Zobacz zapytanie

Szczecin, dnia 10 stycznia 2014r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego „Zasadami realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych”, Aktywa Plus Emilia Kowalska (zwana dalej Zamawiającym) w związku z realizacją
projektu „Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zaprasza do złożenia oferty na organizację
9 szkoleń dla średnio 20 osób na każdym, planowanych w roku 2014
(CPV 55110000-4, 55300000-3) zgodnie z poniższą specyfikacją:
I. 2 szkoleń dwudniowych (od soboty od ok. godz. 10.00, do niedzieli do ok. godz. 16.00-17.00).
II. 7 szkoleń trzydniowych (od piątku od ok. godz. 16.00, do niedzieli do ok. godz. 15.00).
1. Opis przedmiotu zamówienia.
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację szkolenia:
Ad. I. Wymienione świadczenia dot. jednego dwudniowego szkolenia, przy planowanych w sumie 2 szkoleniach:
a) w postaci 4 serwisów kawowych dla każdego z uczestników szkolenia. Łączna liczba serwisów podczas jednego
szkolenia to średnio 80, każdy zawierający m.in.: kawę, herbatę, cukier, śmietankę/mleko, napoje zimne - min. 0,33
l/1 os. Pierwszy serwis dodatkowo zawiera kanapki - min. 2 szt./1 os. (kromki chleba z masłem i wędliną/serem
i warzywem), zaś pozostałe - świeże ciastka;
b) w postaci obiadów. Łączna liczba obiadów podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 40 obiadów, składających
się co najmniej z pierwszego i drugiego dania oraz napoju/deseru;
c) w postaci noclegu ze śniadaniem. Nocleg w pokojach 1 lub 2 osobowych (zgodnie z zapotrzebowaniem wymienionym
przy każdym szkoleniu, nie wszyscy uczestnicy muszą korzystać z noclegu; pokoje dwuosobowe muszą posiadać dwa
oddzielne miejsca do spania, wszystkie pokoje z węzłem sanitarnym tj. łazienka z prysznicem lub wanną).
W przypadku zaistnienia sytuacji uniemożliwiającej umieszczenie osób w pokoju dwuosobowym z uwagi np. na
nieparzystą liczbę kobiet i mężczyzn, Wykonawca umieści te osoby w osobnych pokojach w cenie jak za osobę
w pokoju dwuosobowym. Śniadania w formie bufetu szwedzkiego z co najmniej jednym ciepłym daniem oraz ciepłym
napojem. Łączna liczba noclegów ze śniadaniem podczas jednego szkolenia wynosi średnio 20;
d) w postaci kolacji. Łączna liczba kolacji podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 20 z co najmniej trzema
zimnymi przystawkami i jednym ciepłym daniem oraz napojem;
e) w postaci odrębnej sali szkoleniowej dla ok. 20 osób z ekranem, flipchartem z papierem, klimatyzacją, stolikiem
prezydialnym, dostępem do internetu (od soboty ok. godz. 10.30 do niedzieli ok. godz. 17.00 - łącznie 16 godz.
szkolenia).
Ad. II. Wymienione świadczenia dot. jednego trzydniowego szkolenia, przy planowanych w sumie 7 szkoleniach:
a) w postaci 4 serwisów kawowych dla każdego z uczestników szkolenia. Łączna liczba serwisów podczas jednego
szkolenia to średnio 80, każdy zawierający m.in.: kawę, herbatę, cukier, śmietankę/mleko, napoje zimne - min. 0,33
l/1 os. Pierwszy serwis dodatkowo zawiera kanapki - min. 2 szt./1 os. (kromki chleba z masłem i wędliną/serem
i warzywem), zaś pozostałe - świeże ciastka;
b) w postaci obiadów. Łączna liczba obiadów podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 40 obiadów, składających
się co najmniej z pierwszego i drugiego dania oraz napoju/deseru;
c) w postaci noclegu ze śniadaniem. Nocleg w pokojach 1 lub 2 osobowych (zgodnie z zapotrzebowaniem wymienionym
przy każdym szkoleniu, nie wszyscy uczestnicy muszą korzystać z noclegu; pokoje dwuosobowe muszą posiadać dwa
oddzielne miejsca do spania, wszystkie pokoje z węzłem sanitarnym tj. łazienka z prysznicem lub wanną).
W przypadku zaistnienia sytuacji uniemożliwiającej umieszczenie osób w pokoju dwuosobowym z uwagi np. na
nieparzystą liczbę kobiet i mężczyzn, Wykonawca umieści te osoby w osobnych pokojach w cenie jak za osobę
w pokoju dwuosobowym. Śniadania w formie bufetu szwedzkiego z co najmniej jednym ciepłym daniem oraz ciepłym
napojem. Łączna liczba noclegów ze śniadaniem podczas jednego szkolenia wynosi średnio 40;
d) w postaci kolacji. Łączna liczba kolacji podczas jednego pobytu na szkoleniu to średnio 40 z co najmniej trzema
zimnymi przystawkami i jednym ciepłym daniem oraz napojem;
e) w postaci odrębnej sali szkoleniowej dla ok. 20 osób z ekranem, flipchartem z papierem, klimatyzacją, stolikiem
prezydialnym, dostępem do internetu (od piątku ok. godz. 16.00 do niedzieli ok. godz. 16.00 - łącznie 24 godz.
szkolenia).
Pomieszczenia, w których przebywać będą uczestnicy szkoleń znajdują się w budynku, którego stan techniczny nie
zagraża ich życiu lub zdrowiu. Ponadto posiadają bezpośredni dostęp dla osób niepełnosprawnych lub wychowujących
dzieci np. poprzez podjazdy lub windę. W budynku znajduje się dostęp do internetu. Obiekt powinien spełniać standardy
hoteli trzygwiazdkowych (sala szkoleniowa, pokoje i restauracja/stołówka - znajdują się w jednym budynku). Ponadto
odległość pomiędzy miejscem szkolenia, a miastem Szczecin może wynosić maksymalnie 150 km.
Ogólny przedmiot zamówienia podlegał będzie podziałowi zgodnie z rozbiciem w ramach 9 szkoleń. Zajęcia dla każdej
grupy odbywać się będą w weekendy (I. sobota – niedziela; II. piątek – niedziela). Pierwsze dwudniowe szkolenie
przewidziane jest w czwarty weekend marca 2014 r. Pozostałe terminy podane są w części 3.
W koszcie organizacji szkolenia należy uwzględnić w szczególności:
1) koszty związane z wyżywieniem, tj. przygotowaniem i obsługą serwisów kawowych, obiadów, śniadań i kolacji
w ramach wyznaczonych szkoleniami godzin (posiłki powinny być podawane w odrębnej sali/pomieszczeniu od
sali szkoleniowej);
2) koszty związane w noclegiem;
3) koszty dodatkowe, opłaty klimatyczne, ubezpieczenie, bezpłatne miejsca parkingowe.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych na poszczególne części zapytania.
2. Informacja o możliwości składania oferty wariantowej, wadium i cenie.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych i jednocześnie informuje, że zapytanie ofertowe
realizuje części zamówień dotyczących organizacji szkoleń u Zamawiającego.
Nie przewiduje się przy składaniu oferty - wnoszenia wadium.
Cenę należy podać w postaci: ceny jednostkowej brutto (na 1 osobę pobytu na szkoleniu) z rozbiciem na poszczególne
szkolenia – dwu i trzydniowe oraz ceny za wykonanie całego zamówienia brutto.
3. Termin wykonania zamówienia.
Zamawiający ustala okres wykonania zamówienia na okres 11 miesięcy od daty podpisania umowy.
Zamówienie będzie realizowane według podziału na grupy. Przewidywane są następujące terminy szkoleń: trzy szkolenia
w okresie marzec – czerwiec oraz sześć szkoleń w okresie wrzesień – grudzień 2014 r. Ostateczne terminy zostaną
uzgodnione z wybranym Oferentem po podpisaniu umowy.
Ostateczna ilość osób może ulec zmianie, o czym wybrany Oferent zostanie poinformowany najpóźniej na 3 dni przed
planowanym terminem szkolenia.
4. Opis warunków składania ofert oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
1) Do złożenia oferty zgodnie z zapytaniem mogą przystąpić wyłącznie ci Wykonawcy, którzy przygotowani są do
przyjęcia zlecenia na świadczenie ww. usług z zastrzeżeniem podpunktu 2 i 3).
2) Do złożenia oferty nie mogą przystąpić Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo
z zastrzeżeniem podsekcji 3.1.3.1 pkt. 12 lit. b "Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL".
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające
w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań.
3) Do złożenia oferty mogą przystąpić Wykonawcy, w stosunku do których nie zachodzą podstawy do wykluczenia
z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków określonych w zapytaniu na podstawie złożonych ofert i zapisów
w nich zawartych zgodnie ze stawianymi wymaganiami.
Prawidłowo złożone oferty zostaną ocenione zgodnie z „Kryteriami oceny ofert”, zawartymi w punkcie 5 niniejszego
zapytania.
5. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie.
Zamawiający będzie oceniał oferty wg następujących kryteriów:
- cena, znaczenie 75 %,
- odległość od Szczecina, znaczenie 15 % (oferent znajduje się w odległości od 0 do 40 km – 0,0 pkt., od 41 – 100 km –
15,0 pkt., od 101 – 150 km - 7,5 pkt., powyżej 150 km – 0,0 pkt.)
- doświadczenie oferenta i jakość świadczenia ww. usług w tym dotychczasowa współpraca z Zamawiającym, referencje,
znaczenie 10 %.
W przypadku ofert porównywalnych Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania dodatkowego kryterium np.
dotyczącego dostępności komunikacyjnej miejsca organizacji szkolenia.
6. Miejsce i termin składania ofert:
Oferty należy składać w biurze Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej w Szczecinie, przy ulicy Cukrowej 8, pok. 220,
lub faxem na nr 091 444 34 06 lub drogą elektroniczną na adres: [email protected] do dnia 27 stycznia 2014 r.
do godz. 10.00. Zamawiający informuje, iż ocenie podlegać będą tylko te propozycje w/w usług, które wpłyną do
Zamawiającego w okresie od dnia wszczęcia niniejszego zapytania ofertowego do dnia, w którym upłynie termin
składania propozycji.
7. Termin związania ofertą:
Termin związania ofertą wynosi 7 dni licząc od dnia w którym upłynął termin ich składania.
8. Oferent, którego propozycja usługi oceniona zostanie jako najkorzystniejsza, zobowiązany zostanie do podpisania
z Zamawiającym umowy.
9. Wykonawca zgadza się na udostępnienie dokumentacji związanej z zamówieniem uprawnionym instytucjom
zewnętrznym w celu przeprowadzenia audytu projektu lub jego kontroli finansowej oraz zobowiązuje się do
przechowywania dokumentacji związanej z w/w zamówieniem do dnia 31.12.2020r.
10. Do kontaktów i wyjaśnień ze strony Zamawiającego upoważniona jest Pani Anna Łukomska - Dziedzic, tel. 517 35
76 77 lub e-mail: [email protected]
Szczecin, dnia: 10 stycznia 2014 r.
Emilia Kowalska
Kierownik Projektu
…………………………………
podpis