Szczecin, dnia 11 marca 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE Zgodnie z

Szczecin, dnia 11 marca 2013r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego „Zasadami realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych”, Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział Zachodniopomorski w Szczecinie
(zwane dalej Zamawiającym) w związku z realizacją projektu „Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej”
współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, zaprasza do złożenia oferty na organizację 6 szkoleń dla średnio 20 osób na
każdym, planowanych w roku 2013 (z wyłączeniem okresu wakacji)
(CPV 55110000-4, 55300000-3) zgodnie z poniższą specyfikacją:
I. 3 szkolenia dwudniowe (od soboty od godz. rannych tj. od ok. 10.00, do niedzieli do ok. godz. 16.00-17.00).
II. 3 szkolenia trzydniowe (od piątku od godz. popołudniowych tj. od ok. 16.00, do niedzieli do ok. godz. 15.00).
1. Opis przedmiotu zamówienia.
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację szkolenia:
Ad. I. Wymienione świadczenia dot. jednego dwudniowego szkolenia, przy planowanych w sumie 3 szkoleniach:
a) w postaci 4 serwisów kawowych dla każdego z uczestników szkolenia. Łączna liczba serwisów podczas jednego
szkolenia to średnio 80, każdy zawierający m.in.: kawę, herbatę, cukier, śmietankę/mleko, napoje zimne - min. 0,33
l/1 os. Pierwszy serwis dodatkowo zawiera kanapki - min. 2 szt./1 os., zaś pozostałe - świeże ciastka;
b) w postaci obiadów. Łączna liczba obiadów podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 40 obiadów, składających
się co najmniej z pierwszego i drugiego dania oraz napoju/deseru;
c) w postaci noclegu ze śniadaniem. Nocleg w pokojach 1 lub 2 osobowych (zgodnie z zapotrzebowaniem wymienionym
przy każdym szkoleniu, nie wszyscy uczestnicy muszą korzystać z noclegu; pokoje dwuosobowe muszą posiadać dwa
oddzielne miejsca do spania, wszystkie pokoje z węzłem sanitarnym tj. łazienka z prysznicem lub wanną).
W przypadku zaistnienia sytuacji uniemożliwiającej umieszczenie osób w pokoju dwuosobowym z uwagi np. na
nieparzystą liczbę kobiet i mężczyzn, Wykonawca umieści te osoby w osobnych pokojach w cenie jak za osobę
w pokoju dwuosobowym. Śniadania w formie bufetu szwedzkiego z co najmniej jednym ciepłym daniem oraz ciepłym
napojem. Łączna liczba noclegów ze śniadaniem podczas jednego szkolenia wynosi średnio 20;
d) w postaci kolacji. Łączna liczba kolacji podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 20 z co najmniej trzema
zimnymi przystawkami i jednym ciepłym daniem oraz napojem;
e) w postaci odrębnej sali szkoleniowej dla ok. 20 osób z ekranem, flipchartem z papierem, klimatyzacją, stolikiem
prezydialnym (od soboty ok. godz. 10.30 do niedzieli ok. godz. 17.00 - łącznie 16 godz. szkolenia).
Ad. II. Wymienione świadczenia dot. jednego trzydniowego szkolenia, przy planowanych w sumie 3 szkoleniach:
a) w postaci 4 serwisów kawowych dla każdego z uczestników szkolenia. Łączna liczba serwisów podczas jednego
szkolenia to średnio 80, każdy zawierający m.in.: kawę, herbatę, cukier, śmietankę/mleko, napoje zimne - min. 0,33
l/1 os. Pierwszy serwis dodatkowo zawiera kanapki - min. 2 szt./1 os., zaś pozostałe - świeże ciastka;
b) w postaci obiadów. Łączna liczba obiadów podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 40 obiadów, składających
się co najmniej z pierwszego i drugiego dania oraz napoju/deseru;
c) w postaci noclegu ze śniadaniem. Nocleg w pokojach 1 lub 2 osobowych (zgodnie z zapotrzebowaniem wymienionym
przy każdym szkoleniu, nie wszyscy uczestnicy muszą korzystać z noclegu; pokoje dwuosobowe muszą posiadać dwa
oddzielne miejsca do spania, wszystkie pokoje z węzłem sanitarnym tj. łazienka z prysznicem lub wanną).
W przypadku zaistnienia sytuacji uniemożliwiającej umieszczenie osób w pokoju dwuosobowym z uwagi np. na
nieparzystą liczbę kobiet i mężczyzn, Wykonawca umieści te osoby w osobnych pokojach w cenie jak za osobę
w pokoju dwuosobowym. Śniadania w formie bufetu szwedzkiego z co najmniej jednym ciepłym daniem oraz ciepłym
napojem. Łączna liczba noclegów ze śniadaniem podczas jednego szkolenia wynosi średnio 40;
d) w postaci kolacji. Łączna liczba kolacji podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 40 z co najmniej trzema
zimnymi przystawkami i jednym ciepłym daniem oraz napojem;
e) w postaci odrębnej sali szkoleniowej dla ok. 20 osób z ekranem, flipchartem z papierem, klimatyzacją, stolikiem
prezydialnym, (od piątku ok. godz. 16.00 do niedzieli ok. godz. 16.00 - łącznie 24 godz. szkolenia).
Pomieszczenia, w których przebywać będą uczestnicy szkoleń znajdują się w budynku, którego stan techniczny nie
zagraża ich życiu lub zdrowiu. Ponadto posiadają bezpośredni dostęp dla osób niepełnosprawnych lub wychowujących
dzieci np. poprzez podjazdy lub windę. W budynku znajduje się dostęp do internetu. Obiekt powinien spełniać standardy
hoteli trzygwiazdkowych. Ponadto odległość pomiędzy miejscem szkolenia, a miastem Szczecin może wynosić
maksymalnie 150 km.
Ogólny przedmiot zamówienia podlegał będzie podziałowi zgodnie z rozbiciem w ramach 6 szkoleń. Zajęcia dla każdej
grupy odbywać się będą w weekendy (I. sobota – niedziela; II. piątek – niedziela). Pierwsze dwudniowe szkolenie
przewidziane jest na miesiąc kwiecień 2013 r. Pozostałe terminy podane są w części 3.
W koszcie organizacji szkolenia należy uwzględnić w szczególności:
1) koszty związane z wyżywieniem, tj. przygotowaniem i obsługą serwisów kawowych, obiadów, śniadań i kolacji
w ramach wyznaczonych szkoleniami godzin (posiłki powinny być podawane w odrębnej sali/pomieszczeniu od
sali szkoleniowej);
2) koszty związane w noclegiem i wynajęciem sali szkoleniowej;
3) koszty dodatkowe, opłaty klimatyczne, ubezpieczenie, bezpłatne miejsca parkingowe.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych na poszczególne części zapytania.
2. Informacja o możliwości składania oferty wariantowej, wadium i cenie.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
Nie przewiduje się przy składaniu oferty - wnoszenia wadium.
Cenę należy podać w postaci: ceny jednostkowej brutto (na 1 osobę pobytu na szkoleniu) z rozbiciem na poszczególne
szkolenia – dwu i trzydniowe oraz ceny za wykonanie całego zamówienia brutto.
3. Termin wykonania zamówienia.
Zamawiający ustala okres wykonania zamówienia na okres 9 miesięcy od daty podpisania umowy.
Zamówienie będzie realizowane według podziału na grupy. Przewidywane są następujące terminy szkoleń: trzy szkolenia
w okresie kwiecień – czerwiec oraz trzy szkolenia w okresie wrzesień – listopad 2013 r. Ostateczne terminy zostaną
uzgodnione z wybranym Oferentem po podpisaniu umowy.
Ostateczna ilość osób może ulec zmianie, o czym wybrany Oferent zostanie poinformowany najpóźniej na 3 dni przed
planowanym terminem szkolenia.
4. Opis warunków składania ofert oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
1) Do złożenia oferty zgodnie z zapytaniem mogą przystąpić wyłącznie ci Wykonawcy, którzy przygotowani są do
przyjęcia zlecenia na świadczenie ww. usług z zastrzeżeniem podpunktu 2 i 3).
2) Do złożenia oferty nie mogą przystąpić Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo
z zastrzeżeniem pkt. 12 lit. b "Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL". Przez powiązania
kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do
zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań.
3) Do złożenia oferty mogą przystąpić Wykonawcy, w stosunku do których nie zachodzą podstawy do wykluczenia
z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków określonych w zapytaniu na podstawie złożonych ofert i zapisów
w nich zawartych zgodnie ze stawianymi wymaganiami.
Prawidłowo złożone oferty zostaną ocenione zgodnie z „Kryteriami oceny ofert”, zawartymi w punkcie 5 niniejszego
zapytania.
5. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie.
Zamawiający będzie oceniał oferty wg następujących kryteriów:
- cena, znaczenie 75 %,
- odległość od Szczecina, znaczenie 15 %,
- doświadczenie oferenta i jakość świadczenia ww. usług w tym dotychczasowa współpraca z Zamawiającym, znaczenie
10 %.
W przypadku ofert porównywalnych Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania dodatkowego kryterium np.
dotyczącego dostępności komunikacyjnej miejsca organizacji szkolenia.
6. Miejsce i termin składania ofert:
Oferty należy składać w biurze Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej w Szczecinie, przy ulicy Cukrowej 8, pok. 409,
faxem na nr 091 444 34 06 lub drogą elektroniczną na adres: [email protected] do dnia 25 marca 2013 r. do
godz. 10.00. Zamawiający informuje, iż ocenie podlegać będą tylko te propozycje w/w usług, które wpłyną do
Zamawiającego w okresie od dnia wszczęcia niniejszego zapytania ofertowego do dnia, w którym upłynie termin
składania propozycji.
7. Termin związania ofertą:
Termin związania ofertą wynosi 14 dni licząc od dnia w którym upłynął termin ich składania.
8. Oferent, którego propozycja usługi oceniona zostanie jako najkorzystniejsza, zobowiązany zostanie do podpisania
z Zamawiającym umowy.
9. Wykonawca zgadza się na udostępnienie dokumentacji związanej z zamówieniem uprawnionym instytucjom
zewnętrznym w celu przeprowadzenia audytu projektu lub jego kontroli finansowej oraz zobowiązuje się do
przechowywania dokumentacji związanej z w/w zamówieniem do dnia 31.12.2020r.
10. Do kontaktów i wyjaśnień ze strony Zamawiającego upoważniona jest Pani Anna Łukomska - Dziedzic, tel. 517 35
76 77 lub e-mail: [email protected]
Szczecin, dnia: 11 marca 2013 r.
Anna Łukomska - Dziedzic
Kierownik Projektu
…………………………………
podpis