pobierz plik

„STRATEGICZNE
ŹRÓDŁA
INFORMACJI
W
DZIAŁALNOŚCI
PRZEDSIĘBIORSTW”
Istotą zrealizowanego projektu badawczego była analiza procesu komunikacji w jego
całościowym kształcie, począwszy od charakterystyk źródła informacji, specyfiki kodowania
informacji, najczęściej wykorzystywanych i najskuteczniejszych kanałów komunikacyjnych,
specyfiki procesu dekodowania, interpretacji i wykorzystania przez małe i średnie
przedsiębiorstwa informacji w procesie zarządzania.
Cele projektu
Celem ogólnym projektu było określenie źródeł, czyli miejsc (podmiotów) tworzenia
informacji wykorzystywanych przez przedsiębiorców do zarządzania strategicznego oraz
efektywnych kanałów ich przekazu.
Cele szczegółowe projektu to:
określenie preferencji przedsiębiorców z sektora MSP w zakresie wyboru
źródeł informacji i uszeregowanie ich wg poziomu istotności w budowaniu i
wdrażaniu strategii oraz prowadzeniu działalności gospodarczej;
określenie
adresatów
informacji
strategicznych
w
przedsiębiorstwach;
określenie celów, do jakich wykorzystywane są informacje strategiczne w
przedsiębiorstwach MSP;
określenie
podmiotów
biznesowego)
(administracji
posiadających
publicznej,
informację
istotną
otoczenia
z
punktu
społecznowidzenia
przedsiębiorstwa oraz tę o znaczeniu strategicznym;
określenie podmiotów, z którymi przedsiębiorstwa najczęściej się komunikują
(podmiotów administracji publicznej, otoczenia społeczno-biznesowego)
w celu pozyskania informacji;
określenie skutecznych kanałów komunikacji, którymi przekazywane są
informacje o znaczeniu strategicznym dla firmy;
identyfikacja
barier
komunikacyjnych
oraz
opracowanie
(w
postaci
rekomendacji) sposobu ich likwidacji;
określenie stanu wiedzy przedsiębiorców na temat źródeł informacji
biznesowej,
wskazanie i opisanie dobrych praktyk w komunikacji instytucji publicznych
oraz podmiotów otoczenia biznesowego i społecznego z MSP.
Metodologia
Wyznaczone cele zostały osiągnięte poprzez realizację następującego modelu
badawczego:
-
desk research i raport metodologiczny,
-
badania jakościowe – przeprowadzone za pomocą indywidualnych wywiadów
pogłębionych (IDI) na próbie N=20 przedstawicieli MSP,
-
badania ilościowe – przeprowadzone za pomocą wywiadów telefonicznych
wspomaganych komputerowo (CATI) na próbie N=1018 przedstawicieli MSP,
-
studia przypadków – przeprowadzone za pomocą wywiadów bezpośrednich,
analizy desk research na próbie N=5 instytucji publicznych posiadających istotne
dla MSP informacje.
Najważniejsze wyniki
Zarządzanie strategiczne, wspomagane pozyskiwaniem informacji niezbędnych do
podejmowania decyzji, jest wśród polskich małych i średnich przedsiębiorstw
zjawiskiem rzadkim. Około 17% badanych przedsiębiorstw w ostatnich 12
miesiącach nie poszukiwało i nie korzystało z żadnego typu informacji strategicznej.
Tylko w 9% przypadków w firmie jest wyodrębnione stanowisko lub dział
odpowiedzialny za strategię firmy. Co więcej - ponad połowa MSP prowadzi bieżącą
działalność bez prób pozyskiwania informacji przynajmniej na temat makroi mikrootoczenia przedsiębiorstwa. Jeśli MSP potrzebuje informacji ważnych z punktu
widzenia zarządzania strategicznego, to w większości przypadków realizuje tę
potrzebę wewnątrz firmy, z pominięciem zewnętrznych instytucji, w tym instytucji
publicznych.
Osoby decydujące o strategii firmy są najczęściej finalnymi adresatami informacji
strategicznej. Są to właściciele (w firmach jedno- lub kilkuosobowych) lub zarząd
firmy. Jednak zanim informacja trafi do osób mających wpływ na strategię
przedsiębiorstwa, jest ona pozyskiwana, a czasem wstępnie analizowana przez inne
działy lub osoby.
Informacje strategiczne poszukiwane przez MSP w sposób aktywny w większym
stopniu koncentrują się na otoczeniu konkurencyjnym (klienci, dystrybutorzy,
konkurenci itd.), a nie na makrootoczeniu przedsiębiorstw. Przedsiębiorstwa MSP
najczęściej poszukują i wykorzystują następujące 4 typy informacji strategicznej:
1. informacje o nowych produktach i technologiach – to przede wszystkim
możliwości realizacji projektów innowacyjnych, zagrożenia ze strony nowych
konkurentów, zagrożenie ze strony potencjalnego redefiniowania popytu w
sektorze (nowe produkty, niższe koszty wytwarzania, nowa jakość, etc...).
2. informacje o sytuacji gospodarczej – na temat koniunktury gospodarczej,
nastrojów konsumentów oraz potencjału ich siły nabywczej, dynamiki popytu
w sektorze, inwestycji finansowanych ze środków publicznych, polityki
gospodarczej, polityki rządu wobec podmiotów z grupy MSP, oraz stanu
urzędów i administracji publicznej obsługujących podmioty gospodarcze i
inne.
3. informacje o nowych klientach – czyli badanie wiarygodności biznesowej
nowego partnera, poszukiwanie nowych możliwości zbytu, poszukiwanie
nowych
kanałów
dystrybucji,
poszukiwanie
nowych
partnerów
i współpartnerów biznesowych, i inne.
4. informacje o zmianach w prawie – które wynikają z chęci dostosowania
przedsiębiorstwa
do
nowych
wymogów
prawnych,
szybkiej
reakcji
przedsiębiorstwa na nowe kierunki zmian prawa, wykorzystanie szans
i uniknięcie zagrożeń związanych z nimi.
Wstępną listę instytucji stanowiących istotne i rzeczywiste środowisko informacyjne
przedsiębiorstw z grupy MSP zidentyfikowano w badaniach jakościowych,
a następnie zweryfikowano w pomiarze ilościowym. Ranking najważniejszych
instytucji pod względem poziomu istotności w budowaniu i wdrażaniu strategii oraz
prowadzeniu działalności gospodarczej przedstawia się następująco:
1. instytucje finansowe (banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, itd.),
2. agencje rozwoju regionalnego,
3. samorządy gmin,
4. urzędy skarbowe,
5. izby handlowe, organizacje zrzeszające firmy,
6. Główny Urząd Statystyczny,
7. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP),
8. urzędy pracy,
9. Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
10. wywiadownie gospodarcze,
11. firmy badawcze,
12. samorządy powiatowe.
W przypadku części z tych instytucji ich zasoby informacyjne są trafnie rozpoznawane
przez przedsiębiorców. W licznych jednak przypadkach można powiedzieć, że
instytucje
dysponują
większymi
zasobami
ważnej
dla
przedsiębiorców
informacji, niż to jest w praktyce wykorzystywane. Do takich instytucji należą (w
kolejności alfabetycznej):
1. inkubatory (przedsiębiorczości, technologiczne, naukowe),
2. Komisja Europejska,
3. Narodowy Bank Polski,
4. Polski Komitet Normalizacyjny,
5. samorządy gospodarcze,
6. Urząd Patentowy,
7. Urząd Zamówień Publicznych,
8. urzędy pracy,
9. urzędy wojewódzkie administracji rządowej.
Obecnie najczęściej wykorzystywane kanały kontaktu lub pozyskiwania informacji
to: analiza zasobów stron internetowych instytucji, kontakt telefoniczny i osobiste
spotkania. Badania pokazały, że niedostatecznie jest wykorzystywany kanał e-mailowy, z
wielu powodów preferowany przez przedsiębiorców. W wielu wypadkach najlepiej
spełnia on swoją funkcję informacyjną. Jego zalety to przede wszystkim szybkość,
praktyczna darmowość oraz łatwość archiwizacji historii korespondencji. Tym kanałem
można bądź to zainicjować kontakt, bądź pozyskać wstępne informacje o ogólnym
charakterze.
Wyniki badania pokazują, że w około 1/3 przypadków przedsiębiorcy kontaktujący się
z zewnętrznymi instytucjami w poszukiwaniu niezbędnych informacji deklarują, że nie
udało się ich uzyskać. Dodatkowo zidentyfikowano następujące bariery komunikacyjne
w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi, w tym zwłaszcza publicznymi:
1. sposób formułowania komunikatu skutkujący trudnościami w jego zrozumieniu,
2. nieodpowiednia forma przekazania informacji – niepełnoprawność kanału
e-mailowego, nieskuteczność działań takich, jak masowa produkcja ulotek,
broszur, publikacji,
3. rozproszenie ważnych dla przedsiębiorców informacji w różnych źródłach,
4. nieczytelność stron internetowych instytucji, przygotowywanych czasem bez
zachowania elementarnych zasad ich użyteczności,
5. niesatysfakcjonująca szybkość działania,
6. utrudnione dotarcie do kompetentnej osoby,
7. postawa pracowników instytucji – nadmierny formalizm, niesatysfakcjonujące
zaangażowanie, nieodpowiedni styl komunikacji,
8. uciążliwe procedury dostępu do informacji,
9. zbytnia ogólność, a przez to ograniczona użyteczność informacji. Przedsiębiorcy
oczekują informacji skontekstualizowanej, uwzględniającej specyfikę rynku, na
którym działają.
Wszystkie scharakteryzowane powyżej elementy składają się na następujący wniosek:
informacje przekazywane przez instytucje zewnętrzne wobec przedsiębiorstwa
oceniane są jako umiarkowanie użyteczne.
W wyniku realizacji badania zidentyfikowano następujące dobre praktyki
w komunikacji instytucji publicznych oraz podmiotów otoczenia biznesowego
i społecznego z MSP:
1. umożliwienie dostępu przedstawicieli MSP do danych horyzontalnych, prognoz
formułowanych w długiej perspektywie czasowej, co wpisuje się w samą istotę
zarządzania strategicznego,
2. podejmowanie działań informacyjnych wobec organizacji pracodawców i we
współpracy z nimi (oraz innego rodzaju partnerstw, zrzeszeń np.: o charakterze
regionalnym lub tematycznym),
3. rozpoznanie potrzeb MSP w zakresie efektywnych sposobów informowania
i stworzenie modelu współpracy pracowników instytucji opartego na formule
doradcy-konsultanta,
4. świadczenie usług informacyjnych połączonych z doradztwem,
5. koncentracja informacji przy jednoczesnej decentralizacji i usieciowieniu systemu
jej wymiany (konsultant spełnia rolę kanału różnego rodzaju informacji
znajdujących się w różnych źródłach),
6. obsługa typu „krok po kroku”, z wiodącą rolą konsultanta jako osoby
zarządzającej procesem, kontrolującej jego harmonogram, najważniejsze etapy,
7. podporządkowanie logiki komunikacji i dostosowanie jej stylu do beneficjenta
i jego optyki.
Rekomendacje
Wyniki badania pokazały, że należy rozwijać i wzmacniać przede wszystkim
następujące rodzaje kanałów kontaktu, spełniających różne, czasem uzupełniające się funkcje:
a) kontakt e-mailowy, dający możliwość zasięgnięcia informacji ogólnych lub inicjujący
kontakt, pozostawiający trwały ślad (archiwum poczty). Stopniowy postęp wdrażania
idei e-administracji oraz niezbędne regulacje prawne, z pewnością przyniosą na tym
polu pożądane zmiany;
b) kontakt osobisty − przykłady instytucji, objętych studiami przypadku, pokazuje,
że stopniowo rola urzędnika kontaktującego się z przedsiębiorcami ewoluuje w stronę
doradcy-konsultanta. Taka formuła współpracy stanowi remedium na problem
rozproszenia istotnych dla przedsiębiorstwa informacji w różnych źródłach, usuwa
elementarne bariery komunikacyjne (konsultant jest zobowiązany przyjąć język
i optykę przedsiębiorcy), stwarza okazję do tego, by w poszukiwaniu ważnych dla
siebie informacji przedsiębiorca mógł być „prowadzony za rękę”;
c) strony internetowe instytucji publicznych powinny być zawsze opracowywane
zgodnie z założeniami użyteczności. Warto, by istniał mechanizm skutecznego
zasięgania opinii użytkowników o danym serwisie i uwzględniania tych opinii we
wdrażaniu niezbędnych zmian.
Z punktu widzenia MSP pożądane byłyby następujące działania:
stworzenie kanału informacji integrującego bardzo rozproszone informacje.
Taki kanał mógłby mieć postać portalu internetowego (np. o cechach
społecznościowych), w którym obecne byłyby niezbędne treści związane
z prowadzeniem działalności gospodarczej: od jednolitych teksów aktów
prawnych, przez informację na temat prowadzenia badań i rozwoju, informacje
dotyczące stanu narodowej gospodarki, po informacje o nowych źródłach
finansowania.
maksymalna automatyzacja procesu udzielania informacji, digitalizacja lub
opracowanie w postaci aktualizowanych baz danych zasobów strategicznych
informacji, posiadanych przez instytucje,
digitalizacja i umieszczanie na stronach internetowych usystematyzowanych,
ważnych dla przedsiębiorców danych i dokumentów,
dystrybucja np. poprzez GUS, pakietu danych o ważnych dla przedsiębiorcy
źródłach informacji, pomoc organizacyjna i informacyjna instytucji samorządu
gospodarczego, w celu nadania informacji określonego kontekstu.