Problemy nowej techniki i rozwoju informacji naukowej w świetle

Bolesław Woszczyński
PROBLEMY NOWEJ TECHNIKI I ROZWOJU INFORMACJI
NAUKOWEJ W ŚWIETLE OBRAD VII KONGRESU ARCHIWÓW
W ostatnich latach archiwiści poświęcają wiele uwagi istotnym sprawom
rozwoju aparatu informacyjnego. Łączy się to z dużym rozwojem samej techniki oraz
możliwością
zastosowania
maszyn
matematycznych
w
pracy
placówek
zabezpieczających dokumentację aktową. Sprawy z tym związane są też omawiane w
gronie bezpośrednich użytkowników archiwów.
Wiele propozycji w zakresie usprawnienia techniki i środków informacji w
archiwach wysuwają historycy przy okazji różnych zjazdów, czy konferencji1.
Również sami archiwiści widzą potrzeby dokonywania zmian w tym zakresie. Chodzi
więc o wprowadzenie nowej techniki do naszych placówek, chociaż zagadnienia te
stają się dość skomplikowane ze względu na występujące trudności finansowe2 i
potrzeby usprawnienia dotychczas stosowanego aparatu informacyjnego3. Jednak
waga spraw jest wielka ponieważ wzrastają wymagania korzystających, powstaje
1
Interesujące propozycje wysunięto w czasie Zjazdu Historyków Polskich. Por. I. I h n a t o w i c z,
Cybernetyka a badania historyczne, [w:] Pamiętnik X Powszechnego Zjazdu Historyków Polskich w Lublinie.
Referaty — cz. II, Warszawa 1968, s. 285 i nast. Por. także: K. W y c z a ń s k a, Perspektywy rozwoju
archiwalnego aparatu ewidencyjno-informacyjnego, [w:] Materiały Sesji „Archiwa warsztatem historyka”,
Toruń 1971, s. 73 i nast.
2
Obliczono, że na każde 24 dolary, przeznaczone na elektroniczne przetwarzanie danych, 16
przypada na przygotowanie danych wyjściowych, a pozostałe 8 na sam proces eksploatacji tego systemu. H.
B a r c z a k, S. N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r k a, Zagadnienie informacji naukowej w archiwach
państwowych, Archeion nr 56, 1971, s. 37.
3
Problem omawiano szczegółowo podczas 2-dniowej konferencji zorganizowanej w Toruniu. Por. I.
R a d t k e, I. S u ł k o w s k a - K u r a ś, Pomoce ewidencyjno-informacyjne w archiwach państwowych [w:]
Materiały Sesji ..., s. 53 i nast.
nowa dokumentacja (karty perforowane, taśmy filmowe, nagrania dźwiękowe) i
zachodzi konieczność szerokiego udostępniania źródeł dla dobra gospodarki
narodowej, rozwoju nauki i kultury.
Właśnie tymi problemami zajął się VII Międzynarodowy Kongres Archiwów,
który obradował od 21 do 25 sierpnia 1972 roku w Moskwie. To światowe gremium
archiwistów stawia często na porządku dziennym w zasadzie te sprawy, które na
danym etapie stanowią przedmiot głównego zainteresowania. Wynika to z przeglądu
tematyki poprzednich kongresów.
1. Uwagi o kongresach archiwów
Pierwszy Międzynarodowy Kongres Archiwów zebrał się na obrady w 1950
roku w Paryżu. Na porządku dziennym stanęły wówczas problemy funkcjonowania
archiwów prywatnych, a w szczególności archiwów rodzinnych. Omawiano tam samą
definicję pojęcia, zakres działania i metody zabezpieczania zasobów4.
Z kolei II Międzynarodowy Kongres Archiwów obradował w Hadze w roku
1953. Zajął się on problemem wykorzystania mikrofilmów w archiwach,
kształtowania zasobu archiwalnego oraz terminologią archiwalną5.
Po upływie trzech lat, w 1956 roku archiwiści 40 krajów spotkali się na III
Kongresie we Florencji. Uczestniczyli w nim też oficjalni przedstawiciele ONZ i
UNESCO6. W trakcie obrad omawiano zagadnienia budownictwa archiwalnego,
brakowania akt oraz archiwów prywatnych (w nawiązaniu do I Kongresu). W ramach
kongresu odbyło się też Zgromadzenie Ogólne Międzynarodowej Rady Archiwów,
Wówczas to właśnie w poczet jej członków została przyjęta Polska7.
4
Zachowały się bardzo skromne informacje o pierwszym kongresie. Wspomina się o nim, przy innej
okazji, na łamach Archeionu nr 27, 1957, s. 242.
5
Szczegółowe informacje o tym kongresie znajdzie czytelnik w obcej literaturze archiwalnej. Por.
m.in.: F. H a u p t m a n n, Drugi Internacjonalni Archivski Kongres, Archivist (Belgrad) nr 1—2, 1953, s.
73—79.
6
Należy stwierdzić, że UNESCO, jako Organizacja Narodów Zjednoczonych do Spraw Oświaty,
Nauki i Kultury, wiele uwagi poświęca zagadnieniom archiwów. Por. S. N a w r o c k i, UNESCO i archiwa,
Archiwista nr 4(31), 1972, s. 31—37.
7
Bliższe szczegóły o przebiegu kongresu oraz składzie Rady podaje H. A l t m a n, Trzeci
Międzynarodowy Kongres Archiwów we Florencji, Archeion nr 27, 1957, s. 235—246.
Następny IV Międzynarodowy Kongres Archiwów obradował w 1960 roku w
Sztokholmie. Główne problemy, które wówczas nurtowały archiwistów to: 1)
organizacja archiwów państwowych, 2) najnowsze doświadczenia w zakresie
konserwacji akt, map, planów i pieczęci oraz w dziedzinie fotomikrofilmowania
materiałów archiwalnych, 3) zadania archiwów w związku z badaniami gospodarczospołecznymi w dziedzinie historii najnowszej. Ponad 400 archiwistów z 40 krajów
omawiało więc istotne sprawy związane z dalszym rozwojem placówek, w których
pracują8.
Piąty Kongres Archiwów zorganizowany był w 1964 roku w Brukseli. Jego
obrady przebiegały na posiedzeniach plenarnych i w sekcjach specjalistycznych.
Rozważane były problemy nowych metod porządkowania materiałów archiwalnych,
mechanizacji pracy archiwalnej, publikacji źródeł, konserwacji i inwentaryzacji
pieczęci oraz sytuacji zawodowej młodych archiwistów9.
W roku 1968 zebrał się w Madrycie kolejny, VI Międzynarodowy Kongres
Archiwów. Skupił on reprezentantów Europy, Ameryki Północnej i Południowej,
Afryki, Azji i Australii. Po raz pierwszy reprezentowana była Niemiecka Republika
Demokratyczna. Wówczas to podniesiono sprawy: udostępniania archiwaliów,
nadzoru archiwów państwowych nad archiwami zakładowymi i metodyki historii
archiwów. W sekcjach zwrócona była uwaga na zagadnienia sfragistyki oraz
konserwacji. Kongres wysunął postulat stosowania 30-letniego okresu, po upływie
którego archiwalia powinny być udostępniane dla badań naukowych (tylko dla akt
szczególnego charakteru — nie dłuższy niż 80 lat). Uznane zostało prawo archiwów
do kontroli zamierzonych przez badacza publikacji, opartych na materiałach tajnych
lub zastrzeżonych (sprawa nieujawniania informacji przynoszących szkodę państwu).
Inne zalecenia dotyczyły: zapewnienia w pracowniach naukowych miejsc na pracę
głośną, upowszechniania systemu publikacji źródeł przy pomocy mikrofilmu oraz
ujednolicenia norm technicznych przy mikrofilmowaniu materiałów archiwalnych10.
8
Obrady kongresu poprzedziło zgromadzenie ogólne Międzynarodowej Rady Archiwów, na którym
dokonano wyboru Komitetu Wykonawczego Rady; w jego skład wszedł też naczelny dyrektor Archiwów
Państwowych PRL. Informacje o przebiegu obrad patrz: Archeion nr 34, 1961, s. 195—196.
9
W polskiej literaturze archiwalnej brak szczegółowych informacji o kongresie. Dowiadujemy się o
nim tylko z notatki zamieszczonej w Archeionie nr 40, 1964, s. 309.
10
przebieg oraz wyniki obrad omawia I. K o b e r d o w a, VI Międzynarodowy Kongres Archiwów w
Madrycie (3—7 września 1968), Archeion nr 51, 1969, s. 237—239.
2. Problematyka VII kongresu archiwów
Jak już wspomniano, ostatni kongres moskiewski, który zgromadził 1.300
delegatów11 z 53 krajów świata, podniósł również istotne sprawy. Omawiano więc
zagadnienia związane z funkcjonowaniem archiwów zakładowych oraz sprawowanym
nad nimi nadzorem przez archiwa państwowe12. Kolejne dwa posiedzenia plenarne
wypełniły referaty — dra M.D. Rhoadsa — archiwisty USA — nt. nowej techniki w
archiwach oraz F. Biljana — dyrektora Archiwów Jugosławii — o środkach
informacji
naukowej
w
archiwach.
Interesujące
problemy
zaprezentowali
przedstawiciele Indii oraz Anglii w swoich referatach omawiających archiwa krajów
rozwijających się13. W sekcjach omówiono sprawy archiwów literatury i sztuki,
archiwów architektury oraz archiwów kino-foto.
Posiedzenia plenarne i sekcyjne wypełnione były żywą dyskusją, w której
zabierało głos kilkudziesięciu mówców14. Obrady zakończono podjęciem uchwały
przyjętej przez uczestników z pełnym zrozumieniem i chęcią wprowadzenia w życie,
po przedłożeniu do zatwierdzenia rządom państw, których delegacje wzięły udział w
kongresie.
Szczegółowego
naświetlenia
wymagają
dwa
referaty,
które
—
jak
wspomniano na wstępie — budzą dziś zainteresowanie archiwistów. Tak więc kongres
zwrócił uwagę na sprawy nowej techniki w archiwach oraz rozwoju środków
informacji.
Zaprezentowane problemy oparte zostały na materiale zaczerpniętym z
odpowiedzi na ankiety rozesłane uprzednio przez organizatorów kongresu do różnych
krajów. Interesujący problem pojawił się w pracy archiwalnej w związku z
powstawaniem nowych form dokumentacji aktowej. Łączy się on też z potrzebą
11
Polska delegacja, na czele której stał naczelny dyrektor Archiwów Państwowych, liczyła 16 osób.
Wojskową służbę archiwalną reprezentowały dwie osoby.
12
Referat wygłosił F.I. D o ł g i c h — dyrektor Głównego Zarządu Archiwów przy Radzie
Ministrów ZSRR.
13
Indie reprezentował M.S.N. Prasad — dyrektor Archiwum Narodowego; Anglię natomiast M.J. Ede
— główny kustosz Archiwum Państwowego.
14
Wśród uczestników dyskusji było też 3 członków delegacji polskiej.
usprawnienia dotychczasowego wyposażenia magazynów, laboratoriów i pracowni.
Chodzi również o stworzenie badaczom warunków szybkiego dotarcia do
poszukiwanych materiałów, które gromadzą, zabezpieczają i opracowują archiwa.
Wśród zagadnień dotyczących techniki w archiwach wystąpiło kilka
podstawowych spraw. Na czoło wysuwają się problemy samej organizacji pracy i
zarządzania. Stwierdzono z pełnym przekonaniem, że na tradycyjne formy
działalności ogromny wpływ wywiera nowa technika — w postaci maszyn
matematycznych. W związku z ich zastosowaniem, jako środka szybkiej informacji,
powstaje konieczność szukania nowych form działania. Głównie chodzi o czynności
związane z organizacją pracy w zakresie przygotowania materiałów informacyjnych,
umożliwiających zastosowanie w archiwach maszyn elektronowych. Jak stwierdzono
w czasie obrad kongresu, zagadnienie jest bardzo skomplikowane i wymagające
dużego nakładu czasu, a przede wszystkim wysiłku archiwistów. W tym zakresie
wstępne doświadczenia już zdobyte przez niektóre archiwa (USA, NRF, Rumunia) nie
mogą być automatycznie przyjęte.
Przy omawianiu tej tematyki stwierdzono, iż zachodzi potrzeba: dokonania
selekcji informacji, ustalenia odpowiedniej terminologii i sposobu kodowania (przy
pomocy specjalnych znaków) informacji zawartej w aktach15 oraz przygotowania
technicznego samych archiwistów. Panuje ogólne przekonanie, że wszystko ma służyć
sprawniejszemu i szybszemu zdobyciu informacji. Zwiększą się w ten sposób efekty
samej pracy archiwalnej. Całością organizacji pracy, w zakresie przygotowania
materiału dla maszyn do przetwarzania danych, powinien kierować organ centralny —
jeden dla całej sieci archiwów w danym kraju16.
Wiele uwagi poświęcono omówieniu zagadnień związanych z selekcją akt.
Głównie chodzi o różnorodne formy działania w tym zakresie. Jak wykazują materiały
informacyjne, w poszczególnych krajach obowiązują różne systemy w zakresie
prowadzenia biurowości. Od sposobu gromadzenia i kompletowania akt zależy
15
1968.
16
W literaturze polskiej problemy te omawia M. P o l e t y ł o, Zasady budowy tezaurusa, Warszawa
Tak właśnie problem ten potraktowano w krajach, które rozpoczęły wstępne prace. W Związku
Radzieckim zespół doświadczalny prowadzi badania w zakresie wykorzystania maszyn elektronowych do
informatyki. W Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej pracami badawczymi kieruje Rada Konsultacyjna
Archiwum Narodowego i Służby Dokumentacyjnej (NARS).
przecież dalszy etap pracy w archiwum. W zasadzie większość archiwistów dąży do
tego, aby już w kancelarii, przy zastosowaniu mechanizacji i wykorzystaniu techniki,
następowała odpowiednia selekcja dokumentacji. Dużą pomocą mogą być (stosowane
m.in. w Polsce) wykazy akt podlegających zabezpieczeniu i przekazaniu do
archiwum17.
Problemy nowej techniki w archiwach łączą się również z budownictwem.
Konstrukcja
magazynów
oraz
ich
wyposażenie
rzutują
przecież
na
samą
funkcjonalność placówki. Sprawy z tym związane, jak wynika z referatu, bardzo
różnie kształtują się w poszczególnych krajach. W grę wchodzą więc sprawy nowych
pomieszczeń18, konstrukcji regałów, wentylacji, zabezpieczenia przeciwpożarowego,
odpowiednich
magazynów
do
przechowywania
dokumentacji
kartograficznej,
fotograficznej i mikrofilmów.
Kolejne zagadnienie dotyczy zabezpieczenia i konserwacji materiałów
archiwalnych. Sprawy te są istotne dla wszystkich placówek. W tym wypadku chodzi
o możliwości jakimi dysponują archiwa krajowe w przedmiocie technicznych
środków, wpływających na właściwe zabezpieczenie akt. Główna uwaga koncentruje
się na pracy introligatorskiej. Jednostki archiwalne poddawane są odpowiednim
zabiegom zabezpieczającym. W grę wchodzi więc szycie akt i oprawa. Wiele
archiwów chroni swój zasób w pudełkach kartonowych. Państwowe Archiwum w
Bawarii (NRF) planuje przechowywać wszystkie akta w pojemnikach metalowych
(aluminiowych). Tam też prowadzone były badania, w wyniku których stwierdzono,
że dokumentację aktową należy przechowywać na regałach — w pozycji poziomej. W
Niemieckiej Republice Demokratycznej rozpowszechnia się szycie akt sposobem
mechanicznym. Stosowane maszyny pracują z wydajnością 500 zszywek (6—8
kartkowych) na godzinę.
Stosunkowo szeroko rozpowszechniona jest metoda laminacji19. Prowadzone
17
Bliższe szczegóły z tym związane omawiają Z. K r u p s k a, M. T a r a k a n o w s k a, Problem
kształtowania narastającego zasobu aktowego w Polsce Ludowej, Archeion nr 56, 1971, s. 52—54.
18
Z materiałów kongresowych wynika, że poważne osiągnięcia w zakresie budownictwa
archiwalnego mają m.in. Związek Radziecki, Niemiecka Republika Federalna, Szwajcaria i Francja. Na
podkreślenie zasługuje fakt, że we Francji w ostatnim 20-leciu zbudowano 40 nowych obiektów magazynowych.
19
W licznych archiwach (m.in. w ZSRR, NRF, Belgia, Francja) stosuje się laminowanie sposobem
mechanicznym (przy pomocy odpowiednich urządzeń) i ręcznym. W archiwach Kanady akta rękopiśmienne po
laminowaniu pozostają nie zszyte; przechowywane są w teczkach, a te z kolei w pudełkach. W Polsce
rozpowszechnione jest laminowanie ręczne. Problemy z tym związane omawiają M. H u s a r s k a, i I.
są też badania w zakresie pokrywania akt specjalnym płynem — przy pomocy
rozpylacza (USA).
Inny sposób zabezpieczania akt to ich mikrofilmowanie. Prace w tym zakresie
organizowane są centralnie lub też poszczególne archiwa dysponują własnym
sprzętem. Techniczne środki stosuje się również przy zabezpieczaniu dokumentacji
fotograficznej. Zanikający obraz poddawany jest „przefotografowaniu” przy pomocy
promieni rentgenowskich (Kanada). Archiwa szwedzkie prowadzą badania nad
właściwym sposobem zabezpieczania taśm magnetofonowych, mikrofilmów itp., a
więc najnowszej dokumentacji napływającej do archiwów20.
Poruszone były też możliwości wykorzystania nowej techniki przy organizacji
pracy informacyjnej w archiwach. Chodzi głównie o rozwinięcie aparatu naukowoinformacyjnego, usprawnienie jego funkcjonowania i stworzenie przesłanek do
pogłębienia wiedzy o zasobach aktowych. Licząc się z tym, że rośnie liczba
korzystających z archiwaliów, a równocześnie obok historyka coraz częściej
pracownie naukowe odwiedzają przedstawiciele innych specjalności — zachodzi
konieczność tworzenia nowych, bardziej pogłębionych i rozwiniętych pomocy
naukowych. Do pełnego ich wykorzystania należałoby posłużyć się nową techniką.
W trakcie kongresu omówiono osiągnięcia w tym zakresie niektórych krajów.
Głównie sprawa sprowadza się do przygotowania materiału informacyjnego z
możliwością wykorzystania przez maszyny elektronowe. Chodzi o to, aby badacz
mógł otrzymać szybko i — w miarę możliwości — szczegółową odpowiedź na zadane
przez niego pytanie w zakresie poszukiwanych materiałów. Tak więc np. archiwa
Kanady skierowały swoją pracę na pewne wykorzystanie techniki automatycznej przy
opracowaniu aparatu naukowo-informacyjnego. Zwrócona została uwaga na
sporządzanie indeksów (imienny, rzeczowy), wykorzystując do tego celu karty
perforowane. Tam powstają też specjalne informatory tematyczne dla poszczególnych
rodzajów dokumentacji, obejmujące wszystkie archiwa krajowe. W Niemieckiej
Republice Demokratycznej i na Węgrzech planuje się zorganizować centralnie
S a d u r s k a, Konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych, Warszawa 1968, s. 78—79. Por. też: H.
H u s a r s k a, Aktualne problemy konserwacji zbiorów archiwalnych, Archeion nr 56, 1971, s. 123.
20
Archiwum Państwowe Szwecji rozpatruje zagadnienie przejścia od mikrofilmowania do stosowania
zapisu nagromadzonych informacji archiwalnych — na taśmach ferromagnetycznych.
jednolity system informacji naukowej, przy zastosowaniu maszyn elektronowych do
przetwarzania danych. Prace w zakresie gromadzenia i odpowiedniego opracowania
informacji prowadzone są również w Narodowym Archiwum Anglii. Dla rozszerzenia
informacji są tam w użyciu kserografy, szczególnie przy rozpowszechnianiu różnego
rodzaju pomocy naukowych, opracowanych w archiwach. Technika elektronowa
znajduje swoje zastosowanie w kształtowaniu aparatu naukowo-informacyjnego
również w archiwach Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej i Niemieckiej
Republiki Federalnej. W archiwach polskich kreśli się plan zastąpienia istniejących
inwentarzy zespołów akt — kartami perforowanymi, z możliwością zastosowania
maszyn matematycznych. Jednak główny kierunek działania na okres najbliższy — to
mała mechanizacja pracy archiwalnej21.
Dążąc do ułatwienia pracy badaczom, w licznych archiwach stosowane są
kserografy. Korzystający może więc otrzymać na miejscu odbitkę oryginału.
Urządzenia te stosowane są przede wszystkim w archiwach centralnych, chociaż coraz
częściej stają się częścią wyposażenia technicznego również placówek niższego
szczebla. W archiwach USA urządzenia kserograficzne służą pomocą przy
odpowiedziach m.in. na pytania o przebiegu służby wojskowej; zamiast zaświadczenia
zainteresowany otrzymuje kserograficzne odbitki z najważniejszych dokumentów
dotyczących danej sprawy.
Z innych urządzeń technicznych, mogących wpłynąć na usprawnienie pracy
informacyjnej w archiwach, wymienia się telewizję. Jak wynika z podstawowego
referatu kongresu, Norwegia planuje budowę nowego obiektu dla Archiwum
Narodowego. Tam właśnie przewiduje się zainstalowanie specjalnego urządzenia
telewizyjnego: kamery będą znajdowały się w magazynach, a monitory w
pracowniach naukowych, lub też specjalnych pomieszczeniach. Pokaz interesujących
archiwaliów przy pomocy telewizji pozwoli skrócić czas poszukiwania, jeżeli dla
badacza wystarczającym będzie tylko obejrzenie dokumentu. W przyszłości ta forma
pracy archiwów w zakresie informacji może stać się użyteczną przy organizacji
pokazów źródeł i szkolenia studentów.
21
Problem szczegółowo omawiają: H. B a r c z a k, S. N a w r o c k i, Cz. W ł o d a r s k a,
Zagadnienia informacji ..., s. 39.
Aparatura techniczna stosowana w archiwach może służyć pomocą przy
rozwoju popularyzacji przekazów źródłowych. Niektóre archiwa wydają drukiem
materiały archiwalne. Publikacje te dotyczą najczęściej poszczególnych zagadnień i
cenione są przez badaczy. Ostatnio wydawnictwa źródłowe wykonywane są często
przy pomocy kserografii (Austria, Węgry).
Inny sposób rozpowszechniania archiwaliów to ich mikrofilmowanie i w
takiej postaci przekazywanie do sprzedaży wśród zainteresowanych. Archiwa duńskie
planują w najbliższym czasie tą drogą przekazać korzystającym pozytywy wielu
mikrofilmów akt22. Podobnie rzecz się ma w Niemieckiej Republice Federalnej, czy
też archiwach Malezji, gdzie zatwierdzony został ogólny plan mikrofilmowania
dokumentacji aktowej (stanowiącej przedmiot szczególnego zainteresowania) i
przekazywania pozytywów do użytku ogólnego23.
Sprawa nowej techniki w archiwach łączy się też — jak wskazano w referacie
oraz samej dyskusji kongresowej — z kształceniem kadr. Pracownik archiwum musi
więc zdobyć minimum wiedzy potrzebnej do właściwego posługiwania się sprzętem,
który zostaje zainstalowany w naszych pracowniach naukowych, magazynach i
laboratoriach. Chodzi więc o rozwój szkolnictwa archiwalnego, umożliwiającego
pozyskanie pełnowartościowych kadr przygotowanych do pracy w archiwum.
Równocześnie istnieje potrzeba organizowania doraźnych kursów dla tych, którzy
mają do czynienia z najnowszym sprzętem stosowanym w pracy archiwalnej.
Kolejny problem interesujący środowisko archiwalne dotyczył rozwoju
środków informacji naukowej. Kongres moskiewski zwrócił szczególną uwagę na
formy pomocy naukowych, które powstają w archiwach. Zasoby aktowe, które
gromadzą archiwa, są odpowiednio opracowywane i udostępniane do badań. Środkiem
umożliwiającym dotarcie do poszukiwanych materiałów są właśnie wszelkiego
rodzaju pomoce naukowe.
Przy omawianiu istotnego zagadnienia zwrócona została uwaga na
terminologię. Chodzi o słownictwo stosowane w praktyce archiwalnej, które nie
22
Interesujące spostrzeżenia z pracy archiwów duńskich zawiera artykuł S. N a w r o c k i e g o,
który ukazał się w Archiwiście nr 4(27), 1971, s. 1—12 („Nowości w zakresie mechanizacji pracy w archiwach
duńskich i francuskich”).
23
Pozytywy mikrofilmów sprzedawane są po 35 malezyjskich dolarów za 30 metrów bieżących;
dochód przekazywany jest do skarbu państwa.
zawsze jest jednoznaczne. Równocześnie stwierdzono, iż brak ogólnych wytycznych,
które ustalałyby jakie środki informacji należą do obowiązkowych. W związku z tym
każde archiwum ustala we własnym zakresie podstawowe pomoce naukowe,
obejmujące materiały aktowe.
W referacie podstawowym stwierdzono, że poszczególne archiwa opracowują
zasób aktowy według planu, uwzględniając odpowiednią kolejność. Niekiedy tylko
brane są pod uwagę zainteresowania badaczy. Dzisiejszy badacz pracuje pod
naciskiem potrzeby chwili i dlatego też poszukiwania prowadzi w dużym pośpiechu.
Nie zawsze może on zapoznać się dokładnie z pomocami naukowymi. Często więc
prosi o przekazanie mu tylko ogólnych informacji. Współczesny badacz — stwierdzili
archiwiści Szwajcarii — pragnie bez większego nakładu pracy szybko osiągnąć
rezultaty.
Główne zainteresowania odwiedzających pracownie naukowe najczęściej
kierują się na informacje przedmiotowo-tematyczne (NRD). Z przeprowadzonych
badań szczegółowych wynika, że w ostatnim 10-leciu zaszły duże zmiany w
zainteresowaniach odwiedzających archiwa. Przeważająca większość poszukuje akt
dotyczących: historii politycznej, historii ruchu robotniczego, historii prawa,
zagadnień kulturalnych i socjalnych, historii wojskowej i genealogii. W niektórych
archiwach Francji wzrosła ilość zapytań o akta do zagadnień demografii i psychologii.
Badacze pragną — i słusznie — aby informacja archiwalna, która ma służyć
nauce była jasna i pełna, co pozwoli im szybciej przeprowadzić poszukiwania.
Nakłada to na pracowników archiwów obowiązek tworzenia dokładnych pomocy
naukowych. Chcąc spełnić życzenia zainteresowanych w zakresie formowania
środków informacji archiwa NRD ściśle współpracują z wiodącymi placówkami
historycznymi oraz kolektywami przedstawicieli innych Specjalności24. W każdym
jednak wypadku — co podkreślali przedstawiciele Związku Radzieckiego i Francji —
archiwiści
winni
dokładnie
informować
i
wskazywać
właściwą
drogę
w
poszukiwaniach; nie mogą natomiast prowadzić poszukiwań za badacza. Chodzi więc
24
Sprawy z tym związane były omawiane również w środowisku archiwistów polskich na X Zjeździe
Historyków. Por. M. B i e l i ń s k a, Współczesne zadania archiwów, [w:] Pamiętnik X Powszechnego Zjazdu
Historyków w Lublinie. Referaty — cz. II, Warszawa 1968, s. 344 i nast. oraz cz. IV, Warszawa 1971, s. 456—
489 (dyskusja).
o
sporządzanie
pomocy
archiwalnych
zawierających
również
szczegółowe
informacje”. Dotyczy to również opisu jednostki archiwalnej. Jednak zdawać sobie
musimy sprawę z tego — jak stwierdzili przedstawiciele Francji — że nawet najlepszy
środek informacji naukowej nie będzie w stanie oddać pełnego bogactwa zespołów.
Omawiając środki informacji archiwów w służbie nauki zwrócono uwagę na
fakt stosowania tradycyjnych form przy ich sporządzaniu. W zasadzie wszędzie za
podstawowe pomoce naukowe Uważa się inwentarze (kartkowe, ciągłe — w tym i
drukowane), sumariusze, repertoria. Wskazano na dużą wartość informatorów i
przewodników zawierających w sobie wiele ogólnych i szczegółowych danych o
zasobie danego archiwum. Badacz chętnie sięga do różnego rodzaju skorowidzów,
kartotek i spisów. Właśnie poprzez te pomoce pracownicy archiwów starają się
ujawnić zasadniczą treść dokumentacji aktowej. Uzupełniającym elementem są
informacje ustne udzielone badaczom w pracowni naukowej danego archiwum.
Kongres archiwów stwierdził, że obecnie powinny być rozwijane pomoce
naukowe najpełniej naświetlające zawartość aktową zespołów. Dużą wartość mają
przewodniki po archiwach. Zaleca się tworzyć przewodniki obejmujące wszystkie
archiwa krajowe. Wartość poznawczą mają informatory tematyczne, które dziś są
szczególnie
poszukiwane
przez
korzystających
z
akt.
Celowym
staje
się
organizowanie krajowych centrów informacyjnych, ujmujących dane o zasobach
wszystkich
archiwów25.
W
trakcie
dyskusji
wskazano
na
możliwości
międzynarodowej współpracy pomiędzy centrami informacyjnymi — w ramach
Międzynarodowej Rady Archiwów. Z tym łączy się potrzeba poszerzenia wiedzy o
przechowywanych i dostępnych do badań naukowych materiałach26.
Dyskusja nad referatem dotyczącym omawianego tematu wykazała, że
odpowiednią rolę w rozwoju informacji naukowej przypisuje się wydawnictwom
źródłowym.
Publikacje
przekazów
archiwalnych
życzliwie
i
z
dużym
zainteresowaniem przyjmowane są przez badaczy.
25
W Bułgarii organizowane jest jedno centrum informacji naukowej obejmujące archiwa, biblioteki,
ośrodki bibliograficzne i dokumentacyjne, zakłady statystyczne itp. Natomiast we Francji informacje o
archiwach związane są z centrum informacji historycznej.
26
Sprawy z tym związane będą przedmiotem specjalnych spotkań organizowanych przez
Międzynarodową Radę Archiwów. Stwierdzić jednak należy, iż np. Austria i Jugosławia nie widzą możliwości
tworzenia centralnej informacji w ramach współpracy międzynarodowej.
W grupie środków informacyjnych znajdują się również wszelkiego rodzaju
biuletyny, wydawane przez niektóre archiwa. Jak stwierdzono, poprzez czasopisma
można szeroko spopularyzować zasób aktowy i wskazać na akta najbardziej
wartościowe, stanowiące przedmiot zainteresowania korzystających.
Z problemem tworzenia pomocy naukowych w archiwach łączy się dziś
mechanizacja. W referacie stwierdzono, że tylko najnowsze zdobycze techniki mogą
wpłynąć na szybkie dotarcie do poszukiwanych materiałów. Cybernetyka winna więc
stanąć na usługach również i archiwów. Droga nie jest prosta; z tego też, w trakcie
kongresu, zdawano sobie sprawę. Potrzebne są duże nakłady pracy, czasu, jak również
— co w dużym stopniu waży na decyzji — finansowe. Jednak w tym widzi się
przyszłe działanie archiwisty.
*
W podsumowaniu interesującej problematyki uczestnicy stwierdzili, że
archiwa poszczególnych krajów dokonały już ogromnego wysiłku zmierzającego do
pełnego opracowania naukowego zasobu aktowego, który jest przedmiotem
zainteresowania badaczy. Jednak zdawać sobie trzeba sprawę z faktu niemożliwości
pełnego
zobrazowania
wszystkich
interesujących
archiwaliów.
Pełniejsze
wykorzystanie akt związane jest w dużym stopniu z informacją udzielaną badaczowi
przez archiwistę. Zwraca się wszędzie uwagę na potrzeby prowadzenia przez
zainteresowanych bezpośrednich poszukiwań. Korzystający — stwierdzono — w
pierwszym rzędzie sam winien ustalić zespoły, w których może znaleźć ważne dla
niego źródła.
Naświetlone elementy postępowania nie mogą jednak zwolnić archiwistów od
obowiązku sporządzania, w miarę możliwości, różnorodnych pomocy naukowych,
które dostarczą bardziej szczegółowych i bezpośrednich informacji. Pełne ujawnienie
zawartości aktowej zespołów — jak podkreślono na kongresie — to ideał, do którego
wszyscy dążą. Równocześnie korzystający z akt muszą liczyć się z realnymi
możliwościami oraz trudnościami, wynikającymi z ogromnej mnogości informacji
zawartych w tekście przekazu źródłowego.
3. Uwagi końcowe
Podniesione w referatach VII Międzynarodowego Kongresu Archiwów
problemy stanowią przedmiot szczególnego zainteresowania. W ostatnich latach
ustawicznie podnoszone są istotne sprawy wiążące się z wprowadzeniem do archiwów
nowej techniki oraz rozwojem środków informacji służących potrzebom nauki.
Dowodem tego są liczne artykuły omawiające stan dotychczasowy, jak też postulaty
pod adresem placówek zabezpieczających i udostępniających źródła archiwalne27.
Wszystkie omawiane zagadnienia mają poważny wpływ na usprawnienie
pracy archiwalnej, a przede wszystkim na przyśpieszenie prac poszukiwawczych. „W
dziedzinie informacji o źródłach — pisze I. Ihnatowicz — musi nastąpić zmiana
jakościowa”28.
Właśnie do tego zmierzają archiwiści. Sprawy dotyczące nowych elementów
w pracy archiwalnej są ujmowane w planach perspektywicznych. W archiwach
pojawia się coraz więcej sprzętu, umożliwiającego usprawnienie niektórych działów
ich funkcjonowania29. Uwzględnione są też nowe metody pracy w zakresie rozwoju
aparatu informacyjnego, głównie poprzez wprowadzenie odpowiednich urządzeń do
przetwarzania danych. Z tym, jak już wspomniano, łączą się nakłady finansowe,
chociaż one — w ostatecznym rachunku — nie powinny zaważyć na definitywnym
rozwiązaniu sprawy30.
Należy
więc
śledzić
za
postępem
i
rozwojem
mechanizacji
oraz
przedsięwzięciami archiwów w innych krajach31, ą równocześnie podejmować własne
27
Wybrane pozycje bibliograficzne dotyczące tematu omówione zostały na łamach naszego pisma.
Por. Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972, s. 22—30.
28
I. I h n a t o w i c z, Nauki pomocnicze historii a sprawa warsztatu historyka czasów najnowszych,
Dzieje Najnowsze nr 4, 1969, r. 117.
29
Dotyczy to szczególnie mikrofilmowania i zabezpieczania akt. Sprawy te omawiają: W.
K l o n o w s k a, E. P a s z k o w s k a, H. Z u b a l o w a, Mikrofilmowanie zbiorów archiwalnych — stan
dotychczasowy i perspektywy rozwoju, Archiwista nr 4(31), 1972, s. 12—30.
30
Ogólnie stwierdza się, że efekty ekonomiczne systemów informatyki zależą od ich realizatorów.
„Efektywność informatyki zależy również od nakładów na nią łożonych”. A. T a r g o ń s k i, Informatyka —
klucz do dobrobytu, Warszawa 1971, s. 150.
31
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych wydaje specjalne zeszyty pn. „Z teoretycznych i
praktycznych zagadnień współczesnej archiwistyki. Przekłady z obcej literatury archiwalnej”. Na uwagę
zasługuje też biuletyn w opracowaniu Zespołu Naukowo-Badawczego NDAP, ukazujący się pn. „Informatyka i
rozwiązania, które umożliwią szerzej i pełniej wykorzystać przekazy źródłowe dla
potrzeb gospodarki narodowej, kultury i nauki.
archiwa”. Na łamach tego pisma zamieszczone są tłumaczenia interesujących artykułów z literatury
zagranicznej.