1) Przywrócenie możliwości korygowania zablokowanych środków

1) Przywrócenie możliwości korygowania zablokowanych środków (oblig) osobom, które je zrobiły
bez konieczności wysyłania e-maili czy pism do osób w Coll. Novum (mają dodatkową pracę
i czasami trzeba czekać na wprowadzenie zmian).
Ad 1) Nie ma możliwości przywrócenia korygowania zablokowanych środków (oblig), ponieważ
z doświadczenia wiemy, że po pewnym czasie sytuacja wymyka się spod kontroli. Początkowo były
przydzielone uprawnienia, ale nadużywanie, manipulacja sprawiły, że musiały zostać one cofnięte.
2) Umożliwienie śledzenia obiegu dokumentu w SAP, co wyeliminuje konieczność dzwonienia do
poszczególnych działów (chodzi tu głównie o wnioski do BZP, w tym wnioski o umowy
cywilnoprawne).
Ad 2) Śledzenie wszystkich dokumentów będzie możliwe po wprowadzeniu procesów WorkFlow.
Obecnie możliwe jest śledzenie statusów wniosków o umowy cywilnoprawne (w SAP status: W –
przekazano do Zespołu weryfikacji i kontroli).
3) Sprecyzowanie zasad i procedur zawierania umów z partnerami obcymi (polskimi i zagranicznymi,
m.in. konsultacje z prawnikami). W tej chwili odpowiedzialność za przygotowanie umów spada
bezpośrednio na kierownika projektu, a przecież pod umową podpisuje się zarówno Kwestor jak
i Rektor ds. współpracy międzynarodowej.
Ad 3) Taką propozycje przekażemy JM Rektorowi UJ, w celu opracowania jednolitych wzorów umów
przez Zespół Radców Prawnych.
4) Dlaczego oprócz opisu wydatku na fakturze, wymagany jest dodatkowy opis wydatków na osobnej
kartce?
Ad 4) Nie wymagamy dodatkowych opisów poza opisem na odwrocie faktury (chyba, że brak takiego
opisu). Wyjątek mogą stanowić faktury dotyczące projektów w związku z wytycznymi wynikającymi
z umów projektowych.
5) Po każdym projekcie pozostają do dyspozycji kierownika pewne środki z overhead. Po kilku
projektach ma się kilka kont i na każdym większe czy mniejsze środki. Czy można by łączyć te konta?
Co zrobić byśmy nie byli monitowani by te środki wydać jak najszybciej?
Ad 5) W przyszłości planujemy łączyć konta, chociaż w chwili obecnej sprawa dotyczy jednego
pracownika UJ.
6) W niektórych programach konieczny jest wysoki wkład własny, który nie może być pokryty przez
inne dotacje lub fundusze publiczne. Można wliczyć wynagrodzenie pracowników, kierownika
projektu, koszty administracyjne. Ale nie może to być całe 50%. 2% musi być ponad
te wynagrodzenia. Pytanie, jak wyliczyć i udokumentować te koszty administracyjne, wynajem,
pracowników itp? Kto może to wyliczyć? Czy jest ktoś w administracji UJ zdolny do pomocy
w takich kwestiach? Inne pomysły na wkład własny?
Ad 6) W sprawie wyliczania stałych wynagrodzeń należy się skontaktować z Działem Spraw
Osobowych, a konkretnie z pracownikami obsługującymi projekty (unijne, badawcze).
7) Wyjazd za granicę własnym samochodem, płatnym ze środków DS. Do rozliczenia kosztów paliwa
musi być oświadczenie, o cenie biletu z PKP. Dlaczego? Wyjazdy z PB są przeliczane na podstawie
stawki za kilometr. Dodatkowo takie oświadczenie z PKP nie może być przesłane przez nich mailem,
musi być na nim pieczątka z PKP. Jest to tylko jedynie formalność, pracownicy PKP w kasach
wypisują i podbijają odręcznie kwotę jaką się podaje. Informacja z PKP mówi, że ceny połączeń
z kilkoma przesiadkami, a więc z różnymi miejscowościami, są bardzo różne i aby uzyskać konkretną
cenę takiego połączenia należałoby wykupić bilet, którego wstecznie nie można oczywiście wystawić.
Ad 7) Ta kwestia dotyczy wewnętrznych uregulowań (Komunikat nr 12 Prorektora UJ ds. badań
i współpracy międzynarodowej z 31 marca 2010r.).
8) Dotyczy usług ksero. Szczegółowe wyjaśnianie dlaczego korzystamy z usług firmy zewnętrznej.
Często jest to konieczność, szczególnie przy dużej ilości lub kolorowych odbitkach. Wynika to
z braku odpowiedniego sprzętu lub konieczności jego oszczędności.
Ad 8) Z ewidencji środków trwałych wynika, iż jednostki UJ posiadają wysokiej jakości sprzęt. Stąd
wydaje się nieracjonalnym zlecanie usług ksero na zewnątrz. Sprawa wymaga generalnego
przedyskutowania jeżeli jest inaczej.
9) Czy można zmienić tabelki rozliczeniowe krajowe przy projektach UE na bardziej szczegółowe na
podobieństwo do dewiz.
Ad 9) Pytanie jest niezrozumiałe. Czy na pewno chodzi o tabele rozliczeniowe przy projektach UE?
Naszym zdaniem są one bardzo szczegółowe. Być może są jednostki, które mają ograniczony dostęp
do systemu i nie widzą wszystkich elementów. (Należy zwrócić się o nadanie odpowiednich
uprawnień).
10) Czy wydatki krajowe i dewizowe muszą iść równolegle w projekcie unijnym, czy wystarczy jak
na końcu projektu proporcja będzie się zgadzała z zadeklarowanymi wstępnie?
Ad 10) Co do zasady wydatki krajowe i dewizowe powinny być ponoszone równolegle.
11) Wyjazd za granicę gościa nie będącego pracownikiem UJ. Nie ma odpowiednich instrukcji, wzoru
umowy cywilno-prawnej, na podstawie których można bez konieczności wykonania kilkunastu
telefonów do osób w administracji złożyć dokumenty w DWM. Za każdym telefonem dostawaliśmy
informacje, że jest to sprawa nietypowa i nie potrafiono nam pomóc. Dopiero „pocztą pantoflową”
udało się wyciągnąć wnioski i zaadoptować pewną umowę, która odpowiadałaby naszym potrzebom.
Ad 11) W Dziale Współpracy Międzynarodowej jest dostępny odpowiedni wniosek dotyczący
wyjazdu za granicę osoby nie będącej pracownikiem UJ.
12) Odsyłanie faktur, które nie miały kompensaty (dotyczy faktur od Fundacji UJ) do kierownika
projektu. To jest sprawa między zainteresowanymi: Fundacji dla UJ, a Uniwersytetem.
Dysponent środków nie jest stroną w tej sprawie. Zlecona została płatność, faktura zgodnie
z zaleceniami wpisana do systemu SAP, opieczętowana, podpisana, środki do zapłacenia są
przewidziane w projekcie.
Ad 12) Potwierdzamy. Sprawa ta nie dotyczy jednostki.
13) Sprawa delegacji krajowych i wyjaśnianie powodu korzystanie z samochodów prywatnych, a nie
PKS/PKP. Czy konieczne jest wpisywanie zdania o samochodzie prywatnym przeznaczonym do
celów służbowych? Początkowo nie było jasnych zaleceń co do wymagań opisu takich delegacji.
Często delegacje wracały do Instytutu z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia.
Ad 13) Tak. Konieczne jest uzasadnienie użycia samochodu prywatnego do celów służbowych.
Zostały w związku z tym wydane odpowiednie regulacje (Instrukcja obiegu dokumentów finansowoksięgowych).
14) Wprowadzenie Kart Obiegu Dokumentów (KOD). Najpierw jest informacja, że należy dołączać
do każdego wysyłanego dokumentu do Novum KOD, potem prośba od niektórych z administracji by
tego nie robić, bo jest problem z KOD, potem zarzut ze strony władz o braku zaufania. Jaka jest
ostateczna decyzja powinniśmy wysyłać czy nie KOD?
Ad 14) Poza kompetencjami Kwestury UJ.