Regulamin BOI

Załącznik do zarządzenia
Prezesa Sądu Rejonowego
w Brzegu
z dnia 30.11.2015r.
Regulamin
Biura Obsługi Interesantów
w Sądzie Rejonowym w Brzegu
§1
Zasady ogólne
1. Biuro Obsługi Interesantów (BOI) znajduje się w pomieszczeniach nr 2 i 5 w budynku
Sądu Rejonowego w Brzegu przy ul. Bolesława Chrobrego 31.
2. BOI działa w ramach Oddziału Administracyjnego.
3. W skład BOI wchodzi także Czytelnia Akt oraz Biuro Podawcze.
4. W Biurze Obsługi Interesantów znajdują się:
- 3 stanowiska do udzielania informacji oraz wydawania dokumentów (informacja
karna, informacja cywilno-rodzinna oraz informacja ksiąg wieczystych wraz z
rejestracją wstępną),
- stanowiska do odsłuchu nagrań,
- stanowiska do odczytu akt sądowych,
- urządzenia zapewniające interesantom dostęp do stron internetowych Ministerstwa
Sprawiedliwości (http://ms.gov.pl/) zawierające podstawowe informacje o działalności
sądownictwa powszechnego a także do
Nowej Księgi Wieczystej. Dodatkowo w
jednym z pomieszczeń BOI znajduje się Biuro Podawcze Sądu.
5. Koordynację i nadzór nad pracą BOI zapewnia kierownik BOI. W przypadku
niepowołania kierownika BOI nadzór nad pracą BOI sprawuje Kierownik Oddziału
Administracyjnego Sądu Rejonowego w Brzegu. Niektóre zadania z zakresu
koordynowania BOI Kierownik Oddziału Administracyjnego może zlecić jednemu z
pracowników BOI. Zdania te powinny być określone w zakresie czynności
pracownika.
6. BOI zapewnia obsługę wszystkich wydziałów Sądu Rejonowego w Brzegu.
7. Zadaniem
BOI
jest
profesjonalna
obsługa
stron
postępowań
sądowych,
pełnomocników, prokuratorów oraz pozostałych osób związanych z prowadzonymi
postępowaniami z zachowaniem reguły jak najkrótszego oczekiwania interesanta.
8. BOI nie udziela porad prawnych.
9. BOI nie sporządza projektów pism procesowych.
10. Kierownicy sekretariatów wydziałów zobowiązani są do:
- współpracy z BOI;
- zapewnienia bieżącego uzupełniania danych w systemie Currenda, w tym również
jak najwcześniejszego udostępniania wokand w systemie SWOR;
- przygotowywania lub pomocy w przygotowaniu dokumentów wydawanych przez
BOI;
- wyznaczenia osób odpowiedzialnych za dostarczenie i zabranie z BOI akt
sądowych.
11. Skargi dotyczące pracy BOI rozpoznaje Kierownik Oddziału Administracyjnego
tutejszego Sądu.
12. W przypadku nieobecności pracowników BOI i niemożności zapewnienia zastępstwa
dyżur pełnią osoby wyznaczone przez kierowników sekretariatów.
§2
Przyjmowanie interesantów
1. Przyjmowanie interesantów odbywa się w siedzibie Sądu Rejonowego w Brzegu, na
parterze budynku, w pokoju nr 2 :
- w poniedziałki od godz. 7.45 – 17.45,
- od wtorku do piątku w godzinach 7.45 – 15.15.
2. Obsługa interesantów odbywa się bezpośrednio przy oznaczonych stanowiskach
BOI, oraz telefonicznie pod numerem telefonu:
- pion cywilno-rodzinny – 77 444 23 31
- pion karny, wykroczeniowy, wykonawczy, windykacyjny – 77 444 23 32
- pion wieczysto – księgowy – 77 444 23 33
oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresami e-mail:
- pion cywilno-rodzinny - [email protected]
- pion karny - wykroczeniowy, wykonawczy, windykacyjny [email protected]
- pion wieczysto – księgowy – [email protected]
biuro podawcze - [email protected]
3. Informacja w zakresie godzin przyjęć interesantów oraz numerów telefonów i adresu
poczty elektronicznej powinna być umieszczona na stronie internetowej Sądu
Rejonowego w Brzegu oraz w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie Sądu
Rejonowego w Brzegu.
§3
Szczegółowe zadania BOI:
1. Przyjmowanie poczty elektronicznej pod adresem e-mail [email protected]
i przekazywanie jej do właściwych komórek organizacyjnych.
2. Informowanie o stanie postępowań spraw toczących się we wszystkich wydziałach
Sądu Rejonowego w Brzegu na podstawie danych z sądowych systemów
informatycznych Currenda, NKW (np. terminy i miejsce rozpraw, na jakim etapie jest
dana sprawa, jakie czynności zostały podjęte w sprawie itp. ).
3. Informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach,
które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu.
4. Informowanie o kosztach sądowych, opłatach kancelaryjnych, sposobie ich
uiszczania, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, numerach
rachunków bankowych sądu.
5. Informowanie o przesłankach udzielenia pomocy prawnej z urzędu (ustanowienia
obrońcy, adwokata lub radcy prawnego).
6. Informowanie o rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia.
7. Informowanie o wydziałach w Sądzie Rejonowym w Brzegu, ich właściwości
i lokalizacji, podawanie numerów telefonów i godzin urzędowania oraz adresów
innych sądów, a także ich właściwości miejscowej i rzeczowej.
8. Kierowanie do właściwych sal rozpraw.
9. Informowanie o rodzajach spraw rozpoznawanych przez sądy w okręgu opolskim.
10. Wydawanie stronom postępowania i ich pełnomocnikom odpisów orzeczeń, tytułów
wykonawczych, uwierzytelnionych odpisów, zaświadczeń, kserokopii z akt sprawy
zamówionych do osobistego odbioru. Zamówione i opłacone a nieodebrane w ciągu
14 dni odpisy orzeczeń zostaną przesłane droga pocztową.
11. Wykonywanie kopii z akt spraw zamówionych do wglądu, w przypadku, gdy żądanie
obejmuje nie więcej niż 10 stron. Opłacony wniosek o dokonanie kopii powyżej
10 stron należy złożyć w BOI.
12. Udostępnianie
adresów
kancelarii
adwokackich,
radcowskich,
notarialnych
i komorniczych, listy tłumaczy przysięgłych, mediatorów, lekarzy sądowych
i biegłych sądowych oraz instytucji udzielających bezpłatnych porad prawnych.
13. Udostępnianie
adresów
innych
instytucji
pozasądowych
m.in.
Ministerstwa
Sprawiedliwości, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, jednostek
policji, organizacji pozarządowych itp.
14. Udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych.
15. Informacje o sprawie rozpoznawanej przed sądem udostępniane są stronie,
oskarżonemu lub pokrzywdzonemu po wskazaniu danych osobowych
oraz
sprawdzeniu dowodu tożsamości.
16. Udostępnianie akt spraw, a w szczególności protokołów sporządzonych za pomocą
urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk stronom i osobom
uprawnionym. Regulamin w zakresie przeglądania akt zawarty jest w §4 Regulaminu
BOI.
17. Przyjmowanie korespondencji sądowej przekazanej przez strony osobiście, potwierdzanie
daty wpływu oraz rozdzielanie do odpowiednich komórek organizacyjnych sądu – w
zależności od wydziału.
18. Rejestracja użytkowania na portalu informacyjnym.
19. Udzielanie dostępu do sprawy.
20. W ramach BOI prowadzona jest dokumentacja:
- kontrolka zamawianych i przekazanych z sekretariatów wydziałów akt sądowych,
- wykaz akt udostępnionych do wglądu w czytelni – osoba, której udostępniane są
akta potwierdza ich odbiór oraz akceptację regulaminu własnoręcznym podpisem.
W przypadku odmowy pracownik BOI w rubryce ‘Uwagi” dokonuje właściwej
wzmianki.
Wykaz prowadzony jest zgodnie z przepisami o ochronie danych
osobowych,
- kontrolka dokumentów wydanych w BOI,
- wykaz korespondencji otrzymanej drogą elektroniczną.
Wykaz może być
prowadzony w formie elektronicznej. Otrzymana korespondencja przekazywana jest
do właściwych komórek drogą elektroniczną.
Zadania wykonywane na BOI – Wydział Ksiąg Wieczystych:
1. Podstawowa informacja wieczystoksięgowa, w tym o kosztach, stanie spraw.
2. Pomoc przy wypełnianiu wniosków wieczystoksięgowych.
3. Pełna rejestracja wniosków.
4. Objaśnienia dotyczące druków.
5. Wydawanie odpisów, zaświadczeń, wyciągów z systemu CI i ksiąg wieczystych.
§4
Regulamin w zakresie przeglądania akt
1. Czytelnia akt stanowi integralną część Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego
w Brzegu.
2. W ramach czytelni akt wykonuje się kopię z akt spraw zamówionych do wglądu,
w przypadku, gdy żądanie obejmuje nie więcej niż 10 stron. Wniosek o dokonanie
kopii powyżej 10 stron należy złożyć w BOI Sądu Rejonowego w Brzegu.
3. Przeglądanie akt spraw sądowych przez osoby do tego uprawnione odbywa się
w czytelni akt mieszczącej się BOI w budynku Sądu Rejonowego w Brzegu
ul. Bolesława Chrobrego 31, pokój nr 5 i obejmuje sprawy karne, cywilne i rodzinnonieletnich.
4. Czytelnia akt przyjmuje interesantów w poniedziałki od godz. 8.00 – 17.30, a od
wtorku do piątku w godzinach 8.00 – 15.00 z zastrzeżeniem, że ostatnie akta
udostępniane są uprawnionym na godzinę przed zamknięciem czytelni.
5. Czytelnia akt nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich
udostępniania przez kancelarię tajną regulują odrębne przepisy.
Akta do czytelni akt mogą być zamawiane przez osoby zainteresowane osobiście w
Biurze Obsługi Interesanta – pokój nr 2, jak również telefonicznie pod numerem dla
pionu karnego – 77 444 23 32 lub drogą elektroniczną na adres e-mail
[email protected], ze wskazaniem konkretnego dnia, w którym akta mają być
udostępnione.
6. Zamówienie składane drogą telefoniczną lub elektroniczną jest rejestrowane w
grafiku BOI, po uprzednim ustaleniu z interesantem daty i godziny przeglądania akt.
Informacje te przekazywane są kierownikowi sekretariatu wydziału, który zabezpiecza
akta celem ich udostępnienia interesantowi. W przypadku braku możliwości
udostępnienia akt z przyczyn niezależnych od pracownika BOI, należy powiadomić o
tym fakcie interesanta.
7. Akta zamówione do przeglądania zostają w tym samym dniu lub najpóźniej w dniu
następnym zwrócone do sekretariatu wydziału.
8. Składając zamówienie, należy podać:
- imię i nazwisko zamawiającego oraz status w sprawie,
- sygnaturę sprawy,
- oznaczenie wydziału,
- nazwiska stron/ uczestników lub nazwę podmiotu – biorących udział w sprawie,
- w przypadku sprawy wielotomowej również numer tomu akt,
- proponowany termin i godzinę przeglądania akt,
- dane kontaktowe.
9. Akta przekazywane są do czytelni po stwierdzeniu przez kierownika właściwego
sekretariatu wydziału czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta
mogą być udostępnione interesantowi. Ustalenia w tym zakresie nie należą do
pracownika BOI, a następnie sporządzana jest adnotacja będąca równocześnie
zamówieniem akt. Po weryfikacji danych kierownik sekretariatu wydaje akta - zszyte i
ponumerowane - do Czytelni co jest równoznaczne z udostępnieniem akt
interesantowi do wglądu.
10. Interesant zobowiązany jest do potwierdzenia faktu przeglądania akt przynajmniej na
dzień przed terminem ich udostępnienia.
11. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt kierownik
sekretariatu wydziału informuje o tym pracownika BOI.
12. Osoby oczekujące na akta przebywają poza pomieszczeniem BOI (Czytelnią akt).
13. Przed skorzystaniem z Czytelni akt interesanci mają obowiązek:
a) okazać pracownikowi BOI dowód tożsamości;
b) złożyć czytelny podpis w wykazie osób przeglądających akta sądowe (wpis
ten
jest
jednocześnie
zobowiązaniem
do
przestrzegania
niniejszego
regulaminu);
c) stosować się do wskazówek porządkowych pracowników BOI;
d) zabrania się umieszczania na blatach stanowisk do czytania akt rzeczy
osobistych tj. torebek, teczek itp.
14. Akta spraw, których udostępnienie w danym momencie nie jest możliwe
udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika BOI z właściwym
sekretariatem wydziału.
15. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt w czytelni maja prawo do zamówienia
więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba, mogą jednak zapoznawać się
jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego wydziału. W celu przejrzenia kolejnych
akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane.
16. W czytelni można korzystać z własnych materiałów i sprzętu technicznego po
wyrażeniu zgody przez pracownika BOI.
17. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w aktach sądowych poza ich
przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich
adnotacji (podkreśleń, zakreśleń ) oraz wynoszenie akt poza czytelnię akt.
18. Wszelkie zauważone uszkodzenia winny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi
BOI.
19. Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy
innych osób.
20. Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych oraz
spożywanie posiłków i napojów.
21. Osoby czytające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego regulaminu oraz
zaleceń i uwag pracownika BOI.
§5
Regulamin w zakresie odsłuchu nagrań
1. Na stanowisku komputerowym w siedzibie Sądu Rejonowego w Brzegu, w pokoju nr
5 zainstalowana jest aplikacja Recourt służąca do udostępniania nagrań dla stron.
2. Pracownik BOI za pomocą aplikacji Recourt, po wcześniejszej weryfikacji czy dana
osoba upoważniona jest do zapoznania się z nagraniem, udostępnia nagranie na
wybranej stacji roboczej służącej do odsłuchu.
3. Utrwalanie dźwięku z nagrania można uzyskać po wypełnieniu odpowiedniego
wniosku, uiszczenia opłaty sądowej i uzyskaniu zgody wskazanego sędziego.
4. Pracownik BOI udziela stronom podstawowych informacji w zakresie obsługi aplikacji
Recourt.
5. Po odsłuchaniu nagrania pracownik BOI zobowiązany jest do usunięcia go z danej
stacji roboczej.
§6
Pozostałe uregulowania
1. Powstałe w ramach Oddziału Administracyjnego Biuro Obsługi Interesantów Sądu
Rejonowego w Brzegu działa w oparciu o zatwierdzone przez Ministerstwo
Sprawiedliwości Standardy Obsługi Interesantów w Biurach i Punktach Obsługi
Interesantów w Sądach Powszechnych (zał. nr 1).
2. W BOI tutejszego Sądu badane są oczekiwania i standard obsługi interesantów z
użyciem wystandaryzowanej ankiety, której wzór stanowi zał. nr 2 do Regulaminu.