Wymagane cechy systemu ERP do obsługi firmy

NARZĘDZIA I TECHNIKI
CONTROLLINGOWE
©
©
Wymagane cechy
systemu ERP do obsługi
firmy międzynarodowej
Fot. SAGE
System ERP wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem
o zasięgu międzynarodowym musi spełniać określone kryteria. W tym artykule
przybliżamy wymagania funkcjonalne w zakresie sprawozdawczości
oraz raportowania dla menedżerów. Powstał on na bazie doświadczeń
firmy Badesta – jednego z najstarszych w Polsce biur rachunkowych obsługujących
firmy międzynarodowe – oraz firmy Sage, oferującej system ERP X3,
który obecnie wspiera pracę przedsiębiorstw w 58 krajach.
TOMASZ GALEWSKI
konsultant ERP w Sage
controlling/
listopad-grudzień 2013
W Polsce działają tysiące firm z kapitałem zagranicznym, głównie jako spółki córki i lokalne
oddziały przedsiębiorstw o zasięgu międzynarodowym. Są one najczęściej elementem większej
struktury – grupy kapitałowej. Podobne firmy
córki działają w innych krajach i wszystkie nadzorowane są z poziomu jednej centrali, zlokalizowanej za granicą. Centrale grup kapitałowych
zobowiązują swoje spółki zagraniczne do raportowania i przesyłania różnego rodzaju danych
i informacji zarządczych. Choć możemy mówić
o pewnych cechach wspólnych takich wymagań, wiele z nich ma charakter niestandardowy,
który wynika z konkretnej kultury organizacyjnej,
branży czy charakteru działalności organizacji.
Dla spółek działających lokalnie raportowanie
do centrali stanowi obciążenie i czysty koszt,
dlatego w ich interesie jest, aby procesy te przebiegały jak najszybciej i przy minimalnym koszcie. Z kolei z perspektywy centrali kluczowe jest,
aby otrzymać wiarygodny i rzetelny raport na
czas, w wymaganej formie.
W praktyce podstawowym narzędziem do
raportowania i komunikacji zarządczej na poziomie ponadnarodowym jest system ERP – o ile,
oczywiście, spełnia wymagane kryteria. Aby je
przybliżyć, przedstawimy wymagania raportowe
zgłaszane przez centrale grup kapitałowych. Raportowanie na rzecz centrali zagranicznej przez
40
firmę działającą w Polsce można rozpatrywać
w trzech płaszczyznach:
sprawozdawczości zgodnej z obowiązującymi na świecie standardami: Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR;
ang. IAS) oraz Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF;
ang. IFRS),
raportowania z działalności biznesowej, wyników finansowych oraz wybranych procesów biznesowych na potrzeby konkretnych
menedżerów z centrali,
obsługi procesu budżetowania i kontroli założonych budżetów.
MSR i MSSF
Pomimo postępującej unifikacji przepisów – przynajmniej w obrębie UE – standardy rachunkowości oraz sprawozdawczości w poszczególnych
państwach wciąż się różnią. Dlatego też, z perspektywy centrali grupy kapitałowej, konieczne
jest posługiwanie się standardami, które pozwalają efektywnie konsolidować i przetwarzać dane
finansowe z rozproszonych źródeł. W takiej sytuacji ERP działający w Polsce nie tylko musi rozliczać polskie przedsiębiorstwo zgodnie z obowiązującymi u nas przepisami, ale także powinien
automatyzować raportowanie wg MSR i MSSF.
W przypadku systemu Sage ERP X3 najczęściej
NARZĘDZIA I TECHNIKI
CONTROLLINGOWE
Wspieranie procesu budżetowania
Rola księgowych jest obecnie dużo większa niż
przed laty. Zadania nie ograniczają się już tylko
do obsługi procesów księgowych i rachunkowości, ale także do głębszej analizy danych i przekazywania zarządowi informacji o sytuacji w firmie.
W dużej mierze dotyczy to także budżetowania – co dowodzi coraz większego zaangażowania biur rachunkowych obsługujących podmioty zagraniczne w ten proces. Z doświadczenia
można powiedzieć, że centrale zlokalizowane
za granicą mają, w stosunku do działających
w Polsce firm, znacznie bardziej rozbudowane
metodologie controllingowe, które przecież muszą być wspierane przez odpowiednie narzędzia
i systemy informatyczne. Nadzór nad spółkami
zależnymi jest niezbędny, a ważnymi narzędziami są tu analiza wykonania budżetu oraz rewizje
odchyleń. Centrale zainteresowane są również
np. prognozowaniem wyników finansowych
w trakcie okresu obrachunkowego.
System ERP dla firmy międzynarodowej powinien zatem wspierać proces budżetowania
w układzie preferowanym przez centralę, a tak41
EWA SZCZYGIELSKA
dyrektor ds. podatku
i nadzoru w Badesta
©
Menedżerowie głodni wiedzy
Centrala, sprawując nadzór nad spółkami w poszczególnych krajach, potrzebuje bieżących informacji menedżerskich. Obok podstawowych
zestawień z przepływów i wyników finansowych
menedżerowie zgłaszają zapotrzebowanie na
różne informacje, np. rentowność danych linii
produktowych czy kanałów sprzedaży. Generalnie zapotrzebowanie koncentruje się na pogłębionej analizie kosztów, sięgającej dalej niż
wynika to z przepisów o rachunkowości. Popyt
na konkretne raporty zależy od specyfiki przedsiębiorstwa, jest więc – co warto podkreślić –
zróżnicowany. W związku z tym już na etapie
wdrażania systemu ERP powinno się brać pod
uwagę zakres informacji wymaganych przez
menedżerów z centrali, a także format doręczania raportów. Najlepiej, gdy firma wdrażająca system może bazować na wzorcach raportów dostarczonych przez centralę. Nie tylko są
one pomocne na etapie implementacji wzorca
w module raportowym ERP, ale przede wszystkim dają podstawę do zaprogramowania logiki
przetwarzania danych i agregowania informacji w taki sposób, aby docelowe raporty mogły
powstawać automatycznie. Dzięki doprecyzowaniu zapotrzebowania na określone dane wymagane do raportu na etapie wdrożenia można odpowiednio zdefiniować księgi dodatkowe
oraz powiązać konta księgi głównej z kontami
ksiąg dodatkowych, na poziomie zarówno syn-
tetycznym, jak i analitycznym. Dzięki temu można np. wspierać analizę rodzajów kosztów czy
miejsc ich powstawania.
Także w tym przypadku spółce córce zależy
na jak największej automatyzacji raportowania. W ERP X3 wyzwanie to rozwiązywane jest
na kilka sposobów. Ponieważ system ma wiele
wersji językowych, po zdefiniowaniu raportów
i oprogramowaniu mechanizmów ich generowania użytkownikowi z zagranicy można udzielić dostępu online do ERP. I choć w Polsce system
obsługiwany jest w języku polskim, menedżerowie z innych krajów korzystają z kokpitów
menedżerskich z raportami dostępnymi w swoich językach narodowych. W ten sposób firma
w Polsce w ogóle nie jest angażowana w proces
raportowania. Rozwiązaniem alternatywnym
jest, oczywiście, możliwość wygenerowania raportu w Polsce i przesłania go w dowolnej formie przez Internet. Ważne jest to, że jego przygotowanie nie wymaga nakładów czasu, a dane
do zestawień zbierane są również w trybie automatycznego generowania wyników raportów
w tle (np. w wybranych godzinach).
Fot. SAGE
umożliwia to zintegrowanie z księgą główną
(funkcjonującą na podstawie polskich przepisów
o rachunkowości) ksiąg równoległych, zgodnie
ze standardami międzynarodowymi. Przy czym
integracja ta polega na wykorzystaniu takich
algorytmów i mechanizmów, które automatycznie generują zapisy w księdze do raportowania
za granicę. Tym samym użytkownik, dokonując codziennych operacji księgowych w księdze
głównej, nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności w księdze zgodnej z MSR i MSSF.
Podobnie jest z przygotowaniem raportów (bilans, rachunek zysków i strat, przepływy finansowe itd.) – prawidłowe księgowanie w księdze
głównej pozwala automatycznie generować wymagane raporty na użytek konsolidacji danych
w ramach całej grupy kapitałowej.
controlling/
listopad-grudzień 2013
NARZĘDZIA I TECHNIKI
CONTROLLINGOWE
System ERP dla firmy międzynarodowej powinien wspierać
proces budżetowania w układzie preferowanym przez centralę,
a także umożliwiać prowadzenie analiz – najlepiej w układzie
syntetycznym oraz analitycznym (np. przez drążenie danych).
że umożliwiać prowadzenie analiz – najlepiej
w układzie syntetycznym oraz analitycznym (np.
przez drążenie danych). Dzięki wielu narzędziom
i kreatorom własnych raportów system ERP może
pełnić funkcję pełnoprawnej alternatywy dla systemu Business Intelligence, opartego na bazie
transakcyjnej. Raportowanie dla menedżerów
w tym przypadku można realizować podobnie
jak w przypadku innych raportów – przez zdalny
dostęp do raportów i aktywnych analiz lub przez
gotowe zestawy raportów do wygenerowania
i pobrania. W przypadku budżetowania i analiz
wykonania budżetów równie ważne może być
eksportowanie danych do plików zewnętrznych
i obsługa różnych formatów – np. danych wsadowych do arkusza Excel – czy generowanie plików XML i PDF.
Wielowalutowość,
wiele wersji językowych
Poza możliwościami generowania raportów
system ERP powinien umożliwiać księgowanie i przetwarzanie danych w wielu walutach. Sage ERP X3 pozwala w ramach jednego podmiotu (spółki) definiować kilka ksiąg
z przypisanymi do nich różnymi walutami
podstawowymi. Jednocześnie system pozwala na równoległe prowadzenie ksiąg kilku
podmiotów (wielofirmowość) działających
w odrębnej legislacji – właściwej dla danego państwa (multilegislacyjność). Jeśli uzupełnimy te cechy o różne tryby przeliczania
walut, uzyskujemy właściwie pełne możliwości prowadzenia ksiąg dla międzynarodowej
grupy kapitałowej. Na przykład dla każdej
firmy wchodzącej w skład grupy kapitałowej
w Sage ERP X3 – poza księgą główną i księgami dedykowanymi obsłudze MSR i MSSF –
można utworzyć dodatkowo 10 niezależnych
lub powiązanych ze sobą ksiąg. Każda z nich,
controlling/
listopad-grudzień 2013
42
jeśli zachodzi taka potrzeba, może być prowadzona w innej walucie.
Inne wymagania raportowe
i funkcjonalne
Z praktyki obsługi firmy o zasięgu międzynarodowym można wskazać jeszcze kilka wymagań,
które powinien spełniać efektywny system ERP.
Pierwsze dotyczy możliwości szybkiego dostarczenia danych niezbędnych do przygotowania
różnego rodzaju wniosków kredytowych. Drugie
odnosi się do obsługi systemu Intrastat, który
w ramach UE przekazuje informacje o przemieszczaniu towarów między krajami członkowskimi.
W systemie Sage ERP X3 system generuje formularze, niezbędne do przygotowania deklaracji
Intrastat, na podstawie operacji przywozu i wywozu towarów na obszarze UE. Takie zestawienie
pozwala dodatkowo na łatwy dostęp i ewidencję
wszystkich operacji, które powinny być wyszczególnione w Intrastacie. Trzecie wymaganie odnosi
się do konsolidacji danych – w szczególności do
zapewnienia mechanizmów wyłączających z raportów konsolidacyjnych transakcje zawarte między spółkami należącymi do grupy kapitałowej.
Czwarte wymaganie dotyczy możliwości łatwego
przegrupowywania zobowiązań spółki w przypadku jej wejścia w postępowanie upadłościowe.
Podsumowując, wdrożenie ERP w firmie
o zasięgu międzynarodowym nie sprowadza się
tylko do zapewnienia efektywnej obsługi i jej
bezpieczeństwa na poziomie lokalnym. Owszem,
system musi być przede wszystkim zgodny z wymogami i standardami rachunkowości w danym
kraju. Jednak w międzynarodowej grupie kapitałowej potrzeba czegoś więcej – przede wszystkim
sprawnego przepływu informacji, zgodnego ze
standardami, którymi posługuje się centrala, oraz
konkretnym zapotrzebowaniem na raporty, zgłaszanym przez różne stanowiska menedżerskie. "