu.
Propozycja lokalizacji eventu i trasy biegu.
Scenariusz wydarzenia od około godziny 12:00 do około godziny 17:00.
Propozycja nagród dla zwycięzców biegu.
Propozycja menu.
Całościowa cena realizacji eventu z dokładnym rozbiciem na poszczególne
działania.
Ceny prosimy podać w PLN netto.
Prosimy o wskazanie jakichkolwiek innych kosztów, które mogą wyniknąć
podczas realizacji zlecenia.
Prosimy o przesłanie referencji potwierdzających doświadczenie w organizacji
eventów analogicznych do tego będącego przedmiotem oferty.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem
oferty.
4) Termin realizacji zlecenia (dzień, w którym wydarzenie się odbędzie): 8 lub 15 lub
16 października 2016 roku.
5) Orientacyjny budżet: 100 000 PLN netto
6) Informacja o Zleceniodawcy
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) jest organizacją
międzyrządową, w skład której wchodzi 165 krajów członkowskich, w tym Polska od
1992 r. IOM działa w myśl zasady, że uporządkowane migracje z poszanowaniem
praw człowieka przynoszą korzyści migrantom, krajom i społeczeństwom.
7) Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną
uzgodnione między IOM a Wykonawcą przed podpisaniem umowy oraz będą na
bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej jakości
świadczonej usługi.
8) Forma rozliczenia
Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa w języku angielskim na szablonie umowy
zaproponowanym przez IOM. Płatność zostanie dokonana na podstawie faktury
wystawionej przez Wykonawcę po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwość
zapłacenia zaliczki.
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane
firmy do składania ofert, z następującymi zastrzeżeniami:
1. IOM zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi oferentami.
2. IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania.
3. Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w
stosunku do IOM.
4. IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od
rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych
elementów.
5. IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami lub/i
wybrania tylko poszczególnych elementów oferty.
Oferty wykonania zlecenia prosimy nadsyłać na adres
[email protected]
z dopiskiem „BIEG PLATFORMY”
w terminie do dnia
5 września 2016 roku, do godz. 15.00