Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy i

Procedura
przeciwdziałania praniu pieniędzy
i finansowaniu terroryzmu
IFMSA-Poland
Zatwierdzona w głosowaniu Zarządu Głównego
dnia 16 października 2010 r.
Spis treści Procedury:
PREAMBUŁA
3
PODSTAWA PRAWNA
3
ROZDZIAŁ 1.
4
1.1
1.2
Zagadnienia wstępne i definicje
Zadania zlecone
ROZDZIAŁ 2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
WSPÓŁPRACA I KONTROLA
PRACOWNICY I SZKOLENIA
Zasady weryfikacji pracowników
Zasady weryfikacji członków statutowych organów…
Rodzaje i tryb szkoleń
ROZDZIAŁ 7.
4
6
6
6
7
7
8
9
10
10
10
11
11
11
12
12
12
12
13
Ogólne zasady współpracy z organami RP
Tryb współpracy z GIIF
Tryb kontroli
ROZDZIAŁ 6.
6.1
6.2
6.3
OSOBY ODPOWIEDZIALNE
Wykaz osób odpowiedzialnych na stanowiskach kierowniczych
Obowiązki osób odpowiedzialnych
ROZDZIAŁ 5.
5.1
5.2
5.3
TRYB POZYSKIWANIA DANYCH
Zasady pozyskiwania danych
Weryfikacja danych
Ochrona i udostępnianie danych
ROZDZIAŁ 4.
4.1
4.2
ZASADY POLITYKI WEWNĘTRZNEJ
Polityka w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i…
Rejestr transakcji
Analiza transakcji
Środki bezpieczeństwa finansowego
Wstrzymanie transakcji i blokada rachunku
Zamrożenie wartości majątkowej
Procedury wewnętrzne
Kontrola realizacji Procedury
ROZDZIAŁ 3.
3.1
3.2
3.3
REGULACJE OGÓLNE
POSTANOWIENIA KOŃCOWE I PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
13
13
15
15
15
16
16
16
ZAŁĄCZNIKI
17
PODZIĘKOWANIA
17
2
Preambuła
Ustawa z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
oraz finansowaniu terroryzmu (tekst ujednolicony, Dz. U. z dnia 25 marca
2010 r. Nr 46, poz. 276) nakłada na podmioty obowiązane, w tym na
stowarzyszenia
zarejestrowane
zgodnie
z
brzmieniem
ustawy
o stowarzyszeniach
z
dnia
7
kwietnia
1989
roku
obowiązek
przeciwdziałaniu
praniu
pieniędzy
i finansowaniu
terroryzmu.
W szczególności Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny
IFMSA-Poland obowiązane jest na mocy powyższej ustawy do:
- ustanowienia osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków
określonych w ustawie,
- przeszkolenia w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania
terroryzmu osób reprezentujących Stowarzyszenie,
- wdrożenia wewnętrznej pisemnej procedury w zakresie przeciwdziałania
praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- prowadzenia rejestru transakcji spełniających kryteria określone
w ustawie,
- dostarczania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji
o transakcjach spełniających kryteria określone w ustawie, w terminach
i w formie określonej w ustawie,
- zapewnienie odpowiedniej archiwizacji dokumentów i informacji
wymienionych w ustawie.
Zadaniem niniejszego dokumentu jest spełnienie wymagań ujętych
w art. 10a pkt 1 i pkt 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz
finansowaniu terroryzmu (tekst ujednolicony, Dz. U. z dnia 25 marca 2010
r. Nr 46, poz. 276) oraz jednocześnie omówienie wyżej wymienionego
zakresu obowiązków nałożonych na Stowarzyszenie na drodze ustawy.
Podstawa prawna
Podstawę prawną dla niniejszych regulacji stanowią:
a) Ustawa z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst ujednolicony, Dz. U.
z dnia 25 marca 2010 r. Nr 46, poz. 276),
b) artykuł 165a oraz artykuł 299 ustawy z 6 czerwca 1997 r. Kodeksu
karnego (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z dnia 2 sierpnia 1997 z późn. zm.),
c) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie
określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz
trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi
Informacji Finansowej (Dz. U. Nr 113, poz. 1210 z dnia 9 października
2001 r. z późn. zm.)
d) inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
3
Rozdział 1
Regulacje Ogólne
1.1
1.1.1
Zagadnienia wstępne i definicje
Ilekroć w dokumencie mowa o:
a) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 16 listopada 2000 roku o
przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst
ujednolicony);
b) rozporządzeniu – rozumie się przez to rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru
rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania
danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej
(Dz. U. Nr 113, poz. 1210 z dnia 9 października 2001 r. z późn. zm.),
c) IFMSA-Poland – rozumie się przez to Międzynarodowe Stowarzyszenie
Studentów Medycyny IFMSA-Poland;
d) Procedurze – rozumie się przez to Procedurę przeciwdziałania praniu
pieniędzy i finansowaniu terroryzmu IFMSA-Poland;
e) praniu pieniędzy – rozumie się przez to zamierzone postępowanie
polegające na:
- zamianie lub przekazaniu wartości majątkowych pochodzących
z działalności o charakterze przestępczym lub z udziału w takiej
działalności, w celu ukrycia lub zatajenia bezprawnego pochodzenia
tych wartości majątkowych albo udzieleniu pomocy osobie, która
bierze udział w takiej działalności w celu uniknięcia przez nią
prawnych konsekwencji tych działań,
- ukryciu
lub
zatajeniu
prawdziwego
charakteru
wartości
majątkowych lub praw związanych z nimi, ich źródła, miejsca
przechowywania, rozporządzania, faktu ich przemieszczania, ze
świadomością, że wartości te pochodzą z działalności o charakterze
przestępczym lub udziału w takiej działalności,
- nabyciu, objęciu w posiadanie albo używaniu wartości
majątkowych
pochodzących
z
działalności
o
charakterze
przestępczym lub udziału w takiej działalności,
- współdziałaniu,
usiłowaniu
popełnienia,
pomocnictwie
lub
podżeganiu w przypadkach zachowań określonych powyżej,
również jeżeli działania, w ramach których uzyskano wartości
majątkowe, były prowadzone na terytorium innego państwa niż
Rzeczpospolita Polska;
f) finansowaniu terroryzmu – rozumie się przez to czyn określony w
art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku - Kodeks karny
(Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.);
g) jednostkach współpracujących – rozumie się przez to organy
administracji rządowej i samorządu terytorialnego oraz inne
państwowe jednostki organizacyjne, a także Narodowy Bank Polski,
Komisję Nadzoru Finansowego i Najwyższą Izbę Kontroli;
h) transakcji – rozumie się przez to dokonywane we własnym, jak i
w cudzym imieniu, na własny, jak i na cudzy rachunek:
- wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, w tym
przekazy pieniężne w rozumieniu art. 2 pkt 7 rozporządzenia
nr 1781/2006, zlecone zarówno na terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej, jak i poza nim, b)
- kupno i sprzedaż wartości dewizowych,
- przeniesienie własności lub posiadania wartości majątkowych, w tym
oddanie w komis lub pod zastaw takich wartości,
- zamianę wierzytelności na akcje lub udziały;
i) transakcja podejrzana – transakcja, której równowartość przekracza
15.000 euro lub w przypadku, gdy jest ona przeprowadzana za pomocą
4
więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze
sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości
z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji,
j) pracownik – osoba zatrudniona w Stowarzyszeniu na podstawie umowy
o pracę lub wykonująca czynności na podstawie umów prawa
cywilnego;
k) beneficjent rzeczywisty – rozumie się przez to:
- osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które są właścicielami osoby
prawnej lub sprawują kontrolę nad klientem albo mają wpływ na osobę
fizyczną, w imieniu której przeprowadzana jest transakcja lub
prowadzona jest działalność,
- osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które są udziałowcami lub
akcjonariuszami lub posiadają prawo głosu na zgromadzeniu
wspólników w wysokości powyżej 25 % w tej osobie prawnej, w tym za
pomocą pakietów akcji na okaziciela, z wyjątkiem spółek, których
papiery wartościowe są w obrocie zorganizowanym, podlegających lub
stosujących przepisy prawa Unii Europejskiej w zakresie ujawniania
informacji, a także podmiotów świadczących usługi finansowe na
terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa
równoważnego - w przypadku osób prawnych,
- osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które sprawują kontrolę nad co
najmniej 25 % majątku – w przypadku podmiotów, którym powierzono
administrowanie wartościami majątkowymi oraz rozdzielanie takich
wartości, z wyjątkiem podmiotów wykonujących czynności, o których
mowa w art. 69 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie
instrumentami finansowymi;
l) osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne – rozumie się
przez to osoby fizyczne:
- szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów lub
zastępców
ministrów,
członków
parlamentu,
sędziów
sądów
najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów
sądowych, których orzeczenia nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem
trybów nadzwyczajnych, członków trybunałów obrachunkowych,
członków zarządów banków centralnych, ambasadorów, chargés
d'affairs oraz wyższych oficerów sił zbrojnych, członków organów
zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych - którzy
sprawują lub sprawowali te funkcje publiczne w okresie roku od dnia
zaprzestania spełniania przesłanek określonych w tych przepisach,
- małżonków osób, o których mowa powyżej, lub osoby pozostające
z nimi we wspólnym pożyciu, rodziców i dzieci osób, o których mowa w
lit. a, małżonków tych rodziców i dzieci lub osoby pozostające z nimi
we wspólnym pożyciu,
- które pozostają lub pozostawały z osobami, o których mowa powyżej,
w ścisłej współpracy zawodowej lub gospodarczej lub są
współwłaścicielami podmiotów prawa, a także jedynymi uprawnionymi
do majątku podmiotów prawa, jeżeli zostały one założone na rzecz
tych osób;
m) państwo równoważne – rozumie się przez to państwo niebędące
członkiem Unii Europejskiej, w którym stosowane są przepisy
dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu
terroryzmu, zgodne z prawem Unii Europejskiej;
n) Generalnym Inspektorze – rozumie się przez to Generalnego
Inspektora Informacji Finansowej,
o) wstrzymanie transakcji – ograniczenie dysponowania i korzystania
z wartości
majątkowych,
polegające
na
uniemożliwieniu
przeprowadzenia określonej transakcji.
5
1.1.2
1.1.3
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland
dokłada wszelkich starań celem przeciwdziałania praniu pieniędzy,
przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu oraz zobowiązuje się wypełniać
wszelkie obowiązki należne podmiotom uczestniczących w obrocie
finansowym w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji.
W szczególności zapewnia:
a) środki bezpieczeństwa finansowego w celu przeciwdziałania praniu
pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu,
b) środki bezpieczeństwa finansowego w celu przeciwdziałania praniu
pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu, które może wynikać
z produktów
lub
transakcji
pozwalających
na
zachowanie
anonimowości.
Obszarami szczególnie zagrożonymi praniem pieniędzy w działalności
Stowarzyszenia są sytuacje, w których kontrahent Stowarzyszenia
przeprowadza transakcję mogącą służyć tworzeniu rzekomo prawnego
wyjaśnienia pochodzenia funduszy oraz wprowadzania ich do legalnego
obrotu.
Zadania zlecone
Stowarzyszenie może korzystać z usług innych podmiotów w zakresie
wykonania obowiązków określonych w art. 8b ust. 3 pkt 1-3 Ustawy.
W
szczególności
IFMSA-Poland
zlecić
może
wykonanie
analizy
bezpieczeństwa finansowego transakcji.
Odpowiedzialność za wykonane usługi ponosi Stowarzyszenie.
Rozdział 2
Zasady polityki wewnętrznej
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
Polityka
w
zakresie
przeciwdziałania
praniu
pieniędzy
i finansowaniu terroryzmu
Osoby występujące w imieniu IFMSA-Poland przeprowadzające transakcję,
której równowartość przekracza 15.000 euro, mają obowiązek
zarejestrować taką transakcję, także jeśli jest to transakcja pochodząca zza
granicy.
Osoby występujące w imieniu IFMSA-Poland przeprowadzające transakcję,
której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem
pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, mają obowiązek zarejestrować
taką transakcję, bez względu na jej wartość i charakter.
Rejestracja transakcji polega na odnotowaniu odpowiednich danych
dotyczących transakcji, o których mówi punkt 2.1 niniejszej Procedury,
oraz przekazaniu ich niezwłocznie Skarbnikowi IFMSA-Poland.
Każda informacja o takiej transakcji odnotowywana jest na karcie
transakcji. Wzór karty transakcji określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia
Ministra Finansów z 21 września 2001 roku, stanowi on załącznik nr 1 do
niniejszego dokumentu.
Informacja taka przekazywana jest również niezwłocznie do archiwum
Sekretariatu IFMSA-Poland, w szczególności na ręce Sekretarza
Generalnego IFMSA-Poland. Winna ona być opatrzona podpisem osoby
dokonującej transakcji, czym osoba ta stwierdza zgodność transakcji
z zasadami niniejszej Procedury.
Transakcji podlega rejestracji również w przypadku, gdy jest ona
przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, jeśli okoliczności
wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje
o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.
Obowiązek, o którym mowa powyżej nie dotyczy transakcji związanych
z gospodarką własną IFMSA-Poland.
6
2.1.8
Przy ustalaniu równowartości w euro, o której mowa powyżej, stosuje się
średni kurs Narodowego Banku Polskiego dla danej waluty, obowiązujący
w dniu dokonywania transakcji lub w dniu złożenia dyspozycji, lub w dniu
zlecenia przeprowadzenia transakcji.
2.2
2.2.1
2.2.2
Rejestr transakcji
Osoby odpowiedzialne prowadzą rejestr transakcji podejrzanych.
Rejestr transakcji prowadzony jest w formie papierowej, w postaci
zbroszurowanych
i
kolejno
ponumerowanych
kart
transakcji,
sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej
transakcji.
Karty transakcji wypełniane są zgodnie z brzmieniem Rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 roku w sprawie określenia
wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu
dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji
Finansowej. W szczególności oznacza to, iż są one wypełniane ręcznie
w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawia się
przez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem
czytelności błędnego zapisu,
- umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.
Informacje o zarejestrowanych transakcjach zawierają w szczególności
następujące dane:
a) datę przeprowadzenia transakcji;
b) dane identyfikacyjne stron transakcji, o których mowa rozdziale 2.1;
b) kwotę, walutę i rodzaj transakcji;
d) numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia
transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;
e) uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji
w przypadku przekazywania informacji o transakcji, której okoliczności
wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub
finansowaniem terroryzmu.
Dane do rejestru transakcji wprowadza się bezzwłocznie, nie później jednak
niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji.
Rejestr transakcji, o których mowa powyżej, jest przechowywany przez
okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku,
w którym transakcje zostały zarejestrowane. W przypadku likwidacji,
połączenia, podziału oraz przekształcenia instytucji obowiązanej, do
przechowywania rejestrów i dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy
art. 76 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316).
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.3
2.3.1
2.3.2
Analiza transakcji
Stowarzyszenie prowadzi bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji.
Przy dokonywaniu analizy w celu określenia wysokości ryzyka
Stowarzyszenie uwzględnia w szczególności następujące kryteria:
a) ekonomiczne - polegające na ocenie transakcji kontrahenta pod
względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
b) geograficzne
polegające
na
dokonywaniu
transakcji
nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych
z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie
prania pieniędzy i finansowania terroryzmu;
c) przedmiotowe - polegające na prowadzeniu przez kontrahenta
działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia
podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu;
7
2.3.3
2.4
2.4.1
2.4.2
2.4.3
2.4.4
2.4.5
2.4.6
2.4.7
d) behawioralne - polegające na nietypowym, w danej sytuacji,
zachowaniu kontrahenta.
Wyniki analiz są dokumentowane w formie papierowej lub elektronicznej
i każdorazowo przekazywane do archiwum Sekretariatu IFMSA-Poland, zaś
punkt 2.2.6 stosuje się odpowiednio.
Środki bezpieczeństwa finansowego
IFMSA-Poland stosuje środki bezpieczeństwa finansowego.
Zakres stosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest określany na
podstawie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
zwanej
dalej
"oceną
ryzyka",
dokonanej
w
wyniku
analizy,
z uwzględnieniem
w
szczególności
rodzaju
operacji
finansowej,
kontrahenta, stosunków gospodarczych lub produktów.
Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane w szczególności:
a) przy zawieraniu umowy z kontrahentami;
b) przy przeprowadzaniu transakcji z kontrahentem, z którym
Stowarzyszenie nie zawarło uprzednio umowy, której równowartość
przekracza 15.000 euro, bez względu na to czy transakcja jest
przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, których
okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane;
c) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj
kontrahenta;
d) gdy zachodzi wątpliwość czy otrzymane wcześniej dane kontrahenta są
prawdziwe lub pełne.
Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na:
a) identyfikacji kontrahenta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie
dokumentów lub informacji publicznie dostępnych;
b) podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu
identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od
oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości w celu
uzyskania przez Stowarzyszenie danych dotyczących tożsamości
beneficjenta rzeczywistego, w tym ustalaniu struktury własności
i zależności kontrahenta;
c) uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez
kontrahenta charakteru stosunków gospodarczych;
d) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z kontrahentem,
w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia,
że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą Stowarzyszenia
o kontrahencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także,
w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych
oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji.
Osoby reprezentujące Stowarzyszenie, przy uwzględnieniu ryzyka prania
pieniędzy lub finansowania terroryzmu, mogą odstąpić od stosowania
środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa powyżej, gdy
strona transakcji jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym
siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo
państwa równoważnego lub w stosunku do organów administracji rządowej,
organów samorządu terytorialnego oraz organów egzekucyjnych.
Możliwe jest ograniczenie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego
w sytuacjach wymienionych w punktach 2.4.5 i 2.4.7 niniejszej Procedury
oraz w art. 9d Ustawy.
Stowarzyszenie przeprowadzając transakcję na podstawie zlecenia lub
dyspozycji przyjętej lub otrzymanej przez podmiot świadczący usługi
finansowe, mający siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii
Europejskiej
lub
państwa
równoważnego,
uznaje
obowiązki,
8
2.4.8
2.5
2.5.1
2.5.2
2.5.3.
2.5.4.
2.5.5.
2.5.6
2.5.7
2.5.8
o których mowa w art. 8b ust. 3 pkt 1-3, za wykonane pod warunkiem
zapewnienia przekazania na każde żądanie Stowarzyszenia kopii
dokumentów lub informacji potwierdzających zastosowanie środków
bezpieczeństwa finansowego.
W przypadku, gdy osoba reprezentująca Stowarzyszenie nie może wykonać
obowiązków, zmierzających do zapewnienia środków bezpieczeństwa
finansowego, jak wymieniono powyżej, Stowarzyszenie nie przeprowadza
transakcji, nie podpisuje umowy z kontrahentem lub rozwiązuje zawarte
umowy oraz przekazuje Generalnemu Inspektorowi, według ustalonego
wzoru, w uzasadnionych przypadkach z uwzględnieniem ryzyka prania
pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, informacje o danym kontrahencie
wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji.
Wstrzymywanie transakcji i blokada rachunku
Jeśli
osoba
odpowiedzialna
otrzymała
dyspozycję
lub
zlecenie
przeprowadzenia transakcji, mając przeprowadzić transakcję lub posiadając
informacje o zamiarze przeprowadzenia transakcji, co do której zachodzi
uzasadnione podejrzenie, że może ona mieć związek z popełnieniem
przestępstwa, o którym mowa w art. 165a lub art. 299 Kodeksu karnego,
ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić na piśmie Generalnego Inspektora,
przekazując wszystkie posiadane dane dotyczące transakcji wraz ze
wskazaniem przesłanek przemawiających za wstrzymaniem transakcji lub
blokadą rachunku, oraz wskazać przewidywany termin jej realizacji.
W przypadku gdy osoba odpowiedzialna dokonująca zawiadomienia zgodnie
z punktem 2.5.1 niniejszej Procedury nie jest osobą mającą przeprowadzić
transakcję, zawiadomienie zawiera również wskazanie osoby, która ma
przeprowadzić transakcję.
Po otrzymaniu zawiadomienia Generalny Inspektor dokonuje niezwłocznego
potwierdzenia jego przyjęcia, w formie pisemnej, podając datę i godzinę
przyjęcia zawiadomienia.
Przy typowaniu transakcji, o której mowa w punkcie 2.5.1 niniejszej
Procedury należy wykorzystywać różnorodne elementy, m.in.:
a) analizę rejestru,
b) analizę zachowań kontrahenta,
c) wiedzę z zakresu pozagospodarczego, cywilnego, dewizowego, karnego
i innych,
d) praktykę,
e) posiadaną wiedzę o transakcjach,
f) posiadaną wiedzę o przestępstwach popełnionych przez kontrahenta.
Jeżeli z zawiadomienia, o którym mowa powyżej, wynika, że transakcja,
która ma zostać przeprowadzona, może mieć związek z popełnieniem
przestępstwa, o którym mowa w art. 165a lub art. 299 Kodeksu karnego,
Generalny Inspektor może przekazać osobie odpowiedzialnej pisemne
żądanie wstrzymania tej transakcji na okres nie dłuższy niż 72 godziny od
daty i godziny wskazanych w potwierdzeniu, o którym mowa w punkcie
2.5.3.
Do czasu otrzymania żądania, o którym mowa w punkcie 2.5.5, nie dłużej
niż 24 godziny, od momentu potwierdzenia przyjęcia zawiadomienia,
o którym mowa w punkcie 2.5.1 IFMSA-Poland nie wykonuje transakcji,
której dotyczy zawiadomienie.
Osoba odpowiedzialna wstrzymuje transakcję lub blokuje rachunek
niezwłocznie po otrzymaniu żądania, o którym mowa w punkcie 2.5.5.
Jeżeli zawiadomienia, o którym mowa w punkcie 2.4.1 nie można dokonać
przed wykonaniem albo podczas wykonywania dyspozycji lub zlecenia
przeprowadzenia transakcji, osoba odpowiedzialna przekazuje informację
o transakcji niezwłocznie po jej przeprowadzeniu, podając przyczyny braku
wcześniejszego zawiadomienia.
9
2.5.9
2.5.10
2.5.11
2.6
2.6.1
2.6.2
2.7
2.7.1
2.7.2
2.8
2.8.1
2.8.2
Generalny Inspektor może przekazać osobie odpowiedzialnej pisemne
żądanie wstrzymania transakcji lub blokady rachunku bez uprzedniego
otrzymania od niej zawiadomienia, o którym mowa w punkcie 2.5.1, jeżeli
posiadane informacje wskazują na prowadzenie działań mających na celu
pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.
W przypadku określonym w punkcie 2.5.9, Generalny Inspektor może
żądać wstrzymania transakcji na okres nie dłuższy niż 72 godziny od
momentu otrzymania tego żądania przez IFMSA-Poland.
Osoba odpowiedzialna, na żądanie zlecającego transakcję lub posiadacza
rachunku, może poinformować go o wstrzymaniu transakcji lub blokadzie
rachunku i wskazać organ, który tego zażądał.
Zamrożenie wartości majątkowej
Stowarzyszenie
dokonuje
zamrożenia
wartości
majątkowych,
z zachowaniem należytej staranności, z wyłączeniem rzeczy ruchomych
i nieruchomości, na podstawie:
a) prawa
Unii
Europejskiej
wprowadzającego
szczególne
środki
ograniczające przeciwko niektórym osobom, grupom lub podmiotom
oraz
b) przepisów wydanych przez Ministra właściwego do spraw instytucji
finansowych.
Stowarzyszenie, dokonując zamrożenia, przekazuje wszystkie posiadane
dane związane z zamrożeniem wartości majątkowych Generalnemu
Inspektorowi, w formie elektronicznej lub papierowej.
Procedury wewnętrzne
Stowarzyszenie nie nawiązuje i nie utrzymuje współpracy w ramach
bankowości z instytucją obowiązaną, będącą podmiotem świadczącym
usługi finansowe, który zawiera umowy o prowadzenie rachunków
z bankiem fikcyjnym.
W odniesieniu do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne,
IFMSA-Poland:
a) prowadzi procedurę opartą na ocenie ryzyka w celu ustalenia, czy
klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, to
jest przyjmuje oświadczenie na piśmie, czy dany klient jest osobą
zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, zgodnie z punktem
3.1.6 niniejszej Procedury;
b) prowadzi stałą kontrolę przeprowadzanych transakcji i wykonuje ich
analizę zgodnie z zapisami niniejszej Procedury.
Kontrola realizacji Procedury
W ramach swojej działalności Komisja Rewizyjna IFMSA-Poland kontroluje
realizację niniejszej Procedury, w oparciu o odpowiednie zapisy Statutu
i Regulaminu IFMSA-Poland.
Kontrola ta polega w szczególności na analizie dokumentów dostarczonych
przez osoby odpowiadające za realizację zapisów Procedury, w tym
dokumentów analizy bezpieczeństwa transakcji.
10
Rozdział 3
Tryb pozyskiwania danych
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
Zasady pozyskiwania danych (identyfikacji)
Identyfikacja obejmuje wszystkich kontrahentów Stowarzyszenia, z którymi
przeprowadzana jest transakcja, o której mowa w punkcie 2.1 niniejszej
Procedury.
W przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli identyfikacja obejmuje
ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie
odrębnych przepisów prawa polskiego tożsamość osoby, a także imienia,
nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji,
a ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby
nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego
tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia
paszportu.
W przypadku osób prawnych identyfikacja obejmuje zapisanie aktualnych
danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu,
wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę
i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska
i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej
numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną.
W przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej
identyfikacja obejmuje zapisanie aktualnych danych z dokumentu
wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer
identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub
daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby
reprezentującej tę jednostkę.
Identyfikacja dotyczy także stron transakcji niebędących kontrahentami
i obejmuje ustalenie i zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska
oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te osoby reprezentujące
Stowarzyszenie są w stanie ustalić przy zachowaniu należytej staranności.
Identyfikacja dotyczy również beneficjentów rzeczywistych i obejmuje
ustalenie i zapisanie imienia, nazwiska i adresu oraz dodatkowo innych
danych identyfikacyjnych, o których mowa w punkcie 3.1.2 niniejszego
dokumentu, w zakresie, w jakim Stowarzyszenie może je ustalić.
Stowarzyszenie przyjmuje oświadczenia na piśmie, czy dany kontrahent
jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, pod rygorem
odpowiedzialności karnej za podanie danych niezgodnych ze stanem
faktycznym. Wzór takiego oświadczenia stanowi załącznik do niniejszej
Procedury.
Weryfikacja danych
Weryfikacja polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu danych, uzyskanych
zgodnie z brzmieniem punktu 2.1 niniejszej Procedury, i następuje przed
zawarciem umowy z kontrahentem lub przed przeprowadzeniem transakcji.
Potwierdzenie danych następuje poprzez stwierdzenie poprawności
dokumentu legitymującego osobę fizyczną lub poprzez pozyskanie
aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (nie starszego niż
3 miesiące). Może także opierać się na innych źródłach informacji, w tym
Biuletynie Informacji Publicznej.
Weryfikacja, o której mowa powyżej, może być zakończona po nawiązaniu
stosunków gospodarczych, jedynie jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia
dalszego prowadzenia działalności gospodarczej oraz gdy występuje
niewielkie ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu ustalone na
podstawie przeprowadzonej analizy.
11
3.2.4
3.2.5
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
3.3.7
Z podmiotami, które odmówiły weryfikacji lub weryfikacji zakończyła się
negatywnie,
Stowarzyszenie
nie
może
wejść
we
współpracę,
w szczególności polegającą na przekazywaniu jakichkolwiek środków
finansowych.
W wypadku negatywnych efektów weryfikacji, osoby odpowiedzialne
w obrębie Stowarzyszenia zobowiązane są wszcząć kroki zgodne z polskim
prawem, w szczególności zaś winny powiadomić odpowiedni organ kontroli
finansowej.
Ochrona i udostępnianie danych
Obowiązkiem osoby odpowiedzialnej jest odpowiednie zabezpieczenie
i przechowywanie
rejestru
transakcji,
dokumentów
dotyczących
zarejestrowanych transakcji oraz informacji objętych identyfikacją, tak aby
zapewnić brak dostępu osób trzecich do informacji. W szczególności
oznacza to przetwarzanie danych zgodnie z zapisami Polityki
bezpieczeństwa IFMSA-Poland.
Dane zgromadzone w trakcie działań zmierzających do zapewnienia
środków bezpieczeństwa finansowego transakcji oraz w trakcie analizy
transakcji przekazywane są organom państwa na zasadach określonych
w rozdziale 4 niniejszego dokumentu.
Do ujawniania Generalnemu Inspektorowi wszelkich informacji w trybie
i zakresie przewidzianym w ustawie nie stosuje się przepisów
ograniczających udostępnianie danych objętych tajemnicą, z wyjątkiem
danych objętych tajemnicą państwową.
Zgromadzone w trakcie czynności, o których mowa w punkcie 3.3.2
Procedury, dane podlegają przetwarzaniu jak inne dane osobowe
w Stowarzyszeniu, a w szczególności zapewniony jest do nich dostęp w celu
weryfikacji ich poprawności kontrahentowi, którego te dane dotyczą.
Dane, o których mowa powyżej, nie podlegają usunięciu na wniosek osoby,
której dotyczą, o czym osoba ta winna zostać poinformowana w momencie
udostępniania danych.
Obowiązek zachowania w tajemnicy uzyskanych na podstawie ustawy
informacji, do których nie stosuje się przepisów odrębnych ustaw
regulujących zasady ich ochrony, obejmuje osoby odpowiedzialne, osoby
wchodzące w skład organu reprezentującego Stowarzyszenie oraz
pracowników Stowarzyszenia.
Zachowanie tajemnicy obowiązuje również po zakończeniu pełnienia funkcji
w organie reprezentującym Stowarzyszenie lub ustaniu stosunku pracy lub
zaprzestaniu wykonywania czynności na podstawie umów prawa cywilnego.
Rozdział 4
Osoby odpowiedzialne
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.2.1
Wykaz osób odpowiedzialnych na stanowiskach kierowniczych
W IFMSA-Poland wyznacza się osoby odpowiedzialne za realizację zadań
wynikających z zapisów Ustawy oraz niniejszej Procedury. Osoby te winny
być jednocześnie zdolne do podejmowania czynności prawnych w imieniu
IFMSA-Poland.
Osobami odpowiedzialnymi są członkowie Zarządu Głównego IFMSAPoland, a w szczególności Skarbnik IFMSA-Poland oraz Wiceprezydent
IFMSA-Poland ds. marketingu.
Obowiązki osób odpowiedzialnych
Obowiązkiem osoby odpowiedzialnej jest:
a) przestrzeganie zapisów niniejszej Procedury,
b) wypełnianie
zapisów
Procedury
w
punktach
z zapewnieniem bezpieczeństwa finansowego transakcji,
12
związanych
4.2.2
4.2.3
4.2.4
c) dokonywanie analizy bezpieczeństwa finansowego transakcji w sposób
wskazanych w niniejszej Procedurze, zgodnie ze swoją najlepszą
wiedzą i umiejętnościami,
d) identyfikację kontrahentów,
e) przygotowanie rejestru transakcji zgodnie z zapisami rozporządzenia
i bieżące przekazywanie rejestrów zgodnie z zapisami rozdziału 4
niniejszej Procedury,
f) przekazywanie do Generalnego Inspektora danych z rejestru,
g) typowanie transakcji podejrzanych i niezwłoczne zawiadamianie na
piśmie Generalnego Inspektora oraz przekazywanie mu dokumentów
h) wstrzymanie transakcji
i) zawiadamianie Generalnego Inspektora o transakcjach osób, co
do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że mają związek
z popełnieniem aktów terrorystycznych
j) udostępnianie niezwłocznie informacji dotyczących transakcji objętych
przepisami ustawy, także na pisemne żądanie Generalnego
k) zapewnienie dostępu do informacji na temat transakcji i kontrahentów,
także przed zawarciem transakcji, pozostałym członkom Zarządu
Głównego,
l) doskonalenie swoich umiejętności związanych z przeciwdziałaniem
praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w szczególności
ukończenie odpowiednich szkoleń,
m) kontakt z odpowiednimi organami państwa, zgodnie zapisami
niniejszego dokumentu oraz prawem polskim.
Ponadto osoba odpowiedzialna:
a) odpowiednio zabezpiecza i przechowuje rejestr transakcji oraz
dokumenty dotyczące transakcji,
b) odpowiednio
zabezpiecza
i
przechowuje
informacje
objętych
identyfikacją kontrahentów.
Sekretarz Generalny IFMSA-Poland oraz inne osoby wchodzące w skład
organu reprezentującego Stowarzyszenie zobowiązane są do przestrzegania
obowiązków wymienionych w punkcie 4.2.2 niniejszej Procedury.
Wszelkie działania podejmowane przez osobę odpowiedzialną winny mieć
na względzie przestrzeganie prawa polskiego oraz dobro Stowarzyszenia.
Rozdział 5
Współpraca i kontrola
5.1
5.1.1
Ogólne zasady współpracy z organami RP
Stowarzyszenie, na żądanie organów informacji finansowej i organów,
o których mowa w art. 21 ust. 3 Ustawy, wykazuje środki bezpieczeństwa
finansowego zastosowane przez nie w związku z ryzykiem prania pieniędzy
i finansowania terroryzmu.
5.2
5.2.1
Tryb współpracy z GIIF
Stowarzyszenie
przekazuje
Generalnemu
Inspektorowi
informacje
o transakcjach zarejestrowanych zgodnie z punktem 2.1 i punktem 2.2
niniejszego dokumentu.
Przekazanie to polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru
transakcji, o którym mowa punkcie 2.1 Procedury.
W przypadku transakcji, o której mowa w punkcie 2.1.7 Procedury, osoba
odpowiedzialna przekazuje dodatkowe dane o stronach transakcji, będące
w jej posiadaniu.
5.2.2
5.2.3
13
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.2.10
5.2.11
5.2.12
5.2.13
5.2.14
5.2.15
Osoba odpowiedzialna po dokonaniu rejestracji transakcji zobowiązana jest
do niezwłocznego przekazania informacji o tej transakcji do Generalnego
Inspektora Informacji – na adres:
Ministerstwo Finansów
Departament Informacji Finansowej
ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa
Informacje o transakcjach, o których mowa punkcie 2 niniejszej Procedury,
mogą być przekazywane do Generalnego Inspektora osobiście przez osobę
odpowiedzialną lub za pośrednictwem pracownika Stowarzyszenia.
Pracownik dostarczający te informacje potwierdza ich przekazanie w
rejestrze prowadzonym w tym celu w Ministerstwie Finansów –
Departament Informacji Finansowej.
Informacje mogą być również przekazywane za pośrednictwem
państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska”,
jednak wyłącznie przesyłką za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
z widocznym dopiskiem „w Stowarzyszeniu nie otwierać” umieszczonym na
przesyłce.
Dane z rejestru osoba odpowiedzialna dostarcza Generalnemu Inspektorowi
w postaci kopii karty transakcji potwierdzonej za zgodność z oryginałem
przez osobę odpowiedzialną, wyłącznie w przypadku, gdy dostarczane
w ten sposób informacje dotyczą jednej transakcji.
Jeżeli kopia karty transakcji, o której mowa powyżej, została sporządzona
z karty transakcji, na której w związku ze stwierdzonymi błędami
naniesione zostały zgodnie z punktem 2.2.3 niniejszego dokumentu
poprawki, to do przekazywanej Generalnemu Inspektorowi kopii karty
transakcji osoba odpowiedzialna dołącza dodatkową kartę dotycząca tej
samej transakcji, wypełnioną prawidłowymi danymi, bez jakichkolwiek
poprawek.
W przypadku, gdy osoba odpowiedzialna stwierdzi błędy w dostarczonej
informacji, przekazuje Generalnemu Inspektorowi w terminie siedmiu dni
od dnia ich ujawnienia skorygowane dane. Skorygowane dane są
dostarczane w ten sam sposób, jak podstawowa informacja.
Generalny Inspektor może zażądać ponownego przekazania danych jeżeli
stwierdzi, że otrzymana przesyłka jest uszkodzona lub dane z rejestru
zostały przekazane z naruszeniem trybu ustalonego w rozporządzeniu.
W takim przypadku osoba odpowiedzialna, zobowiązana jest niezwłocznie,
jednakże nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od daty wpływu
żądania, przekazać żądane informacje do Ministerstwa Finansów –
z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu.
W przypadku, o którym mowa w punkcie 5.2.10 Procedury, osoba
odpowiedzialna
lub
pracownik
Stowarzyszenia
przekazuje
dane
w oddzielnej przesyłce, z widocznym dopiskiem „przesyłka powtórna”.
Dopisek taki umieszcza się również na kopii karty transakcji.
Osoba odpowiedzialna udostępnia niezwłocznie informacje dotyczące
transakcji objętych przepisami ustawy na pisemne żądanie Generalnego
Inspektora. Udostępnienie polega w szczególności na przekazaniu
informacji o stronach transakcji, zawartości dokumentów, w tym
dotyczących sald i obrotów na rachunku, przekazaniu ich potwierdzonych
kopii
lub
udostępnieniu
odpowiednich
dokumentów
do
wglądu
upoważnionym pracownikom jednostki organizacyjnej wyodrębnionej
w tym celu w strukturze Ministerstwa Finansów, w celu sporządzenia
notatek bądź kopii.
Informacje, o których mowa w rozdziale 5.2 niniejszej Procedury, są
przekazywane Generalnemu Inspektorowi nieodpłatnie.
Generalny Inspektor może żądać przekazania informacji, o których mowa
w rozdziale 5.2 niniejszej Procedury, w formie elektronicznej.
14
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.3.7
5.3.8
Tryb kontroli
Na żądanie kontrolera, będącego pisemnie upoważnionym przez
Generalnego
Inspektora
pracownikiem
jednostki
organizacyjnej
wyodrębnionej w strukturze Ministerstwa Finansów, osoba reprezentująca
Stowarzyszenie zobowiązana jest do przedkładania wszelkich dokumentów
i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli.
Osoba reprezentująca Stowarzyszenie zapewnia kontrolerowi warunki do
sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności:
a) niezwłoczne przedstawianie do kontroli żądanych dokumentów
i materiałów,
b) terminowe udzielanie wyjaśnień przez osoby odpowiedzialne oraz
pracowników Stowarzyszenia,
c) wstęp do obiektów i pomieszczeń Stowarzyszenia w obecności
kontrolowanego z prawem do swobodnego poruszania się po jej
terenie,
d) wgląd do dokumentów i innych materiałów dowodowych, objętych
zakresem kontroli oraz uzyskiwania ich potwierdzonych kopii,
e) żądanie od osób odpowiedzialnych oraz pracowników Stowarzyszenia
ustnych i pisemnych wyjaśnień, w zakresie prowadzonej kontroli.
Wyniki przeprowadzonej kontroli dyrektor jednostki organizacyjnej
wyodrębnionej w strukturze Ministerstwa Finansów przedstawia osobie
odpowiedzialnej w protokole pokontrolnym zawierającym ustalenia stanu
faktycznego, ocenę kontrolowanej działalności, w tym ewentualnie
stwierdzone nieprawidłowości i wskazanie osób za nie odpowiedzialnych,
oraz wnioski i zalecenia pokontrolne, w terminie 30 dni od dnia zakończenia
kontroli.
Przed przedstawieniem protokołu pokontrolnego dyrektor, może zwrócić się
do osoby odpowiedzialnej o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych
wyjaśnień na piśmie w zakresie stwierdzonych podczas kontroli
nieprawidłowości.
Osoba odpowiedzialna ma prawo zgłoszenia do Generalnego Inspektora
umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole
pokontrolnym.
Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Generalnego Inspektora w terminie
14 dni od dnia otrzymania protokołu pokontrolnego.
IFMSA-Poland przesyła do dyrektora jednostki w terminie wskazanym
w protokole pokontrolnym, informację o sposobie wykonania wniosków
i zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, ze wskazaniem
przewidywanego terminu ich wykonania.
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń zgodnie z punktem 5.3.6 niniejszej
Procedury, termin, o którym mowa w punkcie 5.3.7, liczy się od dnia
otrzymania stanowiska Generalnego Inspektora.
Rozdział 6
Pracownicy i szkolenia
6.1
6.1.1
6.1.2
6.1.3
Zasady weryfikacji pracowników
Każdy z pracowników zatrudnianych przez Stowarzyszenie winien przejść
procedurę weryfikacji wyszczególnioną w niniejszym dokumencie.
Zasady weryfikacji dotyczą osób fizycznych zatrudnianych przez IFMSAPoland niezależnie od formy zatrudnienia. Ponadto dotyczą także osób
realizujących usługi dla Stowarzyszenia w ramach zawartych z IFMSAPoland umów.
Zasady weryfikacji polegają w szczególności na:
a) sprawdzeniu znanych związków finansowych weryfikowanego,
15
6.1.4
6.1.5
6.2
6.2.1
6.2.2
6.3
6.3.1
6.3.2
6.3.3
6.3.4
6.3.5
b) zebraniu pisemnego oświadczenia o eksponowanej funkcji politycznej
weryfikowanego,
c) zebraniu pisemnego oświadczenia o zapoznaniu się z Ustawą.
Każda osoba poddana weryfikacji po jej pozytywnym przejściu winna
podpisać oświadczenie potwierdzające zapoznanie się z zasadami niniejszej
Procedury. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej
Procedury.
W stosunku do osób, wobec których powzięto pewność, iż nie są w stanie
pozytywnie zakończyć procedury weryfikacji, stosuje się odpowiednie
zapisy prawa polskiego.
Zasady weryfikacji członków statutowych organów Stowarzyszenia
Wszystkie osoby pełniące funkcje w Zarządzie Głównym IFMSA-Poland oraz
w Komisji Rewizyjnej IFMSA-Poland winny zapoznać się z niniejszym
dokumentem, co potwierdzają w momencie zgłoszenia kandydatury na
odpowiednie stanowisko, na drodze pisemnego oświadczenia.
Osoby, o których mowa w punkcie 6.2.1 niniejszej Procedury winny
zapoznać się z przepisami ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu
praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i wydanymi na jej
podstawie przepisami wykonawczymi.
Rodzaje i tryb szkoleń
Każda osoba odpowiedzialna za wykonywanie zapisów niniejszej procedury
winna przejść szkolenie dotyczące procedur przeciwdziałania praniu
pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Osoba odpowiedzialna winna zakończyć pozytywnie wyżej wymienione
szkolenie w terminie nie późniejszym niż 2 miesiące od objęcia przez nią
funkcji, o których mowa w punkcie 4.1.2 niniejszej Procedury lub nie
później niż w terminie 2 miesięcy od wejścia w życie niniejszej Procedury.
Stowarzyszenie zobowiązane jest umożliwić osobie odpowiedzialnej
przejście odpowiedniego szkolenia, w szczególności zapewniając środki
finansowe na jego odbycie.
Osoba odpowiedzialna zobowiązana jest dołożyć wszelkich starań w celu
pozytywnego zakończenia szkolenia i uzyskania odpowiedniego certyfikatu.
Kopia certyfikatu winna być przez tę osobę złożona w archiwum
Sekretariatu IFMSA-Poland.
W szczególności IFMSA-Poland zapewnia osobom odpowiedzialnym dostęp
do szkolenia na platformie edukacyjnej prowadzonej na zlecenie
Ministerstwa Finansów RP pod adresem www.giif.wortalszkoleniowy.pl.
Certyfikat uzyskany w ramach tego szkolenia jest wystarczające do
wypełnienia zapisów punktu 6.3.1 niniejszej Procedury.
Rozdział 7
Postanowienia końcowe i przepisy przejściowe
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
We wszystkich kwestiach, których nie reguluje Procedura, zastosowanie
mają przepisy ustawy i odpowiednich aktów prawnych.
Wszelkie zmiany dotyczące Procedury podejmuje w drodze uchwały Zarząd
Główny Stowarzyszenia.
Dokument wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
Odpowiedzialność karna osób reprezentujących Stowarzyszenie realizowana
jest zgodnie z zapisami ustawy.
Ujawnienie osobom nieuprawnionym, w tym także stronom transakcji faktu
poinformowania Generalnego Inspektora o transakcjach, których
okoliczności wskazują, że wartości majątkowe mogą pochodzić z prania
pieniędzy albo o rachunkach podmiotów, co do których zachodzi
16
7.6
uzasadnione podejrzenie, że mają związek z finansowaniem terroryzmu
oraz o transakcjach dokonywanych przez te podmioty, jest zabronione.
Zakaz, o którym mowa w punkcie 7.5 niniejszej Procedury ma charakter
generalny i nie jest ograniczony czasowo.
Załączniki:
1. Wzór blankietu odnotowywania transakcji.
2. Wzór oświadczenia o pełnieniu funkcji politycznych.
3. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą.
Podziękowania:
Dokument Polityki bezpieczeństwa IFMSA-Poland wraz z załącznikami
powstał w lipcu 2010 roku. Został zatwierdzony podczas głosowania
Zarządu Głównego dnia 16 października 2010 roku. Za pomoc
w przygotowaniu dokumentu dziękuję Joannie Ropie, Maciejowi Cyranowi
oraz Członkom Zarządu Głównego kadencji 2010.
Aleksander Biesiada
Kraków, 16 października 2010 roku
17