(Microsoft PowerPoint - ProcesyInformacyjneZjazd3_2.ppt [tryb

Procesy informacyjne zarządzania
Interpretacja i wykorzystanie informacji w
procesie informacyjnym
dr inż. Janusz Górczyński
1
Interpretacja informacji (1)
Interpretacja informacji polega na przypisaniu wiadomości
pola semantycznego w danym języku, którego dokonuje
odbiorca informacji.
Interpretacja informacji jest procesem odwrotnym do
generowania informacji, polega na „odtworzeniu” pola znaczeniowego znaków wykorzystanych do opisania wiadomości.
Poprawność przebiegu fazy interpretacji informacji zależy od
spełnienia kilku warunków:
1. identyfikacji języka, w jakim wiadomość jest skonstruowana. Użytkownik informacji powinien wiedzieć, jaki
język został wybrany przez generatora informacji do jej
opisania (np. kod programu prezentowany jest w C#).
2
Interpretacja informacji (2)
Inny przykład to odbiór konferencji prasowej prezesa NBP.
Poprawna interpretacja informacji zależy od tego, czy wiemy
jakiego języka używa prelegent, czy jest to język czysto
ekonomiczny, czy też język polityczny.
2. identyfikacji systemu (społecznego, ekonomicznego czy
technicznego), którego informacja dotyczy. Wiadomość
może dotyczyć konkretnego zdarzenia politycznego,
wyrobu, usługi, kraju itd. Przykładowo informacja o
problemach pewnego producenta samochodów powinna
być tak skonstruowana, aby jej odbiorca nie odniósł
wrażenia, że chodzi o wszystkie samochody tego
producenta, jeżeli poprawnie dotyczy ona jednego czy
dwóch modeli.
3
Interpretacja informacji (3)
3. identyfikacji systemu informacyjnego, w którym
informacja została utworzona. Wiadomość może być
efektem przeprowadzonych badań naukowych, może być
wygenerowana przez środki masowego przekazu, może
być efektem ewidencjonowania procesów gospodarczych
itd. Wiedza o systemie, w którym informacja powstała
decyduje o ocenie jakości i przydatności tej informacji dla
użytkownika.
4. wyboru języka, w jakim informacja będzie
interpretowana. Z reguły użytkownik końcowy interpretuje
przekazaną informację w innym języku niż użyty do jej
wygenerowania. Przykładowo informacja wyrażona w
języku statystycznym może być interpretowana w języku
potocznym. Może to prowadzić do nieporozumień.
4
Interpretacja informacji (4)
5. identyfikacji systemu, w ramach którego informacja
jest wykorzystywana. Interpretacja wiadomości zależy
od systemu, czyli od tego, kto i w jakim celu interpretuje
wiadomość. Przykładowo wiadomość w postaci recenzji
teatralnej inaczej będzie interpretowana przez
publiczność, inaczej przez właściciela teatru (może mu
służyć do podjęcia decyzji co do losów danej sztuki), a
jeszcze inaczej przez środowisko autorskie.
Inny przykład: informacja o braku energii elektrycznej inaczej
będzie odbierana przez nauczyciela informatyki, a inaczej
przez uczniów.
5
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (1)
Spełnienie podanych wcześniej 5 warunków jest warunkiem
sine qua non poprawnej interpretacji informacji.
Niespełnienie któregoś z tych warunków jest zagrożeniem dla
poprawności interpretacji.
W praktyce odbiorcy informacji formułują pewne założenia co
do tych warunków. W często powtarzających się sytuacjach,
dla wiadomości typowych przyjmuje się, że warunki 1-5 są
spełnione.
Zdarza się, że przyjęcie takiego założenia nie jest uprawnione, w konsekwencji odbiorca spotkał się z manipulacją
informacją. Przykładowo często spotykamy się z reklamą,
której forma ma postać informacji naukowej, z reguły
wspomaganej występowaniem w niej osób z tytułami
naukowymi.
6
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (2)
Globalizacja procesów informacyjnych jest jednym z czynników
stanowiących zagrożenie do poprawnej interpretacji informacji.
Zagrożenie to spowodowane jest tym, że odbiorca informacji
nie ma możliwości weryfikacji i oceny jakości informacji, nie ma
żadnego wpływu na zakres przekazywanej mu informacji.
Jako przykład takiej sytuacji można podać problem oceny
decyzji politycznej, społecznej czy ekonomicznej rządu, która
w znacznym stopniu zależy od tego, kto zarządza środkami
masowego przekazu, kto decyduje o tym, kto przez te środki
przekazu będzie recenzował podjętą decyzję. Istotne jest, czy
będzie to bezstronny komentator czy też polityk związany z
partią rządzącą czy z opozycją itd.
7
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (3)
W praktyce nadawca informacji i jej odbiorca używają z reguły
innych języków. Poprawnie zaprojektowany system informacyjny powinien dysponować kompletem translatorów
pozwalających na odwzorowanie informacji w językach, jakie
są używane w tym systemie.
Skonstruowanie dobrych translatorów nie jest łatwym
zadaniem, szczególnie wtedy, gdy istnieją wpływowe grupy
zawodowe zainteresowane tym, aby takie translatory nie
powstały. Grupom tym zależy na tym, aby końcowy odbiorca
informacji nie mógł jej samodzielnie zinterpretować bez
pomocy specjalnego systemu tłumaczącego, którym są
różnego rodzaju doradcy i konsultanci.
8
Zagrożenia procesów interpretacji informacji (4)
W praktyce takiej (w ochronie monopolu danego języka) celują
środowiska prawnicze, urzędnicze (dla których język jest
narzędziem utrwalania biurokracji), grupy zawodowe związane
z usługami finansowymi (np. dotacje UE), podatkowymi,
celnymi itd. Za swoje usługi środowiska te pobierają znaczące
opłaty.
Monopol na translację jest ważnym i skutecznym instrumentem
manipulowania informacją. Przykładem takiej sytuacji może
być monopol na interpretację polityki pieniężnej kraju, z reguły
leżący w gestii prezesa NPB. Innym przykładem jest rozwój
tzw. prawa powielaczowego. Jeszcze innym sytuacja posłów
przed podjęciem decyzji o przyjęciu czy nie budżetu państwa –
większość z nich musi podjąć decyzję na podstawie
rekomendacji wąskiej grupy specjalistów.
9
Znaczenie materialnego nośnika informacji
Rodzaj nośnika materialnego może odbiorcy ułatwić lub
utrudnić interpretację informacji. Związane jest to z takimi
elementami jak:
1) trwałości materialnego nośnika informacji;
2) technicznymi warunkami odbioru informacji;
3) kosztów finansowych odbioru nośnika informacji;
4) organizacji odbioru nośnika informacji.
10
Wykorzystywanie informacji w procesie
informacyjnym (1)
Końcową fazą każdego procesu informacyjnego jest
wykorzystanie informacji. Osobę fizyczną lub podmiot
wykorzystujący informację powstałą w procesie informacyjnym
nazywamy finalnym użytkownikiem informacji w tym
procesie.
Użytkownikiem finalnym jest zawsze podmiot, który potrafi
dokonać interpretacji informacji, czyli odtworzenia treści informacji otrzymanej w ramach danego procesu informacyjnego.
Finalnym użytkownikiem jest zawsze system o celowym
działaniu, czyli konkretny człowiek lub grupa ludzi. Dbając o
poprawne funkcjonowanie procesu informacyjnego
powinniśmy identyfikować konkretnych ludzi wykorzystujących
informacje generowane w tym procesie.
11
Wykorzystywanie informacji w procesie
informacyjnym (2)
W praktyce dokładna identyfikacja konkretnych ludzi jako
odbiorców informacji nie jest łatwa, co najwyżej możemy się
ograniczyć nie do pojedynczych osób, lecz do zbiorowości tych
osób. Przykładowo przeznaczamy informację nie dla pojedynczego studenta lecz do grupy studentów, np. zaocznych.
Finalny użytkownik jest zawsze systemem o celowym
działaniu. Cel jego działania określa zakres informacji
użytecznej jak i sposób jej wykorzystania. Znajomość celów
użytkownika informacji jest warunkiem koniecznym identyfikacji
użytkownika. Bez tej znajomości nie potrafimy zidentyfikować
finalnego użytkownika informacji.
12
Wykorzystywanie informacji w procesie
informacyjnym (3)
Identyfikacja finalnego użytkownika informacji obejmuje
następujące jego aspekty:
a. Identyfikację systemów o celowym działaniu (osób lub ich
grup) będących finalnymi odbiorcami informacji;
b. Określenie czasu, w jakim systemy te są finalnymi
odbiorcami informacji;
c. Określenie potrzeb informacyjnych odbiorców informacji,
czyli zakresu informacji, jaki odbiorcy ci zamierzają lub
powinni wykorzystać w określonym czasie;
d. Identyfikację celów użytkowników finalnych;
13
Wykorzystywanie informacji w procesie
informacyjnym (4)
e. Określenie innych zbiorów informacji pozyskanych z innych
procesów, które użytkownik finalny wykorzystuje razem z
informacjami pozyskiwanymi z danego procesu;
f. Określenie technologii i organizacji niezbędnych do
wykorzystania informacji.
Znajomość wymienionych wyżej 6 aspektów daje
wystarczające, choć nie zawsze jednoznaczne określenie
finalnego użytkownika informacji generowanej w danym
procesie informacyjnym. Stopień niejednoznaczności zależy
między innymi od funkcji konkretnego procesu informacyjnego,
rodzaju informacji jak i klasy użytkownika finalnego.
14
Rodzaje użytkowników finalnych (1)
W literaturze przedmiotu wyróżnia się trzy rodzaje finalnych
użytkowników informacji:
a) Użytkownik indywidualny;
b) Użytkownik korporatywny;
c) Użytkownik zbiorowy.
Użytkownik indywidualny to człowiek, zbiór osób, jednostka
organizacyjna lub zbiór jednostek organizacyjnych o zdefiniowanych potrzebach informacyjnych i zdefiniowanych
sposobach wykorzystania informacji traktowany przez proces
informacyjny jako jeden odbiorca informacji. Proces
informacyjny widzi takiego odbiorcę jako jeden system o
celowym działaniu. Zakłada się, że informacja przekazana
użytkownikowi indywidualnemu dociera do wszystkich jego
składowych (osób, organizacji).
15
Rodzaje użytkowników finalnych (2)
Użytkownik korporatywny, jest zbiorowością użytkowników
indywidualnych, którego potrzeby informacyjne są złożeniem
potrzeb informacyjnych użytkowników indywidualnych
tworzących tę zbiorowość. Proces informacyjny powinien
postrzegać użytkownika korporatywnego jako takiego, który
wykorzystuje przekazaną informację do różnych celów i w
różny sposób.
Zakłada się, że przekazanie informacji użytkownikowi
korporatywnemu jest równoznaczne z przekazaniem informacji
wszystkim użytkownikom indywidualnym wchodzącym w jego
skład. Proces informacyjny powinien jednak uwzględniać fakt,
że wykorzystanie informacji przez podmioty tego użytkownika
może wymagać różnych form, technologii czy organizacji
związanych z przekazaniem informacji.
16
Rodzaje użytkowników finalnych (3)
Przykładem użytkownika korporatywnego mogą być choćby
przedsiębiorstwa czy organizacje społeczne, także uczelnie
wyższe. Generalnie dotyczy to jednostek, które są duże i mają
rozbudowaną strukturę organizacyjną.
Użytkownik zbiorowy, pod tym pojęciem rozumiemy zbiorowość użytkowników indywidualnych o tych samych lub
podobnych potrzebach informacyjnych i tych samych sposobach korzystania z informacji. Każdy z tych użytkowników
informacji jest oddzielnym odbiorcą informacji, tym samym
powinien otrzymać „własny” zbiór informacji. Innym
wyróżnikiem tej grupy użytkowników jest to, że wykorzystanie
informacji jest także cechą indywidualną. Przykładem mogą
być np. studenci w trakcie wykładu, może to być elektorat
pewnej partii czy np. użytkownicy SQL Server.
17
Błędy identyfikacji użytkownika finalnego
W trakcie identyfikacji użytkownika finalnego mogą się zdarzyć
błędy związane z:
a. postrzeganiem użytkownika korporatywnego czy
zbiorowego jako użytkownika indywidualnego;
b. postrzeganiem użytkownika indywidualnego jako części
użytkownika korporatywnego;
c. pojedynczy użytkownik indywidualny jest traktowany jako
reprezentant wszystkich użytkowników korporatywnych czy
zbiorowych;
d. użytkownik zbiorowy jest mylony z użytkownikiem
korporatywnym. Jest to najczęściej popełniany błąd, a jego
skutki są dość poważne i związane z tym, że informacja
może nie dotrzeć do wszystkich użytkowników.
18