Baboszewo, dnia 1 marca 2013 Nr ref.: 4/2013 FABA S.A. Ul

Baboszewo, dnia 1 marca 2013 Nr ref.: 4/2013 FABA S.A. Ul

Baboszewo, dnia 1 marca 2013
Nr ref.: 4/2013
FABA S.A.
Ul. Przemysłowa 1
09-130 Baboszewo
e-mail: [email protected]
Dorota Aleksandrowicz
Tel.: 23 66 21 830
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
w związku z zapytaniem ofertowym dotyczącym ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY „FABA” S.A. W
TARGACH FIMMA BRASIL 2013 w Bento Goncalves w Brazylii w dn. 18-22.03.2013 r.
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację usługi kompleksowej organizacji udziału firmy
„FABA” S.A. jako wystawca w
MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH URZĄDZEŃ, SUROWCÓW I
AKCESORIÓW DLA PRZEMYSŁU MEBLOWEGO – FIMMA BRASIL 2013, odbywających się w Bento
Goncalves w Brazylii w dniach 18-22.03.2013, i organizowanych przez STOWARZYSZENIE PRZEMYSŁU
MEBLOWEGO STANU RIO GRANDE DO SUL – MOVERGS na terenach wystawienniczych
zorganizowanych wewnątrz i na zewnątrz pawilonów Event Park, 481 Alameda Fenavinho, Bento Gonçalves,
RS – Brazylia.
1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW
Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami
umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością.
2. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Przedmiotem zapytania jest kompleksowa obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz
pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjnotechniczna stoiska, organizacji transportu i pobytu delegacji firmy „FABA” S.A. oraz organizacja wybranych
działań promocyjnych związanych z udziałem wystawcy w targach FIMMA 2013 w Bento Gonclaves.
3. SZCZEGÓŁOWA SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy:
1.
Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 22 m2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z
podłączeniem do mediów (woda, odprowadzenie ścieków, prąd do 5 kW).
2.
Wykonanie projektu oraz kompleksowej zabudowy targowej o charakterze NIESYSTEMOWYM wraz
przyłączami. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz
wyposażenia:
powierzchnia zabudowy 22 m2
typ zabudowy: niestandardowa
stolik oraz 4 krzesła
lada prezentacyjna, oraz minimum 2 displaye na ulotki/materiały promocyjne
kaseton z podświetleniem w centralnej części tylnej ściany stoiska z logotypem „FABA” S.A
zapewnienie możliwości montażu i ekspozycji na ścianach bocznych produktów „FABA” S.A.
prezentowanych na displayach lub ściankach wystawienniczych
oznakowanie stoiska z wykorzystaniem:
a.
logotypów firmowych dostarczonych przez „FABA” S.A. oraz umieszczenie informacji o
finansowaniu stoiska z projektu unijnego "Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
b.
emblematu
Unii
Europejskiej,
spełniającego
normy
graficzne
określone
w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej,
c.
hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, „Fundusze
Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub „Dotacje na innowacje”, najlepiej z
wyrażeniem „Inwestujemy w waszą przyszłość”.
d.
elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej
Gospodarki
2.
Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony.
3.
Zapewnienie transportu i spedycji produktów „FABA” S.A. (narzędzi do obróbki drewna) z Polski na
stoisko targowe na targach FIMMA BRASIL 2013 odbywających się w Bento Goncalves w Brazylii i z
powrotem. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane
prawem opłaty celne związane z odprawą czasową. Szacowana waga i wielkość przesyłek to 2 palety
po 200 kg każda.
4.
Zapewnienie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, oraz dojazdów do/z lotniska do hotelu oraz
transporty lokalne (do/z hotelu na targi w czasie trwania targów) dla 2 osób, przy założeniu
następujących terminów lotów:
jedna osoba: wylot z Polski (Warszawa) 15.03.2013 – wylot z Brazylii (Porto Alegre)
23.03.2013
jedna osoba: wylot z Polski (Warszawa) 15.03.2013 – wylot z Brazylii (Porto Alegre)
21.03.2013
5.
Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym w
następującej ilości:
jedna osoba: 7 noclegów w terminie 16.03.2013 – 23.03.2013
jedna osoba: 5 noclegów w terminie 16.03.2013 – 21.03.2013
6.
Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie dyspozycji na czas
trwania wystawy FIMMA 2013, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim,
posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie
symultanicznym lub konsekutywnym.
6.
Zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na kwotę min. 50 tys. PLN
7.
Zapewnienie wpisu dotyczącego firmy „FABA” S.A do katalogu targowego targów FIMMA 2013
8.
Zapewnienie kart wstępu na targi FIMMA 2013.
9.
Zapewnienie minimum 1 publikacji artykułu na temat firmy „FABA” S.A. przed targami oraz minimum
1 artykułu po targach w tytule branżowym o ogólnokrajowym zasięgu.
4. KRYTERIA WYBORU OFERT
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:
Nazwa kryterium
Znaczenie (%)
Maksymalna liczba punktów
możliwych do uzyskania w
danym kryterium
1. Cena
70%
70
2. Doświadczenie
30%
30
1. Opis kryterium „1. Cena” (1), którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty:
Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 70 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 70
punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru:
cena najniższa
liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 70 pkt
cena badanej oferty
Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
2. Opis kryterium „2.Doświadczenie” (2), którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty:
Składający zapytanie dokona oceny kryterium „2. Doświadczenie” na podstawie załączonego do oferty
oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz
z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na
potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające
wykonanie każdego ze wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej
to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz
terminie.
Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca
udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 30 punktów, a pozostałe
oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru:
badana liczba zabudów
liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 30 pkt
największa liczba zabudów
Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi
dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub
zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art. 701 § 3. Kodeksu Cywilnego.
5. TRYB SKŁADANIA OFERT:
Oferta powinna zostać przesłana na adres mailowy: [email protected] lub dostarczona do siedziby
Zamawiającego tj. firmy „FABA” S.A tj. 09-130 Baboszewo, ul. Przemysłowa 1., w formie pisemnej do dnia 5
marca 2013.
Oferta musi zawierać:
1.
Nazwę i adres oferenta.
2.
Datę sporządzenia oferty.
3.
Spis elementów wymienionych w pkt.3, p.pkt.1-9 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto
oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty.
4.
Oświadczenie wynikające z pkt. 4, p.pkt. 2 niniejszego zapytania.
5.
Warunki i termin płatności
6.
Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby
upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub
Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do
podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie
wynika z innych załączonych dokumentów.
Termin związania z ofertą:
Oferta powinna zawierać siedmiodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się
w dniu upływu terminu składania ofert.
W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 2 dni przed upływem terminu związania ofertą Składający
Zapytanie może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na
oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 20 dni.
Warunki, uzupełniające, które spełniać musi oferta składana w odpowiedzi na niniejsze zapytanie
ofertowe:
a. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty
związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania
wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych
czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty.
b. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty
zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki
0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
c. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie
trwania umowy. Cenę należy podać w PLN.