SIWZ - TOM I

Transkrypt

SIWZ - TOM I

„Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013".
Nr sprawy ZDiT-DZ.3322.13.2015
MIASTO ŁÓDŹ - ZARZĄD DRÓG I TRANSPORTU
ul. Piotrkowska 175,90-447 Łódź
telefon: 48 42 / 638-49-11, 638-49-59 fax:48 42 / 638-49-58
NIP 725-18-59-255 , REGON 473170052
e-mail: [email protected]
www.zdit.uml.lodz.pl
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie
przetargu nieograniczonego na:
„Informatyzacja Zarządu Dróg i Transportu w Łodzi
poprzez wdrożenie systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
- opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego
(systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
EOD)”
ZATWIERDZAM
DYREKTOR
ZARZĄDU DRÓG I TRANSPORTU
Grzegorz Nita
Łódź, dnia 22.09.2015 roku
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia – Tom I
Strona 1 z 88
SPIS RZECZY
Niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zawiera:
Tom I
Instrukcja dla Wykonawców, Formularz Oferty,
Formularze załączników………………………………..……….….str.3-86
Tom II
Opis Przedmiotu Zamówienia (zamieszczony w wersji elektronicznej
w odrębnym pliku na stronie internetowej Zamawiającego)….str. 87
Tom III
Formularz Aktu Umowy
(zamieszczony w wersji elektronicznej w odrębnym pliku
na stronie internetowej Zamawiającego) …..….…..............…....str. 88
Strona 2 z 88
TOM I
INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW,
FORMULARZ OFERTY, FORMULARZE
ZAŁĄCZNIKÓW
Strona 3 z 88
Wstęp
Wszystkich Wykonawców uczestniczących w niniejszym przetargu obowiązuje działanie
zgodne z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U.
z 2013 r., poz. 907 ze zm.), zwanej dalej „Ustawą” wraz z przepisami wykonawczymi
do Ustawy.
Projekt o nr UDA-RPLD.04.02.00-00-029/12-00 jest współfinansowany przez
Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013".
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Nr sprawy: ZDiT-DZ.3322.13.2015
1. Przedkładając swoją ofertę przetargową Wykonawca akceptuje w całości i bez
zastrzeżeń warunki realizacji zamówienia określone w Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia zwanej dalej „SIWZ” włącznie ze wszystkimi załącznikami, jakim
podporządkowane jest niniejsze zamówienie oraz wymagania określone przez
Zamawiającego.
2. Wykonawcy są zobowiązani dokładnie zapoznać się i zastosować do wszystkich
instrukcji, formularzy i warunków umowy i specyfikacji zawartych w niniejszej SIWZ.
3. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę obejmującą całość przedmiotu
zamówienia. Oferta winna być sporządzona w języku polskim i w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej
oferty przetargowej. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być
pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy
wyniku procedury przetargowej. Jedynie w przypadku unieważnienia postępowania
o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawcom,
którzy złożyli oferty nie podlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot
uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów
przygotowania oferty.
5. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 96 ust. 3 Ustawy oferty składane
w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu
od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie
później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz
wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie
może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 Ustawy.
6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej SIWZ mają zastosowanie przepisy Ustawy,
Kodeksu cywilnego.
2. ZAMAWIAJĄCY
Zamawiającym jest:
Miasto Łódź - Zarząd Dróg i Transportu, 90- 447 Łódź, ul. Piotrkowska 175
NIP: 725-18-59-255, REGON 473170052, tel. +48 42/638-49-59, fax +48 42/ 638-49-58,
www.zdit.uml.lodz.pl, e-mail: [email protected]
Strona 4 z 88
3. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu
nieograniczonego na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.).
4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
4.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na opracowaniu i wdrożeniu
systemu informatycznego (system elektronicznego obiegu dokumentu EOD) oraz
świadczenie serwisu i gwarancji.
4.2. Szczegółowy zakres, opis przedmiotu zamówienia oraz katalog produktów zawarty
jest w Tomie II SIWZ „Opis Przedmiotu Zamówienia”.
4.3. W Zamawiający zastrzega, że wszędzie tam gdzie w treści Opisu Przedmiotu
Zamówienia ( dalej OPZ) będącego części a SIWZ jak i w samej SIWZ, zostały w opisie
tego przedmiotu wskazane znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, Zamawiający
dopuszcza metody, materiały, urządzenia, systemy, technologie itp. równoważne
ido przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia. Dopuszcza się, więc
zaproponowanie w ofercie wszelkich równoważnych odpowiedników rynkowych
o właściwościach nie gorszych niż wskazane przez Zamawiającego. Parametry
wskazanego standardu określają minimalne warunki techniczne, eksploatacyjne,
użytkowe, jakościowe i funkcjonalne, jakie ma spełniać przedmiot zamówienia.
Wskazane znaki towarowe, patenty, marki lub nazwy producenta wskazujące
na pochodzenie określają jedynie klasę produktu, metody, materiałów, urządzeń,
systemów, technologii itp. W ofercie można przyjąć metody, materiały, urządzenia,
systemy, technologie itp. innych marek i producentów, jednak o parametrach
technicznych, jakościowych i właściwościach użytkowych oraz funkcjonalnych
odpowiadających metodom, materiałom, urządzeniom, systemom, technologiom itp.
opisanym w SIWZ. Dodatkowo Zamawiający podkreśla, iż równoważne metody,
materiały, urządzenia, systemy, technologie itp. nie mogą stanowić zamienników
w stosunku do metod, materiałów, urządzeń, systemów, technologii itp. opisanych
w OPZ za pomocą znaków towarowych, patentów, pochodzenia.
4.4. Przedmiot zamówienia został opisany następującymi kodami CPV:
48900000-7 - Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe
48920000-3 - Pakiety oprogramowania do automatyzacji prac biurowych
48720000-1 - Pakiety oprogramowania do kodów kreskowych
48620000-0 - Systemy operacyjne
48610000-7 - Systemy baz danych
4.5. Podział zamówienia na części
Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferta powinna obejmować
całość przedmiotu zamówienia.
4.6. Zamówienia wariantowe
1. Wykonawca winien złożyć ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej.
Strona 5 z 88
4.7. Zamówienia uzupełniające
Zamawiający nie przewiduje skorzystania z prawa do udzielania z wolnej ręki zamówienia
uzupełniającego na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 Ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia w terminie: do 30.10.2015 r.
6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONANIA
OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
6.1.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw
do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy oraz spełniają, na
poziomie opisanym poniżej warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy
dotyczące:
6.1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności,
jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków
w tym zakresie.
6.1.2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
w szczególności Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym
okresie, wykonał (zakończył) należycie zamówienie polegające na:
- usłudze polegającej na opracowaniu i wdrożeniu systemu informatycznego
do elektronicznego obiegu dokumentu o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto
w ramach jednego zamówienia
Dla potrzeb oceny spełniania warunku, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż
PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień
zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.
6.1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym,
Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków
w tym zakresie.
6.1.4. dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w
tym zakresie.
6.1.5. sytuacji ekonomicznej i finansowej
Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w
tym zakresie.
6.2.
Wykonawca może polegać na zasobach innych podmiotów, niezależnie
od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji
zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami
w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne
zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów
Strona 6 z 88
na potrzeby wykonania zamówienia lub inny dokument, z którego będzie
jednoznacznie wynikać uprawnienie do dysponowania tymi zasobami w trakcie
realizacji zamówienia.
Zgodnie z art. 26 ust. 2e Ustawy podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia
zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę
zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba
że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
6.3. Wykonawca nie później niż na dzień składania ofert zobowiązany jest wykazać
spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 6.1. oraz brak
podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy.
6.4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
publicznego warunki określone w pkt. 6.1. muszą spełniać wykonawcy łącznie
natomiast każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zobowiązany
wykazać brak podstaw do wykluczenia go z postępowania na podstawie art. 24
ust. 1 Ustawy.
6.5. Ocena spełniania przez wykonawców wymaganych warunków będzie oparta
na zasadzie spełnia/ nie spełnia na podstawie informacji zawartych w załączonych
do oferty dokumentach lub oświadczeniach, zgodnie z wymaganiami zamawiającego,
określonymi w SIWZ. Z treści załączonych do oferty dokumentów musi jednoznacznie
wynikać, że Wykonawca spełnił wymagane warunki.
7.
WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE ZOBOWIĄZANI SĄ
DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW
UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH BRAK
PODSTAW DO WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA W OKOLICZNOŚCIACH,
O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 UST 1 USTAWY.
7.1. W celu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca obowiązany
jest dołączyć do oferty następujące dokumenty:
oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie
z Formularzem nr 5 do SIWZ,
7.1.2 Wykaz wykonanych (zakończonych), głównych usług w okresie ostatnich trzech lat
przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i
podmiotów,
na
rzecz
których
usługi
zostały
wykonane
oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie, zgodnie
z Formularzami nr 6 do SIWZ.
Za główne usługi, których dotyczy obowiązek wskazania w wykazie
i złożenia w/w dowodów uznaje się co najmniej usługi niezbędne do oceny spełnienia
warunku określonego w pkt 6.1.2.
7.1.3 Dowodami, o których mowa w pkt 7.1.2., są:
- poświadczenie,
- oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym
charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa
powyżej.
7.1.4
W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane
w wykazie, o którym mowa w pkt 7.1.2., zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie
ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt 7.1.3.
7.1.1
Strona 7 z 88
7.2
W przypadku, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innych podmiotów,
niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków na zasadach
określonych w art. 26 ust. 2b Ustawy, Wykonawca zobowiązany jest udowodnić
Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji
zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych
podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby
wykonania zamówienia lub inny dokument, z którego będzie jednoznacznie wynikać
uprawnienie do dysponowania tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia.
Uwaga: Treść zobowiązania lub innego dokumentu podmiotu trzeciego musi
określać:
a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu;
b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy
wykonywaniu zamówienia;
c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia.
7.3. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie
zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy, Wykonawca
obowiązany jest dołączyć do oferty następujące dokumenty:
7.3.1.oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania w okolicznościach,
o których mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy, zgodnie z Formularzem nr 7 do SIWZ,
7.3.2. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji
o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub
ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1
pkt 2 Ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu
składania ofert,
7.3.3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w punkcie 7.3.2.
- składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę
lub miejsce zamieszkania, potwierdzające że nie otwarto jego likwidacji ani nie
ogłoszono upadłości.
Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca
ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa
wyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się
także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym
organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego
lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym
Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem.
Powyższe dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert.
7.3.4. Wykonawca wraz z ofertą, składa listę podmiotów należących do tej samej grupy
kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 Ustawy albo informację o tym, że nie
należy do grupy kapitałowej, zgodnie z Formularzem nr 10.
7.4.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
dokumenty wskazane w pkt 7.3.1. – 7.3.4. musi złożyć każdy z Wykonawców
wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oddzielnie, pozostałe dokumenty
Strona 8 z 88
mogą być składane łącznie, natomiast oświadczenie wymienione w pkt 7.1.1, winno
być złożone w imieniu wszystkich Wykonawców
7.5. Forma złożonych dokumentów
Dokumenty i oświadczenia (z wyłączeniem: formularza ofertowego, oświadczenia
o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 7.1.1. SIWZ,
pisemnego zobowiązania, o którym mowa w pkt. 6.2 i 7.2 SIWZ oraz dokumentów
wskazanych w pkt. 7.3.4. SIWZ, które mogą zostać złożone wyłącznie pisemnie
w formie oryginału, a także z wyłączeniem pełnomocnictw, o których mowa w pkt.
11.2., 12.6. i 12.8. SIWZ, które mogą zostać złożone w jednej z form, wskazanych
w pkt. 11.2., 12 6. i 12.8. SIWZ) składane:
a) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
b) w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie
zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy;
składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez
Wykonawcę.
7.5.2.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których wykonawca polega
na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Ustawy, kopie dokumentów dotyczących
odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty.
7.5.3.
Dokumenty
sporządzone
w
języku
obcym
należy
składać
wraz
z tłumaczeniem na język polski. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania
przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie
wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi
wątpliwości, co do jej prawdziwości.
7.5.1
8. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO
Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW,
A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ
Z WYKONAWCAMI
8.1.
8.2
8.3
8.4.
8.5.
Zawiadomienia, wezwania, pytania, wnioski oraz wszelkie inne informacje
przekazywane przez Zamawiającego i Wykonawców podczas postępowania
o udzielenie zamówienia - poza ofertą wraz z załącznikami oraz uzupełnieniami
i wyjaśnieniami, dotyczącymi oświadczeń, dokumentów oraz wyjaśnieniami
dotyczącymi treści oferty, które należy złożyć w formie pisemnej - mogą być
przekazywane w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną.
Dane Zamawiającego:
ul. Piotrkowska 175, 90-447 Łódź
Nr faks: (42) 638-49-58
e-mail: [email protected]
Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski,
zawiadomienia oraz informacje każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie
potwierdza fakt ich otrzymania.
Do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami upoważniona jest: Katarzyna
Wróbel - tel.(42)638-48-86, faks (42)638-49-58, w zakresie procedury
przetargowej.
Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ.
Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż
na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek
Strona 9 z 88
8.6.
8.7.
8.8.
8.9.
o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia,
w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania
wniosku, o którym mowa w pkt. 8.5, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający
może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku,
o którym mowa pkt 8.5.
Zamawiający jednocześnie przekazuje treść wyjaśnienia wszystkim Wykonawcom,
którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania oraz zamieszcza na stronie
internetowej www.zdit.uml.lodz.pl.
Zamawiający nie przewiduje zorganizowania spotkania wszystkich Wykonawców
w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści niniejszej SIWZ.
9. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM
9.1. Wysokość wadium ustala się na kwotę: 12.000,00 PLN (słownie: dwanaście tysięcy
złotych).
9.2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Okres ważności wadium
wynosi 30 dni. Bieg ważności wadium rozpoczyna się wraz z upływem terminu
składania ofert.
9.3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu,
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,
3) gwarancjach bankowych,
4) gwarancjach ubezpieczeniowych,
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2
ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r. Nr 42, poz. 275, z późn. zm.).
9.4. W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji
bankowej/ubezpieczeniowej winna ona zawierać następujące elementy:
a) wskazanie Wykonawcy, wskazanie Zamawiającego, czyli beneficjenta gwarancji/
ubezpieczenia, wskazanie Gwaranta (banku lub towarzystwa ubezpieczeniowego
udzielającego gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,
b) dokładną nazwę postępowania stanowiącego przyczynę wystawienia gwarancji,
c) wskazanie sumy gwarancyjnej,
d) określenie terminu ważności gwarancji,
e) z treści gwarancji lub poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe i nieodwołalne
zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do zapłaceniu Zamawiającemu
na pierwsze pisemne żądanie pełnej sumy wadium w przypadku, gdy zajdą ku
temu przewidziane w ustawie okoliczności, określone w art. 46 ust. 4a
oraz ust. 5 Ustawy, szczegółowo opisane w pkt 9.13. oraz 9.14.
9.5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy
Zamawiającego w GETIN Bank w Łodzi, nr konta: 08 1560 0013 2025 0003 6201
0025. Zamawiający uzna, że wadium zostało wniesione, jeżeli kwota wadium znajdzie
się na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
9.6. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
9.7. Wadium wnoszone w postaci poręczeń i gwarancji bankowych, poręczeń kasy
oszczędnościowo-kredytowej lub gwarancji ubezpieczeniowej należy załączyć do oferty
w formie kopii dokumentu, a oryginał złożyć w oddzielnej kopercie oznaczonej „oryginał
wadium”, która będzie załączona do oferty (wewnątrz opakowania oferty).
Strona 10 z 88
9.8. Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty
najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego
oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt 9.14.
9.9. Zamawiający zwraca wadium Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako
najkorzystniejsza, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia
publicznego oraz wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego
wniesienia żądano.
9.10. Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie na wniosek Wykonawcy, który wycofał
ofertę przed upływem terminu składania ofert.
9.11. Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu
zwrócono wadium na podstawie pkt 9.8., jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania
jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium
w terminie określonym przez Zamawiającego.
9.12. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami
wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane,
pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej
za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
9.13. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego
oferta została wybrana:
1)odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach
określonych w ofercie,
2)nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
3)zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe
z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
9.14. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi
na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Ustawy, z przyczyn leżących po jego
stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust.
1 Ustawy, pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej,
o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 Ustawy, lub informacji o tym, że nie należy do
grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87
ust. 2 pkt. 3 Ustawy, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez
wykonawcę jako najkorzystniejszej.
10. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
10.1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni.
10.2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
10.3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin
związania ofertą, z tym, że zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed
upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody
na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
10.4. Przedłużenie okresu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym
przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe,
z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli
przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest po wyborze oferty
najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia
dotyczy jedynie wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
11. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
Oferta winna być przygotowana i przedstawiona w sposób zgodny z podanymi niżej
wymaganiami:
Strona 11 z 88
11.1. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę obejmującą całość zamówienia.
Oferta winna być sporządzona w języku polskim i w formie pisemnej - pod rygorem
nieważności.
11.2 Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania
Wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym oraz
wymogami ustawowymi lub przez ustawowego pełnomocnika. Podpis osoby musi
pozwalać na identyfikację jej imienia i nazwiska (np. będzie czytelny lub uzupełniony
pieczątką). Jeśli oferta będzie podpisana przez pełnomocnika, należy załączyć
oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem
przez notariusza.
11.3. Wykonawca przedstawia ofertę zgodnie z wymaganiami i treścią SIWZ. Dokumenty,
dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy załączonych do niniejszej
SIWZ winny być wypełnione zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn
i wierszy. W przypadku, gdy informacje wskazane w formularzu nie dotyczą
Wykonawcy należy wpisać „nie dotyczy” w odpowiednią rubrykę formularza.
11.4. Złożone wraz z ofertą informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji muszą być
oddzielone od pozostałej części oferty i umieszczone w osobnym wewnętrznym
opakowaniu prawidłowo oznakowanym: „NIE UDOSTĘPNIAĆ. INFORMACJE
STANOWIĄ TAJEMNICĘ PRZEDSIĘBIORSTWA W ROZUMIENIU ART. 11 UST. 4
USTAWY Z DNIA 16 KWIETNIA 1993 R. O ZWALCZANIU NIEUCZCIWEJ
KONKURENCJI (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503 ze zm.), w sposób
umożliwiający Zamawiającemu udostępnienie jawnych elementów oferty innym
uczestnikom postępowania.
Zgodnie z art. 8 ust. 3 Ustawy, Zamawiający nie ujawnia informacji stanowiących
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że
nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią
tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których
mowa w art. 86 ust. 4 Ustawy.
UWAGA! Zgodnie z art. 8 ust. 3 wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone
informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Oznacza to, że wraz z ofertą
wykonawca będzie musiał uprawdopodobnić, że utajnione dokumenty
zawierają informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których podjął
niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (zgodnie z definicją
art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji). W przypadku niespełnienia powyższego obowiązku, zastrzeżone
dokumenty zostaną przez Zamawiającego odtajnione.
11.5. Oferta musi być napisana czytelnie, na maszynie do pisania, komputerowo lub inną
trwałą techniką.
11.6. Wszystkie wypełnione strony oferty winny być parafowane przez Wykonawcę,
ponumerowane i ułożone w kolejności przedstawionej w rozdziale 12 oraz trwale
spięte. Niespełnienie wymagań, o których mowa w niniejszym punkcie oraz wymagań
dotyczących opakowania oferty, które nie stanowią jej treści, nie będzie podstawą do
odrzucenia oferty, a wszelkie negatywne konsekwencje mogące wynikać z nie
zachowania tych wymagań nie będą obciążały Zamawiającego.
11.7. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki, muszą być parafowane
przez Wykonawcę w sposób wskazany w pkt. 11.2 powyżej. W przeciwnym wypadku
nie będą uwzględniane.
11.8. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem
na język polski.
Strona 12 z 88
Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia oryginału lub notarialnie
poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia
dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości.
11.10. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia:
a) zobowiązani są ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia
umowy w sprawie zamówienia publicznego; wszelka korespondencja prowadzona
będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem;
b) będą solidarnie odpowiadać za wykonanie przedmiotu zamówienia.
11.11. Podwykonawstwo – Wykonawca, musi wskazać na Formularzu nr 7 części
zamówienia,
których
wykonanie
zamierza
powierzyć
Podwykonawcom.
W przypadku braku takiej informacji Zamawiający uzna, że całość zamówienia
zostanie wykonana przez Wykonawcę siłami własnymi.
11.9.
12. ZAWARTOŚĆ OFERTY
Oferta musi zawierać:
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
12.5.
12.6.
12.7.
12.8.
12.9.
Formularz Oferty – wypełniony zgodnie z Formularzem Nr 1.
Formularz cenowy – wypełniony zgodnie z Formularzem nr 2.
Formularz oceny kryterium: „Ocena funkcjonalności Elektronicznego Obiegu
Dokumentów” - wypełniony zgodnie z Formularzem Nr 3.
Formularz oceny kryterium: ,,Warunki serwisu i gwarancji Elektronicznego
Obiegu Dokumentów” - wypełniony zgodnie z Formularzem Nr 4.
Dowód wniesienia wadium – dla formy innej niż pieniądz kopię dokumentu
(potwierdzoną za zgodność z oryginałem) należy załączyć do oferty natomiast
oryginał gwarancji lub poręczenia należy złożyć w oddzielnej kopercie
oznaczonej „oryginał wadium”, która będzie załączona do oferty (wewnątrz
opakowania oferty). W przypadku niezastosowania się do powyższego zwrot
oryginału będzie niemożliwy.
Pełnomocnictwo / Pełnomocnictwa dla osoby / osób podpisujących ofertę (w formie
oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie za zgodność z oryginałem), jeżeli oferta
jest podpisana przez pełnomocnika.
Dokumenty i oświadczenia określone w pkt 7 SIWZ.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia należy
załączyć Pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia (w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie za zgodność
z oryginałem) – np. wypełniony Formularz Nr 8 do SIWZ.
W przypadku, gdy Wykonawca przewiduje wykonanie zamówienia z udziałem
podwykonawców należy załączyć wypełniony – Formularz Nr 9 do SIWZ z wykazem
zakresu usług zlecanych Podwykonawcom.
13. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
13.1. Ofertę należy złożyć w 1 egzemplarzu.
13.2. Strony oferty powinny być trwale połączone w sposób uniemożliwiający ich samoistne
rozdzielenie.
13.3. Ofertę należy złożyć w nieprzezroczystym, zabezpieczonym przed otwarciem
opakowaniu. Opakowanie należy opisać następująco:
Miasto Łódź - Zarząd Dróg i Transportu
90-447 Łódź, ul. Piotrkowska 175
Strona 13 z 88
Oferta w postępowaniu na:
,,Informatyzacja Zarządu Dróg i Transportu w Łodzi
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
- opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego
(systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)”
Nie otwierać przed dniem 30.09.2015 roku, godz. 09:00
13.4. Na opakowaniu oprócz powyższego opisu należy umieścić nazwę i adres
Wykonawcy.
14. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY
14.1.
14.2.
Ofertę o treści zgodnej z niniejszą SIWZ należy złożyć w Zarządzie Dróg i Transportu
w Łodzi, ul. Piotrkowska 175, (Kancelaria ZDiT), w nieprzekraczalnym terminie do dnia
30.09.2015 roku, godz. 8:30.
Wszystkie oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyżej podanym terminie zostaną
niezwłocznie zwrócone Wykonawcom.
15. ZMIANA LUB WYCOFANIE OFERTY
15.1. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać
ofertę.
15.2. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod
warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian
lub wycofaniu przed terminem składania ofert określonym w rozdziale 14.
Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu ofert zostanie przygotowane,
opieczętowane i oznaczone zgodnie z postanowieniami rozdziału 13 niniejszej SIWZ,
a koperta będzie dodatkowo oznaczona określeniami: „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
16. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
16.1.
16.2.
16.3.
Cenę oferty należy obliczyć na formularzu cenowym stanowiącym Formularz nr 2,
a następnie cenę oferty wpisać na formularzu oferty - Formularz Nr 1 liczbowo. Cena
musi zawierać dane o podatku VAT.
Wykonawca składając ofertę, jest zobowiązany poinformować zamawiającego
(w Formularzu oferty), czy wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania
u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku VAT,
wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie
prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku VAT.
Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia i określenia wartości we wszystkich
pozycjach występujących w formularzu cenowym. Brak wypełnienia i określenia
wartości w każdej pozycji oraz dokonywanie zmian w treści formularza spowoduje
odrzucenie oferty za wyjątkiem omyłek o których mowa w rozdziale 19.3 pkt 19.3.1.
ppkt c). Wykonawca nie może wprowadzić zmian do formularza cenowego.
Strona 14 z 88
16.4. Ustalona przez Wykonawcę cena oferty będzie ceną ryczałtową, która obowiązywać
będzie przez okres ważności umowy i pozostanie niezmieniona, nie będzie
podlegała waloryzacji.
16.5. Obliczona przez Wykonawcę cena oferty powinna zawierać wszelkie koszty
bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla
prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, zysk Wykonawcy oraz wszystkie
wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT. Wykonawca
powinien uwzględnić w cenie wszystkie posiadane informacje o przedmiocie
zamówienia, a szczególnie informacje, wymagania i warunki podane w niniejszej
SIWZ. Zamawiający zaleca dokonanie wizji lokalnej w terenie.
16.6. Wszystkie wartości określone w formularzu oferty/formularzu cenowym winny być
wyrażone w PLN, liczone do dwóch miejsc po przecinku.
16.7. Stawka podatku VAT określana jest zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze. zm.).
17. WALUTA ZAMÓWIENIA
Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będą w złotych
polskich (PLN).
18. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY
WYBORZE OFERT, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW
I SPOSOBU OCENY OFERT.
18.1.
Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
a) zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego
z niniejszego postępowania;
b) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
18.2.
Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie
następujące kryteria :
- cena – 20 %,
- ocena funkcjonalności systemu informatycznego elektronicznego
obiegu dokumentu – 60 %
- warunki serwisu i gwarancji systemu informatycznego elektronicznego
obiegu dokumentu – 20 %
18.2.1. Oceny dokonywać będą członkowie Komisji przetargowej, stosując zasadę ,
iż oferta nie odrzucona, zawierająca najkorzystniejszy bilans ceny, oceny
funkcjonalności
systemu
informatycznego
Elektronicznego Obiegu
Dokumentu oraz warunków serwisu i gwarancji systemu informatycznego
Elektronicznego Obiegu Dokumentu jest ofertą najkorzystniejszą.
18.2.2. Dla oceny punktowej ofert w kryterium „cena” zastosowany zostanie wzór:
C= (Cmin / Ci) * 20
gdzie :
C
– liczba punktów oferty badanej
Strona 15 z 88
Cmin
Ci
20
- cena minimalna
- cena badana
- maksymalna liczba punktów w tym kryterium
Punkty zostaną obliczone w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.
18.2.3. Dla oceny punktowej ofert w kryterium ,,ocena funkcjonalności systemu
informatycznego Elektronicznego Obiegu Dokumentu” zastosowany zostanie wzór:
F= (Fbad/ Fmax) x R
przy czym każda odpowiedź: TAK = 1 pkt, NIE = 0 pkt
gdzie:
F
- liczba punktów oferty badanej
R
- ranga (60pkt)
Fmax - maksymalna suma punktów możliwych do uzyskania w formularzu oceny
kryterium wymagań funkcjonalnych (493 pkt)
Fbad - suma punktów uzyskanych w ofercie badanej
Punkty zostaną obliczone w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.
W przypadku braku wypełnienia Formularza Nr 3 w
podkryterium, Wykonawca otrzymuje 0 pkt dla tego podkryterium.
którymkolwiek
W przypadku niezałączenia do oferty Formularza nr 3 – Formularza oceny
kryterium:
„Ocena
funkcjonalności
systemu
informatycznego
elektronicznego obiegu dokumentu” - Zamawiający odrzuci ofertę jako
niezgodną z SIWZ.
18.2.4. Dla oceny punktowej ofert w kryterium „warunki serwisu i gwarancji systemu
informatycznego Elektronicznego Obiegu Dokumentu” zastosowany zostanie wzór:
G = (Gbad/ Gmax) x R
przy czym każda odpowiedź: TAK = 0 albo 1 pkt albo 2 pkt albo 3 pkt
– zgodnie z ilością punktów podanych w Formularzu nr 4 i odpowiednio do
wskazanej przez Wykonawcę opcji
NIE = 0 pkt
gdzie:
G
- liczba punktów oferty badanej
R
- ranga (20pkt)
Gmax – maksymalna suma punktów możliwych do uzyskania w formularzu oceny
kryterium warunki serwisu i gwarancji (10 pkt)
Gbad
- suma punktów uzyskanych w ofercie badanej
W przypadku braku wypełnienia Formularza Nr 4 w którymkolwiek
podkryterium lub w przypadku niezałączenia do oferty Formularza nr 4 –
Formularza oceny kryterium: „warunki serwisu i gwarancji systemu
informatycznego elektronicznego obiegu dokumentu” - Zamawiający odrzuci
ofertę jako niezgodną z SIWZ.
Strona 16 z 88
18.2.5. Dla obliczenia łącznej liczby punktów zastosowany zostanie wzór:
Pł = C +F + G
gdzie Pł
C
F
G
18.3.
- łączna liczba punktów
- liczba punktów w kryterium : „cena”
- liczba punktów w kryterium : ,,ocena funkcjonalności
systemu informatycznego elektronicznego obiegu dokumentu”
- liczba punktów w kryterium : „warunki serwisu i gwarancji systemu
informatycznego elektronicznego obiegu dokumentu”
Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania
u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku
od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza
do przedstawionej w niej ceny podatek od to warów i usług, który miałby obowiązek
rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.
19. TRYB OCENY OFERT
19.1. Otwarcie ofert
19.1.1. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w Zarządzie Dróg i Transportu, w Łodzi,
ul. Piotrkowska 175, pokój nr 308, w dniu 30.09.2015 roku, o godzinie 09:00.
19.1.2. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.
19.1.3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
19.1.4. Podczas otwarcia ofert zostaną podane nazwy oraz adresy Wykonawców, a także
informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia zawartych w ofertach,
a także informacje o złożonym formularzu oceny kryterium funkcjonalności oraz
kryterium warunki serwisu i gwarancji systemu informatycznego elektronicznego
obiegu dokumentu
19.1.5. Informacje, o których mowa w pkt. 19.1.3 i 19.1.4, zostaną przekazane niezwłocznie
Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek.
19.2. Wyjaśnienia oferty
19.2.1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między
Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty.
19.2.2. Zamawiający nie będzie dokonywał jakichkolwiek zmian w treści złożonej oferty
z zastrzeżeniem rozdziału 19.3 niniejszej SIWZ.
19.3. Poprawa w treści ofert
19.3.1. Zamawiający poprawi w tekście oferty:
a) oczywiste omyłki pisarskie,
b) oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych
dokonanych poprawek,
Strona 17 z 88
c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych
zmian w treści oferty;
19.3.2. Zamawiający niezwłocznie powiadamia Wykonawcę, którego oferta została
poprawiona, o poprawach w ofercie, o których mowa w pkt. 19.3.1.
20. ODRZUCENIE OFERTY
Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
1) jest niezgodna z Ustawą;
2) jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem, pkt. 19.3.1 ppkt. c SIWZ;
3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
5) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia;
6) zawiera błędy w obliczeniu ceny;
7) Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na
poprawienie omyłki, o której mowa w pkt 19.3.1 ppkt. c SIWZ;
8) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
21. RAŻĄCO NISKA CENA
21.1. Jeżeli cena oferty wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia
i budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu
zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub
wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności jest niższa o 30% od wartości
zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiający
zwraca się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących elementów
oferty mających wpływ na wysokość ceny, w szczególności w zakresie:
1) oszczędności metody wykonania zamówienia, wybranych rozwiązań technicznych,
wyjątkowo sprzyjających warunków wykonywania zamówienia dostępnych dla
wykonawcy, oryginalności projektu wykonawcy, kosztów pracy, których wartość
przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia
za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października
2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679, z 2004
r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 157, poz. 1314);
2) pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.
21.2. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na
wykonawcy.
21.3. Zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli
dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta
zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
22. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
22.1. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która będzie przedstawiała
najkorzystniejszy bilans punktów przyznanych w oparciu o kryteria określone w pkt
18 SIWZ, tzn. uzyska największą łączną liczbę punktów.
22.2. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to,
że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny
ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną.
22.3. Zamawiający nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej.
Strona 18 z 88
23. ZAWIADOMIENIA O DOKONANYM WYBORZE.
23.1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie
zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o:
1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko,
siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano,
i uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby
albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także
punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.
2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne
i prawne,
3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia,
podając uzasadnienie faktyczne i prawne,
4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 Ustawy, po którego upływie
umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.
23.2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje,
o których mowa w pkt 23.1, pkt 1) również na stronie internetowej oraz w miejscu
publicznie dostępnym w swojej siedzibie.
24. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli zaistnieją
okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 Ustawy.
25. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO
WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA
PUBLICZNEGO
25.1.
25.2.
25.3.
25.4.
25.5.
Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego z zastrzeżeniem
art. 183 ustawy, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania faksem lub
drogą elektroniczną zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.
Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed
upływem terminu, o którym mowa w pkt 25.1, jeżeli w postępowaniu o udzielenie
zamówienia została złożona tylko jedna oferta lub w postępowaniu nie odrzucono
żadnej oferty oraz nie wykluczono żadnego Wykonawcy.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy
w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi zabezpieczenia należytego
wykonania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród
pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba, że
zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1
Ustawy.
Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający
zamieści ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych
oraz na własnej stronie internetowej: www.zdit.uml.lodz.pl.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie
uznana za najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy o niniejsze zamówienie, mogą
zostać wezwani do dostarczenia zamawiającemu stosownej umowy regulującej
współpracę tych Wykonawców.
Strona 19 z 88
26. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ
26.1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi jeżeli ma
lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść
szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy.
26.2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz postanowieniach SIWZ
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5
Ustawy.
26.3. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności
Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania
czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie Ustawy.
26.4. Odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności opisu sposobu dokonywania
oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu, wykluczenia odwołującego
z postępowania o udzielenie zamówienia, odrzucenia oferty odwołującego.
26.5. Odwołanie
powinno
wskazywać
czynność lub
zaniechanie
czynności
Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami Ustawy, zawierać
zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądania oraz wskazywać okoliczności
faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
26.6. Odwołanie wnosi się do Prezesa KIO w formie pisemnej albo elektronicznej
opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą
ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
26.7. Odwołujący przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu
do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią
przed upływem tego terminu.
26.8. Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności
Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane
w sposób określony w art. 27 ust. 2 Ustawy, albo w terminie 10 dni – jeżeli zostały
przesłane w inny sposób.
26.9. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, SIWZ wnosi się w terminie 5 dni
od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych
lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej.
26.10. Odwołanie wobec czynności innej niż określonej w pkt. 26.8. i 26.9. wnosi się
w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej
staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących
podstawę jego wniesienia.
26.11. Na orzeczenie Izby stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego
przysługuje skarga do sądu.
26.12. Skargę wnosi się do sądu okręgowego właściwego dla siedziby albo miejsca
zamieszkania zamawiającego.
26.13. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby w terminie 7 dni od dnia
doręczenia orzeczenia Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi.
Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy
z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529) jest równoznaczne
z jej wniesieniem.
27. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA
Wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy
27.1.
Zamawiający żąda od Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako
najkorzystniejsza wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
zwanego dalej "zabezpieczeniem". Zabezpieczenie musi zostać wniesione przed
podpisaniem umowy o wykonanie przedmiotu zamówienia.
Strona 20 z 88
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną
odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego
wykonania umowy.
27.3. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego
wykonania umowy.
27.4. Zamawiający ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy na 10 % ceny
ofertowej brutto podanej w ofercie.
27.5. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku
następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2
ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości.
Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek
bankowy Zamawiającego – Miasto Łódź - Zarząd Dróg i Transportu - w banku
GETIN Bank w Łodzi, Nr konta 08 1560 0013 2025 0003 6201 0025.
27.6. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na
zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
27.7. Zabezpieczenie
wniesione
w
pieniądzu,
Zamawiający
przechowa
na
oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwróci zabezpieczenie
wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na
którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku
oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy.
27.8. Zamawiający informuje, iż w przypadku zabezpieczeń innych niż w pieniądzu:
1) Może z tytułu poręczenia lub gwarancji żądać płatności wszelkich kwot, za jakie
poręczyciel lub gwarant odpowiada w ramach poręczenia lub gwarancji, z powodu
uchybień Wykonawcy w realizacji kontraktu, zgodnie z warunkami poręczenia lub
gwarancji, oraz do jej wysokości. Poręczyciel lub gwarant winien bezzwłocznie
wypłacić te kwoty na żądanie Zamawiającego i nie może wnieść jakiegokolwiek
sprzeciwu niezależnie od powodu. Przed wniesieniem jakiegokolwiek roszczenia
z tytułu zabezpieczenia, Zamawiający zawiadomi Wykonawcę podając rodzaj
uchybienia, w stosunku, do którego roszczenie ma zostać wniesione.
2) Poręczenie lub gwarancja wchodzi w życie i obowiązuje od daty podpisania Umowy
i będzie w mocy w wysokości 100% wysokości zabezpieczenia do dnia 30 po dacie
wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane,
a w wysokości 30% wysokości zabezpieczenia do 15 dnia po upływie okresu rękojmi
za wady.
27.9 Zabezpieczenie wnoszone w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej winno
zawierać następujące elementy:
a) wskazanie Wykonawcy, wskazanie Zamawiającego, czyli beneficjenta gwarancji/
ubezpieczenia,
wskazanie
Gwaranta
(banku
lub
towarzystwa
ubezpieczeniowego udzielającego gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,
b) numer umowy stanowiącej przyczynę wystawienia gwarancji,
c) wskazanie sumy gwarancyjnej,
d) określenie terminu ważności gwarancji,
e) sformułowanie Gwaranta do bezwarunkowego i nieodwołalnego zapłacenia
kwoty zobowiązania na pierwsze żądanie zapłaty, w przypadku gdy
Wykonawca:
27.2.
Strona 21 z 88
- nie wykonał zamówienia w terminie wynikającym z umowy,
- wykonał zamówienie objęte umową z nienależytą starannością.
27.10. Gwarant nie może uzależniać dokonania zapłaty od spełnienia jakichkolwiek
dodatkowych warunków lub też od przedłożenia jakiejkolwiek dokumentacji (za
wyjątkiem oświadczenia informującego o niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu
zamówienia).
W przypadku przedłożenia gwarancji nie zawierającej wymienionych elementów, bądź
posiadającej jakiekolwiek dodatkowe zastrzeżenia, Zamawiający uzna, że Wykonawca
nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
27.11. Zamawiający zastrzega, iż ostateczna treść gwarancji, o której mowa w pkt 27.9
SIWZ winna być przez Wykonawcę uzgodniona wcześniej z Zamawiającym.
27.12. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zgodnie z art. 151
Ustawy:
- 70% wartości zabezpieczenia zostanie zwrócone w terminie 30 dni od dnia wykonania
zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane,
- 30% wartości zabezpieczenia zostanie zwrócone nie później niż w 15 dniu po upływie
okresu rękojmi za wady.
28. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO
TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO,
OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY
WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE
ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH
28.1. Wszystkie istotne postanowienia umowy zawarte zostały w załączonym do SIWZ
wzorze umowy.
28.2. Wykonawca składając ofertę oświadcza na formularzu oferty, że akceptuje
postanowienia umowy.
28.3. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
Strona 22 z 88
SPIS FORMULARZY
Formularz Nr 1
Formularz Oferty
Formularz Nr 2
Formularz Cenowy
Formularz Nr 3
Formularz oceny kryterium: „Ocena funkcjonalności
Elektronicznego Obiegu Dokumentu”
Formularz oceny kryterium: ,,Warunki serwisu i gwarancji
Formularz Nr 4
Elektronicznego Obiegu Dokumentu”
Formularz Nr 5
Formularz Nr 6
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu
Wykaz głównych dostaw
Formularz Nr 9
Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
z postępowania w okolicznościach, o których mowa w
art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych
Pełnomocnictwo - Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia
Podwykonawstwo
Formularz Nr 10
Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej
Formularz Nr 7
Formularz Nr 8
Strona 23 z 88
Formularz Nr 1
FORMULARZ OFERTY
OFERTA NA WYKONANIE ZAMÓWIENIA
Elektronicznego Obiegu Dokumentów - opracowanie
i wdrożenie systemu informatycznego (systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)”
Miasto Łódź Zarząd Dróg i Transportu
90-447 Łódź
ul. Piotrkowska 175
I.
Niniejszą ofertę składa:
Lp.
Nazwa i adres Wykonawcy (Wykonawców składających wspólną ofertę)*
II. Przedstawiciel wykonawcy uprawniony do kontaktów
Imię i Nazwisko
Adres
Telefon
Fax.
e-mail
III. Deklaracja Wykonawcy:
W odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym dla w/w zamówienia:
Strona 24 z 88
Ja/My*, niżej podpisani, niniejszym oświadczamy, co następuje:
1. Zapoznaliśmy się i w pełni oraz bez żadnych zastrzeżeń akceptujemy treść Specyfikacji
Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej w dalszej treści SIWZ, wraz z wyjaśnieniami
i zmianami.
2. W pełni i bez żadnych zastrzeżeń akceptujemy warunki umowy na wykonanie
zamówienia zapisane w SIWZ.
3. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z warunkami zapisanymi
w SIWZ, obowiązującymi przepisami w terminie: od daty podpisania umowy
do 30.10.2015 r.
4. Informuję/my*, że wybór mojej/naszej* oferty będzie prowadzić do powstania
u zamawiającego obowiązku podatkowego, w związku z czym wskazuję/my* nazwę
(rodzaj)
towaru/usługi, których dostawa/świadczenie będzie prowadzić do jego
powstania oraz ich wartość bez kwoty podatku VAT
Lp.
Nazwa (rodzaj) towaru/usługi, których
dostawa/świadczenie będzie prowadzić do
powstania obowiązku podatkowego
zamawiającego
Wartość towaru/usługi bez kwoty podatku VAT
Uwaga! Nie wypełnienie tabeli rozumiane będzie przez zamawiającego jako informacja o tym, że
wybór oferty wykonawcy nie będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku
podatkowego.
5. Cena ryczałtowa naszej oferty wynosi: brutto.....................PLN, w tym podatek VAT –
zgodnie z obowiązującymi przepisami.
UWAGA! W przypadku wypełnienia tabeli w pkt 4 do ceny oferty brutto nie dolicza się podatku
VAT od wartości pozycji wskazanych w tej tabeli.
6. Wadium w kwocie: …………………zł zostało wniesione w dniu ........................r. w formie
................................................*
7. Uważamy się związani niniejszą ofertą przez czas wskazany w SIWZ tj. przez okres
30 dni od terminu składania ofert.
8. W przypadku odstąpienia przez nas od zawarcia umowy, nie będziemy rościć pretensji
do wniesionego wadium.
9. W przypadku wybrania naszej oferty deklarujemy wniesienie zabezpieczenia
należytego wykonania umowy oraz podpisanie umowy zgodnie z wymaganiami
przedstawionymi z SIWZ.
10. Składamy niniejszą Ofertę w imieniu własnym* / jako Wykonawcy wspólnie ubiegający
się o udzielenie zamówienia*. Ponadto oświadczamy, że będziemy odpowiadać
solidarnie za wykonanie niniejszego zamówienia*.
Strona 25 z 88
11. Pozostałe dane Wykonawcy/ Wykonawców*”
Nazwa Wykonawcy
Rodzaj Danych
NIP
Regon
Nr konta bankowego
*
niepotrzebne skreślić lub usunąć
Miejscowość i data:…………………………… __ __ 2015 r.
………………………….
Podpis Wykonawcy
Strona 26 z 88
„Projekt
jest
współfinansowany
przez
Unię
Europejską
z
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego
Formularz Nr 2
FORMULARZ CENOWY
Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na:
Elektronicznego Obiegu Dokumentów - opracowanie i wdrożenie systemu
informatycznego (systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)”
Ja/my* niżej podpisani ....................................................................................................................
reprezentujący Wykonawcę/ Wykonawców* ..........................................................................
Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z poniżej przedstawionym formularzem:
Lp.
Asortyment
Nazwa
producenta/produktu
1
1.
2
System elektronicznego
obieg dokumentów
3
Cena
jednostkowa VAT [%]
netto [PLN]
4
5
VAT
[PLN]
6
Cena
Ilość
jednostkowa [kpl/szt]
brutto
[PLN]
kol.4+kol.6
7
8
1 kpl.
Strona 27 z 88
Wartość brutto
[PLN]
kol. 7 x kol. 8
9
„Projekt
jest
współfinansowany
przez
Unię
Europejską
z
Europejskiego
Zakup licencji
oprogramowania –
elektroniczny obieg
dokumentów (wraz z
instalacja i konfiguracją)
Zakup licencji
2
b. oprogramowania – systemy
operacyjne dla serwera
Zakup licencji
2 c.
oprogramowania bazy
danych
Opracowanie aktywnych
2
elektronicznych wersji
d.
formularzy oraz instrukcji
ich wypełniania dla
Klientów ZDiT
Funduszu
Rozwoju
1 kpl.
2a.
2 szt.
2 szt.
1 kpl.
Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia (suma kolumny 9 Pozycje 1 – 2 d.)
..………………………..
Podpis Wykonawcy
Strona 28 z 88
Regionalnego
Formularz Nr 3
FORMULARZ OCENY KRYTERIUM :
„Ocena funkcjonalności Elektronicznego
Obiegu Dokumentów”
Ja/my* niżej podpisani
................................................................................................................................................
Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z poniżej przedstawionym
formularzem:
Udzielenie odpowiedzi TAK, w poniższym formularzu oznacza, że system będzie
spełniał wymagania funkcjonalne określone w formularzu na dzień podpisania
protokołu odbioru. Udzielenie odpowiedzi NIE lub brak wypełnienia oznacza, że
wymaganie nie jest spełnione i nie podlega odbiorowi końcowemu.
L.p.
I.
1.
2.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
1. Wymagania funkcjonalne
Wymagania technologiczne
---------
EOD musi być zbudowany w architekturze trójwarstwowej, złożonej z:
• programu klienckiego (kod generowany dla przeglądarki internetowej);
• serwera aplikacji (kod zarządzający aplikacją, wykonujący funkcje
z zakresu logiki biznesowej, pośredniczący między żądaniami programu
klienckiego a funkcjami udostępnianymi przez motor bazy danych);
•motoru bazy danych, zarządzającego SQL-ową bazą danych.
EOD musi umożliwiać pracę na minimum jednej bazie komercyjnej oraz
jednej bazie typu Open Source.
Strona 29 z 88
L.p.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi posiadać interfejsy wykorzystujące jako technologię
komunikacyjną usługi sieciowe (ang. Web-services) pozwalające na
pobieranie danych oraz zasilanie danymi zewnętrznych systemów.
EOD musi posiadać możliwość rozbudowy interfejsu użytkownika przez
udostępnienie API.
EOD musi być nowoczesny i zgodny ze stosowanymi i uznanymi na
rynku standardami gwarantując Zamawiającemu możliwość dalszej
rozbudowy. W szczególności musi być zbudowany za pomocą narzędzi
umożliwiających rozwój aplikacji.
EOD musi posiadać możliwość rozwoju w oparciu o dostarczone w
ramach zamówienia narzędzia, w szczególności umożliwiające wygodną
implementację wszelkich procesów obiegów dokumentów i spraw
zachodzących u Zamawiającego.
EOD musi posiadać budowę modułową umożliwiająca niezależne
stopniowe uruchamianie kolejnych funkcjonalności
EOD w warstwie serwera aplikacji i bazodanowej musi posiadać wersje
uruchamiane w środowiskach systemowych bazujących na jednym z
systemów operacyjnych: Red Hat Enterprise Linux, CentOS (Community
ENTerprise Operating System), Microsoft Windows 2008 Serwer.
EOD musi posiadać interfejs oparty na przeglądarce internetowej. W
warstwie klienckiej musi poprawnie działać w różnych środowiskach
(Windows, Linux) co najmniej z następującymi przeglądarkami WWW z
obsługą Wirtualnej Maszyny Javy: Internet Explorer 9.x, Mozilla Firefox
10.x, Opera 10.x oraz Chrome 5.x.
EOD poza obsługą mechanizmów współpracy z popularnymi edytorami
tekstu nie może wymagać instalacji dodatkowych komponentów typu
plug-in przez użytkowników, tzn., będzie miał możliwość uruchamiania
zewnętrznego edytora bez konieczności doinstalowania do systemu
dodatkowych komponentów.
Do realizacji wybranych funkcji administracyjnych (archiwizacja bazy
danych, aktualizacja oprogramowania) EOD powinien dopuszczać pracę
na konsoli administracyjnej serwera. Dla komponentów oprogramowania
systemowego i narzędziowego, dla których wymagane jest operowanie
na konsoli administracyjnej serwera wymagane jest, aby wszystkie te
czynności można było realizować wykorzystując interfejs tekstowy za
pośrednictwem protokołu SSH lub równoważnego
Posiada dostęp przez intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs.
Wszystkie elementy EOD muszą posiadać interfejs w języku polskim. W
języku polskim muszą być również wyświetlane wszystkie komunikaty
przekazywane przez System, włącznie z komunikatami o błędach.
W ramach interfejsu Użytkownik musi posiadać możliwość korzystania
ze wszystkich funkcjonalności EOD, które są dla niego udostępnione
zgodnie z przypisanymi mu uprawnieniami.
Strona 30 z 88
L.p.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Interfejs użytkownika EOD udostępniany przez przeglądarkę internetową
powinien wykorzystywać technologię AJAX w celu przyspieszenia pracy.
Pełna obsługa modułu musi być możliwa przy użyciu przeglądarki,
łącznie z wprowadzaniem danych. Wymaganie to jest związane ze
specyfiką pracy Zamawiającego (system musi posiadać automatyczne
odświeżanie okna EOD).
Dopuszczalne formaty przetwarzanych plików nie mogą być ograniczone
przez technologię Systemu.
Wszystkie dostarczane komponenty oprogramowania w ramach EOD
muszą tworzyć jednolity system informatyczny, w szczególności poprzez:

wykorzystanie jednej wspólnej bazy danych (struktura tabel musi
być jedna, wspólna dla wszystkich komponentów), w szczególności
wszystkie dane muszą być zapisywane i odczytywane z jednej bazy
danych;

wykorzystanie wspólnego interfejsu użytkownika;

wykorzystanie przez poszczególne komponenty wspólnych
kartotek
wspomagających
(kartoteka
interesantów,
struktura
organizacyjna oraz rejestry Zamawiającego);

wykorzystanie wspólnego i spójnego systemu uprawnień;

jedno miejsce logowania się do poszczególnych komponentów
modułu.
Wielkość repozytorium, w którym przechowywane są dokumenty
powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera,
EOD jest niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów,
arkusz kalkulacyjny itp.) służących do tworzenia i uaktualniania
poszczególnych dokumentów przez pracowników Zamawiającego.
EOD zapewnia definiowanie i zapisywanie sposobu wyświetlania
gromadzonych danych w postaci tabelarycznej. Zapisane widoki mogą
być prywatne lub udostępnione wszystkim użytkownikom.
EOD musi cechować się interfejsem użytkownika opartym na
nowoczesnych rozwiązaniach: wykorzystywać menu, listy, formularze,
przyciski, referencje (linki), itp.
EOD musi umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji
wewnętrznej Zamawiającego (pomiędzy pracownikami i komórkami
organizacyjnymi).
EOD musi umożliwiać rozproszoną rejestrację korespondencji
wpływającej wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie
wraz z wypełnianiem części numeru pobierając dane np. ze słownika
struktury organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.
EOD musi rejestrować czynności związane z poszczególnym
dokumentem (np. dekretacji) w postaci historii, przypisując
jednoznacznie odpowiedzialność za każdą czynność i dając możliwość
szybkiego odczytania tych informacji oraz możliwość eksportu
zestawienia historii do plików w formatach obsługiwanych przez
oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF,
DOC, XML.
Strona 31 z 88
L.p.
24.
25.
26.
27.
II.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi posiadać możliwość nadawania terminów realizacji
związanych z daną dekretacją/zadaniem
EOD musi posiadać wbudowany moduł archiwalny, w pełni obsługujący
wszystkie podstawowe procesy związane archiwizacją dokumentów (w
tym: tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych, brakowanie,
przekazywanie do Archiwum Państwowego).
EOD musi być w pełni zgodny z obowiązującymi procedurami
postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.
EOD musi udostępniać wszystkie funkcje opisane w SIWZ i umożliwiać
nieprzerwaną pracę Użytkowników: 24 godziny na dobę, 7 dni w
tygodniu z niezbędnymi planowanymi przerwami na diagnostykę
systemu, które w ujęciu tygodniowym nie mogą być dłuższe niż 8 godzin.
Bezpieczeństwo
---------
EOD musi zapewniać wysoki stopień bezpieczeństwa i poufności dla
zgromadzonych dokumentów oraz danych, w tym zapewniać ochronę
zawartości dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami.
Poziom zabezpieczeń danych w Systemie musi być zgodny z
ustawodawstwem i odpowiedni dla ochrony danych osobowych.
EOD musi zapewniać szyfrowanie w stopniu uniemożliwiającym
odczytanie przez osoby postronne wszystkich danych wymienianych
między pracownikami Zamawiającego oraz między Zamawiającym a
Interesantem.
EOD musi zapewniać bezpieczeństwo przesyłanych danych (przesyłanie
danych z użyciem protokołu SSL).
EOD musi umożliwiać jednoczesny dostęp do danych wielu
użytkownikom przy zapewnieniu ochrony tych danych przed utratą
spójności lub zniszczeniem.
EOD musi posiadać hierarchię uprawnień oraz granulację dostępu do
jego zasobów.
Każdy użytkownik EOD musi dysponować indywidualnym
identyfikatorem, który umożliwi korzystanie z udostępnionych zasobów i
usług. Dostępne mechanizmy oraz procedury muszą zapewnić
rozliczalność zarejestrowanych w module użytkowników.
Dostęp do Systemu jest związany z uwierzytelnieniem użytkownika,
autoryzacja użytkowników systemu opiera się o usługę katalogową
ActiveDirectory, jednokrotne logowanie.
W EOD musi być przechowywany skrót hasła wyliczony za pomocą
bezpiecznej do zastosowań kryptograficznych jednokierunkowej funkcji
mieszającej. Hasło użytkownika utrwalone w bazie danych nie może być
zapisane otwartym tekstem. EOD musi przechowywać postać hasła po
przetworzeniu algorytmem bezpiecznej do zastosować kryptograficznych
jednokierunkowej funkcji mieszającej (np. MD5 lub SHA).
EOD posiada możliwość określania trybu dostępu do przechowywanych
dokumentów (np. zablokowanie możliwości zmian) oraz możliwość
szyfrowania dokumentów.
Strona 32 z 88
L.p.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi zapewniać możliwość:
•
ograniczenia liczby prób nieudanego logowania użytkownika po
której nastąpi czasowe zawieszenie możliwości logowania (na czas
zdefiniowany przez administratora);
•
narzucenia minimalnej długości hasła oraz obowiązku
wykorzystania różnych rodzajów znaków w haśle (np. liter, cyfr i znaków
specjalnych);
•
ustalenia czasu obowiązywania hasła;
•
automatycznego odrzucania prób ustalenia przez użytkownika
trywialnego hasła (np. imienia lub nazwiska użytkownika).
EOD musi rejestrować wszystkie próby uwierzytelniania oraz gromadzić i
przechowywać następujące informacje:
•
pełną datę z godziną;
•
nazwę konta, które zostało poddane uwierzytelnianiu;
•
adres IP, z którego wykonane było uwierzytelnianie;
•
nazwę domenową adresu, z którego wykonane było
uwierzytelnianie;
•
rezultat uwierzytelniania (powodzenie/niepowodzenie).
EOD musi zapewnić blokowanie dostępu określonych użytkowników do
zasobów Systemu.
EOD ma zapewniać autoryzację wszystkich operacji wprowadzania,
modyfikowania i usuwania danych. EOD ma umożliwiać identyfikację
osoby, która wykonała powyższe operacje oraz czas ich wykonania.
EOD musi zapewnić ochronę zatwierdzonych dokumentów przed
nieautoryzowanymi zmianami.
Każda czynność wykonywana w EOD musi być zapisywana , tak aby
możliwa była identyfikacja osoby wykonującej czynność, obiektów
których dotyczyła czynność oraz czasu wykonania czynności.
EOD ma zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia
złośliwego kodu do aplikacji działających na serwerach.
W ramach postępowania Wykonawca przygotuje dokument pt. Wytyczne
do Polityki Bezpieczeństwa. Dokument ten będzie zawierał wytyczne w
zakresie Instrukcji zarządzania Systemem oraz elementów Polityki
Bezpieczeństwa, w szczególności:
•
procedurę reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem
informacji;
•
procedurę tworzenia i zarządzania kopiami zapasowymi;
•
regulamin ochrony danych osobowych;
•
regulamin użytkownika modułu (odpowiedzialność, kompetencje);
•
politykę bezpieczeństwa danych osobowych;
•
politykę uwierzytelniania użytkowników i usług;
•
konfigurację serwerów, stacji roboczych i urządzeń sieciowych.
Strona 33 z 88
L.p.
19.
20.
21.
22.
23.
III.
1.
2.
3.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD jest skalowalny, tzn. umożliwia dołączenie dodatkowych stanowisk
(zwiększenie liczby użytkowników) oraz zwiększenie i rozbudowę
zasobów komputerowych poprzez rozbudowę warstwy aplikacyjnej
(zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez
rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie
liczby maszyn);oraz rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie
zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę
pamięci, zwiększenie liczby procesorów, zwiększenie pojemności
pamięci masowych).
EOD musi zapewniać odpowiednią wydajność tj. szybką reakcję na
działania użytkowników - średni czas odświeżania widoku na ekranie po
czynności wykonanej przez użytkownika nie może być dłuższy niż 2
sekundy. Warunek ten nie dotyczy funkcji, które są związane z
wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich, jak np.
sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie
codziennej, rutynowej pracy z modułem.
EOD umożliwia wykonywanie i katalogowanie kopii bezpieczeństwa
bezpośrednio przez serwer bazy danych. Ma możliwość
zautomatyzowanego usuwania zbędnych kopii bezpieczeństwa przy
zachowaniu odpowiedniej liczby kopii nadmiarowych - stosownie do
założonej polityki nadmiarowości backup'ów. Ma możliwość integracji z
powszechnie stosowanymi systemami backupu (Legato, Veritas, Tivoli,
Data Protector itd). Wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinno być
możliwe w trybie offline oraz w trybie online. Zamawiający dopuszcza
rozwiązanie zewnętrzne zgodnie z zapisami formularza : „Ocena
funkcjonalności Elektronicznego Obiegu Dokumentów”, pkt II.
Bezpieczeńswo ppkt 21, 22, 23 z wykorzystaniem posiadanego przez
Zamawiającego systemu back’upowego.
EOD posiada mechanizm odtwarzania, który umożliwia odzyskanie stanu
danych z chwili wystąpienia awarii bądź cofnięcie stanu bazy danych do
punktu w czasie. W przypadku odtwarzania do stanu z chwili wystąpienia
awarii odtwarzaniu może podlegać cała baza danych bądź pojedyncze
pliki danych.
W przypadku, gdy odtwarzaniu podlegają pojedyncze pliki bazy danych,
pozostałe pliki baz danych mogą być dostępne dla użytkowników.
Wymagania ogólne
---------
Wszystkie dostarczone elementy zamówienia musza być kompletne,
posiadać wszystkie wymagane do poprawnego eksploatowania
instrukcje, licencje i gwarancje.
EOD musi umożliwić tworzenie i prowadzenie rejestrów, wprowadzanie
korespondencji, prowadzenie spraw i zapisywanie dokumentów.
EOD musi umożliwić druk zestawień i raportów oraz definiowanie
szablonów raportów dla wszelkich danych zgromadzonych w module.
Strona 34 z 88
L.p.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi zapewnić rejestrację obiegu papierowego dokumentów
(rejestrację informacji o lokalizacji, użytkowników i czasie
przemieszczenia).
EOD musi umożliwiać rejestrację przemieszczenia dokumentów nie
podlegających digitalizacji (użytkownik, lokalizacja, czas).
Zapewnia obieg dokumentów zarówno tych wprowadzonych drogą
elektroniczną, jak i zeskanowanych dokumentów papierowych.
Zapewnia obsługę dokumentów zgodną JRWA Zamawiającego.
EOD musi umożliwiać prowadzenie co najmniej następujących ewidencji:
•
ewidencję struktury organizacyjnej Zamawiającego
•
ewidencję pracowników i stanowisk pracy
•
ewidencję rejestrowanych dokumentów
•
ewidencję spraw
•
ewidencję dokumentów archiwalnych
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
Każda z ewidencji musi zapewniać możliwość dostępu do danych w
różnych widokach (np. "Rejestr spraw zakończonych", "Rejestr moich
spraw", "Rejestr spraw w dziale") dostępnych dla użytkowników zgodnie
z uprawnieniami.
EOD musi umożliwić dostęp do dokumentów i danych w sposób
uporządkowany i szybki np. Ustaw, Wewnętrznych Aktów Normatywnych
takich jak: zarządzenia, umowy, faktury, protokoły;
EOD musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego.
Komunikator musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla
Zamawiającego i nie może umożliwiać komunikacji z zewnętrznymi
komunikatorami dostępnymi publicznie. Komunikator musi być
wyposażony w system powiadomień o istnych zdarzeniach systemowych
co najmniej w zakresie:
a)
powiadomienia o przekazaniu dokumentów,
b)
powiadomienia o przekazaniu dokumentu do akceptacji,
c)
powiadomienia o zaakceptowaniu dokumentu,
d)
powiadomienia o dekretacji dokumentu.
Komunikator ma służyć tylko do komunikacji wewnątrz EOD.
Automatyczne wysyła powiadomienia do osób zaangażowanych w dany
obieg z informacją o rozpoczęciu nowej sprawy i koniecznych
działaniach do podjęcia po uruchomieniu obiegu.
Umożliwia konfigurowanie sposobu powiadamiania (powiadomienie
systemowe lub/i email).
Strona 35 z 88
L.p.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie otrzymywanie powiadomień
systemowych co najmniej o następujących zdarzeniach:
- otrzymaniu nowych dokumentów,
- przydzielenie nowego zadania,
- zaakceptowane pisma, których jest referentem,
- odrzucone pisma, których jest referentem,
- wysyłka pisma,
- doręczenie pisma,
- niedoręczenie pisma,
- nadanie uprawnień do dokumentu,
- przekroczenie terminu realizacji sprawy,
- przekroczenie terminu realizacji sprawy przez podwładnego.
Umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie otrzymywania powiadomień
e-mail, co najmniej w następujących opcjach:
- powiadamianie każdorazowe,
- wyłączenie powiadomienia,
- powiadamianie nie częściej niż raz dziennie.
Zawiera pełną integrację z pocztą elektroniczną. Integracja ma polegać
na możliwości odbierania korespondencji email i rejestracji jej jako pismo
oraz umożliwienia wysyłki pisma na określony w danych adresata adres
email. Umożliwia też wybór, który email podlega rejestracji jako pismo
oraz dodanie innych adresów email, niż określone w danych adresata.
Dodatkowo informujemy, że korzystamy z oprogramowania klienckiego
Zimbra Desktop.
Umożliwia zarządzanie czasem i spotkaniami za pomocą kalendarza
oraz listy zadań do wykonania.
Umożliwia ustalanie terminów spotkań wraz z mechanizmem
przypomnień i zaproszeń do osób zaangażowanych.
Zapewnia możliwość dowolnego katalogowania, wyszukiwania i
analizowania wprowadzanych informacji.
Umożliwia wielopoziomowe ustawienia uprawnień.
Ukrywa elementy struktury Systemu przy braku uprawnień użytkownika.
Umożliwia prezentację statusu sprawy na stronie internetowej.
Sprawdzenie następuje na podstawie numeru generowanego przez
System, otrzymanego przy złożeniu wniosku.
Posiada mechanizm umożliwiający swobodne korzystanie z
kwalifikowanego i powszechnego podpisu elektronicznego bez
konieczności posiadania fachowej wiedzy.
Funkcja podpisu elektronicznego musi umożliwiać podpisywanie jednego
elementu Systemu przez wielu użytkowników. Podpis musi być opisany
w formacie XAdES preferowany przez MSWiA. Informacja o podpisie jest
prezentowana użytkownikowi.
Funkcja podpisu elektronicznego umożliwia poprawne wykorzystanie
certyfikatów kwalifikowanych pochodzących od wszystkich
certyfikowanych wystawców.
Strona 36 z 88
L.p.
25.
26.
27.
28.
29.
IV.
1.
2.
3.
4.
5.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia przesyłanie notatek pomiędzy użytkownikami, które nie muszą
być powiązane z zarejestrowanymi sprawami czy pismami.
Umożliwia zarządzanie zastępstwami w przypadku choroby lub urlopu.
Umożliwia druk zestawień i raportów oraz definiowanie szablonów
raportów dla wszelkich danych zgromadzonych w systemie.
Posiada centralną numerację dokumentów, gwarantującą unikalność
numeracji w całym systemie. EOD musi nadawać automatycznie numer
wszystkim zidentyfikowanym rodzajom dokumentów.
Jest zgodny z przepisami prawa wymienionymi w pkt. 39 Ogólnego opisu
przedmiotu zamówienia.
Wymagania w zakresie korespondencji przychodzącej.
Umożliwia wydruk potwierdzenia przyjęcia korespondencji ze
wskazaniem na: numer pisma (jeśli istnieje), datę wpływu pisma, datę
wpływu do organu przekazującego pismo, ilość (wykaz) załączników a
także unikalny identyfikator (numer) pod którym zostało zarejestrowane
we właściwym rejestrze, dane interesanta oraz kod kreskowy
zawierający numer, identyfikujący dokument i umożliwiający sprawdzenie
stanu załatwienia sprawy przez Klienta ZDiT.
Umożliwia rejestrację papierowej korespondencji przychodzącej wraz z
załącznikami i skanowanie jej z poziomu Systemu do postaci
elektronicznej.
EOD w czasie rejestracji dokumentu musi pozwalać na automatyczne
nadawanie kolejnego numeru korespondencji zgodnie z Instrukcją
Kancelaryjną. Dodatkowo obiekty takie jak umowy, faktury, skargi itp.
w czasie rejestracji powinny zasilać rejestry obowiązujące
u Zamawiającego. Taki obiekt powinien tez mieć nadawany dodatkowy
numer pochodzący z rejestru, do którego będzie przyporządkowany
Umożliwia rejestrowanie dokumentów przychodzących papierowych oraz
elektronicznych wraz załącznikami, złożonych za pośrednictwem
aplikacji internetowej do przyjmowania dokumentów elektronicznych
(wskazanej przez Zamawiającego Elektronicznej Skrzynki Podawczej, na
platformie ePUAP), e-mail, fax.
Rejestracja pism wpływających emailem, faksem bądź z ePUAP będzie
się odbywać za pośrednictwem zestawień dokumentów przychodzących
tego typu, pozostawiając użytkownikowi decyzję o rejestracji jako pismo
w module, zgodnie ze wskazówkami zawartymi w Instrukcji
Kancelaryjnej
---------
Strona 37 z 88
L.p.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi umożliwiać przechowywanie treści dokumentów wraz z
załącznikami - załączony plik może mieć dowolny format (pliki graficzne,
pliki pakietów biurowych, dokumenty skanowane, maile, faksy, pliki
dźwiękowe i inne). Pliki zawierające skany dokumentów będą
zapisywane w systemie plików, a do bazy EOD będzie dołączana
referencja do plików. EOD musi umożliwić administratorowi
definiowanie, jakie formaty plików będą akceptowane przez aplikację.
Administrator musi mieć możliwość określenia maksymalnego
dopuszczalnego rozmiaru pliku danego typu.
EOD musi umożliwiać przyjmowanie korespondencji przychodzącej
złożonej z wykorzystaniem nośników cyfrowych: płyt CD i DVD oraz
pamięci Flash ROM z łączem USB v. l.l,v.2 i v.3., tzn. że plik znajdujący
się na nośniku zostanie dołączony do założonej sprawy w systemie
EOD. EOD musi zapewniać generowanie UPP dla tak złożonych
dokumentów.
EOD musi zapewnić możliwość dodania załącznika z dysku (lokalnego i
zdalnego).
EOD musi umożliwiać zapisanie fizycznej lokalizacji oryginału
załącznika papierowego (dokumentacji, wniosku, sprawy). Musi
pozwalać na odwzorowanie składu chronologicznego utworzonego
u Zamawiającego.
Zapewnia możliwość dodania skanu dokumentu poprzez standardowy
mechanizm TWAIN (lokalnie i zdalnie) wraz z możliwością określenia
parametrów skanowania z poziomu systemu (w tym między innymi:
wybór predefiniowanego profilu skanowania, wybór skanera,
rozdzielczość, format, paleta kolorów (kolorowy, czarno-biały, odcienie
szarości), zmiana kontrastu, obrót o dowolną ilość stopni)..
Podczas skanowania dokumentów system zapewnia możliwość
podglądu poszczególnych stron, usuwania, skanowania nowych.
Umożliwia wstępną rejestrację korespondencji i późniejsze uzupełnienie
pozostałych pól w trakcie pełnej rejestracji. Wstępna rejestracja powinna
odnotowywać minimum datę wpływu korespondencji (do Zamawiającego
oraz do organu przekazującego), adresata, ilość załączników, oraz
generować potwierdzenie złożenia dokumentów w kancelarii. Dokumenty
takie mogą być opatrywane etykietami ewidencyjnymi z numerem oraz
listą załączników złożonych z dokumentem.
Umożliwia odebranie e-maili za pomocą wbudowanego klienta
pocztowego i zarejestrowanie ich w systemie jako pismo. Dodatkowo
informujemy, że korzystamy z oprogramowania klienckiego Zimbra
Desktop.
Umożliwia przy czynności rejestracji dodawanie (podpowiadanie)
nadawcy z bazy podmiotów (kontrahentów). W przypadku znalezienia
nadawcy w bazie moduł powinien automatycznie wypełnić pola
formularza rejestracyjnego pisma danymi nadawcy.
Strona 38 z 88
L.p.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Posiada możliwość przechowywania danych historycznych (np.
poprzednich adresów).
EOD musi zapewniać mechanizmy ochrony przed duplikacją pism w
module, np. proces rejestracji wymusza przeszukanie bazy
korespondentów i bazy zarejestrowanych pism, w celu wykrycia
duplikatów. Automatyczna weryfikacja ma przebiegać na podstawie
metadanych opisujących pismo wprowadzonych przez użytkownika.
W przypadku wykrycia podejrzenia duplikacji system przedstawia listę
podejrzeń duplikatów i zapewnia możliwość wybrania co najmniej jednej
z opcji dalszego postępowania (m.in. dołączenie pisma do sprawy,
dołączenie jako załącznik, rejestrację jako nowe pismo, etc.).
W przypadku niezgodności danych z pisma z danymi nadawcy
znajdującymi się w bazie interesantów system zapewnia możliwość m.in.
zmiany danych w bazie adresowej, pozostawienie danych bez zmian.
System musi zapewnić możliwość wyboru opcji postępowania bez
przerywania akcji rejestracji.
Umożliwia zapisanie fizycznej lokalizacji oryginału załącznika
papierowego i śledzenie jego obiegu niezależnie do obiegu dokumentów
zeskanowanych lub elektronicznych.
Wspiera obsługę pism papierowych z wykorzystaniem kodów
kreskowych na pismach (nadruk lub naklejka) oraz kodów kreskowych
pracowników. Obsługa kodów kreskowych musi być wspierana w
zakresie: ewidencjonowania w systemie przydzielonego pismu kodu
kreskowego, odbierania i wydawania pism, wyszukiwania przy użyciu
czytnika kodów kreskowych, podglądu pism.
Umożliwia wyświetlanie różnych zestawów pól dla jednego dokumentu w
zależności od etapu przetwarzania (np. wprowadzanie w kancelarii,
dekretacja).
Umożliwia przekazanie dokumentu (dekretacja) do: osób dekretujących,
komórki organizacyjnej właściwej w danej sprawie, poszczególnych osób
zajmujących się bezpośrednio procedowaniem danej sprawy.
Umożliwia wielopoziomową dekretację pism do jednego lub wielu
użytkowników. Dekretacja może odbywać się zgodnie ze zdefiniowaną w
procesie ścieżką lub wg szczególnych potrzeb bezpośrednio z listy
użytkowników.
Umożliwia prowadzenie uporządkowanej ewidencji rejestrów
kancelaryjnych oraz tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej
w Systemie (w tym z możliwością określenia zakresu danych,
odfiltrowania i sortowania wyszukiwanych danych).
Umożliwia tworzenie rejestrów np.: umów, faktur, szkód, wniosków, pism
wewnętrznych, przychodzących, wysłanych, doręczonych, itp. oraz
automatyczny wybór procesu obiegu dokumentów na podstawie
wybranego rejestru.
Strona 39 z 88
L.p.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
W każdym z rejestrów zapewnia możliwość dostępu do danych w
różnych widokach (np. "Rejestr spraw zakończonych" , "Rejestr moich
spraw", "Rejestr spraw w dziale") dostępnych dla użytkowników zgodnie
z uprawnieniami.
Umożliwia przeglądanie danych, rejestrację nowych pism i
modyfikowanie zarejestrowanych. Nie pozwala na fizyczne usuwanie
wcześniej zarejestrowanych pism, a jedynie na ich oznaczenie jako
skasowanych.
Umożliwia wyświetlanie różnych zestawów pól dla dokumentu w
zależności od kroku procesu obsługi.
EOD musi opisywać dokumenty za pomocą formularza (metryki)
zawierającego najważniejsze informacje (np. dane teleadresowe) o
danym dokumencie, w przypadku dokumentów elektronicznych
odpowiednie pola są wypełnione automatycznie.
Metryka korespondencji przychodzącej musi zawierać między innymi
pola określające: typ dokumentu, sposób dostarczenia (np. osobiście,
pocztą, mailem, faksem, z Elektronicznej Skrzynki Podawczej, za
pośrednictwem innego organu), rodzaj przesyłki oraz listę załączników
elektronicznych.
Umożliwia zapisanie w metryce dokumentu dowolnej ilości rodzajów i
numerów zewnętrznych z pisma.
EOD musi umożliwiać określenie rodzaju dokumentu przychodzącego
za pomocą pola słownikowego. Musi istnieć w Systemie możliwość
dodania dowolnego typu dokumentu do słownika.
Umożliwiać wykorzystanie słownika GUS (TERYT) w zakresie
miejscowości oraz ulic.
Przy stosowaniu słowników TERYT musi istnieć możliwość globalnego
dla całego Systemu uaktywnienia słownika bądź wyłączenia.
EOD musi umożliwiać zapisanie daty wpływu do organizacji
Zamawiającego oraz daty wpływu do organu przekazującego, daty z
pisma oraz daty nadania. Dodawanie dat powinno być umożliwione
poprzez wybór daty z kalendarza lub wypełnienie pola. Wszystkie pola
daty powinny zawierać zdefiniowane maski odpowiadające wymaganym
formatom daty. Pole z datą wpływu do Zamawiającego powinno być
wypełniane automatycznie i podlegać możliwość edycji.
EOD musi umożliwić dodawanie uwag i komentarzy do pism oraz w
metryce.
EOD musi umożliwiać oznaczanie pisma jako załatwionego bez
zakładania sprawy dla pisma.
EOD musi umożliwiać obsługę kancelarii i wielu sekretariatów.
EOD musi umożliwić dołączanie pism do spraw będących w
procedowaniu.
Strona 40 z 88
L.p.
V.
Wymagania w zakresie obsługi korespondencji wychodzącej.
Umożliwia generowanie i wydruk kopert i zwrotek z adresatami i
oznaczeniem rodzaju korespondencji, zarówno w kancelarii, jak i na
stanowiskach użytkowników, w formatach co najmniej: C4, C5, C6.
Umożliwia wydruk pism w formacie umożliwiającym stosowanie kopert z
okienkiem.
Umożliwia rejestrowanie oraz powiązanie z odpowiednim dokumentem
potwierdzenia dostarczenie pisma adresatowi (tzw. Zwrotka).
Umożliwia wybór adresata korespondencji z bazy lub dodanie nowego
adresata.
Umożliwia ustalenie przez pracownika, w jaki sposób chce skierować
korespondencję do adresata i przekazać ją do Kancelarii w celu wysłania
– wybór sposobu wysyłki min.: poczta (polecony, zwykły, ze zwrotką),
osobiście, goniec, kancelaria, e-mail, ePUAP, a/a.
umożliwia dokonywanie wysyłek w dwóch trybach – za pośrednictwem
kancelarii wysyłkowej oraz samodzielnie przez pracowników,
Umożliwia dokonywanie wysyłki przez pracowników w postaci
elektronicznej (e-mail, faks) bezpośrednio z systemu.
Przy wysyłce dokumentu automatycznie podpowiada domyślnego
adresata, czyli nadawcę pisma wiodącego oraz umożliwia zmianę
adresata i wybór dodatkowych adresatów wg rozdzielnika, umożliwia
wybór adresatów określonego typu (wewnętrzny, zewnętrzny, ESP, fax,
e-mail, etc)
Wysyłka dokumentów przez kancelarię wychodzącą powinna wspierać
agregację przesyłek do jednego adresata.
Umożliwia określenie parametrów przesyłki (w tym, m.in.: forma
przesyłki, rodzaj zwrotki, czy za pobraniem, rodzaj priorytetu, czy poste
restante, sposoby obsłużenia, sposoby postępowania z przesyłką,
parametry i gabaryty przesyłki). Wybór parametrów tam gdzie to możliwe
powinien odbywać się z list ze słownikowanych (listy słownikowe
powinny podlegać edycji).
Umożliwia generowanie dokumentów na podstawie szablonów. Szablony
dokumentów powinny być definiowane co najmniej w formacie RTF. Ilość
szablonów możliwych do utworzenia nie powinna być ograniczona.
Umożliwia eksport dziennika korespondencji przychodzącej i
wychodzącej, co najmniej do plików w formatach obsługiwanych przez
DOC, XML, CSV, HTML.
Umożliwia tworzenie i wydruk zestawień korespondencji poleconej,
zwykłej, w formatach wymaganych przez operatora pocztowego –
książka nadawcza.
EOD musi mieć możliwość rejestrowania i kontroli obiegu korespondencji
wewnętrznej pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi.
EOD musi umożliwiać dokonywania nadruków kodów kreskowych na
zwrotkach.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
---------
Strona 41 z 88
L.p.
16.
VI.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
W przypadku wysyłek wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru
(zwrotka) EOD umożliwia wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym ze
zwrotki lub numerze sprawy oraz odnotowanie faktu doręczenia, daty
odbioru, danych osoby odbierającej, bądź faktu nie doręczenia przesyłki.
Wymagania w zakresie obsługi spraw oraz obiegu wewnętrznego
dokumentów i pism.
Umożliwia co najmniej:
- procedowanie sprawy zgodnie z obiegiem,
- przygotowanie pism wychodzących,
- wprowadzenie poprawek i uwag przez uprawnione osoby do
dokumentów,
- akceptację i zatwierdzanie pism w sprawie.
Poza możliwością dokonania dekretacji umożliwia:
- zwrotu mylnie skierowanego pisma,
- stworzenia sprawy na podstawie pisma,
- przekazanie zgodnie z właściwością,
- oznaczenia pisma jako załatwione.
W przypadku obiegu ogólnego umożliwia wykonanie następujących
operacji przez użytkownika akceptującego:
- wybór następnej osoby, spośród przełożonych,
- wybór czy zastosować podpis elektroniczny
- parafowanie i przesłanie do wybranej osoby,
- przesłanie dalej bez parafy,
- podpisanie (akceptacja) dokumentu,
- odesłanie dokumentu do poprawy wraz z uwagami.
EOD musi umożliwiać tworzenie sprawy zgodnie z określonym typem
procesu: ogólnym (ad-hoc) lub dedykowanym (spośród procesów
przypisanych do użytkownika).
Podczas tworzenia dokumentu z wykorzystaniem szablonu umożliwia
dodawanie pół w szablonach (np. w postaci znaczników), które w trakcie
generowania pisma będą zastępowane danymi dotyczącym sprawy z
Systemu. Uprawnienia do dodawania pól w szablonach powinni
otrzymać administratorzy.
Zapewnia możliwość tworzenia przez użytkowników i przechowywania
własnych szablonów dokumentów zawierających pola uzupełniane
automatycznie przez System.
EOD musi zawierać repozytorium szablonów dokumentów zarządzane
przez uprawnionych użytkowników
Umożliwia tworzenie akt spraw w oparciu o dokumenty wytworzone w
komórce organizacyjnej.
Umożliwia prowadzenie w oparciu o system kancelaryjny, zgodny z
obowiązującą Instrukcją kancelaryjną, jednolitej i uporządkowanej
ewidencji akt spraw.
Umożliwia przeglądanie danych, rejestrację nowych akt spraw oraz
dołączenie pism do istniejących akt spraw.
---------
Strona 42 z 88
L.p.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia ewidencję akt spraw w postaci metryczki zgodnie z
rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6.03.2012 r. w
sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r.
poz. 250).
Umożliwia tworzenie podteczek w ramach teczek aktowych.
Umożliwia dołączanie do jednej sprawy wielu pism.
Umożliwia dołączanie do jednej sprawy wielu dokumentów w różnych
formatach (z różnymi rozszerzeniami).
Umożliwia dołączenia akt spraw do innej teczki bądź dołączania
konkretnego dokumentu do różnych spraw (nie dopuszcza się
kopiowania pliku fizycznego).
Posiada możliwość blokowania powtórnego wykorzystania tego samego
znaku sprawy.
Umożliwia poprzez system uprawnień, dla zdefiniowanych grup
pracowników, dostęp do akt spraw lub teczek aktowych z możliwością
edycji bądź wyłącznie do podglądu.
Umożliwia podgląd wszystkich stron dokumentu z poziomu aplikacji –
bez konieczności otwierania zewnętrznych narzędzi. Wymaganie będzie
spełnione, jeśli w aplikacji generowany będzie podgląd pliku w formacie
pdf. System powinien wspierać pliki w pozostałych formatach
obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego,
np.,: XLS, XLSX, JPG, RTF, DOC, XML,HTML, DWG.
Umożliwia obsługę spraw, w formie zdefiniowanych automatycznych
procesów przepływu zadań bądź poprzez ręczny mechanizm przesyłania
dokumentów / spraw pomiędzy użytkownikami (stanowiskami pracy).
Umożliwia zarządzanie obiegiem pisma m.in. w zakresie przesyłania go
pomiędzy komórkami organizacyjnymi, akceptowania (parafowanie) i
zatwierdzania (podpis kwalifikowany dla podmiotów zewnętrznych i
niekwalifikowany przy obiegu wewnętrznym) treści pism wychodzących i
wewnętrznych przez osoby uprawnione oraz śledzenie historii od
momentu zarejestrowania pisma w Systemie.
Umożliwia podpisywanie zbiorcze dokumentów.
Umożliwia parafowanie pism poprzez możliwość określenia listy osób do
parafy oraz opcji parafowania równoległego (domyślnie osoby z listy
winny parafować sekwencyjnie).
Umożliwia wydruk ostatecznej wersji dokumentu przez osobę
podpisującą w celu jego podpisania i opieczętowania.
Wspiera przekazanie wersji papierowej dokumentu do kancelarii.
Umożliwia przekazanie pisma podpisanego podpisem elektronicznym.
Umożliwia przepływ danych i dokumentów (korespondencji oraz spraw)
wewnątrz organizacji Zamawiajacego pomiędzy użytkownikami Systemu,
według ustalonej kolejności i zgodnie z przyjętymi dla danej kategorii
spraw, terminami ich załatwienia.
Umożliwia pracę grupową w konkretnych sprawach bądź nad
konkretnymi dokumentami.
Strona 43 z 88
L.p.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia tworzenie jednego pisma na podstawie wielu pism
utworzonych przez różnych użytkowników – agregacja pism.
Zamawiający ma na myśli mechanizm umożliwiający skopiowanie treści
kilku pism do jednego edytowalnego pliku. Użytkownik z komórki
organizacyjnej wiodącej/ prowadzącej sprawę tworzy pismo wychodzące
na podstawie odpowiedzi udzielonych pisemnie przez innych
użytkowników (inne komórki organizacyjne). Zawartość poszczególnych
pism/odpowiedzi powinna być skopiowana do tworzonego pisma, które
może być później edytowane.
Umożliwia dodawanie przez użytkowników nowych dokumentów
(załączników) z dysku, nośnika danych oraz bezpośrednio ze skanera (w
tym urządzenia MFP).
Umożliwia edycję opisu i treści załącznika bezpośrednio w odpowiedniej,
przypisanej do danego formatu pliku aplikacji. Zapisanie kolejnej wersji
pliku w Systemie musi nastąpić automatycznie po zapisaniu zmian i
zamknięciu edytora, w którym modyfikowany jest plik.
Zawiera mechanizm tworzenia wersji dla plików, dokumentów itp.
Użytkownik może dodać kolejną wersję pliku, a wszystkie zmiany zostają
odnotowane w Systemie.
Ewidencjonuje i udostępnia historię zmian dokumentu.
Oznacza sprawy w zależności od stanu ich załatwienia minimum w
czterech statusach: nowo przydzielone w toku, zakończone,
przeterminowane. Poszczególne statusy powinny być wyróżnione
kolorami.
Umożliwia zbiorcze dekretowanie dokumentów / spraw do osób
odpowiedzialnych za jej procesowanie.
Przydziela zadania dla poszczególnych osób wraz z monitorowaniem
terminów realizacji zadań.
Umożliwia szybkie wyszukiwanie pism przy pomocy słów kluczowych. Po
wyszukaniu użytkownik ma dostęp do metryczki pisma z informacją, co
najmniej do kogo zostało ono dekretowane (oryginał i kopie), o numerze
sprawy (spraw) utworzonych na jego podstawie lub spraw, do których
zostało dołączone.
Umożliwia oznaczanie pism wewnętrznych i wychodzących jako
kończących sprawę.
Umożliwia oznaczanie pism wewnętrznych i przychodzących jako
wszczynających postępowanie.
Umożliwia, na etapie rejestracji pisma w aktach sprawy, sprawdzenie,
czy dane pismo wszczyna nową sprawę, czy jest kolejnym pismem w
sprawie.
Umożliwia tworzenie powiązań między dokumentami (pisma powiązane)
wraz z możliwością wyboru rodzaju relacji (wartości ze słownika).
Umożliwia generowanie standardowych odpowiedzi na pisma na
podstawie zdefiniowanych szablonów pism.
Strona 44 z 88
L.p.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia opracowywanie i wersjonowanie projektów pism
(opracowywanie odpowiedzi w sprawie). Powinna być możliwość
tworzenia wielu wersji pisma oraz przeglądania i przywrócenia
wcześniejszej wersji pisma.
Umożliwia zarządzanie pismami wewnętrznymi – przesyłanymi między
komórkami organizacyjnymi.
Umożliwia akceptację (parafowanie) i zatwierdzanie (podpis) treści pism
wychodzących i wewnętrznych przez osoby uprawnione.
Umożliwia śledzenie historii pisma od momentu zarejestrowania w
systemie oraz drogi jego obiegu pomiędzy pracownikami i komórkami
organizacyjnymi.
Zapewnia możliwość eksportu historii sprawy do pliku (np.RTF).
Posiada możliwość wglądu do wszystkich spraw w podległej komórce
organizacyjnej. Udostępnia widok takich spraw w przejrzystej formie
graficznej np. drzewa i wyświetla informację o liczbie spraw
prowadzonych w poszczególnych komórkach i przez poszczególnych
pracowników, z możliwością podglądu sprawy.
Podczas dekretowania i przekazywania spraw oraz dokumentów
umożliwia wyszukiwanie osób przez wpisywanie fragmentu imienia,
nazwiska lub nazwy komórki organizacyjnej.
Umożliwia ręczne dopisywanie informacji o obiegu pisma poza
Systemem (parafowanie, podpisywanie przez osoby nie będące
użytkownikami systemu). Zamawiający wymaga aby wpisanie, w
komentarzu, przez osobę prowadzącą sprawę, uwagi o obiegu pisma
poza systemem np. parafowanie pisma przez Skarbnika Miasta lub
podpisanie przez Wice Prezydenta było odwzorowane w metryce pisma
prowadzonej zgodnie z KPA.
Podczas dekretowania pism system wyświetla informację o ilości zadań,
aktualnie przypisanych do pracownika oraz ewentualnej nieobecności
danego pracownika. Dane o nieobecności będą pochodzić z modułu
urlopów Systemu EOD. Pracownik zalogowany (identyfikator
użytkownika) powinien być wyróżniony np. innym kolorem lub
pogrubieniem.
Wskazuje upływ czasu przewidzianego na realizację zadania poprzez
zastosowanie paska postępu (Progress Bar) lub procentowego
wskaźnika procentu w zestawieniu zadań oraz pism/spraw podwładnych,
a także poprzez zastosowanie kolorów na pasku postępu (np. pasek
zielony: pisma nie przeterminowane, pasek czerwony: sprawy, których
termin realizacji upłynął).
Umożliwia dołączenie do każdego dokumentu elektronicznego (pliku)
dowolnej liczby podpisów elektronicznych weryfikowalnych
kwalifikowanym lub niekwalifikowanym certyfikatem.
Posiada podgląd historii złożonych podpisów elektronicznych na
poszczególnych wersjach pisma.
Strona 45 z 88
L.p.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia nadzorowanie przebiegu realizacji sprawy przez właściciela
sprawy oraz jego przełożonych: Dyrektora lub kierownika komórki
organizacyjnej (na podstawie uprawnień).
Posiada możliwość wstrzymania biegu terminu, wznowienia
postępowania oraz zakończenia postępowania. W sytuacji, gdy
użytkownik wznawia postępowanie, system powinien automatycznie
przeliczyć i ustawić prawidłowy termin (datę) zakończenia postępowania.
Umożliwia przeniesienie akt spraw do innej teczki lub podteczki.
Nie pozwala na fizyczne usuwanie zarejestrowanych akt spraw.
EOD musi odwzorować ścieżki obiegu dokumentów w postaci obiegów
dedykowanych, m.in. obieg wniosków urlopowych, obieg faktur, obieg
zawieranych umów, wezwanie do opłaty dodatkowej dla Strefy Płatnego
Parkowania, procedowanie interpelacji, obieg delegacji.
Odwzorowanie ścieżek obiegu dokumentów powinno mieć miejsce dla
dwóch trybów: wyłącznie elektronicznego oraz elektronicznego i
papierowego jednocześnie.
EOD podczas rejestracji sprawy musi umożliwiać wybór kategorii JRWA.
W przypadku tworzenia sprawy dedykowanej pole JRWA musi zostać
uzupełnione automatycznie, na podstawie przypisania procesu do
JRWA, a formularz sprawy i dalsze kroki muszą być zgodne z definicją
procesu.
EOD musi umożliwiać wybór z listy rejestru, w którym jest
zarejestrowana sprawa.
EOD musi posiadać możliwość ustawienia wymaganego terminu
załatwienia sprawy oraz określenia terminów domyślnych dla każdego
JRWA.
EOD musi umożliwiać przełożonemu zmianę referenta spraw podległych
mu pracowników.
EOD musi umożliwiać zastosowanie formularza dekretacji, zawierającej
co najmniej pola określające: adresata dekretacji, dyspozycję, termin
załatwienia.
EOD musi umożliwić przekazywanie pism w trybie "do wiadomości".
Posiada mechanizm „Udostępnianie pisma”. Powinna być możliwość
jednoczesnego udostępnienia pisma dowolnej liczbie użytkowników w
różnych komórkach organizacyjnych. Użytkownicy, którym udostępniono
pismo, powinni mieć możliwość dopisania dodatkowych uwag/notatek
lub taka możliwość powinna być zablokowana (wybór dokonywany
przez osobę udostępniającą pismo). Użytkownik powinien mieć
możliwość odznaczenia, że zapoznał się z udostępnionym pismem.
Strona 46 z 88
L.p.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi mieć:
•
możliwość uzyskania informacji, kto i kiedy czytał w przeszłości
dokument;
•
możliwość uzyskania informacji, kto aktualnie edytuje dokument
przy automatycznym zablokowaniu możliwość edycji pliku innym
67.
68.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
użytkownikom;
• możliwość uzyskania informacji, kto i kiedy edytował w
przeszłości dokument;
• możliwość uzyskania informacji jakie zmiany i kiedy zostały
dokonane w dokumencie;
• możliwość uzyskania informacji kto i kiedy usunął dokument
(przy czym moduł gwarantuje, iż trwałe usunięcie dokumentu z
bazy danych możliwe tylko przy użyciu konta o uprawnieniach
administratora (skasowany przez zwykłego użytkownika
dokument znika z modułu, ale nie jest fizycznie usuwany z bazy
danych).
EOD musi umożliwiać wielostopniowy proces akceptacji dokumentów
(zgodnie z instrukcją kancelaryjną podmiotu), z możliwością
parametryzacji wymagalności akceptacji dla dokumentu przed jego
wysłaniem do interesanta lub założeniem z niego sprawy.
Użytkownik powinien mieć możliwość swobodnego definiowania ścieżek
akceptacji (wskazania konkretnych osób oraz liczby pozytywnych
zatwierdzeń dla każdego etapu akceptacji).
EOD musi umożliwiać przekazywanie uwag dotyczących sprawy i
przygotowywanego dokumentu.
EOD musi umożliwiać wersjonowanie załączników plikowych.
Poprzednie muszą być widoczne w module jako wersje historyczne. Dla
każdego dokumentu musi być możliwe przeglądanie, przywracanie i
pobieranie wersji historycznych.
Ewidencjonuje i udostępnia historię zmian dokumentu.
Zapewnia konieczność uzyskania akceptacji przywrócenia starszej wersji
dokumentu przez właściciela dokumentu. Właścicielem dokumentu jest
osoba tworząca dokument.
Zapewnia mechanizm wysyłania powiadomień do grupy edycyjnej
dokumentu w przypadku dokonania zmian w dokumencie.
EOD musi umożliwiać dołączanie do dokumentów i spraw dyspozycji
przełożonych oraz uwag i komentarzy tekstowych.
EOD musi umożliwiać kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji)
podwładnych i terminów realizacji przez uprawnionych użytkowników za
pomocą powiadomień o opóźnieniach.
Strona 47 z 88
L.p.
76.
77.
78.
79.
80.
81.
82.
83.
84.
VII.
1.
2.
3.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Posiada zestawienie w którym prezentowane będą sprawy i pisma
przeterminowane.
Umożliwia dostęp uprawnionym osobom do informacji dotyczącej sprawy
zgodnie przypisanymi uprawnieniami do sprawy.
Umożliwia definiowanie grupy użytkowników uprawnionych do pracy
grupowej nad dokumentem. Kontroluje pracę nad dokumentem za
pomocą blokowania dokumentu do edycji i wyświetlania historii zmian.
Wykorzystuje zaawansowane możliwości zarządzania pracą grupową.
EOD musi umożliwiać zamykanie spraw. Podczas zamykania System
musi sprawdzać, czy wszystkie pisma w sprawie są załatwione.
EOD musi umożliwiać oznaczanie pism jako załatwionych w trybie „Ad
acta" i przenoszenie do odpowiedniej teczki.
EOD musi posiadać możliwość tworzenia teczek i podteczek
oznaczanych literowo oraz numerowanych liczbowo.
EOD musi umożliwiać przenoszenie spraw z danego roku na kolejny i
kontynuowanie pracy nad sprawą.
EOD musi umożliwiać przekazywanie przez przełożonego prowadzonych
spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia.
Wymagania w zakresie skanowania i rozpoznawania tekstu (OCR).
Umożliwia skanowanie dokumentów z poziomu EOD oraz zapisywanie
ich formy elektronicznej w formacie wielostronicowym.
Posiada moduł skanowania, niezależny od producenta skanera. Moduł
powinien współpracować z dowolnym skanerem obsługującym interfejs
TWAIN. Moduł skanowania powinien pozwalać na ustawienie
podstawowych parametrów skanowania, w tym co najmniej:
- wybór predefiniowanego profilu skanowania (np. pismo, faks, zdjęcie),
- wybór skanera,
- nadanie nazwy obrazowi,
- rozdzielczość (parametry zgodnie ze sterownikami skanera),
- format,
- paleta kolorów – Kolorowy, Czarno-Biały, Odcienie szarości,
- źródło papieru – Taca, Podajnik (1-stronnie), Podajnik (2-stronnie),
- wyświetlenie okna parametrów sterownika skanera,
- podgląd poszczególnych stron, usuwanie, skanowanie nowych,
ponowne skanowanie stron, skanowanie dwustronne,
- zmiana kolejności stron
- zapisywanie na dysku lub dołączanie do pisma w systemie.
Umożliwia optyczne rozpoznawanie tekstu na dokumentach
przechowywanych w formie graficznej i konwersję tych dokumentów do
plików tekstowych (obróbka OCR).
---------
Strona 48 z 88
L.p.
4.
5.
6.
VIII.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
IX.
1.
2.
3.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia rozpoznawanie tekstu (OCR) i zapis wyniku rozpoznawania
do pliku tekstowego przyporządkowanego do dokumentu. Komponent
OCR nie powinien ograniczać liczby użytkowników.
Zamawiający udostępni do wykorzystania posiadane 3 licencje OCR
Abbyy FineReader 10.
EOD musi umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów oraz
wykonanie odwzorowania cyfrowego dokumentu na zasadach
opisanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych.
EOD musi obsługiwać skanery z automatycznym podajnikiem oraz
automatycznym duplexem.
Wyszukiwanie
EOD musi umożliwiać indeksowanie i wyszukiwanie pełnotekstowe,
czyli wyszukiwanie wybranych fraz w plikach załączonych do
dokumentów. Wynikiem wyszukiwania ma być lista pism, w których
znaleziono załączniki posiadające wpisaną frazę.
EOD musi być wyposażony w wyszukiwarkę umożliwiającą wyszukanie
odpowiednich dokumentów (i innych obiektów) oraz interesantów
według predefiniowanych atrybutów (kryteriów wyszukiwania).
Umożliwia wyszukiwanie osoby prowadzącej sprawę.
Umożliwia wyszukiwanie obiektów po wszystkich opisujących je
metadanych, w szczególności moduł musi zapewnić wyszukiwanie
dokumentów po nr JRWA, nadawcy, numerze pisma, dacie rejestracji
pisma, dacie zatwierdzenia, etc.
Zapewnia filtrowanie i sortowanie po dowolnych atrybutach obiektów.
Udostępnia wyszukiwanie w trybach: prostym i zaawansowanym, w
którym możliwe jest łączenie kryteriów wyszukiwania.
Umożliwia eksport kryteriów i wyników wyszukiwania do plików w
formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku
Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML,CSV,HTML.
Baza interesantów
EOD musi posiadać jedną, dla całego Systemu w ramach jednostki, bazę
interesantów, dostępną dla wszystkich osób pracujących w EOD.
Umożliwia przypisanie dla jednego dokumentu wielu adresatów oraz
umożliwia wybór adresatów z bazy.
Umożliwiać automatyczne podpowiadanie nadawcy/odbiorcy
korespondencji na podstawie wbudowanego w moduł słownika - książki
adresowej.
Strona 49 z 88
L.p.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
X.
1.
2.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Udostępnia bazę danych teleadresowych interesantów wraz z
możliwością łatwego rejestrowania nowych danych interesanta przy
wprowadzaniu dokumentu.
EOD musi umożliwiać automatyczne sprawdzenie poprawności
wprowadzanych danych typu NIP, PESEL, REGON razem ze
sprawdzaniem sumy kontrolnej.
Umożliwia aktualizację danych przy zachowaniu danych poprzednich zmiana nie może powodować zmian w dotychczasowych obiektach, do
których przypisana była dana pozycja z bazy interesantów,
Umożliwia wyszukiwanie adresata w bazie wg wszystkich wyświetlanych
w widoku pól,
EOD musi wykrywać pokrywające się pozycje w bazie adresatów i
proponować ich korektę na etapie rejestracji pisma.
Umożliwia zapisywanie historii wpisów zawierającej informacje
dotyczące: osoby modyfikującej i daty ostatniej modyfikacji wpisu,
każdorazowej edycji wpisu, daty, osoby która edycji dokonała, różnic w
stosunku do poprzedniej wersji wpisu.
Zapewnia możliwość eksportu historii wpisów do plików w formatach
np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML.
Zapewnia możliwość zdecydowania przy rejestrowaniu nowego
dokumentu o automatycznym wprowadzeniu nowego wpisu do bazy.
Wymagania w zakresie obsługi archiwum zakładowego.
EOD Posiada funkcjonalności odpowiedzialne za obsługę składów
chronologicznych dla dokumentów papierowych.
W ramach każdego składu chronologicznego umożliwia prowadzenie
rejestrów uwzględniających wymienione niżej typy dokumentów:
• dokumentów odwzorowanych w całości,
• dokumentów odwzorowanych w części lub nie odwzorowanych,
• dokumentów i spraw, które będą prowadzone wyłącznie
w postaci elektronicznej ale w toku ich realizacji powstaną
dokumenty papierowe.
W rejestrze będą odnotowywane dokumenty i sprawy z zaznaczeniem
postaci w jakiej funkcjonują oraz docelowo powinno pokazać się miejsce
przechowywania tzn. sygnatura archiwalna pozycji przekazanej do
archiwum zakładowego np. 1234/455/32/7 (nr spisu zdawczo
odbiorczego/ nr pozycji w spisie / nr sprawy / nr dokumentu w sprawie).
Przykładem takiego rodzaju sprawy jest czasowa organizacja ruchu
(gdzie korespondencja prowadzona jest drogą elektroniczną), która
wprowadziła zmianę w drodze powodującą konieczność stworzenia
Projektu stałej organizacji ruchu (dokument papierowy).
---------
Strona 50 z 88
L.p.
3.
4.
5.
6.
7.
8
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD umożliwia oznakowanie każdego dokumentu poprzez odrębne
oznaczenie (np. kod kreskowy), Dokument będzie przechowywany w
pojemnikach do archiwizacji przewidzianym dla danej grupy
dokumentów / spraw. W chwili skompletowania jednostki archiwalnej
sprawy będą spakowane w teczkę oznakowaną kodem. Pod kodem
kreskowym pojawi się sygnatura archiwalna w chwili przekazania spisu
zdawczo-odbiorczego (wpisania w wykaz spisów zdawczo-odbiorczych).
EOD realizuje funkcjonalności związane z brakowaniem dokumentacji w
składzie chronologicznym lub jej przekazywaniem do archiwum
zakładowego uwzględniając ekspertyzę Archiwum Państwowego.
EOD posiada wbudowany moduł archiwum, w pełni obsługujący
wszystkie podstawowe procesy związane archiwizacją dokumentów, w
tym: przekazywanie akt do archiwum zakładowego, zarządzanie
papierowymi zasobami, tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz
wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, brakowanie, wycofanie pozycji lub
sprawy z archiwum zakładowego, przywrócenie wycofanej pozycji do
zasobu archiwum zakładowego, wypożyczenia pozycji, procedury
związane ze zniszczeniem lub uszkodzeniem dokumentacji,
przekazywanie dokumentacji do właściwego archiwum państwowego (w
postaci tradycyjnej lub w postaci paczki archiwalnej) itp. zgodnie z
obowiązującymi w ZDiT przepisami w tym zakresie.
EOD umożliwia organizację działania archiwum, zgodnie z
postanowieniami Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego,
EOD umożliwia przygotowanie i kategoryzację dokumentów / spraw,
zgodnie z postanowieniami Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (przepisy
kancelaryjno-archiwalne są załączone do SIWZ)
EOD posiada możliwość pracy zarówno z obowiązującymi jak i
nieaktualnymi już jednolitymi rzeczowymi wykazami akt. Zmiana wykazu
akt nie może wpływać na zmianę sygnatury archiwalnej. W przypadku
podwyższenia kategorii w nowym jednolitym rzeczowym wykazie akt
System musi podpowiedzieć archiwiście, które jednostki w archiwum
zakładowym powinny mieć zmienioną kategorię archiwalną. Po
dokonaniu weryfikacji przez archiwistę następuje zmiana kategorii z
zaznaczeniem w uwagach daty modyfikacji, podstawy dokonania zmiany
i osoby, która jej dokonała.
Mogłoby się odbywać to w ten sposób, że jeśli dla danego JRWA
następuje podwyższenie kategorii, system będzie proponował sprawy o
tym właśnie JRWA tak, aby archiwista mógł podjąć decyzję o
podwyższeniu kategorii archiwalnej. Porównywanie musi następować na
poziomie hasła klasyfikacyjnego (tytuł) z JRWA, a dopiero później na
podstawie symbolu klasyfikacyjnego (nr) ponieważ może on ulegać
zmianie w kolejnych JRWA. Program musi umożliwiać pracę z obecnie
obowiązującym w ZDiT i nieaktualnymi JRWA.
Strona 51 z 88
L.p.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD umożliwia doprecyzowanie tytułu z JRWA (umieszczone po
myślniku), czyli dodania opisu uzupełniającego, jako tak zwanego
doprecyzowania tytułu, oraz tworzenie teczek tematycznych. Teczka
tematyczna – gromadzi sprawy o różnych znakach sprawy, ale
dotyczące jednego ściśle określonego tematu i oznaczonych
oznaczeniem komórki organizacyjnej zamiast znakiem akt (oznaczenie
komórki organizacyjnej z symbolem klasyfikacyjnym).
EOD umożliwia nadanie, powiązanej z JRWA, kategorii archiwalnej dla
rejestrowanej sprawy oraz zmianę kategorii archiwalnej w związku
z aktualizacją JRWA lub ekspertyza archiwalną.
EOD posiada możliwość tworzenia terminarza przekazania dokumentacji
do archiwum zakładowego. W ramach terminarza wymagane jest:
ustalenie terminów przekazywanie dokumentacji dla poszczególnych
komórek organizacyjnych i stanowisk, potwierdzenie ustalonego terminu
przez komórki organizacyjne, wysyłanie powiadomień o upływającym
terminie dla poszczególnych uczestników zapisanych w terminarzu
działań, podgląd realizacji działań zgodnie z przyjętym terminarzem.
EOD posiada funkcjonalność pozwalającą opatrzeć dokumentację
przekazywaną do archiwum zakładowe klauzulą, zezwalającą na wgląd i
wypożyczenie wyłącznie przez pracowników danej komórki, w której
dokumentacja została wytworzona.
EOD umożliwia właściwe oznaczanie przekazanych teczek (kod
kreskowy, sygnatura archiwalna) ułatwiające ich lokalizację w archiwum
zakładowym (pomieszczenie, regał lub szafa, szafka na mapy, półka).
Sygnatura będzie nadawana w chwili zdania dokumentów do archiwum
(wpisania w wykaz spisów zdawczo-odbiorczych).
EOD umożliwia tworzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej do brakowania. Brakowanie tworzone na podstawie
generowania pozycji ze spisów zdawczo-odbiorczych oraz przekazanej
dokumentacji bezpośrednio z komórek organizacyjnych. Uzupełnienie
opisów w polu uwagi.
EOD zapewnia mechanizmy brakowania akt w archiwum elektronicznym.
EOD umożliwia, po zakończeniu procedury brakowania, odwzorowania
informacji w zakresie: zgody Archiwum Państwowego, uzyskanej
ekspertyzy oraz protokołu zniszczenia. Wymaganie to ma obejmować
możliwość dodania skanów pism z Archiwum Państwowego i
podpisanych protokołów, jako załączników. W spisie zdawczoodbiorczym ma być informacja dot. zgody Archiwum Państwowego,
uzyskanej ekspertyzy oraz protokołu zniszczenia np.: Zgoda APŁ Nr
103/2014 z dn. 22.08.2014, Zniszczono 30.09.2014r., z którego pozycje
podlegają brakowaniu, w kolumnie: „Data zniszczenia lub przekazania do
archiwum państwowego Uwagi”.
Strona 52 z 88
L.p.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Po zakończeniu procedury brakowania, EOD zapewnia automatyczne
usunięcie dokumentacji z systemu. Usunięcie danych następuje po
upływie okresów przechowalnictwa danych i jest kontrolowane przez
archiwistę, który posiada zgodę komórek organizacyjnych oraz zgodę
Archiwum Państwowego na wybrakowanie materiałów niearchiwalnych.
Usunięcie danych z panelu archiwum zakładowego możliwe tylko przez
ściśle określone osoby, np. przez archiwistę, tzn. że pracownik nie
posiadających uprawnień archiwisty nie może ingerować w zasób. Spisy
zdawczo-odbiorcze pozostają i są edytowane po zdaniu do archiwum
zakładowego jedynie przez archiwistę.
EOD zapewnia mechanizmy umożliwiające wykonanie ekspertyzy akt
w archiwum elektronicznym.
EOD umożliwia archiwiście wybranie jednostek archiwalnych lub spraw
w nich zawartych, celem przekazania do ekspertyzy Archiwum
Państwowemu.
EOD umożliwia tworzenie paczki archiwalnej dla wybranego roku.
Podczas tworzenia paczki System sprawdza warunki typu: czy nie
istnieje już paczka za wskazany okres w komórce organizacyjnej, czy
wszystkie sprawy są zakończone.
EOD zapewnia możliwość określenia, że sprawa została założona w
wyniku pomyłki i podczas zamykania nadać kategorię archiwalną Bc.
EOD umożliwia ręczne przypisywanie kategorii archiwalnej dla spraw w
paczce archiwalnej oraz wyodrębnienie pojedynczej sprawy w oddzielną
teczkę.
Zapewnia generowanie niezbędnych dokumentów, w tym spisów
zdawczo-odbiorczych zgodnie z Instrukcją w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwum zakładowego.
Umożliwia generowanie spisu zdawczo-odbiorczego na podstawie
przygotowanej paczki archiwalnej zgodnie z przepisami: Ustawa z dnia
17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114) wraz z aktami
wykonawczymi; Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.)
wraz z aktami wykonawczymi; Rozporządzenie Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników
danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do
archiwów państwowych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1519 z późn. zm)
Strona 53 z 88
L.p.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD umożliwia poddanie przygotowanego spisu zdawczo-odbiorczego
wraz z paczką, procesowi akceptacji. Posiada funkcjonalności
wspierające przekazywanie akt do archiwum zakładowego wraz z
możliwością nadzorowania przez archiwistę tworzenia projektów i
zatwierdzania spisów zdawczo-odbiorczych oraz dodawania uwag do
tworzonych w komórkach organizacyjnych spisów na poziomie pozycji
spisowej (teczki / jednostki archiwalnej), sprawy w jednostce archiwalnej.
Po akceptacji archiwum zakładowego można kontynuować spis
istniejący już w ewidencji archiwum zakładowego (spis zdawczoodbiorczy otwarty np.: listy płac). W przypadku dokumentów powstałych
w ramach programów finansowanych z funduszy UE należy tworzyć
spisy zdawczo-odbiorcze zgodnie z instrukcją w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwum zakładowego.
EOD umożliwia archiwiście przejrzenie paczki archiwalnej, przyjęcie
paczki, odrzucenie paczki oraz podanie przyczyny odrzucenia.
EOD zapewnia archiwiście wybór dokumentacji w celu przekazania do
Archiwum Państwowego. W polu uwagi spisu zdawczo-odbiorczego przy
wybranych pozycjach pojawić się powinna informacja o dacie
przekazania, osobie przekazującej wraz ze skanem spisu zdawczoodbiorczego..
EOD umożliwia zarządzanie papierowymi zasobami, w tym:
wypożyczanie, wyszukiwanie, edycję, przeglądanie, brakowanie. W
przypadku wypożyczenia / udostępnienia dokumentacji dla innej komórki
organizacyjnej niż twórca musi być akceptacja kierownika komórki
organizacyjnej, która wytworzyła akta, a w przypadku wypożyczenia /
udostępnienia akt dla osób / instytucji poza Zarząd wymagana jest zgoda
Dyrektora ZDiT.
Podczas przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, EOD
umożliwia przekazanie archiwiście uprawnień do dysponowania
dokumentacją, pozostawiając przekazującemu prawo do wglądu do
dokumentacji.
EOD umożliwia zarządzanie zawartością archiwum elektronicznego.
EOD zapewnia przekazywanie do archiwum zakładowego spraw
zakończonych zbiorczo z całej komórki organizacyjnej.
EOD umożliwia weryfikację, czy wszystkie sprawy w teczce są
zamknięte. Uniemożliwia przekazanie do elektronicznego archiwum
teczek, spraw niezamkniętych oraz brakujących.
EOD zapewnia wsparcie dla przekazywania pism papierowych do
archiwum elektronicznego (w tym mechanizm kodów kreskowych,
pozwalających automatycznie oznaczyć znalezione pozycje na liście).
EOD zapewnia zgodność formatu metadanych eksportowanych
dokumentów ze standardem tzw. „paczki archiwalnej” opracowanym
przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.
Strona 54 z 88
L.p.
35.
36.
37.
38.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD umożliwia składowanie na nośnikach elektronicznych w sposób
zorganizowany i zgodny z postanowieniami obowiązujących w Zarządzie
Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego wszelkiego rodzaju spraw i
dokumentów.
EOD umożliwia w zależności od przyznanych uprawnień, dostęp do
wersji elektronicznej spraw (dokumentów) znajdujących się w archiwum
elektronicznym.
EOD umożliwia pobrania utworzonego spisu zdawczo odbiorczego oraz
spisu brakowania w postaci plików w formatach obsługiwanych przez
DOC, XML. Muszą być dostępne 2 formy tzn. edytowalna, oraz nie
podlegająca edycji.
EOD umożliwia tworzenie karty wypożyczenia / udostępniania akt, na
podstawie której wypożyczane są teczki / sprawy z archiwum
zakładowego. Rolę karty w systemie będzie pełnił formularz
elektroniczny.
Strona 55 z 88
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
L.p.
39.
EOD posiada zabezpieczenie przed usunięciem dokumentów, spisów
zdawczo odbiorczych i innych danych, które byłoby niezgodne z
obowiązującymi przepisami czyli Zarządzeniem Nr 3/15 Dyrektora
Zarządu Dróg i Transportu z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie
wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego Zarządu Dróg i Transportu oraz wcześniej
obowiązującym Zarządzeniem Nr 19/12 Dyrektora Zarządu Dróg i
Transportu z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Zarządu Dróg i
Transportu. Usunięcie danych z panelu archiwum zakładowego możliwe
jest tylko przez ściśle określone osoby, np. przez archiwistę, tzn. że
pracownik nie posiadających uprawnień archiwisty nie może ingerować
w zasób. Spisy zdawczo-odbiorcze są edytowane po zdaniu do
archiwum zakładowego jedynie przez archiwistę.
Administrator programu powinien mieć możliwość nadawania uprawnień
względem konkretnych osób :
- pracownik – tworzy: spisy spraw, rejestry dokumentów, przekazuje
dokumentację do archiwum zakładowego, podłącza skany; może
uczestniczyć przez określony czas w komisji przeprowadzającej
skontrum w archiwum;
- kierownik komórki organizacyjnej - tworzy: spisy spraw, rejestry
dokumentów, przekazuje dokumentację do archiwum zakładowego,
akceptuje spis zdawczo-odbiorcze i zobowiązania uzupełnienia braków i
wyjaśnienia kwestii wątpliwych, anuluje błędnie nadane nr; wyraża zgodę
na brakowanie dokumentacji, wyraża zgodę na wypożyczania;
- archiwista - tworzy: spisy spraw, rejestry dokumentów, tworzy spis
zdawczo-odbiorcze, przejmuje i koryguje kształt spisów zdawczoodbiorczych i poszczególnych teczek, przekazuje dokumenty do
Archiwum Państwowego, wypożycza, podłącza skany, brakuje
dokumentację, inicjuje ekspertyzy, podwyższa kategorie, uczestniczy w
skontrach.
Administrator programu powinien mieć również możliwość stworzenia
nowego uprawnienia i przyporządkowania do pracownika.
Strona 56 z 88
L.p.
40.
41.
42.
43.
44.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD umożliwia bieżące nadzorowanie ilości posiadanych w archiwum
zakładowym: metrów bieżących dokumentacji ilości teczek i jednostek
archiwalnych z podziałem na kategorie archiwalne, roczniki,
dokumentację wytworzona przez poszczególne komórki organizacyjne.
W chwili przekazywania do archiwum w pozycji pod nazwą np.:
„gospodarka magazynowa” pojawi się wykaz spisów zdawczoodbiorczych, gdzie będzie istniała możliwość zaznaczenia ilości
przekazanej dokumentacji z podziałem na roczniki: sztuki, mb,
powierzchnie zajmowane przez dane oraz ilości usuniętych pozycji ze
spisu z zastosowaniem wcześniejszego podziału. Dane takie są
przydatne Zamawiającemu w przypadku prognozowania powierzchni
odkładczej oraz przy sprawozdawczości. W bardziej rozbudowanych
systemach istnieje możliwość ustalania wielkości każdej pozycji w spisie.
EOD umożliwia wycofanie dokumentacji przekazanej do archiwum
zakładowego poprzez: wygenerowanie protokołu wycofania, wycofanie
dokumentacji z właściwej ewidencji, oznaczenie ewidencji wpisem
o wycofaniu jednostki archiwalnej / sprawy a w przypadku dokumentacji
prowadzonej w postaci papierowej przekazaniu akt danej sprawy do
właściwej komórki organizacyjnej i wymuszenie jej ponownej rejestracji.
EOD uniemożliwia przekazanie do archiwum spraw prowadzonych w
sposób elektroniczny i nie opisanych właściwym zestawem metadanych.
EOD uniemożliwia przekazanie do archiwum teczek zawierających
niezamknięte sprawy (zgodnie z informacją umieszczoną we właściwych
rejestrach)
EOD umożliwia podejrzenie spraw znajdujących się w teczce,
w szczególności wyświetlenie informacja o kategorii archiwalnej
(wynikającej z jej przypisania do pozycji klasyfikacji).
Strona 57 z 88
L.p.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD umożliwia automatyczne tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych
na podstawie pozycji ze spisów spraw oznaczonych przez referentów
jako sprawy ostatecznie zakończone. Zapewnia możliwość generowania
spisu zdawczo-odbiorczego rozbudowanego w oparciu o sprawy i
dokumenty w sprawie – w zapisie tym chodzi o to, że sprawy
przekazywane do archiwum w wersji papierowej np. w 55 teczkach, po
120 spraw w teczkach, po 20 dokumentów w sprawach przy zaznaczeniu
odpowiedniej opcji można wygenerować spis zdawczo-odbiorczy
rozbudowany w o dodatkowe dane dotyczące spraw, lub przy wskazaniu
innej opcji spraw i dokumentów w sprawie.
Symbol
z
wykazu
Tytuł teczki
Daty
skrajne
Kategoria
akt
Liczba
tomów
Miejsce
przechowywania
akt
Data zniszczenia
lub przekazania do
archiwum
państwowego
Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
8
Lp
Nr
sprawy
Symbol
z
wykazu
Tytuł
teczki
Daty
skrajne
Kategoria
akt
Liczba
tomów
Miejsce
przechowywania
akt
Data zniszczenia
lub przekazania do
archiwum
państwowego
Uwagi
2
3
4
5
6
7
8
9
Lp
45.
1
Lp
1
Lp
1
46.
Nr
sprawy
Nr
dokumentu
Symbol z
wykazu
Tytuł
teczki
Daty
skrajne
Kategoria akt
Liczba
tomów
Miejsce
przechowywania
akt
2
3
4
5
6
7
8
9
Nr
dokumentu
Symbol
z
wykazu
Tytuł teczki
Data
wszczęcia
sprawy
2
3
4
5
Data
zakończenia
sprawy
6
Data zniszczenia
lub przekazania do
archiwum
państwowego
Uwagi
10
Kategoria
akt
Liczba
dokumentów
w sprawie
Data zniszczenia
lub przekazania
do archiwum
państwowego
Uwagi
7
8
9
EOD posiada funkcjonalności związane z obsługą archiwum
zakładowego zarówno dla dokumentów spraw prowadzonych w systemie
kancelaryjnym tradycyjnym jak i dla spraw prowadzonych wyłącznie
w systemie elektronicznym. System musi uwzględniać istniejące prawnie
i faktycznie różnice w postępowaniu z tego typu dokumentacją.
Strona 58 z 88
L.p.
47.
48.
49.
XI.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD obsługuje archiwizację spraw zgodnie z ich kategoriami
archiwalnymi. Na podstawie właściwej kategorii archiwalnej EOD musi
automatycznie dokonywać selekcji i przygotowywać właściwą ewidencję
dokumentacji oraz podłączenia pomocy archiwalnych dotyczących
danego spisu / spisów. Pomoce archiwalne - różne postacie opracowań
dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone
według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania.
Por. inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne.
ang. finding aids, franc. instruments de recherches, niem. Archivbehelfe
(Źródło: http://www.archiwa.gov.pl/pl/materiay/725-slownikarchiwalny.html?start=2 z dn. 10.08.2015 godz. 8;
http://archiwumcaw.wp.mil.pl/caw/slowniczek.htm z dn. 10.08.2015 godz.
8.04
EOD umożliwia eksport i import spisów zdawczo-odbiorczych do co
najmniej do jednego edytowalnego formatu spośród formatów
np.,: XLS, RTF, DOC, PDF, XML.
EOD pozwala na wyszukiwanie w bazie całych sformułowań ale również
ich części z możliwością zawężenia do wybranego parametru np.: daty,
komórki organizacyjnej, nr JRWA, jednostki archiwalnej / sprawy /
wszystko haseł tematycznych (tzn. szukane hasła: Piotrkowska 175 lub
Piotrkow, data: 2010, komórka organizacyjna: NO, nr JRWA 0800,
spraw).
Terminarz
EOD musi udostępniać terminarz. Terminarz umożliwiać będzie
prezentowanie terminów w widoku: miesięcznym, tygodniowym,
dziennym.
EOD musi umożliwiać dodawanie terminów, spotkań oraz zadań w
terminarzu z możliwością przypisania godziny.
Umożliwia definiowanie terminów w terminarzu. Dla terminu będzie
możliwość ustawienia poziomu prywatności: termin publiczny - widoczny
dla wszystkich użytkowników modułu, termin prywatny - termin będzie
widoczny tylko dla właściciela terminarza, termin - mieszany wyświetlający jedynie informację o zajętym bądź wolnym terminie.
Umożliwia definiowanie terminów jednorazowych bądź cyklicznych oraz
definiowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia.
Umożliwia uprawnionym pracownikom wgląd do kalendarza innych
pracowników.
Umożliwia wykonywanie dekretacji z jednoczesnym wpisem zadania do
terminarza osoby, do której wykonywana jest dekretacja.
Strona 59 z 88
L.p.
7.
Terminarz musi umożliwiać dodawanie i edycję wpisów za pomocą
mechanizmu „przeciągnij i upuść".
Umożliwia zarządzanie zasobami poprzez ustalanie rezerwacji
zasobów. System musi umożliwić definiowanie dowolnych zasobów.
Każdy zasób musi być powiązany ze „swoim" terminarzem w którym to
uprawnieni użytkownicy mają wgląd. Ponadto tylko uprawnieni
użytkownicy mogą rezerwować zasoby a jej fakt jest odnotowywany w
terminarzu zasobu. Musi również istnieć możliwość grupowania
zasobów (np. grupa „pojazdy" zwierająca pojazdy, którymi dysponuje
Zamawiający).
Posiada funkcjonalność pozwalającą na zbiorcze podejrzenie
dostępności rezerwowanych zasobów i innych użytkowników. System
musi umożliwiać rezerwację czasu innych użytkowników (jako
współuczestników zdarzenia).
8.
9.
10.
XII.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD udostępni grafik spotkań z możliwością weryfikacji terminów, które
są już zajęte w kontekście każdego użytkownika, biorącego udział w
planowanym wydarzeniu.
Tworzenie i zarządzanie rejestrami.
EOD musi umożliwiać prowadzenie dowolnej ilości rejestrów.
EOD musi być wyposażony w graficzny edytor rejestrów, który umożliwi
uprawnionej osobie tworzenie prowadzonych rejestrów oraz ich kolumn.
Umożliwia użytkownikowi przypisanie do rejestru dokumentów i spraw
numeratora rocznego (numeracja z początkiem każdego roku zaczyna
się od 1) lub ciągłego (numeracja przebiega w sposób ciągły bez
względu na rok).
EOD musi zapewniać definiowanie rejestru o strukturze złożonej co
najmniej z następujących typów pól: Tekst z możliwością zdefiniowania
maski numeru, Data, Słownik, Lista.
EOD musi umożliwiać ustawianie uprawnień do rejestru dla
użytkowników i grup użytkowników,
EOD musi umożliwiać eksport rejestru do plików w formatach
np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, CSV, HTML.
EOD musi umożliwiać import danych do rejestrów z plików w formatach
na podstawie zdefiniowanego mapowania kolumn na pola np.: XLS,
XLSX.
EOD musi umożliwiać określenie, do wybranych typów pól, czy jest to
pole obowiązkowe.
Strona 60 z 88
L.p.
9.
XIII.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi umożliwić filtrowanie, sortowanie, przestawianie i ukrywanie
kolumn w celu ułatwienia pracy analitycznej.
Edytor formularzy elektronicznych i szablony dokumentów
EOD musi umożliwiać graficzne modelowanie formularza metodą
"przeciągnij i upuść".
EOD musi umożliwiać wyświetlenie dla danego dokumentu kroku
obiegu, w którym się znajduje.
Edytor formularzy wbudowany w EOD musi działać w trybie WYSIWYG i
do tworzenia formularzy nie mogą być używane zewnętrzne aplikacje.
Edytor powinien posiadać podstawowe funkcjonalności edytora tekstu
służące do redagowaniu dokumentów.
Edytor formularzy musi zapewniać ewidencję dokumentów
elektronicznych w strukturze XML,XSD i XSL.
Edytor formularzy musi zostać zintegrowany z edytorem słowników.
Możliwość podłączenia wartości słownika pod listę rozwijaną.
Edytor formularzy musi zapewniać dostępność standardowych kontrolek
HTML (co najmniej: listy wyboru, pola tekstowe, listy rozwijane, sekcje,
sekcje powtarzalne).
Edytor formularzy musi zapewniać możliwość tworzenia zakładek.
Edytor formularzy musi zapewniać możliwość dodawania
zaawansowanych elementów: tabele z etykietami kolumn i wierszy
pobieranych ze słowników.
Edytor formularzy musi zapewniać możliwość oznaczania pól, których
wartości są dostępne przy generowaniu raportów.
Edytor formularzy musi umożliwiać zapisywanie wersji roboczych
formularzy i wyświetlania podglądu formularza.
Edytor formularzy musi umożliwiać definiowanie reguł walidacji pól
formularza oraz określanie pól obowiązkowych.
Edytor formularzy musi umożliwiać definiowanie tekstu pomocy
wyświetlanego dla pól formularza.
Strona 61 z 88
L.p.
13.
XIV.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Przygotowane w edytorze formularzy obiekty muszą mieć możliwość
wykorzystania jako szablony dokumentów w czasie tworzenia pism
wychodzących. W tym zakresie EOD musi dawać możliwość:
• zdefiniowania szablonu dokumentu lokalnego i globalnego
(wspólnego),
• prowadzenia repozytorium szablonów, które umożliwia
zarządzanie szablonami,
• ograniczania wyświetlania szablonów do kategorii JRWA,
właściciela, komórki organizacyjnej,
• wstawiania znaczników do szablonu. Minimalny zakres
znaczników:
- dane nadawcy,
- dane adresata (min. imię, nazwisko, adres, nazwa
instytucji),
- kod kreskowy,
- pełne dane pracownika prowadzącego sprawę,
- znak pisma/sprawy,
- adresaci pisma,
- data pisma,
- każdy z osobna element metryki dokumentu tworzonego z
wykorzystaniem szablonu,
- każdy z osobna elementy metryki sprawy w ramach, której
wystawiany jest dokument z wykorzystaniem szablonu,
- lista stron sprawy,
• wstawiania elementów pozwalających na sterowanie
zawartością dokumentu np. znacznik nowej strony,
• wykorzystania zdefiniowanego szablonu przy tworzeniu pism
• wychodzących z automatycznym uzupełnianiem zawartości w/w
znaczników,
• podglądu pisma przed wysłaniem,
• generowania korespondencji seryjnej.
Graficzny Rejestr Decyzji
Strona 62 z 88
L.p.
1.
2.
3.
4.
5.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi pozwalać na wizualizację decyzji administracyjnych,
postanowień, wniosków oraz innych skategoryzowanych dokumentów
takich jak np. pozwolenia na budowę, warunki zabudowy, ustalenie
lokalizacji inwestycji celu publicznego, zajętość pasa drogowego,
wniosku o zmianę planu. Wizualizacja polegać będzie na odwzorowaniu
decyzji administracyjnych, postanowień, wniosków oraz innych
skategoryzowanych dokumentów w formie rejestru, w którego skład
wchodzić będą obiekty przestrzenne dostępne z poziomu interaktywnej
mapy. To znaczy jeśli wydana decyzja administracyjna, postanowienie,
wniosek lub inny skategoryzowany dokument przetwarzany w EOD
zawierać będzie informacje o punktach adresowych lub działkach
ewidencyjnych to użytkownik powinien mieć możliwość wizualizacji tych
obiektów zwanych obiektami RGD.
Graficzny Rejestr Decyzji musi być komponentem zewnętrznym w
stosunku do EOD i jednocześnie:
• posiadać dedykowane serwisy służące do: zakładania obiektu
RGD, aktualizacji obiektu RGD, dostępu do atrybutów i geometrii
RGD;
• posiadać funkcjonalność uruchomienia EOD, z którego pochodzi
pismo/sprawa.
Obiekt RGD musi być zapisywany w bazie danych przestrzennych
umożliwiającej przechowywanie obiektów geometrycznych wraz z ich
atrybutami opisowymi.
Zasoby zawierające obiekty RGD muszą być dostępne za
pośrednictwem usług sieciowych OGC, przynajmniej w zakresie:
• publikowanie danych w postaci usług zgodnych z WMS co
najmniej w wersji 1.3.0;
• publikowanie danych w postaci usług zgodnych z WFS co
najmniej w wersjach 1.1.0., 2.0.
Moduł musi umożliwiać import danych co najmniej w następujących
formatach:
•
SWDE (Standard Wymiany Danych Ewidencyjnych) układ 2000
•
GML (Geography Markup Language) z aplikacji EMUiA
(Ewidencja Miejscowości, Ulic i Adresów)
Strona 63 z 88
L.p.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Wymagane jest obsługiwanie przez moduł trzech zasadniczych metod
tworzenia obiektów RGD:
Metoda 1. Wprowadzenie (wrysowanie) obiektu RGD:
Za pomocą narzędzi udostępnionych w komponencie mapowym
użytkownik będzie miał możliwość stworzenia predefiniowanego obiektu
punktowego, liniowego lub powierzchniowego i przypisania mu
predefiniowanych atrybutów opisowych. Możliwość edycji obiektu
punktowego, liniowego lub powierzchniowego będzie dostępna dla
predefiniowanych warstw danych przestrzennych. W celu stworzenia
nowego punktu adresowego lub powierzchniowego działki użytkownik
będzie miał do dyspozycji predefiniowane w module aplikacji
zaimportowane kompozycje mapowe lub kompozycje mapowe
pochodzące z danych serwisu www.geoportal.gov.pl; o Atrybuty opisowe
będą na żądanie użytkownika uzupełniały się z dokumentu stworzonego
w EOD.
Metoda 2. Automatyczne utworzenie obiektu RGD (typu adres):
Na podstawie powiązania danych adresowych dla przedmiotu pisma z
danymi odniesienia pochodzącymi z zaimportowanej bazy danych
przestrzennych lub powiązanych usługami sieciowymi WFS w Systemie;
o W panelu adresowym lub innym elemencie formularza opisującego
dokument, EOD będzie możliwość umieszczenia kontrolki identyfikacji
RGD. Kontrolka będzie informowała użytkownika o poprawnym
powiązaniu adresu dla przedmiotu pisma z danymi dostępnymi w
systemie. Zamawiający dopuszcza sygnalizację powiązania np. z
wykorzystaniem ikony globusa. Ikona ta będzie elementem składowym
kontrolki identyfikacji RGD; o Przy pomocy kontrolki będzie możliwość
wywołania komponentu mapowego i uwidocznienie na predefiniowanym
podkładzie mapowym zweryfikowanego punktu adresowego. W
przypadku braku możliwości automatycznego przypisania obiektu RGD
użytkownik będzie miał możliwość skorzystania z metody 1. System musi
6.
zapewniać obsługę historii danych w przypadku zmiany danych
odniesienia (np. zmiana nazwy ulicy, numeracji itp.) w tym danych
pochodzących z zewnętrznych źródeł. System musi umożliwiać
przypisanie wielu obiektów do jednego pisma (sprawy).
Metoda 3. Automatyczne utworzenie obiektu RGD (typu działka
ewidencyjna):
Na podstawie powiązania danych dotyczących działki ewidencyjnej dla
przedmiotu pisma z danymi odniesienia pochodzącymi z zaimportowanej
bazy danych przestrzennych lub powiązanych usługami sieciowymi WFS
w Systemie. W panelu danych o działkach ewidencyjnych lub innym
elemencie formularza opisującego dokument, EOD będzie możliwość
umieszczenia kontrolki identyfikacji RGD. Kontrolka będzie informowała
użytkownika o poprawnym powiązaniu danych dotyczących działki
ewidencyjnej dla przedmiotu pisma z danymi dostępnymi w Systemie.
Zamawiający dopuszcza sygnalizację powiązania np. z wykorzystaniem
ikony globusa. Ikona ta będzie elementem składowym kontrolki
identyfikacji RGD. Przy pomocy kontrolki będzie możliwość wywołania
komponentu mapowego oraz uwidocznienie na predefiniowanym
podkładzie mapowym zweryfikowanego obszaru wraz z prezentacją
graficzną działki ewidencyjnej. W komponencie mapowym będzie
również dostępna warstwa do edycji w celu umieszczenia, zobrazowania
Specyfikacja
Istotnych Warunków
Zamówienia – Tom
I
Strona 64 z 88
za pomocą
obiektu punktowego,
liniowego
lub powierzchniowego
dodatkowych informacji (np. linii granicy działki, obiektów punktowych
działki - drzewa, liniowych - media itp.). W przypadku braku możliwości
L.p.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
XV.
1.
2.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Nieograniczone ilościowo powiązanie jednego dokumentu z wieloma
różnymi typami obiektów RGD.
Stworzenie edytowalnego słownika stylów dla wszystkich typów obiektów
RGD.
Słownik
stylów
obiektów
RGD
powinien
być
udostępniany/wykorzystywany dla dowolnej kompozycji mapowej w
Graficznym Rejestrze Decyzji.
Użytkownik musi mieć możliwość wprowadzania do bazy danych nowych
oraz modyfikacji istniejących obiektów RGD.
Przy wprowadzaniu, modyfikacji, wyszukiwaniu, przeglądaniu obiektów
RGD użytkownik musi mieć możliwość wykorzystania do podglądu
dowolnych danych przestrzennych udostępnianych jako usługi sieciowe
OGC oraz danych z co najmniej serwisu www.geoportal.gov.pl.
Moduł musi umożliwiać wyświetlenie metadanych dokumentu lub sprawy
z EOD dla wskazanego obiektu RGD.
Moduł musi umożliwiać, dla wskazanego obiektu RGD, wywołanie EOD,
w którym znajduje się pismo lub sprawa, powiązane z obiektem RGD.
Moduł musi umożliwiać konfigurację symboliki reprezentacji graficznej
dla poszczególnych rodzajów pism (określenie koloru, grubości, stylu
linii, symbolu).
Zakres uprawnień do obiektów modułu musi być tożsamy z zakresem
uprawnień do powiązanych z nimi obiektów w EOD.
Moduł musi umożliwiać wykonywanie wyszukiwań i analiz
przestrzennych (przynajmniej w zakresie buforowania i zawierania)
dotyczących np.:
• Lokalizacji przestrzennych, których dotyczy dane pismo lub
sprawa czy grupa pism lub spraw);
• Pism/spraw dotyczących konkretnej lokalizacji itp.
Moduł musi udostępniać swoją funkcjonalność innym systemom i
aplikacjom poprzez standardowe usługi sieciowe (zgodne ze
standardami OGC - jeżeli dana funkcjonalność jako wynik zwraca dane
przestrzenne, w pozostałych wypadkach mają to być usługi sieciowe
zgodne ze standardami W3C).
Moduł musi posiadać dedykowaną bazę danych.
Struktura organizacyjna.
EOD musi umożliwiać definiowanie struktury organizacyjnej
pracowników, wraz z przypisaniem stanowisk. Struktura organizacyjna
ma uwzględniać powiązania podległościowe poszczególnych komórek
organizacyjnych.
Umożliwia odwzorowanie rzeczywistej struktury organizacyjnej
Zamawiającego wraz z zakresem uprawnień.
Strona 65 z 88
L.p.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
3.
Zapewnia możliwość graficznego projektowania hierarchii zależności i
uprawnień użytkowników.
Umożliwia modyfikowanie struktury metodą „przeciągnij i upuść".
Umożliwia tworzenie dowolnej ilości jednostek podrzędnych.
Udostępnia widok całej struktury jak i wybranych fragmentów i
elementów.
Umożliwia zarządzanie strukturą (dodawanie elementów, edycja itp.).
Umożliwia szybką edycję elementów (np. zmianę danych
teleadresowych użytkownika) bezpośrednio z poziomu struktury
organizacyjnej.
Umożliwia dodawanie i usuwanie kolejnych elementów do struktury:
dodanie/usuwanie kolejnej jednostki, dodanie/usuwanie kolejnego
pracownika.
Umożliwia definiowanie danych teleadresowych dla każdego
użytkownika w ramach struktury.
Umożliwia skonfigurowanie różnych numeratorów dokumentów
elektronicznych dla każdego użytkownika oddzielnie.
Umożliwia tworzenia grup użytkowników o określonych uprawnieniach.
Zapewnia możliwość blokowania oraz odblokowywania kont
użytkowników.
Wymagania w zakresie zastępstw.
Kierownik komórki organizacyjnej musi posiadać możliwość wskazania
początku oraz końca okresu, w którym podległy pracownik będzie
zastępowany.
Istnieje możliwość wyznaczenia więcej niż jednej osoby zastępującej dla
osoby zastępowanej.
Wszystkie operacje wykonywane przez zastępcę w systemie są
odnotowane i zapisane w historii zdarzeń oraz umożliwiają identyfikację
osoby, która je wykonała. Operacje są przypisane personalnie do
zastępcy wraz z informacją że była to czynność wykonana podczas
zastępowania.
Umożliwia modyfikację (zmianę) osoby zastępującej.
Umożliwia tworzenie macierzy zastępstw (min. definiowanie zastępstw,
przypisanie zastępcy uprawnień posiadanych przez zastępowanego
pracownika, możliwość wyboru przez pracownika zastępcy).
Umożliwia automatyczne informowanie o nieobecności pracownika, w
przypadku dekretowania korespondencji i spraw.
Umożliwia automatyczne informowanie zastępcy o nieobecności osoby
zastępowanej.
Umożliwia automatyczne przelogowanie się zastępcy, w trybie
zastępstwa, na konto osoby zastępowanej.
EOD uprawnień musi umożliwić wielopoziomowy mechanizm
zarządzania uprawnieniami (użytkownicy, role, grupy uprawnień).
---------
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
XVI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Strona 66 z 88
L.p.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
EOD musi umożliwić nadawanie uprawnień na poziomie użytkownika,
grupy użytkowników.
Zapewnia możliwość przyporządkowania pracownika do wielu stanowisk
(możliwość pracy na wielu stanowiskach).
Umożliwia zarządzanie dostępem użytkowników do różnych rodzajów
kategorii spraw, schematów numeracji oraz rejestrów.
Umożliwia nadawanie uprawnień do dokumentów co najmniej na
poziomie: do wglądu (odczyt), do edycji (odczyt i zapis).
Uprawnienia do dokumentów muszą być definiowane dla grup oraz
poszczególnych użytkowników.
EOD musi zagwarantować, iż w przypadku edycji dokumentu przez
uprawnionego użytkownika pozostali użytkownicy będą mogli pobierać
dokument jedynie w trybie do wglądu (odczyt).
EOD musi posiadać możliwość ustawienia czasowego przelogowywania
między kontami na podstawie zdefiniowanego zastępstwa bez
konieczności ujawniania hasła dostępu użytkownika zastępowanego.
EOD musi zapisywać adnotację o zastępstwie przy wykonywaniu
wszystkich akcji przez zastępującego pracownika w ramach zastępstwa.
Umożliwia ręczne zdefiniowanie zastępstwa przez przełożonego lub
wygenerowanie zastępstwa na podstawie wniosku urlopowego
procedowanego w EOD.
Umożliwia wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw.
Umożliwia przekazanie osobie zastępującej części lub całości
uprawnień osoby zastępowanej. Uprawnienia muszą być przekazane na
określony czas lub bezterminowo.
EOD musi posiadać moduł urlopów umożliwiający co najmniej:
•
przypisywanie pracownikom dni urlopowych, naliczanie urlopu
miesięczne lub roczne, przenoszenie niewykorzystanych dni urlopowych
na kolejny rok,
•
obsługę wniosków urlopowych umożliwiający złożenie wniosku
przez pracownika oraz późniejszą akceptację przez kierownika oraz
ostateczne zatwierdzenie przez kadrową,
•
wyznaczanie zastępstw na podstawie udzielonych urlopów,
•
integracje funkcjonalności urlopów z kalendarzem systemowym
co najmniej w zakresie widoku planowanych urlopów uzależnionego od
posiadanych uprawnień tj., pracownik widzi swoje urlopy, kierownik widzi
urlopy swoje jak i pracowników podległych, kadrowa widzi urlopy
wszystkich pracowników,
•
informowanie w momencie dekretacji o nieobecności pracownika,
na którego dekretowany jest dokument.
Umożliwia ręczne ustawianie ilości przysługujących danemu
pracownikowi dni urlopu.
Strona 67 z 88
L.p.
22.
23.
XVII
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia akceptację wniosków urlopowych minimum przez
przełożonego i pracownika działu kadr.
Pozwala na deklaracje urlopów również w niepełnym wymiarze
godzinowym.
Wymagania zakresie kontroli i sprawozdawczości.
Zawiera wbudowany moduł analityczny, umożliwiający analizę danych w
nim zawartych.
Udostępnia dane w formie tabeli przestawnej, z funkcjonalnościami drilldown, roll-up, slice&dice, wyszukiwania lokalnego, filtrowania oraz
sortowania.
Przedstawia dane również w formie wykresów słupkowych.
Udostępnia edytor wykresów, umożliwiający stworzenie wykresów
słupkowych prostych, słupkowych skumulowanych, słupkowych
procentowych, kołowych oraz liniowych z dowolnych danych z systemu.
Umożliwia parametryzację raportów i tworzenie raportów
odpowiadających potrzebom użytkownika.
Umożliwia filtrowanie, sortowanie, przestawianie i usuwanie kolumn oraz
formatowanie raportów w celu ułatwienia pracy analitycznej.
Umożliwia eksport skonfigurowanych przez użytkowników raportów do
plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku
Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, HTML, CSV.
Umożliwia eksport wykresów do plików w formatach obsługiwanych
przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.: PNG, JPG,
SVG.
Posiada repozytorium raportów umożliwiających współdzielenie
wygenerowanych raportów między użytkownikami systemu.
Jest wyposażony w graficzny edytor raportów.
Umożliwia tworzenie raportów bez znajomości technologii
bazodanowych takich jak język SQL.
Na stanowiskach kancelaryjnych/w sekretariatach umożliwia wydruk
dziennika korespondencji przychodzącej.
---------
Strona 68 z 88
L.p.
13.
XVIII.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Umożliwia wygenerowanie co najmniej raportów lub zestawień typu:
- wykaz teczek i podteczek z podziałem na komórki organizacyjne,
- wykaz akt spraw z danej teczki/podteczki,
- sumaryczne zestawienie akt spraw wg JRWA,
- największa liczba akt spraw w rozbiciu na kategorie,
- liczba akt spraw ogółem na pracownika,
- liczba korespondencji wysłanej przez Zamawiającego wg sposobu
wysyłki,
- liczba korespondencji wysłanej przez Zamawiającego wg typu
przesyłki,
- liczba akt spraw na pracownika w rozbiciu na kategorie,
- sumaryczne zestawienie akt spraw: w toku, załatwionych,
przeterminowanych,
- lista pism zadekretowanych, bez dekretacji
- liczba pism na pracownika (obciążenie pracownika)
- pocztowa książka nadawcza,
- książka adresowa,
Wymagania w zakresie edytora procesów.
Umożliwia definiowanie dowolnej liczby procesów za pomocą
wbudowanego w dostarczony system EOD graficznego edytora
procesów.
Umożliwia modelowanie procesowanych dokumentów metodą
"przeciągnij i upuść" za pomocą graficznego edytora.
Umożliwia określenie zbioru pól, które będą dostępne do edycji w
krokach obiegu.
Umożliwia przypisanie do kroku obiegu akcji typu: zmiana kroku, zmiana
osoby przypisanej bądź właściciela, zmiana pola formularza, wysłanie
powiadomienia, wykonanie fragmentu kodu.
Umożliwia śledzenie poszczególnych etapów procesu i informowanie
użytkowników o zadaniu do wykonania.
Umożliwia zapis i przeglądanie historii wykonywanych czynności wraz z
rodzajem zmiany i osobą, która ją wykonała.
Umożliwia wyświetlanie zadań do wykonania wynikających z kroku
procesu w jednolitym widoku zadań.
Umożliwia użycie w krokach obiegu dedykowanych formularzy.
Umożliwia graficzną edycję formularzy i ich integracje w procesie (w tym
definiowanie danych inicjalnych i używanie wprowadzonych danych w
procesie.
Edytor procesów musi funkcjonować z wykorzystaniem przeglądarki
internetowej
Edytor procesów musi umożliwiać modelowanie procesów w notacji
BPMN.
Edytor procesów musi umożliwiać uruchamianie instancji procesów,
zarządzanie ich realizacją wg definicji procesów.
Strona 69 z 88
L.p.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Edytor procesów w trakcie modelowania procesów musi udostępniać
wbudowane zmienne np. %NOW%, %TODAY% - aktualna data i
godzina.
Edytor procesów w trakcie modelowania procesów musi pozwalać na
zdefiniowanie bramek 1, ALBO, LUB (warunkowe wykonanie ścieżek)
Edytor procesów musi posiadać widok wyświetlający wszystkie zadania
związane z pismami, sprawami czy innymi zdarzeniami.
Edytor procesów musi posiadać możliwość nadawania terminów
realizacji zadań.
Użytkownik musi mieć możliwość przejęcia zadania do wykonania z
poziomu widoku zadań.
Edytor procesów musi umożliwiać równoległe wykonywanie
niezależnych ścieżek.
Edytor procesów musi umożliwiać rozdzielenie tokenu (fragment ścieżki
wykonywany równolegle przez n osób).
Edytor procesów musi umożliwiać dynamiczne określenie osoby
przypisanej (na podstawie zmiennych z procesu).
Edytor procesów mus posiadać komponenty do budowania
zaawansowanych reguł decyzyjnych.
Edytor musi umożliwiać graficzną edycję formularzy i ich integrację w
procesie (w tym definiowanie danych inicjalnych i używanie
wprowadzonych danych w procesie) bez potrzeby pisania kodu.
Edytor procesów musi mieć możliwość tworzenia podprocesów.
Edytor musi pozwalać na takie przygotowanie procesu dedykowanego,
aby możliwe było w trakcie jego wykonywania zebranie odpowiedniej,
konfigurowalnej, minimalnej ilości akceptacji pochodzących od
określonych użytkowników lub użytkowników znajdujących się w danej
grupie - tak zwana minimalna ilość akceptacji.
Edytor procesów musi posiadać możliwość wprowadzania własnych
typów danych oraz tworzenia zmiennych tych typów. Typy danych
muszą być tworzone za pomocą graficznego narzędzia wbudowanego
w oferowane rozwiązanie. Podczas tworzenia ścieżki przepływu
workflow musi istnieć możliwość wykorzystania tak zdefiniowanego typu
do utworzenia zmiennych tego typu.
Przygotowany w edytorze proces musi umożliwiać wywoływanie ścieżek
podrzędnych przypisanych do określonego punktu ścieżki głównej.
Wynik działania ścieżki podrzędnej może mieć bezpośredni wpływ na
dalszy przebieg ścieżki głównej.
Edytor musi udostępniać funkcję wspomagającą proces
automatycznego rozmieszczania elementów na grafie.
EOD musi zapewnić platformę z repozytorium procesów.
Strona 70 z 88
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
L.p.
29.
XIX.
Repozytorium procesów musi umożliwiać wersjonowanie procesów.
Wymagania w zakresie administracji.
Posiada panel administracyjny, do którego dostęp mają jedynie
uprawnieni użytkownicy (administratorzy).
Panel administracyjny umożliwia zarządzanie układem i zawartością
menu Systemu.
Umożliwia zdefiniowanie i prowadzenie rejestrów wszystkich typów
dokumentów z zakresu działalności Zamawiającego zgodnie z
wymaganiami prawnymi dotyczącymi tych dokumentów (np. ewidencja
decyzji, zaświadczeń itd.).
EOD musi prowadzić globalny dziennik zmian, w którym rejestrowane
będą wszystkie modyfikacje w rejestrach modułu i na dokumentach.
Dziennik zmian musi zawierać informację o czasie akcji, osobie
wykonującej modyfikację, rodzaju zmiany i zakresu zmiany i nowych
wartościach.
Dziennik zmian musi być prowadzony w formie rejestru oraz umożliwić
filtrowanie i sortowanie danych po dowolnych atrybutach.
Umożliwić eksport dziennika zmian do plików w formatach
np.,: XLS, CSV, PDF, RTF, HTML, DOC, XML.
Administratorzy mają możliwość aktualnego podglądu osób, które są
zalogowane w aplikacji.
Administratorzy mają możliwość przeglądania historii logowania
użytkowników.
W module administracyjnym jest możliwość zarządzania kontami
użytkowników, co najmniej w zakresie:
- edycji uprawnień konta użytkownika,
- zarządzanie złożonością haseł do modułu i określanie co najmniej:
maksymalnej i minimalnej długości hasła, czasu ważności hasła,
- ustawienia praw dostępu dla użytkownika.
Z poziomu panelu administratora umożliwia określenie czasu
nieaktywności, po którym moduł wyloguje użytkownika.
Panel administracyjny musi udostępniać raport aktywności użytkowników
z możliwością określenia przedziału czasowego.
EOD umożliwia dodawanie, usuwanie i modyfikowanie szablonów
dokumentów w celu wykorzystania ich z poziomu aplikacji (np. dla pism
wychodzących, wewnętrznych i innych dokumentów), z możliwością
wstawiania do treści pisma znaczników, których zawartość jest
automatycznie odczytywana z bazy danych dokumentów i interesantów.
Umożliwia zapisywanie szablonów w postaci plików w formatach
np.: RTF, XML.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
---------
Strona 71 z 88
L.p.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Panel administracyjny musi udostępniać dziennik zdarzeń, które dotyczą
pracy modułu.
Zmiana struktury organizacyjnej nie może być ograniczona ilościowo
(zmiany mogą być wprowadzane kilka razy w roku. Zmiany nie powinny
zakłócić ciągłej i prawidłowej pracy Systemu).
Moduł administracyjny umożliwia dowolną edycję Jednolitego
Rzeczowego Wykazu Akt w przypadku zmiany Instrukcji kancelaryjnej z
wszystkimi konsekwencjami z tego wynikającymi (zmiany w oznaczaniu
akt sprawy i teczek spraw, numeracji).
Na poziomie JRWA jest możliwość zarządzania teczkami aktowymi, co
najmniej w zakresie:
- dodania/edycji/usunięcia teczki aktowej dla danej pozycji JRWA i danej
komórki organizacyjnej ZDiT
- określenia numeru początkowego w teczce aktowej (od tego numeru
powinna rozpocząć się numeracja akt spraw na etapie wdrożenia
systemu),
- definiowania podteczek w ramach teczek aktowych,
- przeniesienia teczki aktowej do innej komórki organizacyjnej,
- definiowania klasyfikatorów na poziomie teczek aktowych (np. nr
statystyczny obwodu).
Moduł administracyjny umożliwia zarządzanie słownikami, co najmniej
następującego typu: kontrahenci, rejestry, rodzaje materiałów biurowych i
eksploatacyjnych, rodzaje zasobów, itp., oraz definiowanie danych
słownikowych poprzez edytor słowników.
EOD musi zapewnić spójność słowników używanych przez moduł.
Umożliwia udostępnianie / blokowanie dostępu do dokumentów, akt
spraw, teczek dla poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników.
Umożliwia zarządzanie uprawnieniami dotyczącymi wszystkich
funkcjonalności również po rozbudowaniu Systemu.
Zapewnia możliwość przyporządkowania pracownika do wielu stanowisk
(możliwość pracy na wielu stanowiskach).
Gwarantuje, iż w przypadku edycji dokumentu przez uprawnionego
użytkownika pozostali użytkownicy będą mogli pobierać dokument
jedynie w trybie do wglądu (odczyt).
Moduł administracyjny umożliwia przeszukanie ewidencji
korespondentów pod kątem wykrycia duplikatów. Administrator powinien
mieć możliwość scalenia rekordów duplikatów korespondentów.
Strona 72 z 88
L.p.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
XX.
1.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Moduł administracyjny umożliwia przeszukania ewidencji pism (także
pism anulowanych). Wyszukiwanie powinno odbywać się co najmniej po
następujących polach:
- zakres dat rejestracji,
- zakres dat pism,
- temat pisma,
- numer systemowy pisma,
- korespondent,
- znak pisma,
- numer sprawy.
Moduł administracyjny umożliwia tworzenie i wysyłanie komunikatów do
użytkowników, umożliwiać tworzenie wiadomości grupowych wraz z
określeniem rodzaju użytkowników i jednostek organizacyjnych dla jakich
mają być wyświetlone.
Aplikacja powinna posiadać mechanizm automatycznego aktualizowania
kolejnych wersji sytemu. Automatycznie powinny zostać wykonane
zmiany w strukturze bazy danych oraz aktualizacja modułów. Proces
aktualizacji wersji systemu powinien być wykonywany z poziomu modułu
administracyjnego.
Moduł administracyjny umożliwia administracyjne wylogowywanie
użytkowników, co najmniej w zakresie:
- wszyscy zalogowani użytkownicy,
- wybrani zalogowani użytkownicy,
- zalogowani w części administracyjnej.
Moduł administracyjny umożliwia odzyskiwanie logicznie usuniętych
dokumentów (wszystkie dokumenty wytworzone w Systemie powinny
znajdować się w repozytorium bez możliwości fizycznego usunięcia).
W przypadku uruchomienia Systemu w ciągu roku kalendarzowego
administrator ma możliwość ustawienia początkowego numeru dla
danych typów spraw JRWA w komórce, dodatkowo użytkownik może
nadać ręcznie numer sprawie w przypadku uzupełniania dokumentacji
rejestrowanej wcześniej poza Systemem (system musi kontrolować
unikalność numerów spraw).
W przypadku uruchomienia Systemu w ciągu roku kalendarzowego
administrator ma możliwość ustawienia początkowego numeru dla
wszystkich używanych rejestrów.
EOD musi umożliwić przechowywanie i odczytywanie logów modułu w
tym: dzienników bezpieczeństwa, dzienników serwera http: dziennika
pracy i dziennika błędów.
EOD musi ewidencjonować wszelkie próby logowania do modułu (w tym
niepowodzenia).
Wymagania zakresie integracji z ePUAP.
---------
EOD jest zintegrowany z ePUAP, który pełni rolę Elektronicznej Skrzynki
Podawczej.
Strona 73 z 88
L.p.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Zapewnia przetwarzanie i wykorzystywanie danych zawartych w
formularzach otrzymywanych za pośrednictwem ePUAP.
Współpraca EOD z platformą ePUAP odbywa się poprzez konto
organizacji na ePUAP.
EOD umożliwia wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO
w trybie przedłożenia) zgodnego z rozporządzeniem Prezesa Rady
Ministrów z dnia 29 września 2005 r. (Dz. U. Nr 200, poz. 1651).
Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy
platformy ePUAP.
W EOD jest możliwość podglądu treści przesłanego dokumentu
elektronicznego oraz weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego
złożonego na dokumencie.
EOD zapewnia ewidencjonowanie i archiwizację doręczonych do ZDiT
dokumentów elektronicznych oraz wygenerowanych Urzędowych
Poświadczeń Odbioru (Urzędowych Potwierdzeń Przedłożenia).
Kontroluje, czy dokumenty wychodzące które mają zostać przesłane do
klienta ZDiT za pośrednictwem ePUAP, zostały podpisane bezpiecznym
podpisem elektronicznym.
Zapewnia ewidencjonowanie i archiwizację doręczonych do klienta ZDiT
dokumentów elektronicznych oraz wygenerowanych (i podpisanych
przez klienta ZDiT) Urzędowych Poświadczeń Odbioru (Urzędowych
Potwierdzeń Doręczenia).
Umożliwia automatyczne generowanie informacji wskazujących pisma
przesłane do interesanta/petenta za pośrednictwem ePUAP, co do
których nie wpłynęło potwierdzone Urzędowe Poświadczenie Odbioru w
terminie określonym w art. 46 § 3 k.p.a.
EOD posiada możliwość obsługi (wizualizacja, edycja oraz składanie i
weryfikacja podpisu) dokumentów otrzymywanych z ePUAP-u i
możliwość wysyłania dokumentów na platformę ePUAP.
Posiada możliwość wszczynania sprawy poprzez utworzenie pisma
wewnętrznego, które jest potem wysłane do odbiorcy na platformę
ePUAP oraz możliwość wysyłki pisma odpowiedzi na konto interesanta
na ePUAP i tym samym zakończenie sprawy.
Umożliwia przesłanie decyzji/odpowiedzi w formie dokumentu
elektronicznego na platformę ePUAP oraz wygenerowanie (podpisanie)
Urzędowego Poświadczenia Doręczenia.
Zapewnia przekazywanie dokumentów przygotowanych w EOD
bezpośrednio do skrzynek wnioskodawców na ESP lub platformie
ePUAP.
Pozwala na wysyłkę pisma/pism do wielu odbiorców na adresy skrytek
ePUAP zdefiniowane w słowniku kontrahentów EOD (korespondencja
seryjna).
Zapewnia komunikację z testową i produkcyjną platformą ePUAP.
EOD odbiera i przechowuje informacje zawierające Urzędowe
Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie
Doręczenia (UPD) powiązane z dokumentami, których one dotyczą.
Strona 74 z 88
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
L.p.
17.
EOD automatycznie podpowiada adres skrytki ePUAP wnioskodawcy
przy przygotowywaniu wysyłki korespondencji.
Wszystkie wysyłki elektroniczne są odnotowywane w rejestrze
korespondencji wychodzącej.
EOD musi umożliwiać automatyczne przesyłanie UPO do nadawcy
dokumentu elektronicznego / interesanta. Funkcjonalność ta może
zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy ePUAP.
EOD musi umożliwiać odczytanie UPO przez interesanta oraz zapisanie
go na wybranym nośniku danych. Funkcjonalność ta może zostać
zrealizowana przez mechanizmy platformy ePUAP.
EOD musi realizować długookresowe (po wygaśnięciu okresu ważności
certyfikatu nadawcy) archiwizowanie dokumentów.
EOD musi udostępniać możliwość przesyłania informacji zwrotnej
dotyczącej danej sprawy w postaci publikacji statusu sprawy
automatycznie generowanego w EOD na każdym etapie procesu
rozpatrywanej sprawy.
EOD musi zapewniać możliwość przesłania dodatkowych dokumentów
dotyczących danej sprawy.
EOD musi umożliwiać przesłanie decyzji/odpowiedzi w formie
dokumentu elektronicznego na ePUAP oraz wygenerowanie (podpisanie)
Urzędowego Poświadczenia Doręczenia.
EOD musi zapewnić, że złożone dokumenty prezentowane będą w
formie wizualnej w oparciu o wzory wniosków przechowywane w
Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów na platformie ePUAP.
EOD musi być autoryzowany do współpracy z ePUAP przy pomocy
certyfikatu cyfrowego.
EOD musi odbierać i przechowywać informacje zawierające Urzędowe
Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie
Doręczenia (UPD) powiązane z dokumentami, których one dotyczą.
EOD musi zapewnić funkcje pozwalające na autoryzację użytkowników z
wykorzystaniem Active Directory, który aktualnie jest w posiadaniu
Zamawiającego
EOD musi umożliwiać integrację z systemem powiadomień SMS, w
wyniku której po wykupieniu odpowiedniego pakietu SMS, możliwe
będzie przesyłanie automatycznych powiadomień minimum o rejestracji
pisma, rozpoczęciu sprawy, oraz jej zakończeniu. Wykupienie
odpowiedniego pakietu SMS będzie leżeć po stronie Zamawiającego.
Wymagania zakresie obsługi podpisu elektronicznego.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
XXI.
Strona 75 z 88
L.p.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
XXII.
1.
2.
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
Zapewnia podpisywanie dokumentów niekwalifikowanym i
kwalifikowanym podpisem elektronicznym (weryfikowanym certyfikatami
wszystkich centrów kwalifikowanych działających w Polsce na dzień
składania oferty) z poziomu aplikacji, przy czym dopuszczalne jest
użycie appletu Java.
Zapewnia zastosowanie wewnętrznych podpisów elektronicznych z
wykorzystaniem kart elektronicznych lub pendrive
Zapewnia możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego na każdym
etapie pracy z dokumentami.
Umożliwia podpisywanie kolejnych decyzji (np. akceptacji) bezpiecznym
podpisem elektronicznym z użyciem certyfikatu kwalifikowanego lub
podpisu wewnętrznego.
Zapewnia obsługę podpisu elektronicznego zgodnego ze standardem
XML Advanced Electronic Signature (XAdEs).
Umożliwia weryfikację podpisu elektronicznego i wyświetlać dla danego
dokumentu informację o tym, czy podpis jest poprawny czy nie.
Umożliwia pobranie podpisu i certyfikatu, którym został podpisany
dokument.
W ramach zamówienia Wykonawca dostarczy wszelkie niezbędne
komponenty programowe potrzebne do obsługi podpisu elektronicznego
w module. Wykonawca nie jest zobligowany w ramach przedmiotowego
wymagania do dostarczania infrastruktury sprzętowej.
Wymagania w zakresie Dokumentacji
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotował, zgodnie z
wymaganiami opisanymi w niniejszym rozdziale, następujące rodzaje
dokumentacji bezpośrednio związanej z przedmiotem zamówienia:
dokumentację projektową, dokumentację systemową, dokumentację
eksploatacyjną, instrukcje stanowiskowe, dokumentację powykonawczą,
dokumentację rozwojową.
Wykonawca jest zobowiązany do opracowania i przekazania
Zamawiającemu każdej z wymienionych powyżej dokumentacji w języku
polskim w formie papierowej (po 2 egzemplarze) oraz w formie
elektronicznej na nośniku CD-ROM lub DVD w formacie MS Word, RTF
i PDF.
Strona 76 z 88
Czy
system
spełnia
warunek
Tak/Nie
L.p.
3.
Zamawiający wymaga, aby wszystkie dokumenty tworzone w ramach
realizacji przedsięwzięcia charakteryzowały się wysoką jakością, na
którą będą miały wpływ, takie czynniki jak:
 czytelna i zrozumiała struktura zarówno poszczególnych dokumentów
jak i całej dokumentacji z podziałem na rozdziały, podrozdziały i
sekcje; zachowanie standardów, a także sposób pisania,
rozumianych jako zachowanie jednolitej i spójnej struktury, formy i
sposobu prezentacji treści poszczególnych dokumentów oraz
fragmentów tego samego dokumentu jak również całej dokumentacji;
 kompletność dokumentu, rozumiana jako pełne, bez wyraźnych,
ewidentnych braków przedstawienie omawianego problemu
obejmujące całość z danego zakresu rozpatrywanego zagadnienia oznacza to w szczególności jednoznaczne i wyczerpujące
przedstawienie wszystkich zagadnień w odniesieniu do systemu;
 spójność i niesprzeczność dokumentu, rozumianych jako
zapewnienie wzajemnej zgodności pomiędzy wszystkimi rodzajami
informacji umieszczonymi w dokumencie, jak i brak logicznych
sprzeczności pomiędzy informacjami zawartymi we wszystkich
przekazanych dokumentach oraz we fragmentach tego samego
dokumentu.
Zamawiający wymaga, aby cała dokumentacja, o której mowa powyżej,
podlegała akceptacji Zamawiającego.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeniósł na Zamawiającego
całość majątkowych praw autorskich do stworzonej dokumentacji.
4.
5.
..………………………..
Podpis Wykonawcy
Strona 77 z 88
Formularz Nr 4
FORMULARZ OCENY KRYTERIUM :
,,Warunki serwisu Elektronicznego Obiegu
Dokumentów”
elektronicznego obiegu dokumentów - opracowanie
Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)””
Ja/my* niżej podpisani
....................................................................................................................
Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z poniżej przedstawionym
formularzem:
L.p.
Warunki serwisu i gwarancji
1.
udzielenia gwarancji jakości oraz rękojmi począwszy od daty
zakończenia wdrożenia systemu Elektronicznego Obiegu
Dokumentów, w okresie:*
- 12 m-cy (0 pkt)
- 24 m-ce (2 pkt)
- 36 m-cy i więcej (3 pkt)
szybkość reakcji na zgłoszenie wady niekrytycznej,*
- do 24 godz. (1 pkt)
- powyżej 24 godz. (0 pkt)
szybkość usunięcia wady niekrytycznej*
- do 48 godz (1 pkt)
- powyżej 48 godz (0 pkt)
szybkość reakcji na zgłoszenie wady krytycznej,*
- do 2 godz. (przy zgłoszeniu po godz. 14.00 czas liczony od
godz. 8.00 następnego dnia roboczego) (1 pt)
- powyżej 2 godz. (przy zgłoszeniu po godz. 14.00 czas
liczony od godz. 8.00 następnego dnia roboczego) (0 pkt)
szybkość usunięcia wady krytycznej*
- do 24 godz. (1 pkt)
2.
3.
4.
5.
Oferowana
opcja TAK/NIE
---------
---------
---------
---------
---------
Strona 78 z 88
6.
7.
- powyżej 24 godz. (0 pkt)
funkcjonowanie hot-line,*
- kontakt zawsze z dedykowanym konsultantem znającym
system Zamawiającego (2 pkt)
- kontakt z innym pracownikiem merytorycznym (1 pkt)
- brak możliwości kontaktu z osoba merytoryczną (0 pkt)
dostępność konsultantów na miejscu / w siedzibie
Zamawiającego (1 pkt)
---------
* ocenie będzie podlegać jedna wskazana opcja
..………………………..
Podpis Wykonawcy
Strona 79 z 88
Formularz Nr 5
OŚWIADCZENIE
O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
ja /my* niżej podpisany /i* ……………………………......................................................
reprezentując Wykonawcę/Wykonawców*
a) ……………………………......................................................,
b) ……………………………......................................................,
c) ……………………………......................................................,
oświadczam/y*, że spełniam/y* warunki udziału w wyżej wymienionym
postępowaniu.
*niepotrzebne skreślić lub pominąć.
..………………………..
Podpis Wykonawcy
Uwaga:1 w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia niniejsze oświadczenie winno być złożone w imieniu
wszystkich Wykonawców
1
Zapis zamieszczony we wzorze formularza w celach informacyjnych – do usunięcia przez Wykonawcę
Strona 80 z 88
Formularz Nr 6
WYKAZ GŁÓWNYCH USŁUG
ja /my* niżej podpisany /i* ....................................................................................................
reprezentując wykonawcę/wykonawców*...............................................................................
przedkładam/my* poniższy wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym
okresie:
Lp.
Nazwa
i adres
odbiorcy
Opis przedmiotu wykonanej usługi,
w tym potwierdzający spełnienie
warunku opisanego w pkt 6.1.2. SIWZ.
Wartość
(brutto)
Data
wykonania
usługi Zakończenie
(dd, mm, rrrr)
1.
*Wykonawca skreśla lub usuwa jeżeli nie dotyczy.
Oświadczam/my*, że:
a) poz. ………… wykazu stanowi doświadczenie Wykonawcy/Wykonawców*
składającego ofertę,
b) poz. …………… wykazu jest doświadczeniem innych podmiotów, których zasoby
zostaną oddane nam do dyspozycji na zasadach określonych w art. 26 ust 2b ustawy
Prawo zamówień publicznych, na potwierdzenie czego załączam/y* pisemne
zobowiązanie/dokumenty, o których mowa w pkt 7.2 SIWZ.
………………………
Podpis Wykonawcy
Strona 81 z 88
Formularz Nr 7
OŚWIADCZENIE
O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA
W OKOLICZNOŚCIACH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 ust. 1
USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
ja /my* niżej podpisany /i* ……………………………......................................................
reprezentując Wykonawcę……………………………......................................................
oświadczam/my*, że brak jest podstaw do wykluczenia nas z postępowania na
podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
..………………………..
Podpis Wykonawcy
Uwaga:2 niniejsze oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2
Strona 82 z 88
Formularz Nr 8
PEŁNOMOCNICTWO WYKONAWCÓW WSPÓLNIE
UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
my niżej podpisani .............................................................................................................
reprezentujący wykonawców: ...........................................................................................
wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczamy, że w przypadku
uzyskania zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania
zamierzamy zawrzeć umowę o współpracy w celu realizacji niniejszego zamówienia.
Pozostaniemy związani tą umową przez okres niezbędny dla realizacji zmówienia nie krócej
jednak niż okres przewidziany umową z Zamawiającym, łącznie z okresem gwarancji
i rękojmi za wady. Będziemy solidarnie odpowiadać za zgodną z warunkami umowy zawartej
z Zamawiającym realizację zamówienia.
Wspólnie ustanawiamy Pełnomocnikiem:
...................................................................................................................................................,
który jest upoważniony do reprezentowania nas, jak również każdej z w/w firm z osobna:
1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
Niniejsze pełnomocnictwo obejmuje prawo do dokonywania wszelkich czynności
w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności do:
- podpisania i złożenia w imieniu wykonawcy oferty wraz z załącznikami*,
- składania w toku postępowania wszelkich oświadczeń i dokonywania czynności
przewidzianych przepisami prawa oraz składania innych oświadczeń w związku
z tym postępowaniem,
- składania wyjaśnień dotyczących treści ofert oraz innych dokumentów składanych
w postępowaniu*,
- prowadzenia korespondencji w toczącym się postępowaniu*,
Strona 83 z 88
-
..............................................................................................................................................
..................................................(określić zakres udzielonych ewentualnych dodatkowych
uprawnień).*
1) zawarcia umowy na realizację zamówienia publicznego.*
Nazwa firmy
Imię i nazwisko osoby
upoważnionej do udzielenia
pełnomocnictwa
Data
Podpis osoby
upoważnionej do
udzielenia
pełnomocnictwa
Uwaga:3
Pełnomocnictwo musi być podpisane przez wszystkich Wykonawców ubiegających się
wspólnie o udzielenie zamówienia, w tym Wykonawcę – pełnomocnika. Podpisy muszą być
złożone przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawców.
3
Strona 84 z 88
Formularz nr 9
PODWYKONAWSTWO
Elektronicznego Obiegu Dokumentów - opracowanie i
wdrożenie systemu informatycznego (systemu
...............................................................................................................................................
reprezentując wykonawcę/wykonawców*.............................................................................
oświadczam/my*, że zamówienie zrealizujemy:
przy udziale podwykonawców, w zakresie niżej opisanych części zamówienia:
Opis części zamówienia,
Lp.
które będą zlecone Podwykonawcom
1
2
Miejscowość i data:………… __ __ 2015 r.
............................................
Podpis Wykonawcy
Strona 85 z 88
Formularz nr 10
OŚWIADCZENIE O PRZYNALEŻNOŚCI
DO GRUPY KAPITAŁOWEJ
...............................................................................................................................................
reprezentując wykonawcę*.....................................................................................................
oświadczam/my*, że na dzień składania ofert wykonawca:

nie należy do grupy kapitałowej**, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r.
o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50 poz. 331 z późń. zm.)

należy do grupy kapitałowej**, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r.
o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50 poz. 331 z późń. zm.), w której
skład wchodzą następujące podmioty:
1)………………………………………………………………………………………………
2)………………………………………………………………………………………………
3)………………………………………………………………………………………………
**zgodnie z art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji
i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późń. zm.) przez grupę kapitałową rozumie się
wszystkich przedsiębiorców, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni
przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę.
Miejscowość i data:………… __ __ 2015 r.
............................................
Podpis Wykonawcy
Uwaga: niniejsze oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających
się o udzielenie zamówienia.
Strona 86 z 88
TOM II
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
(zamieszczony w wersji elektronicznej w odrębnym pliku na stronie
internetowej Zamawiającego)
Strona 87 z 88
TOM III
FORMULARZ AKTU UMOWY
(zamieszczony w wersji elektronicznej w odrębnym pliku
na stronie internetowej Zamawiającego)
Strona 88 z 88

SIWZ - TOM I

Transkrypt

Podobne dokumenty

FORMULARZ ZAMÓWIENIA

Zamówienie podstrony z ofertą firmy w ramach www.eip

OGŁOSZENIE „Trening interpersonalny – radzenie sobie ze stresem”

Automatyzacja procesów - wdrożenie elektronicznego systemu

Wydruk: Zamówienie usługi dot. zorganizowania i przeprowadzenia

Turek, dnia 29.11.2016 r. Oznaczenie sprawy: DGK-GRAIZ/SG

Sprzedaż i dostawa sprzętu AGD

Prowadzenie spotkań eksperckich w ramach sieci współpracy i

Druk zwrotu towaru - Bike Concept Store