ZARZĄDZENIE Nr 72/15/16 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 13
Transkrypt
ZARZĄDZENIE Nr 72/15/16 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 13
ZARZĄDZENIE Nr 72/15/16 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 13 lipca 2016 roku w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), zarządza się co następuje: §1 1. Z dniem 26 lipca 2016 roku wprowadza się na Politechnice Śląskiej elektroniczny System Obiegu Dokumentów, zwany dalej SOD, wchodzący w skład Zintegrowanego Systemu Informatycznego, który w I etapie obejmuje następujące dokumenty: 1) zapotrzebowanie na dostawy, usługi lub roboty budowlane oraz zapotrzebowanie na towary z magazynu centralnego Uczelni, 2) fakturę zakupu oraz korektę faktury zakupu, 3) dokument przyjęcia środka trwałego, zwany OT, 4) notę księgową. 2. Powyższe dokumenty procedowane są w SOD wyłącznie w formie pliku elektronicznego. 3. Logowanie do SOD odbywa się poprzez przeglądarkę internetową do witryny https://sod.polsl.pl przy użyciu nazwy użytkownika i hasła do konta w domenie polsl.pl (takie same jak do poczty służbowej), a także poprzez stronę główną Politechniki Śląskiej www.polsl.pl i zakładkę: „Pracownik”— „Administracja”—„ZSI”. §2 Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają: 1) punkt pocztowy – aktualne miejsce dostarczania i odbioru korespondencji dla poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni, 2) formularz dynamiczny – dokument pod nazwą „Opis dowodu księgowego” w formie pliku elektronicznego, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 w Instrukcji, będącej Załącznikiem do Zarządzenia Rektora Nr 26/15/16, 3) zestaw wymiarów finansowych tj.: konto alokacji, MPK, grupa źródeł finansowania, projekt, kategoria budżetowa, kategoria projektowa, kierunek studiów/dyscyplina, nieruchomość – pojęcia zdefiniowane w § 2 ust. 1÷8 w Zarządzeniu Rektora Nr 26/15/16, 4) rozdzielnik kosztów – plik w formacie Excel umożliwiający pracownikowi właściwej jednostki organizacyjnej, po otrzymaniu faktury zbiorczej, dokonanie podziału kosztów zgodnie z zestawem wymiarów finansowych, 5) ścieżka akceptacji - sekwencję poszczególnych kroków w SOD, które umożliwiają właściwy obieg i kontrolę finansową dokumentu, 6) dysponent środków – Rektora lub osobę posiadającą pełnomocnictwo Rektora do reprezentowania Politechniki Śląskiej w zakresie dysponowania środkami finansowymi, 7) pracownik Kwestury tzw. „opiekun projektu” – pracownika odpowiednio: Działu Kosztów (KO), Działu Obsługi Księgowej Projektów (KU), Działu Księgowości Głównej (GG), kierownika Działu Planowania i Kontrolingu (RR3), 8) kontroler budżetu – pracownika odpowiednio: administracji centralnej (AC), Biura Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Działu Badań Naukowych (RR11), Działu Technicznego i Inwestycji (TT), Działu Spraw Studenckich i Kształcenia (RD1), pełnomocnika kwestora na wydziale – w zależności od zestawu wymiarów finansowych, 9) kontrasygnata finansowa kwestora – potwierdzenie prawidłowości operacji finansowej, w tym zgodności z planem rzeczowo-finansowym, kompletność i formalno-rachunkowa prawidłowość dokumentu oraz dostępność środków finansowych, 10) osoba akceptująca – Rektora lub osobę posiadającą pełnomocnictwo Rektora do reprezentowania Politechniki Śląskiej w zakresie dysponowania środkami finansowymi. §3 1. Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na dostawy, usługi lub roboty budowlane oraz zapotrzebowań na towar z magazynu centralnego Uczelni odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: 1) dysponent środków - podejmuje decyzję o zaciągnięciu zobowiązania finansowego na cel i w wysokości wskazane w zapotrzebowaniu, 2) kontroler budżetu - potwierdza zgodność zapotrzebowania z budżetem projektu lub jednostki i harmonogramem jego realizacji, 3) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) - potwierdza zgodność zapotrzebowania z przepisami ustawy Pzp i wskazuje odpowiedni tryb zamówienia publicznego – z wyłączeniem zapotrzebowań kierowanych na magazyn centralny Uczelni, 4) pracownik Kwestury - sprawdza dostępność środków finansowych na koncie projektu, 5) kwestor/z-ca kwestora – stawia kontrasygnatę finansową, 6) osoba akceptująca – akceptuje zaciągnięcie zobowiązania finansowego. 2. Zamówienia na dostawy i usługi w imieniu Politechniki Śląskiej składa i podpisuje kanclerz, potwierdzając celowość realizacji zamówienia oraz kwestor stawiając kontrasygnatę finansową. §4 1. Procedura obiegu i kontroli faktury zakupu lub korekty faktury zakupu odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: 1) pracownik punktu pocztowego rejestruje fakturę zakupu lub korektę faktury zakupu w SOD, a następnie przekazuje oryginał dokumentu bezpośrednio do Działu Finansowego (GF), 2) pracownik jednostki organizacyjnej dokonującej zakupu opisuje merytorycznie fakturę wypełniając formularz dynamiczny, a także przypisuje fakturę do uprzednio zaakceptowanego zapotrzebowania, 3) dysponent środków – potwierdza wykonanie zamówienia ze środków finansowych jednostki organizacyjnej lub projektu, 4) kontroler budżetu – potwierdza zgodność zakupu z budżetem jednostki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji, 5) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) – potwierdza zgodność zakupu z przepisami ustawy Pzp, 6) Dział Finansowy (GF) – sprawdza poprawność faktury pod względem formalnorachunkowym, w przypadku stwierdzenia błędu wystawia notę korygującą do faktury, 7) kwestor lub z-cy kwestora – stawia kontrasygnatę finansową, 8) kanclerz lub z-cy kanclerza – zatwierdza do wypłaty. 2. Faktury zakupu, do których dołącza się rozdzielnik kosztów lub faktury za towary zakupione na magazyn centralny Uczelni, korzystają z uproszczonej ścieżki akceptacji dokumentów. Do nich stosuje się ust.1 pkt 1), 6), 7), 8). §5 Zasady generowania i procedowania dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 1)÷4) zawarte są w instrukcjach dostępnych na stronie: http://dokumentacja-zsi.polsl.pl. §6 1. W Zarządzeniu Nr 22/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie ustalania zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej z późn. zm. (Zarządzenie Nr 33/13/14) procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach nr 17, 17a, 18, 18a oraz od nr 21 do nr 48 mają zastosowanie wyłącznie do umów zlecenia/o dzieło, a procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach od nr 49 do nr 54 - tracą moc. 2. W Zarządzeniu Nr 23/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie ustalania zasad podpisywania i zatwierdzania wybranych dokumentów finansowych na Politechnice Śląskiej § 1, 2, 3 i 5 oraz Załączniki od nr 1÷4 - tracą moc. §7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Otrzymują: R,RO,RW,RD,RA,AK wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni