Wybrane problemy wdrażania systemu informatycznego

ZESZYTY TEORETYCZNE RACHUNKOWOŚCI, tom 48 (104), Warszawa 2009 r.
Wybrane problemy wdrażania systemu
informatycznego rachunkowości
w Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym
w Bydgoszczy. Analiza przypadku1
Emilia Fladrowska ∗
Grzegorz Grosskreutz ∗∗
1. Wprowadzenie
Nadrzędnym celem działalności Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego
(UTP) w Bydgoszczy, jako organizacji zorientowanej na świadczenie usług, jest
utrzymanie konkurencyjności uniwersytetu na rynku usług (w długim okresie).
Osiąganie założonego celu zamierza się realizować m.in. poprzez decentralizację procesu zarządzania i wdrożenie samodzielności niższych szczebli zarządzania w podejmowaniu decyzji. Od 2010 r. planuje się wdrożyć rachunek odpowiedzialności za koszty i przychody wszystkich poziomów zarządzania, a temu
ma służyć szczegółowe sprecyzowanie centrów odpowiedzialności za ponoszone
koszty i osiągane przychody. Wyłącznym źródłem informacyjnym będzie system
rachunkowości2 (informacje czerpane z kont księgowych).
Narzędziem kontrolnym i stymulującym będzie budżetowanie.
1
Artykuł napisano na wniosek Komisji Rachunkowości Zarządczej/Controllingu Rady
Naukowej ZG SKwP, który został podjęty na posiedzeniu w dniu 3.04.2008 r.
∗
Dr Emilia Fladrowska, Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy, konsultant wdrażania systemu informatycznego rachunkowości i wykładowca rachunkowości na
Podyplomowym Studium Rachunkowości, e-mail: [email protected], tel. 604 27 62 51,
052/3449-258.
∗∗
Mgr inż. Grzegorz Grosskreutz, doktorant Wydziału Zarządzania UTP Slican Sp. z o.o.
w Bydgoszczy, e-mail: [email protected], tel. 502 176 178.
2
Określenie „system rachunkowości” oznacza w tym artykule system rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej (jest to wspólna baza danych).
1 Zesz. 33(89)
17
12/2006
W ewolucyjnym przeorientowywaniu funkcjonującego systemu zarządzania
Uczelnią stały się pomocne spotkania Rektorów, organizowane przez Katedrę
Rachunkowości UŁ, oraz publikowane materiały (m.in. Świderska i in., 2005;
Sobańska, 2006; Sobańska i in., 2007; Kaczmarczyk, Walińska, 2007), a także
wyjazdy kierownictwa Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego (UTP) do
kilku wyższych uczelni o podobnym profilu świadczonych usług.
Diagnoza aktualnych możliwości informacyjnych kont księgowych i metody
eksploatacji systemu rachunkowości przez Kwesturę UTP wykazała, że stosowany system jest typowym system rachunkowości finansowej; konta księgi
głównej i ksiąg pomocniczych3 mają przestarzałą, ograniczoną i w części przypadkową budowę, a metoda eksploatacji i wyjścia systemu służą głównie sporządzaniu sprawozdawczości zewnętrznej. Z tego względu z początkiem 2008 r.
podjęto decyzję o zbudowaniu i wdrożeniu, z dniem 1 stycznia 2009 r., zmodernizowanego planu kont, zasilającego rachunkowość finansową i rachunkowość
zarządczą, z jednoczesnym usprawnieniem metody eksploatacji, tzn. wymuszeniem na Kwesturze eksploatacji systemu rachunkowości w czasie rzeczywistym4.
Oznacza to, że założono roczny okres wyprzedzenia zmodernizowanej budowy
i eksploatacji systemu informatycznego rachunkowości w stosunku do wdrożenia systemu budżetowania i decentralizacji systemu zarządzania Uczelnią.
Wdrożenie wspólnej bazy danych rachunkowości finansowej i zarządczej
oraz usprawnienie eksploatacji systemu rachunkowości pod kątem skutecznego
wspomagania zarządzania Uczelnią wskazało na dwa zasadnicze problemy, tzn.
na konieczność wdrożenia zmian, w szczególności w zakresie:
1) usprawnienia merytorycznej kontroli dowodów księgowych, poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dowodów oraz zmiany źródeł i sposobu kwalifikacji kosztów;
2) zmiany organizacji pracy w Kwesturze Uczelni oraz zasadniczej przebudowy
kont księgi głównej i kont pomocniczych, w tym:
ƒ (jednolite ustrukturyzowanie kont księgowych według procesów,
ƒ włączenie do kont księgowych szczegółowych centrów kosztów i przychodów,
ƒ oznaczenie w kontach księgowych kosztów stałych i zmiennych,
ƒ „wbudowanie” do kont księgowych, ujmujących koszty i przychody procesu edukacji, analityki kierunków i poziomów studiów.
Celem artykułu, składającego się z dwóch części, jest przekazanie doświadczeń UTP w Bydgoszczy przy rozwiązywaniu problemów ujętych w p. 1 i 2,
ponieważ, zdaniem autorów, są to zagadnienia kluczowe dla sprawnej eksploatacji systemu rachunkowości i skutecznego wspomagania zdecentralizowanego
systemu zarządzania Uczelnią, a literatura krajowa nie dostarcza opisu doświadczeń uczelni publicznych w tym zakresie, na co zwraca uwagę Komisja Rachunkowości/Controllingu Rady Naukowej ZG SKwP.
3
Zob. art. 13.1. ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r.
W UTP w Bydgoszczy założono, że księgowanie w „czasie rzeczywistym” to księgowanie
z opóźnieniem jednodniowym.
4
1 Zesz. 33(89)
18
12/2006
Niniejszy artykuł obejmuje część I opracowania5, tzn. opis usprawnienia merytorycznej kontroli dowodów księgowych, poprzez wdrożenie elektronicznego
obiegu dowodów oraz zmiany źródeł i sposobu kwalifikacji kosztów w Uczelni,
w celu stworzenia warunków dla rzetelnego, w czasie rzeczywistym, prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych6.
Zagadnienie to jest słabo opisane w literaturze, a sondaż telefoniczny, przeprowadzony przez autorów w kilkunastu uczelniach publicznych, oraz wizyty Kierownictwa UTP w kilku zbliżonych profilowo uczelniach, wykazały brak takich
aplikacji.
2. Charakterystyka Uniwersytetu
Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy (UTP) im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy jest uczelnią o 55–letniej tradycji. Jego początki wiążą
się z powstaniem w 1951 r. pierwszej w Bydgoszczy wyższej uczelni akademickiej – Wieczorowej Szkoły Inżynierskiej. W pierwszych latach funkcjonowania
Uczelnia kształciła, w systemie wieczorowym, inżynierów chemików i mechaników. Po przekształceniu w Wyższą Szkołę Inżynierską, od 1964 r., odbywała
się na czterech wydziałach technicznych nauka w systemie stacjonarnym, wieczorowym i zaocznym.
Idea utworzenia wyższych studiów rolniczych w Bydgoszczy została zrealizowana w drugiej połowie lat 60. poprzez utworzenie punktu konsultacyjnego
Zawodowego Studium Zaocznego Wyższej Szkoły Rolniczej w Poznaniu, a następnie w 1969 r. filii tej uczelni. W 1972 r., równolegle z przekształceniem WSR
w Poznaniu w Akademię Rolniczą, nastąpiło usamodzielnienie jednostek organizacyjnych filii poprzez powołanie Zamiejscowego Wydziału Rolniczego z Oddziałem Zootechnicznym w Bydgoszczy. Na mocy rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 20 sierpnia 1974 r. nastąpiło połączenie tych dwóch uczelni
w Akademię Techniczno-Rolniczą im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy.
W roku 55–lecia Uczelni, w dniu 18 października 2006 r., Sejm RP uchwalił
ustawę o zmianie nazwy Akademii Techniczno-Rolniczej na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy. Uniwersytet ten jest wieloprofilową uczelnią, jedyną
5
W części II opracowania autorzy mają zamiar zaprezentować zmiany organizacji pracy
w Kwesturze UTP oraz metodę zasadniczej przebudowy kont księgi głównej i kont ksiąg
pomocniczych (jednolite ustrukturyzowanie kont według procesów, włączenie szczegółowych centrów kosztów i przychodów, oznaczenie kosztów stałych i zmiennych, a także
„wbudowanie” do kont księgowych, ujmujących koszty i przychody procesu edukacji, analityki kierunków i poziomów studiów, aby konta księgowe zasilały potrzeby rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej. Chodzi o możliwość obliczenia kosztu każdego kierunku
kształcenia i odpowiedzi na pytanie, ile kosztuje wykształcenie jednego studenta na danym
kierunku studiów.
6
Por. art. 24 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości.
1 Zesz. 33(89)
19
12/2006
w regionie, integrującą nauki rolnicze i techniczne, oraz jedyną w regionie uczelnią
kształcącą inżynierów. W ciągu 55 lat mury Uczelni opuściło blisko 38.000 absolwentów, w tym najwięcej inżynierów i magistrów inżynierów kierunków: budownictwo, mechanika i budowa maszyn oraz rolnictwo.
Obecnie na ośmiu wydziałach, w jednostkach międzywydziałowych oraz w administracji, jest zatrudnionych 1.300 pracowników, z czego 680 stanowią nauczyciele akademiccy, wśród których jest 134 profesorów i doktorów habilitowanych. Na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych oraz doktoranckich i podyplomowych kształci się około 10.000 studentów. Konsekwentnie jest realizowany proces kształcenia nowoczesnych kadr inżynieryjno-technicznych poprzez
uruchamianie nowych, potrzebnych regionowi kierunków studiów, jak też budowanie i rozszerzanie indywidualnego toku studiów, elastyczność procesu kształcenia, wdrażanie systemu ETCS oraz programów MOSTAR i MOSTECH umożliwiających studentom odbywanie części studiów w innych uczelniach krajowych i zagranicznych. UTP w Bydgoszczy zajmuje wysokie miejsce w rankingach wyższych uczelni, zwłaszcza w tych, w których jest oceniane przygotowanie
absolwentów do zdobycia dobrej pracy. W 2006 r., w rankingu „Newsweeka”
Uczelnia uplasowała się na 1. pozycji w grupie uczelni rolniczych i na 14. pozycji w grupie uczelni wyższych (łącznie publiczne i niepubliczne).
Wszystkie wydziały Uniwersytetu posiadają uprawnienia do nadawania stopnia naukowego doktora, a trzy spośród nich (Wydziały: Mechaniczny, Rolniczy
oraz Hodowli i Biologii Zwierząt) – także do nadawania stopnia doktora habilitowanego, z równoczesną możliwością przeprowadzania postępowania o nadanie tytułu naukowego profesora. Działalność naukowa i dydaktyczna opiera się
na współpracy z prawie wszystkimi krajowymi uczelniami technicznymi i rolniczymi oraz z wieloma ośrodkami zagranicznymi. UTP uczestniczy w programach
europejskich Socrates/Erasmus, Leonardo da Vinci, CEEPUS, COST, 5. i 6. Program Ramowy. Władze Uczelni prowadzą działania zmierzające do włączenia UTP
w system Europejskiej Przestrzeni Badawczej, Europejskiego Obszaru Szkolnictwa Wyższego oraz w obszar funkcjonowania regionalnych i resortowych programów społeczno-gospodarczych.
W roku akademickim 2008/2009 Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy
w Bydgoszczy prowadzi rekrutację kandydatów na następujące kierunki studiów7:
a) studia stacjonarne pierwszego stopnia:
• rolnictwo, biotechnologia, architektura krajobrazu, technologia żywności
i żywienie człowieka (na Wydziale Rolniczym), budownictwo, inżynieria
środowiska (na Wydziale Budownictwa i Inżynierii Środowiska), elektronika i telekomunikacja, elektrotechnika, teleinformatyka (na Wydziale Telekomunikacji i Elektrotechniki), fizyka techniczna, inżynieria materiałowa, technologia chemiczna, technologia żywności i żywienie człowieka
(na Wydziale Technologii i Inżynierii Chemicznej), zootechnika, ochrona
środowiska (na Wydziale Hodowli i Biologii Zwierząt), mechanika i budowa maszyn, technika rolnicza i leśna, transport, wzornictwo (na Wydziale
7
Uchwała nr 7/295, Senatu Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy z dnia 23 maja 2007 r.
1 Zesz. 33(89)
20
12/2006
Mechanicznym), zarządzanie, zarządzanie i inżynieria produkcji (na Wydziale Zarządzania);
b) studia stacjonarne drugiego stopnia:
• mechanika i budowa maszyn (na Wydziale Mechanicznym), ochrona środowiska (na Wydziale Hodowli i Biologii Zwierząt), zarządzanie (na Wydziale Zarządzania);
c) studia niestacjonarne pierwszego stopnia:
• rolnictwo, architektura krajobrazu (na Wydziale Rolniczym), budownictwo, inżynieria środowiska (na Wydziale Budownictwa i Inżynierii Środowiska), elektronika i telekomunikacja, elektrotechnika, teleinformatyka
(na Wydziale Telekomunikacji i Elektrotechniki), inżynieria materiałowa,
technologia chemiczna (na Wydziale Technologii i Inżynierii Chemicznej), zootechnika, ochrona środowiska (na Wydziale Hodowli i Biologii
Zwierząt), mechanika i budowa maszyn, technika rolnicza i leśna, transport (na Wydziale Mechanicznym), zarządzanie, zarządzanie i inżynieria
produkcji (na Wydziale Zarządzania);
d) studia niestacjonarne drugiego stopnia:
• rolnictwo (na Wydziale Rolniczym), budownictwo, inżynieria środowiska
(na Wydziale Budownictwa i Inżynierii Środowiska), elektronika i telekomunikacja, elektrotechnika, (na Wydziale Telekomunikacji i Elektrotechniki), mechanika i budowa maszyn (na Wydziale Mechanicznym),
technologia chemiczna (na Wydziale Technologii i Inżynierii Chemicznej), zootechnika, ochrona środowiska (na Wydziale Hodowli i Biologii
Zwierząt), zarządzanie (na Wydziale Zarządzania).
Istnieje możliwość poszerzenia oferty kształcenia o nowe kierunki studiów
przy zachowaniu zasad i trybu przyjmowania kandydatów dla poszczególnych
poziomów kształcenia obowiązujących na wydziale.
3. Opór wobec zmian w UTP w Bydgoszczy (wybrane elementy)
Już w 2006 r. podjęto pierwszą decyzję, że głównym źródłem zasilania nowo
kreowanego systemu zarządzania UTP będzie wspólna baza danych rachunkowości finansowej i zarządczej, eksploatowana w systemie SIMPLE.ERP8, zintegrowana z eksploatowanym systemem dziekanatowym SOKRATES9.
Na podjęcie tej decyzji wpłynęły 3 czynniki:
1) dotychczasowa eksploatacja SIMPLE w UTP w Bydgoszczy;
2) odpowiedni dla możliwości finansowych UTP koszt zakupu, wdrożenia, konserwacji i eksploatacji oprogramowania;
8
Zakupiono oprogramowanie SIMPLE 5.0. klasy ERP, a wdrożenie prowadzi Firma
SOFTEAM, sp. z o.o. w Bydgoszczy.
9
System autorstwa Politechniki Poznańskiej.
1 Zesz. 33(89)
21
12/2006
3) pozytywne doświadczenia ze współpracy z Firmą wdrażającą i konserwującą
oprogramowanie oraz jej usytuowanie w Bydgoszczy.
Jak wykazują wieloletnie doświadczenia autorów referatu, skuteczne10 wdrożenie systemu informatycznego rachunkowości, wspomagającego rachunkowość zarządczą, w tym ponoszenie odpowiedzialności za koszty i wyniki oraz służącego
podejmowaniu optymalnych decyzji, przy jednoczesnym zapewnieniu sporządzania
sprawozdawczości wymaganej uregulowaniami prawnymi, jest procesem niezwykle skomplikowanym. Problematyka ta jest przedmiotem rozważań w publikacjach
(m.in.: Grosskreutz, Fladrowska, 2008; Sobańska, 2006; Sobańska i in., 2007).
Boleśnie doświadczono tych trudności również w UTP. Po podjęciu przez
Kierownictwo Uczelni decyzji o wdrożeniu, z dniem 1 stycznia 2007 r., zasadniczo unowocześnionej wersji oprogramowania SIMPLE, natychmiast wypowiedziała umowę o pracę długoletnia Pani Kwestor i jej zastępczyni, a także Kierowniczka Sekcji Księgowości. Prace przygotowawczo-organizacyjno-wdrożeniowe
prowadzono więc przy nowej obsadzie kadrowej naczelnych stanowisk Kwestury
(Z-ca Kwestora i Kierowniczka Sekcji Księgowości zostały zatrudnione z zewnątrz Uczelni). Wobec powstałych oporów, wdrożenie nowego oprogramowania systemu rachunkowości nie zostało poprzedzono przebudową struktury kont
księgowych w celu zasilania rachunkowości zarządczej, w związku z czym nie
uzyskano nowej jakości informacyjnej. Uwagę Kwestury skupiono na opanowaniu technicznej strony eksploatacji systemu.
W tym trudnym etapie, dla wsparcia procesu wdrożeniowego nowego oprogramowania w Kwesturze Uczelni, JM Rektor zatrudnił eksperta zewnętrznego11,
mającego długoletnie doświadczenie we wdrażaniu oprogramowania systemów
informatycznych rachunkowości finansowej i zarządczej w dużych organizacjach
usługowych i doktoryzował się w tym temacie (Fladrowska, 1981). Skuteczny postęp prac wdrożeniowych był możliwy dzięki aktywnej, pozytywnej postawie Kanclerza Uczelni oraz ambitnemu zaangażowaniu nowo zatrudnionej Pani Kwestor.
Reasumując, można stwierdzić, że główne bariery społeczne, występujące w obszarze Kwestury, utrudniające wdrożenie zasileń rachunkowości zarządczej, zostały
już w UTP pokonane. Duża w tym zasługa ustępującego i nowo wybranego JM
Rektora.
10
„Skutecznym nazywamy takie działanie, które w jakimś stopniu „prowadzi” do skutku
zamierzonego jako cel” (Kotarbiński 1969, s. 113). Miarą skuteczności jest tylko stopień
zbliżania się do celu (osiągnięcia, umożliwienia lub ułatwienia osiągnięcia celu)”, Zieleniewski (1979, s. 225).
11
Jest nim współautorka niniejszego artykułu.
1 Zesz. 33(89)
22
12/2006
4. Eksploatowane oprogramowanie systemu informatycznego
rachunkowości w UTP w Bydgoszczy i przyczyny jego zmian
Eksploatowany aktualnie system informatyczny rachunkowości UTP w Bydgoszczy składa się z sześciu zintegrowanych podsystemów:
a) Finansowo-Księgowy,
b) Rozrachunki z kontrahentami,
c) Majątek trwały,
d) Gospodarka Materiałowa,
e) Wyposażenie,
f) Kadry i Płace.
Zasadniczym powodem zmiany oprogramowania systemu informatycznego
rachunkowości była przestarzała konstrukcja oprogramowania, niewydolność techniczna systemu oraz brak możliwości zasilania rachunkowości zarządczej, w tym
wdrożenia odpowiedzialności za koszty i wyniki w zdecentralizowanym systemie zarządzania Uczelnią, przy jednoczesnym zapewnieniu sporządzania sprawozdawczości wymaganej uregulowaniami prawnymi. System rachunkowości
nie był zintegrowany z systemem dziekanatowym „SOKRATES”, w związku
z czym księgowanie należności od studentów oraz rozliczenia ich płatności były
bardzo pracochłonne. Nie było możliwości wdrożenia Zakładowego Planu Kont,
mogącego jednocześnie zasilać rachunkowość finansową i rachunkowość zarządczą, o czym szerzej będzie mowa w części II artykułu.
5. Schemat i symbolika jednostek organizacyjnych UTP
w nowym systemie informatycznym rachunkowości
Dział Organizacji UTP opracował i wdrożył z dniem 1 stycznia 2009 r. ustrukturyzowaną symbolikę jednostek organizacyjnych Uczelni, która jest źródłem pobierania symboli i nazw centrów kosztów oraz centrów przychodów do odpowiednich kont księgowych.
W całym systemie informatycznym rachunkowości, w poszczególnych modułach, przyjęto zasadę, że symbol komórki organizacyjnej = centrum kosztów
w kontach kosztowych = centrum przychodów w kontach przychodowych = symbol użytkowników środków trwałych = symbol użytkowników wyposażenia.
Pełną symbolikę jednostek organizacyjnych UTP przedstawia tabela 1 stanowiąca załącznik do niniejszego artykułu.
1 Zesz. 33(89)
23
12/2006
6. Elektroniczny obieg i kontrola merytoryczna dowodów
księgowych (sformalizowanie oraz usprawnienie systemu
obiegu i kontroli dowodów księgowych)
Jak przedstawiono wyżej, UTP:
posiada 8 wydziałów, na których studiuje około 10.000 studentów,
¾ prowadzi ponad 20 kierunków studiów,
¾ realizuje studia zarówno w formie stacjonarnej, jak i niestacjonarnej,
¾ prowadzi studia pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia,
¾ realizuje każdego roku ponad 40 projektów badawczych,
¾ prowadzi działalność w zakresie pomocy materialnej dla studentów, co również znajduje odbicie w pracy Kwestury.
Z powyższego wynika, że zakres działalności Uczelni jest szeroki, natomiast
każda z tych działalności przysparza setek dokumentów, które trafiają do Uczelni i muszą w niej być skontrolowane pod względem merytorycznym, formalnym
i rachunkowym oraz w odpowiedni sposób przetworzone.
Bardzo wiele problemów w zakresie sprawności i efektywności działania istniejącego systemu obiegu dokumentów wynika z problemów lokalizacyjnych.
Uczelnia mieści się w 7 różnych lokalizacjach na terenie miasta Bydgoszczy;
lokalizacje te są oddalone od siebie nawet do 13 km w linii prostej, co przy faktycznym pomiarze odległości daje około 20 km.
Schemat poglądowy istniejącego obiegu dokumentów przedstawiono na rysunku 1.
¾
Rysunek 1. Schemat obiegu dokumentów
Wydziały
1
Kancelaria
Główna
7
Kwestura
Źródło: opracowanie własne.
1 Zesz. 33(89)
24
12/2006
Dział Zakupów
i Zamówień
Publicznych
Dokumenty zewnętrzne spływają do Kancelarii Głównej lub do jednostek organizacyjnych Uczelni – Wydziałów. W każdym z tych przypadków muszą one
znaleźć się na Wydziale, dla dokonania opisu dokumentu, tzn. stwierdzenia kontroli merytorycznej i dokonania kwalifikacji kosztów. Następnie dokumenty te
trafiają do Kwestury Uczelni w celu sprawdzenia prawidłowości opisu dokonanego na Wydziale. Jeżeli opis, z jakichkolwiek przyczyn, jest nieprawidłowy,
dokument zostaje zwrócony na Wydział dla dokonania niezbędnej korekty lub
poprawek. Przesyłanie dokumentu między Kwesturą a Wydziałami może mieć
miejsce kilkakrotnie, co znacznie wydłuża czas obiegu.
Dokument jest też sprawdzany w Dziale Zakupów i Zamówień Publicznych
pod kątem jego zgodności z przepisami o Zamówieniach Publicznych. W Dziale
tym są tworzone dowody przyjęcia środka trwałego OT (jeżeli opracowywane
dokumenty zakupowe dotyczą środka trwałego) i również trafiają ponownie do
Wydziałów w celu rejestracji.
System ten nie byłby tak niesprawny, gdyby nie fizyczne odległości pomiędzy
poszczególnymi punktami „obróbki” dokumentów. Pogrubione linie na prezentowanym rysunku oznaczają znaczną odległość pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni. W praktyce przekazanie dokumentu z jednego punktu do drugiego oznacza przejazd samochodem lub innym środkiem komunikacji z jednego punktu miasta do drugiego. Takie przekazywanie dokumentów
wiąże się każdorazowo z kilku- lub kilkunastokilometrowym przejazdem osoby
zajmującej się kontaktami między Wydziałami i Kwesturą Uczelni. W sposób
oczywisty wydłuża to czas obiegu prawie każdego dokumentu.
Należy do tego dodać, że nie wszystkie Wydziały mieszczą się w jednej lokalizacji, a to oznacza, że również w ramach Wydziału część dokumentów pokonuje
wielokilometrowe trasy i dlatego nie ma szans bieżącego ich księgowania, w myśl
wymogów ustawy o rachunkowości12.
6.1. Schemat ideowy elektronicznego obiegu dowodów księgowych w UTP
W celu stworzenia warunków dla przetwarzania informacji księgowych w czasie
rzeczywistym, co warunkuje skuteczne zasilanie rachunkowości zarządczej, w UTP
podjęto temat wdrożenia elektronicznego obiegu dowodów.
Na rysunkach 2 i 3 zaprezentowano procedurę obiegu dowodów księgowych,
ściślej mówiąc – faktur zewnętrznych, w systemie elektronicznego obiegu i kontroli merytorycznej dowodów księgowych.
12
Art. 24.5. Ustawy o rachunkowości obliguje do sporządzania zestawienia obrotów i sald
nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a to wymaga zaksięgowania dowodów miesiąca nie
później niż w ciągu tego miesiąca, którego dowody dotyczą.
1 Zesz. 33(89)
25
12/2006
Rysunek 2. Schemat elektronicznego obiegu dokumentów – część I
Źródło: opracowanie własne.
1 Zesz. 33(89)
26
12/2006
Rysunek 3. Schemat elektronicznego obiegu dokumentów – część II
A
B
C
Sekcja płac
Sporządzenie listy płac
Sekcja Finansowa
Czy płatność
przelewem
N
Sekcja Finansowa
Rozliczenie zaliczki
T
Kasa
Wypłata należności
Sekcja Finansowa
Przelew
Sekcja Finansowa
Czy środek trwały
T
Dział zakupów i zamówień publicznych
Przygotowanie OT
N
Koniec
Rejestracja OT
Koniec
Źródło: opracowanie własne.
Kontrola merytoryczna faktur, w ich elektronicznym obiegu, będzie pierwszym etapem wdrożenia. W kolejnych etapach, obiegiem elektronicznym będą
obejmowane pozostałe dokumenty, według ich istotności i możliwości zaangażowania się w ten problem jednostek merytorycznych.
Dla łatwiejszej identyfikacji elementów elektronicznego obiegu dokumentów,
w każdym węźle powyższego grafu, oprócz czynności do wykonania w danym
węźle, podano też nazwę jednostki organizacyjnej UTP wykonującej daną czynność.
1 Zesz. 33(89)
27
12/2006
6.2. Koncepcja informatycznego rozwiązania elektronicznego
obiegu dowodów księgowych w UTP
Zdaniem autorów referatu, program do zarządzania elektronicznym obiegiem
dokumentów powinien być programem webowym, a zbiory danych, na których
program ten operuje należy umieścić w Intranecie Uczelni. W celu zapewnienia
bezpieczeństwa przesyłanych danych należy zastosować odpowiednie, szyfrowane
protokoły transmisyjne. Aktualnie, faktury zakupowe trafiają do Kwestury Uczelni
poprzez Kancelarię Główną lub bezpośrednio z wydziałów.
W każdym miejscu, które jest punktem wejściowym faktur (inlet), faktura
powinna zostać zeskanowana i wprowadzona do systemu. Wraz z obrazem faktury, do systemu należy wprowadzić pewną ilość danych tekstowych (metryczkę
faktury) – w kolejnych krokach będą przesyłane głównie dane tekstowe (i jedynie miniaturka zeskanowanej faktury), a pełnowymiarowy obraz zeskanowanej
faktury w dużej rozdzielczości – jedynie na wyraźne żądanie operatora. Zagwarantuje to odpowiednio szybkie przesyłanie danych. W fazie przygotowawczej
do wdrożenia systemu należy opracować zestaw pól, jakie powinny znaleźć się
w metryczce faktury. W zależności od rodzaju kosztu udokumentowanego daną
fakturą nie wszystkie pola tej metryczki będą wypełniane. Ponadto, niektóre z faktur mogą zawierać w opisie merytorycznym podział kwoty z faktury na wiele centrów kosztów. Trudno jest w takim przypadku przewidzieć długość pola przeznaczonego na opis merytoryczny danej faktury. Aby uniknąć tego typu problemów, autorzy proponują umieścić opis merytoryczny faktury w pliku będącym
w relacji „one to many” z plikiem metryczki. Relacja taka byłaby zbudowana na
podstawie indeksu faktury tworzonego automatycznie przy wprowadzaniu skanu
faktury do systemu, na podstawie danych wprowadzanych do metryczki.
Poglądowy schemat pliku metryczki wraz z będącym z nim w relacji plikiem
opisu merytorycznego przedstawia rysunek 4.
W metryczce faktury powinno znajdować się też pole typu „radio buton” definiujące „gospodarza” faktury. Gospodarzem faktury jest zawsze ten dział (stanowisko), który jest zobowiązany do wykonania określonych czynności na podstawie danej faktury. W momencie wprowadzenia faktury do systemu, gospodarzem faktury powinno być centrum kosztów, które powinno uzupełnić założoną
już metryczkę faktury o opis merytoryczny uzasadniający dokonany zakup (np.
katedra lub określony dział administracji centralnej, albo wydziałowej). W dalszej
kolejności gospodarzem faktury powinien być dział (lub osoba) nadzorujący pracę
danego centrum kosztów (odpowiednio dziekan lub kierownik działu administracji centralnej). Następnie gospodarzem faktury zostaje Dział Zakupów i Zamówień Publicznych, który swoją akceptacją stwierdza, że zakup potwierdzony
fakturą został dokonany prawidłowo, nie naruszając odpowiednich przepisów
o zamówieniach publicznych.
1 Zesz. 33(89)
28
12/2006
Rysunek 4. Plik metryczki
Źródło: opracowanie własne.
Oprócz pola „Gospodarz”, w metryczce powinno znajdować się pole „Czynności do wykonania”, gdzie dotychczasowy gospodarz zmieniając i definiując
nowego gospodarza faktury, wpisuje czynności, jakie powinien on wykonać.
Oczywiście, zawsze jest możliwe zwrócenie faktury do poprzedniego gospodarza, a wówczas w polu „Czynności do wykonania” należy wpisać te czynności,
które zostały wykonane nieprawidłowo lub nie zostały wykonane w ogóle.
Opisane pola oraz kolejność ich wypełniania to tylko przykład. Po wypełnieniu
wszystkich pól metryczki powinna być umożliwiona ostateczna akceptacja przez
Kanclerza i Kwestora (w kolejności zdefiniowanej przepisami wewnętrznymi
Uczelni). Po zaakceptowaniu faktury przez te dwie osoby, gospodarzem faktury
staje się Kwestura, gdzie faktura jest księgowana w koszty i płacona. Jeżeli chodzi o wielkość zapłaty (zapłata całkowita, czy częściowa), na jednym z wcześniejszych etapów obiegu dokumentu powinno to zostać określone przez wypełnienie odpowiedniego pola. Po zaksięgowaniu faktury, zmiana gospodarza faktury będzie możliwa dopiero po jej całkowitym zapłaceniu. Wówczas gospodarzem faktury staje się Kancelaria Główna lub Wydziałowa – stosownie do miejsca wprowadzenia faktury do systemu. W tym momencie jest możliwe wydrukowanie metryczki faktury wraz ze wszystkimi akceptacjami – wydruk mógłby
być dokonywany na papierze samoprzylepnym, a następnie przyklejany do tylnej strony faktury. Tym samym wszystkie opisy dokumentujące obieg dowodu
byłyby uwidocznione na fakturze.
Reasumując, faktura trafiająca do Uczelni znajdowałaby się przez cały czas
„obróbki” dokumentu w Kancelarii Głównej lub wydziałowej i dopiero po dokonaniu wszelkich czynności jakie należy dokonać w celu likwidacji zobowiązania
1 Zesz. 33(89)
29
12/2006
udokumentowanego fakturą i naklejeniu spisu tych czynności na tylną stronę faktury, trafiałaby do miejsca wymaganego prawem przechowywania (archiwum Kwestury). Cały obieg dokumentu między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi
Uczelni byłby dokonywany elektronicznie, bez angażowania ludzi do przewożenia
faktury z miejsca na miejsce. Proponowany elektroniczny obieg dokumentów
oczywiście nie gwarantuje, że dokument nie będzie po wielokroć krążył między
tymi samymi jednostkami, z powodu niedoskonałości w opisie dokumentu. Środkiem zaradczym w tym przypadku jest precyzyjne opracowanie procedury opisu
dokumentów oraz równie precyzyjne określenie konsekwencji, jakie poniósłby
wydział lub pracownik za nieprawidłowy opis faktury lub opóźnienia w dokonaniu tego opisu. Ponadto istotną cechą proponowanego obiegu dokumentów powinno być precyzyjne określenie praw dostępu do opracowywanego dokumentu
przez pracowników poszczególnych wydziałów. Jednocześnie system obiegu dokumentów powinien jednoznacznie identyfikować osobę wprowadzająca dany
opis i uwidaczniać ją w metryczce. Będzie to równoznaczne z podpisaniem się
danej osoby w odpowiednim miejscu na opisie faktury.
Proponowany system obiegu dokumentów może przyspieszyć i zmniejszyć
koszty obiegu dokumentów oraz zapewnić bieżące ujmowanie dowodów w księgach rachunkowych. Po naniesieniu opisu i odpowiednim określeniu dokumentu
przez nowego gospodarza może on natychmiast nanieść kolejny opis. Tym samym odpada czas i koszty przejazdu osób przewożących dokumenty między
wydziałami a administracją centralną.
Przedstawiony w powyższym tekście elektroniczny obieg dokumentów to jedynie zarys faktycznego systemu. Przed ostatecznym zdefiniowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów należy przeprowadzić wnikliwą analizę istniejącego dotychczas „ręcznego” systemu obiegu dokumentów i przeprowadzić
jego optymalizację z punktu widzenia czasu i kosztów obiegu.
W celu określenia wielkości zasobów niezbędnych do funkcjonowania systemu,
autorzy przeprowadzili następujące obliczenia:
• wielkość pliku w formacie .png zawierającego skan dokumentu w formacie
A4 (zeskanowano dokument zawierający tabele i mogący symulować fakturę
wielopozycyjną) wyniosła 324 kB;
• przyjęto, że wielkość rekordu zawierającego skan faktury i metryczkę tekstową
wyniesie 350 kB;
• przyjęto, że średnia liczba faktur zakupowych rejestrowanych w Kwesturze
UTP wynosi 1200 miesięcznie;
• przy powyższych założeniach wielkość pamięci niezbędna do zmagazynowania faktur rejestrowanych w ciągu miesiąca wyniesie około 410 MB – wielkość ta oznacza w praktyce nagranie w ciągu miesiąca jednej płyty CD.
Od 1 stycznia 2009 r. w UTP wprowadzi się zmianę źródeł i sposobu kwalifikacji kosztów. Cyfrowego oznaczenia kwalifikacji kosztów na dowodzie księgowym będą dokonywały poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni. Merytoryczny opis będzie miał więc postać cyfrowego dekretu księgowego kwalifikującego koszty, ponieważ w rzeczywistości to jednostki organizacyjne (a nie
Kwestura) powinny odpowiadać za kwalifikacje kosztów. Jest to szczególnie istotne
1 Zesz. 33(89)
30
12/2006
w sytuacji budżetowania, aby uniknąć przerzucania winy na Kwesturę za błędne
przypisanie kosztów. (Dotychczas jednostki organizacyjne słownie opisują dokument na dowód kontroli merytorycznej, a cyfrową symbolikę wpisuje Kwestura, co także wprowadza pomyłki i niedoprecyzowania).
Opisywane wdrożenia zmian będą poprzedzone solidnym szkoleniem, prowadzonym na podstawie szczegółowych instrukcji.
6.3. Dylematy rozwiązań informatycznych elektronicznego obiegu i kontroli
merytorycznej dowodów księgowych
Wśród informatyków UTP trwa dyskusja dotycząca wyboru oprogramowania
obiegu i kontroli merytorycznej dowodów księgowych. Obok rozwiązania z zastosowaniem programu webowego jest proponowane też wykorzystanie do tego celu
programu LOTUS. Zdaniem autorów niniejszego opracowania, zaprezentowane
rozwiązanie jest zgodne z wymogami prawnymi w zakresie ochrony danych osobowych i w pełni wypełnia dyspozycje tych przepisów. Rozwiązanie oparte na
programie LOTUS posiada wbudowane w aplikację mechanizmy zabezpieczające przesyłane dane, jednak wydaje się, iż przy zastosowaniu techniki webowej
i odpowiednich protokołów szyfrujących stopień zabezpieczenia danych zostanie
utrzymany na odpowiednio wysokim poziomie, tym bardziej, że przepisy prawa
nie definiują, w jaki sposób powinna zostać zapewniona ochrona przetwarzanych
i przechowywanych danych.
Niewątpliwie za wdrożeniem opisanego rozwiązania przemawiają następujące względy:
– cena zakupu i eksploatacji rozwiązania webowego będzie niższa aniżeli aplikacji opartej na programie Lotus;
– wdrożenie aplikacji webowej opartej na tradycyjnej przeglądarce internetowej
będzie wymagało znacznie mniejszej liczby godzin szkoleń użytkowników systemu, ponieważ dla zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów liczba użytkowników systemu powinna być możliwie duża i oszczędności wynikające
z mniejszej liczby szkoleń mogą być dość znaczne.
7. Podsumowanie
Biznesowe podejście do zarządzania Uczelnią wymaga wdrożenia rachunkowości zarządczej, której jednym z głównych instrumentów będzie w UTP w Bydgoszczy budżetowanie kosztów i przychodów, wdrażane od 1 stycznia 2010 r.,
na podstawie wspólnej bazy danych rachunkowości finansowej i zarządczej,
wdrażanej z rocznym wyprzedzeniem, tzn. od 1 stycznia 2009 r. Systemem zasilającym budżetowanie będzie rachunkowość, ewidencjonująca koszty w szcze1 Zesz. 33(89)
31
12/2006
gółowych centrach kosztów, oraz przychody w szczegółowych centrach przychodów (według schematu opracowanego przez Dział Organizacji UTP), o czym
będzie mowa następnym artykule.
Rzetelność informacji napływających do systemu budżetowania (z systemu
rachunkowości) będzie wymuszana sprawnym obiegiem dowodów i rzetelną kontrolą merytoryczną, prowadzoną w poszczególnych jednostkach organizacyjnych
Uczelni, co wymaga wdrożenia procedur elektronicznego obiegu i pragmatycznego opisu dowodów (dekretowania dowodów u źródeł) – w komórkach merytorycznych odpowiadających za powstanie kosztów, a Kwestura UTP będzie spełniała funkcje kontrolne.
Literatura
Fladrowska E. (1981), Analiza czynników determinujących skuteczność wdrażania
i stosowania systemu informatycznego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, rozprawa doktorska, UW – Wydział Zarządzania, Warszawa.
Gamdzyk P. (2006), Trudne pożegnanie z papierem, „Computerworld”, Nr 46/745.
Grosskreutz G, Fladrowska E. (2008), Problemy eksploatacji i kierunki rozwoju systemu informatycznego rachunkowości w Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym
w Bydgoszczy, „Studia i materiały Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Wiedzą”, Nr 17,
Bydgoszcz – Ciechocinek.
Paciorkiewicz Ł. (2008), Elektroniczny obieg faktur i centralizacja usług księgowych,
[w:] Analiza systemowa w finansach i zarządzaniu. Wybrane problemy, tom 10, pod red.
Jerzego Hołubca, Wydawnictwo Instytutu Badań Systemowych PAN, Warszawa.
Sobańska I. (2006), Rachunkowość zarządcza w uniwersytetach publicznych; z badań
empirycznych, „Zeszyty Teoretyczne Rachunkowości”, tom 31 (87), Rada Naukowa SKwP,
Warszawa.
Sobańska I., Szychta A., Michalak J., Michalak M. (2007), Założenia i ogólna struktura projektu systemu rachunkowości zarządczej w Uniwersytecie Łódzkim, „Zeszyty
Teoretyczne Rachunkowości”, tom 36 (92), Rada Naukowa SKwP, Warszawa.
Świderska G., Podłowski P., Rybarczyk K., Borowski S., Kariozen M. (2005), Model
rachunku kosztów działań dla działalności dydaktycznej w Szkole Głównej Handlowej.
Wyniki Badań Przedwdrożeniowych, [w:] Standardy edukacyjne rachunkowości – praktyka i stan badań, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu.
Ustawa z 29 września 1994 o rachunkowości, Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.
Zieleniewski J. (1979), Organizacja i zarządzanie, PWN, Warszawa.
1 Zesz. 33(89)
32
12/2006
Załącznik
Tabela 1. Symbolika jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy
Rektor
Biuro Rektora
Asystent Rektora
Kancelaria Główna, Archiwum Uczeln. i Magazyn Druków
Radca Prawny
Sekretariat Rektora
Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej
Stanowisko ds. Obronnych
Inspektorat BHP i Ppoż
Biuro Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych
Kancelaria Tajna
Audytor Wewnętrzny
Prorektor ds. Nauki
Dział Nauki i Współpracy z Gospodarką
Biuro Obsługi Badań
Biuro Współpracy z Gospodarką Regionalną
Regionalny Ośrodek Informacji Patentowej
Wydawnictwa Uczelniane UTP
Zakład Małej Poligrafii
Zespół Przygotowania Redakcyjnego
Zespół Redakcji Technicznej i Składu Komputerowego
Dział Współpracy Międzynarodowej
Regionalne Centrum Innowacyjności
Prorektor ds. Dydaktycznych i Studenckich
Dział Dydaktyki i Spraw Studenckich
Biuro Promocji i Kariery Absolwenta UTP
Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju
Dział Spraw Pracowniczych
Wieloosobowe Stanowisko d/s Osobowych
Stanowisko ds. Socjalno-Bytowych
Ośrodki Wczasowe
Dział Organizacji i Zarządzania
Stanowisko ds. Nieruchomości i Inwestycji
Stanowisko ds. Promocji Uczelni
1 Zesz. 33(89)
99000000000
99010001000
99010001010
99010001020
99010001030
99010001040
99010002000
99010003000
99010004000
99010005000
99010005010
99010006000
99020000000
99020001000
99020001010
99020001020
99020001030
99020002000
99020002010
99020002020
99020002030
99020003000
99020004000
99030000000
99030001000
99030002000
99040000000
99040001000
99040001010
99040001020
99040001030
99040002000
99040003000
99040004000
33
12/2006
Kanclerz
Zastępca Kanclerza ds. Ogólnych
Administracja Obiektów Dydaktycznych – Fordon
Stołówka Studencka
Stanowisko ds. Inwentaryzacji
Dział Eksploatacji i Remontów
Wieloosobowe Stanowisko ds. Technicznych
Wieloosobowe Stanowisko ds. Konserwacji
Wieloosobowe Stanowisko ds. Transportu
Dział Zakupów i Zamówień Publicznych
Sekcja ds. Zakupów Aparatury oraz Artyk. Gosp. Administr.
Sekcja d/s Zamówień Publicznych
Magazyny Uczelni
Dział Gospodarki Majątkowej
Stan. ds. Umów i Majątku oraz Likwidacji i Dystr. Śr. Ochr. Pr.
Wieloosobowe Stanowisko Pracowników Obsługi
Plastyk
Domy Studenta
Dom Akademicki
Kwestor - Zastępca Kanclerza ds. Finansowo Księgowych
Zastępca Kwestora
Główny Specjalista ds. Analiz
Sekcja Płac
Sekcja ds. Finansowania Dydaktyki i Badań
Sekcja Finansowa
Sekcja Majątku
Sekretariat Kanclerza
Z-ca Kanclerza ds. Zastos. Technologii Informacyjnych
Uczelniany Ośrodek Rozległych Sieci Komputerowych
Wieloosobowe Stanowisko ds. Komputeryzacji
Wydział Budownictwa i Inżynierii Środowiska
Dziekanat Wydziału
Laboratorium Komputerowe
Wydziałowy Zakład Badawczo Doświadczalny
Katedra Geomatyki, Geodezji i Gospodarki Przestrzennej
Katedra Inżynierii Sanitarnej i Wodnej
Katedra Budownictwa Drogowego
1 Zesz. 33(89)
34
12/2006
99050000000
99050100000
99050101000
99050101010
99050102000
99050103000
99050103010
99050103020
99050103030
99050104000
99050104010
99050104020
99050104030
99050105000
99050105010
99050105020
99050106000
99050107000
99050108000
99050200000
99050201000
99050202000
99050203000
99050204000
99050205000
99050206000
99050400000
99050300000
99050301000
99050302000
01000000000
01001000000
01002000000
01003000000
01004000000
01005000000
01006000000
Katedra Mechaniki Konstrukcji
Zakład Mechaniki Budowli
Zakład Teorii Sprężystości i Plastyczności
Zakład Wytrzymałości Materiałów
Katedra Budownictwa Ogólnego i Fizyki Budowli
Zakład Budownictwa i Fizyki Budowli
Zakład Geometrii i Grafiki Inżynierskiej
Katedra Kształtowania i Ochrony Środowiska
Terenowe Stacje Badawcze (Tleń, Srebrnica, Drzewicz)
Zakład Ochrony i Monitoringu środowiska
Zakład Kształtowania Środowiska i Ekorozwoju
Pracownia Aparatury i Terenowych Stacji Badawczych
Zakład Fizykochemii i Analizy Numerycznej Środowiska
Katedra Konstrukcji Budowlanych
Zakład Konstrukcji Betonowych i Prefabrykacji
Zakład Konstrukcji Metalowych
Zakład Budownictwa Przemysłowego
Katedra Geotechniki
Katedra Architektury i Urbanistyki
Zakład Ogrzewnictwa i Wentylacji
Zakład Technologii i Organizacji Budownictwa
Wydział Technologii i Inżynierii Chemicznej
Dziekanat Wydziału
Pracownia Komputerowa
Katedra Chemii i Technologii Polimerów
Zakład Technologii Polimerów
Zakład Technologii Powłok Ochronnych
Katedra Fizykochemii i Technologii Związków Organicznych
Zakład Chemii Fizycznej
Zakład Technologii Organicznej
Katedra Chemii Nieorganicznej
Zakład Chemii Koordynacyjnej
Zakład Katalizy
Katedra Technologii i Aparatury Przemysłu Chemicznego
i Spożywczego
Zakład Technologii Żywności
Zakład Aparatury Chemicznej i Spożywczej
1 Zesz. 33(89)
01007000000
01007001000
01007002000
01007003000
01008000000
01008001000
01008002000
01009000000
01009001000
01009002000
01009003000
01009003010
01009004000
01010000000
01010001000
01010002000
01010003000
01011000000
01012000000
01013000000
01014000000
02000000000
02001000000
02002000000
02003000000
02003001000
02003002000
02004000000
02004001000
02004002000
02005000000
02005001000
02005002000
02006000000
02006001000
02006002000
35
12/2006
Katedra Chemii Organicznej
Katedra Chemii i Ochrony Środowiska
Stacja Monitoringu Środowiska
Katedra Inżynierii Chemicznej i Bioprocesowej
Warsztat Mechaniczny
Zakład Badawczo-Doświadczalny
Zakład Chemii Ogólnej
Instytut Matematyki i Fizyki
Sekretariat Instytutu
Laboratorium Programowania i Metod Numerycznych
Zakład Fizyki Doświadczalnej
Pracownie Dydaktyczne
Zakład Matematyki
Zakład Zastosowań Matematyki i Metod Analizy Matematycznej
Prac. Dydaktyczna Zastosowań Matematyki i Programowania
Zakład Fizyki Teoretycznej
Zakład Modelowania Procesów Fizykochemicznych
Studium Języków Obcych
Sekretariat Studium
Sekcja Języka Angielskiego
Sekcja Języka Francuskiego
Sekcja Języka Niemieckiego
Sekcja Języka Rosyjskiego
Biblioteka
Sekretariat Biblioteki
Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Zwartych
Dział Czasopism i Zbiorów Specjalnych
Czytelnia Norm i Patentów
Punkt Informacji Normalizacyjnej
Dział Wypożyczeń
Wypożyczalnia
Wypożyczalnia Międzybiblioteczna
Punkt Sprzedaży Wydawnictw Uczelnianych
Dział Udostępniania Prezencyjnego
Czytelnia Główna
Informatorium
Dział Informacji Naukowej
1 Zesz. 33(89)
36
12/2006
02007000000
02008000000
02008001000
02009000000
02010000000
02011000000
02012000000
07000000000
07001000000
07002000000
07003000000
07003001000
07004000000
07005000000
07005001000
07006000000
07007000000
09000000000
09001000000
09002000000
09003000000
09004000000
09005000000
12000000000
12001000000
12002000000
12003000000
12003001000
12003002000
12004000000
12004001000
12004002000
12004003000
12005000000
12005001000
12005002000
12006000000
Czytelnia Multimedialna
Samodzielne Stanowisko ds. Selekcji i Kontroli Zbiorów
Samodzielne Stanowisko ds. Dokumentacji Zbiorów
Samodzielna Sekcja ds. Komputeryzacji
Biblioteki Wydziałowe
– Biblioteka Wydziału Technologii i Inżynierii Chemicznej
– Biblioteka Wydziału Rolniczego
– Biblioteka Wydziału Hodowli i Biologii Zwierząt
– Biblioteka Wydziału Zarządzania
Wydział Mechaniczny
Dziekanat Wydziału
Katedra Eksploatacji Maszyn
Pracownia Eksploatacji Sieci Urządzeń Elektroenergetycznych
Zakład Eksploatacji Systemów Technicznych
Katedra Maszyn Specjalnych i Ochrony Środowiska
Pracownia Maszyn Specjalnych i Mechanizacji
Pracownia Środowiskowych Procesorów Energii i Innowacji
Katedra Podstaw Konstrukcji Maszyn
Laboratorium Podstaw Konstrukcji Maszyn
Zakład Podstaw Teorii Konstruowania Maszyn
Zakład Podstaw Projektowania Układów Mechatronicznych
Katedra Inżynierii Materiałowej
Zakład Inżynierii Materiałowej i Obróbki Cieplnej
Zakład Technologii Bezwiórowych
Katedra Mechaniki i Techniki Cieplnej
Zakład Wytrzymałości Materiałów
Zakład Dynamiki i Mechaniki Płynów
Zakład Termodynamiki i Techniki Cieplnej
Katedra Inżynierii Produkcji
Zakład Obróbki Skrawaniem i Narzędzi
Zakład Inżynierii Procesów
Zakład Obrabiarek i Robotów
Katedra Sterowania i Konstrukcji
Pracownia Komputerowego Wspomagania Projektowania
Pracownia Numerycznego Modelowania Obiektów Technicznych
Zakład Sterowania
Katedra Inżynierii Pojazdów i Transportu
1 Zesz. 33(89)
12006001000
12007000000
12008000000
12009000000
12010000000
12010001000
12010002000
12010003000
12010004000
03000000000
03001000000
03002000000
03002001000
03002002000
03003000000
03003001000
03003002000
03004000000
03004001000
03004002000
03004003000
03005000000
03005001000
03005002000
03006000000
03006001000
03006002000
03006003000
03007000000
03007001000
03007002000
03007003000
03008000000
03008001000
03008002000
03008003000
03009000000
37
12/2006
Zakład Inżynierii Pojazdów
Zakład Transportu
Katedra Inżynierii Rolniczej
Zakład Konstrukcji Maszyn Rolniczych i Ziemnych
Zakład Inżynierii Procesów Rolniczych
Katedra Podstaw Inżynierii Mechanicznej i Mechatroniki
Pracownia Badań Tworzyw Polimerowych i Organicznych
Pracownia Metrologii i Mechatroniki
Pracownia Grafiki Inżynierskiej i Wzornictwa Przemysłowego
Katedra Techniki Tworzyw
Zakład Przetwórstwa i Recyklingu Tworzyw
Zakład Procesów Mechanicznych
Wydział Zarządzania
Dziekanat Wydziału
Katedra Ekonomiki, Organizacji i Zarządzania
Katedra Informatyki w Zarządzaniu
Katedra Inżynierii Zarządzania
Zakład Zarządzania Innowacyjnego
Zakład Ekonomii i Międzynarodowych Stos. Gospodarczych
Katedra Nauk Humanistycznych i Społecznych
Pracownia Pedagogiki
Katedra Prawa i Podstaw Ekonomii
Katedra Zarządzania i Finansów Przedsiębiorstw
Pracownia Zarządzania i Marketingu
Wydział Rolniczy
Dziekanat Wydziału
Katedra Botaniki i Ekologii
Katedra Chemii Rolnej
Katedra Fitopatologii
Katedra Fizjologii Roślin
Katedra Gleboznawstwa i Ochrony Gleb
Katedra Melioracji i Agrometeorologii
Zakład Agrometeorologii
Zakład Melioracji i Hydrologii
Katedra Mikrobiologii
Katedra Entomologii Stosowanej
Katedra Przechowalnictwa i Przetwórstwa Produktów Roślinnych
1 Zesz. 33(89)
38
12/2006
03009001000
03009002000
03010000000
03010001000
03010002000
03011000000
03011001000
03011002000
03011003000
03012000000
03012001000
03012002000
08000000000
08001000000
08002000000
08003000000
08004000000
08004001000
08004002000
08005000000
08005001000
08006000000
08007000000
08008000000
04000000000
04001000000
04002000000
04003000000
04004000000
04005000000
04006000000
04007000000
04007001000
04007002000
04008000000
04009000000
04010000000
Katedra Genetyki i Hodowli Roślin
Zakład Biologii Molekularnej i Cytometrii
Katedra Szczegółowej Uprawy Roślin
Zakład Produkcji Nasiennej
Katedra Podstaw Produkcji Roślinnej i Doświadczalnictwa
Katedra Chemii Środowiska
Laboratorium Analiz Elementarnych i Badań Środowiska
Katedra Ekonomiki i Doradztwa w Agrobiznesie
Zakład Doradztwa w Agrobiznesie
Zakład Ekonomiki Produkcji Rolniczej
Katedra Biochemii
Katedra Roślin Ozdobnych i Warzywnych
Pracownia Biotechnologii
Katedra Łąkarstwa
Stacja Badawcza
Studium Wychowania Fizycznego i Sportu
AZS
Sekretariat Studium
Wydział Telekomunikacji i Elektrotechniki
Dziekanat Wydziału
Instytut Telekomunikacji
Zakład Podstaw Elektroniki
Zakład Komunikacji Komputerowej
Zakład Teletransmisji
Zakład Inżynierii Poczty
Zakład Systemów Telekomunikacyjnych
Zakład Techniki Cyfrowej
Instytut Elektrotechniki
Zakład Energoelektroniki i Sterowania
Zakład Maszyn i Napędów Elektrycznych
Zakład Elektroenergetyki
Zakład Metrologii Elektrycznej i Elektronicznej
Zakład Podstaw Elektrotechniki
Wydział Hodowli i Biologii Zwierząt
Dziekanat Wydziału
Katedra Zoologii
Pracownia Ekotoksykologii
1 Zesz. 33(89)
04011000000
04011001000
04012000000
04012001000
04013000000
04014000000
04014001000
04015000000
04015001000
04015002000
04016000000
04017000000
04017001000
04018000000
04019000000
10000000000
10001000000
10002000000
05000000000
05001000000
05002000000
05002001000
05002002000
05002003000
05002004000
05002005000
05002006000
05003000000
05003001000
05003002000
05003003000
05003004000
05003005000
06000000000
06001000000
06002000000
06002001000
39
12/2006
Katedra Fizjologii Zwierząt
Pracownia Izotopowa
Katedra Higieny Zwierząt i Mikrobiologii Środowiska
Katedra Żywienia Zwierząt i Gospodarki Paszowej
Katedra Hodowli Drobiu
Katedra Hodowli Bydła
Katedra Hodowli Trzody Chlewnej
Katedra Biotechnologii Zwierząt
Zakład Histologii Zwierząt
Katedra Morfologii Zwierząt i Łowiectwa
Katedra Genetyki i Podstaw Hodowli Zwierząt
Katedra Biologii Małych Przeżuwaczy i Biochemii Środowiska
Zakład Biologii Małych Przeżuwaczy
Zakład Biochemii Środowiska
Katedra Ekologii
Laboratorium Wydziałowe
Laboratorium Genetyki Molekularnej
Zakład Hodowli Koni i Zwierząt Futerkowych
Zakład Oceny Surowców Zwierzęcych
Zakład Agroturystyki i Kształtowania Krajobrazu
Zakład Rozrodu i Ochrony Zdrowia Zwierząt
06003000000
06003001000
06004000000
06005000000
06006000000
06007000000
06008000000
06009000000
06009001000
06010000000
06011000000
06012000000
06012001000
06012002000
06013000000
06014000000
06014001000
06015000000
06016000000
06017000000
06018000000
Źródło: opracowanie Działu Organizacji UTP, Bydgoszcz 2008.
Uwaga: system SIMPLE.ERP identyfikuje każdą komórkę organizacyjną 3-cyfrowym symbolem bieżącym i przekształca na 11–cyfrowy symbol strukturalny.
Streszczenie
Niezbędnym wymogiem efektywnego funkcjonowania uczelni wyższej w warunkach
gospodarki rynkowej jest wdrożenie sprawnego sytemu zarządzania przez wyniki, który
spowoduje lepsze dostosowanie uczelni do reguł gospodarki rynkowej.
W niniejszym artykule autorzy zaproponowali rozwiązanie elektronicznego obiegu
dowodów księgowych i ich kontroli merytorycznej, jako podstawowego, nieodzownego
elementu skutecznego funkcjonowania systemu informatycznego rachunkowości, wspierającego system zarządzania, w uczelni rozproszonej terytorialnie.
1 Zesz. 33(89)
40
12/2006
Summary
Selected problems in accounting information system
University of Technology and Life Sciences in Bydgoszcz
Implementation of effective management systems in higher education establishments
is a requisite condition for improving the functioning of such schools in market economy conditions.
The authors of this paper have proposed an electronic system of accounting documentation and control as the principal element of an effective accounting information
system supporting the management of a territorially dispersed educational establishment.
1 Zesz. 33(89)
41
12/2006