Data: Miejscie 00 - Małopolska Szkoła Administracji Publicznej

ZAŁĄCZNIK NR 5 DO SIWZ
ZNAK SPRAWY: MSAP-272-4/15
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania nr MSAP-272-4/15
dotyczącej projektu „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” [Umowa o dofinansowanie projektu nr
POKL.05.02.02-00-001/12] realizowanego w ramach POKL, Priorytet V. Dobre rządzenie, 5.2. Wzmocnienie potencjału
administracji samorządowej, poddziałanie 5.2.2 Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej,
współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego.
Zawartej w dniu
w Krakowie pomiędzy:
Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie z siedzibą w Krakowie (31-510) ul. Rakowicka 27, zwanym dalej
Zamawiającym, działającym przez jednostkę pozawydziałową Małopolską Szkołę Administracji Publicznej (MSAP)
z siedzibą w Krakowie (31-510) ul. Rakowicka 16, reprezentowaną przez dr Piotra Kopycińskiego – dyrektora
Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez
Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie prof. UEK dr hab. Andrzeja Chochóła [nr R-014-18/2014 z dnia
03.03.2014 r.] łącznie z kontrasygnatą finansową Kwestora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, mgr Józefa
Andrzeja Laskowskiego
a
……………………………………………., reprezentowaną przez ……………………….., adres ……………..……………,
posiadającą Regon …………………… i NIP …………………………. zwanym/-ną w dalszej części umowy Wykonawcą.
Dokumenty rejestrowe Wykonawcy (NIP, REGON, KRS) – (jeśli dotyczy) - stanowią załącznik do niniejszej umowy.
W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego w trybie przetargu nieograniczonego została zawarta umowa następującej treści:
§1
Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje zadanie polegające na realizacji przez ekspertów Wykonawcy
warsztatów i doradztwa w zakresie wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework
2013 - CAF) w projekcie „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” zgodnie ze Specyfikacją Istotnych
Warunków Postępowania nr MSAP-272-4/15, stanowiące przedmiot umowy.
§2
1. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji przez ekspertów Wykonawcy warsztatów i doradztwa w zakresie
wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w projekcie „Systemowe
Projekt „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST”
Biuro partnera projektu: Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie
31-510 Kraków, ul. Rakowicka 16; tel.: 012 293 75 60, faks: 012 293 75 59; www.msap.pl
wsparcie procesów zarządzania w JST”, obejmują w szczególności postępowanie zgodne z Krokami 1-9 doskonalenia
organizacji w ramach procesu samooceny CAF:
a) w ramach Kroku 1: pomoc doradczą dla JST w zakresie podjęcia decyzji o sposobie organizacji i zaplanowania
samooceny, w tym:
a1) zapewnienie udziału kierownictwa JST w rozpoczęcie procesu
a2) określenie ramowego planu procesu samooceny oraz celów samooceny
a3) wyznaczenie lidera procesu samooceny – Koordynatora ds. CAF
a4) określenie sposobu oceny punktowej podczas samooceny
a5) zapewnienie odpowiednich zasobów potrzebnych do przeprowadzenia samooceny
Działania zawarte w pkt. a) powyżej powinny zostać zawarte w odpowiedniej regulacji wewnętrznej – np.
zarządzenia opublikowanego przez Kierownika Urzędu lub Sekretarza JST.
b) w ramach Kroku 2: pomoc doradczą dla JST w zakresie upowszechnienia informacji o projekcie samooceny, w
tym:
b1) stworzenie planu komunikacji – zawierającego cel, oczekiwane korzyści i i działania w ramach samooceny (w
formie np. odpowiedniej regulacji wewnętrznej – patrz pkt.a5) powyżej)
b2) wprowadzenie w życie planu komunikacji w JST
b3) zapewnienie informacji o przebiegu samooceny wszystkim odpowiednim zainteresowanym stronom (w tym
kierownictwu JST i pracownikom)
c) w ramach Kroku 3: pomoc doradczą dla JST w zakresie utworzenia grup samooceny, w tym:
c1) opracowanie kryteriów utworzenia grup/y i zdecydowania o liczbie grup samooceny oraz ich organizacji (liczba
osób w grupie, podział zadań)
c2) podjęcie umotywowanej decyzji o udziale/braku udziału kierowników komórek organizacyjnych i członków
kierownictwa JST w grupie samooceny
c3) wybór uczestników grup/y samooceny na podstawie szczegółowych kryteriów (jak np. wiedza o organizacji,
umiejętności interpersonalne, reprezentatywność).
d) w ramach Kroku 4: zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia dla grupy samooceny (oraz ew. innych
pracowników i przedstawicieli Kierownictwa JST), w tym:
d1) organizacja działań informacyjnych i/lub szkoleniowych dla kierownictwa JST i kierowników komórek
organizacyjnych wspierających ich udział i zaangażowanie w procesie samooceny
d2) przygotowanie planu działań szkoleniowych dla grupy samooceny
d3) przeprowadzenie szkolenia dla (co najmniej) grupy samooceny
e) w ramach Kroku 5: przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów samooceny CAF. w tym:
e1) pomoc i doradztwo w zakresie zebrania przez grupy samooceny odpowiednich dowodów (dokumentów i
informacji) w zakresie wszystkich obszarów Modelu CAF, kluczowych procesów i wyników organizacji.
e2) przekazanie grupom samooceny odpowiednich zaleceń i instrukcji w zakresie uwzględnienia indywidualnego
wkładu wszystkich członków grup w ocenę podkryteriów i wskazania mocnych stron oraz obszarów doskonalenia,
a także sprawdzenie czy takie zalecenia zostały wykonane i ew. podjęcie odpowiednich działań korygujących.
e3) zapewnienie odpowiedniego przygotowania spotkania konsensusowego (warsztatów samooceny) – w tym
zebrania indywidualnych ocen i dowodów przez koordynatora CAF w JST
e4) prowadzenie spotkania konsensusowego i zapewnienie pełnego procesu konsensusu we wszystkich
podkryteriach, w zakresie punktacji, mocnych stron i obszarów doskonalenia – wynikających z zebranych wcześniej
dostosowanych do specyficznych uwarunkowań danej JST i urzędu. Punktacja dla poszczególnych podkryteriów
powinna odzwierciedlać zakres i zawartość merytoryczną zebranych dowodów oraz wynikać z listy i zakresu
obszarowego mocnych stron i obszarów doskonalenia.
2
f) w ramach Kroku 6: wsparcie doradcze w zakresie sporządzenia sprawozdania końcowego z samooceny, w tym:
f1) przekazanie Koordynatorowi CAF informacji o wymaganiach formalnych i merytorycznych związanych ze
sprawozdaniem.
f2) pomoc w opracowaniu sprawozdania zawierającego w ramach każdego podkryterium Modelu CAF mocne
strony, obszary doskonalenia oraz punktację.
f3) ustalenie z Koordynatorem CAF metody i terminu przedstawienia sprawozdania końcowego kierownictwu
urzędu.
f4) ustalenie z Koordynatorem CAF sposobu poinformowania wszystkich pracowników Urzędu o głównych wynikach
samooceny.
g) w ramach Kroku 7: przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów mających na celu opracowanie planu
doskonalenia, w tym:
g1) przeprowadzenie analizy propozycji działań doskonalących na podstawie wyników samooceny
g2) określenie – wspólnie z Koordynatorem i wyznaczoną grupą pracowników Urzędu/grupą samooceny
priorytetów działań doskonalących w oparciu o zdefiniowane i spójne kryteria priorytetyzacji.
g3) ustalenie podczas warsztatów przykładowego harmonogramu oraz metod pomiarów wyników jednego z działań
usprawniających – zapisanych w formie karty projektu doskonalącego
g4) przekazanie Koordynatorowi CAF odpowiednich wskazówek co do przygotowania odpowiednich kart projektów
doskonalących po zatwierdzeniu ich do realizacji przez Kierownictwo urzędu.
g5) ustalenie z Koordynatorem CAF (oraz ew. innymi przedstawicielami Urzędu) metody koordynacji planu działań
doskonalących z innymi planami strategicznymi organizacji (jeżeli występują).
g6) przekazanie Koordynatorowi CAF informacji o wymaganiach formalnych i merytorycznych związanych z planem
doskonalenia.
h) w ramach Kroku 8: wsparcie doradcze w zakresie upowszechnienia w urzędzie informacji planie doskonalenia,
w tym:
h1) pomoc Koordynatorowi CAF w opracowaniu planu komunikacji – na podstawie przykładowego wzoru i w
dostosowaniu do specyfiki danego urzędu i stosowanych w nim narzędzi komunikacji wewnętrznej.
h2) omówienie z Koordynatorem CAF sposobu wdrożenia planu komunikacji – z uwzględnieniem informowania
różnych zainteresowanych stron (pracowników, kierownictwo, radnych, itp.) o postępach i wynikach planu
doskonalenia.
i) w ramach Kroku 9: wsparcie doradcze w zakresie realizacji przez urząd planu doskonalenia, w tym:
i1) przekazanie Koordynatorowi CAF oraz członkom zespołu/przyszłym właścicielom działań doskonalących zasad
oraz dobrych praktyk w zakresie wdrażania planu, udziału pracowników w procesie wdrażania, metod
monitorowania i oceny planu we wszystkich fazach jego realizacji.
j) pomoc doradczą dla JST w zakresie rejestracji wyników samooceny CAF w bazie danych EIPA , w tym:
j1) przekazanie Koordynatorowi ds. informacji o procedurze rejestracji i pomoc w wypadku wystąpienia ew.
problemów z rejestracją
j2) uzyskanie odpowiednich danych rejestracyjnych.
k) przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia w JST o charakterze warsztatowym mającego na celu
przygotowanie Kierownictwa urzędu, Koordynatora CAF oraz wybranych członków grupy samooceny i właścicieli
działań doskonalących do wymagań formalnych, dokumentacyjnych i merytorycznych związanych z procedurą
Poświadczenia Jakości Zastosowania (PJZ) CAF.
2. Ze względu na to, że w ramach projektu „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” przewidziane jest
wystąpienie JST o Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF, Wykonawca w czasie warsztatów i doradztwa
zobowiązany będzie stosować zasady procesu samooceny i planowania działań doskonalących zawarte w broszurze
3
„CAF
External
Feedback”
(wersja
ze
stycznia
2013
roku
–
dostępna
na
stronie:
http://www.eipa.eu/en/pages/show/&tid=136.
3. Łącznie w ramach realizacji zapisów pkt 1 liter od a do k Wykonawca będzie świadczył co najmniej 16 godzin
zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST w siedzibie JST – w tym działania zawarte w pkt 1 lit d3 (szkolenie
wstępne), e4 (warsztaty samooceny),pkt 1 lit g1-3 (warsztaty planowania działań doskonalących) oraz k (szkolenia
na temat PJZ CAF). Bezpośrednie wsparcie doradcze wymienione powyżej powinno zostać zrealizowane przez
Wykonawcę w postaci co najmniej 2 (dwóch) wizyt ekspertów Wykonawcy w JST – z czego wizyta pierwsza (w
wymiarze co najmniej 4 godzin zegarowych) powinna zostać przeznaczona na omówienie szczegółów projektu z
Koordynatorem CAF oraz szkolenia wstępne dla zespołu samooceny, a wizyta druga (o wymiarze co najmniej 12
godzin zegarowych w ciągu 2 następujących bezpośrednio po sobie dni roboczych) powinna zostać przeznaczona
na warsztaty samooceny i planowania działań doskonalących oraz szkolenie w zakresie wymagań PJZ CAF. Pozostałe
zadania zawarte w literach od a do k powyżej będą świadczone przez Wykonawcę w wymiarze co najmniej 8 godzin
zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST za pomocą środków komunikacji na odległość (kontakt
telefoniczny, kontakt mailowy, komunikatory internetowe).
§3
1. Wykonawca będzie zobowiązany po zakończeniu wykonania przedmiotu zamówienia do przedłożenia
Zamawiającemu:
a) Potwierdzenia udzielenia wsparcia doradczego dla JST,
b) Poświadczenia wykonania doradztwa na rzecz urzędu gminy/starostwa powiatowego – ze specyfikacją ilości
godzin zegarowych przeznaczonych na wizyty w JST oraz potwierdzeniem Koordynatora CAF, że wszystkie punkty
wsparcia doradczego zawarte w literach a do k zostały właściwie wykonane
c) Kopii list obecności dla działań w ramach realizacji zapisów liter d, g i k,
d) Raportu z samooceny CAF,
e) Planu doskonalenia (z załączonymi kartami działań doskonalących)
f) Potwierdzenia rejestracji wyników samooceny JST w bazie EIPA
2. Zamawiający przekaże Wykonawcy wzory materiałów szkoleniowych, formularze samooceny, formaty
sprawozdania z wyników samooceny i planu doskonalenia. Wprowadzenie do ww materiałów przez Wykonawcę
zmian wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Zmiany w innych materiałach przekazanych Wykonawcy mogą być
dokonywane przez Wykonawcę jeżeli wynika to z dostosowania do innych wzorów lub formatów wykorzystywanych
dotychczas przez JST pod warunkiem, że zawartość formalna i merytoryczna tych materiałów jest zgodna z
wymaganiami zawartymi w literach a do k powyżej. Wszystkie materiały szkoleniowe, formularze samooceny,
formaty sprawozdania z wyników samooceny i planu doskonalenia oznaczone zostaną oznaczone wg
obowiązujących wytyczne w zakresie informacji i promocji w PO KL.
3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca powieli i przekaże wszystkim uczestnikom szkolenia w
ramach realizacji § 2 pkt 1 lit. d3 (krok 4 – szkolenie wstępne CAF) oraz uczestnikom szkolenia w ramach § 2 pkt 1.
lit. k (przygotowanie do przeprowadzenia procedury PJZ CAF) materiały szkoleniowe obejmujące co najmniej
materiały wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego.
4. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wszystkie dokumenty, materiały i produkty powinny być
sporządzone w języku polskim.
§3
Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w następujących urzędach jednostek samorządu terytorialnego:
1. Urząd Miejski w Libiążu
2. Urząd Miejski w Wałbrzychu
4
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
Urząd Miasta Tarnów
Urząd Miasta Piotrków Trybunalski
Urząd Miasta Piława Górna
Urząd Gminy Latowicz
Urząd Gminy Jasieniec
Starostwo Pow. w Skarżysku Kamiennej
Starostwo Powiatowe w Pińczowie
Starostwo Powiatowe w Dzierżoniowie
Starostwo Powiatowe w Legionowie
Starostwo Powiatowe w Nowej Soli
Urząd Gminy Kobylnica
Urząd Gminy Kościelec
Urząd Gminy Ksawerów
Urząd Gminy Sękowa
Urząd Gminy w Łęczycy
Urząd Miasta i Gminy w Bogatyni
Urząd Gminy Chełmiec
Urząd Miasta i Gminy w Zagórzu
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny
Urząd Miejski w Brzegu Dolnym
Urząd Miejski w Byczynie
Urząd Miasta Braniewa
Starostwo Powiatowe w Ostrowi Mazowieckiej
Urząd Gminy w Osjakowie
Urząd Miejski w Zabłudowie
Urząd Gminy w Opatówku
Urząd Miejski w Grodzisku Wielkopolskim
Urząd Miasta i Gminy w Kolonowskiem
Starostwo Powiatowe Bielsko Biała
Starostwo Powiatowe Lębork
Starostwo Powiatowe Przasnysz
Starostwo Powiatowe Świecie
Starostwo Powiatowe Wyszków
Urząd Gminy Brodnica
Urząd Gminy Brudzew
Urząd Gminy Dynów
Urząd Gminy Gołcza
Urząd Gminy Rybczewice
Urząd Gminy Sorkwity
Urząd Gminy Świerklaniec
Urząd Gminy Tryńcza
Urząd Gminy Klembów
Urząd Gminy Rozprza
Urząd Gminy Żyraków
Urząd Gminy Wiślica
Urząd Gminy Grabów nad Prosną
Urząd Miasta Milanówek
Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka
Urząd Miasta Strzyżów.
5
§5
1. Realizacja przedmiotu zamówienia w terminie maksymalnie 16 tygodni od dnia podpisania umowy,
zgodnie z poniższymi wymaganiami:
- do końca 1-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią ustalenia terminów wizyt i warsztatów
z pierwszą grupą 26 JST;
- do końca 8-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią wdrożenia w pierwszej grupie 26 JST;
- do końca 4-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią ustalenia terminów wizyt i warsztatów
z drugą grupą 25 JST;
- do końca 16-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią wdrożenia w drugiej grupie 25 JST.
2. Odbiór wykonania usługi nastąpi protokołem odbioru w siedzibie Zamawiającego.
3. Zamawiający może odmówić odbioru przedmiotu zamówienia, jeśli będzie on wykonany niezgodnie
z postanowieniami umowy lub wskazaniami Zamawiającego.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
§6
Tytułem wykonania przedmiotu umowy, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości ……………. zł brutto
(słownie: ……………….. złotych brutto), w tym VAT ........ (jeśli dotyczy)
Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
Wypłata wynagrodzenia nastąpi przelewem po stwierdzeniu przez Zamawiającego terminowego
i prawidłowego wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszej umowy i po prawidłowym
wystawieniu przez Wykonawcę faktury/rachunku za wykonanie przedmiotu zamówienia.
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o dokonanie częściowej wypłaty wynagrodzenia po
stwierdzeniu przez Zamawiającego terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia w
pierwszej grupie 28 JST.
Wypłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo
wystawionej faktury przez Wykonawcę.
Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Wynagrodzenie współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
§7
Osobami upoważnionymi do sprawowania nadzoru nad wykonaniem przedmiotu umowy są:
 ze strony Zamawiającego- Rafał Sułkowski, e-mail: [email protected], tel./faks 12 2935854
 ze strony Wykonawcy - …………………………….., e-mail: ……………, tel./faks ………………….…....
§8
1. Wykonawca zobowiązany jest w czasie trwania umowy stosować się do wskazówek udzielanych przez
przedstawicieli Zamawiającego, jak również dokonać w wyznaczonym terminie (3 dni od daty ich zgłoszenia
przez Zamawiającego), bez dodatkowej zapłaty określonych zmian i uzgodnień.
2. Zamawiający wykorzysta efekty pracy Wykonawcy umowy w ramach realizowanego projektu, za którego
przeprowadzenie odpowiada samodzielnie wobec podmiotu zlecającego.
1.
2.
3.
4.
§9
W razie wadliwego wykonania Zamawiającemu przysługuje od Wykonawcy kara umowna w wysokości 10%
wynagrodzenia brutto wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 umowy.
Za opóźnienie w wykonaniu umowy niezależnie od uprawnienia określonego w ust. 1 Zamawiającemu
przysługuje od Wykonawcy dodatkowo kara umowna w wysokości 1% wynagrodzenia Wykonawcy, za każdy
dzień opóźnienia.
W razie niewykonania zamówienia Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 100%
wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 umowy.
Kary umowne będą egzekwowane od Wykonawcy poprzez obniżenie przez Zamawiającego wartości faktury
6
/rachunku.
§8
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
§9
Wszelkie zmiany umowy oraz odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 10
Wszelkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy lub jej dotyczące będą rozstrzygane przez sądy,
miejscowo właściwe dla siedziby Zamawiającego.
§ 11
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Zamawiający a jeden
Wykonawca.
§ 12
Przyjęcie zlecenia i akceptacja jego warunków następuje przez podpisanie niniejszej umowy.
………………………………………………………………
Wykonawca
………………………………………..………………………….
Zamawiający
7