ZARZĄDZENIE nr 1/16/17 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 3

ZARZĄDZENIE nr 1/16/17
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 3 października 2016 roku
zmieniające zarządzenie w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej
Systemu Kontrolingu
Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku – Prawo
o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012r., poz. 572, z późn. zm.), zarządza się co
następuje:
§1
W Zarządzeniu nr 77/15/16 z dnia 24 sierpnia 2016 roku w sprawie wdrożenia na Politechnice
Śląskiej Systemu Kontrolingu, wprowadza się następującą zmianę:
§3 otrzymuje następujące brzmienie:
㤠3
1. Z dniem 3 października 2016 roku uruchamia się proces przygotowania wdrożenia
Systemu Kontrolingu na Politechnice Śląskiej.
2. Z dniem 1 stycznia 2018 roku przewiduje się wprowadzenie Systemu Kontrolingu na
Politechnice Śląskiej”.
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
W załączeniu ujednolicony tekst Zarządzenia 77/15/16
Otrzymują:
R, RN, RO, RD, RW, RA, AK
wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Uczelni
tekst ujednolicony na dzień 3 października 2016r.
ZARZĄDZENIE Nr 77/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 24 sierpnia 2016 roku
w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej Systemu Kontrolingu
Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku – Prawo
o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012r., poz. 572, z późn. zm.), zarządza się co
następuje:
§1
Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają:
1) ośrodek odpowiedzialności - jednostka organizacyjna Politechniki Śląskiej, o której mowa
w Zarządzeniu Rektora Nr 78/15/16,
2) kierownik ośrodka odpowiedzialności – osoba, o której mowa w Zarządzeniu Rektora
Nr 78/15/16,
3) system ZSI - zintegrowany system informatyczny Uczelni,
4) Instrukcja wdrożenia Systemu Kontrolingu, zwana dalej „Instrukcją” zostanie
wprowadzona odrębnym zarządzeniem Rektora w terminie, o którym mowa w § 3 ust. 2.
§2
System Kontrolingu na Politechnice Śląskiej:
1) obejmuje procesy planowania, kontroli, oraz gromadzenia i przetwarzania informacji
w zakresie funkcjonowania Uczelni,
2) stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób
zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
3) realizowany jest zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi, uchwałami senatu oraz
Zarządzeniami Rektora.
§3
1. Z dniem 3 października 2016 roku uruchamia się proces przygotowania wdrożenia
Systemu Kontrolingu na Politechnice Śląskiej.
2. Z dniem 1 stycznia 2018 roku przewiduje się wprowadzenie Systemu Kontrolingu na
Politechnice Śląskiej.
§4
System Kontrolingu tworzy 6 elementów:
1) Prorektor ds. Ogólnych.
2) Dział Planowania i Kontrolingu.
3) Ośrodki odpowiedzialności.
4) Pełnomocnicy ds. planowania i kontrolingu w ośrodkach odpowiedzialności.
5) Procedury.
6) System ZSI.
§5
Celem Systemu Kontrolingu jest wspomaganie procesu zarządzania Uczelnią oraz wspieranie
procesu decyzyjnego w Uczelni poprzez:
1) planowanie, budżetowanie i rozliczanie kosztów działalności Uczelni,
2) stworzenie i analizę wydziałowych rachunków kosztów,
3) analizę miesięcznych wyników ośrodków odpowiedzialności,
4) pozyskiwanie danych
odpowiedzialności.
wspomagających
kierownictwo
Uczelni
i
ośrodków
§6
1. Pełnomocników ds. planowania i kontrolingu w ośrodkach odpowiedzialności powołują
ich kierownicy i przekazują informację o ich powołaniu do Działu Planowania
i Kontrolingu – wzór powołania pełnomocnika stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego
Zarządzenia.
2. Do zadań pełnomocników ds. planowania i kontrolingu należy:
1) przygotowywanie prowizorium budżetowego, planu rzeczowo-finansowego oraz
ewentualnych korekt w podziale na miesiące,
2) generowanie w systemie ZSI odpowiednich tabel kontrolingowych zawartych
w instrukcji wdrożenia,
3) analiza miesięcznych wyników ośrodka odpowiedzialności,
4) przedstawianie wyników analizy kierownikowi ośrodka odpowiedzialności,
5) przesyłanie wyników analiz wraz z komentarzem do Działu Planowania i Kontrolingu,
6) udzielanie pomocy kierownikom w zakresie planowania, analiz oraz obowiązujących
procedur,
7) współpraca z Działem Planowania i Kontrolingu,
8) współpraca z komórkami organizacyjnymi wprowadzającymi budżety projektów do
systemu ZSI,
9) uczestniczenie w cyklicznych szkoleniach i naradach organizowanych przez Dział
Planowania i Kontrolingu.
§7
W zakresie realizacji Sytemu Kontrolingu obowiązują procedury określone w § 8 i 9 niniejszego
Zarządzenia oraz w Zarządzeniach wymienionych w Załączniku nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
§8
Procedury postępowania pełnomocnika ds. planowania i kontrolingu są następujące:
1) na etapie przygotowywania prowizorium budżetowego dla ośrodka odpowiedzialności:
a) opracowuje na podstawie uchwały Senatu o prowizorium budżetowym, prowizorium
budżetowe w podziale na miesiące, w oparciu o otrzymane wytyczne z Działu Planowania
i Kontrolingu,
b) przygotowane prowizorium budżetowe przedstawia kierownikowi,
c) zaakceptowane prowizorium budżetowe, w terminie do 20.12. roku poprzedzającego
planowany rok budżetowy wprowadza do systemu ZSI oraz przekazuje do Działu
Planowania i Kontrolingu,
2) na etapie przygotowywania planu rzeczowo-finansowego ośrodka odpowiedzialności:
a) przygotowuje plan rzeczowo-finansowy na podstawie informacji o przydzielonej dotacji
dydaktycznej
lub limicie
budżetu, w podziale
na
miesiące, w oparciu
o wytyczne z Działu Planowania i Kontrolingu,
b) przedstawia kierownikowi przygotowany plan rzeczowo-finansowy,
c) wprowadza do systemu ZSI zaakceptowany plan rzeczowo-finansowy i przekazuje do
Działu Planowania i Kontrolingu, w terminie do 31.05 danego roku budżetowego,
3) na
etapie
przygotowywania
korekt
planu
rzeczowo-finansowego
ośrodków
odpowiedzialności:
a) przygotowuje korektę planu rzeczowo-finansowego na podstawie informacji
o dodatkowych środkach finansowych, w podziale na miesiące, w porozumieniu
z Działem Planowania i Kontrolingu,
b) przedstawia kierownikowi przygotowaną korektę planu rzeczowo-finansowego,
c) wprowadza do systemu ZSI zaakceptowaną korektę planu rzeczowo-finansowego oraz
przekazuje do Działu Planowania i Kontrolingu,
4) Na etapie przygotowania danych kontrolingowych dla kierownika ośrodka
odpowiedzialności:
a) generuje w systemie ZSI tabele kontrolingowe zamieszone w Instrukcji, nie później niż do
21 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni,
b) analizuje dane finansowe i odchylenia ośrodka odpowiedzialności,
c) w razie konieczności generuje w systemie ZSI tabele pomocnicze zamieszczone
w Instrukcji,
d) ponownie analizuje odchylenia ośrodka odpowiedzialności,
e) przedstawia wyniki analiz kierownikowi, nie później niż do 3 dni roboczych.
5) na etapie przekazania analiz odchyleń do Działu Planowania i Kontrolingu:
a) przekazuje wyniki analiz wraz z wyjaśnieniami do Działu Planowani i Kontrolingu, nie
później niż do 27 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni,
b) w przypadku wątpliwości dotyczących poprawnej analizy danych udziela dodatkowych
wyjaśnień do Działu Planowania i Kontrolingu.
§9
Procedury postępowania Działu Planowania i Kontrolingu są następujące:
1) na etapie przekazania prorektorowi ds. ogólnych analiz odchyleń ośrodków
odpowiedzialności:
a) generuje zbiorcze tabele kontrolingowe z uwzględnieniem wyjaśnień przekazanych przez
pełnomocników ds. planowania i kontrolingu,
b) raportuje wyniki analiz, nie później niż do 3 dni roboczych od dnia pozyskania danych.
2) na etapie przekazywania wyników analiz ośrodkom odpowiedzialności:
1) przekazuje decyzje prorektora ds. ogólnych poszczególnym ośrodkom odpowiedzialności,
2) pomaga opracować działania zmierzające do zniwelowania odchyleń w budżecie ośrodka
odpowiedzialności,
3) organizuje kwartalne narady dla ośrodków odpowiedzialności z udziałem prorektora
ds. ogólnych.
§10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Politechniki Śląskiej
Prof. dr hab. inż. Andrzej Karbownik
Otrzymują:
R,RD,RW,RO,RA,AK
wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Uczelni
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 77/15/16
Nr pisma ……
……………………………..
(miejscowość, data)
……………………………......
(imię i nazwisko – stanowisko)
……………………………….
(ośrodek odpowiedzialności)
Na podstawie § 6 ust. 1 Zarządzenia Nr …. 15/16 Rektora Politechniki Śląskiej
w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu
Kontrolingu, powołuję Panią/Pana
z dniem ……………………. na funkcję Pełnomocnika ds. Planowania i Kontrolingu, w ośrodku
odpowiedzialności ……………………………………………………………………… .
Zadania Pani/Pana określa § 6 ust. 2 ww. Zarządzenia.
…………………………………….
kierownik ośrodka odpowiedzialności
Kopie otrzymuje:
Dział Planowania i Kontrolingu
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 77/15/16
wewnątrzuczelniane akty prawne związane z Systemem Kontrolingu:
Zarządzenie:
Zarządzenie nr 42/10/11
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 7 kwietnia 2011
2. Zarządzenie nr 46/12/13
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 26 marca 2013
3. Zarządzenie nr 16/13/14
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 27 listopada 2013
4. Zarządzenie nr 33/13/14
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 14 lutego 2014
5. Zarządzenie nr 76/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 24 sierpnia 2016r.
6. Zarządzenie nr 24/14/15
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 30 grudnia 2014
7. Zarządzenie nr 62/14/15
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 18 czerwca 2015
8. Zarządzenie nr 12/10/11
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 30 listopada 2010 wraz
z póź. Zmianami
Zarządzenie nr 50/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 5 maja 2016
9. Zarządzenie nr 56/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 20 maja 2016
10. Zarządzenie nr 78/15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 24 sierpnia 2016
11. Zarządzenie nr 79//15/16
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 24 sierpnia 2016
1.
w sprawie:
udzielania pożyczki w związku z realizacją projektu finansowanego lub
współfinansowanego ze środków funduszy
strukturalnych/europejskich/krajowych
wprowadzenia „Zasad gospodarki finansowej Politechniki Śląskiej”
funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami
ustalenia zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej
zasad planowania i realizacji zadań inwestycyjnych oraz zadań
remontowych na Politechnice Śląskiej
wprowadzenia na Politechnice Śląskiej „Polityki i Zasad Szczegółowych
Rachunkowości”
wprowadzania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Ryzykiem
wprowadzenia Systemu Budżetowania Jednostek administracji centralnej
planowania poziomu kosztów pośrednich w 2016 roku.
ustalenia ośrodków odpowiedzialności
zakresu i trybu realizacji programu naprawczego prowadzącego do
uzyskania równowagi finansowej ośrodka odpowiedzialności