Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

WZP/WIS/U-332-16/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
dla rozwoju Mazowsza
Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 20072013 oraz ze środków budżetu Województwa Mazowieckiego
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Organizacja, aranżacja i kompleksowa obsługa stoiska
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007–2013 w dniu
17 maja 2014 roku w Brukseli (miejsce: Esplanada Solidarności przy Parlamencie Europejskim)
podczas Święta regionów polskich w związku z przypadająca 10-ta rocznicą przystąpienia
Polski do Unii Europejskiej.
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie 1 stoiska wystawiennicze (o powierzchni 10 m kw.) oraz
minimum 2, a maksimum 3 interaktywne ekspozycje wystawiennicze na tym stoisku promujące
beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013
(RPO WM).
Wykonawca zobowiązany jest w sposób kompleksowy przygotować projekt i aranżację stoiska wraz
z ekspozycjami począwszy od zaprojektowania, poprzez wykonawstwo z własnych i powierzonych
materiałów, transport, montaż, obsługę techniczną wraz z usługą tragarską stoiska zakończywszy na
demontażu ekspozycji (w zakresie jak poniżej).
I.
Pierwszą częścią zamówienia jest przygotowanie 3 projektów aranżacji i wyposażenia
stoiska wraz z min. 2, a max. 3
interaktywnymi/ designerskimi ekspozycjami
wystawienniczymi prezentującymi wskazanych przez zamawiającego beneficjentów RPO
WM.
Projekt musi:
1. Być dostosowany do warunków technicznych i organizacyjnych stoiska, w tym w szczególności
musi odpowiadać zasadom określonym przez Wykonawcę zatrudnionego przez organizatora
głównej imprezy w Brukseli, wskazanym przez Zamawiającego.
2. Przedstawiać na udostępnionej powierzchni 10 m kw. zaaranżowane stoisko wraz
z interaktywnymi ekspozycjami na zamkniętej przestrzeni, dobrze oświetlone, z wykorzystaniem
nowoczesnych rozwiązań multimedialnych.
3. Zawierać: umieszczoną na stoisku informację o finansowaniu stoiska z projektu unijnego „Projekt
współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego
2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego", hasło „dla rozwoju
Mazowsza” oraz logotyp (logotypy projektu oraz księga znaków stanowią Załącznik nr 2
do umowy).
4. Uwzględniać w stoisku wystawienniczym (o powierzchni 10 m kw.) oprócz wyposażenia, jakie
zapewnia organizator, niezbędne wyposażenie do prezentacji interaktywnych ekspozycji
beneficjentów m.in.: monitor /ekran plazmowy umożliwiający prezentacje filmów, laptop, lada
i stojak ekspozycyjny, zamykana szafkę na materiały.
Wykonawca musi zapewnić też łącza dla wszystkich urządzeń wykorzystywanych na stoisku, tak
by umożliwiały wyświetlanie na monitorze plazmowym filmów promocyjnych i prezentacji
multimedialnych.
5. Organizator zapewnia standardowe podstawowe wyposażenie stoiska takie, jak: stolik, trzy
krzesła, ladę ekspozycyjną, 2 stołki barowe, ścianki i inne. Wszystkie elementy powinny zostać
wkomponowane w stoisko.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 1 z 3
WZP/WIS/U-332-16/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
6. Wykonawca musi zaproponować aranżację stoiska wystawienniczego w dostarczone przez
Zamawiającego informacje/zdjęcia, które zostaną przez Wykonawcę dopracowane graficznie,
dostosowane do wydruku i zamontowane na ściance stoiska w formie wydruku na szkle lub innym
materiale zastosowanym przez Wykonawcę (nie może być w formie wydruku papierowego).
Plansze mają być podświetlone od wewnątrz.
7. Wykonawca musi zaproponować interaktywną aranżację od 2 do 3 projektów beneficjentów
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, wskazanych przez
Zamawiającego. Kontakt i nawiązanie współpracy ze wskazanym beneficjentem/ami celem
przygotowania w/w projektów eksponowanych na stoisku zostanie wskazany przez
Zamawiającego.
8. Wykonawca musi uwzględnić wymagania w zakresie instalacji wod.-kan. i elektrycznej przypisane
do powierzchni wystawienniczej wynajętej przez Zamawiającego, zgodnie ze specyfikacją
przesłaną od Organizatora (lub po uzgodnieniach z Organizatorem).
Wykonawca w terminie do 7 dni od dnia podpisania umowy z Zamawiającym dostarczy do
Zamawiającego co najmniej 3 różne projekty stoiska. Każdy projekt ma być sporządzony w wersji
papierowej i elektronicznej, obejmującej co najmniej siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry),
wizualizację stoiska z opcją włączonego i wyłączonego oświetlenia oraz wymiary poszczególnych
elementów. Zamawiający w terminie 5 dni od daty dostarczenia przez Wykonawcę propozycji
projektów dokona wyboru projektu stoiska. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszelkie
uwagi Zamawiającego oraz Organizatora zgłoszone do projektu.
II. Drugą częścią zamówienia jest wykonanie stoiska.
W ramach tego etapu Wykonawca dokona aranżacji, organizacji instalacji stoiska na powierzchni
wystawienniczej wskazanej/wynajętej przez Zamawiającego i Organizatora, zgodnie z projektem
zaakceptowanym i wybranym przez Zamawiającego, z materiałów Wykonawcy lub dostarczonych
przez Zamawiającego, zgodnie z zasadami określonymi przez Organizatora całej imprezy, w dniu
poprzedzającym wydarzenie, tj. 16.05.2014 r.
Dodatkowo Wykonawca zapewni transport materiałów promocyjnych Zamawiającego oraz
wyposażenia /ekspozycji prezentowanej na Stoisku obejmującego materiały informacyjno-promocyjne
− publikacje (maksymalnie do ok. 3 000 kg), materiałów promocyjnych (maksymalnie do ok. 1 500 kg),
eksponatów i innych niezbędnych elementów do zabudowy Stoiska w Brukseli na trasie z Warszawy
do Brukseli i z Brukseli do Warszawy. Po podpisaniu umowy między Zamawiającym i Wykonawcą,
strony ustalą wspólnie termin, a Zamawiający wyznaczy miejsce wydania materiałów i wyposażenia,
do transportu, których zobowiązany jest Wykonawca. Ponadto Wykonawca zapewni transport
materiałów informacyjno-promocyjnych na stoisko z Biura Regionu (adres: Rue Victor Hugo 199, 1030
Bruksela, Belgia) oraz w przypadku, gdy zostaną materiały po oficjalnym zamknięciu imprezy –
przewóz do Biura Regionu.
Wykonawca zapewnia oprócz transportu minimum dwóch tragarzy do rozładunku i dostarczenia
materiałów informacyjno-promocyjnych do siedziby Biura i wyposażenia stoiska na terenie imprezy
oraz dostarczania materiałów na stoisko przed rozpoczęciem imprezy oraz uzupełnianie w trakcie jej
trwania, aż do oficjalnego zamknięcia imprezy.
III. Trzecią częścią zamówienia jest utrzymanie i obsługa techniczna Stoisk
W ramach tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do:
1. Utrzymania i obsługi technicznej stoiska, obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności
wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska, zapewnienie kompletności
elementów
wyposażenia
stoiska,
niezwłoczne
usuwanie
wszelkich
wad
i usterek. Koszty noclegów, wyżywienia i transportu obsługi technicznej leżą po stronie
Wykonawcy.
2. Zapewnienia obsługi na stoisku – 2 osoby, ze znajomością języka angielskiego i francuskiego na
poziomie swobodnej komunikacji podczas trwania imprezy, w godzinach ustalonych przez
organizatora w dniu 17.05.2014 roku.
3. Zapewnienia transportu (drogą lotniczą lub lądową) z Warszawy do Brukseli, z Brukseli
do Warszawy oraz na terenie Brukseli podczas trwania imprezy, min 1 max 2 noclegów w hotelu
w Centrum Brukseli, ubezpieczenia NW dla min 3 max 6 przedstawicieli beneficjentów,
wskazanych przez Zamawiającego.
4. Uzupełniania na bieżąco materiałów informacyjno-promocyjnych.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 2 z 3
WZP/WIS/U-332-16/14
Załącznik nr 2 do SIWZ
5. Bieżące utrzymania czystości i estetyki stoiska.
6. Zapewnienie wody, zimnych i ciepłych napojów (kawa, herbata) w systemie ciągłym w dniu
imprezy dla osób pracujących na stoisku.
7. Zapewnienie 40 kg promocyjnych wyrobów cukierniczych (np. cukierki typu krówki),
w opakowaniach z nadrukiem logotypu RPO WM, dla uczestników imprezy.
Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący
z funkcjonowaniem Stoisk.
W ramach tego etapu Wykonawca ubezpieczy Stoisko od odpowiedzialności cywilnej na sumę
w wysokości min 50 000 zł od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorom
imprezy.
IV. Czwartą częścią zamówienia jest demontaż Stoiska i ekspozycji beneficjentów.
W ramach tego etapu Wykonawca na własny koszt wykona demontaż stoiska zgodnie
z warunkami określonymi przez Organizatora, w dniu imprezy, tj. 17.05.2014 r., po oficjalnym
zakończeniu lub dzień po imprezie, tj. 18.05.2014 r. Wszystkie eksponaty przekazane do
wykorzystania na Stoiskach przez Zamawiającego, po demontażu, mają zostać dostarczone do
siedziby Zamawiającego w Warszawie (ul. Jagiellońska 74), w terminie nie później niż do dnia
zakończenia umowy, tj. 31.05.2014 r. Aranżacja z wydrukami wielkoformatowymi po demontażu
przechodzi na własność Zamawiającego w celu dalszego wykorzystania, wraz z majątkowymi
prawami autorskimi. Zamawiający może w dowolny sposób nimi dysponować.
Wszelkie czynności obejmujące to zamówienie Wykonawca wykonuje z własnych materiałów i na
własny koszt (m.in. ubezpieczenie, podłączenie do Internetu, transport, przyłącza, diety i nocleg dla
obsługi technicznej, kierowcy/tłumacza).
Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z technicznoorganizacyjnym funkcjonowaniem Stoiska (bezpośredni kontakt z Organizatorem).
Własność projektu z chwilą jego skutecznego wyboru staje się własnością Zamawiającego.
Wykonawca nie może wykorzystać Stoiska, ani jego elementów do promowania czegokolwiek lub
kogokolwiek bez uzyskania zgody Zamawiającego.
PODSUMOWANIE
Wykonawca musi zapewnić:
DZIAŁANIE
Projekt stoiska + wizualizacja, realizacja projektu.
Oznakowanie stoiska
Logistyka na terenie kraju, jak i poza granicami
Transport, zapewnienie transportu materiałów
ekspozycyjnych oraz noclegu(obsługa techn.)
Zapewnienie transportu , nocleg, ubezpieczenie dla
3-6 przedstawicieli beneficjentów
Montaż + pełna obsługa techniczna podczas trwania
imprezy, oraz zakończeniu
Wynajem mebli ekspozycyjnych
oraz sprzętów multimedialnych
UWAGI
1 stoisko + minimalnie 2 -maksymalnie 3 ekspozycje
interaktywne
Koordynacja całego przedsięwzięcia
ekran, podłoga interaktywna, holograf;
meble ekspozycyjne – wyposażenie dla 2-3
beneficjentów
Działania towarzyszące
(np. 2 tłumaczy, ciepłe i zimne napoje na stoisku,
zabezpieczenie cateringu dla wystawcy, promocyjne
wyroby cukiernicze dla uczestników imprezy)
Inne: ubezpieczenie wystawcy oraz ekspozycji,
transportu
Termin realizacji przedmiotu umowy: od dnia
podpisania umowy do 31.05.2014 r.
Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa
Strona 3 z 3