zagadnienia formalne i merytoryczne

Transkrypt

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu
Raport końcowy
zagadnienia formalne i merytoryczne
Szkolenie dla beneficjentów TOI 2012
Programu „Leonardo da Vinci”
Warszawa, 16 września 2014 r.
RAPORT KOŃCOWY TOI 2012
Główne wytyczne i zasady raportowania
http://www.leonardo.org.pl/toi/runda-selekcyjna/2012/sprawozdawczosc
„Wskazówki dla beneficjentów do raportu końcowego toi 2012”



terminowo – zgodnie z datą określoną w umowie
(zmiana terminu wymaga aneksu)
w wersji papierowej:
1) raport opisowy
2) raport finansowy
podpisane przez upoważnioną osobę, opatrzone datą i pieczęcią
w wersji elektronicznej :
1) wypełniony formularz raportu opisowego składany on-line poprzez link
do systemu KE podany w wiadomości od NA
2) tabele finansowe Excel (przesłane mailem lub na płycie CD)
Elementy raportu końcowego
I część raportu - opisowa
 Wypełniony formularz raportu
(złożony on-line oraz w wersji papierowej)
 Załączniki:
 Protokoły ze spotkań partnerskich* (1 zestaw - papierowe
i elektroniczne) w tym, program, lista obecności, sprawozdanie
 Rezultaty dotychczas przygotowane (2 zestawy)
 Dokumenty dot. upowszechniania (1 zestaw)
 Dokumenty dot. testowania/ewaluacji (1 zestaw)
 Oświadczenia od partnerów potwierdzające przeczytanie i
zaakceptowanie raportu merytorycznego i finansowego (e-maile)
podpisane przez koordynatora każdego partnera projektu poza
beneficjentem
 Zaktualizowana baza ADAM
* kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę np.
protokoły ze spotkań, listy obecności itp.
Elementy raportu końcowego – cd.
II część raportu – finansowa


Tabele finansowe G1 – G7 w wersji papierowej z podpisem i elektronicznej
Załączniki:
 Wyciągi bankowe poświadczające przekazanie środków partnerom
 Dokumentacja do kosztów podwykonawstwa (kopie umów, kopie faktur
oraz kopie dokumentacji poświadczającej wybór podwykonawcy itp.)
+ Zestaw oświadczeń dot. finansów
Formularz elektroniczny raportu opisowego
 indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się
wypełnia), link przesyłany na adres osoby kontaktowej, logowanie przez bazę ECAS
(webgate.ec.europa.eu/cas/)
 aktywny plik PDF, który należy zapisać na komputerze i wypełniać
 wypełnić podobnie jak e-Form w języku roboczym partnerstwa
 wypełnić w obszerny opisowy sposób i obejmuje działania wszystkich partnerów
 obejmuje cały okres realizacji projektu
 dopiero po złożeniu ostatecznej wersji raportu on-line należy go wydrukować,
podpisać, opieczętować, wstawić datę i wysłać pocztą
UWAGA:
Prosimy o niezwłoczny kontakt z opiekunem projektu, jeśli w formularzu zaistniały
zmiany osoby reprezentującej czy kontaktowej u beneficjenta lub inne zmiany
w danych beneficjenta czy partnerów.
Załączniki do raportu opisowego
Rezultaty:
- załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach
zgodnie z listą w sprawozdaniu
- nazwy folderów powinny identyfikować zawartość
Uwaga:
-
nazwy produktów, materiałów z testowania/ewaluacji (np. zawierają tytuł i
numer rezultatu, język, właściwe logotypy programu LLP i klauzule)
-
w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie
internetowej, należy dla każdego podać dokładny
adres internetowy (z rozszerzeniem) i hasło dla NA ((jeśli dotyczy)
Zmiany umowy
 Zgłoszenie zmian w projekcie należy złożyć do Narodowej Agencji
przynajmniej na 1 miesiąc przed datą zakończenia realizacji projektu np.
zmiana partnerów, zmiany w planie pracy, zmiany rachunku, zmiana okresu
realizacji projektu, zmiana harmonogramu sprawozdawczości, zmiana budżetu
powyżej 10% zgodnie z zapisami umowy.
 Sprawdzić, czy wydatki są właściwe zaliczone do danej kategorii i czy
ewentualne przesunięcia pomiędzy kategoriami nie przekraczają limitów czy
zwiększenia o ponad 10% kwoty przesunięć do danej kategorii budżetowej.
Wymagana aktualizacja w bazie ADAM – www.adam-europe.eu
Weryfikacja danych:
Title: czy właściwy?
Number: czy właściwy?
Marketing text: czy jest odpowiedni
tekst w języku EN, DE, FR?
Summary: czy precyzyjne?
Description – czy podano opis
głównych rezultatów, wskaźników
trwałości i wpływu – w czasie
przeszłym?
Themes: czy wybrano?
Sectors: uwaga - nie może być jedynie
podany sektor edukacji, na który
projekt ma wpływ!
Product types/Product information
Projecthomepage: czy jest link?
Wymagana aktualizacja w bazie ADAM – www.adam-europe.eu
Weryfikacja danych:
Project Contractor: czy właściwy?
Coordinator: czy właściwy?
Partner: czy właściwy?
Files: czy załączono materiały
dodatkowe (np. ulotki, plakaty,
prezentacje)?
Products: Description of developed
product/s oraz czy załadowano
produkty?
Events: czy wpisano spotkania
partnerskie, warsztaty, konferencje?
Languages: czy tytuł i marketing tekst
ujęto w języku angielskim, niemieckim
i francuskim?
Wymagania formalne
 Formularz raportu wypełniony w całości od sekcji A do Q
 Tabele samokalkulujące G.1-G.7 wypełnione i podpisane
 Przesłana elektroniczna wersja tabel
 Podano organizację, osobę do kontaktu, osobę reprezentującą w sekcji
C raportu
 Sekcja Q raportu zawiera oryginalny podpis osoby reprezentującej
instytucję beneficjenta
 Dane w sekcji C i Q są spójne
 Odpowiednie informacje nt. projektu zostały wprowadzone
i zaktualizowane w bazie ADAM i są odpowiedniej jakości
 Dołączono po dwa egzemplarze każdego rezultatu
Jeśli raport nie spełni wymogów formalnych nie może być przekazany do
oceny merytorycznej i finansowej
Wskazówki praktyczne
- dochować terminu złożenia raportu
- przygotować w sposób skrupulatny, konkretny i wyczerpujący
- ująć działania wszystkich partnerów
- wyjaśniać różnice zapisów w raporcie w stosunku do tych ujętych we wniosku
- pamiętać o wypełnieniu sekcji, gdzie prosi się o ostatnią płatność
- sprawdzić czy raport obejmuje cały okres sprawozdawczy
- zapewnić, że kwoty z sekcji K raportu opisowego są spójne z kwotami podanymi
w tabelach G.1–G.7
- uporządkować i oznaczyć dokumentację projektu
- sprawdzić spójność nazw rezultatów z nazwami we wniosku, raporcie oraz w nazwie
plików elektronicznych
- sprawdzić, czy strona internetowa oraz upubliczniane rezultaty zawierają logo programu
i klauzulę
- skrupulatnie aktualizować wymagane informacje w bazie ADAM
Proces oceny raportu
Raport wpływa do
Narodowej Agencji
(papierowy i elektroniczny)
Ocena formalna
Ocena merytoryczna - ekspert
NA potwierdza
otrzymanie
raportu
Wezwanie do
uzupełnień
Wezwanie do
uzupełnień
Analiza finansowa
Wezwanie do
uzupełnień
Rozliczenie raportu
Pismo zamykające
CZĘŚĆ OPISOWA
Odbiorcy raportu końcowego:
-
Narodowa Agencja (meryt. i finans.);
-
ekspert NA;
-
Komisja Europejska;
-
beneficjent i partnerzy.
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja E: PARTNERSTWO (Consortium):
 zmiany w partnerstwie (skład, podział zadań) ?
 E.1 spotkania partnerskie (consortium meetings) + protokoły!
O: na ile zarządzanie i koordynacja działań partnerstwa zapewniły osiągnięcie celów
projektu; a ewentualne zmiany podziału zadań służyły tym celom?
/how appropiate were managementand and coordination of the consortium to achieve the
project objective/s; if there was a re-division of tasks between partners, was it appropriate
to achieving the project objective/s?/
O: na ile wszyscy partnerzy byli odpowiednio zaangażowani na poszczególnych etapach
realizacji projektu / w poszczególne WP, zgodnie z planami i umową?
/is there evidence of appropriate partner involvement during the different project
stages/work packages, as planned and contractually agreed?/
O: na ile protokoły ze spotkań partnerskich wskazują, że spotkania te dobrze służyły
realizacji projektu i że partnerzy byli odpowiednio zaangażowani?
/how did consortium meetings demonstrate involvement of the appropriate partners?/
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja F.1: REZULTATY – OSIĄGNIĘCIA PROJEKTU (Project achievements):
Rezultaty należy załączyć!
 w jakim stopniu i w jaki sposób projekt osiągnął zakładane cele?
Co się nie udało? Czy zrobiono coś więcej niż zakładano?
 jak każdy partner się przyczynił do w/w.? Czy i jakie były niespodziewane
korzyści współpracy międzynarodowej?
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja F.2: REZULTATY (Results of the project):
 nr i tytuł jak w umowie
 opis – 2500 znaków
 jak ten rezultat przyczynił się do celów projektu?
 zmiany w stosunku do umowy?
 czy i jak był ewaluowany? Testowany? Co z tego wynikło i czy w efekcie ten
rezultat zmodyfikowano?
 czy uwzględniono zalecenia NA po raporcie cząstkowym i/lub po
monitoringu?
…
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja F: REZULTATY (Results):
O: czy wszystkie przewidziane rezultaty (we wszystkich wersjach językowych) powstały i
skutecznie przyczyniły się do osiągnięcia celów projektu?
/were all expected results (all language versions) achieved and contributed effectively to
the achievement of the project objectives?/
O: czy i w jakim stopniu projekt osiągnął cele?
/were the project objective/s achieved and to what degree?/
O: jeśli były zalecenia NA/eksperta na etapie raportu cząstkowego/monitoringu – to na
ile zostały uwzględnione?
/in case NA/expert gave recommendations at the interim report stage and/or after a
monitoring vi sit, have those recommendations been followed up?/
CZĘŚĆ OPISOWA
O: do kontroli jakości, ewaluacji i testów zastosowano odpowiednie i użyteczne metody;
/were suitable and relevant methods applied for quality control, evaluation and testing?/
O: w ewaluacji i testach uczestniczyli odpowiedni partnerzy i grupy docelowe;
/relevant partners participated in evaluation and testing, and relevant target groups were
involved/
O: z ewaluacji i testów wyciągnięto odpowiednie wnioski i jeśli modyfikacje okazały się
potrzebne, to je wprowadzono;
/lessons were learned from evaluation and testing, and modifications introduced, if
needed/
O: zmiany/korekty działań (jeśli były) - były odpowiednie.
/ changes, corrections (if any) are justified/
CZĘŚĆ OPISOWA
O: rezultaty zostały wdrożone co najmniej przez całe konsorcjum – zgodnie z umową;
/results have been introduced accross the consortium, as planned in the contract/
O: rezultaty odpowiadają najnowszym osiągnięciom w dziedzinie szkolenia zawodowego
w danych sektorze / dla danej grupy docelowej;
/results comply with the current state of the art in VET sector/ target group/
O: porównanie osiągniętych rezultatów do planowanych (wskaźniki);
/conformity of the results to what was planned (indicators)/
O: merytoryczna jakość rezultatów;
/content quality/
O: na ile dany rezultat jest użyteczny dla grupy docelowej, jakie ma znaczenie dla
systemu kształcenia;
/how does a given result meet the needs of the target group, how significant is it for
target audience, structure or VET systems/
O: mocne i słabe strony każdego rezultatu.
/strengths and weaknesses of each results/
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja G: RODZAJ TRANSFERU (Type of transfer):
 opis metody transferu zastosowanej w projekcie, co się w niej sprawdziło a
co nie;
 jak prowadzony był transfer międzysektorowy, a jak geograficzny? Jeśli
inaczej w przypadku różnych rezultatów, to należy to osobno opisać.
O: na ile metoda transferu była właściwa i pozwoliła dostosować innowację do potrzeb
nowej grupy docelowej/ użytkowników końcowych?
/how suitable was the transfer methodology to adapt the existing innovation to the needs
of the target groups/end-users?/
O: czy wyraźnie widać, jak zaadaptowano istniejącą wcześniej innowację?
/are adaptations to the existing innovation clearly demonstrated?/
O: czy adaptacje te są odpowiednie do potrzeb grupy docelowej?
/are those adaptations appropriate to the needs of the target group?/
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja H: UPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE REZULTATÓW
(Dissemination and Exploitation of Results): załączniki!
 opis każdego działania
 dla każdego działania: data/miejsce/sektor/partner realizujący…
 jakie informacje zwrotne uzyskano w wyniku upowszechniania od grupy
docelowej i innych interesariuszy?
 jakie cele stawiało sobie partnerstwo przy różnych działaniach
upowszechniających? Na ile te działania okazały się skuteczne?
O: działania upowszechniające przeprowadzono w krajach partnerów zgodnie z umową;
/activities for dissemination and exploitation of results were carried out in partner
countries as planned and contractually agreed/
O: na ile metody upowszechniania rezultatów były odpowiednie dla grup docelowych?
/how relevant were the methods for dissemination of results to the target groups?/
O: czy sektory/adresaci upowszechniania opiniowali rezultaty pozytywnie?
/did the target sectors/target groups give positive feed-back?/
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja I: WPŁYW I TRWAŁOŚĆ (Impact and sustainability)
 jaki był wpływ na grupy docelowe i sektory i na obszary geograficzne;
 jakich wskaźników jakościowych i ilościowych użyto by zmierzyć wpływ
projektu;
 jaki był wpływ projektu na systemy kształcenia i szkoleń zawodowych w
krajach partnerów;
 jak partnerstwo będzie dalej współpracować i wykorzystywać rezultaty;
 jakie instytucje (poza partnerstwem) zamierzają wykorzystywać rezultaty;
 Jakie będzie szacunkowe wykorzystanie rezultatów za rok.
CZĘŚĆ OPISOWA
Sekcja I: WPŁYW I TRWAŁOŚĆ (Impact and sustainability)
O: w jakim stopniu…:
O: projekt wywarł wpływ na grupy docelowe/użytkowników końcowych;
/to what degree… has the project had an impact on the target group/end-users/;
O: projekt wywarł wpływ na określonym poziomie geograficznym (lokalny/regionalny/krajowy/UE) i
w stosownym sektorze / branży;
/has the project had an impact at geographical level (local, regional, national, EU) and at sector level/
O: zakładane wskaźniki ilościowe i jakościowe zostały osiągnięte;
/quantitative and qualitative indicators have been achieved/
O: plan kontynuacji działań/wykorzystania rezultatów jest realistyczny;
/the plan for sustaining activities/results exploitation is realistic/
O: projekt ma wsparcie instytucjonalne na poziomie regionalnym/krajowym;
/the project has insitutional support at regional/national level/
O: projekt ma wpływ na system kształcenia i szkolenia zawodowego w kraju
beneficjenta/partnerów;
/the project has an impact on the national VET system in the beneficiary/partner country/
O: projekt miał znaczący wkład w realizację polityk UE, szczególnie Priorytetów Strategicznych
Programu Leonardo da Vinci 2012 określonych we wniosku.
/the project has contributed to the EU policies, in particular European priorities of the LdV 2012
indicated in the applictions form/
CZĘŚĆ OPISOWA
Ocena merytoryczna – Punktacja
Ocena 9-10 (bardzo dobry): zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu
oraz cele projektu zostały osiągnięte i są wysokiej jakości, a raport końcowy wskazuje nie
tylko na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, lecz
również widać oznaki wpływu projektu oraz istnieją przesłanki na włączenie go do
głównego nurtu systemu edukacji (mainstreaming).
9-10 (very good): the planned project results (products / outputs / outcomes)
and the project objective/s have been achieved with a high quality, and the Final Report
demonstrates not only a high probability that the achieved project objective/s will be
sustainable but also first indicators for impact or "mainstreaming".
CZĘŚĆ OPISOWA
Ocena 7-8 (dobry) zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele
projektu zostały osiągnięte, a raport końcowy wskazuje na wysokie
prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, a najważniejsze działania
i rezultaty będą kontynuowane po zakończeniu finansowania przez UE oraz, że
odpowiednie zasoby będą dostępne. Projekt jest trwały w przypadku, gdy beneficjenci
projektu i/lub inne grupy odnoszą korzyści z niego przez dłuższy okres czasu po
zaprzestaniu świadczenia pomocy finansowej przez LdV.
7-8 (good): the planned project results (products / outputs / outcomes) and the project
objective/s have been achieved, and the Final Report demonstrates a high probability that
the achieved project objective/s will be sustained. The Final Report demonstrates that
crucial activities and results will be maintained after the end of the EU funding and that
the appropriate resources are available. A project is sustainable when it continues to
deliver benefits to the project beneficiaries and/or other constituencies for an extended
period after the EU financial assistance has been terminated.
CZĘŚĆ OPISOWA
Ocena 5-6 (średni) : plan pracy był ogólnie przestrzegany, tzn. najważniejsze elementy
planowanych rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu zostały zrealizowane i
możliwe jest korzystanie z nich, lecz cele projektu nie zostały w pełni osiągnięte.
5-6 (fair): there is a global respect of the work programme, i.e. if the core of the planned
project results (products / outputs / outcomes) has been achieved and is usable but where
the project objective/s have nevertheless not completely been achieved.
CZĘŚĆ OPISOWA
Ocena 3-4 (słaby): zmniejszenie liczby planowanych działań spowodowało osiągnięcie
znacznie mniejszej liczby rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu lub gdy
treści określonych produktów/ wyników miały mały lub nie miały związku z oryginalnym
wnioskiem i w związku z tym nie przedstawiono wystarczających wyjaśnień, np. zmiany
technologii, konsekwencje adaptacji planu prac. Cele projektu zostały osiągnięte w
bardzo ograniczonym zakresie.
3-4 (weak): reduction in planned activities led to considerable reductions in the project
results (products/outputs/outcomes) or the content of certain products/outputs has little
or no relation to the original proposal without evident explanation, i.e. changes in
technology, consequences of adaptations in work plan. The project objective/s have hardly
been achieved.
CZĘŚĆ OPISOWA
Ocena 0-2 (słaby) rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu nie zostały
zrealizowane, a cele przewidziane w umowie nie zostały osiągnięte.
0-2 (weak): project results (products / outputs / outcomes) have not been delivered and
the contractual objectives have not been achieved.
Jeśli projekt zostanie oceniony nisko (4 lub mniej punktu)
to ostateczna kwota grantu zostanie obniżona
If project is rated low (4 or less points)
then the final grant amount will be reduced
CZĘŚĆ OPISOWA
Dziękujemy
Kontakt:
[email protected]

zagadnienia formalne i merytoryczne

Transkrypt

Podobne dokumenty

toi toi - Nowe Wyrazy - Uniwersytet Warszawski

wybór ZO 3-2016 wynajem kabin sanitarnych

Ogłoszenie o wyniku postępowania TOI TOI

Basen Ovalada 731x366

Basen Rocalla 350

LearnIT – Kobiety w IT

KPP W NAKLE NAD NOTECIĄ ZNISZCZYŁ TOI TOIA. TERAZ

Kabina TOI FRESH

AUGUITOWIKIE TARGI KARIERY I PRAff TOI}