Zapytanie ofertowe zakup sprzętu komputerowego

Numer sprawy: DAG.230.20.2015
ZAPYTANIE OFERTOWE
na zakup i dostawę sprzętu komputerowego
I. Zamawiający
Archiwum Państwowe w Łodzi przy Placu Wolności 1, tel.(0-42) 632-62-01, fax (0-42) 632-02-11;
www.lodz.ap.gov.pl, e-mail: [email protected].
II. Tryb udzielenia zamówienia
1. Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia
29.01.2004r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
2. Przedkładając swoją ofertę wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki określone przez
zamawiającego.
3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zaleca
się, aby zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do prawidłowego przygotowania oferty.
4. Zamawiający dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na
jedną lub dwie części zamówienia (zadanie nr 1 i zadanie nr 2).
5. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku przekroczenia kwoty
jaką zamawiający przeznaczył na realizację tego zamówienia.
7. Informacje o odrzuceniu ofert, unieważnieniu lub rozstrzygnięciu postępowania zamawiający umieści
na swojej stronie internetowej.
III. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem. Przedmiot
zamówienia składa się z następujących zadań:
Zadanie nr 1 – zakup wyposażenia i oprogramowania oraz komputerów do EZD
Zadanie nr 2 – zakup skanerów szt. 3 i serwera szt. 1
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1.
2. Dla wyspecyfikowanych urządzeń podane parametry są wartościami progowymi (tzn. minimalnymi),
każdy sprzęt o parametrach lepszych od wyspecyfikowanych spełnia wymogi zamawiającego.
Wszystkie urządzenia powinny spełniać wszelkie przepisy dot. prawa dopuszczenia do użytkowania
w Polsce oraz posiadać stosowne dokumenty świadczące o spełnianiu wszystkich niezbędnych norm
i wytycznych, które powinien spełniać w/w sprzęt przed dopuszczeniem go do użytkowania. Kopie
tych dokumentów oferent powinien dostarczyć razem ze sprzętem, wraz z oświadczeniem o ich
zgodności z oryginałem. Do każdego urządzenia muszą być dołączone wszystkie niezbędne
dokumenty takie jak instrukcja obsługi, gwarancja, oświadczenie zgodności z wszystkimi niezbędnymi
normami (np. CE) oraz wszystkie płyty/dyskietki z oprogramowaniem, sterownikami dodawanymi do
sprzętu.
3. Zamawiający dopuszcza zastosowanie produktów równoważnych, przez które należy rozumieć
produkty o parametrach nie gorszych od przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia,
kompatybilne (współpracujące) z posiadaną przez Zamawiającego infrastrukturą sieciowo systemowo - sprzętową w tym samym zakresie, co produkty określone w opisie przedmiotu
zamówienia. Wykonawca, który złoży ofertę na produkty równoważne musi do oferty załączyć
dokładny opis oferowanych produktów, z którego wynikać będzie zachowanie warunków
równoważności. W przypadku złożenia oferty równoważnej (dotyczy również sprzętu wyższej klasy),
składający ofertę ma obowiązek wykazania zgodności produktów poprzez porównanie parametrów
oferowanych produktów z parametrami przedmiotu zamówienia.
IV. Warunki gwarancji
1. Wykonawca udzieli gwarancji na okres zgodny z przedmiotem zamówienia, jednak nie krótszej niż
gwarancja producenta na dostarczony sprzęt licząc od dnia podpisania protokołu odbioru.
2. Okres gwarancji ulegnie odpowiednio przedłużeniu o czas trwania napraw gwarancyjnych.
V. Termin wykonania zamówienia
Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 20.12.2015 r.
VI. Wykaz oświadczeń i dokumentów
1. Wykonawca przedstawi niżej wymienione dokumenty:
1) formularz ofertowy podający cenę brutto – załącznik nr 2,
2) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej lub aktualny wypis z CEiIoDG wygenerowany ze strony WWW,
2. Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów lub niezgodność oferty z zapytaniem
ofertowym spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania lub odrzucenie oferty.
VII. Miejsce i termin składania oferty
1. Ofertę należy składać w nieprzekraczalnym terminie do 04.12.2015 r. do godz. 800 w formie
pisemnej (osobiście, listem) w dwóch zamkniętych kopertach opatrzonych napisem:
a) zewnętrzna – dane adresata i odbiorcy,
b) wewnętrzna - „Zapytanie ofertowe. Nie otwierać przed 04.12.2015 r. godz. 8.00”
2. Każdy z wykonawców może złożyć ofertę na jedną lub dwie części zamówienia (zadanie nr 1 i / lub
zadanie nr 2).
3. Oferty należy składać na adres: Archiwum Państwowe w Łodzi, 91-415 Łódź, pl. Wolności 1, pok. 24
VIII. Ocena ofert i kryteria wyboru
1. Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia, jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie
całego przedmiotu zamówienia, zgodnie z określeniem tego wynagrodzenia podanym z art. 632
Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
2. Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego
zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a
w szczególności podatek VAT.
3. Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
4. W przedmiotowym postępowaniu zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty według
kryteriów:
 cena o wadze 100 %
IX. Kontakt z wykonawcą
Osobami upoważnionymi do kontaktu z wykonawcami są:
1) w sprawie procedury - Małgorzata Urbańska – tel. 42 632 62 01 w. 14 e-mail:
[email protected]
2) w sprawie przedmiotu zamówienia – Łukasz Jaworski – tel. 42 632 62 01 w. 13 e-mail:
[email protected]
X. Istotne postanowienia umowy
Zamawiający wymaga, aby wykonawca zawarł z nim umowę na warunkach określonych we
wzorze umowy – załącznik nr 3.
Załączniki do SIWZ:
1. Opis przedmiotu zamówienia
2. Formularz ofertowy
3. Projekt umowy
-2-
Załącznik Nr 1
Numer sprawy: DAG.230.20.2015
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
ZADANIE NR 1
A. Zakup wyposażenia i oprogramowania do EZD
Lp.
1.
Urządzenie lub oprogramowania wymagane
Router MikroTik Cloud Core Router CCR1009-8G-1S (z 3 letnią
gwarancją dystrybutora)
Ilość
Gwarancja
3 szt.
36 mies.
2.
UPS EVER UPS SINLINE RT XL 2250VA
1 szt.
24 mies.
3.
Dysk twardy SAS 3 TB WD
1 szt.
60 mies.
4.
Licencja dostępowa Windows serwer user CAL 2012
11 pakietów po 5 szt.
nie dotyczy
B.
Lp.
Zakup komputerów wraz z oprogramowaniem o minimalnych (nie gorszych) parametrach
konfiguracyjnych w ilości 23 szt.
Nazwa podzespołu
Opis minimalnych parametrów
Gwarancja
1.
Procesor
Intel Core i3-6100 3,7 Ghz Box LGA1151
36 mies.
2.
Płyta główna
Gigabyte micro ATX GA-H170M-D3H DDR4
Socket 1151
36 mies.
3.
Pamięć RAM
DDR4 Kingston 8 GB 2666 Mhz Fury czarne
60 mies.
4.
Dysk twardy
Sandisk SSD 256 GB Z400s
60 mies.
5.
Zasilacz
Chieftec GPA-500S8
24 mies.
6.
Obudowa
Chieftec micro ATX LT-01B bez zasilacza
36 mies.
7.
System operacyjny
MS Windows 7 Professional 64 bit SP1 OEM
PL 1pk
nie dotyczy
ZADANIE NR 2
A.
Zakup Skanerów
Lp.
Urządzenie lub oprogramowania wymagane
Ilość
Gwarancja
1.
Skaner Fujitsu fi-7260
3 sztuki
12 mies.
-3-
B. Zakup serwera szt. 1
Lp.
Nazwa podzespołu
Opis minimalnych parametrów
Ilość
1.
2.
Obudowa/Platforma
CPU
Supermicro 1018R-WC0R 1
1 szt.
Intel Xeon E5-1650v3
1 szt.
3.
Radiator
Dołączony do platformy
1 szt.
4.
RAM
16GB DDR4 2133 CL15 ECCR
2 szt
5.
Dysk SSD
Intel S3510 240GB
3 szt.
6.
Dysk SSD
Intel S3610 800GB
3 szt.
7.
Zasilacz
700 W
2 szt.
8.
Klawiatura + mysz
Logitech MK 120
1 szt.
9.
Program antywirusowy
ESET
1 szt.
10.
System operacyjny
Windows Server Standard 2012
1 szt.
Gwarancja 5 lat NBD on-site, reakcja serwisu w celu weryfikacji usterki w kolejnym dniu roboczym w
godzinach 730 - 1530. Naprawa w miejscu instalacji w najkrótszym dla serwisu możliwym terminie
-4-
Załącznik Nr 2
Numer sprawy: DAG.230.20.2015
______________________________
(pieczęć adresowa firmy wykonawcy)
Archiwum Państwowe w Łodzi
pl. Wolności 1
91 – 415 Łódź
FORMULARZ OFERTOWY
1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia:
sprzedaż i dostawę sprzętu komputerowego
zgodnie z warunkami i wymaganiami zapisanymi w zapytaniu ofertowym oraz obowiązującymi
przepisami.
Zamówienie wykonamy za cenę ryczałtową:
Cena ofertowa brutto
Zadania nr 1 razem część A i B
Podzadanie 1 A
Podzadanie 1 B
Zadanie nr 2 razem część A i B
Podzadanie 2 A
Podzadanie 2 B
Razem zadanie 1 i 2
cena ofertowa brutto
2. Oferujemy następujące parametry sprzętu i oprogramowania:
ZADANIE NR 1
A. Zakup wyposażenia i oprogramowania do EZD
Lp.
Urządzenie lub oprogramowania wymagane
Ilość
1.
Router MikroTik Cloud Core Router CCR1009-8G1S (z 3 letnią gwarancją dystrybutora)
3 szt.
2.
UPS EVER UPS SINLINE RT XL 2250VA
1 szt.
3.
Dysk twardy SAS 3 TB WD
1 szt.
4.
Licencja dostępowa Windows serwer user CAL
2012
11 pakietów po
5 szt.
-5-
Urządzenie lub oprogramowania
oferowane
B. Zakup komputerów wraz z oprogramowaniem o minimalnych (nie gorszych) parametrach
konfiguracyjnych w ilości 23 szt.
Lp.
Nazwa podzespołu Opis minimalnych parametrów
Opis oferowanych parametrów
1.
Procesor
Intel Core i3-6100 3,7 Ghz Box LGA1151
2.
Płyta główna
Gigabyte micro ATX GA-H170M-D3H DDR4
Socket 1151
3.
Pamięć RAM
DDR4 Kingston 8 GB 2666 Mhz Fury czarne
4.
Dysk twardy
Sandisk SSD 256 GB Z400s
5.
Zasilacz
Chieftec GPA-500S8
6.
Obudowa
Chieftec micro ATX LT-01B bez zasilacza
7.
System operacyjny
MS Windows 7 Professional 64 bit SP1 OEM
PL 1pk
ZADANIE NR 2
A. Zakup Skanera szt. 3
Lp.
1.
Urządzenie lub oprogramowania wymagane
Urządzenie lub oprogramowania
oferowane
Skaner Fujitsu fi-7260
B. Zakup serwera szt. 1
Lp.
Nazwa podzespołu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Obudowa/Platforma
CPU
Radiator
RAM
Dysk SSD
Dysk SSD
Zasilacz
Klawiatura + mysz
Program antywirusowy
System operacyjny
Opis minimalnych parametrów
Supermicro 1018R-WC0R 1
Intel Xeon E5-1650v3
Dołączony do platformy
16GB DDR4 2133 CL15 ECCR
Intel S3510 240GB
Intel S3610 800GB
700 W
Logitech MK 120
ESET
Windows Server Standard 2012
Ilość
Opis oferowanych parametrów
1 szt.
1 szt.
1 szt.
2 szt
3 szt.
3 szt.
2 szt.
1 szt.
1 szt.
1 szt.
Gwarancja 5 lat NBD on-site, reakcja serwisu w celu weryfikacji usterki w kolejnym dniu roboczym w
30
30
godzinach 7 - 15 . Naprawa w miejscu instalacji w najkrótszym dla serwisu możliwym terminie
-6-
3. Potwierdzam, że oferowany sprzęt jest fabrycznie nowy, nieużywany.
4. Wykonawca udziela gwarancji nie krótszej niż w opisie przedmiotu zamówienia, jednak nie krótszej niż
gwarancja producenta na dostarczony sprzęt zgodnie z niniejszą umową licząc od dnia podpisania
protokołu odbioru.
5. Oferujemy się dostarczyć sprzęt do budynków Archiwum Państwowego w Łodzi przy pl. Wolności 1 i
al. Kościuszki 121 zgodnie z późniejszymi ustaleniami.
6. Informujemy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 14 dni od dnia terminu składania
ofert.
7. W przypadku wygrania zapytania ofertowego zobowiązujemy się do zawarcia umowy na warunkach
określonych w załączonym wzorze umowy, w miejscu i czasie wskazanym przez zamawiającego, nie
później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą (14 dni).
8. Zamówienie wykonamy w terminie: do 20.12.2015 r.
9. Zobowiązujemy się do udzielenia gwarancji jakości na okres 24 miesięcy lub zgodnie z gwarancją
producenta od odbioru końcowego.
Osobą, z którymi można kontaktować się w celu uzyskania ewentualnych wyjaśnień dotyczących treści
złożonej oferty jest ….……………………..tel………………………… adres e-mail……………………………
_______________________________
(podpis i pieczątka wykonawcy)
______________________
(miejscowość i data)
-7-
Załącznik Nr 3
Numer sprawy: DAG.230.20.2015
Umowa – „wzór”
dostawę sprzętu komputerowego do Archiwum Państwowego w Łodzi
zawarta w dniu …………………., w Łodzi pomiędzy Archiwum Państwowym w Łodzi, pl. Wolności 1, zwanym w
dalszej części umowy „zamawiającym”, reprezentowanym przez:
Piotra Zawilskiego – Dyrektora Archiwum Państwowego w Łodzi,
a Firmą …………………….., zwaną w dalszej treści umowy „wykonawcą”, reprezentowaną przez:
…………………… - współwłaściciela
w wyniku dokonania przez zamawiającego wyboru oferty wykonawcy, została zawarta umowa następującej treści:
§ 1. Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest dostawa fabrycznie nowego, nieużywanego sprzętu komputerowego –
.………………………………………………….. zgodnie ze specyfikacją zawartą w formularzu ofertowym
złożonym przez wykonawcę, która stanowi integralna część umowy oraz gwarancja na w/w sprzęt.
2. Wykonawca gwarantuję, że dostarczony towar jest wysokiej jakości i jest wolny od wad materiałowych,
technicznych oraz spełnia wymagane przepisami prawa normy techniczne i bezpieczeństwa, a ponadto nie jest
obciążony wadami prawnymi osób trzecich.
3. Do sprzętu wykonawca dołączy instrukcje obsługi w języku polskim oraz prawidłowo wypełnione dokumenty
gwarancyjne i wszystkie dokumenty niezbędne do prawidłowej eksploatacji urządzenia (dokumentację
techniczną, licencje na oprogramowanie, certyfikaty itp.), a także nośniki zawierające wersje instalacyjne
oprogramowania.
4. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt, o którym mowa w ust. 1, własnym transportem i na własny koszt
do siedziby zamawiającego w terminie wcześniej uzgodnionym.
5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie uszkodzenia sprzętu, o którym mowa w ust.1, wynikłe w
trakcie transportu.
6. W przypadku dostarczenia sprzętu niespełniającego warunków zamówienia zamawiający zastrzega sobie prawo
zwrotu towaru.
§ 2. Wynagrodzenie
1. Za wykonanie przedmiotu umowy ustala się wynagrodzenie, zgodnie ze złożoną ofertą wykonawcy, w wysokości
…………. brutto (słownie: ………………………), w tym należny podatek od towarów i usług (VAT). W powyższej
kwocie znajdują się wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.
2. Wynagrodzenie określone w ust.1 obejmuje też wynagrodzenie za przeniesienie na zamawiającego licencji do
oprogramowania zainstalowanego w nabywanym sprzęcie.
§ 3. Sposób płatności
1. Podstawą wystawienia faktury jest bezusterkowy protokół odbioru, którego kopię wykonawca jest zobowiązany
załączyć do faktury.
2. Wynagrodzenie wykonawcy będzie płatne w formie przelewu z konta zamawiającego na konto wykonawcy.
3. Za datę dokonania płatności strony uznają datę obciążenia konta zamawiającego kwotą płatności. W przypadku
nieuregulowania należności z faktury w w/w terminie zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wykonawcy
ustawowych odsetek.
§ 4. Termin wykonania
Strony ustalają termin zakończenia wykonania umowy na 20.12.2015 r.
§ 5. Przedstawiciele stron do kontaktów
1. Ze strony wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktów jest ………………………………
2. Ze strony zamawiającego osobą upoważnioną do kontaktów jest Małgorzata Urbańska tel. 693 825 550 oraz
Łukasz Jaworski tel. 42 632 62 01 w. 13.
§ 6. Warunki gwarancji
1.
Wykonawca udziela gwarancji zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, jednak nie krótszej niż gwarancja
producenta na dostarczony sprzęt zgodnie z niniejszą umową licząc od dnia podpisania protokołu odbioru.
2.
Okres gwarancji ulega odpowiednio przedłużeniu o czas trwania napraw gwarancyjnych.
3.
W okresie gwarancji wykonawca dokonuje bezpłatnych napraw lub wymiany urządzeń, w których wystąpiły
usterki lub niesprawności, wynikające z wadliwości urządzenia.
4.
Naprawy gwarancyjne będą wykonywane w miejscu eksploatacji danego urządzenia, przy czym dotyczy to
zarówno gwarancji udzielonej przez producenta jak i wykonawcę. Koszty dojazdu serwisanta do miejsca
naprawy obciążają zawsze wykonawcę.
5.
W szczególnie skomplikowanych przypadkach naprawy będą mogły być wykonane w siedzibie serwisu. W
takim przypadku urządzenie podlegające naprawie wykonawca będzie na własny koszt odbierał z miejsca
eksploatacji i zwracała w to miejsce.
6.
Czas reakcji serwisowej wykonawcy nie może być dłuższy niż 24 godziny w dniach roboczych od momentu
-8-
zgłoszenia reklamacji, a sama naprawa zostanie wykonana w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia reklamacji.
7.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić na piśmie inny termin naprawy.
8.
W przypadku konieczności naprawy urządzenia trwającej dłużej niż 48 godzin wykonawca zobowiązuje się
dostarczyć na własny koszt sprzęt zastępczy, którego parametry nie będą odbiegać od parametrów urządzenia
przeznaczonego do naprawy.
9.
Po zakończeniu naprawy wykonawca zainstaluje od nowa na własny koszt dostarczone w ramach
przedmiotu zamówienia oprogramowanie.
§ 7. Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci zamawiającemu kary umowne w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego brutto za
każdy dzień zwłoki:

w wykonaniu przedmiotu umowy

w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze,

w usunięciu ujawnionych w okresie gwarancji i rękojmi.
2. Strona, z której winy nastąpiło odstąpienie od umowy zapłaci drugiej stronie karę umowną w wysokości 10%
wynagrodzenia umownego brutto.
3. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych do
wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.
§ 8. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami umowy będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Ewentualne spory mogące wynikać z realizacji postanowień niniejszej umowy strony poddawać będą pod
rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby zamawiającego.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
........................................................
zamawiający
.....................................................
wykonawca
-9-