KUS-Wymagania portalu KUS_2015

Transkrypt

KUS-Wymagania portalu KUS_2015
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Wymagania na portal KUS
www.fim.org.pl
Lublin, luty 2015 r.
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Spis treści:
1.
Wstęp................................................................................................................................. 3
2.
Opis procesu biznesowego ................................................................................................ 4
3.
Opis wymagań funkcjonalnych ......................................................................................... 6
4.
Architektura Systemu ...................................................................................................... 14
5.
Wymagania na interfejsy................................................................................................. 17
6.
Wymagania na dokumentację ......................................................................................... 18
2
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1. Wstęp
Niniejszy dokument został opracowany w ramach projektu „PI Nowoczesne zarządzanie
outsourcingiem usług społecznych” realizowanego przez Fundację Inicjatyw
Menedżerskich (FIM).
Zawiera on założenia funkcjonalne i technologiczne systemu informatycznego, którego celem
będzie automatyzacja procesów oraz wsparcie w komunikacji pomiędzy użytkownikami
innowacyjnego narzędzia opracowanego w celu wsparcia zarządzania usługami społecznymi
świadczonymi w formie outsourcingu w samorządach gminnych i powiatowych.
Wymagania opracowane na zlecenie Fundacji Inicjatyw Menedżerskich
w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki,
Priorytet V – Dobre rządzenie, Działanie 5.4. – Rozwój potencjału trzeciego sektora,
Poddziałanie 5.4.2. – Rozwój dialogu obywatelskiego
3
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2. Opis procesu biznesowego
Główną funkcją systemu informatycznego jest wspieranie uczestników procesu biznesowego.
Wspieranie to odbywa się poprzez automatyzację działań, przechowywanie informacji,
umożliwienie współpracy na odległość z wykorzystaniem sieci Internet.
Poniższa tabela zawiera listę kroków głównego procesu biznesowego:
Tabela 1- Proces KUS
I.
Podproces organizacyjno - administracyjny
1
Faza organizacyjna
1.1. Powołanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
1.2. Przeprowadzenie szkoleń
2
Faza administracyjna
2.1. Utrzymanie systemu informatycznego i dokumentacji
2.2. Organizacja spotkań RADAR
3
Przegląd okresowy
3.1. Zbieranie danych, analiza, wdrażanie usprawnień
II. Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji
Faza przygotowawcza (identyfikacja usług społecznych, podmiotów, które je
świadczą i metod, którymi się posługują)
3.1. Pierwsze spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
3.2. RADAR 1
3.3. Drugie spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
3.4. Trzecie spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
3.5. RADAR 2
3.6. Czwarte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
4
Faza wyboru
4.1. Piąte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
4.2. Zwołanie Rady (opcjonalnie)
4.4. Pierwsze spotkanie Komisji Przetargowej
4.5. Szóste spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
5
Faza oceny
5.1. Drugie spotkanie Komisji Przetargowej
5.2. Siódme spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
5.3. Ósme spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
III. Podproces utrzymania banków inicjatyw i stworzenie benchmarkingu
3
4
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Kluczowymi zadaniami portalu KUS oprócz wspierania głównego procesu KUS są :
 zapewnienie platformy komunikacji pomiędzy członkami zespołów ds.
kontraktowania usług społecznych;
 zapewnienie repozytorium dokumentacji szkoleniowej i metodyki KUS;
 zapewnienie repozytorium dla „katalogu aktualnych usług” oraz matryca usług
i problemów społecznych;
 prowadzenie bazy wiki (lokalna „wikipedia” dotycząca zagadnień związanych z KUS)
oraz repozytoriów linków do dokumentów strategicznych, które odnoszą się do usług
i problemów społecznych;
 zapewnienie narzędzi wspomagających przygotowanie i komunikację po spotkaniach
RADAR;
 portal będzie zawierał „kalkulator kosztowy” i „kalkulator efektywność usług”;
 portal będzie zawierał narzędzie wspomagające tworzenie studiów celowości;
 narzędzie do tworzenia benchmark na podstawie kalkulatorów oraz zarządzania listą
wskaźników usług społecznych;
 narzędzie wspierające proces oceny jakości usług przez urzędników, wykonawców,
beneficjentów, i inne podmioty wskazane do oceny (Arkusz Oceny
Wielowymiarowej; Metryka Użyteczności, Efektywności i Jakości Usług
Społecznych, zwaną Metryką Skuteczności);
 portal będzie wspierał upublicznianie artykułów zawierający informację o wyborze
wykonawców, uzyskanej ocenie wielowymiarowej;
 elementem portalu będzie baza danych Samorządowego Banku Pomysłów
Społecznych.
5
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3. Opis wymagań funkcjonalnych
Poniższa tabela zawiera opis wymagań funkcjonalnych, przyporządkowanych do każdego
z kroków procesu głównego, które powinny być realizowane przez system informatyczny.
I Podproces organizacyjno - administracyjny – Faza 1 organizacyjna
1.1 Powołanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System informatyczny KUS powinien posiadać funkcjonalność rejestrowania
użytkowników wraz z możliwością uzupełniania informacji w postaci „profilu
użytkownika”.
 Opcja rejestracji służyć będzie dodawaniu nowego konta użytkownika do systemu
 Pola formularza rejestracyjnego powinny być jednakowe dla poszczególnych grup
uczestników:
 urzędnik: identyfikator, hasło, imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
 użytkownik: identyfikator, hasło, imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
 odbiorca: identyfikator, hasło, imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
 Po dokonaniu obowiązkowej rejestracji każdy z użytkowników będzie mógł edytować
informacje o sobie m.in. poprzez uzupełnianie dodatkowych informacji na swoim
profilu, np. nazwa instytucji: typ instytucji (do wyboru: firma, urząd, inkubator
przedsiębiorczości, organizacja pozarządowa), nazwa instytucji, strona WWW itd. Do
każdej wypełnianej w ten sposób wizytówki będzie również możliwe dodanie pliku
graficznego
 Rejestracja dokonywana powinna być w każdym przypadku przez osobę
zainteresowaną, jednak dla celów administracyjnych należy stworzyć funkcjonalność
tworzenia konta przez administratora systemu. W ramach tej funkcjonalności każdy
użytkownik wybiera dla siebie identyfikator i hasło, potrzebne by zalogować się do
systemu. Poprawne wypełnienie i zatwierdzenie formularza rejestracyjnego
spowoduje przesłanie wiadomości do administratora, który będzie mógł zatwierdzić
kandydaturę i utworzyć nowe konto. Następnie na wskazany w formularzu
rejestracyjnym adres poczty internetowej będzie wysyłana automatycznie wiadomość
e-mail zawierająca link aktywujący konto
 Rejestracji do systemu informatycznego KUS dokonuje się tylko za pierwszym razem
jego użytkowania. Przy każdej następnej chęci skorzystania z portalu należy
skorzystać z opcji logowania przez podanie identyfikatora i hasła. Jeśli weryfikacja
danych przebiegnie prawidłowo użytkownik powinien uzyskać dostęp do systemu, co
pozwoli mu na korzystanie z pełnej, przewidzianej dla grupy logującego się
użytkownika, funkcjonalności. W przypadku błędu logowania system powróci na
stronę logowania i będzie możliwe powtórzenie czynności jeszcze trzykrotnie. Dostęp
do danych systemu informatycznego KUS będą mieć tylko użytkownicy zalogowani.
 System informatyczny powinien posiadać funkcjonalność wysyłania zaproszeń do
użytkowników za pomocą wiadomości e-mail
6
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
I Podproces organizacyjno - administracyjny – Faza 1 organizacyjna
1.2 Przeprowadzenie szkoleń
 System informatyczny (portal KUS) powinien mieć możliwość generowania listy
obecności na potrzebę przeprowadzenia szkoleń
 System informatyczny powinien mieć możliwość przechowywania materiałów
szkoleniowych (doc, pdf, pliki wideo)
 System informatyczny powinien umożliwić użytkownikowi zalogowanemu dostęp do
materiałów szkoleniowych oraz możliwość pobrania materiałów
I Podproces organizacyjno - administracyjny – Faza 2 administracyjna
2.1 Utrzymanie systemu informatycznego i dokumentacji
 System powinien udostępniać interfejs dostępny dla zalogowanego Administratora
pozwalający na: dodawanie, usuwanie, blokowanie / odblokowywanie, zmianę
uprawnień poszczególnych użytkowników systemu informatycznego.
 System powinien udostępniać interfejs umożliwiający archiwizację historycznych
wpisów,
 System powinien udostępniać interfejs umożliwiający tworzenie kopii zapasowej.
I Podproces organizacyjno - administracyjny – Faza 2 administracyjna






2.2 Organizacja spotkań RADAR
System informatyczny powinien posiadać funkcjonalność wysyłania zaproszeń do
użytkowników za pomocą wiadomości e-mail
System informatyczny powinien mieć możliwość generowania oraz zarządzania listą
uczestników spotkań RADAR
System informatyczny powinien mieć możliwość przechowywania materiałów na
spotkania RADAR (doc, pdf, pliki wideo)
System informatyczny powinien umożliwić użytkownikowi zalogowanemu dostęp do
materiałów oraz możliwość ich pobrania
System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika. System powinien umożliwiać stworzenie wielu
niezależnych notatek zarówno przez urzędnika, użytkownika. odbiorcę
System informatyczny powinien mieć możliwość głosowania i wyboru
najważniejszych obszarów interwencji,
 System informatyczny powinien mieć możliwość głosowania i priorytetyzacji
zgłoszonych inicjatyw,
 System informatyczny powinien
podsumowujących spotkania,
mieć
możliwość
tworzenia
raportów
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3
3.1 Pierwsze spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki z
możliwością dodania załącznika.
7
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3
3.2 RADAR 1
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3
3.3 Drugie spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów na
spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3




3.4 Trzecie spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
System powinien udostępniać formularz pozwalający na opracowanie listy usług,
które wchodzą do procesu outsourcingu;
System powinien udostępniać formularz pozwalający na indywidualne opracowanie
wskaźników do każdej usługi
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3
3.5 RADAR II
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
 System powinien umożliwiać przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej oceniającej
podmioty chcące świadczyć usługi społeczne;
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3
3.6 Czwarte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
 System powinien udostępniać formularz umożliwiający opracowanie listy podmiotów
8
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
zewnętrznych chcących świadczyć usługi społeczne,
 System powinien udostępniać formularz umożliwiający opracowanie kalkulatora
kosztów ekonomicznych i kosztów użyteczności społecznej dla wybranych usług
świadczonych metodą dotychczasową z użyciem wybranych wskaźników.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 4
4.1 Piąte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 4
4.2 Zwołanie rady (Opcjonalnie)
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 4
4.3 Pierwsze spotkanie Komisji Przetargowej
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 4
4.4 Szóste spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na opracowanie Studium
Celowości, którego zadaniem jest porównanie dotychczas stosowanej metody
świadczenia usługi społecznej z metodą zaproponowaną przez podmioty zewnętrzne
w odpowiedzi na zapytanie ofertowe i dokonanie oceny opłacalności zmiany na
metodę outsourcingową.
9
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 5
5.1 Drugie spotkanie Komisji Przetargowej
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów na
spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 5
5.2 Siódme spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
 System powinien udostępniać formularz umożliwiający przeprowadzenie ankiety
ewaluacyjnej dla każdej usługi społecznej świadczonej przez podmiot zewnętrzny
w oparciu o zidentyfikowane na etapach wcześniejszych wskaźniki
II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 5
5.3 Ósme spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych
 System powinien udostępniać funkcjonalność przechowywania materiałów
na spotkanie w tym agendy spotkania
 System powinien udostępniać formularz pozwalający na sporządzenie notatki
z możliwością dodania załącznika.
Podproces III utrzymania banków inicjatyw i stworzenie benchmarkingu
6.1 Bank inicjatyw i metod świadczenia usług społecznych
 Moduł Bank Inicjatyw jest dostępna dla wszystkich użytkowników .
 Każdy użytkownik ma możliwość zarządzania wyświetlania Listy Inicjatyw
za pomocą filtrów:
o Kategoria
o Status
o Data zgłoszenia
 System umożliwia dodanie inicjatywy przez każdego zalogowanego użytkownika
portalu.
 Każda inicjatywa posiada tytuł, opis oraz przypisanie do odpowiedniej kategorii.
 System umożliwia nadania 4 fazy (status) rozwoju inicjatywy:
o Zgłoszona
o W fazie studium celowości
10
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
o Realizowana
o Zrealizowana
 System musi mieć możliwość komentowania oraz oceny zgłoszonych inicjatyw
Podproces III utrzymania banków inicjatyw i stworzenie benchmarkingu
6.2 Studia Celowości
 Dla każdej inicjatywy (rozumianej jako sposób na realizację usługi społecznej)
system musi umożliwić stworzenie studium celowości za pomocą dedykowanego
przycisku w opisie inicjatywy.
 Portal musi umożliwić stworzenie kilku studium celowości dla jednej inicjatywy.
 Stworzenie studium celowości jest możliwe tylko dla zalogowanego użytkownika
portalu.
 Wyróżnia się dwie fazy tworzenia studium:
o Faza robocza, w której Redaktor naczelny wraz z zespołem pracują nad studium.
W tej fazie studium nie jest widoczne dla pozostałych użytkowników. Wszelkie
opisy i komentarze są dostępne wyłącznie z poziomu zespołu roboczego.
o Faza publiczna, w której studium lub jego poszczególne rozdziały są widoczne
dla wszystkich użytkowników, którzy mogą je oceniać i dodawać komentarze
zarówno do całego studium jak i do poszczególnych jego części.
 Formularz studium celowości zbudowany jest z dowolnej liczby rozdziałów oraz
podrozdziałów.
 Twórca studium celowości staje się właścicielem dokumentu. System musi umożliwić
właścicielowi nadanie praw edycji dla innych użytkowników portalu
do poszczególnych rozdziałów i podrozdziałów.
 System musi umożliwić wersjonowanie poszczególnych rozdziałów i podrozdziałów
dokumentu.
 System musi rejestrować login użytkownika dokonywującego edycję oraz
modyfikacji.
datę
 System musi umożliwić właścicielowi dokumentu podgląd wszystkich wersji
rozdziałów oraz w razie potrzeby przywrócenia poprzedniej wersji.
Poniższa tabela zawiera opis wymagań funkcjonalnych, przyporządkowanych do każdego
z kluczowych zadań portalu KUS, które powinny być realizowane przez system
informatyczny.
Zapewnienie platformy komunikacji pomiędzy członkami zespołów ds. kontraktowania
usług społecznych
 System powinien udostępnić formularze do komunikacji pomiędzy użytkownikami
portalu
 System powinien umożliwić udostępnianie katalogów oraz plików z repozytorium
11
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
innym wskazanym użytkownikom
 System powinien mieć możliwość rozmowy (czat) z innymi zalogowanymi
użytkownikami portalu
Zapewnienie repozytorium dokumentacji szkoleniowej i metodyki KUS
 System powinien mieć możliwość zakładania drzewa katalogowego w repozytorium
dokumentów
 System powinien umożliwić nadanie uprawnień do katalogu lub pliku
w repozytorium
 System musi mieć możliwość dodawania wszelkiego rodzaju plików do repozytorium
(pdf, xls, doc, pliki wideo)
Zapewnienie repozytorium dla „katalogu aktualnych usług” oraz matryca usług
i problemów społecznych
 System powinien mieć możliwość zakładania drzewa katalogowego w repozytorium
dokumentów
 System powinien umożliwić nadanie uprawnień do katalogu lub pliku
w repozytorium
 System musi mieć możliwość dodawania wszelkiego rodzaju plików do repozytorium
(pdf, xls, doc, pliki wideo)
Baza wiki oraz linki do dokumentów strategicznych, które odnoszą się do usług
i problemów społecznych
 System powinien mieć możliwość zakładania wątków do określonych słów
kluczowych
 System powinien mieć możliwość dodawania załączników do wątków wiki
 System powinien mieć możliwość nadania uprawnień przez Administratora do
poszczególnych wątków np. edycja, publikacja, usuwanie
Narzędzie wspomagające przygotowanie i komunikację po spotkaniach RADAR
 System powinien udostępnić formularze do komunikacji pomiędzy użytkownikami
portalu
 System powinien umożliwić udostępnianie katalogów oraz plików z repozytorium
innym wskazanym użytkownikom
 System powinien mieć możliwość rozmowy (czat) z innymi zalogowanymi
użytkownikami portalu
12
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Portal będzie zawierał „kalkulator kosztowy” i „kalkulator efektywność społecznej
usług”
 System musi umożliwić dodawanie oraz edycję wskaźników
Narzędzie do tworzenia benchmark na podstawie kalkulatorów oraz zarządzania listą
wskaźników usług społecznych
 System musi umożliwić dodawanie oraz edycję wskaźników
Narzędzie wspierające proces oceny jakości usług przez urzędników, wykonawców,
beneficjentów, i inne podmioty wskazane do oceny (Arkusz Oceny Wielowymiarowej;
Metryka Użyteczności, Efektywności i Jakości Usług Społecznych, zwaną Metryką
Skuteczności )
 System musi mieć możliwość uzupełniania Arkusza Oceny Wielowymiarowej
Upublicznianie artykułów zawierający informację o wyborze wykonawców, uzyskanej
ocenie wielowymiarowej
 System musi mieć możliwość umieszczania artykułów
 System musi mieć możliwość nadawania uprawnień do umieszczania artykułów
 System musi mieć możliwość dodawania załączników do artykułów
Baza danych Samorządowego Banku Pomysłów Społecznych
 Każdy użytkownik ma możliwość zarządzania wyświetlania listy za pomocą filtrów:
o Kategoria
o Status
o Data zgłoszenia
 System umożliwia dodanie pomysłu przez każdego zalogowanego urzędnika portalu.
 Każdy pomysł posiada tytuł, opis oraz przypisanie do odpowiedniej kategorii.
13
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4. Architektura Systemu
Architektura systemu przedstawiona została na poniższym rysunku.
Architektura podzielona została na cztery podstawowe warstwy:
1. Warstwę usług sieci Internet
2. Warstwę usług infrastrukturalnych
3. Warstwę usług funkcjonalnych
4. Warstwę interfejsów
1. Warstwa usług sieci Internet obejmuje:
1.1. usługi dostępu do sieci oraz transmisji danych pomiędzy klientem (przeglądarką
WWW uruchomioną na komputerze podłączonym do sieci) a serwerem (serwisem
WWW uruchomionym na serwerze).
2. Warstwa usług infrastrukturalnych obejmuje:
2.1. Infrastrukturę sprzętową (bądź usługi infrastruktury sprzętowej)
2.2. System operacyjny serwera (Microsoft Windows Server), bazę danych (SQL
Server), Serwer WWW
 Windows Serwer 2008 R2
 SQL Serwer Express 2008
 IIS 7
2.3. Bazę użytkowników. Baza ta zawiera informacje o wszystkich użytkownikach
korzystających z sytemu informatycznego z podziałem na cztery rodzaje kont:
Administrator
Urzędnik
Użytkownik
Odbiorca
14
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Baza zawierać powinna zarówno dane niezbędne do zalogowania użytkownika do
systemu (adres e-mail oraz szyfrowane hasło), dane niezbędne do komunikacji
z użytkownikiem: adres i telefon a także dane umieszczone przez użytkownika
w indywidualnym profilu: nazwę instytucji którą reprezentuje, plik graficzny (zdjęcie
lub logo instytucji) dodatkowe komentarze.
2.4 Bazę danych relacji i komunikacji. Baza ta zawiera zapisy dotyczące wszystkich
spotkań i kontaktów mających miejsce pomiędzy poszczególnymi użytkownikami
systemu. Baza ta stanowi swoisty CRM (system zarządzania relacjami) w który
odnotowywane są zarówno poszczególne kontakty jak i notatki i załączniki z nimi
związane.
3. Warstwa usług funkcjonalnych obejmuje:
1.1 Moduł komunikacji, którego zadaniem jest obsługa wszystkich funkcjonalności
związanych z realizacją komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu,
w szczególności moduł ten zapewnia możliwość tworzenia indywidualnych
notatek po każdym ze spotkań, możliwość załączania plików z materiałami
pomocniczymi. Moduł komunikacji obsługuje także integrację systemu
z usługami poczty elektronicznej oraz zewnętrznymi usługami zarządzania
czasem (zewnętrznymi kalendarzami)
1.2 Moduł Bazy Inicjatyw, która służy do kompleksowego zarządzania
inicjatywami, począwszy od zgłaszania inicjatyw przez użytkowników, poprzez
dokonywanie ocen i ich priorytetyzację.
1.3 Moduł Studium Celowości, którego zadaniem jest udostepnienie narzędzia do
tworzenia Studium Celowości dla poszczególnych inicjatyw. Za pomocą
prostych narzędzi możliwe będzie opracowanie Studium Celowości, którego
zadaniem jest porównanie dotychczas stosowanej metody świadczenia usługi
społecznej z metodą zaproponowaną przez podmioty zewnętrzne w odpowiedzi
na zapytanie ofertowe i dokonanie oceny opłacalności zmiany na metodę
outsourcingową.
1.4 Moduł ankiety, która ma formę e-formularza służącego do szybkiego badania
opinii.
1.5 Moduł radar, który ma pomóc w organizacji i przeprowadzaniu spotkań
RADAR-owych oraz zbieraniu i analizowaniu ustaleń i wyników tych spotkań.
Dzięki modułowi możliwe będzie przeprowadzenie kolejnych spotkań
w logiczny i uporządkowany sposób krok po kroku.
1.6 Moduł kalkulator kosztów ekonomicznych, który udostępni katalog
wskaźników umożliwiających pomiar wydajności usług społecznych w sensie
ekonomicznym.
1.7 Moduł kalkulator kosztów użyteczności społecznej, który stanowi zestaw
wskaźników ułatwiających pomiar efektywności usług (społecznych) w aspekcie
ich użyteczności społecznej.
4. Warstwa interfejsów obejmuje:
Interfejs dla Administratora Systemu, Interfejs dla Gościa, Interfejs dla Urzędnika
Interfejs dla Użytkownika
15
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Uzupełnieniem funkcjonalnej części interfejsu jest cześć informująca o tym, że projekt
współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego, umieszczona w dolnej części interfejsu na stronie głównej oraz zakładce pomoc.
Projekt współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego
16
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5. Wymagania na interfejsy
Portal powinien składać się z interfejsów WWW inspirowanych stylizacją zastosowaną w
najnowszych typach interfejsów takich jak Windows 8, Android czy IOS (interfejs
kafelkowy).
Interfejsy powinny być ergonomiczne i proste w użyciu. Dostęp do wszystkich
funkcjonalności powinien być intuicyjny i łatwy do zapamiętania.
17
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
6. Wymagania na dokumentację
Wykonawca powinien przygotować opis oddający sposób obsłużenia opisu funkcjonalnego
w postaci przypadków użycia w formie diagramów, tak jak zostało to zaprezentowane
poniżej.
Tabela 2 Przypadek użycia - Logowanie do systemu KUS
System Informatyczny KUS
«uses»
Rejestracja/Logowanie
Użytkownik
«extends»
«uses»
Edycja Profilu
«extends»
«extends»
Dodanie pliku graficznego
Urzędnik
Formularz rejestracyjny
«uses»
Tworzenie
«extends»
«extends»
«uses»
Edycja
Zarządzanie Kontami Użytkowników
«extends»
Usuwanie
Administrator
18
„PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego