Uwagi SUSC RP do projektu - Stowarzyszenie Urzędników
Transkrypt
Uwagi SUSC RP do projektu - Stowarzyszenie Urzędników
Stowarzyszenie Urzędników Stanu Cywilnego RP Zarząd Główny UWAGI do projektu założeń do projektu ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego Pozytywnie odnosimy się do zmian związanych z informatyzacją rejestracji stanu cywilnego i wyrażamy nadzieję, że zaproponowane rozwiązania zostaną pozytywnie przyjęte przez załatwianych przez USC obywateli, ale też środowisko urzędników stanu cywilnego. Mając na uwadze nieudany sposób wdrażania systemu ZMOKU w ramach projektu „pl.ID” wyrażamy nadzieję, iż tak ważny proces jak informatyzacja rejestracji stanu cywilnego będzie lepiej przygotowany, zarówno pod kątem merytorycznym jak i wdrożeniowym. Za szczególnie istotne uważamy pilne opracowanie technicznych założeń projektu. Taka potrzeba wynika z faktu, iż w tej chwili urzędy stanu cywilnego dysponują własnym sprzętem komputerowym, a wiele z nich planuje w najbliższym czasie wymianę tego sprzętu na nowy, w związku z rozwojem aplikacji. Znając wcześniej plany MSW w tej sprawie gminy unikną zbędnych wydatków na zakup sprzętu, co z pewnością oddali zarzut niegospodarności. Projekt założeń nie wyjaśnia szczegółów tworzenia w przyszłości Centralnego Rejestru Aktów Stanu Cywilnego, co ma duże znaczenie w procesie informatyzacji rejestracji stanu cywilnego. Zwracamy uwagę na mogący zaistnieć w przyszłości problem migracji danych już wprowadzonych do systemów usc w wielu gminach. Oceniamy, iż do tej pory do systemów zostało przeniesionych ok. 30% z ok. 100 mln. aktów stanu cywilnego zgromadzonych w polskich urzędach. Koszty tworzenia tych baz ponosiły gminy. Nie wyobrażamy sobie, aby ta praca została zaprzepaszczona. W związku z tym prosimy, aby prace nad nowymi systemami uwzględniały ten fakt. Migracja baz powinna być działaniem systemowym, najlepiej wg wzoru przyjętego przez Ministra Sprawiedliwości przy migracji danych z ksiąg wieczystych. Większość gmin nie ma środków finansowych, osobowych ani technicznych do przenoszenia tych baz. Nie wspomnę także o innych problemach takich jak fatalny stan techniczny wielu przedwojennych ksiąg czy język obcy w połączeniu w odręcznym pismem, w którym księgi były spisywane. Wiele z nich, z uwagi na te ograniczenia sprawia trudności w prawidłowym odczytaniu danych. Warto byłoby przeanalizować jakie dokumenty i dane miałyby się znaleźć w centralnym Rejestrze Aktów Stanu Cywilnego. Ze szczątkowych informacji przekazywanych wcześniej przez MAC wynikało, iż oprócz aktów stanu cywilnego miałyby też zostać do tej bazy zmigrowane akta zbiorowe. O ile sama idea wydaje się ciekawa, o tyle technicznie, a za tym idzie także finansowo, jest to proces niemożliwy do zrealizowania. Jednocześnie, nawiązując do tematu ksiąg z poprzednich lat, uważamy za celowe podjęcie działań w kierunku przekazania archiwom państwowym wtóropisów ksiąg stanu cywilnego. Księgi te są w większości bezużyteczne i niepotrzebnie zajmują przestrzeń w archiwach usc. Zwracamy jednak uwagę na aspekty finansowo-techniczne. Archiwa państwowe odmawiają bowiem przyjęcia ksiąg, które nie zostały poddane konserwacji. Masowa akcja oddawania tych ksiąg byłaby więc możliwa przy zapewnieniu finansowania tej operacji przez MSW, ponieważ gminy nie byłyby skłonne ponosić takie ciężaru. Ponadto, na co zwracaliśmy już uwagę podczas spotkania w dniu 27 kwietnia 2012 r., ważne jest także rozważenie możliwości skrócenia do 30 lat czasu przechowywania w usc ksiąg zgonów i do 80 lat aktów małżeństw. Popieramy pomysł wprowadzenia do ustawy słownika pojęć z zakresu rejestracji stanu cywilnego i za celowe uważamy umieszczenie w nim również określania pojęcia interesu prawnego, co budzi wątpliwości interpretacyjne i różną praktykę kierowników usc podczas wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, a także zdefiniowanie pojęcia tłumacza przysięgłego oraz notariusza, z odpowiednim odniesieniem do ustaw o zawodzie tłumacza przysięgłego i Prawo o notariacie. Wyjaśnienie tych dwóch pojęć zapobiegnie sporom z klientami powstającym na gruncie obowiązującego prawa, które nie określa jasno czy dokumenty przedstawiane przez strony mogą być tłumaczone/potwierdzane przez zagranicznych tłumaczy/notariuszy. Nasz niepokój budzą zapisy projektu dotyczące doprecyzowania kwalifikacji kierownika urzędu stanu cywilnego i jego zastępcy w zakresie wykształcenia i stażu pracy. Wyrażamy nadzieję, iż zamiarem projektodawcy nie będzie wyeliminowanie z katalogu rodzajów wykształcenia wymaganych od kandydatów na kierowników usc i ich zastępców podyplomowych studiów administracyjnych. Byłoby to daleko idącą niekonsekwencją ustawodawcy, który nowelizacją dokonaną 29 października 2008 r. wymienił ten rodzaj studiów, jako kwalifikujący do ubiegania się o stanowisko. Rezygnacja z tego zapisu spowodowałaby brak możliwości zatrudnienia dla osób, które w ostatnich latach ukończyły administracyjne studia podyplomowe o programie nauczania rozszerzonych o zagadnienia związane z rejestracją stanu cywilnego oraz prawem cywilnym. Przykładem takich studiów są studia organizowane przez Wydział Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji Katolickiego Uniwersytetu w Lublinie we współpracy ze Stowarzyszeniem Urzędników Stanu Cywilnego RP, które uzyskały pozytywną rekomendację MSWiA. Uważamy, że nie ma potrzeby aby w nowej ustawie P.a.s.c. dodatkowo określać odpowiedzialność kierownika usc za realizację rejestracji stan cywilnego. Zagadnienie to wystarczająco wyczerpuje ustawa Prawo karne i ustawa o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych. Wnikliwego rozważenia wymaga również 2 zakres kompetencji wójta (burmistrza, prezydenta) w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Uważamy, że zasadne było nałożenia na gminę obligatoryjnego obowiązku powołania kierownika urzędu stanu cywilnego, niezależnie od ilości mieszkańców danej gminy. Skoro przepis tego samego artykułu ustawy nałożył na osobę zatrudnianą na stanowisku kierownika usc wysokie kwalifikacje zawodowe, to należy rozumieć, że intencją ustawodawcy było aby za związane z tym sprawy odpowiadała osoba posiadająca konkretne wykształcenie i wiedzę specjalistyczną. Tego, niestety trudno oczekiwać od wójtów czy burmistrzów, dla których nie istnieje nawet wymóg wyższego wykształcenia. Większość urzędów stanu cywilnego są to jednak urzędy w gminach poniżej 50 tys. mieszkańców. Brak obowiązku powołania kierownika usc w takiej gminie powoduje bardzo często, że powoływane jest jedynie zastępca kierownika, który wykonuje de facto obowiązki kierownika jednak otrzymuje niższe wynagrodzenie. Tymczasem musi spełnić wysokie wymogi dotyczące wykształcenia. Jednocześnie niezależnie od projektowanej ustawy, proponujemy aby nadzory wojewódzkie ściśle sprawdzały przestrzeganie przepisu art. 6 ust. 5 ustawy, ponieważ dociera do nas wiele sygnałów, że wójtowie lub burmistrzowie nie zatrudniają zastępców, upoważniając jedynie inspektorów bądź podinspektorów do podpisywania odpisów aktów stanu cywilnego, a sami podpisują aktu stanu cywilnego i przyjmują oświadczenia dotyczące stanu cywilnego. Celowe wydaje się też, oprócz nałożenia na gminy obowiązku powołania kierownika usc, ograniczenie kompetencji wójta/burmistrza/prezydenta jedynie do przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego wymaga znajomości wielu przepisów, w tym norm kolizyjnych. Bardzo rzadko zdarza się, że wójt posiada taką wiedzę, zatem istnieje możliwość popełnienia przez niego błędu, skutkującego dla stron także konsekwencjami finansowymi. Tylko specjalistycznie wykształcony kierownik daje rękojmię należytego wykonywania swoich obowiązków ustawowych związanych z prawem rodzinnym i rejestracją stanu cywilnego. Tak, jak sygnalizowaliśmy wcześniej, w projekcie nowej ustawy powinien się znaleźć cały rozdział poświęcony statusowi kierownika urzędu stanu cywilnego, w którym byłoby możliwe zawarcie wszystkich przepisów dotyczących tego statusu. Ideałem byłoby przyjęcie rozwiązań zbieżnych z już obowiązującymi w innych krajach, gdzie roli kierownika urzędu stanu cywilnego nadano duże znaczenie prawne i zrównano go z funkcją notariusza, co z uwagi na istotę zagadnienia jest uzasadnione. Wiąże się z tym także jasno określony system szkolenia i awansu zawodowego, czego polscy kierownicy również by oczekiwali. Unormowania wymaga kwestia pracy kierownika usc w dni wolne od pracy, a także w niedziele i święta oraz jego ubioru służbowego przy wykonywaniu czynności uroczystych. Za rozwiązanie niezgodne z obowiązującym system prawnym uważamy dążenie do przyporządkowania proceduralne zagadnień związanych z rejestracją stanu cywilnego do ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, gdyż rejestracja jest elementem prawa cywilnego, a nie administracyjnego. W obecnym stanie prawnym podstawową formą działania kierownika usc jest akt stanu cywilnego. Gdyby na etapie projektu ustawy rozważane było dookreślenie obowiązku 3 wydawania przez kierownika usc decyzji administracyjnych w sprawach innych niż odmowa dokonania czynności, wówczas może powstać rozdźwięk pomiędzy brzmieniem tych przepisów, a podstawowymi zasadami postępowania administracyjnego, w którego doktrynie od lat utarty jest pogląd, iż jedną z podstawowych zasad decyzji jest jej zewnętrzny charakter. Niestety takie charakteru nie posiadają decyzje, wydawane przez kierowników wg dotychczasowych zasad w odniesieniu do sprostowań oczywistych błędów pisarskich, uzupełnień, wpisów oraz odtworzeń aktów stanu cywilnego. Naszym zdaniem, które zostało już potwierdzone przez naukowe autorytety z dziedziny prawa administracyjnego, należy jasno określić, iż są to czynności niewymagające wydawania decyzji administracyjnych i kodeks postępowania administracyjnego nie ma do nich w ogóle zastosowania. W dalszym ciągu uważamy, że w obecnym systemie prawnym, w którym kierownik urzędu stanu cywilnego pozostanie organem administracji publicznej, nie może dokonywać czynności w dwóch formach jednocześnie, a także być autorem i jednocześnie wykonawcą decyzji. Stoimy również na stanowisku, iż odmowa dokonania wszelkich czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego powinna następować nie w drodze decyzji administracyjnej, lecz w formie pisma z możliwością zwrócenia się do sądu powszechnego o rozstrzygnięcie czy okoliczności przedstawione przez kierownika uzasadniają odmowę. Nasze zastrzeżenie budzi proponowane rozwiązanie dotyczące przesyłania protokołów uznania ojcostwa dziecka poczętego oraz pism w przedmiocie odmowy przyjęcia oświadczeń koniecznych do uznania ojcostwa dziecka poczętego do urzędu stanu cywilnego miejsca urodzenia matki bądź Urzędu Stanu Cywilnego m. st. Warszawy. O ile istnienie rejestru odmów można uznać za zasadne, bo pozwoliłoby to kierownikowi na weryfikację przesłanek niedopuszczalności uznania ojcostwa, to najbardziej istotną wątpliwość budzi fakt dostępu kierowników usc do tego rejestru. Sens miałoby istnienie jednego, centralnego, elektronicznego rejestru towarzyszącego bazie usług stanu cywilnego. Gdyby natomiast sprawdzenie czy w danym przypadku nie nastąpiła odmowa przyjęcia oświadczeń miałoby być każdorazowo poprzedzone rozmową telefoniczną lub jakąkolwiek inną, czasochłonną formą komunikacji, to rozwiązanie to spowodowałoby ogromne problemy organizacyjne, a dla stron mogłoby skutkować kilkukrotnymi wizytami w usc. Jak sądzimy, nie taka była intencja przepisów K.r.o, które dopuszczają możliwość uznania ojcostwa dziecka w każdym urzędzie stanu cywilnego. W praktyce często zdarza się, że oświadczenia o uznaniu dziecka poczętego przyjmowane są w ostatnich dniach ciąży. Przewlekłość postępowania związana z potwierdzaniem czy nie doszło do odmowy, co przy różnych godzinach pracy urzędów jest wysoce możliwe, mogłaby skutkować niemożliwością skorzystania z ustawowych uprawnień rodziców. Dużo ważniejszym zagadnieniem wymagającym uregulowania w zakresie uznawania ojcostwa dziecka jest naszym zdaniem zmiana przepisów K.r.o. w zakresie domniemania ojcostwa byłego męża. Jest to instytucja prawna, której istnienie jest społecznie zbędne i stwarza duże problemy. Kierownicy usc nie mają argumentów, aby wyjaśnić biologicznym rodzicom dziecka 4 zasadność obowiązywania tych archaicznych unormowań. Zmusza to często rodziców do nieplanowanych działań, takich jak np. zawarcie związku małżeńskiego, wbrew aktualnym przekonaniom, a dziecku nie stwarza żadnej sytuacji pozytywnej. Obalenie tego domniemania na drodze sądowej, poprzez złożenie wniosku o zaprzeczenie ojcostwa jest czasochłonne i bardzo kosztowne i skutkuje prawie w 100% wydaniem decyzji pozytywnej, powodując przy tym zbędny chaos. Naszym zdaniem rozwadze warto poddać całkowitą likwidację tej instytucji prawnej lub zaimplementowanie rozwiązania tego problemu z niemieckiego prawa rodzinnego, gdzie matka, ojciec i mąż lub były mąż mogą dojść do konsensu przed kierownikiem usc, składając stosowne oświadczenia o pochodzeniu dziecka, a jedynie w sprawach spornych pozostawić tę kwestię do rozstrzygnięcia przed sądem. Na pewno w praktyce byłoby to rozwiązania pozwalające uniknąć rodzicom dziecka kłopotów i przykrości. Nasze wątpliwości budzi propozycja włączenia przypisku do aktu. Sama idea, aby na podstawie aktu można byłoby stwierdzić aktualny stan cywilny osoby jest słuszna. Jednak przy wątpliwie skutecznym sposobie zawiadamiania właściwych miejscowo usc o zaistniałych zmianach stanu cywilnego w formie przypisków, nie daje gwarancji faktycznego stwierdzenia stanu cywilnego. Podniesienie rangi przypisku musi być przede wszystkim zagwarantowane poprzez pewność dokonywanych wpisów, przy czym w obecnie obowiązującym systemie prawnym i np. braku obowiązku transkrypcji zagranicznych zdarzeń nie ma gwarancji odnotowania np. w akcie urodzenia wszystkich zmian stanu cywilnego danej osoby. Nie znajduje również naszego poparcia koncepcja wpisywania wzmianki na podstawie nieostatecznej decyzji. Godzi to zarówno w istotę samej decyzji jako aktu administracyjnego, jak również w rangę samego aktu i jego trwałości. Od każdej bowiem decyzji, nawet zgodnej z wnioskiem przysługuje odwołanie. Zaproponowane zmiany nie przewidują trybu unieważnienia wzmianki wpisanej na podstawie nieostatecznej decyzji oraz konsekwencji odnotowania zmian przez inne organy (np. ewidencję ludności). Przy okazji należy wziąć pod uwagę formę odmowy przez kierownika usc dotyczącą wpisania wzmianki na podstawie zagranicznego orzeczenia. Odmowa powinna być pisemna z przysługującym odwołaniem do sądu powszechnego. Naszym zdaniem nie jest potrzebne dokonywanie jakichkolwiek zmian w zakresie fleksji nazwisk. Usunięcie § 4 z obowiązującego rozporządzenia wykonawczego MSWiA znacząco ułatwiło obywatelom wybór nazwisk. Powrót do zasady, iż kobieta lub mężczyzna muszą mieć końcówkę nazwiska -ski, -cki-, -dzki w zależności od płci ogranicza prawa do wyboru nazwiska. Pozostawienie możliwości wyboru końcówki nazwiska przy transkrypcjach nie załatwia problemu, ponieważ może powstać sytuacja taka, że np. kobieta, cudzoziemka przyjmie nazwisko męża Polaka i zechce nosić je z końcówką – ski, bo małżonkowie mieszkają np. w USA i zależy im, aby 5 nosić to samo nazwisko. W obecnym stanie prawnym wystarczy przyjąć od takiej osoby oświadczenie, że na podstawie przepisu art. 15 Prawa prywatnego międzynarodowego będzie ona nosiła nazwisko wg swojego prawa ojczystego. Zauważony w projekcie założeń problem braku nazwisk małżonków i dzieci w transkrybowanych zagranicznych aktach małżeństw nie dotyka jednak istoty sprawy. Nie chodzi bowiem o sposób i tryb zamieszczania wzmianki na akcie małżeństwa ale o sposób uzyskiwania informacji o wyborze nazwisk przez małżonków w dokonywanym w związku z zawarciem małżeństwa za granicą, co wiąże się ustaleniem ich zgodnie z art. 25 i 88 k.r.o. lub w przypadku cudzoziemców odwołanie się na podstawie art. 15 p.p.m. do prawa obcego. Negatywnie oceniamy również pomysł zliberalizowania zasad nadawania imion dla dzieci. Rezygnacja z zapisu, iż odmowa może nastąpić w sytuacji chęci nadania dziecku imienia w formie zdrobniałej jest zbyt daleko idąca i krzywdząca dla dzieci w przyszłości. Decyzja o wyborze imienia przez rodziców jest co prawda jednym z atrybutów władzy rodzicielskiej, jednak podejmowana jest często pod wpływem emocji, chęci chwilowego „zabłyśnięcia”, dodania dziecku wątpliwej oryginalności. W takich sytuacjach kierownik nie będzie miał możliwości odmowy przyjęcia oświadczenia o wyborze imienia takiego jak np. Kubulek, zamiast Jakub lub Kuba, czy Kajtuś, zamiast Kajetan, Juleczka zamiast Julia, itp. Obawiamy się, że ta zmiana spotka się również z dużym oporem ze strony Rady Języka Polskiego, która w swoich opiniach podkreślała, iż próby takich praktyk nie są zgodne z polskim imiennictwem i tradycjami językowymi. W konsekwencji, zamiast efektu liberalizacji mogłoby powstać niepotrzebne zamieszanie. Negatywnie oceniamy również próbę „liberalizacji” zasad dotyczących miejsca przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Obecne rozwiązanie nie wymaga korekty – jeśli istnieją ważne względy takie jak choroba, odosobnienie czy inna nie dająca się pokonać przeszkoda w dotarciu do siedziby usc, oświadczenia przyjmowane są poza lokalem. Proponowana zmiana przesłanek zobowiązująca kierownika usc do przyjęcia oświadczeń poza lokalem, jeśli zapewniona zostanie prawidłowa i sprawna praca urzędu spowoduje chaos organizacyjny, nie tylko w dużych miejscowościach, gdzie w prawie każdym tygodniu roku odbywa się kilkanaście lub kilkadziesiąt ślubów, ale też w małych miejscowościach, gdzie funkcjonują jednoosobowe urzędy stanu cywilnego. Poza tym zrzucenie na urząd miasta lub gminy odpowiedzialności organizacyjnej za sprawny przebieg uroczystości, bezpieczeństwo osoby przyjmującej oświadczenie i uczestników uroczystości, zabezpieczenie dokumentów, nawet mimo planowanego zwiększenia opłaty skarbowej z tego tytułu, jest nieadekwatne do potrzeb małej części nupturientów, chcących zawrzeć małżeństwo poza lokalem (najczęściej w plenerze, „tak jak na filmach”). Nie licuje to z godnością urzędu i doniosłością zawarcia związku małżeńskiego, która w wyniku tej pozornej liberalizacji zmieni się w dodatek do przyjęcia weselnego. W czasach, gdy 6 następuje spadek wartości rodzinnych i zmniejsza się poczucie odpowiedzialności małżonków za zawarte małżeństwo taka zmiana byłaby społecznie zła. Za słuszną uważamy propozycję przekazania do kompetencji sądów powszechnych odtwarzania aktów krajowych i zagranicznych w przypadku konieczności prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Możliwość wpisywania w formie wzmianki dodatkowej do transkrybowanego aktu małżeństwa nazwisk małżonków i ich dzieci winna przede wszystkim polegać na przeredagowaniu aktualnie obowiązujących przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w zakresie dotyczącym przyjmowania oświadczeń przez konsulów. Przy przyjmowaniu takich oświadczeń należy uwzględniać przepisy kodeksu rodzinnego i opiekuńczego obowiązujące w dacie zawarcia małżeństwa. Jeśli nawet takie oświadczenie przyjmie konsul, wniosek o transkrypcję winien być kierowany do USC właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Obecnie dochodzi do absurdów, w których wniosek o wpisanie aktu małżeństwa z oświadczeniem przyjętym przez konsula kierowany jest do USC m.st. Warszawy, a wniosek tych samych osób o wpisanie aktu urodzenia ich dzieci – do miejsca zamieszkania rodziców. Postulujemy, aby przy okazji regulacji przepisów dotyczących wpisywania danych kryjących w aktach urodzeń, do katalogu okoliczności dopisać także sytuację transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia niezawierającego danych ojca oraz sytuacje powstałą po zaprzeczeniu ojcostwa, kiedy ojcostwo, po takim orzeczeniu nie zostało w żadnej formie ustalone. Bardzo ważnym aspektem, który nie został poruszony w projekcie założeń jest kwestia finansowania zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Rejestracja stanu cywilnego jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej, natomiast w żadnym dokumencie rangi ustawowej nie jest jasno określone kto i wg jakiego algorytmu ma ponosić koszty bieżącego utrzymania urzędów, zakupów bardzo drogich druków, materiałów eksploatacyjnych do drukarek, itp. Kwoty dotacji, przekazywane przez wojewodów są symboliczne. Z jednej strony świadczą, że wojewoda poczuwa się do obowiązku finansowania rejestracji stanu cywilnego, a z drugiej, że czyni to w sposób nieskoordynowany i niedostateczny. Przełożenie całości tego ciężaru na gminę powoduje, że kierownik usc jest postawiony w roli klienta, który realizując zadania zlecone musi zabiegać o ich finansowanie u wójta (burmistrza, prezydenta). Kwestia finansowania jest jedną z przyczyn marginalizowania przez gminy wagi rejestracji stanu cywilnego. Stereotypowo usc jest postrzegane nie jako wydział urzędu miasta czy gminy, lecz jako satelita, którego potrzeby realizowane są często na końcu, mimo że usc generują dla gminy spore dochody związane z opłatami skarbowymi. 7 Zmiany wymaga ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Należy dostosować określenia użyte w załączniku do ustawy, do samej ustawy, która stanowi, że opłatę pobiera się za czynność dokonaną zgodnie z wnioskiem, a więc np. za wpisanie aktu, za sprostowanie itp. Obecne brzmienie załącznika jest sprzeczne z art. 1 tej ustawy. Zielona Góra, 22 lutego 2013 r. 8