Rozliczanie kosztów podróży służbowych dla celów podatkowych
Transkrypt
Rozliczanie kosztów podróży służbowych dla celów podatkowych
Rozliczanie kosztów podróży służbowych dla celów podatkowych Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Einkommensteuergesetz) reguluje w § 4 ust. 5 pkt. 5 zasady uznawania za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika. Osoby samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą po spełnieniu wymogów zawartych w § 4 ust. 5 pkt. 5 uznają poniesione wydatki jako koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej określane (Betriebsausgaben). Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie rozróżnia kosztów podróży służbowych według rodzaju prowadzonej działalności, lecz przepisy te są jednolite dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Ogólnie ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych rozróżnia następujące grupy kosztów związanych z podróżą służbową, uznawane jako koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą: - koszty przejazdu, - diety, - koszty związane z noclegiem i zakwaterowaniem, - uboczne koszty podróży służbowej Kosztem uzyskania przychodu w myśl ustawy są wydatki poniesione przez podatnika w związku z czasowym przebywaniem poza miejscem zamieszkania. Podatnikowi przysługują tzw. zwiększone nakłady na wyżywienie odpowiadające polskim dietom za każdy dzień w roku kalendarzowym. Wysokość diety przysługujące podatnikowi określono ryczałtem na: - w przypadku nieobecności w miejscu zamieszkania przez 24 godz. 24 € - nieobecności poniżej 24 godzin, a więcej niż 14 godzin – 12 € - nieobecności poniżej 14 godzin, ale więcej niż 8 godzin – 6 € Dla podatników prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, a przedmiotem działalności jest zwyczajowo przebywanie poza miejscem zamieszkania i ciągła zmianą miejsca wykonania czynności lub wykonywania czynności za pośrednictwem pojazdu mechanicznego obowiązują takie same zasady przyznawania diet na czas podróży jak dla pozostałych podatników. W przypadku wykonywania czynności poza granicami kraju obowiązują kwoty diet podane w Federalnej ustawie o podróżach służbowych i w zależności od kraju mogą wynosić: 120, 80 i 40 % podstawowej określonej w ustawie diety. Warunkiem naliczenia diety jest posiadanie jakiegokolwiek dowodu świadczącego o poniesieniu wydatku na wyżywienie jak np: bon kasowy zakupu kawy, bułki lub wyszczególnione w rachunku za nocleg śniadanie: Od ogólnej kwoty rachunku za nocleg pomniejsza się wydatek na śniadanie a różnica stanowi koszt uzyskania przychodu pod pozycją nocleg: Przykład: Za nocleg na trasie podatnik płaci 115 €. EW kwocie tej zawarte jest śniadanie w wysokości 4,5 €. Koszt śniadania ujęty jest w przysługującej diecie i podlega pomniejszeniu od ogólnego rachunku. Do ujęcia podatkowego za nocleg należy przyjąć 100,50 €. Ponieważ takich noclegów były dwa, a podróż trwała 3 dni rozliczenie diet będzie przysługiwało w następujący sposób: Początek/rozpoczęcie podróży Przybycie/ zakończenie Czas trwania Podróży Przysługująca dieta 1 dzień 8 Uhr -- więcej niż 14 godzin 12 EUR 2 dzień -- -- Całą dobę = 24 godziny 24 EUR 3 dzień -- 20 Uhr Więcej niż 14 godzin 12 EUR Łącznie jako koszt uzyskania przychodów stanowić będą koszty związane z noclegiem, diety i udokumentowane koszty uboczne Dodatkowo w trakcie podróży służbowej podatnik ma prawo zaliczyć w koszty związane z prowadzeniem zakładu poniesione udokumentowane wydatki na: - noclegi i zakwaterowanie, - opłaty parkingowe, - opłaty związane z przejazdem po drogach, - koszty telefonu, telefaksu i inne opłaty komunikacyjne związane z podróżą, - wydatki związane z bagażem, jak przewóz, załadunek, ubezpieczenie, przechowywanie, - utrata rzeczy wskutek kradzieży, która zdarzyła się podczas podróży służbowej (np. laptop), z wyłączeniem pieniędzy, - koszty związanie z nagłym wypadkiem, naprawą, - poniesione koszty dodatkowego ubezpieczenia, Opracowała. I.E.Cech