KONTROLA ZARZĄDCZA W JEDNOSTCE - wybrane

KONTROLA ZARZĄDCZA – wybrane zagadnienia
108
KONTROLA ZARZĄDCZA W JEDNOSTCE
- wybrane zagadnienia
Z dniem 1 stycznia 2010 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)
wprowadzające
obowiązek
zapewnienia
kontroli
zarządczej
w jednostkach sektora finansów publicznych.
Definicję kontroli zarządczej określa w art. 68 ust. 1
ww. ustawy:
„kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych
stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji
celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy”
Kontrolę zarządczą należy wiązać z zarządzaniem jednostką
(szkołą lub placówką), przy czym najistotniejszym jej elementem
powinien być system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania
stopnia ich realizacji.
Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, kontroli
zarządczej nie można utożsamiać z dotychczasową wewnętrzną kontrolą
finansową i ograniczać jej do wykonywania samych czynności
kontrolnych. Kontrola zarządcza jest systemem bardziej złożonym, który
ma za zadanie sprawić, aby jednostki samorządu terytorialnego oraz
podległe im samorządowe jednostki organizacyjne osiągnęły cele przed
nimi postawione. Przeprowadzanie czynności kontrolnych powinno
stanowić tylko niewielką część systemu kontroli zarządczej, pozwalając
częściowo zdiagnozować stan obecny.
Efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga
aktywnego i skutecznego działania ze strony kierownika jednostki
i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział
w zarządzaniu jednostką.
Obowiązków i zadań w zakresie kontroli zarządczej nie można
przydzielić lub ograniczyć do jednej komórki organizacyjnej, bądź
wyznaczonych osób.
Istotną pomoc dla kierownika jednostki w realizowaniu zadań
z zakresu kontroli zarządczej powinna stanowić działalność audytu
wewnętrznego. Ocena systemu kontroli zarządczej, a także czynności
doradcze dokonywane przez audyt wewnętrzny powinny ułatwiać
kierownikowi jednostki realizację przyjętych celów i zadań.
KONTROLA ZARZĄDCZA – wybrane zagadnienia
109
Kontrola zarządcza zawiera szereg mechanizmów korygujących
i samoregulujących, stąd powinna być realizowana w sposób
nieinwazyjny („miękki”), przy założeniu że najlepszą formą kontroli jest
samokontrola, którą należy umiejętnie stymulować i wspierać.
1. CELE KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Za nadrzędny cel kontroli zarządczej należy uznać podniesienie
poziomu zarządzania jednostką, w tym znaczącą poprawę ładu
organizacyjnego. Cele szczegółowe określone są w ust. 2 art. 68 ustawy.
 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.
 Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej
kontroli zarządczej należy do obowiązków:
1) ministra w kierowanych przez niego działach administracji
rządowej, zwanego dalej „ministrem kierującym działem”,
2) wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu
jednostki samorządu terytorialnego,
3) kierownika jednostki. (art. 69 ust. 1 pkt 1 – 3 ustawy).
2. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Zgodnie z zapisem art. 69 ust. 3 ustawy Minister Finansów
określił w formie komunikatu i ogłosił w Dzienniku Urzędowym M.F.
z dnia 30 grudnia 2009 r. Nr 15, poz. 84 STANDARDY KONTROLI
ZARZĄDCZEJ dla sektora finansów publicznych.
WPROWADZENIE
Standardy kontroli zarządczej określają zakres wymagań, których
spełnienie pozwoli danej jednostce zrealizować MISJĘ i osiągnąć wysoki,
oczekiwany poziom w sferze organizacyjnej, materialnej i funkcjonalnej.
KONTROLA ZARZĄDCZA – wybrane zagadnienia
110
Standardy stanowią uporządkowany zbiór wskazówek, które
powinny być wykorzystane przez wszystkie osoby uczestniczące
w systemie kontroli zarządczej zarówno w procesie tworzenia systemu,
jak i w trakcie jego funkcjonowania i oceny.
Standardy zostały przedstawione
w pięciu grupach,
odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
a) środowisko wewnętrzne,
b) cele i zarządzanie ryzykiem,
c) mechanizmy kontroli,
d) informacja i komunikacja,
e) monitorowanie i ocena.
Minister Finansów określił dla poszczególnych standardów
wytyczne do samooceny, które stanowią szczegółowe rozszerzenie
wymagań, co znacznie ułatwia budowanie systemu kontroli zarządczej,
właściwą realizację procedur kontrolnych, zwłaszcza czynności
sprawdzających) oraz monitorowanie i ocenę systemu.
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE
Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa
na jakość kontroli zarządczej.
1. Przestrzeganie wartości etycznych
Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości
etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu
powierzonych zadań.
Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie
wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem
i podejmowanymi decyzjami.
2. Kompetencje zawodowe
Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali
wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie
i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia
powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego
kandydata na dane stanowisko pracy.
Należy
zapewnić
rozwój
kompetencji
zawodowych
pracowników jednostki i osób zarządzających.
KONTROLA ZARZĄDCZA – wybrane zagadnienia
111
3. Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana
do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i
odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych
jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony
w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny.
Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności
powinien być określony dla każdego pracownika.
4. Delegowanie uprawnień
Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych
poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres
delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi
podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi
związanego. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania
decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych
uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów
i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem
ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
i realizacji zadań.
Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.
Ryzyko występuje w działalności każdej jednostki. Zarządzanie
ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
jednostki.
Niezbędnym warunkiem zarządzania ryzykiem jest określenie
jasnych i spójnych celów całej jednostki (cele ogólne) w danym okresie
oraz powiązanych z nimi celów poszczególnych komórek
organizacyjnych (cele szczegółowe). Dopiero po określeniu celów
jednostki możliwa jest identyfikacja ryzyka, które może zagrozić ich
osiągnięciu. Każde zidentyfikowane ryzyko powinno zostać poddane
analizie pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia i skutków, jakie
może spowodować. Następnie kierownictwo jednostki powinno określić
swój stosunek do ryzyka, czyli poziom ryzyka akceptowalny w danej
sytuacji jednostki, oraz sposób reakcji na każde zidentyfikowane ryzyko.
Kolejnym elementem w procesie zarządzania ryzykiem jest wdrożenie
zaplanowanych działań oraz ich monitorowanie. Należy podkreślić,